TV SP71 WM 10 juni PvdA PS GL en VVD

Beantwoording Technische vragen zienswijze SP71

Vragen PvdA (mw. Klever) over Nieuw samenwerkingsmodel Er loopt een onderzoek naar een mogelijke nieuwe organisatievorm voor SP71. De resultaten van dit onderzoek zullen na de zomer in WM besproken worden. In de brief van 23 maart onderscheidt het college 3 onderzoeksgebieden, waarvan financiën er een is. In de brief wordt niet inhoudelijk ingegaan op de onderzoeksvragen. Is er een financiële doelstelling meegegeven aan de onderzoekers, bijvoorbeeld dat de nieuwe organisatievorm niet meer mag kosten dan dat er nu door Leiden uitgegeven wordt aan SP71? Antwoord: Als kader is meegegeven dat de huidige bedrijfsvoeringsdienstverlening als gevolg van de overgang niet duurder mag worden.

Vragen PS (dhr. Vos) n.a.v. p. 15 Begroting Het beschikbare weerstandsvermogen is 0,15 en valt daarmee onder weerstandsnorm F (ruim onvoldoende). Er wordt toegelicht dat er per 2021 voor is gekozen om uit de weerstandscapaciteit van de gemeentes te putten. Waarom is deze keuze nu gemaakt? Werden eerder wel de hogere weerstandsnormen gehaald? Is er een verdeelsleutel voor spreiding van het weerstandsvermogen over de deelnemende gemeentes? Zo ja, welke? Antwoord: In de nota “weerstandsvermogen en risicobeheersing” van Servicepunt71, welke begin dit jaar is vastgesteld, staat in artikel 3 dat de deelnemers er voor zorgen dat Servicepunt71 over voldoende middelen beschikt om aan alle verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. De gemeenten zijn eigenaar en staan financieel garant. Binnen het beleidskader Weerstandvermogen en Risicobeheersing is opgenomen dat deze garantstelling niet onder de weerstandscapaciteit gerekend wordt. Om bovenstaande reden wordt in dezelfde nota gesteld dat: Servicepunt71 streeft naar een ratio van het weerstandsvermogen tussen de 0 – 0,6. Dit vanwege de eigenaarsrol geformuleerd in artikel 3 als ook vanwege het bestuurlijk besluit om risico’s binnen het weerstandsvermogen van de gemeenten op te vangen. Binnen Leiden is daar in het totale risicoprofiel voor de bepaling van de weerstandscapaciteit rekening mee gehouden.

Mocht er een beroep gedaan moet worden op de weerstandscapaciteit van de gemeente dan zal de hogere bijdrage verdeeld worden middels de algemene verdeelsleutel.

Vragen GroenLinks (dhr. Terlouw) Participatiebanen: -Hoeveel participatiebanen heeft servicepunt71 op dit moment? Antwoord: Op 3 juni 2021 heeft het Servicepunt71 8,44 participatiebanen[1] à 25,5 uur/ 5,98 FTE

-Hoe veel participatiebanen (FTE) moeten er nog gerealiseerd worden, Antwoord: Wanneer strikt naar het quotum (9,18 FTE in 2021) als leidraad wordt gekeken dan moet 3,2 FTE aan banen gerealiseerd worden. - hoeveel participatiebanen zijn er in het afgelopen jaar gerealiseerd? Antwoord: In 2020 was de realisatie 7,81 garantiebanen/ 5,53 FTE. Deze zijn vóór 2020 gecreëerd en de dienstverbanden liepen door in 2020. Het aantal gecreëerde banen/ nieuwe dienstverbanden is, mede door de coronapandemie, in 2020 nul. Wél is in november 2020 een proefplaatsing gestart welke in februari 2021 is omgezet in een dienstverband (32 uur, 1,25 garantiebanen) Door het project VRIS en de toestroom van nieuwe medewerkers in 2019-2021 is het quotum voor het Servicepunt71 veel sterker toegenomen dan voorzien. De toename van het aantal FTE ten opzichte van 2019, van 4,41 naar 5,53 FTE is toe te schrijven aan het mee overkomen van een medewerker uit de doelgroep Banenafspraak in het project VRIS. In 2020: -Zijn er daadwerkelijk boetes opgelegd aan servicepunt 71 voor het niet realiseren van participatiebanen? Antwoord: Er worden vanuit het Rijk geen boetes opgelegd. Dit is zo afgesproken in de wetwijziging Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten in december 2019.

-In de risico paragraaf staat dat participatiebanen via DZB (nog) niet worden meegerekend, om hoeveel FTE gaat dit die via DZB voor servicepunt71 worden ingezet? Antwoord: 6,1 FTE/ 8,6 banen -wat is de reden dat deze banen niet worden meegerekend? Antwoord: Het betreft hier medewerkers van facilitaire zaken. Zij worden ingezet door en aangestuurd vanuit het Servicepunt71 op locaties binnen de gemeente Leiden. Administratief is echter sprake van een detachering van DZB bij de gemeente Leiden. De wet bepaalt dat deze banen dan meetellen bij de gemeente Leiden.

[1] In het jaarverslag en in uw vraagstelling wordt gesproken over participatiebanen. De banen die gecreëerd worden in het kader van de wet

Banenafspraak worden Garantiebanen genoemd. Dit zijn banen van 25,5 uur per week. Daar waar in de antwoorden wordt gesproken over ‘participatiebaan’ dient dus eigenlijk ‘garantiebaan‘ te worden gelezen. In het verleden hebben wij deze termen ook door elkaar gebruikt.

De gemeente Leiden haalt het quotum mede door deze banen ruimschoots. Ter illustratie: Indien de wettelijke quotumdoelen en resultaten in 2020 bij elkaar opgeteld worden dan is het gezamenlijke doel van gemeente Leiden en Servicepunt71 43,68 FTE (Leiden 36,8 FTE + Servicepunt 71 6,88 FTE) en is gerealiseerd 54,58 FTE (Leiden 49,05 + Servicepunt71 5,53 FTE). -Hoe denkt servicepunt 71 in de toekomst wel te kunnen voldoen aan de verplichting om voldoende participatiebanen te realiseren? Antwoord: Servicepunt71 kijkt actief naar kansen en mogelijkheden en besteedt daarbij aandacht aan de banenafspraak, waar de participatiebanen onder vallen, in het bredere onderwerp Diversiteit en Inclusie. We volgen daarbij het al verder ontwikkelde D&I beleid van de gemeente Leiden en sluiten aan bij activiteiten die passen. Onder begeleiding van een team van D&I-kartrekkers, nu bestaande uit 2 managers, de senior HR adviseur en de adviseur Banenafspraak, wordt binnen de teams gewerkt aan toenemende bewustwording en aandacht voor kansen. De centrale afspraken over tegemoetkoming loonkosten voor de teams blijft van kracht.

Vragen GroenLinks (dhr. Terlouw) over Maatschappelijk verantwoord inkopen: Vragen: - Bij welke uitgaven/projecten heeft servicepunt71, afgezien van de bushokjes, die als voorbeeld worden genoemd in het jaarverslag, maatschappelijk verantwoord ingekocht ? (ik ontvang graag een lijst met projecten) Antwoord: 1. Bedrijfskleding 2. Drukwerk 3. Verkiezingsborden 4. Verduurzaming Oppenheimstraat 5. Groenwerk Nieuweroord 6. Baggerbestek 2019-2020 7. Relinen riolering Vestestraat e.o. te Leiden 8. Aanbrengen en egaliseren kleischelpen op bestaande schelpenpaden 9. Taxivervoer 10. Herinrichting Boshuizerkade Ter Haarkade Leiden 11. Realisatie brug Poelgeest 12. Bouwrijpmaken Rijngsburgerblok K3/K4 13. Levering bomen en planten 14. Bouwteam vernieuwen en verduurzamen installaties Stadsgehoorzaal, Breestraat 60 Leiden 15. Sloop Teldersschool te Leiden 16. Raamovereenkomst personenauto’s handhaving en parkeerbeheer 17. Aanleg riolering en klimaat adaptieve inrichting van de Julianastraat en de Anna Paulownastraat 18. Verwijdering beschoeiing en bagger bij Volkstuinencomplex Oostvlietpolder 19. Levering Sport en Spelmaterialen 20. Sloop Lammenschansweg 21. Koop en levering achterladers 22. Verwerken Oud Papier en Karton (OPK) en Glas 23. Levering bomen, struiken en vaste (water) planten 24. Bouwteam herinrichten en riolering Gasthuiswijk en Haagweg-Zuid gemeente Leiden 25.

Groot onderhoud Jan van Goyenkade 26. Herinrichting Zeeheldenpark/ Tasmanpark

-Zijn er plannen om in de nabije toekomst bij projecten maatschappelijk verantwoord in te kopen, zo ja, om welke projecten gaat dit? Antwoord: Het uitgangspunt is in principe dat bij elke aanbesteding MVI wordt uitgevraagd middels eisen en/of gunningscriteria. De inkoopadviseurs passen in principe bij elke aanbesteding de ‘Handleiding duurzaamheid voor inkoopadviseurs’ toe (bijlage). Bij de volgende aanbestedingen wordt zeker aandacht aan MVI besteed: 1. Bedrijfsafval en papiervernietiging 2. Parkeerautomaten 3. Bedrijfskleding 4. Pilotproject de groene koers: Herinrichting Professorenwijk-Oost fase 2 5. Maatwerkmeubilair Level 6. Herinrichting Vijfhoven - Zijn er voorbeelden waar duurzaamheid als gunningscriterium doorslaggevend is geweest bij aanbestedingen door servicepunt71? Antwoord: 1. Asfaltverharding 2. Maaiwerkzaamheden DZB 3. Fietsparkeervoorzieningen 4. Binnenzwembad en ijshal de Vliet 5. Bedrijfsafval en papiervernietiging (deze moet echter nog gedaan worden: publicatie is voorzien voor september 2021)

Vragen VVD (mw Van Vliet) over structureel tekort financiële administratie, Extra werkzaamheden t.b.v. jaarrekeningen gemeenten en Indexatie materiële IV budgetten

-

Uit de tabel onder ‘1. Bedrijfsvoering in balans’: waardoor worden de tekorten veroorzaakt onder ‘tekort fin administratie’, ‘extra werkzaamheden t.b.v. jaarrekening gemeenten’ en ‘index materiele IV-budgetten’.

Structureel tekort financiële administratie Zoals ook gemeld in de tweede tertaalrapportage 2020 is er sprake van een jarenlang tekort bij het team Financiële Administratie. Dit tekort is ontstaan door: • sterke groei van het aantal verkoopfacturen met 25% en inkoopfacturen met 21% • groei van de administratieve handelingen door gewijzigde wet- en regelgeving (bv invoering VPB, WKR) • groei van kwaliteit (vraagt andere competenties en opleidingsniveau van medewerkers) • doordat het specifiek bij dit team extra knelt op de genieriek gehanteerde 3% korting omdat heel veel medewerkers in de eindtrede en schaal van hun functie zijn gewaardeerd en doordat eerder

opgetreden frictiekosten a.g.v. vermindering van de dienstverlening aan Holland Rijnland m.b.t. TWO niet zijn ingelopen. Binnen het hele taakveld financiën is hierop bijgestuurd, waardoor vanaf 2021 bij aanvang nog een tekort van € 315.000 resteert. Het meerjarenperspectief is nog niet duidelijk, dit is mede afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding en implementatie van het nieuwe financiële systeem in 2021. Bij de inrichting van het nieuwe systeem zijn versimpeling, modernisering en digitalisering van de financiële administratie belangrijke uitgangspunten. Daarnaast hebben de gemeenten en Servicepunt71 de intentie om het aantal (inkoop)facturen terug te dringen zodat ook de hoeveelheid werk op termijn afneemt. Extra werkzaamheden t.b.v. jaarrekeningen gemeenten, Net als ten behoeve van de jaarrekeningen 2018 en 2019 levert Servicepunt71 voor de komende jaarrekeningen van gemeenten veel extra inzet. Het betreft een piekbelasting die niet meer past binnen de reguliere capaciteit van de financiële administratie, financieel specialisten, AO/IC en de salarisadministratie. Met deze inzet worden de extra eisen van de accountants ingevuld en tijdige verkrijging van de gemeentelijke accountantsverklaringen beter geborgd. In het actieplan is voor de jaarrekening 2018 een extra bijdrage toegekend van € 235.000.

Deze cijfers waren ook van toepassing voor de jaarrekening 2019 waarvoor in het jaarplan 2020 is een bijdrage is toegekend van € 200.000. Ook voor 2021 en volgende jaren verwachten wij voor deze piekbelasting extra personeel te moeten aantrekken. Het bedrag is geïndexeerd met cpi index. De extra werkzaamheden zijn het gevolg van: • De fors toegenomen en nog altijd toenemende eisen van de accountants; er worden veel meer controles gedaan en er moet veel meer worden vastgelegd; • Het regisseren van de vier verschillende behoeften van de accountants tot steeds één gezamenlijk resultaat; • Aanvullende werkzaamheden ook bij Servicepunt71 als gevolg van de extra gegevensgerichte werkzaamheden door de accountant van Servicepunt71. Het lange termijn perspectief is nog onduidelijk. Indien vanaf controlejaar 2022 (werkzaamheden in kalenderjaar 2023) er regionaal gezamenlijk wordt aanbesteed en er 1 regionale accountant komt, dringt dit een deel van de werkzaamheden terug. Ook is de verwachting dat er op de langere termijn meer systeemgerichte en gerobotiseerde controles mogelijk zijn, anderzijds zien wij de eisen van de accountants in de afgelopen jaren sterk stijgen. Het meerwerkbudget wordt aangewend om in periode januari-juni extern in te huren t.b.v.

financieel specialist, medewerker kwaliteit, medewerker AOIC en extra inzet medewerkers financiële administratie, HRM, IV en Inkoop t.b.v. steekproeven. Indexatie materiële IV budgetten Met de overkomst van VRIS naar Servicepunt71 bestaan de materiële budgetten van Servicepunt voor het overgrote deel uit IV-kosten. Het overgrote deel hiervan is op basis van eerder door de gemeenten gesloten overeenkomsten met leveranciers. Deze overeenkomsten zijn veelal, net als nieuwe overeenkomsten, gekoppeld aan de standaard GIBIT inkoopvoorwaarden (landelijk vastgesteld, VNG). In GIBIT staat een index gebaseerd op het prijsindexcijfer voor ‘Computerprogrammering, advisering en aanverwante diensten’ (CPA: 62) als bepaling opgenomen. Dit percentage ligt aanmerkelijk hoger dan de voor SP71 gehanteerde indexatie (verschil voor 2021 is naar verwachting 2%). Aangezien de sturing hierop zeer beperkt is (indexatie ligt vast in contracten en is gebonden aan een standaard afspraak, gemeenten wensen de applicaties te gebruiken) kan niet worden opvangen.

-

Welke andere geïdentificeerde knelpunten zijn nog niet meegenomen in de plannen voor ‘Bedrijfsvoering in Balans’

Er is voor gekozen om de volgende verbeteringen/investeringen voorlopig niet te doen: Staf in overeenstemming brengen met veranderende rol en taken SP71 Onderbezetting bij ICT servicedesk oplossen Informatie analyse bij veranderingen organiseren Capaciteit informatiemanagement verhogen Regionaal project functiehuis Verkorten doorlooptijd adviesvragen (HRM)

-

Managers meer ontzorgen op HRM zaken (afstemmen van selfservice concept) Uitbreiding financieel advies Verkorten doorlooptijd adviesvragen financiën

-

Zijn er ook knelpunten die eventueel in een volgend jaar opgepakt kunnen worden, als duidelijker is hoe de bedrijfsvoering er precies uit gaat zien? Het bestuur van SP71 is van mening dat de knelpunten waar budget voor wordt gevraagd nu moeten worden opgelost, omdat de dienstverlening vanuit de bedrijfsvoering anders onder te grote druk komt te staan. En dat levert weer risico’s op voor de primaire processen van de gemeenten. De zaken met een lagere prioriteit zijn doorgeschoven, zie het lijstje met niet meegenomen knelpunten.

-

Wat gebeurt er als één van de gemeenten besluit deze aanvullende dekking niet toe te kennen? Formeel is het zo dat het bestuur van Servicepunt71 de begroting van het Servicepunt vaststelt. Het nemen van besluiten gebeurt op basis van volstrekte meerderheid. Het vast stellen van de begroting doet het bestuur met inachtneming van de zienswijzen van de deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeenten zijn gebonden aan de begroting van Servicepunt71. In de praktijk is het zo dat als het één van de deelnemende gemeenten niet lukt om de posten uit bedrijfsvoering in balans te dekken, hier in het bestuur allereerst een goed gesprek over gevoerd zal worden. Het bestuur kan vervolgens besluiten om de begroting aan te passen of de ongewijzigde begroting in stemming te brengen.

-

Waarom wordt er nu al voor gekozen om de inhuurdesk structureel te maken, en wordt niet gewacht met dergelijke stappen nemen voordat het onderzoek naar het nieuwe samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering is afgerond? De keuze om de inhuurdesk structureel te organiseren is het gegeven dat er veel inhuur is bij de gemeenten en dat het van belang is, vanuit het oogpunt van zowel rechtmatigheid als continuïteit, dat dit proces goed wordt ondersteund. Daarbij wil de regio de kosten zo laag mogelijk houden (inhuur is doorgaans duurder dan vast personeel) en de kennis en kunde zo veel mogelijk in huis houden.

-

Hoe waarschijnlijk wordt de kans geacht dat de inhuurdesk ook structureel kan worden gemaakt, gezien er nu al problemen zijn met het opvullen van vacatures door krapte op de arbeidsmarkt? Kan het nog budgettaire gevolgen hebben als dit niet lukt? Ondanks de krappe arbeidsmarkt is het inmiddels gelukt om vast personeel te werven.

-

Is het bestuur van Servicepunt71 er zeker van dat het nieuwe, geplande financieel systeem ook goed aansluit bij de beoogde nieuwe organisatie? Het financieel systeem zal zo ingericht kunnen worden dat ook de beoogde nieuwe organisatie daarmee bediend kan worden. De organisatieverandering heeft geen invloed op de implementatie van het financieel systeem per geplande invoeringsdatum van 1 januari 2022.