Document · PDF

RV 21.0133 Voortgangsrapportage Herhuisvesting ambtenaren november 2021 en begrotingswijziging

Gemeenteraad 21 december 2021, gemeente LeidenBij agendapunt: RV 21.0133 Voortgangsrapportage herhuisvesting ambtenaren november 2021 en begrotingswijziging2.354 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

RAADSVOORSTEL Rv. nr.: 21.0133

B en W-besluit d.d.: 16-11-2021 B en W-besluit nr.: 21.0560

*Z23E3F8C1D2*

Naam programma: Dekkingsmiddelen, Overhead, Vpb en onvoorzien Onderwerp: Voortgangsrapportage begrotingswijziging.

gemeenteraad

Herhuisvesting

ambtenaren

november

2021

Aanleiding: Conform afspraak rapporteert het college periodiek over de voortgang van het project Herhuisvesting ambtenaren aan de gemeenteraad. In deze voortgangsrapportage wordt tevens een voorstel gedaan voor een begrotingswijziging. Doel: De raad te informeren over de voortgang van het project en de raad verzoeken in te stemmen met de voortgangsrapportage en de begrotingswijziging. Kader: • Voortgangsrapportage gemeenteraad Herhuisvesting ambtenaren oktober 2020 en beschikbaar stellen aanvullend krediet (RV 20.0119) • Voortgangsrapportage gemeenteraad Herhuisvesting ambtenaren mei 2021 (B&W 21.0323) • Nota van Uitgangspunten ambtelijke herhuisvesting 2020 (Rv.150025); • Kaderbesluit Ambtelijke herhuisvesting (Rv.16.0071); • Collegebesluit Gunning ontwerpopdracht aan architect t.b.v. de verbouwing van het stadhuis (BW 17.0306); • Collegebesluit Vaststellen structuurontwerp verbouwing stadhuis (BW 17.0604); • Kredietaanvraag onder voorwaarden aanvullende huisvesting (Rv.18.0043); • Uitvoeringsbesluit stadhuis (Rv.18.0092); • Ophoging krediet ambtelijke huisvesting (Rv. 19.0099). Overwegingen: De aannemer van de verbouwing van het stadhuis heeft uitstel van de opleverdatum gevraagd en gekregen tot 1 april 2022 onder een aantal voorwaarden om te borgen dat de aansluitende werkzaamheden als inhuizing gegarandeerd plaats kunnen vinden.

De boetedatum is 2 maanden opgeschoven, van 1 oktober naar 1 december 2021 en de periode tussen 1 maart en 1 april 2022 wordt gebruikt om de overdracht soepel te laten verlopen. Als de oplevering op 1 april 2022 niet worden gehaald, treedt het boetebeding weer in werking met een verhoogde boete. De ingebruikname van het stadhuis is door de uitstel oplevering nu voorzien in de zomer van 2022. Pagina 1 van 7

Financiën: In april 2015 heeft u met de vaststelling van de Nota van Uitgangspunten (Rv15.0025) opdracht gegeven tot het uitwerken van een plan voor het stadhuis en één aanvullende locatie. Hierbij is ook vastgesteld dat de structurele huisvestingslasten van het verbouwde stadhuis en de aanvullende huisvesting, samen niet hoger mogen zijn dan € 6.900.000. Dit financiële kader is bestendigd met het Kaderbesluit Ambtelijke herhuisvesting (Rv16.0071) van juli 2016. Dit taakstellende budget is in de achterliggende jaren gedaald, met name als gevolg van de renteherziening, taakstelling op de voorziening onderhoud en de indexatie van de prijzen naar prijspeil 2019. Dit resulteert in een beschikbaar budget van € 6.190.000. Hierbij is wel vastgehouden aan de doelstellingen en ambities zoals geformuleerd in de twee raadsbesluiten. Ook na verwerking van onderstaande voorgestelde mutaties in het budget, blijven we vasthouden aan dit door de raad vastgestelde plafond. Exploitatielasten project ambtelijke herhuisvesting Als gevolg van de vertraging in de oplevering en ingebruikname van het stadhuis zal de exploitatie van het Stationsplein een half jaar langer doorlopen.

Bij het Uitvoeringsbesluit stadhuis (Rv18.0092) is in de begrotingswijzing uitgegaan van het stoppen met afschrijven en de exploitatie van het Stationsplein per januari 2022 en te starten met het afschrijven en in exploitatie nemen van het verbouwde stadhuis per januari 2022. De vertraging in de oplevering door de aannemer levert dan op dat de afschrijving van het Stationsplein doorloopt tot januari 2023 en de afschrijving van het stadhuis start in januari 2023. Als gevolg van de latere ingebruikname van het stadhuis zijn de totale exploitatielasten in 2022 € 415.000 lager dan begroot. Het voorstel is om dit budget in te zetten om het krediet stadhuis op te hogen voor de aanvullende kosten die ten gevolge van de vertraging en de nog lopende discussies met de aannemer over meerwerk ten laste van het project komen. Ten opzichte van de vorige rapportage van mei 2021 is er als gevolg van bovenstaande ten aanzien van het structurele exploitatiebudget dan het volgende gewijzigd: -

De afschrijving stadhuis start vanaf januari 2023 en exploitatie vanaf 1 juli 2022 in plaats van afschrijving en exploitatie vanaf januari 2022; De afschrijving Stationsplein loopt door tot januari 2023 en exploitatie tot 1 juli 2022 in plaats van afschrijving en exploitatie tot januari 2022; De totale exploitatielasten van het Stationsplein en het stadhuis liggen in 2022 € 415.000 lager dan in de begroting voor 2022 is opgenomen; Als gevolg van de vertraging heeft de gemeente te maken met vertragingskosten ten aanzien van de eigen plankosten en kosten die ten laste komen van de gemeente voor de architect, installatieadviseur en directievoering en toezicht. Daarnaast heeft de gemeente verplichtingen die zijn aangegaan ten aanzien van meerwerken en de nog lopende discussie over de verdeling tussen de gemeente en de aannemer van de gerealiseerde vertragingskosten en recent ingediende meerwerken die nog beoordeeld moeten worden. Ook dit levert naar het zich laat aanzien tot meerkosten ten opzichte van de eerdere verwachtingen. Om deze extra (te verwachten) kosten op te vangen wordt voorgesteld om de post onvoorzien van het krediet stadhuis op te hogen met € 415.000. Met het ophogen van de post onvoorzien kunnen de vertragingskosten en de ingediende nog te beoordelen meerwerken en naar verwachting nog in te dienen meerwerken worden afgedekt.

De structurele kapitaallasten stadhuis zijn dan € 20.750 hoger. Aangezien de kosten voor dit aanvullend krediet ook afgeschreven moeten worden, wordt voorgesteld om het Pagina 2 van 7

incidentele voordeel van € 415.000 op de exploitatie ambtelijke herhuisvesting in de reserve afschrijving investeringen te storten. De hogere kapitaallasten van het aanvullend krediet à € 415.000 wordt dan gedekt door een jaarlijkse onttrekking aan de reserve afschrijving investeringen. In onderstaande tabel van de ontwikkeling van de structurele huisvestingslasten vanuit het project ambtelijke herhuisvesting is het volgende opgenomen: 1. In de kolom “Voortgangsrapportage mei 2021” is het structurele financiële beeld vanaf het jaar 2022 opgenomen zoals we die hadden bij de voortgangsrapportage van mei 2021 nadat het stadskantoor per 1-1-2020 en stadhuis per 1-1-2022 na de verbouwing in gebruik zijn genomen en het Stationsplein buiten gebruik is gesteld per 1-1-2022. De totale structurele lasten vanaf 2022 bedragen dan € 6,19 miljoen (incl. nog € 25.000 onvoorzien). 2. in de kolom “Voortgangsrapportage nov 2021” is het financiële beeld voor het jaar 2022 nadat het stadskantoor per 1-1-2020 en stadhuis per 1-7-2022 na de verbouwing in gebruik zijn genomen en het Stationsplein buiten gebruik is gesteld per 1-7-2022. De lasten voor het jaar 2022 bedragen dan € 5.775.000 (incl. nog € 25.000 onvoorzien). 3. In de kolom “Mutatie” is het verschil berekend voor het jaar 2022. Dit levert een voordeel in de begroting op van € 415.000. 4.

In de kolom “Structureel vanaf 2023” is het structurele financiële beeld vanaf het jaar 2023 opgenomen waarbij rekening is gehouden met de ophoging van het krediet stadhuis met € 415.000. Daarbij is uitgegaan van dat het stadskantoor per 1-1-2020 en stadhuis per 1-7-2022 na de verbouwing in gebruik zijn genomen en het Stationsplein buiten gebruik is gesteld per 1-7-2022. De totale structurele lasten vanaf 2023 bedragen dan € 6,19 miljoen (incl. nog € 25.000 onvoorzien). De ontwikkeling van de structurele huisvestingslasten vanuit het project ambtelijke herhuisvesting ziet er ten opzichte van de vorige tussenstand (mei 2021) dan als volgt uit:

Pagina 3 van 7

Tabel 1: Overzicht structurele huisvestingslasten na ingebruikname en besluit over beschikbaar stellen extra krediet

Stadhuis 2022 Kapitaallast

Voortgangsrapport Voortgangsrapporta age ge mei 2021 nov 2021 1.487.750 230.000

Structureel vanaf 2023

Mutatie -1.257.750

1.508.500

Onderhoud

300.000

Facilitair

640.000

320.000

-320.000

640.000

Energie

150.000

113.250

-36.750

150.000

Totaal

2.577.750

963.250

-1.614.500

2.598.500

Kapitaallast

705.000

Onderhoud

20.000

1.690.000

180.000

850.000

3.445.000

Kapitaallast

536.500

Onderhoud

272.000

Energie

125.000

Facilitair

266.000

Totaal

1.199.500

Stadskantoor 2020

Huur Energie Facilitair en servicekosten Totaal Stationsplein 2022

0 Totale huisvestingslaten Toezegging bijdrage project aan GVM m.b.t. UWV

6.022.750

5.607.750

-415.000

6.043.500

270.000

Verhuuropbrengst Stadskantoor / alternatieve dekking

-125.000

Reserve Afschrijving investeringen

-2.200

-18.800

-550

-4.700

25.000

6.190.000

5.775.000

-415.000

6.190.000

Algemene dekkingsmiddelen (Geldleningen) Onvoorzien/buffer risico’s Jaarlijkse structurele huisvestingslasten

Pagina 4 van 7

Stand van zaken investeringskosten stadhuis De ontwikkeling van de investeringskosten stadhuis ziet er ten opzichte van de vorige tussenstand (mei 2021) als volgt uit: Overzicht krediet stadhuis na besluit over beschikbaar stellen extra krediet Stand van zaken stadhuis Tussenstand per 31 Tussenstand per 30 mei 2021 november 2021

Mutatie

Bouw

19.762.000

Meerwerk bouw

1.264.809

1.374.619

109.810

957.000

748.022

-208.978

Meerwerk maatwerk

2e Verdieping en raamdecoratie / gordijnen

950.000

Bijkomende kosten

3.084.032

3.519.000

434.968

Interne plankosten

1.425.000

1.645.000

220.000

Onvoorzien/ buffer in het project

2.188.159

682.359

-1.505.800

Maatwerk

0 Totaal LASTEN BATEN

28.681.000

-237.000

0 0

Totaal krediet stadhuis

28.444.000

Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage is het budget onvoorzien met bijna € 1,5 miljoen afgenomen. Belangrijke oorzaak daarvan is dat in de vorige rapportage het uitvoeringsbudget van ca. € 1 miljoen voor de 2e verdieping en de raamdecoratie / gordijnen was opgenomen onder de post onvoorzien en die in deze rapportage apart zijn opgenomen onder de post 2e Verdieping en raamdecoratie / gordijnen. Er is tot dusver voor ruim € 100.000 aan meerwerk van de aannemer geaccepteerd. Er wordt nog met de aannemer gesproken over een vergoeding van de bouwtijd voor onder andere aangetroffen asbest en het oplossen van zaken in het pand die anders of slechter waren dan bij de start van het project was aangenomen. Tegenover deze bijdrage staat in de periode 1 december 2021 tot en met einde werkzaamheden (conform planning 1 maart 2022) een door de gemeente te incasseren korting op de aanneemsom (boete). De definitieve afspraken worden in een separate vaststellingsovereenkomst vastgelegd. De aanneemsom voor de opdracht voor het maatwerk is € 208.987 lager uitgevallen dan verwacht. Mogelijk dat in de uitwerking van het maatwerk tijdens de realisatie van deze werkzaamheden nog wijzigingen met financiële gevolgen optreden. Daarom reserveren we dit budget om eventuele extra kosten op te vangen.

Mede als gevolg van de vertraging lopen de gemeentelijke plankosten met € 220.000 en de kosten voor architect, toezichthouder en installatieadviseur met € 434.968 op. Deze extra kosten waarvoor tot op heden verplichtingen zijn aangegaan kunnen opgevangen worden binnen de post onvoorzien van het krediet. Voor de vergoeding aan de aannemer van de extra kosten voor de uitloop van de bouwtijd en voor de Pagina 5 van 7

recent ingediende nog te beoordelen meerwerken is naar verwachting ook nog een deel van het budget onvoorzien nodig. Om ervoor te zorgen dat er meer ruimte zit in de post onvoorzien is het voorstel om de meevaller van € 415.000 vanwege de lagere exploitatielasten in 2022 die ontstaat vanwege het later betrekken van het stadhuis in te zetten om de post onvoorzien met € 415.000 op te hogen in het krediet stadhuis. Tevens zal het boetebeding dat vanaf 1 december 2022 in werking treedt, worden gebruikt om de extra kosten vanwege vertraging af te dekken. Naar verwachting worden in de eerste voortgangsrapportage van 2022 de totale kosten van deze meerwerken aan de gemeenteraad gerapporteerd.

Inspraak/participatie: N.v.t. Evaluatie: N.v.t. Bijgevoegde informatie: Zie de Voortgangsrapportage Herhuisvesting ambtenaren november 2021.

Pagina 6 van 7

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel 21.0133 van 16 november 2021), mede gezien het advies van de commissie Werk en Middelen,

BESLUIT

1. Het incidentele budget van € 415.000 dat vrijkomt als gevolg van het later in gebruik nemen van het verbouwde stadhuis in te zetten voor de vertragingskosten die ten laste van het project komen; 2. Het krediet Verbouwing stadhuis met een afschrijvingstermijn van 25 jaar op te hogen met € 415.000 waarbij de kapitaallasten € 20.750 bedragen; 3. Het incidentele budget van € 415.000 dat vrijkomt te storten in de reserve afschrijving investeringen; 4. De kapitaallasten van € 20.750 worden als volgt gedekt: a. jaarlijkse onttrekking aan de reserve Afschrijving investeringen voor € 16.600; b. door de rente van € 4.150 in mindering te brengen op het Programma Algemene dekkingsmiddelen (6100859) Geldleningen; 5. De (meerjarige) begrotingswijziging zoals hieronder weergegeven vast te stellen: Programma Bedragen in € (+ = nadeel, -/- = voordeel) Bestuur en dienstverlening Veiligheid Economie Bereikbaarheid Omgevingskwaliteit Stedelijke ontwikkeling Jeugd en onderwijs Cultuur, sport en recreatie Maatschappelijke ondersteuning Werk en inkomen Algemene middelen, Overhead,Vennootschapsbelasting en Saldo van baten en lasten Mutatie reserves Resultaat

2021 Lasten

2022 Baten

Lasten

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 neutraal

2023 Baten

Lasten

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 -52.905 0 0 0 0

0 0 0 0 0 55.631 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

-417.726 -470.631 415.000 0 neutraal

0 55.631 0

16.600 16.600 0 0 neutraal

Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier,

de Voorzitter,

dhr. G.F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

Pagina 7 van 7

2024 Baten

Lasten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 -16.600

Baten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

16.600 16.600 0 0 neutraal

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -16.600

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10850249/2