RV 21.0060 Zienswijze ontwerpbegroting 2022 Servicepunt71

RAADSVOORSTEL

Rv. nr.: 21.0060

B en W-besluit d.d.: 18-05-2021 B en W-besluit nr.: 21.0254

*Z1FBB4D6DE3* Naam programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Onderwerp: Zienswijze ontwerpbegroting 2022 Servicepunt71 Aanleiding: In de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 is het definitief vaststellen van de begroting voorbehouden aan het Bestuur van Servicepunt71. Conform de regels moet dat uiterlijk 15 juli 2021 zijn gebeurd. Het bestuur verzoekt de raden van de deelnemende gemeenten om hun zienswijzen op de ontwerpbegroting aan het Bestuur kenbaar te maken zodat deze kunnen worden betrokken bij de vaststelling, conform artikel 35 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en artikel 22 van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71. Doel: Het aan het Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 kenbaar maken van de zienswijze van de gemeenteraad op het ontwerpbegroting 2022. Procedure: De zienswijzeprocedure start bij een bespreking in het college waaruit een advies volgt voor de commissie WM. Na bespreking in de commissie wordt de ontwerpbegroting, inclusief het advies van het college en de commissie, besproken in de raad. Na behandeling in de commissie en raad stelt de raad een brief op met daarin haar zienswijze en stuurt deze aan het bestuur van Servicepunt71. Het bestuur van Servicepunt71 neemt vervolgens het besluit om de ontwerpbegroting al dan niet te wijzigen naar aanleiding van de ingekomen zienswijzen van de deelnemende gemeenten.

Kader: Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71, Wet Gemeenschappelijke Regelingen, Programmabegroting gemeente Leiden 2021-2024.

Pagina 1 van 6

Overwegingen: In 2022 e.v. zijn op hoofdlijnen de volgende ontwikkelingen van belang: 1. Onderzoek naar een nieuw samenwerkingsmodel voor de regionale bedrijfsvoering. Over dit onderzoek heeft u recentelijk (brief Z/21/3235552 d.d. 23 maart) een stand van zaken ontvangen. Het onderzoek loopt door tot de zomer van 2021. Gedurende het onderzoek wordt de vraag beantwoord of het onderbrengen van de regionale bedrijfsvoering bij Leiden de huidige knelpunten kan wegnemen en de samenwerking verder kan versterken. Het onderzoek is in volle gang en wordt voor het zomerreces van 2021 afgerond. Als de bedrijfsvoering inderdaad wordt ondergebracht bij Leiden dan geeft dat Leiden de mogelijkheid om de bedrijfsvoering beter te laten aansluiten bij de behoefte en de opgave van de organisatie. Het is ook vanuit dat perspectief van belang dat Servicepunt71 in control is, voordat een transitie wordt ingezet. 2. Versterken van de interne bedrijfsvoering van Servicepunt71 om beter in control te komen en vernieuwen van afspraken over het assurance-model met de gemeenten en hun accountants. Dit heeft geleid tot het uitvoeren van een aantal opgaven zoals het actualiseren van regelingen, maar ook de opgave ‘bedrijfsvoering in balans’. Bedrijfsvoering in balans heeft tot doel om de middelen en dienstverlening weer met elkaar in balans te brengen.

Er is geconstateerd dat sprake is van groei van de organisaties, toename van de vraag en toenemende complexiteit van de vraagstukken terwijl de organisatie van SP71 hier niet op is meegegroeid/aangepast. Deze analyse heeft begin 2021 geleid tot een aantal voorstellen om enerzijds de financiële gezondheid van SP71 op orde te brengen en anderzijds te kunnen voldoen aan een aantal noodzakelijke ontwikkelingen in de bedrijfsvoering. Deze afspraken zijn vastgesteld door het bestuur van SP71. Om te komen tot deze afspraken is een intensief proces doorlopen. Enerzijds werd gezien dat het knelt in de bedrijfsvoering en dat een aantal financiële (structurele) knelpunten die gedurende de afgelopen jaren zijn ontstaan bij SP71 weggenomen moeten worden, anderzijds staat de financiële positie van de vier eigenaren (Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude) onder druk. Er is daarom nauwkeurig gekeken naar de onderbouwing van de verschillende tekorten en stevig geprioriteerd. Het bestuur van SP71 ziet het als noodzakelijk en onvermijdelijk om de knelpunten die niet op een andere manier kunnen worden opgelost en die drukken op de kwaliteit van de dienstverlening, nu op te lossen en hier aanvullende dekking voor te vragen bij de kaderbrief. Er is voor gekozen om deze financiële impuls, waar dat kan, alleen af te spreken voor de jaren 2021 en 2022.

Vanuit het vertrouwen dat met deze financiële impuls een aantal knelpunten structureel kunnen worden opgelost. Deze zienswijze heeft betrekking op de ontwerpbegroting van de jaren 2022 en verder, dat betekent dat de incidentele aanvullende kosten voor 2021 niet in deze zienswijze in beeld zijn gebracht. Het totaal aan kosten, alsmede de manier waarop we die voorstellen willen dekken, wordt opgenomen in de begin juni te publiceren kaderbrief 2021-2025. 3. Autonome ontwikkelingen Naast de hierboven genoemde grotere opgaven zijn er nog een aantal autonome ontwikkelingen die van invloed zijn op de begroting van het Servicepunt. Dit zijn ontwikkelingen die te maken hebben met de groei van de organisaties van de deelnemende gemeenten, indexaties en vervangingen. Het financiële effect en een toelichting per onderwerp is toegevoegd onder het kopje financiën.

Pagina 2 van 6

Financiën: Op grond van artikel 18 van de Gemeenschappelijke Regeling Servicepunt71 (GR) worden de kosten van Servicepunt71 gedekt uit de inkomsten uit de met de deelnemers en derden afgesloten (meerjaren)dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). In de DVO 2018-2020 tussen de gemeenten en Servicepunt71 is bepaald dat gemeenten aan Servicepunt71 een vergoeding verschuldigd zijn, waarbij wordt verwezen naar de jaarlijks vast te stellen begroting van Servicepunt71, waarin de aard, omvang en berekeningswijze van de vergoeding per gemeente is opgenomen. De ontwerpbegroting 2022-2025 betekent het volgende voor de ontwikkeling van de Leidse bijdrage aan Servicepunt71: Opbouw gemeente Leiden

Begroting

Bedragen x 1.000

2022

Begroting 2021 1. Bedrijfsvoering in balans

33.978 716

Meerjarenraming

Verwerkt in:

Aanmelding

2023

2024

2025

33.957

33.957

33.957

146

146

146

471

471

471

173

176

174

91

91

91

236

236

236

158

158

158

60

0

0

143

143

143

kaderbrief 2022 2. Indexatie op de loonkosten vanaf 2022 3. Indexatie op de prijzen

471 177

4. Marktconforme indexatie op Informatievoorziening

89

5. Inhuurdesk structureel maken

236

6. Contractmanagement WMO structureel maken

158

Onderdeel van de reguliere indexatie gemeentebegroting 2022. Aanmelding kaderbrief 2022 Dekking vanuit WMO budget Leiden

7. Project vervanging financieel systeem

601

8. Reguliere groei ICTmiddelen

143

Totale bijdrage begroting

36.568

35.437

35.379

35.378

2.590

1.480

1.422

1.421

Aanmelding kaderbrief 2022 Aanmelding kaderbrief 2022

2022 Verschil bijdrage Toelichting: 1. Bedrijfsvoering in balans Bedrijfsvoering in balans is een van de resultaten van het traject Servicepunt71 in control, zoals hierboven beschreven. De bedoeling is dat de volgende tekorten worden opgelost: Tekorten Tekort fin administratie Meerwerk accountant Extra werkzaamheden t.b.v. jaarrekening gemeenten Meer personeelsadministratie vanwege hoger aantal mdw

2022

2023

2024

2025

239.085 31.120 155.595

0 0 0

0 0 0

0 0 0

57.000

0

0

0

Pagina 3 van 6

Tekorten Index materiële IV-budgetten Totaal

2022

2023

2024

2025

53.890 536.690

53.890 53.890

53.890 53.890

53.890 53.890

En het gaat om de volgende investeringen/intensiveringen: Investering

2022

2023

2024

2025

ICT-architect

86.525

0

0

0

Stabiele netwerkomgeving

92.598

92.598

92.598

92.598

Totaal

179.123

92.598

92.598

92.598

2022

2023

2024

2025

Tekorten

536.690

53.890

53.890

53.890

Investering

179.123

92.598

92.598

92.598

Totaal

715.813

146.488

146.488

146.488

Totaal bedrijfsvoering in balans

2/3/4 Indexatie op de loonkosten en prijzen De indexatie is conform het financieel kader gemeenschappelijke regelingen. Uitgezonderd voor Servicepunt71 is de indexering van de loonkosten. Deze is gelijk is aan het loonindex advies van de vier deelnemende gemeenten. De stijging wordt zoals gebruikelijk in Leiden meegenomen bij de totale indexatie van de begroting 2022. 5. Inhuurdesk structureel maken Het is economisch verstandig om vanwege de aanhoudend gegroeide vraag naar inhuur de (top heden incidenteel ingezette) capaciteit van de inhuurdesk om te zetten in vaste capaciteit. Dit is beter voor de continuïteit en het borgen van kennis. 6. Contractmanagement WMO structureel maken De afgelopen jaren zijn de werkzaamheden voor het contractmanagement WMO enorm toegenomen. Ook is de capaciteit bij Servicepunt71 niet meegegroeid met de ontwikkelingen in het sociaal domein. Een deel van de werkzaamheden werd als meerwerk aan de deelnemers doorbelast. Daarom is in 2020 besloten om met ingang van 2021 een afspraak te maken over extra middelen en om structureel meerwerk om te zetten naar een vaste afspraak. Hiervoor is dekking aanwezig binnen het WMO budget.

7. Project vervanging financieel systeem Het financieel administratiesysteem Decade, dat vanaf 2004 in de Leidse regio in gebruik is, moet vervangen worden omdat de applicatie End Of Life (EOL) is. De leverancier heeft nieuwe ontwikkelingen stopgezet en reageert al geruime tijd niet of onvoldoende op lopende en nieuwe incidenten. Werken met het systeem wordt daardoor foutgevoelig en de continuïteit van de bedrijfsvoering komt daardoor op een kritiek punt. Naast deze EOL kwestie is er ook sprake van complicaties op het gebied van de integratie van en gegevensuitwisseling met andere applicaties in de financiële keten. De nieuwe financiële administratiesystemen in de markt zijn moderner, Pagina 4 van 6

flexibeler, ondersteunen gedigitaliseerd en workflowgericht werken en sluiten beter aan bij een toekomstbestendige bedrijfsvoering. Mede om die reden voeren we ook een nieuw inkoopsysteem in. Het nieuwe financieel en inkoopsysteem biedt Servicepunt71 en de gemeenten in de Leidse regio de kans beter in te spelen op de toekomstige ontwikkelingen en biedt veel betere mogelijkheden voor datagedreven sturen en procesoptimalisatie door digitalisering. We voeren het nieuwe systeem in 2021. Het invoeringstraject loopt door in 2022 (en een klein stukje in 2023). We verwijzen u verder naar de verstuurde raadsbrief over dit onderwerp. 8. Reguliere groei ICT-middelen De in de begroting opgenomen bijdrage voor ICT-middelen is gebaseerd op de hoeveelheid harden software per begin 2020. Op het moment dat er meer hard- en software wordt aangeschaft, dan vloeien hier naast incidentele ook structurele kosten uit voort. Deze kosten worden voor het lopende jaar en het jaar daarna als meerwerk in rekening gebracht bij de gemeenten. Daarna worden de structurele kosten opgenomen in de reguliere bijdrage van de gemeenten en verwerkt in de begroting van Servicepunt71 Inspraak/participatie: Niet van toepassing

Bijgevoegde informatie: Bijlage 1: Ontwerpbegroting 2022-2025 Servicepunt71 Bijlage 2: Jaarstukken 2020 Servicepunt71 (ter informatie) Bijlage 3: Kadernota 2022-2025 Servicepunt71 (ter informatie) Bijlage 4: Brief aan raden van bestuur Servicepunt met verzoek om zienswijzen

Pagina 5 van 6

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel 21.0060 van 25 mei 2021), mede gezien het advies van de commissie Werk en Middelen, BESLUIT 1.

Als zienswijze op de ontwerpbegroting 2022 van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71 in te brengen dat deze begroting gesteund wordt door de Leidse raad.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier,

de Voorzitter,

dhr. G.F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

Pagina 6 van 6