RV 21.0027 Algemeen Controleplan 2021 (ACP 2021)

RAADSVOORSTEL

Rv. nr.: 21.0027

B en W-besluit d.d.: 06-04-2021 B en W-besluit nr.: 21.0180 *Z1EA9CED65B*

Naam programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Onderwerp: Algemeen Controleplan 2021 Aanleiding: Jaarlijks wordt door de interne accountant een Algemeen Controleplan (ACP) opgesteld dat via het college ter vaststelling wordt aangeboden aan de raad. Dit ACP vormt de basis voor de intern uit te voeren (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden gedurende het begrotingsjaar. Dit jaar is de komst van de rechtmatigheidsverantwoording en de betekenis hiervan voor de door de intern uit te voeren audits in het ACP verwerkt. Dit heeft niet geleid tot ingrijpende wijzigingen in de opzet en inhoud van het ACP. Naast de audits op de processen (20) gericht op rechtmatigheid en in mindere mate op de getrouwheid -getrouwheid van de jaarrekening is het domein van de externe accountant- zijn in het ACP ook de zogenaamde focusgebieden opgenomen. Deze focusgebieden bestrijken een breder gebied dan de meer financieel gerichte procescontroles. Voorgesteld wordt voor 2021 vijf focusgebieden te benoemen. Uiteraard is het aan de raad om te bepalen of dit voorstel wordt overgenomen of dat zij andere focus gebieden wil meegeven. Het ACP zal ook ter informatie worden verstrekt aan de externe accountant. Hoewel de externe accountant geen gebruik maakt van de internal audits voor zijn eigen dossiervorming, vindt in de praktijk nauw overleg met elkaar plaats en wordt informatie uitgewisseld.

Doel: Het ACP 2021 bevat de kaders voor Leiden in control en beschrijft de randvoorwaarden voor het college en de ambtelijke organisatie om in control te kunnen zijn. Dit met het oog op h de rechtmatigheidsverantwoording die het college in de jaarrekening 2021 zal opnemen.

Kader: Het ACP wordt opgesteld in navolging van artikel 36 van de Financiële verordening gemeente Leiden (ex artikel 212 GW). Overwegingen: Leiden in control is een traject dat bijdraagt aan het creëren van een lerende organisatie, zodat adequaat en tijdig kan worden bijgestuurd op wijzigende (interne en externe) omstandigheden en daarmee een wendbare organisatie ontstaat. De reikwijdte hierbij betreft de belangrijkste financiële processen. Belangrijk voor het in control zijn is de opzet, het bestaan en de werking van de in deze processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen.. 1/3

Financiën: N.v.t., de werkzaamheden die op grond van dit ACP 2021 dienen te worden uitgevoerd passen binnen bestaande budgetten en formatie. Inspraak/participatie: N.v.t. Evaluatie: Het ACP 2021 is op de volgende punten t.o.v. vorig jaar gewijzigd: • De komst van de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen hiervan voor de uit te voeren audits zijn geïntegreerd in het ACP 2021. Omdat Leiden al een in-controlstatement kende, die sterke overeenkomsten heeft met de rechtmatigheidsverantwoording, heeft dit niet geleid tot wezenlijke veranderingen in de aanpak van de audits. Wel zijn de teksten rondom de in-control-statement aangepast. •

In Hoofdstuk 1 wordt de inleiding wordt ingegaan op ontwikkelingen voor 2021 en dit hoofdstuk verschilt inhoudelijk dus van die uit 2020.

•

Hoofdstuk 2 over de rechtmatigheidsverantwoording is nieuw. Hierin wordt nog eens nadere uitleg gegeven over de rechtmatigheidsverantwoording en wat dat betekent voor de interne controles. Leiden in control blijft gewoon bestaan.

•

De overige hoofdstukken en de bijlagen zijn geactualiseerd en hierin is de komst van de rechtmatigheidsverantwoording verwerkt, maar kennen dezelfde opbouw als het ACP 2020. Zo wordt in hoofdstuk 3 het auditplan van de interne audit functie behandeld, waarbij de significante processen waar rechtmatigheid een rol speelt en plek hebben gekregen. Deze wijken slechts minimaal af van de processen die in ACP 2020 waren opgenomen.

•

In Hoofdstuk 4 worden de focusgebieden genoemd. Hierbij is de top 8 uit 2020 teruggebracht naar een top 5 voor 2021. Door de grote hoeveelheid processen (20) waarop de Interne Audit functie audits uitvoert opgeteld bij de focusgebieden is het bijna niet mogelijk focus aan te brengen. Ook is audit capaciteit nodig voor het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording. Bij drie (WMO-proces, Projectcontrol, Inkomende subsidies) van de acht focusgebieden uit 2020 wordt er vanuit de scope rondom de rechtmatigheidsverantwoording reeds audits door de IAF uitgevoerd. Deze 3 gebieden zullen daarom in 2021 niet meer terug komen als apart focusgebied. Wel zal erover worden gerapporteerd als bevindingen vanuit de audits hiertoe aanleiding geven. Er wordt voor 2021 door de interne audit functie voorgesteld geen nieuw onderwerp toe te voegen.

•

In hoofdstuk 5 worden de principes van Leiden in control behandeld. Dit hoofdstuk is op een aantal tekstuele aanpassingen gelijk aan dat van vorig jaar.

•

In hoofdstuk 6 worden de (praktische) stappen en afspraken rondom Leiden in control uiteengezet. Ook hier zijn slechts kleine tekstuele wijzigingen t.o.v. vorig jaar doorgevoerd. .

Bijgevoegde informatie: Algemeen Controleplan 2021

2/3

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel 21.0027 van 2021), mede gezien het advies van de commissie, BESLUIT I.

het Algemeen Controleplan (ACP) 2021 - Kaders voor Leiden in control vast te stellen, met de volgende 5 focusgebieden: i.

Mate in control van proces Europese aanbestedingen

ii.

Mate in control van misbruik en oneigenlijk gebruik, integriteits- en frauderisico’s

iii.

Mate in control informatiebeveiliging en privacygevoelige informatie

iv.

Mate in control rondom de gevolgen van de coronamaatregelen voor de rechtmatigheid

v.

Mate in control van proces Jeugdhulp (via Tijdelijke Werkorganisatie Holland Rijnland)

Gedaan in de openbare raadsvergadering van , de Griffier,

de Voorzitter,

dhr. G.F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

3/3