RV 21.0010 Invoering rechtmatigheidsverantwoording

RAADSVOORSTEL

Rv. nr.:21.0010

B en W-besluit d.d.: 09-02-2021 B en W-besluit nr.: 21.0055 *Z1D3AFF8459*

Naam programma: 01 Bestuur en dienstverlening Onderwerp: Invoering rechtmatigheidsverantwoording Aanleiding: Als gevolg van gewijzigde wetgeving zal het college met ingang van het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording moeten opstellen en deze in de jaarrekening opnemen. De interne beheersing ten behoeve van een goed onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording maakt het noodzakelijk zo vroeg mogelijk in het jaar duidelijkheid te krijgen over de voorwaarden die de raad aan de rechtmatigheidsverantwoording stelt. Hierbij wordt opgemerkt dat de gemeente Leiden al negen jaar een zogenaamd in-controlstatement kent binnen het programma Leiden-in-Control. Dit programma blijft bestaan. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal daarom niet tot veel veranderingen leiden. Maar over een aantal zaken moeten keuzes worden gemaakt. In de notitie wordt hierop nader ingegaan en wordt een invulling van de rechtmatigheidsverantwoording voorgesteld.

De volgende invulling rondom de rechtmatigheidsverantwoording wordt voorgesteld: - stel de verantwoordingsgrens op 1% - stel de rapporteringsgrens op € 826.500 - neem in de paragraaf bedrijfsvoering het volgende op: o de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen o nadere toelichting op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording o bewuste afwijkingen van wet –en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente o beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om dit in de toekomst te voorkomen o bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, maar die relevant zijn om de raad hierover te informeren, zie ook punt 2 hierboven - laat de komst van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel zijn van het Algemeen controleplan 2021 van de interne audit functie - kies als ambitieniveau voor de eerste jaren het volwassenheidsniveau 1, gericht op de wettelijke uitgangspunten - evalueer na het eerste jaar de gemaakte keuzen en pas deze waar nodig aan

1/3

Doel: Met dit voorstel geeft de gemeenteraad aan welke uitgangspunten gelden voor de door het college op te stellen rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee kan het college vervolgens de (geringe) wijzigingen in het programma Leiden-in-control oppakken. Dit zal leiden tot een door het college afgelegde rechtmatigheidsverantwoording conform de wettelijk voorgeschreven tekst in de jaarrekening 2021. Kader: Vanaf het boekjaar 2004 tot en met boekjaar 2020 was de (financiële) rechtmatigheid naast de getrouwheid van de jaarrekening object van onderzoek voor de externe accountant. Hierbij was het college verantwoordelijk voor het (financieel) rechtmatig handelen. Dit laatste blijft, maar per ingang van boekjaar 2021 is wettelijk geregeld dat het college de verantwoording over de rechtmatigheid opstelt en opneemt in de jaarrekening. Aangezien de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening, spreekt de accountant zich wel uit over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Overwegingen: In de bijgevoegde notitie Invoering rechtmatigheid wordt nader ingegaan op de overwegingen. Financiën: Er worden geen financiële, personele of organisatorische consequenties voorzien. De onafhankelijke toetsing zal worden ondergebracht binnen de bestaande interne audit functie. Inspraak/participatie: n.v.t. Evaluatie: n.v.t.

Bijgevoegde informatie: Notitie invoering rechtmatigheidsverantwoording

2/3

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel 21.0010 van 2021), mede gezien het advies van de commissie, BESLUIT 1. De volgende uitgangspunten vast te stellen voor de door het college op te stellen rechtmatigheidsverantwoording: a. We hanteren een verantwoordingsgrens van 1% voor de rechtmatigheidsverantwoording 2021; b. We hanteren een rapporteringsgrens voor rechtmatigheidsissues voor 2021 van € 826.500; c. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken 2021 wordt informatie opgenomen over: i.de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen; ii. nadere toelichtingen op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording; iii. bewuste afwijkingen van wet –en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente; iv. beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om dit in de toekomst te voorkomen; v. bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen d. De komst van de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van het Algemeen controleplan van de interne auditfunctie e. Het ambitieniveau voor de eerste jaren betreft volwassenheidsniveau 1, gericht op de wettelijke uitgangspunten; f.

Na het eerste jaar zullen de gemaakte keuzes rondom de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier,

de Voorzitter,

dhr. G.F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

3/3