N.a.v. TV PvdA Marc Newsome: Side letter samenwerking organisaties Handelshuis

Side letter met betrekking tot de samenwerking tussen de organisaties van het Handelshuis 5 februari 2021, definitieve tekst

Leiden als veerkrachtige stad Voor de stad en de gemeente is samenwerking tussen alle verschillende partijen en achterbannen die een rol spelen in de stadsprogrammering en citymarketing van enorme grote betekenis. In een steeds complexere samenleving, met voortdurende ontwikkelingen en veel verschillende belangen is het belang van een gezamenlijke gedragen koers noodzakelijk. Leiden Marketing, Centrummanagement en Cultuurfonds Leiden onderschrijven dit en hebben daarbij een krachtig verbindend doel benoemd: Leiden als veerkrachtige stad. De coronacrisis maakt dit streven urgenter. Ook de Leidse economie wordt hard geraakt. De komende jaren zal in het teken staan van herstel van de bezoekerseconomie, de culturele infrastructuur, de retail en de horeca. De drie organisaties in het Handelshuis spelen daarin een belangrijke rol. Leiden Marketing, Centrummanagement en Cultuurfonds Leiden zijn er van overtuigd dat door samenwerking meer bereikt kan worden dan de som der delen.

De gemeente heeft in de programmabegroting 2021 in de hoofstukken Economie en Cultuur de volgende hoofddoelen geformuleerd waar de partijen een bijdrage aan leveren: ● Ruimte om te ondernemen ● Betere ruimtelijke mogelijkheden voor bedrijven en instellingen ● Sterker ondernemersklimaat ● Meer zakelijk en recreatief bezoek aan Leiden ● Sterke culturele basisinfrastructuur, kwalitatief hoogstaand divers en inclusief ● Cultuur draagt bij aan maatschappelijke doelen door culturele activiteiten ● Leiden onderscheidt zich (inter)nationaal met kennis en cultuur De drie organisaties zetten zich in om het profiel Leiden, stad van internationale kennis en historische cultuur, verder te versterken.

Hierbij hebben zij extra aandacht voor: ● Een optimale balans tussen het zijn van een aantrekkelijke plek voor eigen en regionale inwoners en een wezenlijke ervaring voor bezoekers en toeristen; ● De profilering van het stedelijk kennisprofiel; ● Het inbrengen van de ondernemersbelangen; ● Het stimuleren van de samenwerking tussen stadspartners; ● Het organiseren en behouden van draagvlak voor het geheel aan activiteiten in de stad; ● Het initiëren en stimuleren van nieuwe initiatieven; ● Het dichter bij elkaar brengen van het cultuur- en het kennisdomein; ● Stimuleren van betrokkenheid van binnenstadsbewoners met betrekking tot de leefbaarheid in de stad; ● Stimuleren van duurzaamheid en waar mogelijk zelf toepassen; ● Het spelen van een verbindende rol naar elkaar en naar alle partijen in de stad.

1

Er is afgesproken om in dit gezamenlijke deel met de gemeente vast te leggen aan welke doelen en projecten gezamenlijk wordt gewerkt en hoe dat wordt georganiseerd. Voor deze samenwerking vormt het door deze organisaties opgestelde samenwerkingsplan van voorjaar 2020 de basis. Gemaakte afspraken Om te zorgen dat de activiteiten van de verschillende organisaties op elkaar aansluiten, elkaar versterken en er synergie wordt bereikt, zijn verschillende afspraken gemaakt: 1. De drie organisaties werken samen aan de zgn. Handelshuisprojecten. Dit zijn gezamenlijke projecten die bijdragen aan een veerkrachtige stad. Deze projecten worden elk jaar met elkaar vastgesteld. Projecten kunnen meerjarig zijn, kunnen afgerond worden en er kunnen nieuwe projecten aan toegevoegd worden. Voor 2021 zijn de Handelshuisprojecten: a. Het inrichten van een stedelijke redactieraad (denktank); b. Het versterken van de centrumfunctie (leegstand-blurring-shop local); c. Het verder vormgeven van de stedelijke Uitagenda/verkenning Uitburo; d. Voorbereiding en actieve betrokkenheid bij European City of Science 2022; e. Verder ontwikkelen van het Cultuurkwartier; f. Bijdrage leveren aan de ontwikkeling van toerismebeleid. 2. Vanwege het belang van goede samenwerking tussen de organisaties op de lange termijn is een lange(re) termijn visie per organisatie noodzakelijk.

De organisaties stellen daarnaast ieder jaar een jaarplan op waarin naast de eigen activiteiten ook de Handelshuisprojecten staan. De organisaties geven elkaar de ruimte om hierover mee te denken. De eigen activiteiten druisen logischerwijs niet in tegen de gezamenlijke activiteiten. 3. De Handelshuisprojecten worden grotendeels gefinancierd uit de toeristenbelasting. CML en CFL zetten beschikbare middelen in waar nodig. 4. De drie organisaties zetten zich in om de komende jaren efficiënter samen te gaan werken. Dit heeft zowel betrekking op de backoffice als op de organisaties. De organisaties gaan dit verder onderzoeken. Zie hierover ook de passage uit de Raadsbrief Z20/1531349 van 10 juli 2020 (pagina 3). De uitwerking hiervan zal plaatsvinden in de reguliere overleggen tussen de directieleden in het Handelshuis. 5. Om toe te zien op de afspraken en de onderlinge samenwerking wordt per organisatie een afgevaardigde van de raad van toezicht/bestuur aangewezen. Wanneer er onenigheid ontstaat over de werkzaamheden en/of werkwijze wordt dit met hen besproken. Samenwerking met gemeente Om met de gemeente effectief en efficiënt samen te kunnen werken is onderstaande overlegstructuur afgesproken. De gemeente neemt het initiatief tot het organiseren van de afspraken.

2

Overleg wethouders en toezichthouders Een toezichthouder per organisatie LM, CML en CF en wethouder Citymarketing en Kennis en wethouder Cultuur, Economie en Binnenstad hebben twee keer per jaar overleg met ambtelijke ondersteuning over het proces van de samenwerking tussen de drie organisaties. De wethouders vinden dit gezamenlijk en persoonlijk contact belangrijk; de overlegvorm uit 2020 wordt hiervoor voortgezet. Overleg wethouders en organisaties De directeur LM, de centrummanager en de cultuurmakelaar hebben een keer in de 8 weken een informele bijeenkomst met de wethouder Citymarketing en Kennis en de wethouder Cultuur, Economie en Binnenstad. Hierbij is teammanager ECWD vast aanwezig en afwisselend de programmamanager binnenstad en de gemeentelijke accounthouders. Doel is elkaar informeren over de ontwikkelingen en voortgang van de activiteiten. Overleg accounthouders gemeente-organisaties De gemeentelijke accounthouders hebben regelmatig overleg met de directeur LM, de centrummanager en de cultuurmakelaar. Doel is elkaar informeren over de ontwikkelingen en voortgang van de activiteiten en het voorbereiden van het bestuurlijk overleg. Leiden, dinsdag 2 maart 2021

namens de gemeente Leiden, Teammanager Economie, Cultuur, Wonen en Duurzaamheid

voor deze, M. Veenema namens Stichting Centrummanagement Leiden, voorzitter

voor deze, H. Janssens namens Stichting Cultuurfonds Leiden, voorzitter

voor deze, E. Kortlang 3

namens Stichting Leiden Marketing, directeur-bestuurder

voor deze, M. Bulthuis

4