Besluitenlijst Portefeuillehoudersoverleg Bestuur & Middelen Holland Rijnland 24 maart 2021

Besluitenlijst HRL_Portefeuillehoudersoverleg Bestuur & Middelen Datum Tijd Locatie Voorzitter Toelichting

01

24-03-2021 10:30 - 12:00 Via Teams Emile Jaensch

Opening en vaststelling agenda Besluit Besproken Toelichting Aanwezig: Ingwersen, van Erk, van der Wereld-Verkerk, Binnendijk, Dirkse, Huizing, van der Zwet, van Velzen, van Helden, Cramwinckel, Volten, Jaensch (voorzitter), Bakker (secretaris-directeur), Nijbroek (controller), Artimi (stagiair), de Haan-Hoek (secretaris) Ahlam Artimi komt Wim Nijbroek als stagiair ondersteunen en tegelijkertijd een onderzoek uitvoeren voor haar opleiding.

02

Verslag vorige vergadering Beslispunt: Het verslag van de vorige vergadering vast te stellen. Besluit Akkoord. Nav: -Het RIF was besproken, met de mogelijkheid om tegenvallers op te vangen en anders het geld terug te geven. In de tussentijd zijn er geen tegenvallers gezien, dus richting het einde van het jaar moeten we gaan praten over de mogelijkheid tot teruggeven. Toelichting Mededelingen: -Loes Bakker gaat Holland Rijnland per 1 juli verlaten. Er is een traject opgezet met een advies- en een selectiecommissie waarin DB, ambtenaren en ABleden aangesloten zijn. -De DVO van Holland Rijnland met Servicepunt71 (loopt via de gemeente Leiden) heeft een optie tot verlenging. Hier gaan wij gebruik van maken omdat er geen passende alternatieven zijn. Het wordt verlengd met een periode van 4,5 jaar, met enkele aanpassingen van het contract en mogelijkheden tot aanpassing over de jaren. -Het contract met onze accountant (Publiek Belang) wordt ook verlengd

03

Concept jaarrekening 2020 Beslispunten: Het Dagelijks Bestuur te adviseren om de concept jaarrekening 2020 ter vaststelling aan te bieden aan het Algemeen Bestuur en daarbij het volgende resultaat, bestedingen en dekkingen voor te stellen: Beslispunten:

1. De jaarstukken 2020 van Holland Rijnland vast te stellen; 2. Kennis te nemen van de verklaring en het verslag van de accountant; nog niet aanwezig 3. Het resultaat van de jaarrekening vóór bestemming vast te stellen op € 1.434.013,- (voordelig) voor het onderdeel Holland Rijnland reguliere taken; 4. Het resultaat van het onderdeel TWO Jeugdhulp vast te stellen op € 73.857,- (voordelig); 5. Het gezamenlijk resultaat vast te stellen op € 1.507.871,- (voordelig); 6. In te stemmen met het toevoegen van € 131.421,- aan de reserve Cofinanciering; 7. In te stemmen met het onttrekken van € 9.176,- aan de reserve RBL en € 11.085,- aan de reserve onderwijsarbeidsmarkt; 8. In te stemmen met de onttrekking aan de reserve energieakkoord van € 188.252,-; 9. In te stemmen met de toevoeging van € 50.000,- aan de algemene reserve; 10. In te stemmen met de budgetoverheveling TWO van € 74.758,-; 11. In te stemmen met de budgetoverheveling van het restant ‘Thuiszitters’ van € 34.944; 12. In te stemmen met de budgetoverheveling van € 100.000,- voor ruimte en wonen; 13. In te stemmen met het storten van € 524.662,- in de reserve Transformatiefonds Jeugd; 14. In te stemmen met het storten van € 91.237,- in de reserve werkagenda jeugdhulp; 15. In te stemmen met de budgetoverheveling bedrijvenstrategie van € 20.000,-; 16.

In te stemmen met het verrekenen van het resultaat van € 313.939,conform bijgaande verdeelstaat deelnemende gemeenten. Besluit met dien verstande dat: -er bij beslispunt 8 moet staan "toevoeging" in plaats van "onttrekking" -het bedrag bij beslispunt 10 een klein beetje afwijkt, dit wordt gecorrigeerd. Toelichting Mevr Ingwersen, namens de Rijn en Veenstreek: Mooi dat er 1,5 miljoen over is, maar tegelijkertijd zijn er zorgen: De reserves groeien flink en daar moet een goede en realistische onderbouwing voor zijn. Er wordt jaar na jaar overgeheveld, gaan we dit nou echt inlopen? Daar zijn twijfels over. Er is ook een nieuwe begroting, is het dus wel echt nodig. Kijk goed of het iets toevoegt om te overhevelen en is het realistisch dat het dit Pagina 2

jaar wordt uitgegeven. Er is al een behoorlijke reserve, dus niet zonder doel extra spekken. De Rijn en Veenstreek vraagt om met een alternatief voorstel te komen. Dhr Cramwinckel: 1. Spelregel is dat geld teruggaat naar gemeenten, tenzij er andere afspraken zijn. Het is nagetrokken en voor deze overhevelingen zijn inderdaad afspraken, maar toch de vraag om dit na te lopen. 2. Er zijn wel veel mutaties, hoe zijn deze te verklaren: Komt dit door sturing? 3. Hoe gaan we om met het ontbreken van de accountantsverklaring en mogelijke gevolgen die hieruit volgen? Dhr van der Zwet: Als je als overheid zulke bedragen overhoud, dan moet je je zorgen maken. Bij de tussentijdse rapportage was er een sluitende begroting (met een onttrekking uit de reserve), nu toch 1,5 miljoen over. Dit is wel beter ten opzichte van vorig jaar. Een afwijking van 8,6% is te hoog, daar zou ik een grondige analyse van willen. Over de reserves: Overhevelen bij ruimte en wonen: In wezen is dat een besteding van gelden waar budgetrecht van raden aan de orde is. Het is nog niet aangevraagd, dus dan kun je het ook niet overhevelen. Reserve transformatiefonds jeugd: Het is een bedrag dat teruggegeven moet worden als het niet wordt besteed aan de transformatie; het is niet vrij besteedbaar. Is dit dus wel een reserve.

Bedrijventerreinenstrategie: Hier gaan we geld reserveren zonder naar de raden te gaan om te vragen of we zo'n strategie wel moeten opstellen. Er is iets voor te zeggen, maar de raden gaan er wel over. Pagina 8: Hier wordt gesproken over "project ontsluiting Greenport", dat heette eerder "Noordelijke ontsluiting Greenport". Waarom is dit veranderd? Dhr Huizing: Sluit aan op de eerdere opmerkingen. Over de formulering: In de tabellen in de jaarrekening hebben we het over de verschillen tussen begroting en realisatie, wat "resultaat" wordt genoemd. Dit is natuurlijk niet het resultaat dat Holland Rijnland levert, dus verwarrend voor de lezer. Dhr van Erk: Over de structurele doorwerking: Er lijkt inderdaad regelmatig sprake te zijn van overschotten. We willen niet kijken naar de organisatie Holland Rijnland, maar nu lijken de verschillende PHO's spaarpotjes te krijgen. We zouden graag strakker begroten en daarmee besparen op de kosten van de regelingen. Dhr Jaensch: Ben me heel goed bewust van de financiële tijdgeest waarin wij werken, de meeste gemeenten in Zuid-Holland gaan met moeite hun begrotingen sluitend krijgen. Dit betekent ook druk op de gemeenschappelijke regelingen. Het DB is hier alert op, maar we moeten ook altijd terugleggen dat de taken prijskaartjes hebben. Pagina 3

Als je geld overhoudt als gemeente dan doe je het eigenlijk niet goed. Corona heeft soms tot versnellingen geleid, maar vooral voor vertragingen. Personeel heeft met ziekte en vacatures ook een rol gespeeld. Er lijken posten te zijn waar nog niet over is besloten, anders dan in de begroting; Dat beslis je op dat moment, niet in de jaarrekening. De voorstellen passen binnen dergelijke eerdere besluiten. We zien een aantal overhevelingen achter elkaar. Mevr Bakker: Jeugdzorg: Het gaat om de inkoop die plaatsvindt in 2021. Het idee was om dit voor te bereiden in 2020, maar dit bleek niet haalbaar. Dit geld gaat zeker besteed worden dit jaar. Dhr Jaensch: Ruimte: Op het woonruimteverdeelsysteem ligt een duidelijke vraag om dit te bekijken en dat vraagt investering. Mevr Bakker: Bedrijventerreinen: De vorige strategie is door de provincie betaald. Er is noodzaak om dit nu scherper te doen, want de ramingen voldoen niet aan de realiteit waar wij nu in leven, met intensivering van gebruik en dergelijken. Dhr Jaensch: Het stuk is nu plat opgeschreven, uitgaande van behoefte maar niet van beperkt beschikbare ruimte en integraliteit. Mevr Bakker: In dit kader van integraliteit wordt er ook aan een ruimtelijk kader gewerkt, als onderdeel van de drie grote regionale strategieën waar we nu allemaal mee bezig zijn.

Dhr Jaensch: Zodra het verslag van de accountant er is ontvangt u dat, dit is een jaarlijks terugkerend punt. Als er behoefte is om deze te bespreken dan kunnen we dat regelen. Transformatiefonds jeugd: Het is geld waar niet direct een terugbetalingsverplichting op rust, dus in die zin een reserve, maar het is wel geoormerkt voor dit onderwerp. Het was bij de tussentijdse rapportage al aangegeven dat het lastig was wanneer deze gelden uitgegeven zouden worden, eind 2020 of begin 2021. Mevr Bakker: Het geld gaat ook ingezet worden op personeel in de gemeenten. 2021 is het laatste jaar voor dit transformatiefonds. Dhr Jaensch: De gewenste route voor de ontsluiting van de Greenport is door Noord-Holland geblokkeerd. Er wordt gezocht naar een goed alternatief, binnen de afspraken, maar dat vraagt wel een iets andere omschrijving van het project. De term "resultaat": In de jaarrekening hebben we het over baten en lasten, wat er overblijft is het "resultaat". Bij energie is het resultaat negatief, maar het verschil met de begroting kleiner. Dat werkt verwarrend voor de mogelijke lezers. Hierover zullen we met de accountant praten. Over strakker begroten: Pagina 4

De DVO met SP71 verlengen we, maar die wordt niet goedkoper. Als we het zelf zouden doen zou het veel duurder worden, maar ook de dienstverlener heeft ontwikkelkosten die weer deels bij ons komen. We kunnen met de pet rond, maar we kijken ook goed waar we besparingen kunnen realiseren door het werk handiger aan te pakken, waardoor we gelijk uitkomen. Denk bijvoorbeeld aan de aanpak van bezwaren bij urgentieverzoeken voor woonruimte: Door in een vroeg stadium te acteren kunnen we hier korter en efficiënter werken. Dhr van der Zwet: Over de naamaanpassing: De Duinpolderwerg is afgeschoten, maar het ging wel om de nóórdelijke ontsluiting. Formeel zou het juist zijn als er nieuw beleid wordt uitgevoerd om dit bij het AB en met zienswijzen te benaderen. Er is begrip voor de redenatie, maar qua besluitvorming klopt dit niet. Er is geen besluit tot een bedrijventerreinen onderzoek of extra gelden voor wonen. Op deze manier wordt er via de jaarrekening inhoudelijk gestuurd. Dhr Jaensch: Bij wonen en ruimte, maar ook bij de bedrijventerreinenstrategie, wordt dus de onderbouwing gemist. De onderbouwing hiervoor zal op schrift komen. Mevr Bakker: De opdrachten voor de ruimtelijke agenda en de mobiliteitsstrategie komen voort uit de regionale agenda en die is door het Algemeen Bestuur vastgesteld.

Dhr Jaensch: Punt 12 en punt 15 krijgen een schriftelijke toelichting met een overzicht van de besluitvorming die er onder ligt. Dhr van Helden: Wat blijft hangen is de opmerking van dhr van Erk en de potjes van de inhoudelijke PHO's. In die PHO's wordt de jaarrekening niet gezien en het gesprek niet langs die lijn gevoerd. Wel in de eigen colleges. Dhr Binnendrijk: Sluit zich aan bij de opmerking van dhr van Helden en de opmerking van dhr van der Zwet over de mogelijkheid voor de raden voor zienswijzen. Dit is een terugkerende discussie, dus het is goed als het DB hier een keer over spreekt. Vanuit beide kanten is het te begrijpen, dus een korte notitie over de handelswijze in deze situaties zou helpen. Bepaalde reserveringen lopen vooruit op beslissingen van raden/AB. Het is goed hier een keer een meer fundamentele discussie over te voeren. Mevr Ingwersen: Helder, maar de vraag over het uitgeven van de overhevelingen ging over alle overhevelingen. Gelieve dit helder toe te lichten, om te voorkomen dat we meer potten vullen. Dhr van der Zwet: Aansluitend op dhr Binnnendijk, het is ook belangrijk als we binnen de raden eigenaarschap en inbedding krijgen van de gemeenschappelijke regelingen. Dit vraagt transparantie en een goede visie over hoe we de raden betrekken.

Pagina 5

Dhr Nijbroek: Over de controle door de accountant, hier moet altijd een disclaimer bij dat we nu niet weten wat dit mogelijk op kan leveren. Dhr Jaensch: In reactie op dhr van Helden over het bespreken van de financiën in de inhoudelijke PHO's: Dit is soms een geval van "dit doen wij al heel lang zo", met het vertrouwen dat er wordt uitgegaan van afstemming in colleges en ambtenarij van de gemeenten zelf. Bij de inhoudelijke PHO's wordt deze wens nog niet veel geproefd, maar mocht dit gewenst zijn dan voeren we het uit. Het verzoek van dhr Binnendijk nemen we in beraad. Het raakt aan een diepere discussie over het bestaansrecht van Holland Rijnland, die we constant in het achterhoofd hebben. De raadsleden in het AB zijn de "believers", maar er zijn genoeg kritische raadsleden. Wel zien we bij onze bijeenkomsten dat er veel raadsleden komen en er ook de nodige verbondenheid is. Dit punt wordt meegenomen naar het DB. Over het onderbouwen van het overhevelen en de posten, hier zal nog een keer naar gekeken worden en waar mogelijk scherper en helderder onderbouwd worden. Mevr Bakker: Het transformatiefonds jeugd is bijvoorbeeld wel in het inhoudelijke PHO besproken, en zo ook bij de energiestrategie. De raadsbetrokkenheid is al wel vergroot met de themacafé's en de webinars, en dan wordt ook het gevoel gedeeld dat de regio wat bijdraagt.

Dhr Dirkse: Om het terug te brengen naar de kern: Uiteindelijk gaat het nu om ongeveer 150.000 euro en waaiert de discussie nu behoorlijk uit. Laten we waken voor grote discussies, naar aanleiding van dit toch goed uitziende bestemmingsvoorstel. Dhr Jaensch: Dank, maar het PHO is ook een thermometer en met dergelijke signalen kunnen we lastige discussies op een later moment voor zijn. Dhr Cramwinckel: Als PHO Bestuur en Middelen zou onze spelregel moeten zijn: Eerst een plan, dan geld. Een andere discussie die breder en dieper gaat, gaat over de betrokkenheid van raden bij wat Holland Rijnland doet. In de raden staan ze op sommige onderwerpen nog op nul, terwijl we als portefeuillehouders al maanden hierover discussie voeren. Dit draagt ook bij aan hoe wij ons werk kunnen doen en is ook iets wat groter is dan ons PHO. Met alle respect voor het werk wat Holland Rijnland levert. 04

Concept begroting 2022 Beslispunt: Het Dagelijks Bestuur te adviseren om aan het Algemeen Bestuur voor te stellen de bijgaande begroting 2021 vast te stellen. Besluit Pagina 6

Akkoord, met dien verstande dat: Er een correctie doorgevoerd wordt over de verdeling. De portefeuillehouders krijgen schriftelijk de mogelijkheid om hierop te reageren. Toelichting Dhr Nijbroek: Eerst excuses. Uit ambtelijke hoek kwam er een vraag over de bijdrage, naar aanleiding waarvan er nog een keer goed is gekeken naar de tabel over de verdeling. Hierbij is een fout ontdekt die nu gecorrigeerd is. Volgend jaar willen we de verdeling van de bijdrage verder transparant maken door voor het Regionaal Bureau Leerplicht een aparte tabel te gebruiken. We zullen zuiver rekenen met toerekening van de overhead naar afname van de werkzaamheden. Dhr Jaensch: Deze nieuwe tabel zal worden gedeeld zodat u ook nog de tijd krijgt (2 weken) om hier formeel op de reageren. Dhr van der Zwet: De opmerkingen die net bij de jaarrekening gemaakt zijn over de financiële situatie bij de gemeenten zijn ook hier van toepassing. Dus de tip om in de aanbiedingsbrief de oproepen van de raden wel te benoemen. Dhr Jaensch: In het DB zullen we dit ook bespreken. 05

Rondvraag en sluiting 19 mei is er een radenconferentie, een moment waarbij de raden betrokken worden.

Pagina 7