Beantwoording Technische Vragen PvdA M. Newsome bij RV Wensen en bedenkingen Ontwikkeling muziekeducatie en -programmering (C-hub)

Beantwoording Technische vragen bij de collegebrief over de Bibliotheek en de bijbehorende rapporten van Marc Newsome PvdA Vraag 1: Wanneer realiseert BplusC het vernieuwde meerjarenbeleidsplan, waarover in de collegebrief wordt gesproken? Antwoord: In 2022. Dit leggen we vast in de Uvok 2022. Vraag 2: Hoe kan het dat de jeugdcollectie van BplusC niet voldoet aan de landelijke norm? Was dit niet eerder bekend bij de gemeente en hoe gaat BplusC dit nu verbeteren? Voor wanneer? Antwoord: Het is aan BplusC om zijn collectiebeleid te voeren, met in achtneming van de gangbare landelijke normen die hiervoor gelden. Uit de KPI jaarverantwoording blijkt dat het aandeel jeugdcollectie t.o.v. de gehele collectie toeneemt de afgelopen jaren. Ook blijkt hieruit dat de jeugdcollectie jaarlijks met 10% wordt vervangen door nieuw aanbod. Het was de gemeente niet eerder bekend dat de jeugdcollectie niet voldoet aan de gangbare norm. Elke 4 jaar wordt er een certificeringsaudit gedaan vanuit de CBCT (Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal). In het certificeringsproces wordt ook de omvang van de jeugdcollectie aan de hand van de normen collectie en leesomgeving bekeken. De uitkomsten van het huidige certificeringsproces worden in januari 2022 verwacht. In de Uvok 2022 wordt vastgelegd dat de (jeugd)collectie voldoet aan de gangbare landelijke normen.

Vraag 3: Worden de aanbevelingen uit het rapport 'Verkenning BplusC en LSSGZ' zonder meer onderdeel van het vernieuwde meerjarenbeleidsplan BplusC? Ik heb het dan over deze: 'investeren in de (digitale) collectie, het onderzoeken van het concept van de ‘Bibliotheek op school’, het structureel monitoren van de resultaten van programma’s en het opstellen van een sluitende business case voor cultuureducatie aan volwassenen.' Antwoord: Het investeren in de (digitale) collectie, het structureel monitoren van resultaten en een sluitende business case voor cultuureducatie sluiten aan bij de reeds gemaakte beleidskeuzes. Het college omarmt de aanbevelingen en neemt deze mee in de afspraken met BplusC. Het concept de Bibliotheek op School wordt in 2022 nader onderzocht. Vraag 4: Begrijp ik goed dat de UVOK met BplusC voor 2022 voor één nieuw jaar wordt vastgelegd en dus niet voor meerdere jaren? Antwoord: Ja. BplusC zal eerst een meerjarenbeleidsplan realiseren op basis waarvan BplusC een helder toekomstbeeld uitzet en waarbinnen keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld. Pas daarna kunnen de afspraken in een meerjarige Uvok worden vastgelegd. De meerjaren-UVOK loopt daarin synchroon met het meerjarenbeleidsplan. Vraag 5: Vanaf wanneer werkt de gemeente weer met een meerjaren-UVOK voor BplusC? Antwoord: Uitgangspunt is een meerjaren-Uvok vanaf 2023.

Vraag 6: Kan de verbeterde voortgangsrapportage waarover in de collegebrief wordt gesproken ook telkens aan de gemeenteraad gestuurd worden? Antwoord: Rapportage gaat via de reguliere P&C cyclus.

Vraag 7: Ik begrijp nog niet helemaal waarom een aanvullend haalbaarheidsonderzoek nodig is om te bepalen of de businesscase van de centrumlocaties van de bibliotheek binnen de financiële kaders valt. Ligt dit aan gemeentelijk beleid waarvan mogelijk moet worden afgeweken of wat is er aan de hand? Kan dat toegelicht worden? Antwoord: Het onderzoek dat is uitgevoerd is gericht op de ruimtelijke en economische effecten van een eventuele verplaatsing van de bibliotheek naar een andere locatie in de binnenstad. De financiële gegevens die worden vermeld in het onderzoek zijn gebaseerd op globale inschattingen van het betreffende bureau. In het rapport is ook geen rekening gehouden met de financiële effecten bij de gemeente, bijvoorbeeld door het wegvallen van huurinkomsten. Het is daarom nog niet mogelijk om een goede financiële business case te maken op basis waarvan een besluit kan worden genomen. Daar is een vervolgonderzoek voor nodig. In het vervolgonderzoek kijken we ook naar de exploitatie en de financiële cijfers voor wat betreft de huur van de commerciële aanbieders.

Vraag 8: Wanneer is dat aanvullend haalbaarheidsonderzoek (zie vorige technische vraag) gereed? Antwoord: De inschatting is dat het haalbaarheidsonderzoek circa 3-6 maanden in beslag zal nemen nadat een huisvestingsadviseur is geselecteerd.

Vraag 9 Wat vindt de gemeente van de suggestie om de subsidie te oormerken: subsidie voor inhoud & subsidie voor huisvesting? Waarom is dit wel/niet een goed idee? Antwoord: De gemeente is bezig om de subsidie te oormerken en onderscheid te maken tussen programma, organisatie en huisvesting. Er zijn echter nog discussies met de instellingen over demarcaties van onderhoud en verdeling van kosten. In Q2 van 2022 hoopt de gemeente een voorstel hiervoor te hebben. Een subsidie wordt op instellingsniveau verstrekt, en afspraken over huisvesting vinden op gebouwniveau plaats. De gebouwen in gebruik worden qua huisvestingsbijdrage (subsidie) daarmee ook feitelijk geoormerkt.

Vraag 10: Op welke manier zijn de gesprekken over een hernieuwde / nieuwe invulling van het Volkshuis onderdeel van dit proces? Antwoord: In het Leids Volkshuis realiseert BplusC een deel van de cultuureducatie en participatiefunctie. Het is aan BplusC om invulling te geven hieraan. Bij een mogelijke herhuisvesting van de bibliotheek kunnen de activiteiten die hier plaatsvinden mogelijk meeverhuizen.

Vraag 11: Op welke manier is het Druckerfonds betrokken? En wat wordt het (vervolg)proces voor het Volkshuis? Antwoord: Het Druckerfonds heeft op eigen initiatief externe adviseurs gevraagd een advies te schrijven over de mogelijke toekomstige invulling van het Leids Volkshuis. Dit advies zal mogelijk de komende maand aan de bestuurder worden gepresenteerd.

Vraag 12: Er wordt voorgesteld een extra onderzoek naar de centrumlocatie van de bibliotheek te doen. Dit betekent dat een aantal panden in het centrum mogelijk leeg blijft staan / niet gebruikt worden. Kan het college hierop reflecteren? Eerder gaf het centrummanagement bijvoorbeeld aan dat duidelijkheid over de mogelijk bestemming (of het afzien van de bestemming bibliotheek) veel kan betekenen voor het kernwinkelgebied. Antwoord: Vanuit het bureau dat eerder het haalbaarheidsonderzoek heeft gedaan is in die fase contact opgenomen met een aantal vastgoedeigenaren van de panden die zijn meegenomen in het onderzoek van mogelijke vestigingslocaties. Zolang er geen duidelijkheid is over de beste herhuisvestingslocatie, of dat de bibliotheek alsnog op de huidige locatie gehuisvest zal blijven, is het aan marktpartijen (vastgoedeigenaren) om gaande het aanvullende onderzoek te wachten op uitsluitsel of in gesprek te gaan met partijen die in een andere invulling voorzien. Vastgoedpartijen kunnen er ook voor kiezen om voor een tijdelijke andere invulling te kiezen om de tijdelijke leegstand te overbruggen. Vraag 13: Ik kan me voorstellen dat het college onderzoek doet naar een bepaalde voorkeurslocatie en tegelijkertijd kan ik me voorstellen dat nog voordat het onderzoek is afgerond, er mogelijk een nieuwe bestemming komt voor dat pand, bijvoorbeeld omdat er een retailer in wilt.

Hoe gaat het college hier mee om? Is de planning flexibel, mocht dat nodig zijn? Antwoord: Als een vastgoedeigenaar er gaande het aanvullende onderzoek vroegtijdig voor kiest om bijvoorbeeld een retailer te huisvesten, dan is dit in ieder geval goed voor de uitstraling van het winkelgebied waar dat pand zich in bevindt. Dit vormt een risico als blijkt dat dit de uiteindelijke voorkeurslocatie van een herhuisvesting van de bibliotheek betreft. In dat geval zou het kunnen zijn dat er een nieuwe afweging dient te worden gemaakt voor wat betreft mogelijke herhuisvestingslocaties voor de bibliotheek. Over muziekeducatie en programmering Vraag 14 Het college zegt: Met de X en Hot House wordt gesproken over de muziekprogrammering op de Oude Vest/Hazewindsteeg. Hot House en de X zijn onderhuurders bij BplusC. Onderhuurders kunnen mee verhuizen naar de nieuwe locatie. Móeten zij ook mee verhuizen? Hoe verlopen de gesprekken? Wat is de stand van zaken nu? BplusC en LSSGZ zijn enthousiast over de aanbevelingen van Draaijer en het realiseren van Variant 3. Indien dit wordt gerealiseerd zal huurder BplusC de huur opzeggen voor de panden op het Rapenburg en Middelstegracht. De onderhuurders mogen meeverhuizen met BplusC, graag zelfs, want het versterkt het concept. Bij de onderhuurders is geen financiële draagkracht om het pand aan de Middelstegracht zelfstandig te huren.

Vraag 15: Uit het rapport wordt geconcludeerd: Zowel Hot House en De X als de andere gebruikers van het Muziekhuis dan BplusC, zouden graag het pand aan de Middelstegracht willen blijven gebruiken. Dit heeft nauwelijks invloed op de resultaten van dit onderzoek. Er kan onderzocht worden of er mogelijkheden zijn het Muziekhuis te laten exploiteren door een nieuwe beheersorganisatie. Gaat het college dit onderzoeken? Zo ja, in welke planning? Zo nee, waarom niet?

Antwoord: Het College is niet voornemens dit te onderzoeken. Het College wil juist toe naar efficiëntere huisvesting van de culturele instellingen, in minder gebouwen en minder m2. Het College is van mening dat het pand aan de Middelstegracht beter een andere bestemming kan krijgen omdat het pand in slechte staat is en het pand ook niet goed benut kan worden doordat de nachtopenstelling beperkt is vanwege geluidsoverlast in de buurt. Een nieuwe beheerorganisatie ziet de gemeente niet als een realistisch scenario omdat deze beheerorganisatie dan verantwoordelijk is voor de huur, exploitatie en onderhoud van het gebouw. Daarnaast zal geïnvesteerd moeten worden in het pand op de Middelstegracht om de kwaliteit te verbeteren en het pand te verduurzamen. Het College wil de financiële middelen gebruiken om op 1 locatie nabij de Leidse Schouwburg alle activiteiten te concentreren. De kosten die BplusC op dit moment aan het pand heeft zijn: huur (€ 73.000) + energie & onderhoud volgens onderhoudsplan (€ 55.000) + overig huisvestingskosten (€25.000). Wat betreft personele inzet wordt in het opgestelde beheerplan van het Muziekhuis aan de Middelstegracht uitgegaan van 3 Fte (stel vergelijkbaar met schaal 4 bij gemeente, € 150.000). Dat zou betekenen dat het € 303.000 kost om het Muziekhuis open te houden. Daar tegenover staan opbrengsten (bijv.

deel van de lesgelden, verhuur van zalen en opnameruimtes), de hoogte hiervan is niet per pand bekend, maar het huidige Muziekhuis is niet zonder subsidie te realiseren. Dit subsidiebedrag kan dan niet mee in de business case muziekeducatie van BplusC, waardoor deze business case voor BplusC om te verhuizen verslechterd en de voorgenomen verhuizing dan waarschijnlijk niet mogelijk blijkt.

Vraag 16: Er wordt gezegd dat de verkoopopbrengst Muziekhuis op Middelstegracht en Muziekschool op Rapenburg als afwijking van het beleidskader vastgoed ingezet worden voor een structurele kapitaallast om dit project mee te financieren. Ter check: Klopt het dus dat de verkoopopbrengsten van Muziekhuis en Rapenburg in dit voorstel van het college niet naar de algemene middelen gaan, maar naar programma cultuur? Antwoord: In het raadsbesluit RB05.0129 van 20 december 2005 is vastgesteld dat het te verwachten resultaat uit verkopen ingezet kan worden voor onrendabele ruimtelijke investeringen. Conform dit besluit worden de opbrengsten uit verkoop van gemeentelijk vastgoed -na aftrek van kosten die de verkoop met zich mee brengt alsook eventuele boekwaarden die nog op de panden rusten- gestort in de reserve Grondexploitaties (voorheen Vereveningsreserve Grondexploitaties). Het College overweegt om hiervan af te wijken en de netto verkoopopbrengst van het Muziekhuis en het Rapenburg te gebruiken voor dekking van de benodigde investering in het pand aan de Hazewindsteeg 4.

Vraag 17: Waarom heeft het college er niet voor gekozen om de oefencabines en evt. X en Hot House een plek te geven in Nieuwplaatz? Ik lees dat het verband houd met de onderwijsfunctie die nu ook in Nieuwplaatz zit. Die onderwijsfunctie is eindig, toch? Antwoord: In juni van dit jaar heeft het college bepaald dat Sumatrastraat 201 voorlopig zijn dubbelfunctie voor onderwijs en broedplaats/Nieuwplaatz behoudt. Daarbij heeft het aangegeven dat als het gebruik van de oefenruimtes het onderwijs in het pand niet verstoort, deze daar gerealiseerd zouden kunnen worden. BplusC neemt de oefencabines graag mee naar de Hazewindsteeg omdat daar meer muziekfuncties- en activiteiten gecombineerd kunnen worden.

Vraag 18: Wat gaat de gemeente/BplusC doen om betere afspiegeling c.q. zichtbare samenhang van de behaalde resultaten binnen de prestatie indicatoren (Key Performance Indicator (KPI)), de begrootte kosten en de Jaarrekening te realiseren? Antwoord: De financiële rapportages worden gerelateerd aan het meerjarenbeleidsplan en begroting. Op onderdelen is inzichtelijk welke kosten en inkomsten hieraan verbonden zijn. Ook vormen de onderdelen van het meerjarenbeleidsplan het uitgangspunt om de kritieke prestatieindicatoren (KPI’s) te bepalen. Daarbij zijn zowel output (kwantiteit) als outcome (kwaliteit) van belang. Vraag 19: Een rapport adviseert: Wij adviseren om in de nieuwe situatie het huurdersonderhoud bij de gemeente neer te leggen en BplusC daarvoor een bijdrage aan de gemeente te laten betalen. Het voordeel hiervan is dat de gemeente zelf invloed heeft op de uitvoering van het onderhoud en zodoende de kwaliteit en vastgoedwaarde van het pand ook voor langere tijd geborgd is. Dit vraagt een aanpassing van het beleid, met ook consequenties voor de benodigde beheercapaciteit van de gemeente als gevolg. Gaat de gemeente dit ook doen? Waarom wel / niet? Antwoord: De gemeente is hiervoor een ander onderzoek gestart. Er zijn meerdere knelpunten in de huisvesting van de culturele instellingen en die worden onderzocht.

De gemeente wacht eerst op dit onderzoek voordat deze mogelijkheid wordt besproken met BplusC. Overigens heeft de gemeente met de Stadsgehoorzaal en Leidse Schouwburg al een serviceovereenkomst gesloten zodat het onderhoud aan de installaties beter is geborgd dan in het verleden.