Beantwoording aanvullende vragen PS participatie onderzoek d.d. 8 november 2021

Aanvullende vragen n.a.v. het WOB-verzoek over de totstandkoming van het rapport “Participatie in Leiden ontleed” Op 9 november bespreekt de gemeenteraad het raadsvoorstel naar aanleiding van het onderzoeksrapport “Participatie in Leiden ontleed” dat op verzoek van de gemeenteraad door Platform31 is opgesteld. Over het rapport is veel te doen geweest. Zowel binnen als buiten de gemeenteraad heeft discussie plaatsgevonden over de mate waarin het rapport voldoende onafhankelijk was1 en of de methodologische kwaliteit op orde is. Daarbij is onder andere aan de kaak gesteld dat het concept-rapport – dat een vele kritischer toon had– op verzoek van de gemeente en zonder wederhoor van anderen volledig is herschreven;2 een stelling die door het college op beantwoording van eerdere technische vragen nadrukkelijk is betwist.3 Om duidelijkheid te verkrijgen is in juni door een aantal betrokkenen een WOB-verzoek ingediend, wat er toe heeft geleid dat op 14 september honderden documenten en mails openbaar zijn gemaakt inzake de totstandkoming van het participatierapport. Partij Sleutelstad heeft inmiddels de documenten en correspondentie die in het kader van het WOB-verzoek openbaar zijn gemaakt kunnen bestuderen en dat roept bij ons een groot aantal vragen op.

Wij krijgen door de WOB-stukken namelijk sterk het beeld dat de gemeente inderdaad de leidende partij lijkt te zijn geweest in het onderzoek en dat vanuit de gemeente actief is gestuurd op bepaalde conclusies. In het bijzonder zijn wij geschrokken over hoe ambtenaren in mailwisselingen spreken over hoe de concept-versie van het rapport, dat een veel kritischere en negatievere toon over de gemeente had, is geprullemandeerd (helaas geen parafrase). Het staat ons bovendien zeer tegen dat de WOB-stukken, ondanks dat de wet dit wel voorschreef en dit nadrukkelijk door ons vanuit de commissie is verzocht,4 pas na da inhoudelijke behandeling van het rapport in de commissie Leefbaarheid & Bereikbaarheid openbaar is gemaakt. Wij verzoeken het college daarom om deze aanvullende vragen voor de behandeling van het raadsvoorstel met de aanbevelingen uit het participatierapport te beantwoorden:

1

Leidsch Dagblad d.d. 25 augustus 2021: ’Rapport over participatie en inspraak in Leiden rammelt flink’. https://www.leidschdagblad.nl/cnt/dmf20210825_33865409?utm_source=google&utm_medium=organic 2 Notitie “Participatie, hoe het (niet) moet” t.b.v. de commissievergadering van 09-09-21. https://leiden.notubiz.nl/document/10463792/4/P%2001a_%20Notitie%20Participatie%20hoe%20het%20(niet )%20moet 3 Technische vragen d.d. 5 juli 2021, Beantwoording vraag 1. https://leiden.notubiz.nl/document/10420825/2/Beantwoording%20technische%20vragen%20PS%20over%20 participatie-onderzoek%20m_b_t_%20casus%20Verdamstraat%20dd%203%20augustus%202021 4 Technische vragen d.d. 30 augustus 2021, Beantwoording vraag 3. https://leiden.notubiz.nl/document/10477767/5/Aanvulling%20beantwoording%20technische%20vragen%20P S%20Onderzoek%20Participatie%20in%20Leiden%20ontleed%202e%20set%20d_d_%2030%20augustus%2020 21_aangevuld

Algemeen 1. Is het college bereid om voorafgaande aan de raadsvergadering een feitenrelaas over de totstandkoming van het onderzoek op te stellen? In bijlage 1 kunt u een chronologische uiteenzetting vinden van de totstandkoming van het onderzoek. Het college wil direct deze vraag aangrijpen om te duiden dat in het proces van de totstandkoming van dit onderzoek niet door het college noch door de portefeuillehouder noch door de ambtelijke begeleiding noch door de klankbordgroep van de raad invloed is uitgeoefend op de uitkomsten of conclusies van het onderzoek. Suggesties of uitspraken die de vragensteller hierover doet, zijn voor diens rekening; het college neemt hier nadrukkelijk afstand van. Voor het feitenrelaas hebben wij de sleutelmomenten op een rij gezet waarbij in informerende of besluitvormende zin betrokkenheid is geweest van het directieteam of het college. De beantwoording van uw overige vragen vormen een aanvulling op dit overzicht.

2. Wij begrijpen dat verschillende gremia vanuit de gemeente betrokken waren bij de begeleiding van c.q. afstemming met de onderzoekers (MT, directeurenoverleg, ambtelijke begeleidingscommissie, etc.). Graag een toelichting welke gremia betrokken waren en wat hun rol was. De veronderstelling in deze vraag is onjuist. De begeleiding en afstemming heeft plaatsgevonden door de ambtelijke begeleidingscommissie. Wel is het onderzoek aan de start geagendeerd in het Directieteam (DT) en het college, met als belangrijk doel toelichting te geven op de gekozen aanpak en op de onderzoeksvragen. Na oplevering van het definitieve rapport is het besproken met het DT, met het oog op leren van de inzichten van het onderzoek. Wat het college betreft was het doel eveneens om toelichting te krijgen op de conclusies en vervolgens de eigen reactie te formuleren voor de raad, zodat daarover het gesprek en debat met uw raad plaats kon vinden. Zie hiervoor bijlage 1. 3. Wat was de rol van het college bij de begeleiding van het onderzoek? Het college was op verzoek van de raad formeel opdrachtgever van het onderzoek. Uiteraard is vervolgens een ambtelijke opdracht gegeven om uitvoering te geven aan het onderzoek. Het college is gedurende het onderzoek geïnformeerd over het proces. Zie hiervoor bijlage 1.

Als onderdeel van de bestuurlijke besluitvorming heeft het college de rapportage voor verzending naar de raad ter besluitvorming formeel vastgesteld. Over het concept-rapport In de loop van mei is het concept-rapport door Platform31 aangeleverd bij de gemeente. Daar wordt vanuit de zijde van de gemeente kritisch en met teleurstelling kennis van genomen. In één van de mails valt te lezen: “Alleen wij kennen het [concept-]rapport en ik zou het nog klein willen houden, dus het werkoverleg heeft nog niet zoveel zin.”5 4. Kan het college deze opmerking nader duiden? Waarom werd het belangrijk gevonden om de verspreiding van het concept-rapport klein te houden? Platform31 kwam op de afgesproken datum van oplevering met een stuk met flink wat interne aantekeningen, kritische vragen en opmerkingen van de opstellers zelf die ertoe moesten leiden dat het stuk aan kwaliteit zou winnen en in een later stadium het rapport zou 5

Bijlage A

opleveren waartoe de raad had verzocht en het college opdracht heeft gegeven. Het bureau gaf zelf aan dat zij het dus niet waar kon maken om de onderzoeksrapportage volgens de gemaakte afspraken en met voldoende kwaliteit te leveren. Het bureau heeft daarom het onderzoeksteam verzwaard en verstevigd. Wel werd verzocht om feedback van de opdrachtgever. Het stuk, dat volgens het eigen oordeel van het onderzoeksbureau duidelijk nog niet af was en niet voldeed, is vervolgens met deze grote kanttekening gedeeld met de ambtelijke begeleidingsgroep (die feedback hebben gegeven). De portefeuillehouder is op de hoogte gehouden van het feedbackproces en heeft via de ambtelijke begeleidingsgroep het onvoldragen stuk ter kennisname gekregen met de mededeling dat er interne – fundamentele – kritiek in stond en kritische feedback vanuit de ambtelijke begeleiding zou volgen. Bij de aflevering van de feedback is door het bureau te kennen gegeven dat ze dit stuk eigenlijk wilden intrekken, zodat kon worden gewerkt aan een stuk die aan de eigen standaarden van het bureau voldeed. Die tijd en ruimte is gegeven. Het stuk heeft daardoor nooit een status gehad, kon niet worden gedeeld met anderen en is dus ook nooit in het college besproken. 5. Aanvankelijk zou het concept-rapport voorgelegd worden aan de door de gemeenteraad ingestelde klankbordgroep. Dat is niet gebeurd.

Had dit te maken met dat het concept door de gemeente als ondermaats werd beschouwd? Nee, zoals toegelicht in antwoord op vraag 4 heeft het onderzoeksbureau geoordeeld dat het concept onvoltooid en onvoldragen was en gemeend dit stuk terug te moeten nemen. De ambtelijke begeleidingsgroep heeft geen reden gehad om aan dit oordeel te twijfelen. Voor het college geldt dat wij geen ongeautoriseerd stuk konden en wilden delen dat teruggenomen is door de opsteller zelf. Op 18 mei 2021 geeft de gemeente haar reactie op het concept-rapport: “We zijn geschrokken van de redeneerlijn en onderbouwing. Zowel methodisch, als analytisch, als redactioneel is het concept-rapport onder de maat. En niet conform wat is beloofd in de offerte.”6 Het concept-rapport was kennelijk zeer kritisch c.q. negatief over de rol van de gemeente bij de geëvalueerde participatietrajecten, zo wordt in de reactie op het rapport geschreven dat: “Toonzetting is buitengewoon negatief, suggestief en doorspekt van een vijandbeeld t.a.v. de Gemeente.”7 Er volgt een reeks kritiekpunten, opmerkingen en aanbevelingen.8 Er wordt in correspondentie tussen gemeente en Bureau31 aangegeven dat er veel op het spel staat.9 6.

Hoe moet de opmerking dat er veel op het spel staat geduid worden? Een conclusie verbinden aan een onderzoek dat niet de kwaliteit heeft die je mag verwachten, kan schade toebrengen aan zowel de reputatie van het onderzoeksbureau als de relaties van de gemeente met inwoners en andere samenwerkingspartners in de stad. 7. Aangezien wij het concept-rapport niet kennen is niet te beoordelen of het waar is dat de gemeente in het concept-rapport werd gedemoniseerd of dat dit passende

6

Bijlage B Bijlage B 8 Bijlage B 7

9

kritiek was. Kan nader toegelicht worden waar de kwalificatie dat dat het concept “doorspekt [is] van een vijandbeeld t.a.v. de Gemeente” op berust? De term ‘demonisering’ is niet gebruikt. De ambtelijke begeleidingsgroep en het onderzoeksbureau hebben met elkaar gewisseld dat in de besproken conceptversie diverse onderdelen, perspectieven en analyses naar beider inzicht ontbraken. Het betreft hier dan ook individuele en persoonlijke opvattingen. Zoals beantwoord bij vraag 4 heeft deze versie van het stuk het college niet bereikt. In de diverse cases zijn uitspraken gedaan die een negatief beeld schetsen ten aanzien van de gemeente. Dat is ieders goed recht. Deze kunt u teruglezen in de casusbeschrijvingen en gesprekssamenvattingen die zijn gemaakt en zijn toegevoegd aan het onderzoek dat u is toegezonden en aan u is toegelicht door Platform31. 8. Waarom is de klankbordgroep niet geïnformeerd over de volgens de ambtenaren erbarmelijke staat van het rapport? Is het college hier wel over geïnformeerd? Zie het antwoord op vraag 5. Daaraan kan nog toegevoegd worden dat aan de klankbordgroep wel degelijk te kennen is gegeven dat het rapport niet goed genoeg was. Ook de portefeuillehouder is hiervan op de hoogte gesteld. Het college is niet tussentijds geïnformeerd over de inhoud van (concepten van) het rapport..

Naar aanleiding van de reactie van de gemeente is het rapport herschreven. Er worden twee personen toegevoegd aan het onderzoeksteam, waaronder een politieke ambtsdrager (Statenlid) waarmee gevoel voor politieke kwesties waar veel op het spel staat geborgd moest zijn.10 Op 1 juni rapporteert een ambtenaar dat hij een “’hier gaat het ons om’gesprek” heeft gehad met de nieuwe onderzoekers en dat het oude rapport en de gehanteerde methode naar de prullenmand zijn verwezen.11 Bij de herziene casusbeschrijvingen wordt de gemeente nauw betrokken: “Daarom heb ik afgesproken dat wij die casusbeschrijvingen binnen een week ontvangen. En hier heb ik jullie nodig. Meelezen, en kijken of er iets belangrijks ontbreekt, of dat navragen bij de bestuursadviseurs wellicht.” Aangevuld wordt dat mogelijk uitgekomen gaat worden op “hoe om te gaan met participatie stress” (wanneer is het genoeg, kan het ooit goed? Wat is daarvoor nodig bij alle partijen?)”. Er wordt toegevoegd: “Let’s keep our fingers crossed!!”12 Met anderen dan de gemeente vindt geen wederhoor plaats;13 dat geldt ook voor de vanuit de raad ingestelde klankbordgroep. Hoewel dit wel de bedoeling was, wordt de conceptversie nooit voorgelegd aan de klankbordgroep en is de definitieve versie niet tijdig klaar om voorgelegd te worden aan de klankbordgroep.

In het definitieve rapport worden uiteindelijk veel van de door de gemeente aangereikte conclusies opgenomen, waaronder de participatiestress. 9. Waarom was het nodig dat iemand die gevoel heeft voor politieke kwesties – een politieke ambtsdrager – waarbij veel op het spel staat toegevoegd werd aan het onderzoeksteam? 10

Bijlage C Bijlage D 12 Bijlage D 13 Technische vragen d.d. 5 juli 2021, Beantwoording vraag 2. https://leiden.notubiz.nl/document/10420825/2/Beantwoording%20technische%20vragen%20PS%20over%20 participatie-onderzoek%20m_b_t_%20casus%20Verdamstraat%20dd%203%20augustus%202021 11

Dit is een overweging van Platform31. Hier is de gemeente op geen manier bij betrokken geweest. 10. Vindt het college het gepast dat de gemeente als enige zo nauw betrokken was bij de casus-beschrijvingen, terwijl met anderen geen wederhoor is gehouden? Het college bestrijdt de suggestie dat (alleen) de gemeente betrokken zou zijn geweest bij de casus-beschrijvingen en uw uitspraak dat in het definitieve rapport conclusies zouden zijn opgenomen die door de gemeente zouden zijn aangereikt. Dit is onjuist. Het onderzoeksbureau heeft om de vier cases te onderzoeken in alle gevallen uitgebreid gesproken met betrokkenen, zowel van de zijde van de gemeente als inwoners. Zo is in het geval van het Evenementenbeleid op verzoek van bewoners het aantal gesprekspartners uitgebreid, zodat vertegenwoordigers van nagenoeg alle wijkverenigingen uit de binnenstad deel konden nemen aan het onderzoek. Wederhoor op feitelijkheden is inderdaad de bedoeling geweest en valt onder verantwoordelijkheid van Platform31. Zij heeft aangegeven dat ze hier uiteindelijk niet volledig aan is toegekomen door de tijdsdruk die ontstond om tijdig een kwalitatief rapport op te leveren. Het was beter geweest als dit wel was gebeurd. In de laatste bijlage (p.

60) van het Participatieonderzoek ziet u wie er voor de verschillende cases zijn gesproken vanuit een brede en diverse betrokkenheid en vertegenwoordiging van belangen. In de bijlagen daaraan voorafgaand (p. 29-59) vindt u de beschrijvingen van de diverse cases, met daarin alle betrokken partijen aan het woord. Voorts werd vastgesteld dat het beperkte aantal interviews door platform31 ertoe leidde dat het perspectief vanuit het bestuur op de cases grotendeels ontbrak. Platform31 verzocht de gemeente daarom hun casusbeschrijvingen waar nodig aan te vullen met die informatie. Er was geen tijd voor extra interviews, daarom is gekozen voor de vorm om per casus een betrokken meelezer te vragen om reactie: ‘Meelezen, en kijken of er iets belangrijks ontbreekt, of dat navragen bij de bestuursadviseurs wellicht.” 11. Waarom is de conceptrapportage niet voorgelegd aan de klankbordgroep? Zie het antwoord op vraag 4, 5, 8 en 10. Op initiatief van het onderzoeksbureau is de conceptrapportage voortijdig ingetrokken. 12. Klopt het dat de in het rapport opgenomen aanbeveling over participatiestress door de gemeente is aangereikt? Nee, geenszins. De observatie dat er veel participatie in Leiden plaatsvindt is al in het beginstadium besproken tussen Platform31 en de ambtelijke begeleidingscommissie.

Als onderdeel van de onderzoeksvragen is het aan Platform31 geweest daar een oordeel over te geven en te adviseren. Dat heeft vervolgens de woorden gekregen zoals ze in het rapport staan. 13. Vindt het college dat bij de totstandkoming van het rapport in overeenkomst is gehandeld met goed opdrachtgeverschap, integriteit en onafhankelijkheid? Ja. Als opdrachtgever heeft het college afstand gehouden tot opdrachtnemer Platform31 van het onderzoek en ook ruimte gegeven aan opdrachtnemer om een conceptrapportage terug te nemen om vervolgens te investeren in een nader gesprek over de door de raad meegegeven onderzoeksvragen zodat er een rapport kon komen dat voldeed aan de eigen

standaarden van het onderzoeksbureau en antwoord gaf op de vragen van de raad. Daarnaast heeft de klankbordgroep uit uw raad toegezien op een ordentelijk proces. Over de behandeling van het rapport in de raad wordt intern het volgende gewisseld: “Zou het liever voor de zomer doen. Dan is het ook maar geweest. Weinig zin in dat het weer een eigen leven gaat leiden in en na de zomer.”14 14. Wat wordt met deze opmerking bedoeld? De oorspronkelijke planning was dat het rapport, mede op verzoek van de raad, al voor de zomer zijn eerste behandeling(en) zou hebben gehad. Door de vertraging die is opgelopen kwam die wens onder druk te staan. De overtuiging was ook dat een behandeling in 1 vergaderronde achter elkaar zou bijdragen aan het goede gesprek en een goede inhoudelijke behandeling in de raad. Afhandelen van het WOB verzoek: Op 29 juni 2021 is door een betrokkene bij de casus Verdamstraat een WOB verzoek ingediend; ook vanuit de raadscommissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid is verzocht om deze stukken met de commissie te delen. De Wet Openbaarheid Bestuur verplicht gemeentes om een WOB-verzoek binnen vier weken af te handelen, met de mogelijkheid om deze termijn vier weken te verlengen in bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld indien een WOB-verzoek door de omvang extra tijd vergt).

De eigenlijke deadline lag daarmee op 24 augustus 2021, ruim voor de behandeling van het rapport in de commissie LB op 9 september. De gemeente heeft echter op eigen initiatief, zonder instemming met de indiener en daarmee in strijd met de wet de start van de WOB-termijn opgeschort naar 19 juli. Zo is ook namens de gemeentesecretaris op 25 augustus vastgesteld bij behandeling van de klacht van de WOB-indiener hieromtrent. Door het illegitiem opschorten van de WOB-termijn viel de deadline pas na de commissievergadering waarvoor de inhoudelijke bespreking van het participatierapport geagendeerd stond. De gemeente heeft daarmee niet alleen de WOB-wet overtreden, maar op deze wijze is ook de democratische controle door de gemeenteraad omzeild: de door de commissie verzochte stukken zijn hierdoor namelijk pas op 14 september – vijf dagen na de inhoudelijke bespreking van het participatie-onderzoek in de commissie – met de raad gedeeld. De commissie is bij beantwoording van een technische vraag15 bovendien feitelijk onjuist geïnformeerd over de gang van zaken rond het WOB-verzoek. 15. Erkent het college dat in strijd met de Wet Openbaarheid van Bestuur de indieningsdatum en daarmee de vigerende termijnen zijn opgeschort? Helaas is gebleken dat de doorlooptijd de vigerende termijnen heeft overschreden. Het college onderstreept hierbij ook dat daar geen sprake was van opzet.

De precieze juridische regels waren onbekend bij de behandelend ambtenaar. Om die juridische regels beter bij iedere ambtenaar tussen de oren te krijgen wordt actie ondernomen. 14

Bijlage E Technische vragen d.d. 30 augustus 2021, Beantwoording vraag 3. https://leiden.notubiz.nl/document/10477767/5/Aanvulling%20beantwoording%20technische%20vragen%20P S%20Onderzoek%20Participatie%20in%20Leiden%20ontleed%202e%20set%20d_d_%2030%20augustus%2020 21_aangevuld 15

16. Was het college op de hoogte dat ambtenaren zonder instemming van de indiener de behandelingstermijn van het WOB-verzoek heeft opgeschort? Nee, dat is later naar voren gekomen. Zie verder ook het antwoord op vraag 15. Op 9 september heeft het college de commissie bericht16 dat de stukken niet gedeeld konden worden omdat de WOB-termijn pas op 14 september zou eindigen, daarbij wordt bovendien gesteld dat de indieningsdatum 19 juli was. Op dat moment was namens de gemeentesecretaris echter al vastgesteld dat de indieningsdatum niet 19 juli, maar 29 juni was. 17. Waarom heeft het college in het antwoord op de technische vraag wederom aangegeven dat de indieningsdatum 19 juli was en niet de juiste datum (29 juni)? De suggestie is onjuist dat de stukken die onder het wob-verzoek vielen niet zijn gedeeld omdat de uiterste termijn na de commissiedatum lag. Zoals reeds beantwoord op uw eerdere vraag was het dossier op dat moment simpelweg nog niet klaar, omdat de omvang van het wob-verzoek fors was en voor een groot deel in vakantietijd samengesteld moest worden. Met alle inzet is geprobeerd het dossier wel rond te krijgen vóór de commissiedatum. Dat was ieders wens, maar dat is niet gelukt. De ingangsdatum van de termijnen is onderdeel geworden van een klachtenprocedure ingediend door de indiener van het wob-verzoek tegen de behandelend ambtenaar.

Voor en tijdens de behandeling van die klacht is nog uitgegaan van de ingangsdatum van 19 juli. Bij afronding van de klacht op 3 september is gebleken dat deze wel gegrond was en dat dus formeel moest worden uitgegaan van de ingangsdatum van 29 juni. De implicatie hiervan was dat er dus niet meer voldaan kon worden aan de wettelijke termijnen. Het college wordt niet op de hoogte gehouden van klachtenprocedures. De informatie over de nieuwe ingangsdatum had het college dan ook nog niet bereikt. Met terugwerkende kracht had het beter geweest als de nieuwe ingangsdatum in het antwoord was verwerkt, ofschoon dat feitelijk en inhoudelijk geen verschil had gemaakt; zoals hierboven en ook destijds al in het antwoord op de eerdere technische vraag is aangegeven betrof het een omvangrijk verzoek dat ondanks veler inspanningen nog niet had kunnen worden afgerond. Uiteindelijk is het WOB-dossier op 14 september openbaar gemaakt met de indiener en op 16 september gedeeld met de raad. Vervolgens heeft op 14 oktober de commissiebehandeling plaatsgevonden van het bijbehorende raadsvoorstel bij het participatieonderzoek. 18. Waarom heeft het college de commissie niet van de juiste gang van zaken geïnformeerd, namelijk dat (al dan niet door een omissie) van verkeerde termijnen uit is gegaan? Zie het antwoord op vraag 17. 19.

Waarom is er niet voor gekozen om de commissie voorafgaande aan het debat, eventueel vertrouwelijk, inzage te geven in de door de commissie opgevraagde stukken? 16

Technische vragen d.d. 30 augustus 2021, Beantwoording vraag 3. https://leiden.notubiz.nl/document/10477767/5/Aanvulling%20beantwoording%20technische%20vragen%20P S%20Onderzoek%20Participatie%20in%20Leiden%20ontleed%202e%20set%20d_d_%2030%20augustus%2020 21_aangevuld

Zie onder meer het antwoord op vraag 17. Het college heeft voorts hierin dezelfde argumentatie aangehouden als in de reactie op de indiener van het WOB-verzoek om de concept-rapportage niet openbaar te maken. Op 16 september zijn de wob-stukken doorgestuurd naar de griffie. De Wob bepaalt dat documenten die onderwerp zijn van een Wob-verzoek feitelijk aanwezig dienen te zijn bij het bestuursorgaan. De afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in haar uitspraak van 5 juni 2013 (ECLI:NL:RVS:2013:CA2102) geoordeeld dat een bestuursorgaan, naar aanleiding van een Wob-verzoek, geen documenten hoeft te vervaardigen/op te stellen/samen te stellen om specifieke informatie toegankelijk te maken. Deze wettelijke regeling projecterend op uw Wob-verzoek is geconstateerd dat interviewverslagen van Platform 31 en interne werkdocumenten (verzoek punt 2) niet ressorteren onder ons college en derhalve niet (kunnen) worden verstrekt. Dit is mede het geval bij het gedeelte van uw Wob-verzoek, zoals vermeld onder punt 3; wisseling van het interne projectleiderschap van het onderzoek bij Platform 31; deze documenten zijn niet bij ons college feitelijk aanwezig en kunnen derhalve op grond van de Wob niet worden verstrekt.

Op grond van artikel 11, eerste en tweede lid, van de Wob wordt uit documenten, opgesteld ten bate van intern beraad, geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Ook kunnen deze persoonlijke beleidsopvattingen worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. De gedachtegang van de wetgever is dat ambtenaren, en alle andere betrokkenen bij intern beraad vertrouwelijk hun opvattingen moeten kunnen delen en uiten zonder dat zij later met deze opvattingen (kunnen) worden geconfronteerd. In de verstrekte documenten zijn weliswaar zodanige documenten aangetroffen maar is desondanks zoveel mogelijk tot openbaarmaking overgegaan om optimaal tegemoet te komen aan openbaarmaking in het kader van de beantwoording van uw Wob-verzoek. Hierop is één uitzondering gemaakt. Het betreft een conceptversie van het onderzoeksrapport Participatie in Leiden ontleed. Ingevolge artikel 1, aanhef en onderdeel c, van de Wob wordt onder ‘intern beraad” verstaan: “het beraad over een bestuurlijke aangelegenheid binnen een bestuursorgaan, dan wel binnen een kring van bestuursorganen in het kader van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een bestuurlijke aangelegenheid” Hieronder wordt onder meer verstaan: nota’s van ambtenaren en concepten van stukken.

Met betrekking tot concepten van stukken is ons college niet verplicht om inzichtelijk te maken hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Bovendien betreft het hier een stuk dat weliswaar door Platform31 met de gemeente is gedeeld, maar duidelijk daarbij aangevend dat het stuk onvoldragen en nog ongeautoriseerd was. Op grond hiervan wordt de conceptversie van het rapport “Participatie-onderzoek “Participatie in Leiden ontleed” niet openbaar gemaakt en wordt het verzoek van de indiern op dit aspect (deelaspect 2: verzoek om de eerste concepteindrapportage openbaar te maken) geweigerd. In dit kader wordt overigens opgemerkt, zoals reeds vermeld in dit besluit, dat de definitieve versie van dit onderzoek reeds openbaar is gemaakt en door iedereen kan worden geraadpleegd.

20. Erkent het college dat door het vertraagd delen van deze stukken de democratische controle door de raad is aangetast? Nee. Deze technische vragen zijn daar ook een bewijs van. Het college wijst er bovendien op dat de stukken in het kader van het WOB-verzoek op 14 september zijn openbaar gemaakt aan de indiener en op 16 september naar de griffie zijn verstuurd en daarmee ruim voor de commissiebehandeling van het raadsvoorstel over het participatieonderzoek op 14 oktober. Het college neemt dan ook afstand van de suggesties die in deze vraag worden gewekt. 21. Welke maatregelen worden genomen om te voorkomen dat dit in de toekomst opnieuw gebeurd? Zie het antwoord op vraag 15. Door de gemeente is een groot aantal stukken en documenten openbaar gemaakt in het kader van het WOB-verzoek. Het belangrijkste stuk in casu – het concept-rapport zelf – valt

hier echter niet onder. De fractie van Partij Sleutelstad vindt het van groot belang dat dit stuk alsnog openbaar wordt. 22. Is het college bereid om het concept-rapport alsnog openbaar te maken? Zo nee, is het college dan bereid om vertrouwelijk inzage te geven in het concept-rapport zodat de raad een en ander geverifieerd kan worden? Nee. Zoals in antwoorden op eerdere vragen ook te lezen is: het stuk is teruggenomen door het bureau, onvoltooid en ongeautoriseerd gebleven, daardoor nooit door het college (de opdrachtgever) gezien en daardoor ook niet te delen met de gemeenteraad.

Bijlage 1 vraag 1 aanvullende technische vragen 17 september 2020: Motie ‘Participatie onafhankelijk belicht’ (M.20.0066) aangenomen door de gemeenteraad 3 december 2020:

Collegebesluit over onderzoeksopzet ‘participatie onafhankelijk belicht’

15 december 2020:

Raadsvoorstel ‘Onderzoeksopzet participatie n.a.v. motie ‘participatie onafhankelijk belicht’ (RV. 20.0140) vastgesteld door de gemeenteraad

26 januari 2021:

Portefeuillehouder praat het college bij tijdens de ‘actualiteit’17 van de collegevergadering bij over de stand van zaken van de voorbereidingen voor het onderzoek en over de casesselectie

26 januari 2021:

Bijeenkomst klankbordgroep over o.a. stand van zaken van de voorbereidingen voor het onderzoek en doel/ rol klankbord en over de casesselectie

2 maart 2021:

Portefeuillehouder praat het college bij tijdens de ‘actualiteit’ van het college over de selectie van Platform31 als onderzoeksbureau en daarmee de start van het onderzoek.

16 maart 2021:

Bijeenkomst klankbordgroep met o.a. kennismaking met de onderzoekers en hun presentatie over de aanpak van het onderzoek.

22 maart 2021:

Presentatie onderzoeksbureau aan directieteam over aanpak onderzoek en bespreking over beschikbaar stellen van betrokken ambtenaren bij geselecteerde cases

20 april 2021:

College is door de ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer bijgepraat over de procesmatige voortgang van het onderzoek, daarnaast presentatie bureau over de aanpak van het onderzoek

26 mei 2021:

Bijeenkomst klankbordgroep over o.a. vertraging onderzoek en bespreking: presentatie en verwerking van het rapport,

‘Het college spreekt met één mond’, dat is de kern van het collegiaal bestuur zoals dat in de gemeentewet is vastgelegd. De portefeuillehouder is als bestuurlijk opdrachtgever het aanspreekpunt voor andere wethouders op zijn/ haar dossiers en daarom informeren collegeleden elkaar over relevante ontwikkelingen in de eigen portefeuille. Bestuurlijk relevante zaken worden in het college gedeeld. Dat kan tijdens "de actualiteit", de vertrouwelijke rondvraag van de collegevergadering . 17

1 juni 2021:

Portefeuillehouder praat het college bij tijdens de ‘actualiteit’ van de collegevergadering over de procesmatige voortgang van het onderzoek en het voorbereiden van een collegereactie op aanbevelingen.

21 juni 2021:

Bespreken resultaten onderzoek in Directieteam

29 juni 2021:

Besluit college over onderzoek en bestuurlijke reactie college op aanbevelingen