B 17. Onderzoek nieuw samenwerkingsmodel voor regionale bedrijfsvoering en proces van besluitvorming B&W d.d.230321

Burgemeester en Wethouders

Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden

Gemeente Leiden Bezoekadres Stadskantoor

Aan de leden van de gemeenteraad

Bargelaan 190 Postadres Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon 14071 E-Mail Website www.leiden.nl/gemeente

23 maart 2021 Ons kenmerk Z/21/3235552 Onderwerp Onderzoek samenwerkingsmodel regionale bedrijfsvoering Datum

D. Guldemond Doorkiesnummer 14071 Contactpersoon

Geachte leden van de Raad,

Graag houden wij u op de hoogte over de voortgang van het gesprek en het onderzoek naar een nieuw samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio. In alle gemeenteraden is in het afgelopen najaar gesproken over deze ontwikkeling van Servicepunt71. Na deze gesprekken heeft het bestuur van Servicepunt71 op 14 december de opdrachtomschrijving voor het onderzoek naar een nieuw samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering van de Leidse regio vast gesteld. Het onderzoek is inmiddels in volle gang. In deze brief informeren we u over de ontwikkelingen binnen het onderzoek en het bijbehorende proces van besluitvorming. De volgende onderwerpen komen aan bod: 1. Onderzoeksopdracht 2. Stand van zaken onderzoek 3. Besluitvormingstraject 1.

Onderzoeksopdracht

Zoals reeds beschreven in de eerder door u ontvangen notitie, hebben de deelnemers van Servicepunt71 de intentie uitgesproken om de samenwerking verder te versterken. Om de samenwerking blijvend succesvol te laten zijn, dient een aantal knelpunten in de huidige samenwerking te worden opgelost. De voornaamste knelpunten op dit moment zijn de complexe sturing op Servicepunt71 en de afstand tussen bedrijfsvoering en primaire proces. De deelnemers verwachten dit te bereiken door de bedrijfsvoering onder te brengen bij de gemeente Leiden. Daarom wordt nader onderzoek verricht. Doel van het onderzoek is om helder te krijgen of de beoogde koers de samenwerking in de bedrijfsvoering versterkt. Brengt de beoogde koers verlichting in de knelpunten van de regionale bedrijfsvoering, en komen met deze koers de doelen omtrent slagvaardigheid in de sturing en kwaliteit in de aansluiting tussen gemeentelijke processen en bedrijfsvoeringsprocessen dichterbij? Het onderzoek richt zich op zowel het beoogde eindmodel als het beoogde tussenmodel:

Datum

23 maart 2021

Kenmerk

Z/21/3235552

Pagina

Gemeente Leiden

2/4

-

-

Als het beoogde toekomstperspectief is benoemd dat de gemeente Leiden de bedrijfsvoering voor de andere gemeenten uitvoert. In dit onderzoek heet dit ‘het eindmodel’ waarin ‘de bedrijfsvoering van de samenwerkende gemeenten wordt ondergebracht bij Leiden’. Als mogelijkheid is benoemd om een tussenstap in te bouwen waarin Leiden de centrale opdrachtgeversrol richting Servicepunt71 vervult. In dit onderzoek is dit het ‘tussenmodel’ waarin ‘Leiden als centraal opdrachtgever’ optreedt naar Servicepunt71.

De opdrachtomschrijving zoals vastgesteld door het bestuur van Servicepunt71 treft u ter informatie in de bijlage. 2.

Stand van zaken onderzoek

In de opdrachtomschrijving staat beschreven dat het onderzoek wordt uitgevoerd op basis van drie hoofdthema’s: governance & zeggenschap, sturing & samenwerking en financiën Op 18 februari jl. is in een gezamenlijke sessie met het bestuur, de gemeentesecretarissen en het concern-managementteam van Servicepunt71 het eerste thema governance & zeggenschap afgerond. Dit thema is inhoudelijk begeleid door Proof adviseurs. Het thema governance & zeggenschap richt zich op het juridisch deel van de samenwerking, namelijk in welk juridisch construct de samenwerking wordt gegoten. Uit het onderzoek tot nu toe blijkt dat een centrumregeling de meest passende vorm voor de beoogde samenwerking zou zijn. Dit zou betekenen dat Leiden in de nieuwe situatie eigenaar wordt en de andere gemeenten opdrachtgever worden. Leiden stuurt dan op de bedrijfsvoering en de andere gemeenten sturen op de overeenkomst die zij met Leiden sluiten onder de kapstok van de centrumregeling. Met het afronden van dit thema is richting gegeven aan het vervolg van het onderzoek. De te maken keuzes in het eerste thema zijn namelijk bepalend voor het invullen van de volgende thema’s. Dit betekent echter niet dat er onomkeerbare besluiten zijn genomen. Pas als het onderzoek is afgerond kan een conclusie worden getrokken over de wenselijkheid van het model en de benodigde randvoorwaarden.

Het thema governance & zeggenschap ging over het formele deel van de samenwerking. Hoe in de praktijk invulling wordt gegeven aan de samenwerking staat centraal binnen het thema wat nu uitgewerkt wordt: sturing & samenwerking. De opdracht voor het onderzoek is uiteindelijk in december 2020 vastgesteld. De planning zoals opgenomen in de opdracht is niet meer helemaal actueel. Inmiddels is het onderzoek in volle gang en wordt er door alle betrokkenen voortvarend, doch zorgvuldig, aan gewerkt. We willen dit als gemeenten en Servicepunt71 samen goed doen.

Datum

23 maart 2021

Kenmerk

Z/21/3235552

Pagina

Gemeente Leiden

3/4

3. Besluitvormingstraject Het onderzoek levert de basis om een gefundeerd besluit te nemen over de verandering van het samenwerkingsmodel. Maar het betekent niet dat na afronding van het onderzoek alles al in de steigers staat om het eventuele nieuwe model te gaan realiseren. De besluitvorming kent daarom twee stappen: Principebesluit na het onderzoek Het huidige onderzoek eindigt met een principebesluit van de colleges waarin de samenwerkende gemeenten (al dan niet) groen licht geven om de bedrijfsvoering van de regio onder te brengen bij Leiden en of we dat via een tussenmodel doen. Definitief besluit na voorbereiding Het tweede besluit volgt als sluitstuk van de fase daarna (en buiten de scope van het huidige onderzoek). Het gaat daarbij enerzijds om het vaststellen van de gewijzigde samenwerkingsvorm. Anderzijds gaat het om besluitvorming over alles wat nodig is om over te gaan tot implementatie, waaronder de overgang van personeel. Rol van de raad bij het principebesluit We verwachten dat het huidige onderzoek in het begin van de zomer is afgerond. Het bestuur van Servicepunt71 brengt aan de colleges van de deelnemende gemeenten op basis van de resultaten van het onderzoek advies uit. Op grond van het advies nemen wij als college waarschijnlijk rond het zomerreces een voorgenomen principebesluit, net als de andere colleges.

Daarbij willen wij uw raad graag betrekken en dat zullen we doen middels een wensen en bedenkingen procedure. Dit geldt ook voor de andere drie colleges. We zullen u tijdig informeren over de timing hiervan. U zult nog worden uitgenodigd voor een mondelinge toelichting op de uitkomsten van het onderzoek. Rol van de raad bij het definitieve besluit Het onderzoek beantwoordt de vraag of de samenwerking in de regionale bedrijfsvoering kan worden versterkt door de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden onder te brengen. Het principebesluit doet de uitspraak om daar al dan niet toe over te gaan en zo ja, om de voorbereidingen te treffen om een definitief besluit te kunnen nemen. Met het definitieve besluit worden de colleges gevraagd om de huidige regeling op te heffen en daarnaast gelijk een nieuwe regeling te treffen. Voor het treffen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling is toestemming van de gemeenteraad vereist. Wij zullen zodoende tegen die tijd ook voor het definitieve besluit bij uw raad terugkomen.

Datum

23 maart 2021

Kenmerk

Z/21/3235552

Pagina

Gemeente Leiden

4/4

Als college hebben wij er vertrouwen in dat het onderzoek voortvarend en zorgvuldig wordt uitgevoerd en zijn benieuwd naar de eindresultaten. Met deze brief gaan wij er vanuit dat wij uw raad voor dit moment voldoende geïnformeerd hebben. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,