B 11 Collegebrief Gemeenteraadsverkiezingen 2022 (informatie voorbereidingen) d.d. 22-02-22 (LIS 10 maart 2022, B11)

Burgemeester en Wethouders

Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden

Gemeente Leiden Bezoekadres Stadskantoor

Aan de leden van de raad

Bargelaan 190 Postadres Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon 14071 E-Mail verkiezingen@leiden.nl Website www.leiden.nl/gemeente

22 februari 2022 Ons kenmerk Z/22/3357313 Onderwerp Gemeenteraadsverkiezingen 2022 Datum

M.J. Geltink Doorkiesnummer 06-36583507 Contactpersoon

Geachte leden van de raad, Op 16 maart 2022 vindt de verkiezing van leden van de gemeenteraad plaats. In deze brief wordt u geïnformeerd over de voorbereidingen hierop. Aanbevelingen naar aanleiding van de Tweede Kamerverkiezingen in maart 2021 Met de brief van 13 juli 2021 bent u geïnformeerd over de belangrijkste aandachtspunten uit de evaluatie van de Tweede Kamerverkiezingen (TK21). In deze brief omschrijven we op hoofdlijnen hoe is omgegaan met de aanbevelingen en voorgenomen verbeteringen. Daarna geven we in algemene zin de stand van zaken op de belangrijke thema’s aan. Projectorganisatie Het verminderen van de kwetsbaarheid van de projectorganisatie heeft vorm gekregen door een herijking en vastlegging van de werkprocessen op basis van de ervaring van de afgelopen verkiezingen. Er is geïnvesteerd in scholing van de verkiezingsmedewerkers en goede instructies voor de vrijwilligers binnen de gemeentelijke organisatie. Daarnaast zijn met een aantal organisatieonderdelen nadere afspraken gemaakt over de benodigde inzet en werkzaamheden waarbij door hen ondersteund moet worden. Er is nadrukkelijk aandacht besteed aan het vaststellen en toepassen van rollen en verantwoordelijkheden bij het nemen van besluiten bij de organisatie van verkiezingen, de wijze van informeren van stakeholders en het inrichten van een transparante overlegstructuur in de aanloop naar de verkiezingen.

Er is voor het projectteam geïnvesteerd in meer reservecapaciteit van mensen met specifieke kennis van het verkiezingsproces. Met name op enkele momenten in het proces in de laatste weken voor de verkiezingen, op de avond van de verkiezingen en bij het invoeren van de uitslagen. De ‘buffercapaciteit’ is hiermee groter geworden om beter en sneller in te kunnen spelen op incidenten of andere onvoorziene omstandigheden. Ook ontstaat er hierdoor meer ruimte om de coördinerende rollen te kunnen pakken. Voor veel posities is een back upscenario gemaakt, om eventuele uitval van personen in relatie tot een coronabesmetting zo goed mogelijk op te kunnen vangen. Dat zal nooit waterdicht zijn, maar geprobeerd wordt de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Administratieve controle Bij TK21 is een paar maal een (ogenschijnlijk) kleine fout gemaakt, die vervolgens grote consequenties hadden. Er werd een verkeerde selectie van gegevens gebruikt voor het

Datum

22 februari 2022

Kenmerk

Z/22/3357313

Pagina

Gemeente Leiden

2/5

versturen van stempassen. Er zijn hierover nieuwe afspraken gemaakt met functioneel beheer (Servicepunt71) over de inzet, achtervang en taakverdeling bij het verwerken van de gegevens uit het persoonsregister, waarmee de kiezersbestanden worden opgemaakt. Binnen het verkiezingsteam is geïnvesteerd in extra scholing om scherpere controles te kunnen doen. Verder wordt in de planning rekening gehouden met voldoende tijd voor de benodigde controles, waarbij vervangers geregeld zijn voor het geval mensen door ziekte of anderszins niet beschikbaar zijn. Logistiek Bij TK21 was de ondersteunende logistiek voor stembiljetten en overige materialen op de stembureaus te afhankelijk van de improvisatie van betrokkenen. Dit leidde tot inefficiëntie en verschil tussen vraag en aanbod van materialen op de stembureaus. Er is nu gezorgd voor eerdere beschikbaarheid van de stemlocaties en eventueel benodigde aanpassingen voor wat betreft de toegankelijkheid. Er zijn verbeterde afspraken gemaakt over de sturing en bevoorrading van stemlocaties met stembussen, stembiljetten en overige materialen tijdens de dag. Voortdurend zullen voldoende mensen stand by staan en de medewerkers worden afgewisseld als de inzet te lang duurt.

Stand van zaken voorbereidingen gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 Tijdelijke wet verkiezingen Covid-19 De tijdelijke wet is eind 2021 door de Tweede en Eerste Kamer verlengd. Net als bij de afgelopen Tweede Kamerverkiezing 2021 is het bij de komende gemeenteraadsverkiezingen van belang dat kiezers in staat zijn om hun stem veilig uit te brengen. Ook stembureauleden en tellers moeten veilig hun werk kunnen doen in de stemlokalen en op de tellocaties. Het vervroegd stemmen op de maandag en dinsdag voorafgaand aan de verkiezingsdag blijft in stand. In Leiden worden daartoe op beide dagen 10 stemlocaties opengesteld. Het briefstemmen voor kiesgerechtigden van 70 jaar en ouder is uit de wet geschrapt en het maximum aantal volmachten van drie is teruggebracht naar twee. De basismaatregelen gezondheidscheck, hygiëne en bescherming blijven als uitgangspunt van kracht. Als de omstandigheden rondom Covid-19 daartoe aanleiding geven, wordt mogelijk op onderdelen versoepeld. Stemlocaties Bij de gemeenteraadsverkiezingen in 2018 zijn 53 stembureaus actief geweest, verdeeld over 47 stemlocaties. Gelet op de stabiele opkomstcijfers van de afgelopen gemeenteraadsverkiezingen in 2014 en 2018, wordt dat aantal ook voor de komende verkiezingen aangehouden, maar dit keer verdeeld over 46 locaties.

Op grond van het oplopen van de besmettingscijfers vanaf december 2021, is besloten de verzorgingstehuizen te vervangen door nabijgelegen alternatieven. In verband met de bestelling van het drukwerk moest deze beslissing in januari al genomen worden. Indien mogelijk wordt het vanaf de verkiezingen in 2023 wel weer mogelijk om in deze instellingen een stembureau te vestigen.

Vervroegd stemmen Voor het stemmen op de maandag 14 en dinsdag 15 maart zijn op beide dagen tien stembureaus geopend, om de opkomst zoveel mogelijk te spreiden. De locaties zijn goed

Datum

22 februari 2022

Kenmerk

Z/22/3357313

Pagina

Gemeente Leiden

3/5

verspreid over de Leidse wijken. Op deze dagen wordt er niet geteld na afloop van de stemming. Dat gebeurt op woensdag 16 maart overdag in een sporthal. De uitslag van het vervroegd stemmen wordt op die dag na 21 uur bekendgemaakt. Stembureauleden Alle stembureaus zijn voldoende bezet. Bij TK21 hebben veel nieuwe en onervaren vrijwilligers zitting genomen op het stembureau. Op sommige bureaus waren bij die verkiezingen uiteindelijk onvoldoende personen met ervaring in het stem- en telproces. Dit jaar is geprobeerd een mix van ervaren en minder ervaren vrijwilligers per stembureau te plaatsen. Veel van de vrijwilligers die bij TK21 voor het eerst meededen, zijn nu weer ingedeeld. Het blijkt nog steeds lastig om voldoende ervaren (twee verkiezingen of meer) stembureauleden en ervaren voorzitters te rekruteren, zodat in bepaalde gevallen iemand moet worden doorgeschoven vanuit een andere categorie. Vooraf moeten alle voorzitters, stembureauleden en tellers een instructie bijwonen. In verband met de besmettingscijfers wordt een groter aantal reserves en stand by-leden aangehouden dan normaal. Als de uitval extreem hoog wordt, wordt vanuit de ambtelijke organisatie een aantal medewerkers aangewezen om een stembureau te bemensen. In noodsituaties kan niet worden uitgesloten dat op de verkiezingsdag minder stembureaus geopend zijn dan gepland.

Het lijkt alsof we het ergste hebben gehad, maar we houden met alle scenario’s rekening. Drukwerk, materialen en logistiek In de week na de dag van kandidaatstelling is het kiezersbestand opgemaakt en naar de drukker verzonden. Dat geldt ook voor de kandidatenlijsten van de deelnemende partijen, nu gebleken is dat er geen beroep tegen de beslissing van het centraal stembureau is ingediend. In de laatste week van februari worden de stempassen in Leiden bezorgd. In de eerste week van maart wordt de kandidatenlijst huis aan huis bezorgd. De bezorging van materialen om de stembureaus in te richten en de stemming te kunnen organiseren, wordt zoveel mogelijk in de week voorafgaand aan de verkiezingen afgerond. Dat geeft ruimte en flexibiliteit op de stemdagen om op die dagen tijdig in te kunnen spelen op onverwachte nalevering van stembussen en stembiljetten of overige onvoorziene omstandigheden. Voor wat betreft de logistieke uitdagingen is geïnvesteerd in meer menskracht bij cruciale processtappen, met als doel dat het overzicht en de coördinatie niet lijdt onder de uitvoeringstaken. Openbare orde In samenwerking met Team Veiligheid zijn afspraken gemaakt met politie en de afdeling Handhaving Openbare Ruimte over de wijze waarop de orde bewaakt kan blijven worden en tegelijkertijd de stemming op een goede manier kan plaatsvinden.

Voor de stembureaus wordt een handelingskader opgesteld, waarbij staat aangegeven welke hulpdiensten voor welke (mogelijke) incidenten ingeschakeld moeten worden en daarnaast welke rollen en verantwoordelijkheden bij de stembureaus liggen. Dit protocol wordt ook aan de overige gemeenten binnen de Veiligheidsregio toegestuurd. Inclusie Om zelfstandig stemmen mogelijk te maken voor slechtziende en blinde kiezers is de stemmal met audio-ondersteuning ontwikkeld. Bij de Tweede Kamerverkiezingen is hier voor het eerst mee gewerkt en ervaring mee opgedaan. Met het Platform Gehandicapten is de geboden mogelijkheid geëvalueerd. Naar aanleiding daarvan wordt bij de komende gemeenteraadsverkiezingen gewerkt aan de communicatie en aankondigingen vooraf, de

Datum

22 februari 2022

Kenmerk

Z/22/3357313

Pagina

Gemeente Leiden

4/5

mogelijkheid om ‘droog’ te oefenen van tevoren (evt. met de mal van een vorige verkiezing) en aandacht besteed aan de toegankelijkheid (voorleesmogelijkheid) van de website v.w.b. de kandidatenlijst en aanduiding stemlocaties met icoontjes op dit onderdeel. Dit keer zal de stemmal ook op alle drie de stemdagen beschikbaar zijn voor blinden en slechtzienden, dus ook op beide minder drukke dagen. Nieuw bij de komende verkiezingen is de inzet om bij één stembureau te gaan werken met een zg. prokkelduo. Zo’n duo bestaat uit een vrijwilliger mét en een vrijwilliger zonder licht verstandelijke beperking. Het initiatief hiervoor komt van de Stichting Prokkel die zich inzet voor ‘prikkelende ontmoetingen’ tussen mensen met en zonder beperking. Bij de afgelopen verkiezingen voor de Tweede Kamer is hiermee geëxperimenteerd in een beperkt aantal gemeenten. De goede ervaringen hebben ertoe geleid dat dit nu verder over het land uitgebreid wordt. Wij werken graag aan deze ontmoetingen mee. Inmiddels hebben zich twee geschikte vrijwilligers (één met en één zonder) gemeld, die ook zullen worden ingezet op één van de stembureaus. MBO Rijnland De samenwerking met het MBO-Rijnland is geïntensiveerd en er is onderzocht op welke terreinen deze scholieren/studenten nog meer kunnen bijdragen aan de verkiezingen.

Met de MBO-opleiding Orde en Veiligheid (beveiligers in de dop) zijn inmiddels afspraken gemaakt over de ondersteuning op de stemlocaties, net als bij TK21. Daarnaast wordt samengewerkt met de opleidingen Servicemedewerkers en Facilitair. Zijn gaan ook ondersteunen bij de voorbereidingen (bv. materialen sorteren en koffers vullen) en tijdens de verkiezingsdagen (extra handjes bij de stembureaus en lichte logistieke werkzaamheden). Communicatie Met Team Communicatie en de medewerkers communicatie van de griffie wordt nauw samengewerkt over de communicatie over de verkiezingen aan inwoners. Er is voorafgaand aan de verkiezingen veel communicatie vanuit de gemeente. In de eerste plaats algemene communicatie over onder meer stemlocaties, kandidaten en stempassen. Veelal via de verkiezingspagina op de gemeentelijke website, maar ook via het Leids Nieuwsblad wordt de informatie breed verspreid. De griffie organiseert daarnaast een opkomstbevorderende campagne. De opkomstbevorderende campagne is een neutrale campagne zonder politieke inhoud die zich sec richt op het gaan stemmen. Naast een algemene campagne met posters in de stad en op bussen en vuilniswagens, komt er een maatwerkcampagne. Hierbij wordt met behulp van intermediairs specifieke doelgroepen benaderd om te gaan stemmen, bijvoorbeeld studenten en internationals.

Datum

22 februari 2022

Kenmerk

Z/22/3357313

Pagina

Gemeente Leiden

5/5

Bij de organisatie van verkiezingen zal er altijd een dosis improvisatievermogen nodig zijn om deze goed te laten verlopen. Niet alle risicofactoren zijn immers uit te sluiten en er kan nooit een garantie worden gegeven op een feilloos project. Door vooraf over datgene wat niet hoeft te worden geïmproviseerd goede en stevige afspraken te maken, is getracht de robuustheid van de organisatie te verhogen. Wij hopen u hiermee vooralsnog voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,