B 08a Verslag van bevindingen interne accountant

Verslag van bevindingen 2020 Rapportage interne audit functie Versie: Datum:

definitief 14 juni 2021

Kenmerk:

Z/21/3264801

Gemeente Leiden - Interne audit functie

Versla 2018 Uitkomsten Leiden in control 2020 Gemeente Leiden

1

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

Inhoud

1 Belangrijkste bevindingen IAF ..................... 3 1.1 Een terugblik op het proces rondom opstellen van de jaarekening ....................... 4 1.2 Rechtmatigheid 2020 bezien vanuit de interne audit functie ...................................... 4 1.2.1 Europese aanbestedingen .................. 5 1.2.2 Onrechtmatigheden en onzekerheden binnen het sociaal domein ........................... 5 1.3 Leiden in Control 2020: de in-control statement ..................................................... 6 1.4 Uitvoering innovatieprogramma Leidenin-Control...................................................... 7 ...................................................... 8 2 Dashboard 2. Leiden in control: uitkomsten 2020 .......... 9

3

3.2 Mate in control van proces WMO (inclusief PGB) ........................................... 12 3.3 Mate in control rondom projecten (projectcontrol) ........................................... 13

4 Bijlagen .........................................................20 A | Rechtmatigheidsfouten aanbestedingen 2020............................................................ 21 B | Dekking en reikwijdte Leiden in control 22

3.4 Mate in control rondom misbruik- en oneigenlijk gebruik, integriteits- en frauderisico’s .............................................. 14 3.5a Mate in control informatiebeveiliging / IT-beheersing ............................................. 15 3.5b Mate in control van borging privacygevoelige informatie ....................... 16 3.6 Mate in control van proces Jeugdhulp (via Tijdelijke Werkorganisatie Holland Rijnland) ..................................................... 17

Top 8 focusgebieden ................................... 10

3.7 Mate in control van proces inkomende subsidies .................................................... 18

3.1 Mate in control van proces (Europese) aanbestedingen ......................................... 11

3.8 Mate in control gevolgen COVID-19 voor rechtmatigheid ............................................ 18

2 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

1

Belangrijkste bevindingen IAF Leiden in control

In dit eerste hoofdstuk wordt ingegaan op de belangrijste bevindingen vanuit de Leidse interne audit functie 2020. Hoe is het jaarrekeningproces 2020 is verlopen, welke fouten en onzekerheden zijn er rondom rechtmatigheid geconstateerd en wat de stand van zaken is rondom de pilot digitalisering van de audits.

3 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

1.1 Een terugblik op het proces rondom opstellen van de jaarrekening 2020 Waar 2019 een spannend jaar was rondom het jaarrekeningproces, omdat na een aantal moeizame jaarrekeningtrajecten er echt geen vertraging meer mocht optreden en we te maken hadden met een nieuwe externe accountant, zijn we voor de jaarrekening 2020 in een rustiger vaarwater terecht gekomen. Weliswaar relatief rustig, want zo’n jaarrekeningproces gaat altijd gepaard met hectiek, halen van deadlines en continue afstemming tussen SP71, gemeente Leiden en de externe accountant. En evenals vorig jaar hadden we te maken met het feit dat door Covid 19 alles digitaal moest. We hadden daar inmiddels ervaring mee en ook dit jaar is ervoor gekozen om dagelijks gedurende zo’n 5 weken digitaal contact te hebben met Deloitte. We kunnen terugkijken op een goed verlopen jaarrekeningproces, met een prettige samenwerking met Deloitte. Nadat volgens planning de jaarrekening op 29 maart is aangeleverd bij Deloitte, is begin juni de controle door Deloitte zo goed als afgerond. Deloitte zal naar verwachting een goedkeurende verklaring afgeven bij de jaarrekening 2020, zowel op het gebied van getrouwheid als op rechtmatigheid. Behalve dat het ons tweede jaar was met Deloitte als externe accountant, was het ook het tweede jaar dat gebruik is gemaakt van een tool Eqili voor het opbouwen van het balansdossier.

Inmiddels is de organisatie gewend aan deze tool en dit komt de kwaliteit van de balansdossiers en de doorlooptijd van het opstellen en controleren van de jaarrekening ten goede. Omdat Leiden een altijd lerende organisatie wil zijn, wordt geadviseerd om het gebruik van Eqili evenals in 2019 te evalueren. De IAF (interne audit functie) constateert dat het opstellen van de jaarrekening en het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole een groot en tijdrovend proces is. De voorbereidingen beginnen in november en vanaf januari zijn veel mensen tot en met juni hiermee bezig. Het resultaat is weliswaar een goede jaarrekening (356 pagina’s) met een goedkeurende controleverklaring, maar wat de IAF betreft ligt er een uitdaging om, samen met de raad, te zoeken naar mogelijkheden het jaarverslag en het proces hieromheen te vereenvoudigen. De mogelijkheden die Eqili biedt om periodieke afsluit-gerelateerde werkzaamheden uit te voeren en vast te leggen zou hierbij behulpzaam kunnen zijn.

Tijdens het proces is de commissie voor de rekeningen op de hoogte gehouden van de voortgang rondom het jaarrekeningproces door middel van beknopte voortgangsrapportages, die geagendeerd zijn tijdens de commissievergaderingen. jaarrekening 2019 1.2 Rechtmatigheid 2020 bezien vanuit de interne audit functie Gedurende het jaar voert de IAF controles uit op zo’n 20 processen , waarbij ook de rechtmatigheid van deze processen geaudit worden. In die zin zijn de uitgevoerde audits een goede voorloper voor de uit te voeren audits die moeten worden uitgevoerd met de komst door de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording. De ervaring leert dat de rechtmatigheidsfouten zich vooral kunnen voordoen rondom de naleving van de Europese aanbestedingsregels (zie § 1.2.1) en binnen het sociaal domein (zie § 1.2.2) In onderstaande tabel zijn de door de IAF geconstateerde onrechtmatigheden en onzekerheden 2020 opgenomen. Tabel 1: onrechtmatigheden en onzekerheden uit IAF controles

Tabel 1 laat zien dat zowel de fouten als onzekerheden iets minder zijn dan in 2019 en ruim binnen de marges vallen van en goedkeurende rechtmatigheidsverklaring. In de grafiek op de volgende bladzijde is dit nog een grafisch weergegeven.

4 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

Grafiek 1: fouten en onzekerheden in relatie tot de goedkeuringstolerantie

1.2.2 Onrechtmatigheden en onzekerheden binnen het sociaal domein

In bovenstaande grafiek 1 is te zien de in 2020 geconstateerde onrechtmatigheden ruim onder de tolerantiegrenzen blijven voor fouten van 1% (€ 6,3 miljoen) en 3% voor onzekerheden (€ 18,9 miljoen) van de lasten inclusief dotaties aan de reserves (voor 2020: € 631 miljoen).

1.2.1 Europese aanbestedingen De dalende lijn in de onrechtmatigheidsfouten rondom de naleving van Europese aanbestedingsregels zet zich voort. Over 2020 is er nog voor € 0,9 mln. onrechtmatigheidsfouten te melden, waar dit voor 2019 € 1,1 miljoen was. De verwachting is, als er geen nieuwe rechtmatigheidsfouten ontstaan in 2021, de fouten over 2021 weer lager uitvallen. Tabel 2 laat dit zien. Voor verdere informatie wordt verwezen naar focusgebied 1 op pagina 11.

Met de decentralisatie van taken binnen het sociaal domein in 2015 deed ook het probleem van het aantonen van de rechtmatigheid van de uitgaven WMO en Jeugd zijn intrede. De zorg wordt grotendeels geleverd door zorgaanbieders en niet door de gemeente zelf. Dit maakt directe controle lastiger. Dit is landelijk opgelost door zorgaanbieders te verplichten jaarlijks een gestandaardiseerde productieverantwoording aan te laten leveren bij de gemeenten, inclusief een controleverklaring van hun accountant als de zorgaanbieder meer dan € 125.000 zorg levert. Inmiddels zijn de meeste zorgaanbieders in staat een goedkeurende controleverklaring aan te leveren. Overigens is de productieverantwoording met de controleverklaring als een tijdelijke maatregel bedoeld. Naast de controleverklaringen van de zorgaanbieders worden gemeenten geacht zelf diverse andere controls in te bouwen voor een afdoende beheersing van de processen binnen rondom WMO – en Jeugdzorg. Na de aanloopproblemen is Leiden inmiddels zover dat de beheersing van het WMO-proces redelijk op orde is. De rechtmatigheidsfouten zijn relatief constant over de afgelopen drie jaren. Dit is te zien in grafiek 2 op de volgende pagina Bij de onzekerheden is een grote daling te zien vanaf 2019, die samenhangt met het inzetten van een extern bureau voor aanvullende onderzoeken. Dit is te zien in grafiek 3 op de volgende pagina.

5 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

Grafiek 2: onrechtmatigheden sociaal domein 2020 – 2019 - 2018 € 300.000 € 200.000 € 100.000

Jeugd De uitvoering van de Jeugdhulp heeft de gemeente ondergebracht bij de Tijdelijke Werkorganisatie. De controle op de rechtmatige uitvoering van de Jeugdhulp is ondergebracht bij de accountant van de Tijdelijke Werkorganisatie. De totaal gerapporteerde onzekerheid Jeugd bedraagt € 0,50 miljoen. Daarnaast is er een geprojecteerde waarschijnlijke fout PGB Jeugd van € 0,07 miljoen.

€0 2020 onrechtmatigheid WMO ZIN

2019

2018

onrechtmatigheid Jeugd

Bij de focusgebieden WMO in § 3.2 en Jeugd in § 3.7 wordt nader ingegaan op deze onderdelen van het sociale domein.

onrechtmatigheid PGB's

1.3 Leiden in Control 2020: de in-control statement Grafiek 3: onzekerheden sociaal domein 2020 – 2019 - 2018 € 10.000.000 € 5.000.000 €0 2020 onzekerheid WMO ZIN

2019

2018

onzekerheid Jeugd

onzekerheid PGB's

PGB’s WMO en Jeugd De uitvoering van de PGB’s is belegd bij de SVB. Voor 2020 heeft de accountant van SVB evenals voorgaande jaren een verklaring met beperking afgegeven bij de PGB-uitgaven. Dit betekent nog steeds dat de SVB de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de PGBverstrekkingen niet in voldoende mate kan aantonen. Daarom laat de gemeente Leiden aanvullende controles uitvoeren door een extern bureau. De uitkomsten van dit onderzoek zijn meegenomen in de gepresenteerde rechtmatigheidscijfers.

In de jaarrekening is de In-control statement 2020 opgenomen: binnen Leiden is voor het merendeel sprake van getrouwe en rechtmatige uitvoering van processen. Ook het in gang zetten van verbeteringen en het bewaken hiervan vindt plaats. Overall kan worden gesteld dat Leiden in control is. Dit komt tot uiting in de door de directeuren afgegeven in-control statements voor hun clusters. Hierin verklaren zij dat hun clusters in control zijn. Deze in control statements zijn de basis voor de door het college afgegeven in-control statement die is opgenomen in de jaarrekening. Hierin wordt de vanuit de interne audit 2020 naar voren gekomen fouten en onzekerheden verwoord. Een aandachtspunt bij de door de directeuren afgegeven in control statement betreft de afhankelijkheid van goed werkende ICT-systemen en software. Ondanks inspanningen lukt het nog niet om voldoende grip hierop te hebben en is de (kwaliteit van de) bedrijfsvoering te afhankelijk van het wel en wee op dit terrein. Voorbeelden zijn: het parkeersysteem City-permit, storingen en issues rond de verhuizing en de overgang naar open line, de implementatie van een powerbrowser voor de ondersteuning van ons VTH-proces en de communicatie van dat systeem met het zaaksysteem. Dit heeft consequenties voor budgetten en voor de kwaliteit van de dienstverlening, die dan niet aan de gewenste kwaliteit voldoet.

Met deze problemen staat de gemeente Leiden niet alleen. Vanuit deelname aan landelijke activiteiten en lidmaatschap van het bestuur van de

6 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

Vereniging Directeuren Publieksdiensten is bekend dat de gehele Nederlandse overheid tot op zekere hoogte hiermee worstelt.

• •

Positief is het management en de CIO (die landelijk ook enkele sleutelfuncties vervult) grotendeels op een lijn zitten waar het naartoe moet met de informatiearchitectuur van gemeenten. Dit biedt echter op de korte termijn nog geen soelaas voor de praktisch ondervonden problemen.

• •

1.4 Uitvoering innovatieprogramma Leiden-in-Control Ruim twee jaar geleden is Leiden in de vorm van een pilot gestart met het innovatieprogramma Leiden in Control (ook wel bekend onder de naam digitalisering van de audits). In deze paragraaf wordt in het kort aangegeven hoe aan de pilot vorm is gegeven, wat er is opgepakt en wat er verder moet gebeuren. Wat dit laatste punt betreft kan door het aanstaande vertrek van de trekker en projectleider van het innovatieprogramma nog niet worden aangegeven in welke vorm het innovatieprogramma wordt voortgezet. Mogelijk kan het opgaan in het programma datagedreven werken, maar ook andere mogelijkheden worden onderzocht.

Wat houdt het innovatieprogramma Leiden-in-control in? In het kort komt het neer op neer dat we: • onderzoeken o.b.v. pilots hoe we met behulp van data-analyses en andere op gedigitaliseerde gegevens gebaseerde tools • tot een efficiënte auditaanpak kunnen komen van onze processen en/of (financiële) gegevens. Belangrijk gedachte hierbij is dat een audit op de gehele massa van gegevens/ data van een proces of verantwoording meer bijdraagt aan de gewenste zekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid, dan een met steekproeven vormgegeven audit. Hoeft heeft het innovatieprogramma de afgelopen twee jaren vorm gekregen? • Per pilot is een plan van aanpak gemaakt, een afsluitende rapportage geschreven en een evaluatie gedaan met de betrokken collega’s.

•

•

De uitvoering per pilot is altijd gedaan met verantwoordelijken uit de lijnorganisatie. Vier afgeronde grotere digitale audit pilots (opbrengsten parkeervergunningen 2018, subsidieverstrekkingen 2019, P2P 2020 en Rechtmatigheidscontrole EU aanbesteden 2020) Opdoen van kennis en ervaring door “learning by doing” met Power BI. Samenwerking binnen de Netwerkgroep digitalisering van audits met steden als Amsterdam, Utrecht, Eindhoven, Almere en Zaanstad. Als sparringpartner meedenken en -praten over de opgaven rondom datagedreven werken, maar bijvoorbeeld ook bij grote en complexe projecten als vervanging financiële pakket en ‘dashboarding-vraagstukken’. Inzichten verkrijgen in onze data. Deze zijn niet altijd op orde, of zijn niet altijd digitaal aanwezig. Door dit te visualiseren in een data-analyse tool zien onze collega’s ook waarom het nodig is om dat wel voor elkaar te krijgen.

Wat zijn attentiepunten om digitale audits structureel te kunnen uitvoeren? • De processen zijn nog verre van ideaal ingericht en in een aantal gevallen ook nog verre van digitaal. • De inrichting van systemen kan en moet beter. • Er zijn verbeterpunten t.a.v. proces, data, data-governance, rollen en verantwoordelijkheden, etc. Hiervoor is ook capaciteit nodig om het op te pakken. • Afhankelijkheid van softwareleveranciers om bij ‘onze data’ te komen • Commitment vanuit de organisatie is onmisbaar. De waan van de dag regeert vaak in onze organisatie en daardoor is er niet altijd commitment vanuit de organisatie om mee te doen met de pilots, zélfs niet als de pilot nagenoeg aansluit op het dagelijks werk. • Power BI, de data-analyse tool waarmee we werken, is nog niet goed neergezet. Daar wordt inmiddels met externe ondersteuning aan gewerkt. • We hebben goede ‘data-ontsluiters’ nodig die aanhaken om in de toekomst het ‘vullen van de gebouwde dashboards’ te kunnen automatiseren. Dit kan onderdeel zijn van het regionale plan om de data-governance en het datamanagement verder te versterken. 7

Gemeente Leiden - Interne audit functie

2

Dashboard Leiden in control

Het dashboard geeft in één oogopslag inzicht in de mate waarin de gemeente Leiden in control is.

8 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

2. Leiden in control: uitkomsten 2020 Hieronder is vanuit twee dimensies de mate van in control van de gemeente Leiden beschreven. Dimensie 1 is de kwalificatie van de interne beheersing van de onderzochte processen, dimensie 2 is de kwalificatie van de opvolging van verbeterpunten. De wijze waarop deze kwalificaties worden toegekend door de interne audit functie zijn beschreven in het Algemeen Controleplan 2020, bijlage E. Zie daar ook de uitleg en achtergrondinformatie. Het Dashboard 2020 laat zien dat de interne beheersing van voldoende niveau is en Leiden nergens in het rood staat wat betreft de kwaliteit van de interne beheersing en de opvolging van verbeterpunten. Hiermee heeft 2020 eenzelfde score als 2019. In control betekent niet foutloos of dat de administratieve organisatie op sommige punten geen verbetering behoeft. Het betekent dat Leiden interne controles heeft uitgevoerd om die fouten of verbeterpunten zelf te constateren, op te pakken en de voortgang van de verbeteringen te bewaken. Fouten zullen nooit helemaal uitgesloten kunnen worden. Hierbij spelen ook kosten-batenafwegingen een rol. Overigens geldt voor 2020 evenals voor 2019 dat gekozen geen gradaties aan te brengen per categorie onvoldoende, matig, voldoende en goed omdat dit een exactheid suggereert die niet gebaseerd is op harde normen.

Het dashboard laat zien dat voor alle clusters geldt dat men in control is. Dit wordt ook verwoord door de afgegeven in-control-statements door de (cluster) directeuren.

Dashboard Leiden in control 2020 Organisatieonderdeel

PLAN – DO - CHECK

ACT

Kwalificatie van de interne beheersing

Kwalificatie opvolging verbeterpunten

Onvoldoende

Matig

Voldoende

Goed

ultimo 2020

ultimo 2019

Concernstaf Cluster Publiekszaken, Handhaving & Veiligheid Cluster Stedelijke Ontwikkeling Cluster Participatie & Maatschappelijke Ontwikkeling Cluster Beheer Projectbureau Instellingen – DZB Instellingen – Erfgoed Leiden en omstreken Legenda bij kwalificatie van de interne beheersing: = Score ultimo 2019 = Score medio 2020

Relatief veel verbeterpunten urgent of hoog, organisatieonderdeel in de basis onvoldoende op orde

Enkele verbeterpunten urgent of hoog, relatief veel overige verbeterpunten

Hooguit enkele verbeterpunten hoog, organisatieonderdeel in de basis voldoende op orde

Geen verbeterpunten urgent of hoog, beperkt overige verbeterpunten

In ontwikkeling

In afrondende fase

Geïmplementeerd

Legenda bij kwalificatie opvolging verbeterpunten: Geen voortgang

Beperkte voortgang

Definitieve uitkomst Leiden in control n.a.v. (verbijzonderde) interne controle – ultimo 2020

Er zijn specifieke dashboards per organisatieonderdeel opgesteld. De dashboards per organisatieonderdeel zijn opgesteld om recht te doen aan de opgave waar de verschillende directeuren voor jaareinde 2020 voor staan: het afgeven van een interne in control-verklaring voor hun eigen cluster / eenheid.

9 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3 2

Top 8 focusgebieden Leiden in control Het is al een aantal jaren gebruikelijk dat over een aantal Top focusgebieden via de rapportages van de interne accountant wordt gerapporteerd. De top 8 focusgebieden 2020 is terug te vinden in het Algemeen Controleplan 2020. Onderwerpen in de Top 8 kunnen verder gaan dan de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiele verantwoording. Een deel van de tijd en aandacht van de interne audit functie gaat uit naar deze focusgebieden. In dit hoofdstuk wordt per focusgebied de stand van zaken rondom de 8 focusgebieden besproken. Tussentijds is over deze focusgebieden ook gerapporteerd in de managementletter 2020.

10 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.1 Mate in control van proces (Europese) aanbestedingen

Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Alle bestuurders, gemandateerden en budgethouders

Verloop van bestaande onrechtmatige inkoopdossiers in 2020:

+ € 247 miljoen Financiële administratie & contractmanagementsysteem

Inkoop & aanbesteden Belangrijkste boodschappen IAF: •

•

* 2

Gemeente Leiden - Interne audit functie

€

▪

In totaal zijn er door de internal audit functie zes onrechtmatigheden geconstateerd voor 2020 (2019: 16). Dit is een mooie daling ten opzichte van eerdere jaren. Een deel van de daling (4 posten) wordt veroorzaakt doordat de IT-contracten inmiddels zijn ondergebracht bij SP71. Positief is dat voor 2020 er geen nieuwe rechtmatigheidsfouten rondom de EU-aanbesteding zijn bijgekomen. In bijlage A zijn de details opgenomen onderverdeeld naar de hiernaast genoemde 4 rubrieken. Regelgeving rondom (Europees) aanbesteden blijft ingewikkelde materie. De kennis en awareness bij de medewerkers is toegenomen. Toch blijft aandacht voor dit onderwerp noodzakelijk. Dit vraagt om regelmatige kennisupdates. Naast de bepaling van de juiste aanbestedingsvorm, is ook een zo’n realistische inschatting van de opdrachtwaarde van belang. Contractmanagement is nog niet op orde. De basis hiervoor is een juist, volledig en tijdig gevulde database met alle contracten, contractwaarde, einddata, verlengingsopties, wijze van aanbesteden etc. Met de invoer van Proquro zijn verbetering doorgevoerd, maar betrouwbare managementinformatie hieromtrent is er nog niet. Bij de invoering van een nieuw financieel systeem in 2022 zal ook een nieuwe inkoop/contract systeem worden geïmplementeerd. Zorg ervoor dat vanaf het begin dit systeem met de juiste data wordt gevuld. 11

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.2 Mate in control van proces WMO (inclusief PGB) Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Rechtmatigheid rondom WMO ZIN op hetzelfde niveau gebleven ondanks COVID De rechtmatigheid van de WMO-uitgaven Zorg in Natura (ZIN) ad. € 48 mln.is op hetzelfde niveau gebleven als in 2019, namelijk 99%. Er zijn geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd, wel is er een onzekerheid van 1%. Zie onderstaande grafiek.

Vooraf werd gevreesd dat zorgaanbieders niet of niet-tijdig hun productieverantwoording en bijbehorende controleverklaringen zouden aanleveren; een belangrijke beheersmaatregel voor de gemeente Leiden. Dit is niet bewaarheid en uiteindelijk hebben alle 62 aanbieders met een omzet > € 125.000 de benodigde gegevens aangeleverd. De onzekerheid schuilt voornamelijk in de 13 kleine aanbieders die zijn vrijgesteld voor het leveren van een controleverklaring. IAF adviseert een (steekproefsgewijze) controle te ontwikkelen waardoor ook meer zekerheid verkregen wordt over deze uitgaven.

Gemeente Leiden - Interne audit functie

+ € 57 miljoen Cluster PMO

WMO-PGB € 5,9 mln

Wmo subadministratie

Wmo-proces (incl. PGB’s) Belangrijkste boodschappen IAF

De uitvoering van de PGB’s is belegd bij de SVB. Voor 2020 heeft de accountant van SVB evenals voorgaande jaren een verklaring met beperking afgegeven bij de PGB-uitgaven. Dit betekent nog steeds dat de SVB de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de PGB-verstrekkingen niet in voldoende mate kan aantonen. Daarom laat de gemeente Leiden aanvullende controles uitvoeren door een extern bureau.

▪

Overall komt de rechtmatigheidsfout uit op € 189.101 en de onzekerheid op € 530.090. Hiermee is de totale rechtmatigheid van de uitgaven PGB WMO (88%) is iets gestegen ten opzichte van 2019 (84%). Een goede ontwikkeling.

▪

▪

▪

Tijdig Addenda opgesteld ivm Covid 19 Om doorgang van zorg zoveel mogelijk te garanderen tijdens de Covid-19 crisis zijn er wederzijdse afspraken gemaakt tussen de gemeente en de zorgaanbieders over de te leveren zorg, Hiermee zijn een groot aantal rechtmatigheidsdiscussies voorkomen.

€

In 2020 betrof één van van de interne controles een controle op de geleverde intensiteit van de zorg, de zogenaamde bandbreedte. Hiervoor werden de afgegeven indicaties vergeleken met de door de zorgaanbieder geleverde zorg. Op basis van deze controle zal voor € 272.000 worden teruggevorderd. Hoewel de controle arbeidsintensief is, wordt geadviseerd deze controle in stand te houden. Uit de externe toetsing PGB’s zijn diverse signalen naar voren gekomen die niet zozeer duiden op onrechtmatige uitgaven, maar wel vragen om administratieve verbeteringen. We adviseren deze signalen nader te onderzoeken en opvolging te geven aan de aanbevelingen die hierbij zijn gedaan. Zorg daarbij dat alles toereikend wordt vastgelegd. Om zekerheid te krijgen over de verleende zorg door zorgaanbieders zijn de controleverklaringen bij de productieverantwoordingen > € 125.000 van groot belang. Vier jaar na invoering van de decentralisatie, loopt dit inmiddels naar behoren. Echter is dit altijd als tijdelijke maatregel bedoeld. Geef verder vorm aan de werkzaamheden van het team toezichthouders rechtmatigheid Wmo en Jeugd door structurele afspraken te maken en te werken met een planning en vaste rapportage momenten.

12

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.3 Mate in control rondom projecten (projectcontrol) Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Projectcontrol in 2020 Binnen de gemeente Leiden worden veel projecten uitgevoerd in de openbare ruimte, inmiddels 53 projecten die vallen onder “Bouwen aan de stad” en 10 projecten “mobiliteit in Leiden”. Het actuele overzicht is te vinden op http://www.leiden.nl/projecten. Naast de grondexploitaties (GREX-en) betreffen het ook andere (grote) investeringsprojecten. Veel van deze projecten bestaan uit deelprojecten en daarnaast worden er projecten uitgevoerd die niet een rechtstreekse link hebben met de openbare ruimte. In totaal gaat het om zo’n 150 (deel)projecten. Een groot gedeelte van deze projecten worden uitgevoerd via het Projectbureau en kent een betrokkenheid van de stadsingenieurs. Ook in 2020 heeft het Projectbureau verder gewerkt aan de door hen zelf in kaart gebrachte door te voeren verbeteringen op het gebied van projectcontrol. Dit traject is zo goed als afgerond. Zo moeten de aanwezige beheersingsmaatregelen binnen de processen nog worden vertaald naar een beschrijvingen in de applicatie Engage. Verder zijn er nog geen interne richtlijnen vastgesteld met betrekking tot het onderhandelingsproces, documentatievereiste en gewenst gedrag in de samenwerking met marktpartijen. Binnen de grondexploitaties worden reeds jaren de zogenaamde spreekuurgesprekken gehouden.

Inmiddels worden deze voortgangsgesprekken ook gevoerd voor 10 belangrijke projecten binnen het Projectbureau.

Projectbureau (Cluster SO) Projecten ‘managen’ met data

Financiële administratie Tijdschrijfsysteem

Projectcontrol

Belangrijkste boodschappen IAF: ▪

▪

▪

Urenbeheersing Een belangrijk element van projectcontrol is de beheersing van uren. Of plankosten zoals deze intern ook worden genoemd. De gemeente Leiden heeft de afgelopen jaren veel tijd en energie gestoken in het beheersbaar maken van de (interne) plankosten. Het tijdschrijfsysteem heeft in dit kader een belangrijke ondersteunende / faciliterende rol, maar dat is niet voldoende om de uren te kunnen beheersen. Medewerkers moeten worden aangesproken op het (tijdig) invullen van de urenverantwoordingen. Om dit te bewaken krijgen de projectmanagers wekelijks automatisch een uitdraai van de gemaakte uren. De invoering van deze systematiek heeft geleid tot meer betrouwbare gerealiseerde plankosten.

€

▪ ▪

▪

De formatie voor planning & risicomanagement is uitgebreid en daarmee op niveau. Hiermee is een belangrijke stap gezet in het verbetertraject. Maatregelen gericht op planningsoptimisme en de betrouwbaarheid van de ramingen van de plankosten en de analyse van de gerealiseerde plankosten verdienen de aandacht van het management. Het in-control zijn van projectbeheersing houdt niet automatisch in dat er geen budgetoverschrijdingen plaatsvinden. Door bijvoorbeeld gewijzigde omstandigheden, zeker bij langer lopende projecten is dit uit te sluiten. Een goede projectbeheersing zorgt echter wel voor tijdige signalering en tijdige terugkoppeling naar de raad. Via de toolbox planmatig werken aan Leidse opgaven op het intranet kunnen de diverse formats worden benaderd. Eerder rapporteerde de IAF over nog door te voeren verbeteringen rondom goede archivering en het in kaart hebben van actuele overzichten per project van de belangrijkste contracten en overeenkomsten, bijdragen derden, subsidies, kostenverhaal etc. Dit is vanuit het PB opgepakt. In 2021 zal vanuit IAF een audit op plaatsvinden. De IAF blijft aandacht vragen binnen SP71 voor de aansluiting tussen de uren in TIM en de uren verantwoord in Decade, ook tussentijds.

13 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.4 Mate in control rondom misbruik- en oneigenlijk gebruik, integriteits- en frauderisico’s Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Duurzame aandacht voor Integriteitsmanagement

Alle bestuurders, leidinggevenden en medewerkers

Levensloop medewerker is basis voor integriteitsmanagement binnen Leiden

In 2020 staat integriteitsmanagement nog steeds op de agenda van de managers. Het onderwerp integriteit is ondergebracht bij de Concernstaf (SMC). De concernadviseur Juridische Kwaliteitszorg coördineert de uitvoering van de integriteitsagenda. Binnen alle clusters en teams wordt in meer of mindere mate aandacht besteed aan integriteit. Het is onderwerp van gesprek bij sollicitatiegesprekken, tijdens werkoverleggen en bij functioneringsgesprekken. Uitgangspunt is om het onderwerp bespreekbaar te maken en te houden, vaak aan de hand van concrete, actuele voorbeelden die dichtbij de medewerkers staan. Gemeentebrede fraude risicoanalyse vastgesteld Nadrukkelijk wordt ook de relatie onderkend met het thema Ondermijning en privacy en informatiebeveiliging. In 2020 is ingezet op het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers en het werven van vertrouwenspersonen. Er is een bijdrage geleverd aan de totstandkoming van de frauderisico-analyse en is de concept-regeling financiële belangen tot stand gekomen. Er is nog geen vervolg gegeven aan centrale training of agendering. Er is (beperkte) behoefte aan centrale ondersteuning ten behoeve van training en agenderen in werkoverleg. Regionaal vindt regelmatig afstemming plaats over activiteiten in het kader van integriteit.

Binnen de gemeente Leiden bestaat al jaren aandacht voor het voorkomen en signaleren van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik. Eind 2019 is mede naar aanleiding van de aanbeveling van de externe accountant een begin gemaakt met het systematisch vastleggen van frauderisico’s en de daarbij te treffen beheersmaatregelen. In 2020 is de frauderisicoanalyse in het DT behandeld en vastgesteld door het College. Vanuit een totaal inventarisatie van risico’s inclusief passende beheersmaatregelen s een Top 8 frauderisico’s vastgesteld. Vanwege het structurele karakter van de frauderisicoanalyse is deze opgenomen in de P&C-cyclus, waarbij jaarlijks een update plaatsvindt.

Alle budgetten, IT-systemen en processen

€

Belangrijkste boodschappen IAF:

Belangrijkste boodschappen IAF ▪

Vanuit de uitgevoerde interne audits over 2020 alsmede de gevoerde clustergesprekken heeft de interne audit functie geen fraudegevallen of integriteitsschendingen geconstateerd die hier gerapporteerd dienen te worden. Wel hebben er in 2020 een aantal gesprekken tussen leidinggevende en medewerkers plaatsgevonden over issues die raken aan integriteit. N.B. Er is geen specifiek onderzoek naar gedaan door de IAF, wel is het expliciet ter sprake gekomen in de gevoerde clustergesprekken.

▪

Het verdient aanbeveling om de frauderisicoanalyse tenminste eenmaal per jaar te bespreken in zowel de cluster MT’s en in de diverse teams binnen de clusters. Door de meeste clusters is hier nog geen gevolg aan gegeven. Dit dient alsnog plaats te vinden. Terugkoppeling hiervan moet plaatsvinden aan de interne accountant.

14 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.5a Mate in control informatiebeveiliging / IT-beheersing

15 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.5b Mate in control van borging privacygevoelige informatie

Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

De ontwikkelingen rondom Privacy sinds 2018

Alle bestuurders, leidinggevenden en medewerkers

Datalekken

De afgelopen rapportages kenmerkten zich door enerzijds het zoeken naar een manier om privacy en het voldoen aan de AVG meetbaar te maken en anderzijds door de constatering dat de organisatie nog niet in control was op het gebied van privacy. Inmiddels is dit beeld gekanteld. Met de komst van het Privacy programma is een manier gevonden om niet alleen in kaart te brengen waar we staan, maar ook concreet duidelijk te maken wat er nog moet gebeuren om onze doelen te bereiken. Hoewel die doelen wellicht nog niet op korte termijn haalbaar zijn, zijn we met deze hulpmiddelen wel meer dan ooit in control. We kennen onze sterke punten, maar ook onze tekortkomingen en weten wat er moet gebeuren om die op te lossen.

Enkele cijfers met betrekking tot 2020 Privacy ten tijde van COVID 19 Ondanks het thuiswerken en de daarbij gepaard gaande mogelijkheid dat aandacht voor de omgang met persoonsgegevens zou verslappen of dat de vindbaarheid van de privacy officers in de knel kwam, kan geconcludeerd worden dat het onderwerp ‘privacy’ niet of maar weinig onder Corona geleden lijkt te hebben. Er zijn niet minder datalekken gemeld dan in de lijn der verwachting lag. Daarnaast nam de hoeveelheid vragen richting de privacy officers dit jaar ontzettend toe. Dit wordt als een heel positieve ontwikkeling gezien.

In totaal zijn er in 2020 binnen Leiden 30 datalekken gemeld bij de IB&P. Vorig jaar waren dat er 28. Van de datalekken 2020 zijn er 20 ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, dit is in voorkomende gevallen een wettelijke verplichting. Een hoog aantal datalekken wordt als een goed teken beschouwd. Dit duidt namelijk op een toegenomen bewustwording met betrekking tot incidenten rondom persoonsgegevens. Daarnaast is het vaak een mooi moment om privacy binnen het team opnieuw onder de aandacht te brengen. Er zijn in 2020 vijf DPIA’s (uitgebreide privacytoetsen) uitgevoerd bij de clusters PHV en PMO.

Alle budgetten, IT-systemen en processen

€

Belangrijkste boodschappen IAF Het privacy programma kent een looptijd van twee tot drie jaar. De organisatie is in het beginstadium, nu ongeveer een half jaar onderweg en ligt op koers. De eerste actiepunten, actiepunten met een hoge prioriteit, zijn grotendeels afgevinkt. Daarmee komt de organisatie in een nieuwe fase in het Privacy programma, waarbij meer in detail wordt gewerkt aan het eisenpakket uit de AVG. Het uiteindelijke streven is om uit te komen op een volwassenheidsniveau 4 (op een schaal van niveau 1 (niet compliant) tot niveau 5 (volledig compliant en geoptimaliseerd). Om hier te komen zullen de verschillende Leidse clusters elk jaar uitvoering moeten geven aan de concrete maatregelen die zij ontvangen naar aanleiding van de jaarlijkse nulmeting die wordt uitgevoerd om te kijken waar het cluster staat. Het ene cluster zal volwassenheidsniveau 4 makkelijker en/of sneller kunnen bereiken dan het andere cluster. Op basis van prioriteit en capaciteit staat de privacy officer de teams zoveel mogelijk bij in de uitvoering van de maatregelen.

16 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.6 Mate in control van proces Jeugdhulp (via Tijdelijke Werkorganisatie Holland Rijnland)

Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Cluster PMO TWO Holland Rijnland

Financiële administratie

Jeugdhulp via TWO HR

€

Belangrijkste boodschappen IAF:

De audit informatie vanuit TWO

▪

De uitvoering van de Jeugdhulp heeft de gemeente Leiden ondergebracht bij Tijdelijke werkorganisatie (TWO) Holland Rijnland. Over 2020 is voor het derde jaar op rij een goedkeurende controleverklaring door de accountant van de TWO Holland Rijnland afgegeven. Voor 2020 is de controle tijdig volgens afspraak afgerond. Vorig jaar hadden we nog te maken met een vertraging. Omdat de uitvoering van de Jeugdhulp is ondergebracht bij TWO voert de Interne Audit Functie geen aparte audits uit. In principe wordt het oordeel over het in control zijn rondom Jeugdhulp binnen Leiden afgeleid uit de controleverklaring van de onafhankelijke accountant. Daarnaast voert TWO zelf interne controles uit aan de hand van hun intern controleplan dat ter informatie wordt verstrekt aan de deelnemende gemeenten. Deze controles worden van steeds betere kwaliteit. Voor 2021 bestaat het voornemen om via een taskforce een benchmark zorgaanbieders uit te voeren en een pilot factuurcontrole.

+ € 27 miljoen

▪

Tekorten Jeugdhulp landelijk structureel opgelost?

Zorg dat er periodiek overleg is met TWO over de voortgang van de interne controles en de prognoses van de bestedingen. Hiervoor is er een regionale werkgroep verantwoording Jeugdhulp in het leven geroepen. Zorg dat er ook altijd iemand met een audit-achtergrond bij aangesloten is. Overweeg ook deelname vanuit Leiden aan de taskforce. Door het ontbreken van een goedkeurende controleverklaring van de SVB voor de PGB’s (2020: € 2 miljoen) zullen aanvullende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om de rechtmatigheid van de PGB-uitgaven te kunnen vaststellen. Dit kan door het laten uitvoeren door een externe partij zoals afgelopen twee jaar is gebeurd. Regel dit structureel, waarbij mogelijk ook inzet vanuit het team toezichthouders rechtmatigheid WMO en Jeugd een bijdrage kan leveren.

Naast de controleverklaring stelt de accountant van TWO een rapport van bevindingen op. Hierin wordt een opsomming gegeven van bevindingen die ertoe leiden dat door onvoldoende of niet geschikte controle-informatie er een onzekerheid bestaat over de verantwoorde zorgkosten Jeugd. De onzekerheid van de gehele regio, wordt naar evenredigheid doorvertaald naar de gemeente Leiden. Deze bedraagt voor 2020 € 498.000 (2019: € 682.000).

17 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.7 Mate in control van proces inkomende subsidies Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Verbeteringen rondom proces inkomende subsidies krijgen steeds duidelijker vorm

Concernstaf Projectbureau Cluster SO PMO Een subsidie krijg je niet zomaar…

Er is een uniforme wijze van boeken van ontvangsten van bijdragen van derden ontwikkeld via de balans in plaats van via een kostenplaats. Hiermee kan beter worden voldaan aan BBV voorschriften, geven de cijfers in Cognos omtrent de ontvangen bedragen beter inzicht en is het verloopoverzicht in de jaarrekening gemakkelijker op te stellen.

Financiële administratie Zaaksysteem

Belangrijkste boodschappen IAF:

▪

SISA 2020 ▪ Voor 2020 was er een toename te zien in de te verantwoorden subsidie regelingen binnen de SISAbijlage in de jaarrekening. Hoewel dit veel extra tijd heeft gevraagd, is het toch gelukt door de eerder Subsidiesverbeterde Leidse Ommelanden ingevoerde werkwijze goede, tijdige en volledige dossiers op te leveren.

Voor het programma Leidse Ommelanden (2015 – 2020) is Leiden penvoerder en ontvangt het subsidiegeld van de provincie wat gedeeltelijk wordt doorgegeven aan andere gemeenten. In 2021 is men gestart met het opstellen van de eindverantwoording.

€

Inkomende subsidies

▪

De inspanningen die geleverd zijn door de Concernstaf en SP71 in de afgelopen jaren hebben ervoor gezorgd dat het proces van inkomende subsidies goed op de rails staat. Aan de hand van een geactualiseerde procesbeschrijving heeft de IAF een lijncontrole uitgevoerd, waarbij de opzet en bestaan van het proces is vastgesteld. Inkomende subsidies spelen vooral een rol bij het Projectbureau en het Cluster SO, maar zijn ook aanwezig bij het cluster PMO. Inmiddels is ook dit cluster aangehaakt bij de centrale registratie van inkomende subsidies. Blijft dat volledigheid van deze registratie afhankelijk blijft van het tijdig en volledig melden bij de financiële expert subsidies binnen SP71.

+ € 117 miljoen

▪

Vanuit de clusters is er behoefte aan algemene richtlijnen aan de voorkant voor de inrichting van een goede subsidieadministratie en een juiste archivering. Ontwikkel samen met SP71 een manier waarop dit voorgegeven kan worden. Er is niet altijd voldoende bewustzijn bij de betrokkenen over hoe te handelen bij een subsidieaanvraag. Reeds in het beginstadium moet aan de voorkant de administratie dusdanig worden ingericht dat de verantwoording achteraf soepel kan verlopen. De IAF blijft benadrukken altijd de financieel specialist subsidies te informeren over de toekenning van een subsidie. Hij kan ondersteunen bij de inrichting van een subsidiedossier, specifieke templates en formulieren ter beschikking stellen en op verzoek tijdig verplichte accountantscontroles inplannen. Ook kan hij helpen met het bewaken van deadlines die gelden voor de specifieke subsidies. Hierbij is de lijn verantwoordelijk en de financieel specialist ondersteunend en adviserend. De IAF vraagt blijvende aandacht voor de vastlegging in JOIN van àlle documenten met betrekking tot een inkomende subsidie. Voor inkomende subsidies is binnen JOIN een apart zaaktype ingericht. Maak daar als cluster gebruik van. En hanteer daarbij één zaaknummer per subsidie.

18 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

3.8 Mate in control gevolgen COVID-19 voor rechtmatigheid Ultimo 2020 (oordeel IAF):

Medio 2020 (oordeel IAF):

Belangrijkste boodschappen IAF:

De gevolgen van COVID-19 Vanuit het perspectief van de Interne Audit Functie spelen de gevolgen van COVID-19 vooral op twee gebieden: 1. Doorbreking van interne beheersingsmaatregelen als gevolg van niet fysieke aanwezigheid of minder beschikbaarheid van medewerkers 2. Rechtmatigheid van de uitgaven. Rondom het eerste punt spelen geen specifieke rechtmatigheidskwesties. Het merendeel van het werk vond reeds digitaal plaats. De processen zijn daarop ingericht, zodat er geen sprake van doorbreking van beheersmaatregelen als gevolg van COVID 19.

Werkgroep rechtmatigheid uitgaven In november 2020 is een werkgroep van start gegaan om mogelijke rechtmatigheidsissues in kaart te brengen en te zorgen dat hierbij rechtmatig wordt gehandeld. Hieruit is een lijst van 17 onderwerpen gekomen, waar mogelijk rechtmatigheidsissues kunnen spelen. De risico’s zijn in kaart gebracht en waar nodig zijn acties ondernomen om de risico’s te beperken. Uiteindelijk is door tijdige acties de rechtmatigheid niet in het geding gekomen. Hierbij is in een aantal gevallen besluitvorming van raad of college voorgelegd. Ook is de raad tussentijds op de hoogte gehouden van de genomen steunmaatregelen en de financiële gevolgen.

€

Gehele organisatie

▪

▪

Gevolgen voor de jaarrekening 2020 COVID-19 heeft ook gevolgen voor de jaarrekening 2020. In het voorwoord bij de jaarrekening 2020 wordt uitgebreid stilgestaan bij de impact van COVID19. Ook op verslaggevingsgebied heeft COVID 19 impact. Bij het opstellen van de jaarrekening is rekening gehouden met de uitspraken die de commissie BBV hierover heeft gedaan. Ook bij de jaarrekening 2021 zal COVID-19 een rol spelen, al is het alleen al het feit dat sommige compensatieregelingen vanuit het rijk pas in 2021 hun beslag krijgen.

▪ ▪

▪

▪

De uitvoering van de TOZO-regeling is uitbesteed aan Regionaal Bureau Zelfstandigen (RBZ) Rotterdam. De regeling is opgenomen in de SISA-bijlage. Bij de controle hierop door de accountant van RBZ Rotterdam is discussie ontstaan over het wel of niet hanteren van het kasstelsel. Deze discussie is nog niet beslecht. Draag zorg dat in overleg met Deloitte in 2021 hierover duidelijk komt. Het wordt aanbevolen om afwijkende afspraken in verband met COVID-19 met zorgaanbieders voor 2021 voor zover deze niet reeds contractueel zijn vastgelegd, in een addendum op het oorspronkelijk contract op te nemen. Volg hierbij de landelijke richtlijnen. Maak de gewijzigde contractvoorwaarden rondom zorg inzichtelijk en toets deze (steekproefsgewijs). Maak de uitgaven van zorgkosten die specifiek betrekking hebben op COVID-19 in de financiële administratie door deze op een aparte kostensoort te boeken. Ook voor 2021 geldt dat inzichtelijk moet zijn welke keuzes zijn gemaakt rondom verleende subsidies en waarom bepaalde subsidies wel of niet anders worden vastgesteld dan initieel verleend. Zorg ook voor 2021 voor duidelijkheid rondom het normenkader en toetsbare voorwaarden voor steunmaatregelen vanuit de gemeente.

19 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

4 5 4

Bijlagen

A B

Rechtmatigheidsfouten aanbestedingen 2020 Dekking en reikwijdte Leiden in control

20 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

A | Rechtmatigheidsfouten aanbestedingen 2020

21 Gemeente Leiden - Interne audit functie

verslag van bevindingen 2020 Z/21/3264801

B | Dekking en reikwijdte Leiden in control Leiden in control De kaders voor Leiden in control zijn vastgelegd in het Algemeen Controleplan 2020 zoals door de raad vastgesteld op 12 november 2020 (RV 20.0101). Leiden in control richt zich voornamelijk op de belangrijkste financiële processen die de getrouwheid en rechtmatigheid van daaruit voortvloeiende baten, lasten en balansmutaties moeten waarborgen. Hiervoor geeft het management (intern) en het college (extern in de jaarrekening) een In control-verklaring af. Intern is een combinatie van reviewwerkzaamheden en verbijzonderde interne controlewerkzaamheden uitgevoerd door de interne audit functie van de gemeente Leiden om een oordeel te kunnen vormen over de mate van interne beheersing van de onderzochte processen. Daarbij wordt expliciet stilgestaan bij de mate van opvolging van geconstateerde verbeterpunten uit voorgaande perioden. Samen geven zij aan in hoeverre Leiden als lerende organisatie functioneert op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid en dus in welke mate Leiden ‘in control’ is. De uitkomsten hiervan worden door de interne accountant op twee momenten gerapporteerd: na controle van het 1e halfjaar in de interne managementletter en na controle van het 2e halfjaar in het intern verslag van bevindingen (verschijnt bij de jaarstukken).

De interne audit functie maakt voor haar werkzaamheden en rapportages gebruik van de goedkeurings- en rapportagetoleranties zoals opgenomen in het Controleprotocol dat door de gemeenteraad van Leiden is vastgesteld. Dit houdt in dat een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven door de externe accountant als de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (€ 6,3 miljoen) en de onzekerheden minder zijn dan 3% (€ 18,9 miljoen) van de totale werkelijke lasten inclusief toevoegingen aan reserves in de jaarrekening. Dit houdt tevens in dat voor de strekking van de af te geven in control-verklaring door het college dezelfde tolerantiegrenzen gehanteerd zullen worden.

22 Gemeente Leiden - Interne audit functie