B 05a. Accountantsverslag Gemeente Leiden 2020

3

Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening

1

De financiële positie van uw gemeente

Begrotingsoverschrijdingen (groter dan rapportagedrempel) N.v.t.

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/25

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Belangrijkste bevindingen uit onze controle – vervolg

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of overtredingen van wet- en regelgeving

In het voorjaar van 2020 is door uw organisatie een gemeentebrede frauderisicoanalyse opgesteld die gestalte geeft aan de risicofactoren en -risico’s per proces, en ook inzicht geeft in de beheersmaatregelen, en de mogelijke Het college van burgemeester en wethouders materiële impact van deze risico’s op de is primair verantwoordelijk voor het jaarrekening. Hiermee is uw organisatie aan voorkomen en ontdekken van fraude en voor de slag gegaan met ons advies uit de de naleving van wet- en regelgeving. Recente Board-letter 2019. ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptiewetgeving aan globalisering Wij adviseren deze frauderisicoanalyse onderhevig is, waardoor ook gemeentes in jaarlijks te actualiseren en aan te vullen. toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels.

Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij uw organisatie gevraagd om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van weten regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad (of de Commissie voor de Rekeningen). Wij constateren dat de frauderisicoanalyse in een jaarlijkse procescyclus is uitgewerkt, waarbij het college jaarlijks de belangrijkste fraude risico’s bespreekt en de frauderisicoanalyse vaststelt.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/26

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Belangrijkste bevindingen uit onze controle - vervolg

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Druk

Gelegenheid

Rationalisatie

Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/27

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Belangrijkste bevindingen uit onze controle - vervolg

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Het coronavirus Eén van de belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2020 is de coronacrisis. Gemeenten hebben hierbij te maken met veel nieuwe ontwikkelingen en acute vraagstukken vanuit de lokale omstandigheden en vanuit het Rijk. De coronacrisis vraagt extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van deze (nieuwe) geldstromen en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente. Uw gemeente heeft een eigen analyse gemaakt over de financiële impact van de bestrijding van het coronavirus op haar organisatie. Wij stellen vast dat gepaste aandacht is besteed in het jaarverslag aan de gevolgen van corona. Wij sommen hier de belangrijkste effecten van corona op de jaarrekening van uw gemeente: •

Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaars bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen.

Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het Rijk dan wel door de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen. •

•

Tozo: Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Uw gemeente heeft de Tozo-regeling uitbesteed aan de gemeente Rotterdam. Wij hebben in het kader van de controle van de gemeente Leiden een review uitgevoerd bij de accountant van de gemeente Rotterdam. De gemeente is ondanks een snelle invoering van deze regeling en de wijzigingen ervan gedurende 2020 en 2021 in staat geweest aantoonbaar te voldoen aan de gestelde financiële rechtmatigheidseisen. Zowel de interne controlewerkzaamheden als onze zelfstandig uitgevoerde dossiercontroles bevestigen deze uitkomst.

•

Er is bij de Tozo-regeling sprake van een formele rechtmatigheidsfout, vanwege het feit dat niet bij alle Tozo-aanvragen een legitimatie via een officieel ID-bewijs heeft plaatsgevonden, maar in enkele gevallen via DigiD legitimatie heeft plaatsgevonden. Deze formele rechtmatigheidsfouten hoeven wij niet als afwijking in ons oordeel te betrekken, maar dienen wij wel te rapporteren via dit accountantsverslag.

•

De Nota verwachtingen accountantscontrole schrijft daarnaast voor dat wij een kwalitatieve toets moeten verrichten op uw Misbruik en Oneigenlijk beleid voor de Tozo-regeling. Voor wat betreft de Tozo-regeling sluit de gemeente Leiden aan bij het M&O-beleid van de gemeente Rotterdam, die de Tozo-regeling voor de gemeente uitvoert.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/28

Interne beheersing

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/29

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Interne beheersing

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen

De belangrijkste bevindingen uit onze managementletter 2020 Tekortkomingen in de interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2020 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze Boardletter. Wij hebben de Boardletter, die is gericht aan het college, uitgebracht op 12 november 2020, en deze tevens besproken met de Commissie voor de Rekeningen op 12 januari 2021. Wij verwijzen voor onze bevindingen naar de Boardletter. Onderstaand hebben wij in samenvattende vorm onze belangrijkste bevindingen opgenomen.

Interne beheersing en Servicepunt71 De accountant van Servicepunt71 levert jaarlijks een assurance-rapport op, waarin een oordeel wordt gegeven over de opzet, het bestaan en de werking van de processen van de organisatie. De huidige accountant van Servicepunt71 heeft in zijn rapportage een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de aanwezigheid van beheersmaatregelen in processen, en anderzijds het behalen van een beheersdoelstellingen. Hierbij is de conclusie getrokken dat op diverse processen de beheersmaatregelen niet dusdanig zijn geïmplementeerd dat hierop gesteund kan worden door de accountant van Servicepunt71 en door ons als accountant van de gemeente Leiden. Bovenstaande heeft derhalve impact gehad op onze controleaanpak In lijn met 2019 moeten wij dan ook meer gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren. Hierbij merken we wel op dat op enkele processen en beheersingsmaatregelen al verbeteringen zijn gesignaleerd ten opzichte van vorig jaar.

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/30

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Interne beheersing - vervolg

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Procesbeschrijvingen

Beheersing kredieten

Wij hebben vastgesteld dat voor een groot aantal en sowieso alle belangrijkste processen, uitgebreide procesbeschrijvingen aanwezig zijn. Deze procesbeschrijvingen laten in detail alle processtappen zien, welke functionarissen bij deze processen betrokken zijn, en welke werkzaamheden deze medewerkers uitvoeren om te waarborgen dat de beheersdoelstelling wordt behaald. Ook wordt per processtap een beheersmaatregel beschreven.

In 2020 is Servicepunt71 overgegaan op inkoop- en contractmanagementsysteem Proquro. Op basis van onze gesprekken tijdens de interim-controle hebben wij vernomen dat nog niet aan alle implementatie-eisen wordt voldaan. Hierdoor werkt de signaleringsfunctie voor kredietbewaking en het monitoren van overschrijdingen op kredieten nog niet optimaal. Het risico hiervan is nu nog wel dat kredietoverschrijdingen (te) laat worden opgemerkt. Uw organisatie is voornemens in 2021 een nieuw systeem of nieuwe systemen in gebruik te nemen, waarbij wij u willen adviseren aandacht te besteden aan het inrichten van een procesmatige beheersing van kredieten en de mogelijkheid tot het preventief bewaken van kredietoverschrijdingen.

Wij hebben u voorgaand jaar geadviseerd om voor alle processen expliciet ook de key controls te benoemen. Inmiddels zijn diverse processen onderhanden genomen. Zo zijn een aantal procesbeschrijvingen gewijzigd, vereenvoudigd dan wel komen te vervallen. Het identificeren en benoemen van key controls blijft een aandachtspunt.

Journaalboekingen Het (fraude)risico ten aanzien van management override of controls is een verplicht (verondersteld) risico voor de accountant en geldt niet specifiek voor uw gemeente. Het uitgangspunt hiervan is dat het management zich in een unieke positie bevindt om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door internebeheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken.

Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het management internebeheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude, en vormt het om die reden een significant risico. Het systeem dwingt nu geen functiescheiding af bij het boeken en goedkeuren van handmatige journaalboekingen, de zogenaamde memoriaalboekingen. Er vindt geen controle door een tweede functionaris plaats op de invoer. Er is dus niet voldoende functiescheiding in het proces aanwezig, terwijl hier sprake is van een inherent verhoogd risico op fraude. Hierdoor hebben wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden moeten uitvoeren. Wij adviseren om een controle te laten uitvoeren op de juiste verwerking van de memoriaal-boekingen, en tevens intern een data-analyse uit te voeren op deze boekingen. Tevens adviseren wij om het systeem waar mogelijk zo aan te passen dat de functiescheiding tussen het boeken en goedkeuren van handmatige memoriaalboekingen wordt afgedwongen.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/31

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Interne beheersing- vervolg

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Overeenkomstig artikel 2:393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. De bestaande tekortkomingen in de automatiseringsomgeving leiden ertoe dat de gemeente en wij niet zonder meer kunnen steunen op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Rechtmatigheidsverantwoording Zoals bekend zal het college vanaf 2022 naar aanleiding van landelijke wetgeving een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Hoewel Leiden reeds een in-control verklaring heeft, zal de rechtmatigheidsverantwoording niet geheel hetzelfde zijn. De gevolgen hiervan heeft u in 2020 voorbereid.

De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening, waarbij voor de gemeente een verantwoordingsgrens geldt van maximaal 3% en Op basis van onze inventarisatie van de minimaal 0% van de totale lasten. De bestaande General IT Controls in BPMOne, gemeenteraad bepaalt in het normenCivision en TCare blijkt dat binnen de kader deze grens. De raad heeft hierbij de IT-omgeving ruimte is voor verbetering. keuze om minder (3%) of meer (0%) De belangrijkste aandachtspunten hebben nauwkeurig te worden geïnformeerd over betrekking op het rechtenbeheer, specifiek op eventueel geconstateerde bevindingen de periodieke zichtbare interne controle op de inzake de rechtmatigheid. generieke (hoge rechten) accounts binnen de applicaties en de beveiliging van toegang en Een van de doelstellingen van de minister rechtenbeheer van de onderliggende met de invoering van de rechtmatigheidsdatabases. verantwoording is het verhogen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Als de Voor onze inhoudelijke bevindingen verwijzen bedrijfsvoering van hoge kwaliteit is, dan wij u kortheidshalve naar onze Boardletter kan de uitspraak over de rechtmatigheid 2020. eenvoudiger gerealiseerd worden. Of anders gezegd, het verlagen van de verantwoordingsgrens stelt hogere eisen aan de bedrijfsvoering.

De scope is gelijk aan de financiële rechtmatigheid zoals nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, en misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium). Het eerste jaar van de rechtmatigheidsverantwoording (2022) zal, ongeacht de kwaliteit van de interne bedrijfsvoering, een lastige worden. Wij adviseren daarom het volgende: -

Stel een gedeelde ambitie vast voor de te stellen eisen aan de kwaliteit van de interne bedrijfsvoering. Neem in de ambitie ook mee de te stellen eisen aan de kwaliteit van de geautomatiseerde omgeving.

-

Stel een stappenplan en groeipad vast voor het bereiken van de gewenste kwaliteit.

-

Start met een hoge verantwoordingsgrens en verlaag de grens in de jaren erna naar het gewenste niveau afhankelijk van het groeipad.

-

Houd rekening met verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen) waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/32

Overige aangelegenheden

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/33

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Overige aangelegenheden

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

In dit onderdeel geven wij een samenvatting van overige aangelegenheden en bepaalde vereiste communicaties. Onze communicatie met het management Wij hebben het management ter confirmatie een aantal schriftelijke bevestigingen gevraagd aangaande zijn verantwoordelijkheden inzake financiële verslaggeving. Wij ontvangen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening. Geen meningsverschil met college en ambtelijk management of beperking in reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het management geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het management en de medewerkers van de gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/34

Bijlagen

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/35

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente

In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van niet-gecorrigeerde controleverschillen (x € 1.000): Rechtmatigheid

Getrouwheid

-

202

634

-/- 110

Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout

N.v.t.

N.v.t.

Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout

N.v.t.

N.v.t.

634

92

N.v.t.

N.v.t.

835

N.v.t.

Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)

N.v.t.

N.v.t.

Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen

Overige rechtmatigheidsfouten

N.v.t.

N.v.t.

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

Totaal rechtmatigheidsfouten

1.469

N.v.t.

Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Aard van de controleverschillen Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode (erfpachtgrond ten onrechte niet afgeboekt (-/-304) + nagekomen boeking voordeel Jeugd (506)) Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode (Nagekomen boekingen WMO (262) en Jeugd (-/-372))

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen

Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

(Sub)totaal getrouwheidsfouten Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/Fido/Etc.) EU-aanbesteding

* In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en het normenkader 2020 dat op 6 april 2021 ter kennisgeving is aangeboden aan de gemeenteraad is het kader voor de controle op de financiële rechtmatigheid opgenomen.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/36

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van onzekerheden in de controle (x € 1.000) groter dan de rapporteringstolerantie van € 300.000: Aard van de onzekerheden

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Onzekerheden Sociaal Domein WMO (zorg in natura en PGB)

980

980

Onzekerheden Sociaal Domein Jeugd (zorg in natura en PGB)

761

761

(Sub)totaal onzekerheden in de getrouwheidscontrole

1.741

1.741

Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid

N.v.t.

N.v.t.

Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/Fido/etc.)

N.v.t.

N.v.t.

Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)

N.v.t.

N.v.t.

Overige onzekerheden inzake rechtmatigheid

N.v.t.

N.v.t.

Totaal onzekerheden in de rechtmatigheidscontrole

1.741

N.v.t.

* In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en het normenkader 2020 dat op 6 april 2021 ter kennisgeving is aangeboden aan de gemeenteraad is het kader voor de controle op de financiële rechtmatigheid opgenomen. Wij ontvangen van het college van burgemeester en wethouders een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening, waarin het college het bovenstaande bevestigt. Dat houdt in dat eventuele niet-geconstateerde en daardoor niet-gecorrigeerde afwijkingen, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Het college van burgemeester en wethouders bevestigt tevens geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde afwijkingen.

Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/37

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle

De onderstaande tabel bevat alle afzonderlijk geïdentificeerde en gecorrigeerde afwijkingen (x € 1.000) groter dan de rapporteringstolerantie van € 300.000: Aard van de gecorrigeerde controleverschillen

Rechtmatigheid

Getrouwheid

884

884

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

N.v.t.

N.v.t.

Totaal (absoluut)

884

884

Feitelijke controleverschillen

Interne beheersing

Reservering voor bijdrage bouw school is vrijgevallen Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

Inschattingverschillen Niet van toepassing Geprojecteerde (inschattings)verschillen

Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/38

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente

Onze controlestandaarden vereisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren om de gemeenteraad in staat te stellen een inschatting te maken van de gevolgen daarvan voor de jaarrekening.

Belangrijkste bevindingen uit onze controle

De tabel hierna bevat een weergave van die onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat de gemeenteraad deze nader dient te beoordelen:

Interne beheersing Interne beheersing

Toelichting Niet van toepassing

Bron van de toelichtingsvereiste

Kwantitatieve of kwalitatieve overwegingen

N.v.t.

N.v.t.

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/39

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Per regeling wordt in een tabel aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Onderstaand en op de volgende pagina treft u deze tabel aan.

Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing

Sisacode JenV A5

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

FIN B1

Specifieke uitkering Specifieke uitkering versterking van de locale integrale aanpak van radicalisering, extremism en terrorisme Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

Fout of onzekerheid

Financiële omvang

Toelichting

Geen

€0

N.v.t.

Geen

€0

N.v.t.

BZK C1

Regeling Reductie Energiegebruik

Geen

€0

N.v.t.

BZK C9

Specifieke uitkering woningbouwimpuls

Geen

€0

N.v.t.

OCW D1

Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten

Geen

€0

N.v.t.

OCW D1A

Regionale maatregelen voortijdig schoolverlaten 2016-2021

Geen

€0

N.v.t.

OCW D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2020-2022 (OAB)

Geen

€0

N.v.t.

OCW D10

Volwasseneneducatie

Geen

€0

N.v.t.

OCW D11

Regeling specifieke uitkering extra financiële middelen RMC-functie

Geen

€0

N.v.t.

OCW D12

Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten

Geen

€0

N.v.t.

OCW D12A

Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten

Geen

€0

N.v.t.

Strekking controleverklaring rechtmatigheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)

Goedkeurende controleverklaring

Strekking controleverklaring getrouwheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)

Goedkeurende controleverklaring

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/40

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Sisacode

Specifieke uitkering

Interne beheersing

IenW E20

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Fout of onzekerheid

Financiële omvang

Toelichting

Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

Geen

€0

N.v.t.

IenW E21

Regeling specifieke uitkering ciculaire ambachtscentra 2020-2022

Geen

€0

N.v.t.

IenW E27B

Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden)

Geen

€0

N.v.t.

IenW E38

Tijdelijke stimuleringsregeling veilig, doelmatig en duurzaam gebruik verkeersinfrastructuur

Geen

€0

N.v.t.

SZW G1

Ondersteuning clustering sociale hulpverlening Openbaar lichaam Bonaire

Geen

€0

N.v.t.

SZW G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020

Geen

€0

N.v.t.

SZW G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeente 2020

Geen

€0

N.v.t.

Geen

€0

N.v.t.

Geen

€0

N.v.t.

Geen

€0

N.v.t.

SZW G4 SZW G4 SZW G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel: Tozo 1 (1 maart tot 1 juni 2020) Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel: Tozo 2 (1 juni tot 1 oktober 2020) Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel: Tozo 3 (1 oktober tot en met 31 december 2020)

VWS H4

Specifieke uitkering Sport

Geen

€0

N.v.t.

VWS H8

Regeling Sportakkoord

Geen

€0

N.v.t.

Totaal

€0

Strekking controleverklaring rechtmatigheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)

Goedkeurende controleverklaring

Strekking controleverklaring getrouwheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)

Goedkeurende controleverklaring

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/41

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Per regeling wordt in een tabel aangegeven of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd.

Bevindingen controle SiSa-bijlage

Fout, onzeker en/of Financiële formele omvang onrechtmatig

Toelichting

N.v.t.

€0

N.v.t.

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet maar wel identificatie Formele onrechtmatigheid DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

€0

1.

G4

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid N.v.t. 3 Participatiewet

€0

N.v.t.

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

N.v.t.

€0

N.v.t.

G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

€0

N.v.t.

G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet maar wel identificatie N.v.t. DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

€0

N.v.t.

G4

Tozo 2_exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

N.v.t.

€0

N.v.t.

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

N.v.t.

€0

N.v.t.

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet maar wel identificatie N.v.t. DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

€0

N.v.t.

G4

Tozo 3_exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

N.v.t.

€0

N.v.t.

G4

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)

N.v.t.

€0

N.v.t.

Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen

Totaal

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

1. Bij vijf dossiers is geconstateerd dat identificatie is gedaan aan de hand van DigiD in combinatie met BRP of Suwinet. Deze constatering uit de steekproef is niet nauwkeurig te projecteren naar een financiële omvang voor de gehele populatie.

Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Strekking controleverklaring rechtmatigheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)

Goedkeurende controleverklaring

Strekking controleverklaring getrouwheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)

Goedkeurende controleverklaring

€0

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/42

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Leiden De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Leiden in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u • een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: •

Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.

•

Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte.

•

Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

•

Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.

•

De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen zijn genomen om de bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen.

•

Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de structuur van de controlecliënt voorziet in een gemeenteraad of auditcommissie, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen.

•

Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

De externe toezichthouder toetst periodiek de opzet en werking van ons stelsel van maatregelen.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/43

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Inleiding Bevindingen van de controle 2020 De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Bijlagen Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b - Onzekerheden in de controle Bijlage A2 - In de controle opgenomen aanpassingen Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Bijlage C Onafhankelijkheidsbevestiging

Interne roulatie

Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Leiden

Een te grote mate van vertrouwdheid of Wij hebben een evaluatie gemaakt van vertrouwen kan een bedreiging zijn voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en bepaalde leden van het controleteam haar medewerkers en de gemeente die van geregeld en voor langere tijd aan de invloed kunnen zijn op onze wettelijke accountantscontrole van een onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons controlecliënt meewerken. geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden. Wij beoordelen jaarlijks opnieuw de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Onze beoordeling heeft geen aanleiding gegeven om komend boekjaar teamleden bij de gemeente Leiden te rouleren.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente of een bij de gemeente betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben ontvangen of verstrekt en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.

Accountantsverslag 2020 | gemeente Leiden

2107ECF369/IK/44

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL", its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global" and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network” is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands