Antwoord technische vragen LP en VVD bij RV Aanbestedingsresultaat nieuwbouw binnenzwembad-ijshal De Vliet t.b.v. OS 23-3

Beantwoording Technische vragen bij Raadsvoorstel Aanbestedingsresultaat nieuwbouw binnenzwembad-ijshal De Vliet Vragen zijn in volgorde van binnenkomst opeenvolgend genummerd. Vragen van Leiden Participeert, Anandkoemar Jitan Dit jaar start de bouw van het prachtige sportcomplex De Vliet. De renovatie/verbouwing van ons stadhuis is al eerder gestart en daar hebben we van geleerd dat het voorkomen van meerkosten tijdens de bouw vooral gezocht moet worden in de voorbereidingsfase. In een tijd dat burgers steeds meer met de heftige financiële gevolgen van de lopende pandemie te maken krijgen, is het zaak om daar extra goed op letten. Op grond van artikel 45 van het Reglement van Orde stelt het lid Jitan (Leiden participeert) het College van Burgemeester en Wethouders daarom de volgende vragen : Vraag 1. Is onafhankelijk vastgesteld dat het gehele sportcomplex coronaproof is? Antwoord: Het ontwerpteam heeft onderzocht in hoeverre het gebouw coronaproof te gebruiken is. Daarbij is vooral gekeken naar de gebouwventilatie. De ventilatie voor zwembad en gemeenschappelijke ruimten (horeca) is coronaproof. Bij de ijshal is de ventilatie niet coronoproof, maar zijn wel de installatietechnische voorbereidingen getroffen (lees: ruimtereservering bij de luchtbehandelingskasten) om deze coronaproof te maken.

Indien gewenst kan de luchtbehandelingsinstallatie van de ijshal modulair worden uitgebreid om ook aan de corona-eisen te voldoen. Dit kan nu maar ook op een later moment, hier is binnen het beschikbare projectbudget op dit moment geen ruimte voor. Vraag 2. Bij een ja, zijn de resultaten van die check verwerkt in de contractstukken, zodat er later tijdens de bouw geen meerkosten kunnen ontstaan? Antwoord: bovengenoemde is als zodanig meegenomen in de uitvraag. Behoudens de modulaire uitbreiding van de luchtbehandelingsinstallatie van de ijshal worden voor dit onderwerp geen meerkosten verwacht.

Vragen van VVD, Maaike van Vliet Vraag 3. De kosten van voorliggend RV bedragen nog eens 3,2 miljoen extra bovenop het bedrag wat al meerdere malen is verhoogd. Hiermee komen de kosten voor dit plan op ruim 36 miljoen euro uit. Waarom is er niet gekozen om dekking te zoeken voor de 3,2 miljoen binnen het reeds vrijgemaakte bedrag? Antwoord: Gedurende de uitwerking van het ontwerp is continue gestuurd op beperking van kosten en budget. Zonder te tornen aan door de raad gestelde functionele projectkaders kan hier niet verder op worden bespaard. Vervolgens is gekeken in hoeverre de afschrijvingstermijn van 15 jaar voor installaties stroken met de daadwerkelijke levensduur van deze installaties. Ervaringen in de praktijk wijzen uit dat een levensduur van 20 jaar gangbaar is. Reeds veel gemeenten passen deze termijn van 20 jaar ook reeds toe. Na instemming van concern control is deze afwijkende afschrijvingstermijn van 20 jaar ook toegepast. Dit maakt het mogelijk dat nu een besluit voorligt waarbij geen aanvullende gemeentelijke bijdrage wordt gevraagd. Vraag 4. In het RV worden een aantal ‘niet realistische aanvullende besparingen’ gepresenteerd van in totaal ruim één miljoen. Kan per mogelijke besparing nadere toelichting worden gegeven voor de redenen waarom deze mogelijkheden niet realistisch zijn? Antwoord: € 400.000: 50% minder PV panelen.

Op basis van een terugleververgoeding van € 0,05 per kWh valt als gevolg van deze besparing de energierekening bijna € 30.000 per jaar hoger uit. Hiermee wordt deze besparing als niet realistisch beschouwd, aangezien de kosten feitelijk worden overgeheveld naar de exploitatie. € 100.000: verkleinen krabbelbaan naar de oorspronkelijke afmetingen van 30x20 meter in plaats van 45x20 meter. De ruimte die hiermee wordt bespaard ligt middenin de ijshal en kan relatief lastig worden ingevuld met een andere functie. Bovendien wordt hiermee de mogelijkheid tot curling (waarvoor 45 meter lengte nodig is) afgesneden. Het gemis aan de functie curling resulteert al snel in circa € 15.000 minder inkomsten voor de ijshal. Hier komen de gemiste horeca-inkomsten nog bovenop. Hiermee wordt ook deze besparing als niet realistisch beschouwd.

-

-

€ 25.000: laten vervallen van plafondafwerkingen in horeca. Vanuit de exploitatie wordt dit als niet wenselijk beschouwd, aangezien hiermee de sfeer en beleving van de horeca danig wordt aangetast met dito effect op de horeca-omzet. € 500.000 ijshal niet klimatiseren. Het gehele ontwerp van de ijshal dient hiermee te worden aangepast, alsmede de bouwaanvraag. Dit betekent vertraging. Bovendien zal als gevolg van een buitenklimaat in de ijshal de beleving en de ijskwaliteit danig achteruit gaan, met ongetwijfeld een fors effect op bezoek en bezetting van de ijshal. Onbekend hoe groot dit effect zal zijn, maar 20% minder bezoekers / € 140.000 minder inkomsten per jaar is niet ondenkbeeldig. Hiermee wordt deze besparing al na een paar jaar ingehaald door verliezen in de exploitatie van de ijshal. De éénmalige en jaarlijkse besparing (beperking van energielasten) wegen hier (lang niet) tegenop.

Vraag 5. Er wordt flink geïnvesteerd in duurzaamheid en circulariteit. Hierdoor krijgt deze een Energielabel A++++. Welke extra investeringen worden gedaan om van respectievelijk A+ naar A++, te komen, van A++ naar A+++, en van A+++ naar A++++? Kan hierbij ook een inschatting worden gemaakt van de kosten van deze investeringen? Antwoord: Op basis van de uitvoeringsbesluiten van Combibad en IJshal en de hierin vastgestelde duurzaamheidsniveaus heeft een verdere ontwerpuitwerking plaatsgevonden. Hierbij is geen doorrekening gemaakt van de mogelijkheid om terug te vallen naar lagere ambitieniveaus. Derhalve kan op dit moment een inschatting van kosten hiervan niet worden gegeven. Vraag 6. Welke andere besparingsmogelijkheden zijn er denkbaar, die nu nog niet in het RV zijn opgenomen, om de kosten van dit project fors naar beneden te brengen? Antwoord: Het projectteam heeft geen aanvullende besparingsmogelijkheden kunnen inventariseren dan reeds in het raadsvoorstel staan opgenomen. Vraag 7. Wegens het mislukken van de eerste aanbesteding, zijn een groot deel van de projectrisico’s overgeheveld naar de gemeente. Hier vallen onder andere de kosten onder voor vertragingen.

Heeft de gemeente aanvullende maatregelen genomen in het kader van projectmanagement om ervoor te zorgen het risico tot vertraging tot een minimum wordt beperkt? Is er bijvoorbeeld al extra tijd voor vertragingen in de planning opgenomen? Antwoord: Vooruitlopend op de wijziging naar bouwteammodel is de risicoparagraaf door het projectbureau geactualiseerd. Op basis hiervan is de inzet van projectmanagement verhoogd en de post onvoorzien aangepast. Het extra risico dat de gemeente met de wijziging naar bouwteammodel op zich neemt is hierin meegenomen. Ook het risico op vertragingen in de ontwerp- en uitvoeringsfase is hierin meegenomen. De ontwerpfase is inmiddels zonder vertraging doorlopen. In de aanbesteding is de planning van de uitvoeringsfase als gunningscriterium meegenomen. Deze planning wordt in de bouwteamfase in afstemming met alle partijen verder verfijnd en geoptimaliseerd. Vervolgens zal het resultaat hiervan vastgelegd worden in de aanneemovereenkomsten met de aannemer en installateurs. Gebruikelijke marges in geval van voorzienbare situaties (denk aan onwerkbaar weer) zijn in deze planning meegenomen. Vraag 8.

In de opsomming van mogelijke gegadigden voor verhuur van de ruimten onder de ijshal is ook Denksport Leiden opgenomen, terwijl in de motie ‘Realiseren van een nieuw Denksportcentrum aan De Vliet’ van 17 september 2020 het College is verzocht om de zoektocht van Denksport Leiden niet te verknopen met de ijshal. Waarom is Denksport dan toch in deze lijst opgenomen? Antwoord: De raad ontvangt op korte termijn een brief hoe genoemde motie is uitgevoerd. De reden waarom Denksport als mogelijke huurder van de verhuurbare ruimte in onderhavig voorstel is opgenomen is enkel gelegen in de gedachte de raad te informeren over alle mogelijke huurders en opties waarbij ook Denksport gebaat bij kan zijn.