Aanvulling beantwoording technische vragen PS Onderzoek Participatie in Leiden ontleed 2e set d.d. 30 augustus 2021

Technische vragen Onderwerp: Fractie: Doorgezonden door griffie: Beantwoording:

Onderzoek Participatie in Leiden Ontleed (2e set) Thijs Vos (PS) 30 augustus 2021 6 september 2021 / 9 september 2021 (vraag 3 aan college) / 14 september (aanvulling vraag 3)

Technische Vragen onderzoek “Participatie ontleed” Vragen: Aan Platform031 1. In de presentatie wordt de raad aanbevolen om duidelijke kaders te stellen bij participatietrajecten, waaronder het niveau van participatie (de trede) en over welke aspecten het traject gaat. Op dit moment worden deze kaders echter door het college gesteld. Ik begrijp daarom niet goed hoe ik deze aanbeveling moet zien: hoe verhoudt deze aanbeveling zich met de huidige bevoegdheden van college en raad? 2. Hoe verhoudt de passage dat de verplaatsing van de woonunits in nauw overleg met bewoners heeft plaatsgevonden met de constatering dat er geen ruimte was voor bewoners om invloed uit te oefen? 3. Omwonenden van de Verdamstraat hebben een notitie gedeeld waarin zij de totstandkoming en inhoud van het rapport bekritiseren. Is een reactie op de inhoud van deze notitie mogelijk? Aan het college 1. Casus Verdamstraat: Hoeveel overleggen hebben er plaats gevonden met de omwonenden vna het speelveld over de plaatsing van de woonunits? 2. Klopt het dat het aanbod van de burgemeester aan omwonenden om alternatieve locaties aan te dragen niet in overleg met de betreffende ambtenaren is gegaan? 3. Graag zou ik de eerder aan het college voorgelegde versie van het rapport en de overige stukken die in de WOB-procedure zijn opgevraagd willen inzien. Antwoorden: Aan Platform031 1.

In de presentatie wordt de raad aanbevolen om duidelijke kaders te stellen bij participatietrajecten, waaronder het niveau van participatie (de trede) en over welke aspecten het traject gaat. Op dit moment worden deze kaders echter door het college gesteld. Ik begrijp daarom niet goed hoe ik deze aanbeveling moet zien: hoe verhoudt deze aanbeveling zich met de huidige bevoegdheden van college en raad? Antwoord: De Raad heeft in deze een kaderstellende en controlerende taak. De raad kan aan het College duidelijke kaders meegeven over de wijze waarop de gemeente om dient te gaan met participatie in het algemeen via de participatieverordening, en het College op de naleving ervan aanspreken. 2. Hoe verhoudt de passage dat de verplaatsing van de woonunits in nauw overleg met

bewoners heeft plaatsgevonden met de constatering dat er geen ruimte was voor bewoners om invloed uit te oefen? Antwoord: Het eerste deel betreft de beslissing met betrekking tot de plaatsing van de woonunits op een andere locatie; de constatering betrof de beslissing van het College om de woonunits uberhaupt te verplaatsen. 3. Omwonenden van de Verdamstraat hebben een notitie gedeeld waarin zij de totstandkoming en inhoud van het rapport bekritiseren. Is een reactie op de inhoud van deze notitie mogelijk? Antwoord: Wij hebben besloten om verder niet inhoudelijk op deze notitie te reageren. Het wordt dan een discussie tussen Platform31 en de “bewoners”. Wij hebben het rapport aangeleverd en het moet nu een dialoog worden tussen de gemeenteraad en de bewoners. De gemeenteraad kan het rapport naast zich neerleggen en eigen conclusies trekken.

Aan het college: Casus Verdamstraat: Hoeveel overleggen hebben er plaats gevonden met de omwonenden van het speelveld over de plaatsing van de woonunits? Antwoord: Fysieke overleggen (overleggen zijn na 16 maart 2021 via MS teams gegaan) Er is veelvuldig contact geweest met de omwonenden. Er is gestart met 2 bewonersavonden, waarna met een klankbordgroep 3 overleggen hebben plaatsgevonden. Aansluitend heeft er met een groengroep een overleg plaatsgevonden, en een overleg met betrekking tot het sluiten van een convenant. Er is kinderparticipatie uitgevoerd. Tot slot is er een afsluitend gesprek geweest met wethouder Damen en teammanager wonen van Ons Doel en De Binnenvest. Zie onderstaand de tijdlijn: • Bewonersavond op 16 december 2019 • Bewonersavond op 19 december 2019 • Burgemeester en wethouderbezoek aan 2 huishoudens – Burggravenlaan op 24 januari 2020 • 3 Klankbordgroep overleggen op 28 januari 2020, 18 februari 2020 en 1 oktober 2020 • Omwonenden hebben alternatieve locaties aan Wethouder Damen aangeboden in Level – 24 januari 2020 • Overleg met indieners over het verloop en uitkomsten van de studie naar alternatieve locaties – 20 maart 2020 • Overleg convenant - 20 november 2020 • Werkgroep groen – 30 november 2020 • Kinderparticipatie – oktober / november 2020 • Evaluatiebespreking conform convenant op 13 april 2021

• •

Laatste bijeenkomst / dank namens Wethouder Damen, teammanager wonen van Ons Doel en directrice De Binnenvest aan klankbordgroep voor deelname en inzet – 7 januari 2021 Ondertekening convenant – 27 januari 2021

Telefonische overleggen en mailcontacten Verder is er hier en daar telefonisch contact geweest naar aanleiding van specifieke onderwerpen zoals: • Voorafgaand aan de bewonersavond is er veelvuldig contact geweest met diverse omwonenden en de wijkvereniging. Onder andere over het verzoek van omwonenden om tijdens de bewonersavond te starten met een betoog. • Inhoudelijk over een ingediend wob-verzoek. • Diverse overleggen met betrekking vragen inzake vergunningsprocedure. • Verzoek van een bewoner Burggravenlaan om de woonunits beter te centreren tussen Verdamstraat en Burggravenlaan. • Het wel of niet uitvoeren van een bodemonderzoek. • De mogelijkheden voor het landen van een traumahelicopter op het veld. • Over de positionering van de trappen en het groenscherm van de woonunits. • Verbetering/vernieuwing van de drainage van de omwonenden waar zij al tijden tegen aan liepen. • Het brandincident door een bewoner van een woonunit.

Bewonersbrieven Er zijn gedurende het project diverse keren bewonersbrieven uitgestuurd om omwonenden te informeren, dit ging onder meer over: • • • • • •

Bewonersavond Rechtsprocedures Collegebesluiten Uitvoeringsplanning en mogelijke overlast bij bouwrijpmaken terrein en plaatsing woonunits Inrichting van het voorterrein van de woonunits en het speelveld Kinderparticipatie

Tot slot Naast al deze overleggen en brieven zijn er veel vragen via de mail en/of brief gesteld aan de ambtenaren en college. Deze zijn met zorg behandeld. Voor het project is een apart emailaccount opgericht om de communicatie over het project goed te managen voor de omwonenden.

2: Klopt het dat het aanbod van de burgemeester aan omwonenden om alternatieve locaties aan te dragen niet in overleg met de betreffende ambtenaren is gegaan? Antwoord: Ja dat klopt, dat is niet bij de voorbereiding van de avond besproken. Het aanbod van de burgemeester, was echter niet ongewoon. Het is een standaard procedure dat na publicatie van een aanvraag voor omgevingsvergunning de omwonenden of belanghebbenden een zienswijze kunnen indienen, voordat het college een besluit op de aanvraag neemt. Met het indienen van zienswijzen kunnen belanghebbenden na de publicatie van de aanvraag,

hun bezwaren uiten, wijzigingen voorstellen of de gemeente erop wijze dat er mogelijk betere alternatieven voor handen zijn. Juist dat heeft de burgemeester gezegd en uitgelegd tijdens de eerste bewonersavond op 16 december 2019 en hij heeft toegezegd dat belanghebbenden voldoende tijd zullen krijgen voor het opstellen van hun zienswijze, onder meer voor het indienen van alternatieve locaties. Een groep bewoners heeft 21 locaties aangedragen als eventueel alternatief voor de plaatsing van de woonunits. Alle 21 locaties zijn onderzocht door de gemeente op eventuele geschiktheid voor plaatsing van de units. Van deze 21 locaties was er één locatie volgens het door het college vastgestelde afwegingskader geschikt. De andere locaties zijn afgevallen. Het college heeft vervolgens beide locaties beoordeeld en de Verdamstraat als meest geschikt beoordeeld. Het college heeft vervolgens de mate van geschiktheid van de twee ‘overgebleven’ locaties beoordeeld. Uit het onderzoek bleek dat beide locaties geschikt waren en de verschillen beperkt waren waarbij de beheerkosten bij de Octavialaan hoger zijn. Een keuze voor de Octavialaan als aan te wijzen locatie voor de woonunits, bracht vertraging voor Ons Doel met zich mee van minimaal vier maanden. Deze vertraging en een nieuw te starten participatieproces, brachten veel extra kosten met zich mee.

Ook heeft de raad op 10 september 2019 te kennen gegeven dat de doelgroep van de tijdelijke woonunits niet de dupe mag worden van vertraging en opslag van de woonunits. De extra kosten en het duperen van de doelgroep was alleen te verantwoorden geweest bij een veel geschiktere locatie. Omdat de locatie aan de Octavialaan op zijn hoogst gelijkwaardig leek voor het aanvragen van een omgevingsvergunning, maar zeker niet geschikter is dan de Verdamstraat heeft het college besloten te kiezen voor de Verdamstraat om daarmee toename van kosten en vertraging in de planning te voorkomen.

3.Graag zou ik de eerder aan het college voorgelegde versie van het rapport en de overige stukken die in de WOB-procedure zijn opgevraagd willen inzien. Deze informatie kan niet voor de commissievergadering van 9 september worden geleverd, omdat het Wob-verzoek nog in behandeling is. Het is een omvangrijk verzoek dat het college vanzelfsprekend zeer zorgvuldig wil behandelen en dat kost tijd. Het college wil eerst de indiener van he Wob-verzoek informeren over het besluit omtrent het Wob-verzoek. Dat is begin volgende week (8 weken na de indieningsdatum van 19 juli).

Aanvullend antwoord d.d. 14 september: Het college heeft besloten het verzoek van de indiener in te willigen en maakt de onder het verzoek vallende documenten (gedeeltelijk) openbaar, met uitzondering van een document dat wordt geweigerd. Met gedeeltelijke openbaarmaking bedoelt het college dat zij toepassing heeft gegeven aan enkele in de Wob opgenomen uitzonderingsgronden en beperkingen voor openbaarmaking van bepaalde in de documenten aangetroffen gegevens. De Wob bepaalt dat documenten die onderwerp zijn van een Wob-verzoek feitelijk aanwezig dienen te zijn bij het bestuursorgaan. De afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in haar uitspraak van 5 juni 2013 (ECLI:NL:RVS:2013:CA2102) geoordeeld dat een bestuursorgaan, naar

aanleiding van een Wob-verzoek, geen documenten hoeft te vervaardigen/op te stellen/samen te stellen om specifieke informatie toegankelijk te maken. Deze wettelijke regeling projecterend op uw Wob-verzoek is geconstateerd dat interviewverslagen van Platform 31 en interne werkdocumenten (verzoek punt 2) niet ressorteren onder ons college en derhalve niet (kunnen) worden verstrekt. Dit is mede het geval bij het gedeelte van uw Wob-verzoek, zoals vermeld onder punt 3; wisseling van het interne projectleiderschap van het onderzoek bij Platform 31; deze documenten zijn niet bij ons college feitelijk aanwezig en kunnen derhalve op grond van de Wob niet worden verstrekt. Op grond van artikel 11, eerste en tweede lid, van de Wob wordt uit documenten, opgesteld ten bate van intern beraad, geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Ook kunnen deze persoonlijke beleidsopvattingen worden verstrekt in niet tot personen herleidbare vorm. De gedachtegang van de wetgever is dat ambtenaren, en alle andere betrokkenen bij intern beraad vertrouwelijk hun opvattingen moeten kunnen delen en uiten zonder dat zij later met deze opvattingen (kunnen) worden geconfronteerd.

In de verstrekte documenten zijn weliswaar zodanige documenten aangetroffen maar is desondanks zoveel mogelijk tot openbaarmaking overgegaan om optimaal tegemoet te komen aan openbaarmaking in het kader van de beantwoording van uw Wobverzoek. Hierop is één uitzondering gemaakt. Het betreft een conceptversie van het onderzoeksrapport Participatie in Leiden ontleed. Ingevolge artikel 1, aanhef en onderdeel c, van de Wob wordt onder ‘intern beraad” verstaan: “het beraad over een bestuurlijke aangelegenheid binnen een bestuursorgaan, dan wel binnen een kring van bestuursorganen in het kader van de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een bestuurlijke aangelegenheid” Hieronder wordt onder meer verstaan: nota’s van ambtenaren en concepten van stukken. Met betrekking tot concepten van stukken is ons college niet verplicht om inzichtelijk te maken hoe besluiten tot stand zijn gekomen. Bovendien betreft het hier een stuk dat weliswaar door Platform31 met de gemeente is gedeeld, maar duidelijk daarbij aangevend dat het stuk onvoldragen en nog ongeautoriseerd was. Op grond hiervan wordt de conceptversie van het rapport “Participatieonderzoek “Participatie in Leiden ontleed” niet openbaar gemaakt en wordt het verzoek van de indiern op dit aspect (deelaspect 2: verzoek om de eerste concept-eindrapportage openbaar te maken) geweigerd.

In dit kader wordt overigens opgemerkt, zoals reeds vermeld in dit besluit, dat de definitieve versie van dit onderzoek reeds openbaar is gemaakt en door iedereen worden geraadpleegd.