4a. 21.0392 Bijlage 1. Raadsinformatiebrief evaluatie Tweede Kamerverkiezingen (LIS tbv raad 16 sept 2021, B11)

Burgemeester en Wethouders

Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden

Gemeente Leiden Bezoekadres Stadskantoor

Aan de leden van de Raad

Bargelaan 190 Postadres Postbus 9100 2300 PC Leiden Telefoon 14071 E-Mail verkiezingen@leiden.nl Website www.leiden.nl/gemeente

13 juli 2021 Ons kenmerk Z/21/3279310 Onderwerp Tweede Kamerverkiezingen maart 2021 Datum

M.J. Geltink Doorkiesnummer 06-36583507 Contactpersoon

Geachte leden van de Raad, Op 15, 16 en 17 maart 2021 zijn er landelijke verkiezingen gehouden voor de leden van de Tweede Kamer. De Tweede Kamerverkiezingen van 2021 waren op veel manieren anders dan voorgaande Kamerverkiezingen. Meer deelnemende partijen dan ooit, tijdelijke wetgeving waardoor stembureaus moesten voldoen aan hygiëneprotocollen en afstandsmaatregelen, het briefstemmen en het vroegstemmen. Specifiek voor Leiden (en een enkele andere gemeente) was het feit dat gelijktijdig met de Tweede Kamerverkiezingen ook een lokaal raadgevend referendum is georganiseerd. Deze ‘dubbele’ verkiezingen maakte de organisatie nog complexer. Op 18 juni jl. heeft de Minister van Binnenlandse Zaken een brief naar de Tweede Kamer gestuurd in het kader van de evaluatie van de Tweede Kamerverkiezingen. Die geeft hetzelfde beeld. In de kamerbrief wordt stilgestaan bij het feit dat heel veel noodgedwongen anders was bij deze verkiezingen en dat niet eerder zo kort voor een verkiezing zoveel ingrijpende wijzigingen in het verkiezingsproces doorgevoerd zijn. De uitvoerbaarheid van het verkiezingsproces stond reeds onder druk en deze veranderingen hebben het uiterste gevergd van de gemeentelijke organisaties. De Tweede Kamerverkiezingen van maart zijn in Leiden - mede dankzij de grote inzet van alle betrokkenen - over het algemeen goed verlopen.

Door het hoofdstembureau is tijdig een zorgvuldige uitslag van de verkiezingen vastgesteld en aan het centraal stembureau (de Kiesraad) overgebracht. Dat neemt niet weg dat er ook een aantal zaken niet goed is gegaan. Naar aanleiding daarvan is in de vergadering van 18 maart, de dag na de verkiezingen, een evaluatie van het verkiezingsproces aan uw Raad toegezegd. Na elke verkiezing vindt een evaluatie plaats. De ervaringen worden gebruikt om het verkiezingsproces te verbeteren. Deze keer is de evaluatie uitgebreider dan gebruikelijk en mede opgesteld door een externe, die met een frisse blik kon meekijken. Er is gebruik gemaakt van de input van direct betrokken medewerkers, enquêtes onder leden van stembureaus en contactpersonen van de stemlocaties, gesprekken met voorzitters van stembureaus en collega’s van andere gemeenten.

Datum

13 juli 2021

Kenmerk

Z/21/3279310

Pagina

Gemeente Leiden

2/7

Hieronder worden de belangrijkste aandachtspunten uit de evaluatie puntsgewijs behandeld. Aansluitend worden de voorgenomen verbeteringen beschreven en tenslotte de successen die we graag willen vasthouden.

Aandachtspunten 1. Bij de Tweede Kamerverkiezingen zijn op een deel van de stempassen verkeerde locaties genoemd als dichtstbijzijnde stemlokaal. Ten opzichte van de vorige verkiezingen is - door de coronamaatregelen - een groot aantal stemlokalen afgevallen en zijn er veel nieuwe lokalen bijgekomen. Door de vele op het laatste moment doorgevoerde wijzigingen was het niet haalbaar om het gehele kiezersregister te herindelen en op de stempas het dichtstbijzijnde stemlokaal te vermelden. Op de stempas moest worden verwezen naar de website en het Leids Nieuwsblad waar de actuele/goede stemlokalen stonden. Dat is bij de stempassen voor het referendum goed gegaan, maar bij de stempassen voor de Tweede Kamerverkiezingen is helaas bij het controleren van de laatste drukproef niet opgemerkt dat er nog een verwijzing naar de (oude) stemlokalen op stond. Door intensieve communicatie is er vervolgens alles aan gedaan om de gevolgen te beperken. Er is een nieuwsbericht gemaakt dat naar de pers is verstuurd en op facebook en Twitter geplaatst. Aan alle kiezers is dit bericht als bijsluiter bij de kandidatenlijst huis aan huis bezorgd. Bij alle ‘foutieve’ bureaus zijn een verwijzingen (posters, stoepborden) geplaatst naar het dichtstbijzijnde stemlokaal dat wel open was.

Alle afgevallen locaties zijn ingelicht dat zich mensen konden melden op de verkiezingsdagen en er is aangegeven waar de kiezers wel terecht konden. Uiteindelijk was het resultaat dat er slechts enkele signalen waren dat kiezers moeite hadden om een goede stemlocatie te vinden, maar dat heeft wel veel extra werk gekost. 2. Bij het referendum zijn stempassen gedrukt op basis van een verkeerde peildatum. Bij het opmaken van het kiezersregister voor het referendum uit het persoonsregister is gebruik gemaakt van een verkeerde peildatum. Hierdoor heeft een aantal kiezers (circa 2.000) ten onrechte een stempas ontvangen voor het referendum. De stempassen van deze kiezers zijn ongeldig gemaakt. Andere kiezers (wederom circa 2.000) hebben ten onrechte géén stempas voor het referendum gehad. Voor hen is een nieuwe stempas aangemaakt en zo spoedig mogelijk toegestuurd. De controle van de (ongeldig verklaarde) stempassen door het stembureau op het ROS (register met ongeldige stempassen) heeft voorkomen dat kiezers twee keer konden stemmen. Op de verkeerd bezorgde stempassen stonden persoonsgegevens, zoals voor- en achternaam. Als de post werd opengemaakt kon ook de geboortedatum worden gezien. Er kon dus sprake zijn van een ‘datalek’. De gegevens zijn immers mogelijk bij iemand anders terecht gekomen. Wij hebben dit gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 3.

Op de verkiezingsdagen was er in enkele stemlokalen sprake van een (dreigend) tekort aan stembiljetten. Door de vele aanpassingen aan de stemlocaties was het lastiger dan anders om vooraf in te schatten hoeveel materialen er op welke locaties benodigd waren. Van veel stemlocaties waren immers geen ervaringscijfers over de drukte en opkomst. Vervolgens is niet goed genoeg bijgehouden wat aan welk stembureau geleverd was. Zo werden in een aantal gevallen minder materialen aangeleverd dan afgesproken. Hierdoor moest veel nabezorgd

Datum

13 juli 2021

Kenmerk

Z/21/3279310

Pagina

Gemeente Leiden

3/7

worden, wat in sommige gevallen (ook door verkeersdrukte) leidde tot vertraging. Daardoor waren bij een paar stemlocaties op sommige tijdstippen onvoldoende stemformulieren aanwezig, zodat kiezers hierop moesten wachten, ofwel naar een naburig stemlokaal moesten worden verwezen. Dat was erg vervelend voor de desbetreffende kiezers en medewerkers van de stembureaus. 4. Bij het aanpassen van het telformulier (turflijst; een hulpmiddel bij het opmaken van de uitslag) is een optelfout gemaakt, die tot verwarring op sommige stembureaus heeft geleid. In het telformulier dat helpt bij het tellen van de stemmen zat in de turflijst een storende fout. Deze is ondanks meerdere controles over het hoofd gezien. Toen de fout was ontdekt zijn de stembureaus daarop gewezen via WhatsApp. Dat is in de drukte niet op alle locaties gezien. Op een aantal stembureaus was het tellen al gestart. De meeste stembureaus hebben er geen last van gehad; door de app of omdat ze het zelf al hadden ontdekt. Bij sommige bureaus heeft men er wel hinder van ondervonden. Daar leidde het tot vertraging in het opmaken van de uitslag. 5. Pas op een erg laat moment is de voorlopige verkiezingsuitslag doorgegeven aan het ANP. In de verkiezingsnacht is een voorlopige uitslag doorgegeven aan het ANP, maar deze is niet door het ANP overgenomen.

Het ANP vond het percentage getelde stemmen voor een voorlopige uitslag op dat moment te laag. De sneltelling op partijniveau moet door de stembureaus worden doorgegeven. Dat staat in de instructies, maar niet alle bureaus hebben dat gedaan. Vanuit het centrale uitslagencentrum zijn de bureaus onvoldoende benaderd om hen aan het doorgeven van de telling op partijniveau te herinneren. De uitgebrachte stemmen per brief en bij het vroegstemmen op maandag en dinsdag mochten op woensdag gedurende de dag worden geteld. Dit gebeurde centraal in twee sporthallen en op het Stadskantoor. Van deze 35 stembureaus was de totaaluitslag (partij- én kandidaatsniveau) al opgemaakt. Maar de telling op partijniveau van deze bureaus is niet tijdig meegenomen in de voorlopige uitslag. Door deze twee oorzaken was het totaal dat kon worden doorgegeven aan het ANP onvoldoende om gepubliceerd te kunnen worden. De informatiestroom tussen stembureaus en de centrale coördinatie op de verkiezingsavond moet betrouwbaar en volledig zijn. Dat geldt in zijn algemeenheid, maar specifiek voor wat betreft de voorlopige resultaten en afspraken hierover in relatie tot het ANP.

Te verbeteren Planning en budget Alle verkiezingen kennen een projectmatig verloop, met een draaiboek en plan van aanpak ter voorbereiding en afspraken met de betrokken partijen binnen en buiten de gemeente. Bij deze verkiezingen konden we minder terugvallen op vertrouwde routines binnen algemene afspraken. In het projectplan bij de voorbereiding op de verkiezingen moet duidelijk worden omschreven wat er van de verschillende onderdelen wordt verwacht. Dat moet concreet worden afgesproken en formeel worden vastgelegd met de verschillende betrokkenen binnen en buiten de organisatie. Werkzaamheden moeten gemeentebreed worden ingebed, bijvoorbeeld in de werkplannen van afdelingen. De processen zullen uitvoeriger worden beschreven en herijkt. Wat is afgesproken moet ook bijtijds feitelijk worden gerealiseerd. Er

Datum

13 juli 2021

Kenmerk

Z/21/3279310

Pagina

Gemeente Leiden

4/7

moet voldoende menskracht met kennis van het proces beschikbaar zijn in de laatste weken voor de verkiezingen, op de avond van de verkiezingen en op cruciale momenten in het proces. In financiële zin laten de onlangs gehouden verkiezingen zich niet vergelijken met voorgaande verkiezingen. De door het Ministerie van Binnenlandse Zaken aanvullend en wettelijk verplichte gestelde maatregelen voor de Tweede Kamerverkiezingen hebben aanzienlijke extra kosten voor de gemeenten met zich meegebracht. Hiervoor zijn de gemeenten vanuit het Rijk gecompenseerd. Leiden heeft in twee tranches in totaal € 298.000,= ontvangen. De meerkosten zitten met name in vergoedingen voor meer stembureaus en meer stembureauleden/tellers, materialen (stembussen, bureaubenodigdheden), coronaproof maken van lokalen (hygiëne, belijning), drukwerk briefstemmen, huur tenten/portocabins en extra werkzaamheden voor het cluster Beheer. Daarnaast is gelijktijdig met de Tweede Kamerverkiezingen het referendum over het Roomburgerpark georganiseerd. Hiervoor heeft de Raad extra budget beschikbaar gesteld. Nog niet alle rekeningen en doorbelastingen zijn volledig verwerkt, maar de verwachting is dat de meerkosten gedekt kunnen worden uit de extra rijksbijdragen en het extra budget voor het referendum. Doordat het referendum tegelijk met de Tweede Kamer verkiezingen kon worden georganiseerd is er ook veel bespaard.

Anders waren de meerkosten van het referendum veel hoger geweest. Na de uitwerking van de te nemen verbeteracties kan pas een inschatting gemaakt worden van de mogelijke financiële consequenties ervan. Indien er maatregelen genomen zullen moeten worden waarvoor het verkiezingsbudget op dit moment niet toereikend is, zal dit bij de volgende kaderbrief worden aangemeld. Bemensing en kwaliteit Bij deze verkiezingen is vooraf ambtelijk ingeschat dat de beschikbare capaciteit voor de verschillende werkzaamheden voldoende was. Achteraf moeten we constateren dat die inschatting op sommige punten te optimistisch is geweest. Door de hoeveelheid nieuwe elementen van deze verkiezingen en het feit dat dezelfde personen (met kennis van zaken) meerdere lange dagen achter elkaar moesten maken, ging vermoeidheid een rol spelen en verminderde de scherpte. Uiteraard wordt altijd getracht om verstandig met de beschikbare middelen voor de verkiezingen om te gaan, maar de inschatting dat de risico’s voldoende waren afgedekt kwam niet voort uit de wens binnen de budgetten te blijven. Bij een proces als verkiezingen worden extra middelen ingezet als die nodig worden geacht. De problemen die we hebben ondervonden waren op het moment dat ze zich voordeden niet meer met extra budget op te lossen. Naast voldoende capaciteit is ook voldoende kwaliteit noodzakelijk.

Er wordt geïnvesteerd in scholing van de medewerkers en goede instructies voor de vrijwilligers op de stembureaus en vanuit de organisatie. Er worden met andere organisatieonderdelen duidelijke afspraken gemaakt over de benodigde inzet. Verkiezingen worden voorbereid en georganiseerd door een klein groepje ervaren medewerkers. Daaromheen zit een grotere groep medewerkers, die pas op de verkiezingsdag(en) zelf een rol spelen. Bijvoorbeeld bij de logistiek, de communicatie of het in ontvangst nemen, controleren en invoeren van de uitslagen per stembureau. Daar zitten ervaren en minder ervaren collega’s bij. Die worden vlak voor de door hun te verrichten werkzaamheden geïnstrueerd. Tenslotte is er een groot aantal vrijwilligers, bestaande uit ambtenaren van de gemeente maar ook anderen uit de stad, die de stembureaus bemensen. Ook onder hen bevinden zich meer en minder ervaren personen en is er aandacht nodig voor een goede instructie. We hebben geconstateerd dat er

Datum

13 juli 2021

Kenmerk

Z/21/3279310

Pagina

Gemeente Leiden

5/7

op punten meer reservecapaciteit nodig is van mensen met specifieke kennis van het verkiezingsproces. Met name op enkele momenten in het proces in de laatste weken voor de verkiezingen, op de avond van de verkiezingen en bij het invoeren van de uitslagen. De ‘buffercapaciteit’ moet groter worden om beter en sneller in te kunnen spelen op incidenten of andere onvoorziene omstandigheden. Onder ‘normale’ omstandigheden hoeft hiervan dan minder gebruik gemaakt te worden. Aandachtspunt is om deze betrokkenen gemotiveerd en geïnformeerd te houden, ook als ze niet in actie hoeven te komen. Administratieve controle Een paar maal is een (ogenschijnlijk) kleine fout gemaakt met grote consequenties. Er werd een verkeerde selectie van gegevens gebruikt voor het versturen van stempassen, zowel bij het referendum als bij de Tweede Kamerverkiezingen. Over deze fouten bent u door ons op 10 maart 2021 via een brief geïnformeerd. Wij zijn ons ervan bewust dat ook bij de verkiezingen voor het Europees Parlement in 2019 een onjuist kiezersbestand naar de drukker is verzonden. Naar aanleiding daarvan zijn maatregelen genomen en extra checks ingebouwd. De oorzaak van de (menselijke) fout dit jaar is (technisch gezien) ook een andere dan in 2019.

Materiaal dat in grote oplage wordt gedrukt als hulpmiddel bij de verkiezingen wordt altijd door anderen gecontroleerd (vier-ogen-principe) voor de opdracht tot drukken wordt verleend. Toch is het hier misgegaan. Er moeten dus aanvullende maatregelen worden genomen. Voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 worden afspraken gemaakt met functioneel beheer (Servicepunt71) over de inzet, achtervang en taakverdeling bij het verwerken van de gegevens uit het persoonsregister waarmee de kiezersbestanden worden opgemaakt. Binnen team verkiezingen zal worden geïnvesteerd in extra scholing om scherpere controles te kunnen doen. Daarnaast is het belangrijk ervoor te zorgen dat, hoe druk het ook is, het uitvoeren van controles niet onder druk komt te staan. In het proces moet er door een deugdelijke planning voor worden gezorgd dat er altijd voldoende tijd is om die controles goed te kunnen doen. Daarbij moeten vervangers geregeld zijn voor het geval mensen door ziekte of anderszins niet beschikbaar zijn. Logistiek De ondersteunende logistiek was nu te afhankelijk van de improvisatie van betrokkenen. Door de lange werkdagen en het ontbreken van achtervang, leidde dit tot inefficiëntie en verschil tussen vraag en aanbod van materialen op de stembureaus. Het inrichten, klaarmaken en bevoorraden van de stemlokalen dient ruim op tijd gereed te zijn.

Er moet voor gezorgd worden dat er tijdig (ruim drie maanden van tevoren) duidelijkheid is over de beschikbaarheid van de stemlocaties en eventueel benodigde aanpassingen voor wat betreft de toegankelijkheid. Voor de bevoorrading van stemlocaties met stembussen en stembiljetten tijdens de dag, dienen er voortdurend voldoende mensen stand by te staan. De medewerkers moeten worden afgewisseld als de inzet te lang duurt. Bij deze verkiezingen is de behoefte aan vervangers en een vrijgestelde coördinator onderschat. Hierover gaan we nu van tevoren strakkere afspraken maken. Andere gemeenten werken gedeeltelijk met externe inhuur (verhuisbedrijven) voor transport en logistiek van de verkiezingsmaterialen. Onderzocht wordt of dit ook in Leiden tot verbeteringen in het proces kan leiden. Coördinatie, informatie en communicatie Door de vele nieuwe elementen in het proces die kort voor de verkiezingen zijn doorgevoerd, was op verschillende plaatsen extra uitleg en instructie nodig door de coördinator nodig. Daardoor werd hij teveel de operatie ingetrokken. De coördinerende taak raakte hierdoor

Datum

13 juli 2021

Kenmerk

Z/21/3279310

Pagina

Gemeente Leiden

6/7

ondergesneeuwd. Ook hier is voldoende specialistische reservecapaciteit nodig. In het projectplan voor de volgende verkiezingen moet ook nadrukkelijker aandacht worden besteed aan het vaststellen en toepassen van rollen en verantwoordelijkheden bij het nemen van besluiten bij de organisatie van verkiezingen, de wijze van informeren van stakeholders en inrichten van een transparante overlegstructuur in de aanloop naar de verkiezingen. Het moet duidelijk zijn wanneer zaken naar de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever worden opgeschaald. In het plan moet worden vastgelegd op welke momenten de Raad wordt geïnformeerd over de bestuurlijk relevante aspecten van het verkiezingsproces. Tenslotte moeten de informatiestromen worden bewaakt, die leiden tot het doorgeven van de voorlopige uitslagen op lijstniveau aan het ANP. Hiervoor worden aparte verantwoordelijken aangewezen, zodat de coördinator dit niet rechtstreeks hoeft aan te sturen. Vooraf dienen ook afspraken te worden gemaakt over het na te streven tijdstip van het doorgeven van de voorlopige resultaten en de betrouwbaarheid van die resultaten aan het ANP en de afstemming daarover met de bestuurlijk verantwoordelijke. Een extern adviseur gaf ons nog mee in het proces van voorbereiding formele markeringspunten aan te brengen, bijvoorbeeld bij (de start van) organisatorische mijlpalen.

We zijn van plan enkele maanden voor de verkiezingen extra aandacht te vragen bij alle betrokkenen voor het feit dat de voorbereidingsfase een beslissende laatste periode ingaat.

Te behouden Er is bij deze verkiezingen een enorme inspanning geleverd om - na het afvallen van 25 ‘oude’ stemlocaties en met in achtneming van de corona-beperkingen - voldoende stembureaus te huisvesten en bemensen. Door een goede spreiding was de bezetting in alle Leidse wijken optimaal. Alle 96 stembureaus (inclusief die voor het vroegstemmen en de briefstembureaus) kenden tijdig een ruim voldoende bezetting van stembureauleden en tellers, met nog een aanzienlijke reservelijst achter de hand. De introductie van hulpmiddelen ten behoeve van het stemmen door blinden en slechtzienden was een succes. Onderzocht wordt op welke manieren de toegankelijkheid van de verkiezingen voor blinden en slechtzienden verder kan worden vergroot. Bij de afgelopen verkiezingen hebben circa 50 studenten van het MBO Rijnland zich ingezet op de verkiezingsdagen. Ze zijn – bij een aantal stembureaus - behulpzaam geweest bij de opbouw en inrichting van de stembureaus, zo nodig als verkeersregelaar of gastheer/vrouw en bij de crowd control als het drukker werd bij de bureaus en in de rij niet altijd automatisch de anderhalve meter werd aangehouden. Docenten en ouderejaars deden de begeleiding en maakten afspraken met de stembureauleden over het takenpakket en de inzet. De samenwerking met MBO Rijnland is zowel de school, stembureauleden als de gemeente goed bevallen.

Er wordt bezien in hoeverre die samenwerking in de toekomst verder kan worden uitgebouwd. Enkele verbeteringen die bij voorgaande verkiezingen zijn ingevoerd, moesten nu als gevolg van de coronamaatregelen worden aangepast. Bij de komende verkiezingen worden die verbeterpunten weer (zoveel mogelijk) toegepast. Zo krijgen de stembureauleden vooraf weer een niet uitsluitend digitale training en voeren we de resultaten per stembureau weer met de

Datum

13 juli 2021

Kenmerk

Z/21/3279310

Pagina

Gemeente Leiden

7/7

voorzitter in, waardoor eventuele fouten in het proces-verbaal sneller kunnen worden getackeld.

Tot slot Iedereen die ervaring heeft met de organisatie van verkiezingen weet dat er altijd een flinke portie improvisatievermogen nodig is om ze goed te laten verlopen. Niet alle risicofactoren zijn uit te sluiten en er kan nooit een garantie worden gegeven op een feilloos project. De kunst is om over datgene wat niet hoeft te worden geïmproviseerd vooraf goede en stevige afspraken te maken. Op grond van deze evaluatie gaan we die verbeteringen doorvoeren. Daarbij is en blijft er grote waardering voor de toewijding en saamhorigheid waarmee de vele vrijwilligers en betrokken ambtenaren dit mooie werk verrichten. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,