4. Antwoorden RKC technische vragen D66 rapport 'De werking van samenwerking'

13 december 2021

Antwoorden Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp op schriftelijke vragen D66 Leiden over rekenkamerrapport ‘De werking van samenwerking’ De D66-fractie vraagt aan de Rekenkamercommissie hoe zij aankijkt tegen de reactie van het college van 22 november 2021. In onze aanbevelingen over de informatiepositie zeggen wij als Rekenkamercommissie (RKC): ga uit van de behoefte van de raad om maatschappelijke en/of politieke opgaven primair als criterium te hanteren voor het filteren van informatie. Wij hebben daarvoor in onze rekenkamerbrief de term ‘raads-sensitief ’geïntroduceerd. Met dat in het achterhoofd hebben wij uw vragen willen beantwoorden. Aantallen Allereerst iets over de aantallen; wij hopen dat de discussie niet zal gaan over deze verwarring. (Het is overigens wel een illustratie van de kern van ons rapport: de organisatievorm van een samenwerking is niet onbelangrijk, maar zou in onze ogen niet het uitgangspunt moeten zijn voor het selecteren van informatie.) Het verschil in het aantal samenwerkingsverbanden in de rekenkamerbrief “De werking van samenwerking” (42 samenwerkingsverbanden) en in de reactie van het college (29 verbonden partijen) wordt veroorzaakt door een definitieverschil tussen een samenwerkingsverband en een verbonden partij. • De Rekenkamercommissie is in haar rapport uitgegaan van samenwerkingsverbanden.

Van een samenwerkingsverband is sprake wanneer ten minste twee Nederlandse overheden samenwerken, waarvan ten minste één decentrale overheid en ten minste intern is vastgelegd dat het om een samenwerking gaat. • Het college gaat in haar reactie uit van het aantal verbonden partijen. Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. In de jaarstukken en in de programmabegroting zijn de verbonden partijen opgenomen in de paragraaf Verbonden partijen. Filteren Het college zegt huiverig te zijn om informatie aan uw raad te filteren of in een specifiek frame te plaatsen. Individuele raadsleden en fracties, dienen volgens het college een eigen oordeel te vellen over welke informatie relevant is. Uit deze bestuurlijke reactie leiden we af dat het de behoefte is van het college de raad ‘aan het stuur ’te houden. Die behoefte delen we. Maar we adviseren daarvoor niettemin een andere strategie dan het college nu voorstelt. Er zijn namelijk ook werkbare tussenvormen mogelijk1, zoals: • Het college neemt de raad mee in een proces, bijvoorbeeld met informele bijeenkomsten, om aan het eind de raad een informatiekader aan te bieden; • Het college biedt de raad enkele onderbouwde opties voor een kader aan; • De raad draagt het college op om enkele denklijnen uit te werken.

We begrijpen de terughoudendheid van het college. Niettemin is de Rekenkamercommissie van mening dat u gezien uw beperkt beschikbare tijd te veel informatie aangeboden krijgt en dat het voor raadsleden ondoenlijk is om alle aangeboden informatie zelf op relevantie te beoordelen. (Dit in stand houden, is ook een keuze.)

1

J. van Ostaaijen, Hard naar het college, zacht naar de samenleving, Tilburg University 2016.

Het is voor de kwaliteit van de beraadslaging, besluiten en het toezien op de uitvoering in de ogen van de RKC daarom belangrijk dat de raad zelf aangeeft aan welke maatschappelijke opgaven die regionaal spelen, de raad meer aandacht wil besteden. Politieke prioritering van zaken die regionaal spelen, dus. De organisatie van de omstandigheden om dat goed te kunnen doen - zowel in de eigen raad/gemeente als in een vorm waarbij volksvertegenwoordigers van meer gemeenten samenkomen (wat wij in het rapport ‘democratisch omsingelen ’noemen) - zou zowel de griffie als het college en ambtelijke organisatie (ook die bij de samenwerkingsverbanden) als opdracht kunnen opvatten, vanzelfsprekend in overleg met uw raad. De RKC heeft bij beide griffies aangeven dat er ruimte is om met de onderzoeker die dit rapport opstelde, verder te denken over de manier waarop dit zou kunnen. In Leiderdorp hebben twee fracties onlangs aangeven dat de uitvoering(organisatie) van de jeugdzorg een dergelijke ‘democratische omsingeling ’zou kunnen gebruiken, en uw fractie heeft dat gesuggereerd rond de warmtetransitie, begrijpen wij. Eerder is op initiatief van een van uw fractiegenoten dit daadwerkelijk (zelf) gedaan, bij de RES. Thema’s die niet expliciet voorkomen in de lijst van verbanden die uw college meestuurde met de reactie, wat in onze ogen de noodzaak voor scherper kiezen en benoemen, aantoont.

Informatiekader - voorbeelden In een gemeentelijk kader voor samenwerking kan worden aangegeven op welk moment en met welke informatie de raad bij de samenwerking wordt betrokken. Wat mogen raad, college en ambtelijke organisatie en griffie en samenwerkingsverbanden van elkaar op welk moment verwachten zodat ieder zijn rol goed kan vervullen? Er zijn voorbeelden van zo’n set aan afspraken. We geven hieronder er enkele weer, steeds vanuit een andere informatiebehoefte van de raad. Ze zijn niet pasklaar geschikt voor iedere gemeente en worden wellicht al toegepast. De essentie is juist dat deze kaders zijn ontwikkeld dankzij een proces met goed onderling overleg en afstemming tussen college, griffie en raad.2 Dat ze passend zijn op wat de raad nodig heeft en wat college/organisaties (kunnen) leveren, en er geregeld bijstelling mogelijk is. Voorbeeld 1: Een eenduidig informatieformat voor het samenwerken • Algemene informatie, zoals rechtsvorm, portefeuillehouder, contactpersoon. • Bestuurlijk belang, waaronder het politiek-bestuurlijke doel uit de eigen programmabegroting. • Deelnemende gemeenten, met ook verdeling kosten en bestuurszetels. • Nieuw beleid en keuzes, wanneer aan de gemeente(raad) voorgelegd. • Gemeentelijke financiële bijdrage. • Wettelijke en overige kaders en afspraken.

Voorbeeld 2: Een informatiekader voor al of niet deelname aan samenwerking • Draagt de samenwerking bij aan de realisatie van onze opgaven en ambities? • Is de voorgenomen deelname de meest geschikte manier om de betreffende taak of taken uit te voeren? Wat zijn de alternatieven? • Is de gekozen juridische vorm de meest geschikte om de taak of taken uit te voeren? • Zijn de betreffende samenwerkingspartners de meest geschikte om de taak of taken mee uit te voeren?

2 Een algemeen overzicht biedt: Sh. Blair-Zuijderhoff e.a., Handelingsperspectief en best practices

verbonden partijen, Den Haag 2020,

Voorbeeld 3: Een kader voor werkafspraken tussen raad en college voor de informatievoorziening rondom ontwerp-begrotingen (Gemeente Westerveld) • Er is een onderscheid: informatiestromen vanuit het college en vanuit de samenwerking vaak rechtstreeks aan de raad. • Via interne werkafspraken worden de informatiestromen op elkaar afgestemd; de raadsgriffie verzamelt, bundelt en agendeert. • College en raadscommissie zijn permanent met elkaar in gesprek voor actieve deling van informatie. • Voor iedere verbonden partij komt er een risicoprofiel en een toezichtarrangement. • Voorafgaand aan de behandeling van de ontwerpbegrotingen is er een technische vragenbijeenkomst voor raadsleden. • De gemeenteraad verzorgt een markt van gemeenschappelijke regelingen, voor rechtstreeks contact en vragen over de ontwerpbegrotingen. Voorbeeld 4: Een kader voor het inrichten van de informatiestroom op basis van inhoud i.p.v. proces; te actualiseren iedere bestuursperiode (stuurprofiel gemeente Veldhoven) Categorie 1: de raad stuurt actief • Hoofddoel is strategisch, prioritaire onderwerpen van de gemeente. • Er zijn sturingsmogelijkheden via actieve inbreng raad van de raad zelf. Categorie 2: de raad stuurt actief in uitzonderlijke gevallen • Hoofddoel is uitvoering bestaand beleid, noodzakelijk voor de gemeente.

• Er zijn voor de raad beperkte sturingsmogelijkheden via de Wgr; met beperkte financiële gevolgen en risico’s. Categorie 3: het college stuurt actief • Hoofddoel is uitvoering bestaand beleid binnen de kaders van de raad; geen afwijking bestaande financiële kaders. • Bevoegdheid college. • College informeert de raad jaarlijks met een informatienota. Categorie 4: geen actieve sturing • Hoofddoel: deelname voor kennisuitwisseling en efficiënte uitvoering reguliere taken. • Bevoegdheid van het college. • College informeert de raad periodiek met informatienota over voortzetten deelname. Deze periode of de volgende raad? De Rekenkamercommissie adviseert in aanbeveling 5 dat de raad de vertaalslag maakt van de informatiestromen naar politieke en maatschappelijke keuzes en dat daarvoor de informatiebehoefte van de raad wordt gepeild. Het college reageert dat de volgende raad dat kan oppakken. De RKC geeft u in overweging dit nog door de huidige raad te laten verzorgen, zodat er een overdracht van ervaringen kan plaatsvinden. De huidige raad kan op basis van de ervaringen in de afgelopen jaren de informatiebehoefte formuleren en zo de nieuwe raad in het zadel helpen. Een nieuwe raad heeft die ervaring (deels) niet waardoor het lastig is om aan hen te vragen wat de informatiebehoefte is.