3. Vastgesteld besluit bij RV 18.0024 Overdracht aan nieuwe raad van werkwijze raad en commissies

RAADSVOORSTEL 18.0024 Rv. nr.: 18.0024

Presidium: 9 maart 2018

Naam programma: Bestuur en dienstverlening

Onderwerp: Overdracht aan de nieuwe gemeenteraad van de werkwijze raad en commissies.

Aanleiding: Het aanstaande einde van de huidige raadsperiode en de aankomende gemeenteraadsverkiezingen vormen aanleiding de werkwijze van de raad en commissies in de afgelopen periode te bekijken en als overdracht aan de nieuwe raad een aantal suggesties mee te geven aangaande de werkwijze van de raad en van de commissies. Een tweede aanleiding is een afspraak uit het uitvoeringsplan dat is opgesteld door het Presidium in het voorjaar van 2017 naar aanleiding van het rapport evaluatie Presidium. De afspraak was om kort voor de verkiezingen per commissie een Benen-op{afelgesprek (BOT) te organiseren, waarin wordt teruggeblikt op de afgelopen raadsperiode en waarbij suggesties voor de werkwijze aan de nieuwe raad worden besproken. De uitkomsten van de evaluatie Presidium en van de BOT's vormen de basis voor dit raadsvoorstel.

Doel: Het zorgen van een overdracht aan de nieuwe raad van een voorstel van de werkwijze voor de raad en commissies 2018-2022 en daarbij zorgdragen dat in de eerste periode van de nieuwe raad een goede werkwijze bestaat, zodat de nieuwe raad zorgvuldig een atweging kan maken over de

gewenste werkwijze voor de nieuwe raad en commissies. Kader:

o Uitvoeringsplan opgesteld door het Presidium in het voorjaar van 2017 naar aanleiding van de . . .

BOT's in de commissies op 23 en 30 maarl2017 over het rapport evaluatie Presidium (brief 41 van de Lijst van ingekomen stukken van de raad van 4 juli 2017) BOT's in de vier commissies van I en 22lebruari 2018 Evaluatie van de commissie Regio (brief x van de Lijst van ingekomen stukken van de raad van y 2017) Raadsvoorstel dat vlak voor de vorige gemeenteraadsverkiezingen is vastgesteld (RV 13.0138)

Ovenregingen: De aankomende gemeenteraadsverkiezingen vormen aanleiding om de werkwijze van de raad en commissie in de afgelopen periode te bekijken en na te denken over de meest werkbare commissíe indeling voor de raad in nieuwe samenstelling. Daarnaast is door de commissies gesproken over de ervaringen met de Leidse Debatmethode en de mogelijke verbeteringen van deze methode. Ten slotte is er een aantal andere punten dat de huidige raad graag meegeeft aan de nieuwe raad. Voorgesteld wordt de commissiestructuur de komende raadsperiode voort te zetten en de nieuwe raad een aantal overwegingen mee te geven voor mogelijke aanpassingen. Over de debatmethode wordt de nieuwe raad in overweging gegeven om kritisch te bezien of de huidige methode geschikt is om voort te zetten met of zonder enkele aanpassingen of dat een mogelijke andere methode beter geschikt is.

1t5

Commissie indeling ln de afgelopen raadsperiode leek de verdeling over de verschillende raadscommissies behoorlijk evenredig, waarbij in bepaalde fases de druk op de agenda's bij verschillende commissies groot was. Er is op dit moment geen eenduidig beeld over een gewenste andere indeling van de commissies. Daarom wordt voorgesteld de indeling te handhaven en dus ook de verdeling van de programma's uit de begroting over de commissies, onder voorbehoud van wijzigingen als gevolg van de verdeling van de portefeuilles in het nieuwe college. Aangeraden wordt om te voorkomen dat portefeuillehouders in veel commissies (tegelijkertijd) moeten opdagen. Dat zou aanleiding kunnen zijn tot (kleine) wijzigingen in de commissieverdeling of tot een andere verdeling van de commissies binnen de vergadercyclus. Naast deze vier commissies wordt aangeraden opnieuw de Commissie voor de Rekeningen in te stellen. Een commissie indeling op grond van de huidige situatie: 1. Commissie

Leefbaarheid en Bereikbaarheid

- Programma I Bestuur en Dienstverlening - Programma 2 Veiligheid - Programma 4 Bereikbaarheid - Programma 5

2. Commissie Stedelijke Ontwikkeling - Programma 6 Stedelijke Ontwikkeling

3. Commissie Onderwijs en Samenleving - Programma 7 Jeugd en Onderwijs - Programma I Sport en Recreatie - Programma 9 Maatschappelijke Ondersteuning

4. Gommissie Werk en Middelen - Programma 3 Economie - Programma I Cultuur

- Programma 10 Werk en lnkomen

Omgevingskwaliteit

Regionale aangelegenheden en overkoepelende onderwerpen ln de afgelopen periode zijn de regiozaken en dan met name de discussie over de samenwerking in de Leidse Regio behandeld in de commissie Regio. De commissie heeft zelf een evaluatie uitgevoerd. Voor de nieuwe raad is het zeer wenselijk om na te denken hoe omgegaan kan worden met overkoepelende en daarmee vaak commissie overstijgende projecten en ondenuerpen en wat daarvoor de gevolgen zijn voor de raad en de commissiestructuur. Voorbeelden zijn regionale thema's, Gemeenschappelijke regelingen, omgevingswet, duurzaamheid, energievraagstukken, sociale domein. ln de huidige raad lijkt niet een eenduidig advies te bestaan. Er zijn veel opties mogelijk, waarbij globaal twee uiterste opties te onderscheiden zijn; het inrichten van een of meerdere aparte commissies voor een of meerdere overkoepelende onderwerpen naast de bestaande commissies of het volledig integreren van deze onderwerpen in de bestaande commissies en daarbij bewaken dat de integraliteit gewaarborgd is. Ve rgaderfreq ue ntie, vaste verg aderd age n

De afgelopen periode is opnieuw vergaderd in een driewekelijkse cyclus met als vaste vergaderavond de donderdagavond, waarbij twee commissies op één avond plaats vonden. De dinsdag werd gereserveerd als vaste 'uitloopavond'. Voorgesteld wordt deze driewekelijkse cyclus te handhaven.

Wel wordt geadviseerd om de volgorde van de commissies eventueel aan te passen. De meningen

verschillen over de vraag of het de voorkeur heeft om vaker kort te vergaderen of vooral langer per vergadering en daardoor de huidige vergaderfrequentie te handhaven.

2t5

Debat in de raad of debat in de commissie Er z¡n twee mogelijkheden om het inhoudelijk debat te voeren, in de raadscommissie of direct in de raad. Dat laatste is de afgelopen periode weinig voorgekomen en de keren dat het voorkwam was dat meestal uit praktisch oogpunt omdat er te weinig tijd was het onderwerp nog te agenderen voor een commissievergadering. Er zou overuogen kunnen worden om wat vaker voor te stellen het debat in de raad te voeren, bijvoorbeeld bij politiek relevante onderwerpen. De informatieve behandeling zou dan nog steeds in de commissie kunnen plaatsvinden, waarbij de discussiepunten voor de raadsbehandeling kunnen worden geformuleerd en bewaard. De hoeveelheid spreektijd in de raad is een blijvend discussiepunt. Daar bestaan op dit moment heldere afspraken over, mede gebaseerd op het Reglement van orde en de Verordening op de raadscommissies. De discussie over de spreektijden hangt ook samen met de (toepassing van) de debatmethode. Aan te raden is in de nieuwe raad opnieuw heldere afspraken te maken. Eventueel kan gekozen worden om te experimenteren met verschillende methodieken om spreektijd toe te kennen en te hanteren tijdens de raad en eventueel bij de commissies. Debatmethode Gedurende twee periodes past de raad nu de zgn. Leidse Debatmethode toe in de commissies.

Deze methode heeft zijn waarde bewezen, maar zeker in de afgelopen periode is meer onvrede ontstaan. Die onvrede richt zich met name op dat de kwaliteit en diepgang van het debat omhoog moet, er meer onderlinge politieke discussie in de commissie mogelijk moet zijn. De nieuwe raad wordt geadviseerd hier met elkaar over te spreken en om te experimenteren met een aantal aanpassingen van de huidige debatmethode en afwijkende methodes. Langetermijnagenda Het is van belang om voortdurend over een goede up{o-date langetermijnagenda te beschikken. ln het afgelopen jaar zijn hiertoe met het college reeds stappen gezet, maar een verdergaande ontwikkeling en borging van de agenda bij de raad, het college en het ambtelijk apparaat zijn in ieders belang. Een dergelijke planning maakt het bewaken door het Presidium en het college van een tijdige toezending en zorgvuldige behandeling van voorstellen mogelijk.

Papierloos vergaderen Vier jaar geleden is besloten papierloos vergaderen in te voeren. De ervaringen hiermee zijn positief en er zijn dus ook geen redenen om deze werkwijze terug te draaien. ln het begin van de huidige raadsperiode is besloten om het aan de leden/fracties te laten welke apparatuur wordt gebruikt voor het papierloos vergaderen. Via de fractievergoeding is daartoe een vergoeding mogelijk. De ervaringen met deze afspraak van 'bring your own device' zijn positief.

Reglement van Orde en verordeningen gericht op de raad en commrssres Het Reglement van orde voor de gemeenteraad, de Verordening op de Raadscommissies en diverse andere verordeningen gericht op de raad en commissies worden aan het begin van de nieuwe raadsperiode aangepast en aan de Raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Het betreft veelal actualisatie van de soms verouderde verordeningen en bij de wijzigingsvoorstellen wordt mede geput uit het uitvoeringsplan en de recente BOT's.

Financiën: Geen financiële gevolgen

Evaluatie: Niet van toepassing 3/5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden

Gezien het voorstelvan het presidium (raadsvoorstel 18.0024), BESLUIT in de nieuwe raad de discussie te voeren over de in te stellen commissies en de verdeling van

onderwerpen over de commissies. ln het kader van de continuïteit stelt de huidige raad voor in eerste instantie in de raadsperiode 2014-2018 vier raadscommissies in te stellen met daarin de volgende programma's:

l. Commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid - Programma 1

2. Gommissie Stedelijke Ontwikkeling - Programma 6

Bestuur en Dienstverlening - Programma 2 Veiligheid - Programma 4 Bereikbaarheid - Programma 5

Stedelijke Ontwikkeling

3. Commissie

4. Commissie

Onderuvijs en

Werk en Middelen - Programma 3

Samenleving - Programma 7 Jeugd en Onderwijs - Programma I Sport en Recreatie - Programma 9 Maatschappelijke Ondersteuning

Economie - Programma 8 Cultuur - Programma 10 Werk en lnkomen

Omgevingskwaliteit

en daarnaast de Commissie voor de Rekeningen in te stellen

2. in de nieuwe raad de discussie voeren hoe omgegaan kan worden met overkoepelende en daarmee vaak commissie overstijgende projecten en onderwerpen en wat daarvoor de gevolgen zijn voor de raad en de commissiestructuur;

3. het huidige systeem van een drie wekelijkse vergadercyclus op donderdagen (en dinsdag als 'uitloopavond') met twee commissievergaderingen op één avond te handhaven. De verdeling van de commissies over de dagen eventueel herzien, mede op basis van de programma's over de portefeuillehouders en commissies;

4. in de nieuwe raad vaker de keuze maken om het debat voornamelijk in de raad te voeren bij bijvoorbeeld politiek relevante onderwerpen. De informatieve behandeling zou dan nog steeds in de commissie kunnen plaatsvinden. Daarnaast opnieuw heldere afspraken te maken over de spreektijden voor fracties en portefeuillehouders in de raad;

5. ln eerste instantie de huidige debatmethode handhaven. Daarnaast de nieuwe commissies te laten experimenteren met een aantal aanpassingen van de huidige debatmethode en met andere debatmethodes;

6. het nieuwe presidium verzoeken om in overleg met het nieuwe college te komen tot een goede up-to-date langetermijnagenda; 4t5

7. het papierloos vergaderen en het'bring your own device' handhaven;

8. Het presidium te verzoeken aan het begin van de nieuwe raadsperiode met een voorstel te komen tot wijziging van het Reglement van Orde, de Verordening op de raadscommissies en diverse andere verordeningen gericht op de raad en commissies.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 15 maart 2018, de

de

fl

515