3. Reactie RKC advies evaluatie RKC Leiden-Leiderdorp d.d. 12 oktober 2021

Retouradres: Postbus 292, 2300 AG Leiden

Aan: Stadskantoor Leiden

Gemeenteraad van Leiden en Leiderdorp

Bargelaan 190

In afschrift aan: College van B&W van Leiden en Leiderdorp Gemeentesecretaris van Leiden en Leiderdorp

2333 CW Leiden Telefoon: 06 – 18 54 4305 E-Mail: rekenkamer@leiden.nl

Datum: 12 oktober 2021

Contactpersoon: Rini Teunissen

Kenmerk: Onderwerp: Reactie Rekenkamercommissie op evaluatierapport,

Geachte leden van de raden van Leiden en Leiderdorp,

De gemeenteraden van Leiden en Leiderdorp hebben op respectievelijk 19 december 2017 (RV 17.0105) en 11 december 2017 (Z/16/039524/104181) unaniem ingestemd met de totstandkoming van een gezamenlijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp. Op 1 januari 2018 is de gezamenlijke Rekenkamercommissie van start gegaan. Bij de totstandkoming van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp is besloten om twee jaar ervaring op te doen en zo nodig daarna nog betere afspraken te maken. Conform de afspraak heeft de Rekenkamercommissie in 2020 opdracht gegeven tot deze evaluatie. De Evaluatiecommissie bestond uit: •

Geeske Wildeman (voorzitter)

•

Geerten Boogaard

•

Annita de Bruijne

Op 16 maart 2021 is het evaluatierapport “Een goed rapport is pas het halve werk”, via de Rekenkamercommissie (hierna: RKC), aan de gemeenteraden aangeboden. De RKC heeft daarbij aangegeven nog met een reactie te komen over de wijze waarop de RKC een vervolg wil geven aan het rapport. In deze brief reageren we op de adviezen van de Evaluatiecommissie. We zien de adviezen van de Evaluatiecommissie als een startpunt om in gesprek te gaan met de gemeenteraden om een aantal wijzigingen in onze werkwijze voor te stellen. In deze brief geven we bij elke advies van de Evaluatiecommissie onze gedachten en ideeën.

1

Op basis van de evaluatie en onze eigen ervaringen van de afgelopen 3,5 jaar hebben wij geconcludeerd dat het samengaan van de beide rekenkamercommissies in 2018 een goede stap is geweest. Wij onderschrijven de conclusies van de Evaluatiecommissie op dit punt (paragraaf 4.4) volledig en adviseren u de ingezette samenwerking te continueren.

Hieronder gaan we meer specifiek in op de adviezen van de Evaluatiecommissie.

Advies Evaluatiecommissie: Wees dé rekenkamer; je bent meer dan een onderzoeksclub; de statuur van het orgaan rekenkamer verplicht je om je neus ergens in te steken, je oor ergens te luister te leggen en soms zelfs in de weg te lopen.

Reactie RKC: Het doen van rekenkameronderzoeken zien we als de kern van onze opdracht, maar we willen zeker meer doen en zien de aanbeveling van de evaluatiecommissie als een aansporing om nog meer dan voorheen kritisch te zijn op het beleid en uitvoering van de gemeenten en de rol die de gemeenteraden daarbij spelen. Daar waar we een aantal jaren geleden de neiging hadden om de raden vooral te adviseren en te ondersteunen in hun kaderstellende werk zullen we vaker via een kritische beschouwing de raden helpen in hun controlerende rol zonder daarbij een ‘afrekenkamer’ te worden.

We realiseren ons dat (de relevantie van) ons werk nauw samenhangt met hetgeen zich in de lokale politiek afspeelt. We merken dat onze huidige onderzoeken vaak een lange doorlooptijd hebben en daarom soms minder goed aansluiten op actuele thema’s die in de lokale politiek spelen. We willen daarom gaan experimenteren met kleinere onderzoeken met een korte doorlooptijd, waarbij we dichter op de politieke actualiteit willen staan. Deze onderzoeken zullen vooral gericht zijn op het verzamelen van feiten die de gemeenteraden in hun taken kunnen ondersteunen. Bij dergelijke korte onderzoeken zal ook onderzocht worden of nieuwe procedures nodig zijn, om sneller met een rapport te kunnen komen (denk hierbij aan aanpassingen van de presentatie van de onderzoeksopzet aan de raad, het ambtelijk hoor en wederhoor, de reactie van het college). Bij de langere diepgravende onderzoeken gelden de bestaande procedures. Daarbij willen we wel opmerken dat we op basis van een ander advies van de Evaluatiecommissie ernaar willen streven de reactie van het college op ons onderzoek te vragen voordat we de rekenkamerbrief presenteren aan de gemeenteraden.

We onderzoeken of het mogelijk is om voor de korte onderzoeken een vaste onderzoeker te vinden die snel onderzoeken kan uitvoeren.

2

Advies Evaluatiecommissie: ▪

Wees niet te bang te politiek te worden (gevonden). Verwar onafhankelijkheid niet met neutraliteit: onafhankelijk zijn betekent niet neutraal zijn. Verwar partijpolitiek niet met politieke sensitiviteit; je adviseert de raad als geheel, maar de politieke partijen (of een belangengroepering of een groep inwoners) zijn je vehikel om je werk lokaal en relevant te maken.

▪

Wees een kritische vriend van de raad; de raad schreeuwt om een extra adviseur, die kritisch is, ook op de bijdrage van de raad, die onafhankelijk is maar die ook hun partner is voor meer democratie.

▪

Speur naar de vraag achter de vraag of lokaliseer het politieke eigenaarschap van de te onderzoeken thema’s en maak daar gebruik van. Als de RKC aanvoelt welke raadsfractie zich het meest vereenzelvigt met een bepaald onderzoeksthema, en de RKC die vragen ook verwerkt in haar aanpak, dan heeft de RKC eigenlijk de ambassadeur en promotor van dat onderzoeksrapport al geregeld.

Reactie RKC: Wij zijn van mening dat het draagvlak voor ons werk uiteindelijk afhangt van de vraag of de fracties in de raad zich in onze keuzes voor onderzoeken kunnen herkennen. Dat betekent niet dat we bij die keuzes altijd op zoek zijn naar de grootste gemene deler. Ook zijn we er niet bang voor dat sommige politieke partijen zich niet herkennen in bepaalde keuzes voor onderwerpen of invalshoeken, maar hopen dat ze bij een volgend onderzoek weer enthousiast worden.

Ons draagvlak zal alleen maar groter zijn indien we laten blijken dat we goed begrijpen welke onderzoeksvraag relevant is voor de raden. Bij onze jaarlijkse bezoeken aan de fracties vragen wij zoveel mogelijk door waarom ze een bepaald onderwerp onderzocht willen hebben en kijken we ook goed of we als RKC aan de verwachtingen kunnen voldoen. We zien het advies van de Evaluatiecommissie als een aansporing om daar nog meer aandacht aan te besteden. We willen, voordat we een opdracht geven aan een extern onderzoeksbureau, de vraagstelling van het onderzoek scherper formuleren op basis van eigen (voorbereidings)onderzoek. Dit zou mogelijk kunnen leiden tot een verschuiving binnen ons onderzoeksbudget van de kosten van externe onderzoeksbureaus naar de kosten van de (eigen) ambtelijke ondersteuning. We willen de democratische besluitvorming versterken door op de onderzochte thema’s blijvend een analyse aan te dragen van de feiten die de raden kunnen helpen in hun meningsvorming en besluitvorming. In die zin willen we een dam opwerpen tegen ‘fact-free politics’. Feiten geven houvast bij de politieke analyse en besluitvorming. De RKC wil daar graag een rol bij spelen.

3

We willen meer aandacht gaan besteden aan de uitvoering en daarmee de raden in hun controlerende rol versterken. Dat betekent dat we bij een aantal onderzoeken ‘anti-beleidscyclisch’ zullen gaan werken: juist thema’s onderzoeken waar geen beleid van in voorbereiding is, maar die vragen om een kritisch oordeel over de uitvoering. We kunnen ons voorstellen dat we bij een aantal onderzoeken ook de rechtmatigheidsvraag aan de orde stellen.

Advies Evaluatiecommissie: Zoek contacten op; de meerwaarde van de RKC zit juist in de werkzaamheden los van het onderzoeksrapport; gesprekken met inwoners, raadsleden, ambtenaren, burgemeester en gemeentesecretaris of het bijwonen van bewonersbijeenkomsten of raadsdebatten.

Reactie RKC: We werken graag aan het verder intensiveren van de contacten. Op de regulier geplande momenten, maar zeker ook daarbuiten. We willen een open en constructieve dialoog met alle belanghebbenden. Onze proef met mondeling ambtelijk hoor en wederhoor is daar een recent voorbeeld van. In ons onderzoek naar het Bomenfonds (Leiden) en Herplantfonds (Leiderdorp) hebben we zelf veel werkzaamheden uitgevoerd tijdens het onderzoek waardoor we ook regelmatig contact hebben gehad met ambtenaren. Voor het goed functioneren van de RKC is een intensief contact met de griffies van groot belang. De afgelopen jaren is dit contact geïntensiveerd en verbeterd. Wij spreken de wens uit dat de relatie de komende jaren verder verbeterd kan worden door onder andere een periodiek overleg tussen de griffiers en de voorzitter van de RKC.

We volgen debatten in de raad en spreken regelmatig raadsleden. We beseffen dat het altijd meer kan. Maar ook de tijd van een rekenkamercommisselid is schaars.

Ook stellen we ons open als bijvoorbeeld een adviesraad of organisatie aanbiedt om mee te denken. We willen kennis die bij anderen leeft, graag benutten. Bij sommige onderzoeksonderwerpen is het zeer goed mogelijk om burgers te betrekken met een specifieke expertise op het onderzoeksterrein. We streven ernaar om vanaf 2022 bij minimaal één onderzoek een burger een tijdelijke expertzetel aan te bieden in de commissie die verantwoordelijk is voor de begeleiding van een onderzoek.

Het spreekt voor zich dat we nauw contact hebben met de rekenkamercommissies in de regio via het reguliere regionaal overleg. Daarnaast zijn we nauw betrokken bij de landelijke ontwikkelingen op ons werkterrein. Zo kunnen we ook leren van de ‘best practices’ van anderen.

4

Advies Evaluatiecommissie: Stel je bij elk onderzoek de checkvraag: heb ik meer waarde toegevoegd en met dit rapport de lokale democratie verbeterd (een groep uit de samenleving een stem gegeven, een vastzittende politieke discussie opengebroken, de kwaliteit van het debat verhoogd, een minderheidsstandpunt zichtbaar gemaakt etc.).

Reactie RKC: De vraag of we waarde toevoegen met onze onderzoeken willen we voor, tijdens en na de uitvoering van de onderzoeken stellen. Sinds 1,5 jaar evalueert de RKC elk onderzoek aan de hand van een aantal vaste vragen. De checkvraag van de Evaluatiecommissie zullen we hieraan toevoegen.

Advies Evaluatiecommissie: Ga voortaan tijdens het onderzoeksproces bij het college een bestuurlijke reactie ophalen om al in het onderzoeksrapport te verwerken; voor de raden werkt dat fijner.

Reactie RKC Wij stellen voor om in het vervolg ernaar te streven de reactie van het college op ons onderzoek te vragen voordat we de rekenkamerbrief presenteren aan de gemeenteraden. Dat maakt het voor de gemeenteraden mogelijk om in de discussie met ons en met elkaar de visie van het college direct te betrekken. Dit geeft daarnaast de mogelijkheid de doorlooptijd van de discussie over een rapport in de gemeenteraad in te korten. We zullen daarbij het college uitdrukkelijk verzoeken om het rapport vertrouwelijk te behandelen en hun reactie niet openbaar te maken. De RKC heeft hierdoor de mogelijkheid om de gemeenteraad te vertellen wat wij van de reactie van het college vinden. In gevallen waarbij het effectiever is om de reactie van het college te vragen na een openbare aanbieding aan de raad (bijvoorbeeld vanwege de actualiteit) zullen we dat zeker niet nalaten.

Advies Evaluatiecommissie: ▪

Houd geen geld over; stop het in eigen onderzoekscapaciteit.

▪

Maak elk onderzoeksrapport doorlopend relevant; een continu proces waarbij je toetst wat er met je conclusies en aanbevelingen gebeurt (bijv. door geregeld doorwerkingsonderzoeken te doen, maar ook door ambtenaren te bellen, bij andere geagendeerde onderwerpen voor de raad de raadsleden te mailen met een herinnering om één van de aanbevelingen erbij te betrekken; dit kan goed met eigen onderzoekscapaciteit).

▪

Wees transparant; het is logisch dat de kosten van de ambtelijk secretaris van de RKC betaald worden uit het budget van de rekenkamer; niet van de griffie Leiden.

5

Reactie RKC De Rekenkamercommissie streeft ernaar het budget volledig te benutten. Door verschillende oorzaken is in 2020 het budget niet opgemaakt. We hopen dat dit overschot incidenteel is, maar verwachten dat we in 2021 tegen hetzelfde probleem aanlopen. Het uitvoeren van twee onderzoeken in eigen beheer (Bomenfonds/Herplantfonds) leidde ook tot een forse besparing. We verwachten echter niet dat we in staat zijn om structureel grote onderzoeken in eigen beheer uit te voeren. We denken daarom in de komende jaren meer budget nodig te hebben dan we in 2020 en 2021 hebben gebruikt.

Met het huidige model (7 leden die externe onderzoeksbureaus begeleiden) is het niet haalbaar om veel meer onderzoeken te doen dan we in de afgelopen jaren hebben gedaan. Ons streven is om per jaar twee onderzoeken te doen met een thema dat in beide gemeenten kan worden onderzocht en twee onderzoeken op een thema dat specifiek voor één gemeente relevant is.

Het idee is om voor ons experiment met korte onderzoeken (zie hierboven) een deel van ons onderzoeksbudget aan te wenden. Tot die korte onderzoeken behoren ook de zogenaamde doorwerkingsonderzoeken waarbij we nagaan in hoeverre onze eerdere aanbevelingen daadwerkelijk zijn geïmplementeerd. Tevens kunnen de korte onderzoeken worden gebruikt om de vraagstelling van de grotere onderzoeken scherper te krijgen, voordat we een opdracht geven aan een extern onderzoeksbureau.

In het kader van deze heroverweging is het nodig naar de rol en taken van de ambtelijk secretaris te kijken. We zijn met de Evaluatiecommissie van mening dat de kosten van de ambtelijk secretaris moeten drukken op het budget van de rekenkamer. Tot nu toe maakten de kosten van de ambtelijke ondersteuning en de bijdrage van de gemeenten hiervoor geen deel uit van de kosten en opbrengsten in onze verantwoording. Wij zijn er voorstander van om deze bijdragen en kosten wel te betrekken in ons budget en jaarverslag om zo meer inzicht te geven in de bijdragen van beide gemeenten, de onderzoekskosten en de overhead (dat laatste is met name kosten van salaris van de ambtelijke ondersteuning).

In de aanloopfase naar de gezamenlijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp is besloten om de hoogte van de budgetten van de voormalige Rekenkamer Leiderdorp en voormalige Rekenkamercommissie Leiden te handhaven en samen te voegen voor de uit te voeren onderzoeken, respectievelijk 38.000 en 63.730 euro. Daarbij dient opgemerkt te worden dat de gemeente Leiden de kosten van de ambtelijke ondersteuning daarnaast voor haar rekening nam. Tijdens de totstandkoming van de gezamenlijke Rekenkamercommissie is besloten dat na de evaluatie van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp gekeken zou worden naar de berekening van het budget en het samenvoegen van de reserves. In het besluit inzake de samenvoeging in 2017

6

is besloten om de ambtelijke ondersteuning vast te stellen op 20 uur per week, met de mogelijkheid om dit uit te breiden naar 22 uur. Gelet op de hoeveelheid werk voor de ambtelijke ondersteuning en de wens om de voorbereiding van het onderzoek voor een deel meer door de RKC zelf te doen (en minder door een extern onderzoeksbureau) verzoeken wij om de ondersteuning uit te breiden naar 22 uur. Gelet op het bovenstaande vragen wij de gemeenteraden om met een beperkte uitbreiding van de ambtelijke ondersteuning naar 22 uur per week en een gelijkblijvend onderzoeksbudget ons de ruimte te geven onze werkzaamheden in de komende periode voort te zetten.

Blik naar de toekomst U weet wellicht dat er een Wet in voorbereiding is, die ziet op het versterken van de rekenkamers in het lokaal bestuur. In dit wetsvoorstel staat dat de vorm ‘rekenkamercommissie’, die wij gebruiken, verdwijnt. Gemeenten kunnen dan slechts voor een Rekenkamer kiezen. Er verandert feitelijk niet veel voor ons omdat het belangrijkste verschil is dat er in een RKC ook raadsleden zitting kunnen nemen. Daar is bij ons nooit voor gekozen. Wel zijn er mogelijk veranderingen op het gebied van de zittingstermijn van leden, de onafhankelijkheid van een secretaris en de relatie met de griffie. Op het moment dat het nodig is de verordening hiervoor aan te passen, komt er een voorstel uw kant op.

Tot slot Wij gaan ervan uit dat de raden van Leiden en Leiderdorp hun samenwerking via de Rekenkamercommissie Leiden - Leiderdorp de komende jaren verder zullen willen voortzetten. We denken dat de keuze die in 2017 is gemaakt, een goede keuze was. Wij hopen in staat te zijn in de komende jaren de gemeenteraden nog beter te ondersteunen. Wij hebben er in ieder geval veel zin in.

Wij realiseren ons dat voor die voortzetting mogelijk een aantal stappen gezet moeten worden om dit mogelijk te maken. Te denken valt hierbij aan de wijziging van de verordening, de vaststelling van de budgetten en de uitbreiding van de formatie van de ambtelijke ondersteuning. Wij verzoeken u om de nodige stappen te ondernemen en spreken onze bereidheid uit om indien gewenst daarbij te ondersteunen.

Hoogachtend, namens de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp

Hans van Egdom, voorzitter

7