3. Evaluatie presidium en griffie m.b.t. referendum raadsvoorstel Inrichtingsvoorstel Wijksportpark Roomburgerpark 9 juli 2021 (LIS t.b.v. raad 16 september 2021, B23)

Memo griffie

Onderwerp Datum

: Evaluatie presidium en griffie m.b.t. referendum ‘raadsvoorstel Inrichtingsvoorstel Wijksportpark Roomburgerpark ‘ : 9 juli 2021

Inleiding Dit document bevat de evaluatie die door de griffie en het presidium is gedaan van het referendum ‘raadsvoorstel Inrichtingsvoorstel Wijksportpark Roomburgerpark’ (hierna: WSPR). De evaluatie – opgesteld vanuit het perspectief van de griffie en presidium op de zaken waar de griffie c.q. presidium en raad bij betrokken was/waren – omvat de gehele periode van inleidend referendumverzoek (vanaf 28 oktober 2020), tot het daadwerkelijk gehouden referendum (15-17 maart 2021) en de afwikkeling daarvan in de periode daarna. Op enkele thema’s volgt een beschrijving van de werkzaamheden/betrokkenheid van de griffie en een reflectie daarop (aandachtspunten en/of aanbevelingen): A. Organisatie B. Het bestuurlijke besluitvormingsproces C. Communicatie (intern en extern) D. Toegepaste lessen vanuit inleidend referendumverzoek LEAD (2019) Deze evaluatie kan betrokken worden bij de evaluatie van het proces rond het referendum, die na de zomer in de commissie LB behandeld zal worden, i.c.m. de evaluaties die door de Referendumkamer en het college worden opgesteld en aangeboden aan de raad.

A. Organisatie Interne ambtelijke projectgroep In oktober 2020 is een interne projectgroep voor het eerst bijeengekomen, bestaande uit ambtelijke vertegenwoordigers namens college (bestuursadviseurs, projectleider verkiezingen, communicatieadviseur) en raad (secretaris referendumkamer, griffier, commissiegriffier Leefbaarheid en Bereikbaarheid, raadscommunicatieadviseur, raadscommunicatiemedewerker). Deze projectgroep kwam vanaf dat moment regelmatig (digitaal) bijeen om af te stemmen en afspraken te maken over het proces rond het referendum(verzoek). Dit gebeurde voornamelijk aan de hand van een door de griffie opgestelde planning – waarin de stappen van het inleidend referendumverzoek tot aan de vaststelling van de uitslag van het referendum zijn opgenomen. Daarnaast is regelmatig in het presidium en de bestuurlijke driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en griffier) gesproken over de voortgang en heeft de raad enkele malen een memo met een update van de stand van zaken ontvangen.

-

Aanbevelingen en aandachtspunten: Het is belangrijk om een projectgroep te vormen met de belangrijkste betrokken ambtenaren/afdelingen om zo efficiënt mogelijk het verzoek te begeleiden. Het is van belang dat deze groep regelmatig en tijdig gedurende de hele looptijd van het traject elkaar komt om

1

alle processtappen te monitoren en op efficiënte en tijdige wijze uit te voeren. -

Het is van belang om goed draaiboeken, plannen van aanpak etc. rond een referendum(verzoek) te archiveren. Bij dit referendum(verzoek) is veel gebruik gemaakt van documenten die zijn opgesteld en ervaringen die zijn opgedaan bij het referendumverzoek rond LEAD in 2019.

-

Er was tijdens het proces sprake van een verschuiving van de rolverdeling: in de fase van het inleidend verzoek van de initiatiefnemers (fase 1, oktober – november 2020) had de griffie een regierol, in fase 2 (definitief verzoek) en fase 3 (referendum) lag het zwaartepunt meer bij college. Dit betekende ook een wisseling van rollen en functies in de interne projectgroep. Daar kan de bezetting van de interne projectgroep op afgestemd worden. Ondanks de verschillen in (regie)rollen, is het wenselijk om tijdens de gehele looptijd van het proces de interne projectgroep in stand te houden en regelmatig bijeen te laten komen, om de betrokkenen zo goed mogelijk aangehaakt te houden. De interne projectgroep is in de laatste fase van (uitvoering van) het referendum minder bijeengekomen dan in de fasen daarvoor, waardoor de gezamenlijke afstemming ook minder vanzelfsprekend was. Daarbij kan ook opgemerkt worden dat de betrokken collega’s in deze periode veelal thuiswerkten vanwege de geldende coronamaatregelen.

-

Het is belangrijk een duidelijke rolverdeling en structuur van de projectgroep af te spreken. Daarbij is het wenselijk dat er een duidelijke projectleider aangewezen wordt, die als overall coördinator fungeert tijdens het hele proces. Dat was nu niet het geval, wat zorgde voor veel (verschillende) communicatielijnen door verschillende betrokkenen. Het op afstand werken i.v.m. de coronamaatregelen droeg daar ook aan bij. Dit heeft echter niet tot grote problemen geleid, dankzij de inzet van de betrokkenen, maar een volgende keer kan dit efficiënter en beter en is een andere aanpak d.m.v. het aanstellen van één projectleider wel wenselijk.

-

Bij de samenwerking tussen medewerkers van de ambtelijke organisatie en de griffie lag soms teveel in het midden wie waarvoor primair verantwoordelijk was. Een voorbeeld daarvan zijn de zittingen die (digitaal) zijn georganiseerd voor de vaststelling van zowel de definitieve uitslag van het referendum als van de Tweede Kamerverkiezingen door het Centraal Stembureau. Vanwege de coronamaatregelen vonden deze digitaal plaats. Een medewerker van de griffie heeft daarbij ondersteund omdat de griffie al veel ervaring heeft opgedaan met digitale vergaderingen die uitgezonden worden. Tijdens de voorbereidingen van deze zittingen bleek niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk was voor dit proces: team Verkiezingen, team Communicatie of de griffie, waardoor de organisatie meer tijd dan nodig heeft gekost. Een aanbeveling is daarom om bij de start van elke fase concreet te benoemen wie primair verantwoordelijk is en wie meedenkt en/of meewerkt.

Werkverdeling griffie Vanuit verschillende rollen waren medewerkers van de griffie betrokken bij dit proces, te weten: de griffier, de commissiegriffier van LB, de secretaris van de Referendumkamer (tevens commissiegriffier OS), de raadscommunicatieadviseur en de raadscommunicatiemedewerker. Vanaf januari 2021 is een communicatieadviseur a.i. aangesteld, die zowel voor de griffie als voor het college de communicatie rond het referendum heeft verzorgd.

2

Memo griffie

-

Aanbevelingen en aandachtspunten: De extra werkbelasting voor de griffie door een referendum(verzoek) is groot. Dat geldt zeker voor de secretaris van de Referendumkamer, maar ook voor andere functionarissen bij de griffie. Er is een groot aantal stappen dat in een korte periode met grote zorgvuldigheid moet worden gezet. Daarnaast had de griffie – zoals iedereen – ook te maken met uitzonderlijke werkomstandigheden vanwege de coronamaatregelen en was er sprake van uitval/onderbezetting in het team. Door de relatief beperkte formatie van de griffie, betekent dit dat andere taken in het gedrang kwamen, waardoor deze met minder tijd en aandacht uitgevoerd konden worden of zelfs helemaal bleven liggen. Vanuit de ambtelijke organisatie aan collegezijde vergt een referendumtraject eveneens extra inspanning van diverse functionarissen. Ook als een referendum gelijktijdig met reguliere verkiezingen plaatsvindt. Een aanbeveling is daarom om bij de start (en ook gedurende het proces) van elk referendum(verzoek) te kijken welke medewerker van de griffie welke taken vervult, of er sprake is van dubbele petten en/of een te hoge werkbelasting. Dan kunnen in overleg passende maatregelen genomen worden. Dubbele petten zijn minder wenselijk en zeker niet als daardoor de werkdruk te hoog wordt.

De werkdruk kan verminderd worden door bijvoorbeeld extra menskracht in te schakelen, als dit nodig blijkt te zijn om ook reguliere taken doorgang te laten vinden. Zie ook de aanbeveling onder ‘Interne ambtelijke projectgroep’: de inzet van een overall projectleider kan ook bijdrage aan het verminderen van de werkdruk bij de betrokken griffiemedewerkers, omdat vooral in de eerste fase (referendumverzoek) de griffie een regierol heeft gepakt.

B. Het bestuurlijke besluitvormingsproces Raadscommissies Bij dit verzoek is bewust gekozen voor een behandeling van het referendumverzoek in de commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid (LB), naast de inhoudelijke behandeling van het raadsvoorstel in de commissie Onderwijs en Samenleving (OS). Daarbij is aangesloten bij de goede ervaring op dit punt met het referenduminitiatief LEAD. De Commissie LB ‘gaat’ immers over bestuurlijke aangelegenheden als deze, terwijl de ontwikkeling van het betreffende gebied (in dit geval) tot het werkveld van de commissie OS behoorde. Dit is wederom goed bevallen, mede om zo een scheiding te hebben tussen de inhoudelijke behandeling van het betreffende dossier en de behandeling van de procedure rond het referendumverzoek.

-

Aanbevelingen en aandachtspunten: Het advies is om deze scheiding tussen commissies ook in de toekomst toe te passen met het bestuurlijke proces rond het referendum in LB en behandeling van het inhoudelijke raadsvoorstel in de betreffende vakcommissie. Dit vergt wel een goede en tijdige informatievoorziening naar de betreffende commissies. Wanneer het een onderwerp betreft dat onder de commissie LB valt, kan dit betekenen dat er sprake is van ‘dubbele petten’, wat goede werkafspraken vraagt (zowel bij commissieleden als bij de griffie, zie ook onder ‘werkverdeling griffie’).

3

Presidium In het presidium is tijdens het proces zeer regelmatig gesproken over de voortgang. Dit gebeurde vaak aan de hand van een toelichtend memo waar de (nieuwe) processtappen steeds zijn toegelicht, die hoorden bij de verschillende fasen: van het inleidend referendumverzoek (vanaf 28 oktober 2020) tot het daadwerkelijk gehouden referendum (15-17 maart 2021). Na de betreffende presidiumvergadering is ook de raad geïnformeerd. Daarbij is ook gebruik gemaakt van het toelichtende memo. Als bijlage bij dit memo is de laatste versie ter informatie bijgesloten. Het presidium heeft een aantal formele bevoegdheden t.a.v. de besluitvorming over het proces rond het referendum op basis van de referendumverordening. Dit betreft de voorbereiding van bepaalde raadsvoorstellen, het vaststellen van de handtekeningenlijsten en het vaststellen van de inhoud van de bij de digitale ondersteuning te gebruiken internetpagina ter ondersteuning van het definitieve referendumverzoek (artikel 10 Referendumverordening). Daarnaast zijn enkele raadsvoorstellen namens het presidium aan de raad voorgelegd.

Dit waren: • RV 20.0117 Inleidend verzoek voor een referendum over Inrichtingsvoorstel wijksportpark Roomburgerpark (RV20.0088) (vastgesteld in raad: 10 november 2020) • RV 20.0128 Vaststelling vraagstelling referendum en organisatie definitief referendumverzoek Roomburgersportpark (vastgesteld in raad: 3 december 2020) • RV 20.0141 Tijdelijke wijziging van de Referendumverordening 2008 i.v.m. Covid-19 (vastgesteld in raad: 28 januari 2021) • RV 21.0004 Referendum raadsvoorstel Inrichtingsvoorstel wijksportpark Roomburgerpark (vastgesteld in raad: 28 januari 2021) • RV 21.0017 Rechtmatigheid Referendum raadsvoorstel Inrichtingsvoorstel Wijksportpark Roomburgerpark (vastgesteld in raad: 8 april 2021)

-

-

Aanbevelingen en aandachtspunten: Het is belangrijk dat gedurende het hele proces de rol van het presidium duidelijk in beeld blijft, evenals de daaruit volgende informatievoorziening aan betrokken commissies en raad. Dat lukte overigens goed dit keer. Een aanbeveling kan zijn om bij het doornemen van de referendumverordening te bezien of de rol en functie van het presidium helder en logisch opgenomen is of dat hier aanpassingen aan te bevelen zijn. De plaatsvervangend voorzitter van de raad kan een volgende keer een grotere rol krijgen tijdens het (bestuurlijk besluitvormings)proces, bijvoorbeeld doordat de plv. voorzitter namens de raad het inleidend verzoek formeel in ontvangst neemt.

C. Communicatie (intern en extern) Zowel vanuit de raad als vanuit het college is uitgebreid gecommuniceerd naar betrokkenen, de stad en ook in de interne gemeentelijke organisatie over het referendum, tijdens de verschillende fasen van het referendum(verzoek). Bij de communicatie vanuit de raad/griffie valt onder meer te denken aan communicatie met de inwoners van Leiden (via website raad, Stadskrant, en Twitter), en de communicatie met de initiatiefnemers van het referendum. Daarnaast zijn de communicatieadviseurs van raad en portefeuillehouder actief lid van de projectgroep en adviseren zij over de diverse processtappen met de blik vanuit de bewoners. Hierbij werd de Referendumkamer ook regelmatig om advies gevraagd. Een greep uit de verdere werkzaamheden: persvragen werden door de communicatieadviseur van de raad en de woordvoerder van de portefeuillehouder samen opgepakt en beantwoord zodat er een 4

Memo griffie

gezamenlijk (neutraal) antwoord naar buiten ging. Er is een infographic gemaakt over de stappen in het referendumproces. Deze is meerdere malen gebruikt in de stadskrant. Dit geeft een laagdrempeliger overzicht van het proces dan de tekst van de referendumverordening voor de Leidenaar. Het steunverklaringsformulier definitief referendumverzoek was zodanig vormgegeven dat duidelijk was dat het ging op het ondersteunen van het referendum en niet om het referendum zelf.

-

-

-

Aanbevelingen en aandachtspunten: Een goede samenwerking tussen de communicatieadviseur van de raad en de communicatieadviseurs van het college is belangrijk om de inhoud en timing van boodschappen op elkaar af te stemmen. Zo ook een tijdige betrokkenheid van de Referendumkamer; Aandachtspunt is de beschikbaarheid van neutraal beeldmateriaal. Afbeeldingen van projectontwikkelaar of initiatiefnemers zijn niet geschikt. Het is belangrijk om meteen bij het inleidend verzoek te zorgen dat er geschikt materiaal gemaakt wordt. Het is aan te bevelen om bij een volgend referendum(verzoek) nog meer aandacht te besteden aan de frequentie van de interne communicatie, om naast betrokken medewerkers ook organisatiebreed de medewerkers op de hoogte te houden.

D. Toegepaste lessen vanuit inleidend referendumverzoek LEAD (2019) Op 25 september 2020 heeft het presidium besloten dat de evaluatie van het proces rond het beoogd referendum LEAD (in 2019) behandeld zou worden in de commissie LB van 26 november 2020. Daarbij werd vastgesteld dat een nieuw referenduminitiatief (wat dus vrij snel daarna volgde) prima binnen de huidige verordening kon worden opgepakt, waarbij de lessen uit de LEAD-evaluatie al konden worden toegepast. De Referendumkamer deed namelijk aanbevelingen om enkele processen te verbeteren, maar constateerde geen (juridische) onjuistheden in de verordening. Kortom: bij het proces rond het referendum WSPR is er volgens de Referendumverordening gehandeld (en volgens het principe om niet tijdens het spel de regels aan te passen). En wanneer de verordening iets niet regelde, is (wanneer mogelijk) uitgegaan van de handelswijze die bij LEAD werd gehanteerd. Dat ging voor wat betreft organisatorische aspecten betreft met name om de onderstaande zaken, waarbij de griffie tevens suggesties doet voor het vervolg en/of aanpassing van de referendumverordening. De lessen uit beide trajecten (LEAD en WSPR) worden nu gecombineerd in een evaluatie en er wordt op basis daarvan onderzocht of aanpassing van de referendumverordening wenselijk is. Aanbevelingen voor de referendumverordening en aandachtspunten: -

Formulieren inleidend referendumverzoek: De referendumkamer heeft een formulier vastgesteld waarmee een inleidend referendumverzoek kan worden ingediend. Dit heeft geholpen om het proces goed te laten verlopen en de controle zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Het gebruik van dit formulier is echter niet in de verordening geregeld; geadviseerd wordt om dit wel te doen.

-

Peildatum Vooraf werd duidelijk gecommuniceerd met welke peildatum gewerkt werd voor het inleidend referendumverzoek en het definitief referendumverzoek om de kiesgerechtigheid van de ondertekenaars te bepalen. Het is in de verordening niet vastgesteld wat de peildatum moet 5

zijn en daardoor is het lastiger om een geschikte datum te bepalen. Wanneer dit in de verordening is opgenomen, is er meteen duidelijkheid. -

Aandachtspunten m.b.t. hoorzitting Referendumkamer: De volgende aandachtspunten vanuit evaluatie van het inleidend referendumverzoek LEAD zijn door de griffie toegepast bij het proces rond het referendum WSPR m.b.t. de hoorzitting die door de Referendumkamer is georganiseerd: o Het is belangrijk om de rol van de fracties/raadsleden vooraf duidelijk aan te geven. Deze communicatie loopt via de betreffende commissiegriffier. o Maak van te voren duidelijke afspraken over de aanwezigheid van de pers, het filmen en uitzenden van de hoorzitting en eventuele mogelijkheid om vragen te stellen. Deze communicatie loopt via raadscommunicatieadviseur.

BIJLAGE -

Memo voor de raad - Proces referendum raadsvoorstel ‘Inrichtingsvoorstel wijksportpark Roomburgerpark’ (12 maart 2021)

6