2a Verslag bijeenkomsten burgerparticipatie raad en college najaar 2019 (LIS raad 3 december 2020, nr. 31)

Verslag participatiebijeenkomsten raad en college Leiden (najaar 2019) 11 november 2020

Aanleiding en toelichting De gemeenteraad en het college spraken op twee avonden (3 september en 14 november 2019) met elkaar over participatie. Het doel van de eerste bijeenkomst was de start van het gesprek tussen raad en college over participatie en kaderstelling en de samenwerking van raad, college en de stad bij participatietrajecten te bevorderen. De tweede avond stond in het teken van concrete acties. De uitkomsten van deze avonden worden benut om de samenwerking van raad en college met de stad te verbeteren en gaat waar nodig het formele traject in voor aanpassing van bijvoorbeeld het Reglement van Orde of de Participatieverordening. Hieronder vindt u een overzicht van de actiepunten en suggesties die in deze bijeenkomsten naar voren zijn gekomen. Dit overzicht heeft langer op zich laten wachten in verband met andere prioriteiten en de coronacrisis. Daarentegen heeft de discussie en de verdere uitwerking niet stil gestaan en zijn er nieuwe ontwikkelingen rond participatie. Deze nieuwe ontwikkelingen worden bij de verdere uitwerking van de acties meegenomen. Hoe verder? Deze actielijst is besproken in het presidium van 19 juni 2020 (en naar aanleiding daarvan aangescherpt). De benoemde acties en gedane suggesties worden verder onderzocht en concreet uitgewerkt, en er volgt een planning voor de uitvoering.

Het is van belang dat de acties en activiteiten in samenhang worden opgepakt door college (ambtelijke organisatie) en raad (i.s.m. presidium/griffie), vanwege het gezamenlijke doel: een zo goed mogelijke participatie in en met de stad realiseren: samen maken we de stad. Daartoe is er in elk geval regelmatig overleg tussen griffie en de teamleider Bestuur & Communicatie, en zal dit thema ook regelmatig aan de orde komen in de driehoek en het presidium. De raad wordt hierover geïnformeerd door het toesturen van dit verslag en zal worden betrokken bij de verdere uitwerking (voornamelijk via commissie Leefbaarheid & Bereikbaarheid).

Uitkomsten en acties n.a.v. participatiebijeenkomsten 1. Laat insprekers zich gehoord voelen en geef inzicht in het hele besluitvormingsproces (inclusief participatie) Om te bereiken dat de inwoners van de stad zich meer gehoord voelen door de gemeente en het bestuur in het bijzonder, kan het ondersteunen om meer inzicht te geven in wat er speelt en op welke manier en op welk moment zij invloed uit kunnen oefenen (“samen maken we de stad”). Tegelijkertijd is het ook van belang om aan verwachtingenmanagement te doen: niet altijd kan elke wens van een inwoner of belangengroep gerealiseerd worden. Het gemeentebestuur maakt een afweging in het kader van het algemeen belang. 1

Het is belangrijk om inwoners gedurende het hele traject van een project/ontwikkeling telkens informatie te geven over het hele besluitvormingsproces: wie is wanneer aan zet, waar heeft de bewoner momenten om invloed uit te oefenen, wie neemt welke beslissing etc. Hierdoor weet de bewoner beter waar hij aan toe is en bij wie hij moet zijn op welk moment (en wanneer er bijvoorbeeld een zienswijze gegeven kan worden of men zich als inspreker kan aanmelden). Vaak is het voor de inwoner minder relevant wat het onderscheid is tussen college en raad, het stadsbestuur/de gemeente staat samen voor de hele stad. Maar in het geval van participatie is het wel belangrijk dat men weet wat er gebeurt, in welke fase een traject zit, welke fases er nog komen en waar en wanneer de inwoner invloed kan uitoefenen. In alle contacten van raad, college, ambtenaren en griffie met inwoners is het belangrijk hier aandacht aan te besteden. Daarbij is ook (zelf) reflectie op de rollen en posities (van bestuur, ambtenaren en inwoners) van belang. Actie gemeentesecretaris en griffie/presidium: deze suggesties verder uitwerken. Waar aan gedacht kan worden: -

-

Verdere doorontwikkeling in het helderheid geven (informatie en afspraken) voor zowel bewoners, ambtelijke organisatie als bestuur over de procedures, mogelijkheden en verschillende fasen in besluitvormingsprocessen rond participatie en inspreken (verwachtingenmanagement). Standaard teksten als uitgangspunt voor elk participatietraject van college resp. raad Daarnaast kan er meer aandacht zijn voor informatie en afspraken over de werkwijze rond insprekers voor de ambtelijke organisatie (helderheid rond inspraakprocedures)

2. Inzicht voor de raad in participatiemomenten De raad wil graag wat breder inzicht hebben in de participatieprocessen vanuit het college. Als de raad zelf meer inzicht heeft in de planning, kunnen raadsleden daar actiever op inspelen. Zij weten eerder wat speelt in de stad en kunnen hierdoor beter in gesprek met de stad. Voorheen werden raadsleden bijvoorbeeld standaard uitgenodigd voor participatiebijeenkomsten, tegenwoordig ontvangt de raad niet meer (alle) uitnodigingen voor deze avonden. Daarbij is een aandachtspunt dat de raad nog niet formeel aan zet is, raadsleden zijn als toehoorder bij participatiebijeenkomsten aanwezig. Het is van belang dit inzichtelijk te maken in de informatievoorziening aan de raad (wat is in deze fase de rol van de raad?). Dit geldt ook voor andere typen inwonersparticipatie, zoals bijvoorbeeld bewonersbrieven en beleidsdocumenten die voor inspraak worden voorgelegd. Actie gemeentesecretaris: - Werkafspraken maken over het uitnodigen van de raad voor bewonersbijeenkomsten / inspraakavonden of een overzicht bieden aan de raad wanneer bewonersbijeenkomsten / inspraakavonden plaatsvinden. - Idem met het delen van een voorstel dat voor de (schriftelijke) inspraak beschikbaar wordt gesteld, zonder dat er een inspraakavond wordt georganiseerd.

2

3.

Contact tussen stad/inwoners en raad

Ook in de fase dat een stuk nog niet bij de raad ligt voor behandeling, kan de raad zijn volksvertegenwoordigende positie pakken door de stad in te gaan. Dit gebeurt nu vooral fractiegewijs, waarbij ook de politieke kleur naar voren wordt gebracht bij de contacten. Het is ook een mogelijkheid om dit als raad als geheel te doen en om als fractie ook het belang van de raad als geheel meer naar voren te brengen. Daarbij is van belang om eerst te inventariseren wat de behoefte onder de raadsleden/fracties is. Vervolgdiscussie in de raad op dit punt is nodig. Actie fracties: eerst onderzoeken wat de behoefte van raadsleden is: is er behoefte aan bv. werkbezoeken van de raad en/of door de fracties? Zijn er nog mogelijkheden zijn die momenteel niet benut worden? Evt. organisatie van een dergelijke activiteit kan vanuit de griffie worden opgepakt, met inhoudelijke ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. NB: Idee uit een van de groepen: Organiseer wijkbezoeken / raadsbezoeken i.s.m. wijkregisseur of bijvoorbeeld zomerstages.

4. Doorontwikkeling van de mogelijkheden voor inspreken in raadscommissies (experimenteren met het BOB-model) Kijk naar andere modellen voor insprekers om zo meer met insprekers in gesprek te komen in plaats van alleen aanhoren. Belangrijk doel daarbij is dat insprekers zich meer gehoord voelen. Wat niet hoeft te betekenen dat iedereen qua inhoud tevreden kan worden gesteld, maar wel qua proces (zie ook onder 1) Bijvoorbeeld door een tafeltjesavond te organiseren als er heel veel insprekers worden verwacht, en zeker als de boodschappen redelijk overeenkomstig zijn met een beperkt aantal ‘kampen’. Een ander idee is om een tafeltjesavond met verschillende onderwerpen te organiseren (om het makkelijker, laagdrempeliger te maken om in te spreken ). Een ander punt is dat op dit moment de wethouder standaard aanwezig is bij ‘horen insprekers’, maar een beperkte rol heeft. Voortaan zou bewuster gekozen kunnen worden om de wethouders wel of niet aanwezig te laten zijn. Bijvoorbeeld om juist voor die bijeenkomst de relatie tussen raad en stad centraal te stellen, waar de wethouder niet bij is. Of juist wel, waarbij de wethouder dan de ruimte krijgt om meer interactie te hebben met de insprekers en raad om direct helderheid te verschaffen, zodat bepaalde punten niet blijven ‘hangen’.

Een laatste suggestie is het benaderen van experts of specifieke doelgroepen om te komen inspreken of met de raad in gesprek te gaan, ook als er nog geen voorstel ligt van het college. Nieuwe technieken en ervaringen met inspreekmogelijkheden die we sinds de Coronamaatregelen gebruiken (online inspreken via Teams, etc.) kunnen hier ook bij benut worden. Actie griffie: Uitwerken van een voorstel aan het presidium voor nieuwe mogelijkheden/ experimenten van inspreken en verdere doorontwikkeling (toepassing van het BOB model). Voorstellen van een aantal onderwerpen die in het najaar op de agenda staan en die geschikt zijn om mee te experimenteren. Hierbij ook gebruik maken van ervaringen in andere gemeenten. Hierbij wordt een link gelegd met de notitie over het BOB model zoals besproken in het presidium van 6 maart 2020: a. Een nader voorstel over de mogelijkheden voor het toepassen van het BOB-model in de huidige vergaderstructuur uitwerken en dit bespreken in het Presidium, de BOT’s in de commissies van Q2 (door Corona wordt dit 2021) en met de fractievoorzitters. Met als inzet na het zomerreces te starten met experimenteren. Dit deels te koppelen aan de acties voortkomend uit de bijeenkomsten over 3

participatie (het experimenteren wordt deels al gedaan in Q4 2020, maar door de Corona is dat nog beperkt). b. Aandachtspunten bij deze uitwerking zijn: strikter scheiden van de drie fases BOB-model; positie raad/commissies t.o.v. college en t.o.v. fracties; meer ruimte aan contact met de stad; meer gastvrijheid en ruimte geven richting insprekers; andere vormen van beeldvorming zoals zelf insprekers uitnodigen of bv tafeltjesavond met meer gesprek tussen insprekers en met commissie en evt. portefeuillehouder of meer parallelle sessies; bewaken nut uitgebreidere BOB vs behandeltijd; helder inrichten besluitvorming door Presidium en/of commissies over toepassing bij een specifiek dossier; hoe in te passen in huidige vergaderstructuur van commissievergaderingen en de dinsdagen die nu voor informele bijeenkomsten zijn gepland, maar bv juist voor Beeldvorming gebruikt kunnen worden; werkdruk raad en griffie bewaken en bezien hoe intensievere betrokkenheid ambtelijke organisatie mogelijk is; leerpunten uit andere gemeenten.

Actie college en presidium: Continueren van de huidige standaard dat in elk raadsvoorstel informatie staat over hoe het participatieproces is verlopen, zodat de raad kennis kan nemen van hoe de participatie verlopen is. Dit wordt vervolgens ook verwerkt in het behandelvoorstel van de griffie, zodat het presidium op basis daarvan kan bepalen hoe de inspraak in de commissie moet verlopen. Actie griffie: als mensen zich opgeven om in te spreken bij de commissies nog beter aangeven wat er gaat gebeuren en wat zij kunnen verwachten (en wat niet), zeker als we het pallet van mogelijkheden gaan uitbreiden, n.a.v. de ervaringen hiermee in de afgelopen periode van digitaal vergaderen en andere nieuwe mogelijkheden.

5. Als raad bepalen wat essentiële aspecten zijn van participatie Dit is een lastig punt, waarbij de standpunten behoorlijk uiteen lopen. Hierdoor is het zeer waarschijnlijk lastig nieuwe stappen te zetten. De raad heeft ten slotte al een aantal jaren geleden de kaders voor participatie vastgesteld. Daarnaast is een verordening opgesteld, die in het begin van deze raadsperiode nog is aangepast, mede op basis van het werk van een subcommissie uit de vorige raad. Wat belangrijk is, is dat de raad met elkaar en met het college periodiek praat over participatie, de kaders en de mogelijke veranderingen. Dit gesprek moet levend gehouden worden om zo ook te kunnen signaleren of aanpassingen van de kaders of verordening nodig/mogelijk zijn. Bij de bijeenkomsten is geopperd om eventueel een werkgroep in te stellen. Van de andere kant hoort deze discussie in commissie LB thuis, maar speelt het soms ook met een specifiek voorbeeld in een andere commissie. In de commissie SO is het afgelopen jaar ook een behoefte ontstaan hier verder over door te praten. Daarom is ook het idee geopperd om een nieuwe bijeenkomst te plannen in het najaar van 2020 (zie pagina 1). Dat is dan ook al weer een jaar na de vorige bijeenkomst.

Een belangrijk element dat tijdens de vorige bijeenkomsten is genoemd en ook bij de bespreking in het Presidium aan bod kwam, is dat het streven vooral moet zijn dat er brede tevredenheid is over het proces van de participatie. Het zal zelden voorkomen dat alle betrokkenen, of ze nu wel of niet geparticipeerd hebben, tevreden kunnen worden gesteld. Daarnaast kan het zijn dat er dus een patstelling kan ontstaan, waarbij het uiteindelijk aan het stadsbestuur is om de knoop door te hakken in het kader van het algemeen belang en daarbij ook te accepteren dat niet iedereen tevreden is met de (inhoudelijke) uitkomst. Zeker in dat geval is het belangrijk dat er wel tevredenheid is over het doorlopen proces.

4

Actie griffie: Ieder jaar in LB of met hele raad een bijeenkomst/discussie plannen om te bespreken hoe het gaat en of er verbeteringen gewenst of nodig zijn. Wat o.a. aan de orde kan komen in een dergelijk gesprek: -

Bepalen wat de raad belangrijk vindt aan participatie, wat de onderdelen zijn waar de raad op wil sturen. Bijvoorbeeld of de kaders en de ruimte waarover mensen kunnen meepraten duidelijk zijn, of de spreiding goed is van mensen die worden uitgenodigd. Welke methodes passen bij welke groep en welk onderwerp? Sommige mensen vinden het makkelijk om in een grote groep te spreken, anderen willen liever een kleinere tafeltjesavond om hun mening te geven. Laat de raad de trede op de participatieladder bepalen. Wat is de rol van het college? Etc.

-

Zoek manieren om te kunnen evalueren hoe het participatieproces is gegaan. Als we aan het begin kunnen vaststellen wat we belangrijk vinden, dan kunnen we aan het eind vaststellen of het goed is gegaan. Kijk of de uitkomst ook visueel weergegeven kan worden zodat in een oogopslag te zien is waar het wel en niet goed gegaan is.

Update oktober 2020: op 17 september jl. is er een raadsbrede motie “Participatie onafhankelijk belicht” aangenomen, waarin de raad het college vraagt een onafhankelijk onderzoek te doen naar participatie in Leiden. Het is de bedoeling dat de raad hier ook bij betrokken is. Dit biedt een aanleiding en kapstok voor agendering van dit thema in de commissie / raad. Wanneer en hoe is onder meer afhankelijk van het plan van aanpak voor de opvolging van de motie. Een bredere raadsbijeenkomst is mogelijk pas na het onderzoek opportuun.

Extra ideeën en suggesties (om nader te onderzoeken/uitwerken): Onderstaande ideeën en suggesties zijn ook gedaan tijdens de bijeenkomsten, en kunnen nader onderzocht worden. Hier zijn nog geen concrete acties aan verbonden. •

Onderwerpen om mee aan de slag te gaan om meer mensen te bereiken en met name niet alleen de ‘usual suspects’. Met (deel van) de raad themabijeenkomst te plannen om hen mee te nemen in deze zoektocht en wat al bereikt is, zoals: o Onderzoek naar steekproef / blinde selectie o Wijkfilm maken als starpunt van een traject (een keer proberen?) o Interesse en kennis prikkelen bij jongeren en andere inwoners: wat vind jij van de stad? o Voorbeelden delen van participatietrajecten, in onze stad en uit de rest van het land o Aan de hand van een casus rollen bespreken NB: Een deel van deze suggesties die uit de bijeenkomst naar voren kwamen is al door het college uitgevoerd of onderzocht. De uitkomsten hiervan zijn niet bij de raad bekend. Het college kan een overzicht maken van opgedane ervaringen en gedane onderzoeken ter informatie aan de raad sturen.

5

•

Durf ook te stoppen met participeren als men er niet uit komt

•

Onderzoek mogelijkheid om een onafhankelijke voorzitter in te zetten bij een bewonersavond, die het gesprek kan leiden tussen bewoners en andere betrokken partijen.

6