220013 Bijlage 1d Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2020

Rapport van feitelijke bevindingen Interne Audit Functie gemeente Leiden

Verantwoordingen fractiebijdrage 2020 Dit rapport van feitelijke bevindingen bevat de uitkomsten van de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden door de Interne Audit Functie van gemeente Leiden ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2020 door de diverse politieke partijen die over deze periode een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden.

Opsteller: J.D. Kastanja RA Interne accountant gemeente Leiden

Disclaimer: In dit rapport wordt verslag gedaan van feitelijke bevindingen uit hoofde van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De Interne Audit Functie (hierna: IAF) verschaft nadrukkelijk geen zekerheid bij de ingediende verantwoordingen (zoals dat bijvoorbeeld wel het geval is bij beoordelings- of controleopdrachten). De gebruikers van het rapport zullen zich zelf een oordeel moeten vormen betreffende de werkzaamheden en de bevindingen die de IAF in dit rapport heeft weergegeven en hun eigen conclusies moeten trekken uit de door de IAF verrichte werkzaamheden. Het rapport is uitsluitend bedoeld voor partijen waarmee de te verrichten werkzaamheden zijn overeengekomen, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren. De verspreiding van dit rapport wordt in beginsel dus ook alleen beperkt tot degenen met wie de uit te voeren werkzaamheden zijn overeengekomen.

Interne Audit Functie

1 | Beschrijving opdracht De Interne Audit Functie (IAF) rapporteert via dit rapport over de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden zoals verwoord in paragraaf 1.2 en de daarbij geconstateerde feitelijke bevindingen. De opdracht is door de IAF uitgevoerd in overeenstemming met de NBA Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’.

1.1 | Voor wie is dit rapport bedoeld? Geadresseerde: Naam: De heer H.J.J. Lenferink Functie: Voorzitter gemeenteraad Leiden Opdrachtgever: Naam: De heer G.F.C. van Leiden Functie: Griffier gemeente Leiden Ambtelijk contactpersoon IAF: Naam: Mevrouw C. Philips Functie: Commissiegriffier gemeente Leiden

1.2 | Beschrijving van de opdracht Opdrachtgever heeft de IAF verzocht om werkzaamheden uit te voeren ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2020 door de politieke partijen die over deze periode een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden. De raadsperiode is ingegaan vanaf april 2018 en loopt door tot maart 2022. Doel opdrachtgever: Deze werkzaamheden hebben tot doel inzicht te bieden in de bestedingen van de fractiebijdragen 2020, in relatie tot de daarvoor gestelde regels in de verordening. Werkzaamheden IAF: De overeengekomen werkzaamheden zijn: • het verifiëren of fracties een ‘Format verantwoording fractievergoeding’ (hierna: de verantwoording) hebben aangeleverd over 2020.

• verificatie of achterliggende bewijsstukken (bankafschriften, bonnen, facturen, overeenkomsten etc.) zijn aangeleverd; • het verifiëren van de in de verantwoording opgenomen inkomsten en uitgaven met onderliggende bewijsstukken, waarbij ook onderzocht wordt of de uitgaven in de juiste categorie van de verantwoording zijn opgenomen en rekenkundig juist zijn verwerkt; • het (zoveel mogelijk) verifiëren of de uitgaven voldoen aan de gestelde eisen in de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2019 (hierna: verordening) ten aanzien van waarvoor de fractiebijdrage mag worden gebruikt; • het verifiëren van de begin- en eindstand van de in de verantwoording opgenomen reserve: de beginstand aansluiten met de eindstand van vorig jaar, de eindstand met het beginsaldo plus de inkomsten minus de uitgaven van het betreffende verantwoordingsjaar. Indien de fractie een aparte bankrekening heeft voor de ontvangsten en uitgaven rondom de fractievergoedingen, dan de reservestand aansluiten met het saldo van de bankrekening; • het rapporteren van de bevindingen naar aanleiding van de bovenstaande werkzaamheden via de voorzitter aan de gemeenteraad van Leiden. 2 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2020

Interne Audit Functie

Bovenstaande overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn als zodanig uitgevoerd. Inperking van de aard en reikwijdte van de opdracht: Er is geen controle- of beoordelingsopdracht uitgevoerd, derhalve kan geen zekerheid worden verstrekt aan de opdrachtgever. Indien de IAF wel aanvullende werkzaamheden, een controle- of een beoordelingsopdracht zou hebben uitgevoerd, zouden wellicht andere onderwerpen zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden komen. Opmerking ten aanzien van de onafhankelijkheid van de IAF: De IAF is in formele zin niet onafhankelijk van de entiteit, zijnde gemeente Leiden. De specifieke werkzaamheden voor deze opdracht betreffen echter de verantwoordingen fractiebijdrage 2020 en ten opzichte van de gemeenteraad is de IAF wel onafhankelijk.

3 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2020

Interne Audit Functie

2 | Feitelijke bevindingen De feitelijke bevindingen die in dit hoofdstuk zijn opgenomen zijn alleen gebaseerd op de door de fracties aangeleverde informatie en stukken.

2.1 | Aanlevering van verantwoording Op grond van de verordening moeten alle fracties van jaar T+1 een verantwoording in dienen. Door de ambtelijk contactpersoon bij de griffie zijn van de volgende fracties de verantwoording 2020 (met eventuele achterliggende bewijsstukken) aangeleverd bij de IAF:

Politieke partij

Verantwoording 2020 ingevuld?

CDA CU D66 Groenlinks Partij Sleutelstad PvdA PvdD SP VVD LP

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Nb. Het kan voorkomen dat de verantwoording pas ontvangen is na het versturen van een herinnering. Ook is het mogelijk dat de verantwoording later is aangeleverd door onduidelijkheden en/of vertragingen in het uitvragingsproces.

2.2 | Aanlevering van bewijsstukken In de verordening artikel 16 lid is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 16 lid 1 - Verantwoording besteding bijdrage Jaarlijks vóór 1 april leggen de leden van de fractie dan wel een daartoe gemachtigd lid van de fractie aan de raad, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning over het voorafgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. In het jaar waarin de verkiezing voor de leden van de raad plaatsvindt, heeft de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens betrekking op de periode tot en met één week na de dag van de verkiezing, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend vóór 1 juni.”

In aanvulling op bovengenoemde tekst is afgesproken dat de fracties gebruik maken van een format, het “modelverantwoording fractievergoedingen”. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s. In deze modelverantwoording is ook opgenomen dat voor alle uitgaven bonnen, facturen en dergelijke dienen te worden aangeleverd. Alle partijen hebben de modelverantwoording gebruikt. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

4 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2020

Interne Audit Functie

2.3 | Verificatie van aangeleverde bewijsstukken Door de IAF is gecontroleerd of passende achterliggende bewijsstukken aangeleverd/aanwezig zijn voor de in de verantwoording opgenomen inkomsten en uitgaven (en of de verantwoordingen rekenkundig juist zijn). Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

2.4 | Verificatie van uitgaven in relatie tot de verordening Door de IAF is geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen uitgaven passen binnen de regels die hiervoor zijn gesteld in de verordening. Door het ontbreken in veel gevallen van achterliggende stukken, is dit veelal niet mogelijk gebleken. In de verordening artikel 12 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 11 Bestemming bijdrage 1. De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 3.3.2, 3.3.3 en 3.4. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en artikel 5 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. 2. De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen; b. uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; c. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten; d. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; e. giften en leningen; f. buitenlandse reizen; g.

verkiezing of herverkiezing van raadsleden 3. Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die geacht kunnen worden zowel in het belang te zijn van de fractie als van de betreffende politieke partij.”

In de verordening artikel 14 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 14 lid 2 Opschorting en terugstorting Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 11 tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.”

2.5 | Verificatie van vermelde ‘reserves’ uit hoofde van fractiebijdragen De IAF heeft geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen begin- en eindsaldi van de reserve uit hoofde van fractiebijdragen aansluit op: - verantwoording van het jaar ervoor, eindstand van vorig jaar zou beginstand van huidig jaar moeten zijn; - kopie bankafschrift / jaaroverzicht van de bankrekening waarover de inkomsten en uitgaven m.b.t. fractiebijdragen lopen. In de verordening artikel 15 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 15 Opschorting en terugstorting 1. De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.

Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

5 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2020

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 9.020,00

Rentebate Overige inkomsten

€ €

600,00

Totaal inkomsten

€

9.620,00

Duo's en assistenten

€

4.190,00

Communicatie met kiezer

€

1.062,44

Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ € € €

119,40 22,39 5.394,23

Saldo:

€

4.225,77

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021). Cf. bankafschriften, volgens omschrijving betreffen dit fractiebijdragen van leden (komt overeen met de omschrijving van de bankafschriften).

Cf. bankrekeningen. Betreft een vergoeding voor 1 duoraadslid en 2 fractieassistenten. Van 2 fractie-assistenten is de overeenkomst niet getekend (vergoeding van deze fractie-assistenten is wel cf. conceptovereenkomst). Voor de totale kosten van 'communicatie met kiezer' ad. € 1.062,44 en 'overige uitgaven' ad. € 22,39 zijn voor een bedrag van € 173,49 aan onderbouwende stukken aangeleverd. Voor het restant bedrag van € 911,34 zijn geen onderliggende stukken ontvangen. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Zie toelichting bij 'Communicatie met kiezer'.

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

6

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

€

2020 6.562,71

Bevindingen IAF: Het saldo is door de IAF in dit rapport aangepast naar het eindsaldo uit het rapport van 2019 ad. € 6.562,71. In verantwoording stond een (onbekend) saldo van € 6.225,13 vermeld.

Dotatie:

€

9.020,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

5.394,23 10.188,48

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken

2020 √

X

3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. X

Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2020

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Voor de kosten voor duo's en/of assistenten ad. € 4.190 zijn geen getekende contracten ontvangen en uitgaven (communicatie met kiezer, overige uitgaven) met een totaal bedrag van ad € 911,34 heeft geen aansluiting kunnen vinden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Voor de kosten voor duo's en/of assistenten ad. € 4.190 en overige uitgaven met een totaal bedrag van € 911,34 heeft geen controle op passendheid kunnen plaatsvinden vinden vanwege het ontbreken van onderliggende (contractuele) stukken. Bevindingen IAF:

7

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 4.512,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

4.512,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ € € € € €

109,17 582,33 691,50

Saldo:

€

3.820,50

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

Cf. onderliggende stukken. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

8

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€ €

2020 11.214,19 4.512,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

691,50 15.034,69

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2019 Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

√

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken.

√

De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

2020 √

2020 Overige opmerkingen Een declaratieformulier betreft geen formele onderbouwing van een uitgaven.Bij een declaratie dient altijd de orginele bon/factuur bijgevoegd te worden.

Bevindingen IAF: In een aantal gevallen geconstateerd, met een beperkt belang.

9

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 22.552,00

Rentebate Overige inkomsten

€ €

1.706,47

Totaal inkomsten

€

24.258,47

Duo's en assistenten

€

15.420,39

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ € €

41,32 127,42

Overige uitgaven:

€

3.206,28

Totale uitgaven

€

18.795,41

Saldo:

€

5.463,06

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021). Cf. onderliggende stukken. Het bedrag betreft het retour ontvangen van een (per abuis) verkeerde betaling aan een duo-raadslid (zie ook toelichting overige uitgaven hieronder).

De vergoedingen zijn cf. contracten. Maximaal bedrag van vergoedingen voor vrijwilligers is niet overschreden. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig. Cf. onderliggende stukken. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken. Voor een bedrag van € 1.706,47 betreft het een (per abuis) verkeerde betaling aan een duoraadslid. Dit bedrag is in 2020 ook weer terugontvangen (zie ook toelichting overige inkomsten hierboven).

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

10

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€ €

2020 26.710,90 24.258,47

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

18.795,41 32.173,96

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken. 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2020 √ √ √ 2020

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2019 Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). De overige inkomsten zijn ook meegenomen in de dotatie aangezien dit een retour ontvangen foutieve betaling betrof. Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening. Bevindingen IAF:

11

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 20.296,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

20.296,00

Duo's en assistenten

€

2.870,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ € €

4.325,40 515,49 145,32

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

9.468,27 17.324,48

Saldo:

€

2.971,52

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

De vergoedingen zijn cf. contracten. Maximaal bedrag van vergoedingen voor vrijwilligers is niet overschreden. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig. Cf. onderliggende stukken. Cf. onderliggende stukken. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

12

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€ €

2020 24.107,95 20.296,00

Onttrekking:

€

17.324,48

Reserve per 31-12:

€

27.079,47

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken. 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2019. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

√

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken.

√

De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

2020 √

2020

Bevindingen IAF:

13

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4):

Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 6.201,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

6.201,00

Duo's en assistenten

€

3.600,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ € €

734,00 500,00 119,40

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

451,17 5.404,57

Saldo:

€

796,43

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

De vergoedingen zijn cf. contracten. Maximaal bedrag van vergoedingen voor vrijwilligers is niet overschreden. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig. Cf. onderliggende stukken. Cf. onderliggende stukken. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

14

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

€

2020 1.261,15

Bevindingen IAF: Het saldo is door de IAF in dit rapport aangepast naar het eindsaldo uit het rapport van 2019 ad € 1.261,15. In verantwoording stond vermeld een (onbekend) saldo van € 1.234,07 vermeld.

Dotatie:

€

6.201,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

5.404,57 2.057,58

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast. 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken. 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2020

√

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken.

√

De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

√

2020

Bevindingen IAF:

15

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 11.276,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

11.276,00

Duo's en assistenten

€

11.302,26

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ € € € €

11.302,26

Saldo:

€

-26,26

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

De vergoedingen zijn cf. contracten. Maximaal bedrag van vergoedingen voor vrijwilligers is niet overschreden. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig.

Het betreft in 2020 een negatief saldo: in 2020 is meer uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

16

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie: Onttrekking: Inbreng eigen middelen fractie

2020 € €

11.276,00

€ € €

11.302,26 26,26 -

Reserve per 31-12:

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken. 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2020 √ √

Bevindingen IAF: Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven. Ultimo 2020 is geen reserve opgebouwd (meer uitgaven dan inkomsten). Het verschil in saldo wordt met 'eigen geld' van de fractie aangevuld. Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

√

2020

Bevindingen IAF:

17

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

2020 € 9.020,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € € 9.020,00

Duo's en assistenten

€ 4.475,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€

Saldo:

€ 2.923,77

971,00 175,67 € 474,56 € € 6.096,23

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

Bestaat uit 5 personen (4 fractievrijwilligers en 1 onbekend). Van 2 fractievrijwilligers is vastgesteld dat de vergoeding overeenkomt met het (wel door de vrijwilligers, niet door de fractie) getekende contract. Van 2 fractievrijwilligers is vastgesteld dat de vergoeding overeenkomt met een niet getekend contract. Van 1 vergoeding voor een bedrag van € 375 is geen contract ontvangen. Cf. onderliggende stukken. Onderbouwing ontbreekt. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

18

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

2020 € 8.242,07

Bevindingen IAF: Het saldo is door de IAF in dit rapport aangepast naar het eindsaldo uit het rapport van 2019 ad € 8.242,07. In verantwoording stond een (onbekend) saldo van nihil vermeld.

Dotatie:

€ 9.020,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ 6.096,23 € 11.165,84

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken.

2020 √

X

3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. X

Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2020

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De kosten voor 4 duo's en/of assistenten niet geheel kunnen afstemmen met een door de fractie én vrijwilliger getekend contract. Voor 1 duo en/of assistent ontbreekt het contract. Aansluiting met onderliggende stukken heeft dus niet kunnen plaatsvinden. Voor de kosten voor 4 duo's en/of assistenten heeft alleen een controle op passendheid kunnen plaatsvinden met niet volledig getekende contracten. Op basis van de aanwezige stukken blijkt wel de passendheid binnen de verordening. Voor de kosten van 1 duo en/of assistent heeft controle op passendheid niet kunnen plaatsvinden vanwege het ontbreken van onderliggende (contractuele) stukken. Bevindingen IAF:

19

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 9.020,00

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021).

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

9.020,00

Duo's en assistenten

€

3.750,00

De vergoedingen zijn voor 3 duo-raadsleden en getekende overeenkomsten zijn aanwezig. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig. Wel de kanttekening dat voor 2 duo-raadsleden het bedrag van werkelijk betaalde vergoeding € 150 niet overeenkomt met het contract ad. € 200. Alle betalingen sluiten wel aan met de mutatie op de bankrekeningen.

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ € €

3.389,90 1.128,00 158,79

Cf. onderliggende stukken. Cf. onderliggende stukken. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften.

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€

8.426,69

Saldo:

€

593,31

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

20

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

€

2020 12.404,59

Bevindingen IAF: Het saldo is door de IAF in dit rapport aangepast naar het eindsaldo uit het rapport van 2019 ad € 12.404,59. In verantwoording stond een (onbekend) saldo van € 14.080,33 vermeld.

Dotatie:

€

9.020,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

8.426,69 12.997,90

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken.

3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing

2020 √

√

√

2020

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. Met de kanttekening dat voor 2 duo-raadsleden het bedrag van werkelijk betaalde vergoeding € 150 niet overeenkomt met het contract € 200. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

Bevindingen IAF:

21

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 15.784,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

15.784,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ € € €

8.875,00 588,65 325,59 123,71

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

389,75 10.302,70

Saldo:

€

5.481,30

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

Cf. overeenkomsten en bankafschriften. Cf. onderliggende stukken. Cf. onderliggende stukken. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€ €

2020 8.183,14 15.784,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

10.302,70 13.664,44

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken. 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2020 √ √ √ 2020

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2019. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening. Bevindingen IAF:

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2020 564,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

564,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ € € € € €

-

Saldo:

€

564,00

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3243215 d.d. 01-04-2021 en cf. bankafschrift).

Het betreft in 2020 een positief saldo: in 2020 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

€

-

Dotatie:

€

564,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

564,00

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken. 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen

LP betreft een afspliting van Partij Sleutelstad. Derhalve is 2020 het eerste jaar dat LP verantwoording moet afleggen over ontvangen fractiebijdrage.

Einde rapport

2020

2020

Bevindingen IAF: LP betreft een afsplitsing van Partij Sleutelstad. Derhalve is 2020 het eerste jaar dat LP verantwoording moet afleggen over ontvangen fractiebijdrage. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

√

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken.

√

De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

√

2020

√

Bevindingen IAF: Op 7 mei 2021 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen Leiden Participeert (LP), de interne accountant en de griffie van de gemeente Leiden. Tijdens dit gesprek heeft LP uitleg gekregen over de verantwoording en is afgesproken dat de interne accountant de gegevens voor 2020 invult en dat door LP niets voor de verantwoording 2020 aangeleverd hoeft te worden. LP heeft aanvullend telefonisch bevestigd dat er geen uitgaven in 2020 hebben plaatsgevonden.