220013 Bijlage 1c Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2019

Rapport van feitelijke bevindingen Interne Audit Functie gemeente Leiden

Verantwoordingen fractiebijdrage 2019 Dit rapport van feitelijke bevindingen bevat de uitkomsten van de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden door de Interne Audit Functie van gemeente Leiden ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2019 door de diverse politieke partijen die over deze periode een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden.

Opsteller: J.D. Kastanja RA Interne accountant gemeente Leiden

Disclaimer: In dit rapport wordt verslag gedaan van feitelijke bevindingen uit hoofde van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De Interne Audit Functie (hierna: IAF) verschaft nadrukkelijk geen zekerheid bij de ingediende verantwoordingen (zoals dat bijvoorbeeld wel het geval is bij beoordelings- of controleopdrachten). De gebruikers van het rapport zullen zich zelf een oordeel moeten vormen betreffende de werkzaamheden en de bevindingen die de IAF in dit rapport heeft weergegeven en hun eigen conclusies moeten trekken uit de door de IAF verrichte werkzaamheden. Het rapport is uitsluitend bedoeld voor partijen waarmee de te verrichten werkzaamheden zijn overeengekomen, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren. De verspreiding van dit rapport wordt in beginsel dus ook alleen beperkt tot degenen met wie de uit te voeren werkzaamheden zijn overeengekomen.

Interne Audit Functie

1 | Beschrijving opdracht De Interne Audit Functie (IAF) rapporteert via dit rapport over de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden zoals verwoord in paragraaf 1.2 en de daarbij geconstateerde feitelijke bevindingen. De opdracht is door de IAF uitgevoerd in overeenstemming met de NBA Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’.

1.1 | Voor wie is dit rapport bedoeld? Geadresseerde: Naam: De heer H.J.J. Lenferink Functie: Voorzitter gemeenteraad Leiden Opdrachtgever: Naam: De heer G.F.C. van Leiden Functie: Griffier gemeente Leiden Ambtelijk contactpersoon IAF: Naam: Mevrouw C. Philips Functie: Commissiegriffier gemeente Leiden

1.2 | Beschrijving van de opdracht Opdrachtgever heeft de IAF verzocht om werkzaamheden uit te voeren ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2019 door de politieke partijen die over deze periode een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden. De raadsperiode is ingegaan vanaf april 2018 en loopt door tot maart 2022. Doel opdrachtgever: Deze werkzaamheden hebben tot doel inzicht te bieden in de bestedingen van de fractiebijdragen 2020, in relatie tot de daarvoor gestelde regels in de verordening. Werkzaamheden IAF: De overeengekomen werkzaamheden zijn: • het verifiëren of fracties een ‘Format verantwoording fractievergoeding’ (hierna: de verantwoording) hebben aangeleverd over 2019.

• verificatie of achterliggende bewijsstukken (bankafschriften, bonnen, facturen, overeenkomsten etc.) zijn aangeleverd; • het verifiëren van de in de verantwoording opgenomen inkomsten en uitgaven met onderliggende bewijsstukken, waarbij ook onderzocht wordt of de uitgaven in de juiste categorie van de verantwoording zijn opgenomen en rekenkundig juist zijn verwerkt; • het (zoveel mogelijk) verifiëren of de uitgaven voldoen aan de gestelde eisen in de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2019 (hierna: verordening) ten aanzien van waarvoor de fractiebijdrage mag worden gebruikt; • het verifiëren van de begin- en eindstand van de in de verantwoording opgenomen reserve: de beginstand aansluiten met de eindstand van vorig jaar, de eindstand met het beginsaldo plus de inkomsten minus de uitgaven van het betreffende verantwoordingsjaar. Indien de fractie een aparte bankrekening heeft voor de ontvangsten en uitgaven rondom de fractievergoedingen, dan de reservestand aansluiten met het saldo van de bankrekening; • het rapporteren van de bevindingen naar aanleiding van de bovenstaande werkzaamheden via de voorzitter aan de gemeenteraad van Leiden. 2 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2019

Interne Audit Functie

Bovenstaande overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn als zodanig uitgevoerd. Inperking van de aard en reikwijdte van de opdracht: Er is geen controle- of beoordelingsopdracht uitgevoerd, derhalve kan geen zekerheid worden verstrekt aan de opdrachtgever. Indien de IAF wel aanvullende werkzaamheden, een controle- of een beoordelingsopdracht zou hebben uitgevoerd, zouden wellicht andere onderwerpen zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden komen. Opmerking ten aanzien van de onafhankelijkheid van de IAF: De IAF is in formele zin niet onafhankelijk van de entiteit, zijnde gemeente Leiden. De specifieke werkzaamheden voor deze opdracht betreffen echter de verantwoordingen fractiebijdrage 2019 en ten opzichte van de gemeenteraad is de IAF wel onafhankelijk.

3 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2019

Interne Audit Functie

2 | Feitelijke bevindingen De feitelijke bevindingen die in dit hoofdstuk zijn opgenomen zijn alleen gebaseerd op de door de fracties aangeleverde informatie en stukken.

2.1 | Aanlevering van verantwoording Op grond van de verordening moeten alle fracties van jaar T+1 een verantwoording in dienen. Door de ambtelijk contactpersoon bij de griffie zijn van de volgende fracties de verantwoording 2019 (met eventuele achterliggende bewijsstukken) aangeleverd bij de IAF:

Politieke partij

Verantwoording 2019 ingevuld?

CDA CU D66 Groenlinks Partij Sleutelstad PvdA PvdD SP VVD

√ √ √ √ √ √ √ √ √

Nb. Het kan voorkomen dat de verantwoording pas ontvangen is na het versturen van een herinnering. Ook is het mogelijk dat de verantwoording later is aangeleverd door onduidelijkheden en/of vertragingen in het uitvragingsproces.

2.2 | Aanlevering van bewijsstukken In de verordening artikel 16 lid is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 16 lid 1 - Verantwoording besteding bijdrage Jaarlijks vóór 1 april leggen de leden van de fractie dan wel een daartoe gemachtigd lid van de fractie aan de raad, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning over het voorafgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. In het jaar waarin de verkiezing voor de leden van de raad plaatsvindt, heeft de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens betrekking op de periode tot en met één week na de dag van de verkiezing, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend vóór 1 juni.”

In aanvulling op bovengenoemde tekst is afgesproken dat de fracties gebruik maken van een format, het “modelverantwoording fractievergoedingen”. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s. In deze modelverantwoording is ook opgenomen dat voor alle uitgaven bonnen, facturen en dergelijke dienen te worden aangeleverd. Alle partijen hebben de modelverantwoording gebruikt. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

2.3 | Verificatie van aangeleverde bewijsstukken 4 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2019

Interne Audit Functie

Door de IAF is gecontroleerd of passende achterliggende bewijsstukken aangeleverd/aanwezig zijn voor de in de verantwoording opgenomen inkomsten en uitgaven (en of de verantwoordingen rekenkundig juist zijn). Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

2.4 | Verificatie van uitgaven in relatie tot de verordening Door de IAF is geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen uitgaven passen binnen de regels die hiervoor zijn gesteld in de verordening. Door het ontbreken in veel gevallen van achterliggende stukken, is dit veelal niet mogelijk gebleken. In de verordening artikel 12 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 11 Bestemming bijdrage 1. De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 3.3.2, 3.3.3 en 3.4. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en artikel 5 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. 2. De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen; b. uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; c. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten; d. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; e. giften en leningen; f. buitenlandse reizen; g.

verkiezing of herverkiezing van raadsleden 3. Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die geacht kunnen worden zowel in het belang te zijn van de fractie als van de betreffende politieke partij.”

In de verordening artikel 14 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 14 lid 2 Opschorting en terugstorting Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 11 tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.”

2.5 | Verificatie van vermelde ‘reserves’ uit hoofde van fractiebijdragen De IAF heeft geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen begin- en eindsaldi van de reserve uit hoofde van fractiebijdragen aansluit op: - verantwoording van het jaar ervoor, eindstand van vorig jaar zou beginstand van huidig jaar moeten zijn; - kopie bankafschrift / jaaroverzicht van de bankrekening waarover de inkomsten en uitgaven m.b.t. fractiebijdragen lopen. In de verordening artikel 15 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 15 Opschorting en terugstorting 1. De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.

Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

5 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdrage 2019

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording:

2019

Fractiebijdrage

€

8.212,00

Rentebate Overige inkomsten: Persoonlijke inkomsten dhr. J. Terpstra Fractiebijdrage raadslid dhr. R. Storm Totaal inkomsten

€

-

€ € €

91,97 300,00 8.603,97

Duo's en assistenten

€

5.450,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden

€ €

787,63 33,93

Bankkosten

€

126,00

Overige uitgaven Persoonlijke uitgaven J. Terpstra Totaal uitgaven

€ € €

353,00 91,97 6.842,53

Saldo:

€

1.761,44

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021) en cf. bankafschrift.

Cf. bankafschrift Cf. bankafschrift

Cf. bankafschriften, echter geen (getekende) overeenkomsten aanwezig. Onderbouwing ontbreekt. Onderbouwing ontbreekt. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Onderbouwing ontbreekt. Onderbouwing ontbreekt.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

6

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording:

2019

Bevindingen IAF: Het saldo en datum is door de IAF in dit rapport aangepast naar de juiste datum (01-01) en het eindsaldo uit het rapport van 2018 ad € 5.193,24. In verantwoording stond vermeld een (onbekend) saldo van € 4.855,66 per 1 april vermeld (in eerste instantie was per abuis in de verantwoording een stand gevraagd per 1 april i.p.v. 1 januari.).

Reserve per 01-01:

€

5.193,24

Dotatie:

€

8.212,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

6.842,53 6.562,71

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast

2019 √

2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken

X

3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

X

Overige opmerkingen 2019 In het rapport fractievergoedingen 2018 is vermeld dat er drie bankrekeningen bij de ABN aanwezig zijn. In 2019 is maar één ABN bankrekening verantwoord.

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Voor de kosten voor duo's en/of assistenten ad € 5.450 en uitgaven (communicatie met kiezer, kantoorbenodigdheden, overige uitgaven en persoonlijke uitgaven) met een totaal bedrag van ad € 1.266,53 is geen aansluiting gevonden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Voor de kosten voor duo's en/of assistenten ad € 5.450 en 4 overige uitgaven met een totaal bedrag van € 1.266,53 heeft geen controle op passendheid kunnen plaatsvinden vinden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Bevindingen IAF: Geen onderbouwingen ontvangen waaruit blijkt hoeveel bankrekeningen bij de ABN aanwezig zijn. In 2019 is alleen ABN.408 Bestuursrekening verantwoord. In 2018 waren naast ABN.408 Bestuursrekening, ook ABN.628 Zakelijke flexibele deposito en ABN.588 Direct Kwartaal Sparen verantwoord.

7

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

2019 €

4.188,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

4.188,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ € €

-

€

125,87

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

151,25 277,12

Saldo:

€

3.910,88

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021) en cf. bankafschrift.

Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

8

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€

2019 7.303,31

€

4.188,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

277,12 11.214,19

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2018. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

2019

√

De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken.

√

De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

√

2019

9

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

2019 € 20.276,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € € 20.276,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ 16.105,64 € 283,60 € € 145,36

Overige uitgaven

€ 3.313,21

Totaal uitgaven

€ 19.847,81

Saldo:

€

428,19

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021) en cf. bankafschrift.

Cf. overeenkomsten en facturen Stg. Fractiewerk D66. Onderbouwing ontbreekt. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Grotendeels cf. onderliggende stukken, echter soms ook via een declaratie zonder originele bon/factuur. Geen bon/factuur aanwezig voor een bedrag van € 204,93.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

10

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

2019 € 26.282,71 € 20.276,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ 19.847,81 € 26.710,90

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

2019 √ X

X

Overige opmerkingen 2019 Een declaratieformulier is niet voldoende als onderbouwing van een uitgaven. Bij een declaratie dient altijd de orginele bon/factuur bijgevoegd te worden.

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2018. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Voor overige uitgaven met een totaal bedrag van € 204,93 is geen aansluiting gevonden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Voor overige uitgaven met een totaal bedrag van € 204,93 heeft geen aansluiting kunnen vinden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Bevindingen IAF: In een aantal gevallen geconstateerd, belang is beperkt.

11

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

2019 € 18.264,00

Rentebate Overige inkomsten

€ €

243,62

Totaal inkomsten

€

18.507,62

Duo's en assistenten

€

3.215,00

Communicatie met kiezer

€

411,50

Kantoorbenodigdheden

€

559,91

Bankkosten Overige uitgaven:

€ €

111,53 6.249,77

Totaal uitgaven

€

10.547,71

Saldo:

€

7.959,91

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021) en cf. bankafschrift. Betreft terugbetaling (voorgeschoten) coalitie-uitje. Geen onderbouwing ontvangen, wel cf. bankafschrift.

Vergoeding van de vrijwilligers zijn cf. overeenkomsten, cf. bankafschriften en het maximaal bedrag volgens contract en van vergoedingen voor vrijwilligers is niet overschreden. Hierbij wordt opgemerkt dat geconstateerd is o.b.v. de bankafschriften dat niet alle vergoedingen maandelijks plaatsvinden. De uitgaven bestaan voor een bedrag van € 375 (3x € 125) uit een nabetaling in januari 2019 voor de maand december 2018 en € 280 vooruitbetaling voor 2020 (januari en februari). (akkoord, de vergoedingen worden verwerkt op moment deze betaald worden). Totaal bedrag sluit aan met de onderliggende documenten en bankafschriften. Gedeclareerde uitgaven zijn d.m.v. facturen en afschriften inzichtelijk gemaakt. Totaal bedrag sluit aan met de onderliggende documenten en bankafschriften. Gedeclareerde uitgaven zijn d.m.v. facturen en afschriften inzichtelijk gemaakt. De uitgaven zijn inclusief 2 termijnen abonnement LD uit 2018 ad. € 73,Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Totaal bedrag sluit aan met de onderliggende documenten en bankafschriften. Gedeclareerde uitgaven zijn d.m.v. facturen en afschriften inzichtelijk gemaakt.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

12

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 01-01: Dotatie:

€ €

2019 16.148,04 18.507,62

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

10.547,71 24.107,95

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

2019 √ X √

Overige opmerkingen 2019 In 2019 zijn voor enkele vrijwilligers nabetalingen uit 2018 en vooruitbetalingen voor 2020 gedaan (o.b.v. bankmutaties verwerkt in 2019).

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2018. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Dit is incidenteel inclusief de overige kosten 2019 aangezien deze inkomsten betrekking hebben op voorgeschoten (fractie)kosten. Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Aansluiting met onderliggende stukken grotendeels mogelijk. Voor een bedrag van € 148,88 was dit niet mogelijk. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

Bevindingen IAF: Aangezien de verantwoording 2019 is opgesteld o.b.v. de bankmutaties akkoord. Aandachtspunt voor vooruitbetalingen (de prestatie is nog niet geleverd) is om in het verantwoordingsjaar alleen uitgaven te doen waarvoor de prestatie in het het betreffende jaar heeft plaatsgevonden.

13

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2019 6.200,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

6.200,00

Duo's en assistenten

€

3.160,00

Communicatie met kiezer

€

600,00

Kantoorbenodigdheden

€

779,99

Bankkosten

€

128,08

Overige uitgaven: Totaal uitgaven

€ €

501,17 5.169,24

Saldo:

€

1.030,76

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021) en cf. bankafschrift.

De vergoeding is voor de twee fractieassistenten. Maximaal bedrag van van vergoedingen voor vrijwilligers is niet overschreden, en is cf. de overeenkomst. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig. De maandfacturen van mei t/m december 2019 zijn aangeleverd. Het gedeclareerde bedrag is lager dan de som van de facturen; dat komt omdat er bijgedragen is vanuit de eigen middelen van de partij. Totaal bedrag sluit aan met de onderliggende documenten. Gedeclareerde uitgaven kunnen d.m.v. facturen inzichtelijk gemaakt worden. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

14

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5):

Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

€

2019 230,39

Bevindingen IAF: Het saldo is door de IAF in dit rapport aangepast naar het eindsaldo uit het rapport van 2018 ad € 230,39. In verantwoording stond een (onbekend) saldo van € -247,86 vermeld.

Dotatie:

€

6.200,00

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing).

Onttrekking:

€

5.169,24

Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Reserve per 31-12:

€

1.261,15

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

2019

Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2019

√ √ √

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening. Bevindingen IAF:

15

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

2019 € € € €

10.220,00 10.220,00

Duo's en assistenten

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

Saldo:

€ € € €

10.390,06 -

€

10.390,06

€

-170,06

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021).

Het bedrag vn € 10.390,06 niet kunnen aansluiten met onderliggende stukken en/of contracten (volgens een ontvangen specificatie bedraagt de vergoeding over 2019 € 6.052).

Het betreft in 2019 een negatief saldo: in 2019 is meer uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen en is aangevuld met 'eigen geld' van de fractie.

16

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€ €

10.220,00

Onttrekking: Inbreng eigen middelen fractie

€ €

10.390,06 170,06

Reserve per 31-12:

2019

€

Bevindingen IAF:

-

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

2019

Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2019

√ √ √

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven. Ultimo 2019 is geen reserve opgebouwd (meer uitgaven dan inkomsten). Het verschil in saldo wordt met 'eigen geld' van de fractie aangevuld. Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening. Bevindingen IAF:

17

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

2019 €

8.212,00

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € €

8.212,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer

€

3.200,00

€

2.893,94

Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ € € €

131,20 6.225,14

Saldo:

€

1.986,86

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021).

Onderbouwing ontbreekt. Voor een bedrag van € 2.838,19 cf. onderliggende stukken. Voor het resterende bedrag van € 55,75 niet kunnen afstemmen met onderliggende stukken. Onderbouwing ontbreekt.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

18

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

2019

€

6.255,21

Dotatie:

€

8.212,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

6.225,14 8.242,07

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken

3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.

Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2019 √

X

X

2019

Bevindingen IAF: Het saldo en datum is door de IAF in dit rapport aangepast naar de juiste datum (01-01) en het eindsaldo uit het rapport van 2018 ad € 6.255,21. In verantwoording stond vermeld een (onbekend) saldo van € 6.502,38 per 1 april vermeld. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing) Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Voor de kosten voor duo's en/of assistenten ad € 3.200, overige uitgaven met een totaal bedrag van ad € 55,75 en de bankkosten is geen aansluiting gevonden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Voor de kosten voor duo's en/of assistenten ad € 3.200, overige uitgaven met een totaal bedrag van ad € 55,75 en de bankkosten heeft geen controle op passendheid kunnen plaatsvinden vinden vanwege het ontbreken van onderliggende stukken. Bevindingen IAF:

19

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

2019 €

8.212,00

€ € €

8.212,00

Duo's en assistenten

€

5.400,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ €

4.320,40 -

€

167,34

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

9.887,74

Saldo:

€

-1.675,74

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021).

De vergoedingen zijn voor 3 duo-raadsleden, cf. bankafrekening en getekende overeenkomsten zijn aanwezig. De overeenkomsten zijn recent en/of tot wederopzegging geldig. Wel de kanttekening dat voor 2 duo-raadsleden het bedrag van werkelijk betaalde vergoeding € 150 niet overeenkomt met het contract € 200. Alle betalingen sluiten wel aan met de mutatie op de bankrekeningen. Cf. onderliggende stukken. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften.

Het betreft in 2019 een negatief saldo: in 2019 is meer uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

20

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie:

€

2019 14.080,33

€

8.212,00

Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ €

9.887,74 12.404,59

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken

2019 √

√

3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

√

2019

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2018. Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing). Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Aansluiting met onderliggende brondocumenten mogelijk. Bij twee duoraadsleden komt het bedrag van de overeenkomst van € 200pm niet overeen met de uitbetaling volgens de bank van € 150pm. De verantwoording is gedaan o.b.v. de uitbetaling volgens de bank. De IAF stelt dat de uitbetaling leidend is voor de verantwoording (en daarmee juist). De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening.

Bevindingen IAF:

21

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): Volgens verantwoording: Fractiebijdrage

2019

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € € €

14.244,00 14.244,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer

€ €

6.750,00 1.058,67

Kantoorbenodigdheden

€

493,97

Bankkosten

€

151,76

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

3.480,62 11.935,02

Saldo:

€

2.308,98

Bevindingen IAF: Cf. definitieve beschikking (kenmerk Z/21/3315091 d.d. 19-10-2021) en cf. bankafschrift.

Cf. overeenkomsten en bankafschriften. Totaal van de uitgaven communicatie met kiezer en kantoorbenodigdheden zijn cf. onderliggende stukken. De onderverdeling tussen deze twee categorieën is niet helemaal duidelijk. Het bedrag sluit aan met de bedragen uit de bankafschriften. Cf. onderliggende stukken.

Het betreft in 2019 een positief saldo: in 2019 is minder uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen.

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): Volgens verantwoording: Reserve per 1-1:

€

2019 5.874,16

Bevindingen IAF: Cf. eindstand rapportage fractievergoedingen 2018.

Dotatie:

€

14.244,00

Cf. de hierboven vermelde fractiebijdrage (en rentebaten, mits van toepassing).

Onttrekking:

€

11.935,02

Reserve per 31-12:

€

8.183,14

Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording vast 2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening. Overige opmerkingen Niet van toepassing.

2019 √ √ √ 2019

Cf. de hierboven vermelde uitgaven.

Bevindingen IAF: De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. De verantwoorde posten sluiten aan met onderliggende stukken. De verantwoorde bestedingen passen binnen de verordening. Bevindingen IAF:

Interne Audit Functie

Einde rapport