220013 Bijlage 1b Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2018 Q2 - Q4
Tekst van het document
Rapport van feitelijke bevindingen Interne Audit Functie gemeente Leiden
Verantwoordingen fractiebijdrage 2018 Dit rapport van feitelijke bevindingen bevat de uitkomsten van de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden door de Interne Audit Functie van gemeente Leiden ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2018 door de diverse politieke partijen die over deze periode een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden.
Datum & plaats: Leiden, december 2019 Opsteller: Irem Çimen, financieel adviseur AO/IC reviewer: drs. G. Vrijhof RA.
Disclaimer: In dit rapport wordt verslag gedaan van feitelijke bevindingen uit hoofde van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De Interne Audit Functie (hierna: IAF) verschaft nadrukkelijk geen zekerheid bij de ingediende verantwoordingen (zoals dat bijvoorbeeld wel het geval is bij beoordelings- of controleopdrachten). De gebruikers van het rapport zullen zich zelf een oordeel moeten vormen betreffende de werkzaamheden en de bevindingen die de IAF in dit rapport heeft weergegeven en hun eigen conclusies moeten trekken uit de door de IAF verrichte werkzaamheden. Het rapport is uitsluitend bedoeld voor partijen waarmee de te verrichten werkzaamheden zijn overeengekomen, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren. De verspreiding van dit rapport wordt in beginsel dus ook alleen beperkt tot degenen met wie de uit te voeren werkzaamheden zijn overeengekomen.
Interne Audit Functie
1 | Beschrijving opdracht De Interne Audit Functie (IAF) rapporteert via dit rapport over de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden zoals verwoord in paragraaf 1.2 en de daarbij geconstateerde feitelijke bevindingen. De opdracht is door de IAF uitgevoerd in overeenstemming met de NBA Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’.
1.1 | Voor wie is dit rapport bedoeld? Geadresseerde: Naam: De heer H.J.J. Lenferink Functie: Burgemeester gemeente Leiden, tevens voorzitter gemeenteraad Opdrachtgever: Naam: De heer G.F.C. van Leiden Functie: Griffier gemeente Leiden Ambtelijk contactpersoon IAF: Naam: Mevrouw P. Boonman Functie: Commissiegriffier gemeente Leiden
1.2 | Beschrijving van de opdracht Opdrachtgever heeft de IAF verzocht om werkzaamheden uit te voeren ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2018 door de politieke partijen die over deze periode een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden. Omdat 2018 een verkiezingsjaar was en de nieuwe raadsperiode vanaf april 2018 is ingegaan, betreffen de verantwoordingen de kwartalen 2 t/m 4 van 2018. Verantwoording over het 1e kwartaal 2018 is meegenomen in de rapport van feitelijke bevindingen 2017. Doel opdrachtgever: Deze werkzaamheden hebben tot doel om de opdrachtgever in staat te stellen om een oordeel te vormen over de besteding van de fractiebijdragen 2018 door de politieke partijen. Werkzaamheden IAF: De overeengekomen werkzaamheden zijn: • het verifiëren of fracties een ‘Model verantwoording fractievergoeding’ (hierna: de verantwoording) hebben aangeleverd over 2018Q2-Q4.
• verificatie of achterliggende bewijsstukken (bankafschriften, bonnen, facturen, overeenkomsten etc.) zijn aangeleverd; • het verifiëren van de in de verantwoording opgenomen inkomsten en uitgaven met onderliggende bewijsstukken, waarbij ook onderzocht wordt of de uitgaven in de juiste categorie van de verantwoording zijn opgenomen en rekenkundig juist zijn verwerkt; • het (zoveel mogelijk) verifiëren of de uitgaven voldoen aan de gestelde eisen in de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015 (RV 14.0137) (hierna: verordening) ten aanzien van waarvoor de fractiebijdrage mag worden gebruikt; • het verifiëren van de begin- en eindstand van de in de verantwoording opgenomen reserve: de beginstand aansluiten met de eindstand van vorig jaar, de eindstand met het beginsaldo plus de inkomsten 2e kwartaal-4e kwartaal 2018 minus de uitgaven 2e kwartaal-4e kwartaal 2018. Indien de fractie een aparte bankrekening heeft voor de ontvangsten en uitgaven rondom de fractievergoedingen, dan de reservestand aansluiten met het saldo van de bankrekening; • het rapporteren van de bevindingen naar aanleiding van de bovenstaande werkzaamheden aan de burgemeester van gemeente Leiden, zodat die zich verder een oordeel kan vormen over de besteding van de fractiebijdragen 2018Q2-Q4 en daaraan conclusies en eventuele acties kan verbinden.
2 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2018Q2 - 2018Q4
Interne Audit Functie
Bovenstaande overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn als zodanig uitgevoerd. Inperking van de aard en reikwijdte van de opdracht: Er is geen controle- of beoordelingsopdracht uitgevoerd, derhalve kan geen zekerheid worden verstrekt aan de opdrachtgever. Indien de IAF wel aanvullende werkzaamheden, een controle- of een beoordelingsopdracht zou hebben uitgevoerd, zouden wellicht andere onderwerpen zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden komen. Opmerking ten aanzien van de onafhankelijkheid van de IAF: De IAF is in formele zin niet onafhankelijk van de entiteit, zijnde gemeente Leiden. De specifieke werkzaamheden voor deze opdracht betreffen echter de verantwoordingen fractiebijdrage 2018Q2-Q4 en ten opzichte van de gemeenteraad is de IAF wel onafhankelijk.
2 | Feitelijke bevindingen De feitelijke bevindingen die in dit hoofdstuk zijn opgenomen zijn alleen gebaseerd op de door de fracties aangeleverde informatie en stukken.
2.1 | Aanlevering van verantwoording Op grond van de verordening moeten alle fracties van jaar T+1 een verantwoording in dienen. Door de ambtelijk contactpersoon bij de griffie zijn van de volgende fracties de verantwoording 2018Q2-Q4 (met eventuele achterliggende bewijsstukken) aangeleverd bij de IAF: Politieke partij:
Verantwoording 2018Q2-Q4 ingevuld?
CDA Christen Unie D66 Groen Links Partij Sleutelstad PvdA Partij voor de Dieren SP VVD
✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
2.2 | Aanlevering van bewijsstukken In de verordening artikel 17 lid is het volgende daartoe opgenomen: Artikel 17 Verantwoording besteding bijdrage 1…. verantwoording over de besteding van de tegemoetkoming van fractieondersteuning over het voorgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente.
In aanvulling op bovengenoemde tekst is afgesproken dat de fracties gebruik maken van het “modelverantwoording fractievergoedingen”. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s. In deze modelverantwoording is ook opgenomen dat voor alle uitgaven bonnen, facturen en dergelijke dienen te worden aangeleverd. Alle partijen hebben de modelverantwoording gebruikt. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s. 3 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2018Q2 - 2018Q4
Interne Audit Functie
2.3 | Verificatie van aangeleverde bewijsstukken Door de IAF is gecontroleerd of voor in de verantwoording opgenomen inkomsten, uitgaven passende achterliggende bewijsstukken zijn en of de verantwoordingen rekenkundig juist zijn. De meeste fracties hebben achterliggende bewijsstukken aangeleverd voor hun uitgaven. Echter in meeste gevallen waren deze stukken incompleet. Twee politieke partijen hebben, na een herhaalde oproep, geen onderliggende bewijsstukken aangeleverd. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.
2.4 | Verificatie van uitgaven in relatie tot de verordening Door de IAF is geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen uitgaven passen binnen de regels die hiervoor zijn gesteld in de verordening. Door het ontbreken in veel gevallen van achterliggende stukken, is dit veelal niet mogelijk gebleken. In de verordening artikel 12 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 12 Bestemming bijdrage 1. De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 13 en artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden en artikel 6 en 7 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volk vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. 2.
De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen; b. uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; c. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten; d. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; e. giften en leningen; f. buitenlandse reizen; g. verkiezing of herverkiezing van raadsleden
3.
Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die geacht kunnen worden zowel in het belang te zijn van de fractie als van de betreffende politieke partij.”
In de verordening artikel 15 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 15 Opschorting en terugstorting 2. Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 12 tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.
2.5 | Verificatie van vermelde ‘reserves’ uit hoofde van fractiebijdragen De IAF heeft geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen begin- en eindsaldi van de reserve uit hoofde van fractiebijdragen aansluit op: - verantwoording van het jaar ervoor, eindstand van vorig jaar zou beginstand van huidig jaar moeten zijn ( in dit geval is eindstand 2018Q1); - kopie bankafschrift / jaaroverzicht van de bankrekening waarover de inkomsten en uitgaven m.b.t. fractiebijdragen lopen.
4 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2018Q2 - 2018Q4
Interne Audit Functie
In de verordening artikel 15 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 15 Opschorting en terugstorting 1. De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.
Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.
5 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2018Q2 - 2018Q4
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 €
Bevindingen IAF: 6.159,00
kerstpresentje bodes Rentebate
€
Overige inkomsten Totaal inkomsten
€ €
6.159,00
Duo's en assistenten
€
-6.969,87
Bedrag is cf. (voorlopige) beschikking fractievergoeding & het bedrag is cf. de bedragen op de bankafschriften.
-
Som van de uitgaven cf. rekeningafschrift. Gedeclareerde uitgaven kunnen echter niet d.m.v. onderliggende documenten inzichtelijk gemaakt worden. Ontbrekende stukken: de nieuwe overeenkomsten die voor de nieuwe raadsperiode v.a. april 2018 zijn opgesteld.
Communicatie met kiezer
€
-67,29
Kantoorbenodigdheden Bankkosten
€ €
-94,80
Overige uitgaven
€
-141,00
Totaal uitgaven Saldo:
€ €
-7.272,96 -1.113,96
Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. bonnetjes en facturen inzichtelijk gemaakt worden. Het bedrag aangesloten met de bedragen uit de bankafschriften. Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. bonnetjes en facturen inzichtelijk gemaakt worden. In 2018 (Q2-Q4) is meer uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
6
Interne Audit Functie
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording:
Bevindingen IAF:
Reserve per 01-04
€
6.306,93
Dotatie:
€
6.159,00
Onttrekking:
€
-7.272,96
Reserve per 31-12:
€
5.192,97
Verantwoording CDA is niet volledig ingevuld. Beginstand reserve is niet door de fractie ingevuld. De hiernaast vermelde reserve stand is door de IAF overgenomen uit de controle 2017-2018Q1.
Reserve per 31-12-2018 komt overeen met banksaldi per 31-12-2018. Betreffen drie bankrekeningen bij ABN AMRO.
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken
X
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
3. Controle van verantwoorde bestedingen X op passendheid binnen verordening.
Onderliggende documenten ontbreken, gedeclareerde uitgaven kunnen niet inzichtelijk gemaakt worden. Het gaat om twee posten van totaal € 7.110,87.
Geen oordeel mogelijk over de inhoud van de uitgaven en of deze uitgaven cf. de verordening zijn door het ontbrekend van bepaalde achterliggende stukken.
Overige opmerkingen Begin- en eind reservestand is niet ingevuld in de verantwoording. Maar de eindstand reserve 31-12-2018 klopt, de verantwoording was op dit punt niet volledig ingevuld.
7
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 € 3.141,00
Rentebate Overige inkomsten
€ €
Totaal inkomsten
€
Duo's en assistenten
€
-
Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten
€ € €
-79,17
Overige uitgaven
€
-723,39
Totaal uitgaven Saldo:
€ €
-802,56 2.338,44
Bevindingen IAF: Bedrag cf. (voorlopige) beschikking fractievergoeding & het bedrag is cf. de bedragen op de bankafschriften.
3.141,00
Het bedrag aangesloten met de bedragen uit de bankafschriften. Gedeclareerde uitgaven kunnen a.d.h.v.de onderliggende documenten en bankafschriften inzichtelijk gemaakt worden. M.u.v. een bedrag van € 32, voor deze uitgaven is er geen factuur aanwezig. In 2018 ( Q2-Q4) is minder uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-4:
€
4.964,87
Bevindingen IAF: Begin van 01-04-2018 sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift.
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ € €
3.141,00 -802,56 7.303,31
Dotatie periode Q2-Q4 sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift. Onttrekking periode Q2-Q4 sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift. Eindsaldo sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift.
Controle doelen
8
Interne Audit Functie
1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken
√
m.u.v. een factuur van € 32, gezien de omvang deze bevinding L.L.
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
√
De gecontroleerde stukken zijn cf. de verordening.
9
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4):
volgens verantwoording:
2018 Q2-Q4
Bevindingen IAF:
Fractiebijdrage
€
15.207,00
Bedrag cf. (voorlopige) beschikking fractievergoeding. .
Rentebate Overige inkomsten
€
5.000,00
Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd.
Totaal inkomsten
€
20.207,00
Duo's en assistenten
€
-8.103,00
Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. overeenkomsten inzichtelijk gemaakt worden.
Communicatie met kiezer
€
-130,83
Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. bonnetjes en facturen inzichtelijk gemaakt worden.
Kantoorbenodigdheden bankkosten
€ €
-83,14
Overige uitgaven
€
-2.852,65
Totaal uitgaven Saldo:
€ -11.169,62 € 4.037,38
Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. bonnetjes, facturen of bankafschriften inzichtelijk gemaakt worden. Ontbrekende stukken: geen onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. bonnetjes, facturen of bankafschriften inzichtelijk gemaakt worden. In 2018 (Q2-Q4) is minder uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
10
Interne Audit Functie
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-4:
€
17.245,33
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ € €
20.207,00 -11.169,62 26.282,71
Bevindingen IAF: Niet duidelijk waar deze beginstand op gebaseerd is
Hiervan is € 15.207bijdrage gemeente Leiden
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
2. Controleer de verantwoorde posten op X aansluiting met onderliggende stukken
Controle niet kunnen uitvoeren, de onderliggende brondocumenten ontbreken voor alle uitgaven.
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
Geen oordeel over de inhoud van de uitgaven en of deze uitgaven cf. de verordening zijn door het ontbrekend van alle achterliggende stukken.
X
Overige opmerkingen Geen aansluiting tussen jaaroverzicht en de ingevulde verantwoording van de reservestand. Dit wordt (mede) veroorzaakt doordat er geen aparte bankrekening is voor de inkomsten en uitgaven van de gemeentelijke fractieondersteuning.
Bankafschrift niet aangeleverd.
11
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 € 13.698,00
Interne Audit Functie
Bevindingen IAF: Bedrag (€ 13.698,00) is cf. (voorlopige) de beschikkingsbrief. Het bedrag sluit echter niet aan met het bedrag op de ingevulde verantwoording (€ 18.767,00). Een bedrag van €5.069,00 zonder een onderliggend document is ook als inkomsten van Gemeente Leiden opgenomen in het dossier. update: 16/07/19: een bedrag van €5.069 per abuis gestort, deze is echter door GL teruggestort. Daadwekelijk uitbetaald is wel cf. de beschikking. Akkoord.
Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten
€
13.698,00
Duo's en assistenten
€
-2.250,00
Som van de uitgaven cf. rekeningafschrift. Echter gedeclareerde kosten kunnen echter niet d.m.v. overeenkomsten inzichtelijk gemaakt worden.
Communicatie met kiezer
€
-5.336,95
Achterliggende bewijstukken aangeleverd. Gedeclareerde kosten kunnen d.m.v. bonnetjes en bankafschriften inzichtelijk gemaakt worden.
Kantoorbenodigdheden
€
-970,20
onderbouwingen met volgnummer 6 en 12 zijn twee identieke facturen (€ 121 ). Vraag staat nog uit, gaat het hier om 2 facturen of een dubbele betaling Niet alle achterliggende brondocumenten zijn aangeleverd. Louter voor een bedrag van € 678,10 de kosten inzichtelijk kunnen maken d.m.v. bonnetjes en facturen. Ontbrekende stukken: voor een bedrag van € 305,10 ontbreken de onderliggende documenten.
Bankkosten
€
-87,83
Overige uitgaven
€
-6.979,24
Achterliggende brondocumenten aangeleverd. Niet alle achterliggende brondocumenten zijn aangeleverd. Louter voor een bedrag van € 1. 852,29 de kosten inzichtelijk kunnen maken d.m.v. bonnetjes en facturen. Ook de stornering van bedrag € 5.069 dat te veel is ontvangen, is opgenomen in de rubricering ''overige uitgaven’’. Ontbrekende stukken: Voor een bedrag van €57,95 ontbreken de onderliggende documenten. Gezien de omvang, deze bevinding L.L.
€
-15.624,22
Totale uitgaven inclusief stornering €
-10.555,22
€
3.142,78
Totaal uitgaven
Saldo:
In 2018 (Q2-Q4) is minder uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt
12
Interne Audit Functie
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-1:
€
13.005,26
Bevindingen IAF: Beginsaldo van sluit aan op saldo per 31-03-2018 en saldo sluit aan op Triodos Bank .
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ € €
18.767,00 -15.624,22 16.148,04
Eindsaldo sluit aan op Triodos Afschrift betaalrekeningen.
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken
X
Geen definitieve oordeel mogelijk: voor drie posten voor een bedrag van € 2.250+ € 305,10+ €121 ontbreken de onderbouwingen (overeenkomsten, facturen en bonnen).
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
X
Geen oordeel over de inhoud van de uitgaven en of deze uitgaven cf. de verordening zijn door het ontbrekend van bepaalde achterliggende stukken.
13
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 € 4.650,00
Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten
€
4.650,00
Duo's en assistenten
€
-950,00
Bevindingen IAF: Bedrag cf. (voorlopige) beschikking fractievergoeding & het bedrag is cf. de bedragen op de bankafschriften.
1.Rubricering van de uitgaven onduidelijk. Uit de verantwoording komt niet duidelijk naar voren, welke uitgaven onder welke posten vallen. Indien we zelf de onderliggende documenten die betrekking hebben op fractieondersteuning optellen, komen we wel op dit bedrag. Onderliggende documenten zijn aangeleverd m.u.v. één overeenkomst van € 350. 2. De uitgaven voor coaching duo raadsleden zijn opgenomen in overige uitgaven en niet in de rubricering ‘duo’s en assistenten'. Gedeclareerde uitgaven kunnen a.d.h.v.de onderliggende documenten inzichtelijk gemaakt worden.
Communicatie met kiezer
€
-545,00
Kantoorbenodigdheden
€
-1.220,00
Er is sprake van een verschuiving in de soort uitgaven naar overige uitgaven.. Totaal van de uitgaven is niet veranderd, echter de uitgaven voor kantoorbenodigdheden bedragen niet € 1.220,00 maar € 1.320,00.
Bankkosten Overige uitgaven
€ €
-27,12 -1.677,49
Het bedrag geverifieerd op de bankafschriften. Gedeclareerde uitgaven kunnen a.d.h.v.de onderliggende documenten inzichtelijk gemaakt worden. De uitgaven voor coaching duo raadsleden zijn opgenomen in overige uitgaven en niet in de rubricering ‘duo’s en assistenten'.
Totaal uitgaven
€
-4.419,61
Saldo:
€
230,39
Rubricering van de uitgaven in het format verantwoording (Excel tab2) is onduidelijk. Ook is er qua rubricering sprake van verwisseling tussen kantoorbenodigdheden en overige uitgaven. Totaal aan uitgaven blijft onveranderd. Akkoord.
In 2018 (Q2-Q4) is minder uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
14
Interne Audit Functie
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-1:
€
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ € €
Reserve per 1-1 SOLL
€
verschil
€
Bevindingen IAF: Nieuwe partij in de Raad, stand reserve per 1 april 2018 is nihil.
-
4.650,00 -4.419,61 230,39 -
Nieuwe partij in de Raad, stand reserve per 1 april 2018 is nihil. -
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 √ t/m 2018Q4 vast
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken
Geen definitieve oordeel mogelijk: één overeenkomst voor een fractie assistente onderbreekt (€ 350). Echter voor een bedrag van € 4.069,61 is er wel een aansluiting met onderliggende stukken aanwezig.
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
X
X
De uitgaven die wel met achterliggende stukken zijn aangesloten (som van€ 4.069,61) zijn cf. de verordening. Louter over een bedrag van € 350 is geen oordeel mogelijk door het ontbreken van achterliggend stuk.
Overige Opmerkingen Rubricering van de uitgaven niet goed toegepast door de fractie. Ook is sprake van verwisseling tussen de rubricering. Totale uitgaven zijn echter wel juist verantwoord. De uitgaven voor coaching duo raadsleden zijn opgenomen in overige uitgaven en niet in de rubricering ‘duo’s en assistenten'.
15
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4):
volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 € 7.665,00
Bevindingen IAF: Bedrag is cf. de (voorlopige) beschikkingsbrief + is opgenomen in het dossier.
Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten
€
7.665,00
Duo's en assistenten
€
-7.898,04
€ €
-7.898,04 -233,04
1. Recente overeenkomst fractie-assistent ontbreekt. Overeenkomst is per 15-08-2017 beëindigd. PvdA geeft aan dat ze de duo's een vrijwilligersvergoeding geven en daar geen contract voor geven. Derhalve is de vergoeding in de overeenkomst is niet aan te sluiten met de werkelijke uitbetaling, omdat de recente overeenkomst ontbreekt.
Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven Saldo:
In 2018 (Q2-Q4) is meer uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-1:
€
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ € €
-
In een mailwisseling wordt door de fractie aangekondigd dat de reservestand nihil is en dit cf. vorige verantwoording.
7.665,00 -7.898,04 -233,04
16
Interne Audit Functie
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met X onderliggende stukken
Geen definitieve oordeel mogelijk: onduidelijkheid over de fractiebijdragen. Dit bedraagt een som van €7.898,04. Overigens is deze post de enige uitgavenspost van de fractie.
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
Geen definitieve oordeel mogelijk door het ontbreken van recente overeenkomsten.
X
17
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4):
volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 € 6.159,00
Bevindingen IAF: Het bedrag is cf. de (voorlopige) beschikkingsbrief + is opgenomen in het dossier. In de verantwoording (€ 6.459,00) is een ander bedrag (€ 6.159,00) dan de beschikking ingevuld. Daadwekelijk uitbetaald is wel cf. de beschikking.
Rentebate
€
Overige inkomsten Totaal inkomsten
€ €
6.159,00
Duo's en assistenten
€
-2.250,00
-
Som van de uitgaven is cf. niet getekende overeenkomsten van de beide vrijwilligers. De originele in tweevoud getekende overeenkomsten voor beide vrijwilligers zijn niet aangeleverd.
Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven
€ € € €
-76,94
Totaal uitgaven Saldo:
€
-2.326,94
€
3.832,06
Gedeclareerde uitgaven kunnen niet d.m.v. onderliggende documenten inzichtelijk gemaakt worden. Gezien de omvang, deze bevinding L.L.
In 2018 (Q2-Q4) is minder uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt. .
Verificatie van de vermelde reserve (2.5):
18
Interne Audit Functie
volgens verantwoording: Reserve per 1-1: Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12-2017 en 31-032018:
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
€
2.123,15
€ € €
6.159,00 -2.326,94 6.255,21
√
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende X stukken 3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
X
Bedrag is cf. de verantwoording eind saldo 2018Q1.
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist. Geen definitieve oordeel mogelijk ivm ontbrekende stukken en originele overeenkomsten
Geen oordeel mogelijk over de inhoud van de uitgaven en of deze uitgaven cf. de verordening zijn door het ontbrekend van (originele) achterliggende stukken.
19
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage
2018 Q2-Q4 € 6.159,00
Bevindingen IAF: Het bedrag is cf. de (voorlopige) beschikkingsbrief + is opgenomen in het dossier.
Rentebate
€
-
Overige inkomsten
€
-
Totaal inkomsten
€
6.159,00
Duo's en assistenten
€
-4.000,00
De uitgaven zijn cf. getekende overeenkomsten.
Communicatie met kiezer
€
-6.412,59
Gedeclareerde uitgaven zijn cf. specificatie in de ontvangen verantwoording, echter ontbreken de onderliggende bonnen, facturen of andere onderbouwingen.
Kantoorbenodigdheden
€
-1.262,33
Gedeclareerde uitgaven zijn cf. specificatie in ontvangen verantwoording, echter ontbreken de onderliggende bonnen, facturen of andere onderbouwingen.
Bankkosten
€
-108,51
Gedeclareerde uitgaven zijn cf. specificatie in ontvangen verantwoording, echter ontbreken de onderliggende bonnen, facturen of andere onderbouwingen.
Overige uitgaven Totaal uitgaven Saldo:
€ € -11.783,43 € -5.624,43
In 2018 (Q2-Q4) is meer uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
20
Interne Audit Functie
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-1:
€
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ 6.159,00 € -11.783,43 € 14.080,33
19.704,76
Bevindingen IAF: cf. de verantwoording eind saldo 2018Q1.
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende X stukken
De uitgaven van duo’s en assistenten ad. € 4.000 sluiten aan met de getekende overeenkomsten. De rest van de uitgaven ad. € 7.783,43 sluit aan met de specificatie in de aangeleverde verantwoording, echter ontbreken de onderliggende bonnen, facturen of andere onderbouwingen.
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen verordening.
Voor een bedrag van € 7.783,43 geen oordeel mogelijk over de inhoud van de uitgaven en of deze uitgaven cf. de verordening vanwege het ontbreken van de onderliggende bonnen, facturen of andere onderbouwingen.
X
21
Interne Audit Functie
Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording:
2018 Q2-Q4
Bevindingen IAF:
Fractiebijdrage
€
10.683,00
Het bedrag is cf. (voorlopige) beschikking fractievergoeding & het bedrag is cf. de bedragen op de bankafschriften.
Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten
€ € €
10.683,00
Duo's en assistenten
€
-2.350,00
1. Achterliggende bewijstukken aangeleverd. Gedeclareerde kosten kunnen d.m.v. overeenkomsten inzichtelijk gemaakt worden.
2.Alle drie overeenkomsten zijn aangeleverd, echter een overeenkomst van € 450 is niet recent. Echter bedrag sluit wel aan. Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden
€ €
-2.169,77 -739,39
Onderliggende documenten aangeleverd. Gedeclareerde uitgaven kunnen d.m.v. facturen en bonnen inzichtelijk gemaakt worden. Rubricering van de uitgaven 'communicatie met de kiezer', ''kantoorbenodigdheden' en 'overige uitgaven' is onduidelijk.
Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven Saldo:
€ € € €
-103,92 -656,30 -6.019,38 4.663,62
Het bedrag aangesloten met de bedragen uit de bankafschriften.
In 2018 (Q2-Q4) is minder uitgegeven dan dat de fractiebijdrage bedraagt.
22
Interne Audit Functie
Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording: Reserve per 1-1:
€
1.210,54
Bevindingen IAF: Beginsaldo van 01-04-2018 sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift. X-ref.3. Kopie bankafschrift.
Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:
€ € €
10.683,00 -6.019,38 5.874,16
Dotatie periode Q2-Q4 sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift. Onttrekking periode Q2-Q4 sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift. Eindsaldo sluit één op één met het bedrag op de ING afschrift.
Controle doelen 1. Stel de rekenkundige juistheid van de verantwoording 2018 Q2 t/m 2018Q4 vast
√
De aangeleverde verantwoording fractievergoedingen is rekenkundig juist.
2. Controleer de verantwoorde posten op aansluiting met onderliggende stukken
X
Geen definitieve oordeel mogelijk: één overeenkomst is niet recent (€ 450). Echter voor de een som van € 5.569.38 aan uitgaven is de aansluiting met onderliggende stukken gemaakt.
3. Controle van verantwoorde bestedingen op passendheid binnen X verordening.
Geen oordeel mogelijk over de inhoud van de uitgaven en of deze uitgaven cf. de verordening zijn voor een bedrag van € 450, door het ontbreken van recente overeenkomst. Echter uitgaven voor een bedrag van € 5.569.38 zijn cf. de verordening.
Overige opmerkingen Rubricering van de uitgaven onduidelijk.
23
Interne Audit Functie
Einde rapport
24