220013 Bijlage 1a Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2017 - 2018 Q1

Rapport van feitelijke bevindingen Interne Audit Functie gemeente Leiden

Verantwoordingen fractiebijdrage 2017 & 2018Q1 Dit rapport van feitelijke bevindingen bevat de uitkomsten van de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden door de Interne Audit Functie van gemeente Leiden ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2017 & 2018Q1 door de diverse politieke partijen die over 2017 & 2018Q1 een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden.

Datum & plaats: Leiden, 5 april 2019 Opsteller: mevr. drs. G. vrijhof RA Kenmerk:

Disclaimer: In dit rapport wordt verslag gedaan van feitelijke bevindingen uit hoofde van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De Interne Audit Functie (hierna: IAF) verschaft nadrukkelijk geen zekerheid bij de ingediende verantwoordingen (zoals dat bijvoorbeeld wel het geval is bij beoordelings- of controleopdrachten). De gebruikers van het rapport zullen zich zelf een oordeel moeten vormen betreffende de werkzaamheden en de bevindingen die de IAF in dit rapport heeft weergegeven en hun eigen conclusies moeten trekken uit de door de IAF verrichte werkzaamheden. Het rapport is uitsluitend bedoeld voor partijen waarmee de te verrichten werkzaamheden zijn overeengekomen, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren. De verspreiding van dit rapport wordt in beginsel dus ook alleen beperkt tot degenen met wie de uit te voeren werkzaamheden zijn overeengekomen.

Interne Audit Functie

1 | Beschrijving opdracht De Interne Audit Functie (IAF) rapporteert via dit rapport over de uitgevoerde overeengekomen specifieke werkzaamheden zoals verwoord in paragraaf 1.2 en de daarbij geconstateerde feitelijke bevindingen. De opdracht is door de IAF uitgevoerd in overeenstemming met de NBA Standaard 4400 ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’.

1.1 | Voor wie is dit rapport bedoeld? Geadresseerde: Naam: De heer H.J.J. Lenferink Functie: Burgemeester gemeente Leiden, tevens voorzitter gemeenteraad Opdrachtgever: Naam: De heer G.F.C. van Leiden Functie: Griffier gemeente Leiden Ambtelijk contactpersoon IAF: Naam: Mevrouw S. Dewkalie Functie: Commissiegriffier gemeente Leiden

1.2 | Beschrijving van de opdracht Opdrachtgever heeft de IAF verzocht om werkzaamheden uit te voeren ten aanzien van de ingediende verantwoordingen fractiebijdrage 2017 & 2018Q1 door de politieke partijen die over 2015 & 2016 een fractiebijdrage hebben ontvangen van de gemeente Leiden. De opdracht betreft naast de gebruikelijke jaarlijkse verantwoording 2017, in dit geval ook de verantwoording over het 1 e kwartaal 2018. Dit komt voort uit het feit dat dit de laatste periode betreft van de zittingsperiode. Aan het einde van de zittingsperiode wordt de stand van de hoogte van de reserve beoordeeld. Deze mag volgens de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015 niet groter dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode. Informatie hierover zal ook worden opgenomen in dit rapport. Doel opdrachtgever: Deze werkzaamheden hebben tot doel om de opdrachtgever in staat te stellen om een oordeel te vormen over de besteding van de fractiebijdragen 2017 & 2018Q1 door de politieke partijen en de hoogte van de niet bestede vergoedingen (reservepositie), om een eventuele terugvordering van fractiebijdragen te kunnen doen als daartoe aanleiding is.

Werkzaamheden IAF: De overeengekomen werkzaamheden zijn: • het verifiëren of fracties een ‘Model verantwoording fractievergoeding’ (hierna: de verantwoording) hebben aangeleverd over 2017 & 2018Q1. • verificatie of achterliggende bewijsstukken (bankafschriften, bonnen, facturen, overeenkomsten etc) zijn aangeleverd; • het verifiëren van de in de verantwoording opgenomen inkomsten en uitgaven met achterliggende bewijsstukken, waarbij ook onderzocht wordt of de uitgaven in de juiste categorie van de verantwoording zijn opgenomen en rekenkundig juist zijn verwerkt; • het (zoveel mogelijk) verifiëren of de uitgaven voldoen aan de gestelde eisen in de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015 (RV 14.0137) (hierna: verordening) ten aanzien van waarvoor de fractiebijdrage mag worden gebruikt; • het verifiëren van de begin- en eindstand van de in de verantwoording opgenomen reserve: de beginstand aansluiten met de eindstand van vorig jaar, de eindstand met het beginsaldo plus de inkomsten 2017 en 1e kwartaal 2018 minus de uitgaven 2017 en de uitgaven 1 e kwartaal 2 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

• •

2018. Indien de fractie een aparte bankrekening heeft voor de ontvangsten en uitgaven rondom de fractievergoedingen, dan de reservestand aansluiten met het saldo van de bankrekening; het vergelijken van de stand van de reserve per 31 maart 2018 met het vastgestelde maximum van 30% van de ontvangen fractievergoedingen in de zittingsperiode; het rapporteren van de bevindingen naar aanleiding van de bovenstaande werkzaamheden aan de burgemeester van gemeente Leiden, zodat die zich verder een oordeel kan vormen over de besteding van de fractiebijdragen 2017 & 2018Q1 en daaraan conclusies en eventuele acties kan verbinden.

Bovenstaande overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn als zodanig uitgevoerd. Inperking van de aard en reikwijdte van de opdracht: Er is geen controle- of beoordelingsopdracht uitgevoerd, derhalve kan geen zekerheid worden verstrekt aan de opdrachtgever. Indien de IAF wel aanvullende werkzaamheden, een controle- of een beoordelingsopdracht zou hebben uitgevoerd, zouden wellicht andere onderwerpen zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden komen. Opmerking ten aanzien van de onafhankelijkheid van de IAF: De IAF is in formele zin niet onafhankelijk van de entiteit zijnde gemeente Leiden. De specifieke werkzaamheden voor deze opdracht betreffen echter de verantwoordingen fractiebijdrage 2017 & 2018Q1 en ten opzichte van de gemeenteraad is de IAF wel onafhankelijk.

3 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

2 | Feitelijke bevindingen De feitelijke bevindingen die in dit hoofdstuk zijn opgenomen zijn alleen gebaseerd op de door de fracties aangeleverde informatie en stukken.

2.1 | Aanlevering van verantwoording Op grond van de verordening moeten alle fracties van jaar T+1 een verantwoording in dienen. Door de ambtelijk contactpersoon bij de griffie zijn van de volgende fracties de verantwoording 2017 & 2018Q1 (met eventuele achterliggende bewijsstukken) aangeleverd bij de IAF: Politieke partij: CDA Christen Unie D66 GroenLinks Leefbaar Leiden PvdA Partij voor de Dieren SP VVD

Verantwoording 2017 aanwezig? ✓ ✓ ✓ ✓  ✓ ✓ ✓ ✓

Verantwoording 2018Q1 aanwezig? ✓ ✓ ✓ ✓  ✓ ✓ ✓ ✓

Normaliter moet de verantwoording vóór 1 april worden ingediend. Omdat er in 2018 verkiezingen zijn geweest en het 1 kwartaal 2018 ook moest worden ingediend, geldt als uiterlijke indieningsdatum 1 juni 2018 (art 17 lid 1 van de Verordening).

2.2 | Aanlevering van bewijsstukken In de verordening art 17 lid is het volgende daartoe opgenomen: 1. …. verantwoording over de besteding van de tegemoetkoming van fractieondersteuning over het voorgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet bestede De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 13 en artikel 7a van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente.

In aanvulling op bovengenoemde tekst is afgesproken dat de fracties gebruik maken van het “modelverantwoording fractievergoedingen”. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s. In deze modelverantwoording is ook opgenomen dat voor alle uitgaven bonnen, facturen en dergelijke dienen te worden aangeleverd. Alle partijen op één na hebben de modelverantwoording gebruikt. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

4 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

2.3 | Verificatie van aangeleverde bewijsstukken Door de IAF is gecontroleerd of voor in de verantwoording opgenomen inkomsten, uitgaven passende achterliggende bewijsstukken zijn en of de verantwoordingen rekenkundig juist zijn. De meeste fracties hebben achterliggende bewijsstukken aangeleverd voor hun uitgaven. Vier politieke partijen hebben meteen alle stukken aangeleverd om de aansluiting te maken met de verantwoorde posten. Vier andere partijen hebben in een latere fase, na een herhaalde oproep, de stukken aangeleverd.

Een partij heeft niets aangeleverd. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

2.4 | Verificatie van uitgaven in relatie tot de verordening Door de IAF is geverifieerd, voor zover mogelijk, of de in de verantwoording opgenomen uitgaven passen binnen de regels die hiervoor zijn gesteld in de verordening. In de verordening art 12 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 12 Bestemming bijdrage 2. De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 13 en artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden en artikel 6 en 7 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volk vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. 3.

De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen; b. uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; c. uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten; d. uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; e. giften en leningen; f. buitenlandse reizen; g. verkiezing of herverkiezing van raadsleden

4.

Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die geacht kunnen worden zowel in het belang te zijn van de fractie als van de betreffende politieke partij.”

Op een paar uitgaven na, die zich bevinden in het grijze gebied van de verordening zijn de uitgaven passend binnen de verordening. Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

2.5 | Verificatie van vermelde ‘reserves’ uit hoofde van fractiebijdragen De IAF heeft geverifieerd of de in de verantwoording opgenomen begin- en eindsaldi van de reserve uit hoofde van fractiebijdragen aansluit op: - verantwoording van het jaar ervoor; eindstand van vorig jaar zou beginstand van huidige jaar moeten zijn - kopie bankafschrift / Jaaroverzicht van de bankrekening waarover de inkomsten en uitgaven m.b.t. fractiebijdragen lopen. In de verordening zijn de volgende regels opgenomen m.b.t. de reserves: In de verordening art 15 is het volgende daartoe opgenomen: “Artikel 15 Opschorting en terugstorting

5 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

1. 2.

De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden. Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 12 tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.

Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

2.6 | Verificatie stand reserve per 31 maart 2018 ivm einde zittingsperiode In verband met het einde van de zittingsperiode na het 1e kwartaal 2018 is de hoogte van de reserve per 31 maart 2018 afgezet tegen de maximale omvang van 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode. In de verordening art 16 is het volgende daartoe opgenomen: Artikel 16 Reserves 1. Een fractie mag het in enig jaar niet-bestede gedeelte van de tegemoetkoming reserveren ter besteding in volgende jaren van de betreffende zittingsperiode. De reserve mag aan het einde van de zittingsperiode van de raad niet groter zijn dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode, zulks met in begrip van de opgebouwde rente. In de tussenliggende jaren wordt geen maximering van de hoogte van de reservering toegepast. 2. Indien aan het einde van de zittingsperiode sprake is van een surplus, uitgaande boven de in het eerste lid vermelde reserve, vindt restitutie plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en). 3. Na verkiezingen blijft de overeenkomstig het eerste lid berekende reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 4.

Indien na verkiezingen de omvang van een fractie is afgenomen, kan de raad besluiten de maximaal toegestane reserve naar evenredigheid te verminderen, rekening houdend met eventuele verplichtingen uit de afgelopen raadsperiode.”

Van de 8 fracties in deze rapportage zijn er 4 fracties die volgens de verordening een hogere maximale reserve hebben dan 30% van de ontvangen ondersteuning gedurende de zittingsperiode. Volgens de verordening art 16 lid 2, vindt restitutie plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en). Zie de bevindingen in de rapportage per fractie op de navolgende pagina’s.

6 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage kerstpresentje bodes Rentebate

€ € €

2017 10.140,00 -20,00 0,05

Overige inkomsten

€

Totaal inkomsten

€

10.120,05

€

2.535,00

Duo's en assistenten

€ -10.200,00

€

-1.950,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven Saldo:

€ -1.374,19 € -85,00 € -124,80 € -398,39 € -12.182,38 € -2.062,33

€ € € € € €

-1.128,51 -31,50 -338,70 -3.448,71 -913,71

-

€

2018 Q1 2.535,00

€

-

€

-

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6):

Bevindingen IAF: 2017 en 2018Q1: Geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

2017 & 2018Q1: Geen achterliggende overeenkomsten aangeleverd, waren er niet voor deze periode. Voor nieuwe raadsperioden vanaf april 2018 zijn overeenkomsten wel opgesteld. 2017 & 2018Q1: geen achterliggende bonnen/facturen, wel bankafschriften aangeleverd 2017: geen achterliggende bonnen/facturen, wel bankafschriften aangeleverd 2017 & 2018Q1: geen achterliggende bonnen/facturen, wel bankafschriften aangeleverd 2017 & 2018Q1: geen achterliggende bonnen/facturen, wel bankafschriften aangeleverd Er is zowel in 2017 als in 2018Q1 meer uitgegeven dan aan fractievergoeding is ontvangen.

Interne Audit Functie

volgens verantwoording:

2015

2016

Bevindingen IAF: reserve per 1-1-2017 sluit aan op eindstand reserve 31-12-2016

Reserve per 1-1:

€

9.282,97

€

7.220,64

Dotatie: Onttrekking:

€ 10.120,05 € -12.182,38

€ €

2.535,00 -3.448,71

Reserve per 31-12:

€

7.220,64

€

6.306,93

Reserve per 31-12-2017 komt overeen met banksaldi per 31-12-2017, betreffen 3 bankrekeningen bij ABN AMRO. Voor 31 maart 2018 is slechts voor 1 bankrekening van de 3 bestaande bankrekeningen aangeleverd en kan de aansluiting met de reservepositie € 6.306,93 niet worden vastgesteld.

Reserve per 1-1 SOLL

€

9.282,97

€

7.220,64

Saldi overgenomen uit ingediende verantwoording 2016 respectievelijk 2017

verschil

€

-

€

-

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 7.460,25 2015 € 10.163,23 2016 € 10.139,23 2017 € 10.140,05 2018 € 2.535,00 Totaal

€ 30% €

€

Bevindingen IAF: Totaal bedrag 2014 *3/4 gedaan

40.437,76 12.131,33

6.306,93

De verantwoorde reserve per 31-3-2018 (€ 6.306,93) is lager dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode (€ 12.131,33)

8 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage Rentebate

€ €

4.156,00 -

€ €

1.039,00 -

Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ €

4.156,00

€ €

1.039,00

Duo's en assistenten

€

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden

€ €

Bankkosten

€

2017

2018 Q1

€

-

-5.991,58 -

€ €

-

-100,88

€

-25,19

-

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

-481,20 -6.573,66

€ €

-327,25 -352,44

Saldo:

€

-2.417,66

€

686,56

Bevindingen IAF: 2017 en 2018Q1: Geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

2017: Factuur aanwezig. Akkoord. N.v.t. 2017 en 2018Q1: Bedragen komen overeen met de bankafschriften van de betaalrekening bij ING. 2017 en 2018Q1: Bonnen en facturen aanwezig, komen overeen met het bankafschrift van de betaalrekening bij ING. Akkoord. In 2017 is meer geld uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen. In 2018Q1 zijn de uitgaven minder dan de fractievergoeding.

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6): 9 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

volgens verantwoording:

2017

€

Reserve per 1-1:

€

Dotatie:

2018 Q1

6.700,97

4.156,00

€

€

4.278,31

1.039,00

Bevindingen IAF: Beginsaldo van 2017 en 2018Q1 sluiten één op één aan op ING Afschrift Betaalrekening ChristenUnie Leiden en op eindsaldo 31-12-2016 vorige verantwoording 2017: Bedrag komt niet overeen met ING Afschrift Betaalrekening, dat komt omdat er € 38,45 (13,50+24,95) gedeclareerd is en weer teruggestort. Akkoord. 2018Q1: Bedrag komt overeen met ING Afschrift Betaalrekening 2018Q1.

Onttrekking:

€

-6.573,66

€

-352,44

Reserve per 31-12:

€

4.283,31

€

4.964,87

2017: Bedrag komt niet overeen met ING Afschrift Betaalrekening, dat komt omdat er € 38,45 (13,50+24,95) gedeclareerd is en weer teruggestort. Akkoord. 2018Q1: Bedrag komt overeen met ING Afschrift Betaalrekening 2018Q1. Eindsaldo van 2017 en 2018Q1 sluiten één op één aan op ING Afschrift Betaalrekening ChristenUnie Leiden.

Reserve per 1-1 SOLL

€

6.700,97

€

4.283,31

Saldi overgenomen uit Verantwoording 2016 respectievelijk 2017.

verschil

€

-

€

-5,00

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 3.036,75 2015 € 4.150,00 2016 € 4.150,00 2017 € 4.156,00 2018 € 1.039,00 Totaal 30%

€ €

€

Bevindingen IAF: Totaal bedrag 2014 *3/4 gedaan

16.531,75 4.959,53

4.964,87

De verantwoorde reserve per 31-3-2018 (€ 4.964,87) is € 5,34 hoger dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode (€ 4.959,53).

10 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage Rentebate

2017 € 10.120,00 € -

€ €

2018Q1 2.535,00 -

Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ € 10.120,00

€ €

2.535,00

Bevindingen IAF: 2017 en 2018Q1: Geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

2017 en 2018Q1: achterliggende bewijsstukken aangeleverd Duo's en assistenten Communicatie met kiezer

€ €

-7.937,50 -499,65

€ €

-500,00 -125,00

Kantoorbenodigdheden Bankkosten

€ €

-112,21 -1.347,20

€ €

-30,10 -

Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ -451,47 € -10.348,03

€ €

-376,65 -1.031,75

Saldo:

€

€

1.503,25

-228,03

2017 en 2018Q1: achterliggende bewijsstukken aangeleverd 2017: achterliggende bewijsstukken aangeleverd 2018Q1: geen achterliggend bewijsstuk voor 1 declaratie van D van de Walle, bedrag van € 9,65. 2017 en 2018Q1: achterliggende bewijsstukken aangeleverd 2017: achterliggende bewijsstukken niet aangeleverd voor 3 declaraties van D van de Walle, totale bedrag is € 286,30. 2018Q1: achterliggende bewijsstukken aangeleverd In 2017 is meer geld uitgegeven dan aan fractiebijdrage ontvangen. In 2018Q1 zijn de uitgaven minder dan de fractievergoeding.

11 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6): volgens verantwoording:

2017

2018Q1

Reserve per 1-1: Dotatie: Onttrekking:

€ 11.729,94 € 10.120,00 € -10.348,03

€ € €

11.502,01 2.535,00 -1.031,75

Reserve per 31-12:

€ 11.501,91

€

13.005,26

Bevindingen IAF:

Beginsaldi van 2017 sluit aan eindsaldo 31-12-2016 vorige verantwoording en op Triodos Afschriften betaalrekeningen St. Groen Links Leiden

Eindsaldo van 2017 en 2018Q1 sluiten aan op Triodos Afschrift Betaalrekening St. Groen Links Leiden

Reserve per 1-1 SOLL verschil

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 7.475,25 moet nog - Q1 2015 € 10.120,00 2016 € 10.120,00 2017 € 10.120,00 2018 € 2.535,00 Totaal

Bevindingen IAF: Totaal bedrag 2014 *3/4 gedaan

€ 40.370,25 30% € 12.111,08

€ 13.005,26

De verantwoorde reserve per 31-3-2018 (€ 13.005,26) is € 894,18 hoger dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode (€ 12.111,08).

12 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2017 26.040,00

Rentebate

€

62,54

Overige inkomsten

-

Totaal inkomsten

€

26.102,54

2018Q1 € 6.525,00 €

27,71

€

-

€

Bevindingen IAF: 2017 en 2018Q1: Geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

6.552,71

Duo's en assistenten

€

-18.074,43

€

-4.436,23

2017: Geen achterliggende overeenkomsten aangeleverd, wel bankafschriften 2018Q1: Geen bewijsstukken o.i.d. aangeleverd. Op basis van de aangeleverde ING bankmutaties komt de vergoeding aan duo's assistenten uit op € 4.759,98. Er wordt dus € 323,75 minder verantwoord dan uitgegeven volgens bankafschriften

Communicatie met kiezer

€

-1.418,12

€

-24,20

2017 en 2018Q1: Geen achterliggende bonnen/facturen aangeleverd, wel bankafschriften

Kantoorbenodigdheden

€

-

€

-

Bankkosten

€

-104,04

€

-25,37

Overige uitgaven

€

-1.265,30

€

Totaal uitgaven Saldo:

€ €

-20.861,89 5.240,65

€ €

-

2017 en 2018Q1: conform mutaties mbt bankkosten op ING-afschriften 2017: Geen achterliggende stukken aangeleverd, wel bankafschriften. De verantwoorde 'overige uitgaven' ad. € 1.265,30 is lager dan de overige uitgaven ad. € 2137,70 volgens de bankafschriften. Reactie nieuwe penningmeester: ik heb enkele bedragen niet willen declareren omdat ik vond dat die voor rekening voor de fractie zelf zijn. Achteraf had ik die wel moeten melden, zodat er geen verschil zou zijn ontstaan. 2018Q1: N.v.t.

-4.485,80 2.066,91

Er is zowel in 2017 als in 2018Q1 minder uitgegeven dan aan fractievergoeding is ontvangen.

2018Q1

Bevindingen IAF:

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6): volgens verantwoording:

2017

13 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Reserve per 1-1:

€

38.870,22

€

43.301,01

Dotatie:

€

26.102,54

€

6.552,71

Onttrekking:

€

-20.861,89

€

-4.485,80

Reserve per 31-12:

€

44.110,87

€

45.367,92

Reserve per 1-1 SOLL

€

32.592,94

€

44.110,87

verschil

€

6.277,28

€

-809,86

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 24.838,94 2015 € 26.111,73 2016 € 26.115,65 2017 € 26.102,54 2018 € 6.552,71 Totaal

€ 30% €

2017: De reserve per 1-1-2017 € 38.870,22 sluit niet aan met het eindsaldo per 31-12-2016 uit de vorige verantwoording (€ 32.562,94). Tevens geen aansluiting met banksaldo op 1-12017 ad. € 11,224,17. Gevolg van verantwoorden andere inkomsten en uitgaven op deze bakrrekening? 2018Q1: Ook voor 2018 sluiten de saldi niet.

2017: Het saldo per 31-12-2017 volgens ING Jaaroverzicht ad. € 15.529,88 is € 28.580,99 lager dan de opgegeven reservestand. Dit zal het saldo van de 'eigen middelen' per 31-122017 zijn en zal op een andere bankrekening staan. Het is een gevolg van het feit dat er geen aparte bankrekening is voor de inkomsten en uitgaven vanuit de gemeentelijke fractieondersteuning. 2018Q1: Ook in 2018Q1 is bovengenoemd verschil te zien tussen ING Betaalrekening en de verantwoording. De reservepositie is gebaseerd op verkeerd beginsaldo Saldi overgenomen uit Verantwoording 2016 respectievelijk 2017 Per mail 5/4/2019 geeft de nwe penningmeester aan, dat per abuis geld dat afkomstig is vanuit de individuele bijdrages van leden, verwerkt is in de aangeleverde verantwoording en in de reservepositie. Op basis van de reservestand per 31-12-2016 kan de reservepositie per 31-3-2018 als volgt worden bepaald: reserve per 1-1-2017: 32.562,94 bij: overschot 2017: 5.240,65 bij: overschot 1e kw 2018: 2.066,91 stand reserve 31-03-2018: 39.900,50 Bevindingen IAF: Totaal bedrag 2014 *3/4 gedaan

109.721,57 32.916,47

€ 45.367,92 / € 39.900,50

De door IAF berekende reserve per 31-3-2018 (€ 39.900,50) is € 6.984,03 hoger dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode (€ 32.916,47). 14 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4):

volgens verantwoording: Fractiebijdrage Rentebate

€ €

2017 12.136,00 -

€ €

2018Q1 3.034,00 -

Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ €

12.136,00

€ €

3.034,00

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden

€ -15.237,86 € -445,09 € -628,63

€ € €

-3.514,44 -50,93

Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven Saldo:

€ € -1.472,00 € -17.783,58 € -5.647,58

€ € € €

-453,00 -4.018,37 -984,37

Bevindingen IAF: 2017 en 2018Q1: Geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

2017 & 2018 Q1: Er worden geen overeenkomsten opgesteld bij PvdA voor fractieassistenten, met uitzondering van 1 arbeidsovereenkomst. Derhalve kosten door IAF niet te controleren. 2017: achterliggende bonnen/facturen toegevoegd, ook bankafschriften aangeleverd 2017 & 2018Q1: achterliggende bonnen/facturen toegevoegd, ook bankafschriften aangeleverd 2017 & 2018Q1: bankkosten zijn opgenomen onder kantoorbenodigdheden. 2017 & 2018Q1: betreft betalingen aan belastingdienst, achterliggende bewijsstukken ontbreken De fractie van de PvdA heeft t/m 2018 Q1 jaarlijks meer uitgaven dan inkomsten fractiebijdragen.

15 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6): volgens verantwoording:

Reserve per 1-1: Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:

2017

2018 Q1

€ € 12.136,00 € -12.136,00 € -

Reserve per 1-1 SOLL

€

verschil

€

€ € € € €

-

€

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 8.994,00 2015 € 12.110,00 2016 € 12.110,00 2017 € 12.136,00 2018 € 3.034,00 Totaal

€ 30% € €

48.384,00 14.515,20 -

Bevindingen IAF:

3.034,00 -3.034,00 -

2017 & 2018 Q1: Geen verantwoording aangeleverd waarin de reservestand is opgenomen. 2017 & 2018 Q1: Geen verantwoording aangeleverd waarin de reservestand is opgenomen. 2017 & 2018 Q1: Geen verantwoording aangeleverd waarin de reservestand is opgenomen. 2017 & 2018 Q1: Geen verantwoording aangeleverd waarin de reservestand is opgenomen. Saldi overgenomen uit Verantwoording 2016

-

Bevindingen IAF: 3 kwartalen 2014

De PvdA heeft geen reserves opgebouwd vanuit de fractievergoedingen

16 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage

€

2017 4.151,00

€

Rentebate Overige inkomsten Totaal inkomsten

€

€ €

Duo's en assistenten Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden

€ € €

Bankkosten

€

1.656,79 5.807,79

-102,93

€ €

2018 Q1 1.039,00

Bevindingen IAF: 2017 en 2018Q1: Geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

1.039,00

€ € €

-10,00 -

€

-26,31

Opheffing Triodos Internet Betaalrekening NL87 TRIO 0198 4795 81

2017: de vrijwilligersvergoedingen heeft de PvdD opgenomen onder overige uitgaven (zie hieronder). Hiervan zijn overeenkomsten aangeleverd. Een aantal vergoedingen uit 2016 zijn in 2017 betaald. 2018Q1: Anja zou volgens haar overeenkomst in totaal € 375 euro krijgen in 2018, echter heeft zij € 250 euro vergoed gekregen. Wietze heeft daarentegen wel € 375 vergoeding gekregen in 2018 Q1 zoals afgesproken in de brief. 2018Q1: Geen achterliggende bewijsstukken aangeleverd

2017 en 2018Q1: hier worden diverse kosten verantwoord: - vergoedingen vrijwilligers - debattraining - abonnement Leids dagblad - advertentiekosten sleutelstad Niet alle achterliggende bewijsstukken zijn aangeleverd, wel de meeste Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ €

-7.111,62 -7.214,55

€ €

-2.009,95 -2.046,26

17 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

€ -1.406,76

Saldo:

€ -1.007,26

Volgens de verantwoordingen 2017 en 2018Q1 heeft de PvdD-fractie in beide jaren meer geld uitgegeven dan aan fractiebijdrage van de gemeente ontvangen.

Verificatie van de vermelde reserve (2.5): volgens verantwoording:

2017

2018 Q1

Reserve per 1-1:

€

4.434,14

€

3.130,31

Dotatie: Onttrekking:

€ €

5.807,79 -7.214,55

€ €

1.039,00 -2.046,26

Reserve per 31-12-2017 en 31-03-2018:

€

3.027,38

€

2.123,05

Reserve per 1-1 SOLL

€

1.165,79

€

3.027,38

verschil

€

3.268,35

€

102,93

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 3.076,00 2015 € 4.155,00 2016 € 4.155,00 2017 € 4.151,00 2018 € 1.039,00 Totaal

Bevindingen IAF: Saldo per 1-1-2017 sluit niet aan met eindstand 31-12-2016 in verantwoording 2016. Deze was onjuist. Volgens bankafschrift bedraagt het saldo per 1-1-2017 € 4.434,14 en het saldo per 3112-2017 € 3.130,31. Akkoord.

Volgens bankafschrift bedraagt het saldo per 31-12-2017 € 3.130,30 en het saldo per 31-03-2018 € 2.123,15. Klein verschil (€ 102,92) vooor 31-12-2017 en 31-3-2018 sluit. . Saldi overgenomen uit Verantwoording 2016 respectievelijk 2017 Volgens de verantwoording 2017 is de reserve per 1-1-2017 € 3.268,35 hoger dan dat de reserve per 31-12-2016 is aangegeven in verantwoording 2016.

Bevindingen IAF: Bedrag is minus 2014Q1 (€ 973,-)

€ 16.576,00 0,3 € 4.972,80

€

2.123,05

De verantwoorde reserve per 31-3-2018 (€ 2.123,05) is lager dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode(€ 4.972,80)

18 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording: Fractiebijdrage Rentebate

€ €

2017 12.136,00 -

€ €

2018 Q1 3.034,00 -

Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ €

7,00 12.143,00

€ €

3.034,00

Duo's en assistenten

€

-4.400,00

€

-1.200,00

Communicatie met kiezer Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven

€ -4.692,18 € -1.129,39 € -134,07 € € -10.355,64

€ € € € €

-2.634,80 -35,71 -3.870,51

Saldo:

€

€

-836,51

1.787,36

Bevindingen IAF: 2017 & 2018Q1: geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

2017: conform contracten. 2018Q1: Volgens de overeenkomsten lopen alle 3 de contracten tot het einde van de raadsperiode (maart 2018). Echter heeft Theeuwen alleen in januari een vergoeding gehad. De overeenkomst van Rovers is 1-1-2018 ingegaan. 2017: Een aantal bedragen zijn excl. btw opgeschreven ipv incl. btw. Het gaat om de kosten drukken OdR mei, september en oktober. De bedragen zijn opgenomen in de verantwoording als € 236,5. Echter is het bedrag incl. btw € 286,17. 2018Q1: In de verantwoording is een specificatie van de uitgaven opgenomen. De bedragen komen overeen met de facturen. De kosten voor de Verantwoordingsfilmpjes zijn gesplitst door 6. Echter is dit nergens vastgelegd dat de kosten zo worden verdeeld. 2017: Flipovers en A4 papier kan ook van de gemeente wellicht worden gebruikt. 2017 en 2018 Q1: de bedragen komen overeen met het ING Jaaroverzicht

De fractie van de SP heeft over 2017 minder uitgaven gedaan dan aan fractiebijdragen is ontvangen. In 2018 Q1 is er wel meer uitgeven dan dat aan fractiebijdragen is ontvangen.

19 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6): volgens verantwoording:

2017

2018 Q1

Reserve per 1-1:

€

18.778,91

€ 20.541,27

Dotatie:

€

12.143,00

€

3.034,00

Onttrekking:

€ -10.355,64

€

-3.870,51

€

20.566,27

Reserve per 1-1 SOLL

€

18.778,91

verschil

€

-

Reserve per 31-12:

€ 19.704,76

2017: Saldo per 31-12-2017 sluit aan op ING Jaaroverzicht 2017 Zakelijke rekening. Echter is hier niet de € 1.001,26 meegenomen van ING Zakelijke Spaarrekening. Hiermee zou de reserve positie per 31-12-2017 uitkomen op € 21,542,53 2018Q1: Saldo per 3-04-2018 sluit één op één aan op Afschrift Zakelijke Rekening. Ook in dit geval is de ING Zakelijke Spaarrekening niet meegenomen. Hiermee komt de reserve positie per 31-03-2018 op € 20.706,02

€ 20.566,27

Saldi overgenomen uit Verantwoording 2016 respectievelijk 2017

€

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 8.565,75 2015 € 12.110,00 2016 € 12.110,00 2017 € 12.136,00 2018 € 3.034,00 Totaal

Reserve < 30%?

€ 30% €

€

Bevindingen IAF: 2017: saldo sluit aan op saldo per 31-12-2016 vorige verantwoording en saldo sluit één op één aan op ING Jaaroverzicht 2017 van de SP (ING zakelijke rekening). Er is echter ook nog een ING zakelijke spaarrekening met saldo per 1-1-2017 € 1.000.

-25,00

Bevindingen IAF: Totaal bedrag 2014 *3/4 gedaan

47.955,75 14.386,73

19.704,76

De verantwoorde reserve per 31-3-2018 (€ 19,704,76) is € 5.318,03 hoger dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode (€ 14.955,75). Hierbij is geen rekening gehouden met het saldo op de spaarrekening

20 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de aangeleverde verantwoordingen (2.1 t/m 2.4): volgens verantwoording:

2017

2018 Q1

Fractiebijdrage Rentebate

€ €

12.136,00 -

€ €

3.034,00 -

Overige inkomsten Totaal inkomsten

€ €

12.136,00

€ €

3.034,00

Duo's en assistenten

€

-7.900,00

€

-1.950,00

Communicatie met kiezer

€

Kantoorbenodigdheden Bankkosten Overige uitgaven Totaal uitgaven Saldo:

€ -1.222,64 € -161,51 € -1.554,21 € -13.863,96 € -1.727,96

-3.025,60

€

-3.822,35

€ -1.143,45 € -33,42 € -90,00 € -7.039,22 € -4.005,22

Bevindingen IAF: 2017 & 2018Q1: geen beschikkingsbrief griffie, wel voorlopige toekenning 2017

2017 en 2018Q1: Van alle duo's en assistenten zijn overeenkomsten aangeleverd. De bedragen komen overeen met het jaarafschrift van de betaalrekening van VVD bij ING. Akkoord. Bij 2017 en 2018 Q1 achterliggende stukken zijn aangeleverd. Qua rubricering in aantal gevallen verwisseling tussen communicatie met kiezer, kantoorbenodigheden en overige uitgaven. 2017: achterliggende stukken zijn aangeleverd. Qua rubricering in aantal gevallen verwisseling tussen communicatie met kiezer, kantoorbenodigdheden en overige uitgaven. 2018Q1: In de verantwoording van 2018 kom ik op een verschil uit van € 600,16, precies het factuurbedrag van 15-01-2018 voor advertentiepagina in de Leydenaer. 2017 en 2018Q1: Cf. bankafschriften. Akkoord. 2017 en 2018Q1: Cf. bankafschrift en facturen. Akkoord. De VVD heeft over 2017 en 2018Q1 meer uitgegeven dan aan inkomsten ontvangen.

21 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Verificatie van de vermelde reserve (2.5 en 2.6): volgens verantwoording:

2017

2018 Q1

Reserve per 1-1: Dotatie: Onttrekking: Reserve per 31-12:

€ 6.968,72 € 12.136,00 € -13.863,96 € 5.240,76

€ € € €

5.215,76 3.034,00 -7.039,22 1.210,54

Reserve per 1-1 SOLL

€

6.968,72

€

5.240,76

verschil

€

-

€

-25,00

Reserve < 30% van totale tegemoetkoming? 2014 € 9.304,50 2015 € 12.110,00 2016 € 12.110,00 2017 € 12.136,00 2018 € 3.034,00 Totaal

€ 30% €

€

Bevindingen IAF:

Beginsaldo ING 1-1-2017 € 6.968,72 en eindstand 31-12-2017 € 5.215,76 sluiten aan met reserveposities

Banksaldo ING 31--3-2018 € 1.210,54, conform hoogte reserve. Saldi overgenomen uit Verantwoording 2016 respectievelijk 2017

Bevindingen IAF: Totaal bedrag 2014 *3/4 gedaan

48.694,50 14.608,35

1.210,54

De verantwoorde reserve per 31-3-2018 (€ 1.210,54) is lager dan het toegestane maximum aan het einde van de raadsperiode van 30% van de uitgekeerde fractievergoedingen inclusief de opgebouwde rente in de betreffende raadsperiode (€ 14.608,35).

22 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1

Interne Audit Functie

Einde rapport

23 Rapport van feitelijke bevindingen – Verantwoordingen fractiebijdragen 2017 & 2018Q1