210133 Bijlage 3 Presentatie nadere toelichting aan commissie WM over project Ambtelijke herhuisvesting
Tekst van het document
INLEIDING Deze presentatie is gegeven op 20 december 2021 voor de Commissie Werk & Middelen door de portefeuillehouder, de ambtelijk opdrachtgever en de projectmanager renovatie & verduurzaming stadhuis. Het doel was een nadere toelichting te geven op de beschikbare budgetten en inzicht te geven in de planning van de renovatie & verduurzaming en de datum van ingebruikname van het stadhuis. Tijdens de presentatie zijn onderdelen vertrouwelijk medegedeeld aan de Commissie. De presentatie is openbaar maar in deze verkorte presentatie zijn de vertrouwelijke onderwerpen niet opgenomen. Er is een beperkte tekstuele aanpassing gedaan in het onderdeel planning, maar dit is inhoudelijk ongewijzigd.
BUDGET Verschillende geldstromen: - toren en gevel - niet- fysiek - Incidentele budgetten ambtelijke herhuisvesting - raadzaal - huisvestingslasten (stadhuis en stadskantoor): structurele huisvestingslasten en investeringskrediet
BUDGET - Huisvestinglasten = kapitaallasten + huur + onderhoud + energielasten + facilitaire lasten - Toekomstige huisvestingslasten niet hoger dan huidige lasten - Kaderbesluit : huisvestingslasten €6,90 miljoen per jaar - Bezuinigen omdat meerjarenbegroting dit niet toeliet tot €6,35 miljoen per jaar (rente herziening en taakstelling onderhoud) - Structurele kosten na verbouwing bedroegen €6,04 miljoen; structurele inkomsten verhuur UWV €270.000 uit begroting - Inkomsten verhuur Stadskantoor:
+ €125.000
- Afschrijvingen investeringen:
- €20.000
- Onvoorzien:
+ €30.000
- Totale huisvestingslasten als kader:
€6,19 miljoen per jaar
HUISVESTINGSLASTEN Besluit
RV18.0043 Beschikbaar stellen krediet stadskantoor
BUDGET
RV18.0092 Uitvoeringsbesluit stadhuis
Totale Exploitatie raming huur Level en Stadhuis
RV19.0022 Eerste actualisatie begroting 2019
RV19.0022 Eerste actualisatie begroting 2019
RV19.0099 Aanbesteding stadhuis
RV20.0119 Rapportage oktober 2020
RV21.0133 Rapportage november 2021
Extra krediet WKO
Lagere kost onderh & hogere kosten facilitair
Ophogen post onvoorzien sth en stk
Ophogen post onvoorzien stadhuis
Ophogen post onvoorzien stadhuis
Huur Level Kapitaallasten onderhoud, energie, facilitair, servicekosten, huur
€3.652.000
€3.430.000
€3.430.000
€3.440.000
€3.445.000
€3.445.000
€3.445.000
Stadhuis Kapitaallasten onderhoud, energie, facilitair, servicekosten, huur
€2.538.000
€2.550.000
€2.560.000
€2.420.000
€2.450.000
€2.577.750
€2.598.500
€0
€210.000
€200.000
€60.000
€25.000
€25.000
€25.000
Verhuur UWV Toezegging bijdrage aan GVM
€0
€0
€0
€120.000
€120.000
€270.000
€270.000
Inspanningsverplichting aan GVM
€0
€0
€0
€150.000
€150.000
€0
€0
Verhuur stadskantoor
€0
€0
€0
€0
€0
-€125.000
€-125.000
Dekking reserve afschrijving investeringen
€0
€0
€0
€0
€0
-€2750
€-23.500
€6.190.000
€6.190.000
€6.190.000
€6.190.000
€6.190.000
€6.190.000
€6.190.000
Stadhuis onvoorzien
Jaarlijkse structurele huisvestingslasten
INVESTERINGSKREDIET Besluit
RV18.0043 Beschikbaar stellen krediet stadskantoor
BUDGET
RV18.0092 Uitvoeringsbesluit stadhuis
Beschikbaar gesteld krediet
RV19.0022 Eerste actualisatie begroting 2019
RV19.0022 Eerste actualisatie begroting 2019
RV19.0099 Aanbesteding stadhuis
RV20.0119 Rapportage oktober 2020
RV21.0133 Rapportage november 2021
Extra krediet WKO
Lagere kost onderh & hogere kosten facilitair
Ophogen post onvoorzien sth en stk
Ophogen post onvoorzien stadhuis
Ophogen post onvoorzien stadhuis
Huur Level Investeringsvolume
€9.100.000
€0
€0
€0
€200.000
€0
€0
€23.562.000
€350.000
€0
€1.838.000
€1.800.000
€415.000
Stadhuis Investeringsvolume Scope uitbreiding 2e verdieping
€700.000
Onderhoud
€55.000
Asbest
€105.000
Subtotaal stadhuis
€23.562.000
€350.000
€0
€1.838.000
€2.660.000
€415.000
Cumulatief
€23.562.000
€23.912.000
€23.912.000
€25.750.000
€28.410.000
€28.825.000
Omrekening onvoorzien binnen €6,19 miljoen naar investeringsvolume Onvoorzien
€0
€210.000
€200.000
€60.000
€25.000
€25.000
€25.000
Investeringsvolume onvoorzien
€0
€4.200.000
€4.000.000
€1.200.000
€500.000
€500.000
€500.000
PLANNING Contractplanning : - opleveren 1 september 2021; - ingaan boetedatum 1 oktober 2021 - Aansluitend inhuizen (3 maanden) Juli 2020: aangepaste planning ingediend door aannemer - Opleveren 1 november 2021 - Geen uitstel oplevering verleend; opleverdatum 1 september 2021 gehandhaafd December 2020: brief aannemer claim bouwtijdverlenging - Geen opleverdatum gemeld - Geen uitstel oplevering verleend; opleverdatum 1 september 2021 gehandhaafd
Maart 2021: aangepaste planning ingediend door aannemer - Opleveren 3 januari 2022 - Geen uitstel oplevering verleend; opleverdatum 1 september 2021 gehandhaafd Mei 2021: formeel verzoek tot uitstel oplevering gevraagd - Geen concrete opleverdatum opgenomen - Geen uitstel oplevering verleend; opleverdatum 1 september 2021 gehandhaafd Na gesprekken in mei/ juni 2021: aangepaste planning ingediend in oktober 2021: - Einde werkzaamheden 1 maart 2022 - 1 maand opleveren en overdragen - Oplevering 1 april 2022 - Aansluitend inhuizen (3 maanden) - Rond 1 juli 2022: ingebruikname stadhuis Discussie loopt nog over voorwaarden uitstel oplevering
VOORSTEL KORTE VOORTGANGSRAPPORTAGE Maandelijkse korte Voortgangsrapportage Ambtelijke Herhuisvesting Leiden Bestuurlijk Opdrachtgever: Marleen Damen Ambtelijke opdrachtgever: Erik van Seggelen Projectmanagers: Ester de Bever, Harm Schone, Jan-Hendrik Vos Datum: 20-12-2021 Projectbeheersing Planning Budget Risico’s
Toelichting
Planning 1 februari 2022: start ICT werkzaamheden MER/ SER ruimtes (niet- fysiek) 1 maart 2022: afronden werkzaamheden bouw 1 april 2022: AV systemen raadzaal en commissiekamer gereed 1 april 2022: oplevering bouw 1 april 2022: start verhuizen (niet- fysiek) 1 april 2022: aanbrengen gordijnen in stadhuis 1 april 2022: aanbrengen additionele verlichting 2e verdieping 1 mei 2022: start inhuizen ICT apparatuur (niet- fysiek) 1 juli 2022: ingebruikname stadhuis Budget
Veranderd?
Huidige stand
Mutatie t.o.v. vorige rapportage
STADHUIS Bouw Meerwerk bouw Maatwerk Meerwerk maatwerk 2e Verdieping en raamdecoratie / gordijnen Bijkomende kosten Interne plankosten Onvoorzien Top 5 risico’s 1. 2. 3. 4. 5.
Beheersmaatregel