210070 Bijlage 1 Rapport van bevindingen Commissie voor de Rekeningen bij de Jaarstukken 2020

Rapport van bevindingen Commissie voor de Rekeningen bij de Jaarstukken 2020 Bijlage bij RV 21.0070

Inleiding Voor u ligt het rapport van bevindingen van de Commissie voor de rekeningen. Hierin doet de commissie beknopt verslag van haar onderzoek naar de jaarstukken van de gemeente Leiden. Voor dit rapport heeft de commissie gekeken naar -

Het Algemeen Controleplan 2020 (RV 20.0101) De jaarstukken 2020 (RV 21.0063) Het Concept-Accountantsverslag gemeente Leiden 2020 van Deloitte Het Verslag van bevindingen interne accountant jaarrekening 2020 De reactie van het college op verslagen externe en interne accountant 24 juni 2021 Het Normenkader 2020, dat door het college is vastgesteld op 6 april 2021.

Aanbevelingen aan de raad Dit rapport is gericht aan de Raad. Vervolgens is het aan de Raad te bepalen wat er met de uitkomsten van de raadsbeschouwingen, inclusief de aanbevelingen, wordt gedaan. De bevindingen Zowel het verslag van de interne accountant als het (concept) verslag van de externe accountant, laten zien dat de jaarrekeningcontrole ook dit jaar positief is doorlopen. Zowel qua proces als qua resultaat. Qua proces: Het jaarrekeningtraject is tijdig afgerond en de samenwerking tussen de ambtelijke organisatie, de interne en externe accountant, de wethouder en de samenwerkende partijen wordt net als vorig jaar als constructief ervaren. Dit ondanks het werken op afstand en de extra werkzaamheden als gevolg van de coronamaatregelen. Qua resultaat: De externe accountant geeft een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid en voor rechtmatigheid. Daarnaast staat geen enkel focusgebied, waar de interne accountant op verzoek van de raad speciaal naar heeft gekeken, in het rood en zijn drie van de acht focusgebieden van oranje naar groen verbeterd. Het betreft: proces WMO, inkomende subsidies en rechtmatigheid in het kader van COVID-19. De andere vijf focusgebieden zijn gelijk gebleven. Tegelijkertijd onderstrepen de interne en externe accountant dat op een aantal punten nog wel verbetering nodig is.

In de collegebrief van 24 juni geeft het college aan hoe het met de verbeterpunten van a) de interne accountant en b) de externe accountant om wil gaan: a. Het college neemt de adviezen van de interne accountant integraal over. Dit betekent onder andere dat het actualiseren en bespreken van de fraude-risicoanalyse jaarlijks intern aandacht krijgt. Dat is in lijn met de aandacht die de Commissie voor de Rekeningen hier vorig jaar voor vroeg. b. De (aanvullende) punten van de externe accountant worden elk apart toegelicht: Een punt heeft het college al volledig opgepakt (rechtmatigheidsverantwoording. Zie hiervoor ook de ingesloten bijlage);

1

-

-

-

Twee punten heeft het college opgepakt, maar zullen extra aandacht blijven krijgen (Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving, Voorspellende waarde meerjarenonderhoudsplannen); Drie punten zal het college meenemen bij de implementatie van het nieuwe financieel systeem en tot die tijd extra in de gaten gehouden (Preventieve signalering kredietoverschrijdingen, Proces memoboekingen, Inkopen risico bij <€50.000 / contractenregister); Tot slot herkent het college dat sprake is van planningsoptimisme in de begroting. Hierdoor ontstaat een groot verschil tussen de begrote baten en lasten versus de werkelijke baten en lasten en dat beperkt de voorspellende waarde van de begroting. Het college neemt zich daarom voor om grotere afwijkingen over 2020 nog eens goed tegen het licht zal houden, ‘om te bepalen op welke wijze we deze afwijkingen in de komende jaren kunnen voorkomen, dan wel tijdig hierover kunnen rapporteren en tijdig in de begroting kunnen wijzigen, waardoor het aantal grote afwijkingen bij de jaarstukken zou kunnen worden teruggebracht’.

Terugkijkend naar de aanbevelingen van de commissie van vorig jaar, blijkt dat het college met alle aanbevelingen aan de slag is gegaan (zie bijlage). Reactie Commissie voor de Rekeningen De commissie complimenteert de interne en externe accountant, de wethouder en de betrokken ambtelijke organisaties met de wijze waarop zij dit resultaat met elkaar hebben neergezet. De constructieve samenwerking wordt daarbij erg gewaardeerd. De commissie herkent dit ook in de eigen contacten met de ambtelijke organisatie, de interne en de externe accountant. De commissie is gedurende het proces steeds op een passende wijze geïnformeerd over de voortgang (zowel via korte voortgangsmemo’s en zo nodig via een toelichting in de commissie). De ambtelijke organisatie, de interne en externe accountant hebben overigens ook een inhoudelijke bijdrage geleverd ten aanzien van thema’s op de commissieagenda, waaronder Project control en de Financiële positie van de gemeente Leiden. Een en ander heeft naar de mening van de commissie bijgedragen aan de kwaliteit van de bijeenkomsten en verdieping van het kennisniveau van de leden. Voorts wordt de reactie van het college op de aanbevelingen van de interne en externe accountant als positief ervaren. Hieruit, en ook uit de wijze waarop de aanbevelingen vorig jaar zijn opgepakt, blijkt dat het college de aanbevelingen serieus oppakt.

Dit geldt ook voor het geconstateerde planningsoptimisme. Ook al is dat nog wel een punt van aandacht. Tot slot, spreekt de commissie haar waardering uit voor het feit dat de jaarstukken en accountantsverklaring binnen de wettelijke termijn gereed waren. De commissie ziet dat de extra werkzaamheden en controles als gevolg van de coronamaatregelen daarbij een extra uitdaging vormden, boven op het feit dat het jaarrekeningproces altijd al hectisch van aard is en van ver is gekomen.

2

Conclusie De commissie ziet, mede op basis van de goedkeurende controleverklaring, vanuit haar rol geen belemmering om de jaarstukken 2020 door de raad te laten vaststellen. Aanbevelingen Op basis van bovengenoemde bevindingen, reactie en conclusie formuleert de commissie onderstaande aanbevelingen aan de raad: 1. Het Rapport van bevindingen van de Commissie voor de Rekeningen bij de Jaarstukken 2020 vast te stellen, inclusief bijlage. 2. De commissie geeft het college graag de ruimte om de aanbevelingen van de interne en externe accountant naar eigen inzicht op te pakken en te implementeren. Zoals beschreven in de collegebrief van 24 juni 2021. Daarbij staat de commissie, als dat gewenst is, altijd open voor het leveren van input, zoals dat ook op prettige wijze gebeurde bij het opstellen van de nieuwe bijlage ‘Overzicht mutaties reserves’ bij de jaarstukken. 3. Op een punt wordt de commissie graag apart op de hoogte gehouden, namelijk over de inspanningen van het college en de resultaten daarvan om planningsoptimisme te verminderen. Ten minste twee keer per jaar bij het standaard agendapunt ‘Voortgang jaarrekeningcontrole’ in de Commissie voor de Rekeningen. 4. Tot slot. In voorgaande jaren is gesproken over het naar voren halen van de controle Jaarrekening, zodat er meer ruimte en rust kan komen in het besluitvormingstraject.

De afgelopen twee jaar is sterk in het proces controle Jaarrekening geïnvesteerd. Tegen die achtergrond wordt het college verzocht de mogelijkheid om de planning controle Jaarrekening te vervroegen te onderzoeken en daar waar mogelijk toe te passen.

3

Bijlage: Implementatie aanbevelingen van de commissie afgelopen jaar Vorig jaar heeft de commissie een aantal aanbevelingen geformuleerd naar aanleiding van de rapporten van de interne en externe accountant en de reactie daarop van het college. Hieronder staat per aanbeveling hoe die is opgevolgd. Het voorstel aan de raad is om het rapport van vindingen van de Commissie voor de Rekeningen samen met onderstaande stand van zaken vast te stellen. •

•

•

•

Een overkoepelende frauderisico-analyse. Het college heeft deze analyse gemaakt, zo staat ook in het verslag van de accountant. De interne en externe accountant bevelen dit jaar aan om deze analyse jaarlijks te actualiseren en intern te bespreken. Continueren van de aandacht voor het zogenaamde planningsoptimisme, het in het juiste jaar ramen van uitgaven. Dit punt heeft de aandacht van het college. Tegelijkertijd is dit, gezien ook het grote verschil tussen begroot en realiteit in de jaarrekening, nog steeds een punt dat extra aandacht behoeft. De verkenning van een nieuw financieel systeem dat toereikend is voor de langere termijn. Op dit moment wordt een nieuw financieel systeem ingericht. De invoering daarvan is helaas vertraagd en nu voorzien op 1 januari 2023. Ook bij de inrichting van dit systeem zullen verschillende aanbevelingen die de accountant doet worden betrokken. Plan voor de invoering van de wijziging dat het college over 2021 zelf een uitspraak moet gaan doen of er rechtmatig is gehandeld. De externe accountant toetst die uitspraak dan. De raad heeft de uitgangspunten voor de invoering rechtmatigheidsverantwoording inmiddels vastgesteld (met RV21.0010). In lijn daarmee zullen de financiële verordening, het controleprotocol en bijbehorende verordening aangepast moeten worden. De hiervoor benodigde besluitvorming was voorzien voor het zomerreces.

Dit moment is echter doorgeschoven naar Q4 omdat de ingangsdatum van de wet die deze nieuwe collegetaak regelt een jaar is uitgesteld.

4