210027 Bijlage 1 het Algemeen Controleplan 2021

28 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Vorenstaande verantwoordingsgrens is synoniem aan het begrip ‘materieel belang’. Iets is van materieel belang als redelijkerwijs verwacht zou kunnen worden dat zij invloed heeft op de (economische) beslissingen die gebruikers op basis van de rechtmatigheidsverantwoording nemen. Een ander begrip voor de uitvoering van de internal audit functie is “uitvoeringsmaterialiteit” of “controletolerantie”. Met dit begrip wordt invulling gegeven aan het feit dat individuele posten die niet van materieel belang zijn, bij elkaar wel degelijk materieel kunnen zijn. De uitvoeringstolerantie is daarom altijd lager dan de goedkeuringstolerantie. Voor Leiden hebben wij deze gesteld op 50% van de goedkeuringstolerantie. Controletolerantie 2021 voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden:

€

2.750.000

A 3 Leiden in control: het samenspel tussen de interne audit functie en de lijnorganisatie (3-lines of defence model) Het ambtelijk management en de ondersteunende bedrijfsvoeringmedewerkers spelen een primaire rol ten aanzien van Leiden in control. Volgens een algemeen geaccepteerd denkmodel binnen de accountancy vormen zij de zogeheten ‘first en second lines of defence’, zie de figuur hieronder. De interne audit functie is in dit model de ‘third line of defence’ van de gemeente: in het kader van Leiden in control vervult de interne audit functie regelmatig nog een secundaire rol (zie ook § 1.3).

A 4 De ingrediënten voor Leiden in control 1 - Een duidelijk normen- en toetsingskader Als normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt hetzelfde normenkader als voor de externe accountant gebruikt. Dit normenkader bestaat uit externe – en interne wet- en regelgeving. Vanuit deze regelgeving wordt de vertaalslag gemaakt naar de artikelen en/of bepalingen die relevant zijn voor de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties die voortvloeien uit de processen. Dit wordt ook wel het toetsingskader genoemd.

29 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Het toetsingskader wordt uitgewerkt in het Intern Controle Plan (ICP) per proces dat tot stand komt in samenwerking tussen de interne auditfunctie van de gemeente Leiden en de verantwoordelijke lijnmanager/afdeling. Hierbij treedt de interne audit functie op als ‘facilitator’, aangezien hier de specifieke ‘vakkennis’ aanwezig is voor het opstellen van een intern controleplan. Het ICP wordt echter altijd afgestemd met de lijnafdeling. Bij de lijnafdeling is de specifieke proceskennis, inclusief kennis over specifieke risico’s. Het is ook de verantwoordelijkheid van de lijn om voldoende beheersmaatregelen in het proces op te nemen, zodat een getrouwe en rechtmatige verantwoording gewaarborgd is. De interne auditfunctie zal vervolgens op basis van dit ICP een werkprogramma (hierna: WP) opstellen waarin de uitvoering van het controleplan nader wordt uitgewerkt. Het definitieve ICP en het bijbehorend WP per proces wordt door de interne auditfunctie ter goedkeuring aangeboden aan de lijnmanager/afdeling. 2 - Het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden ‘In control’ betekent dat de organisatie systematisch interne controle uitvoert en dat fouten en/of verbeterpunten zelf worden geconstateerd en dat daarop wordt geacteerd.

Het is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar dus om ervoor te zorgen dat belangrijke risico’s (ook diegenen die voortvloeien uit wijzigingen die zich gedurende het jaar voordoen) zijn ondervangen met adequate beheersingsmaatregelen en dat deze beheersingsmaatregelen zichtbaar plaatsvinden (in systemen verankerd of via interne controlehandelingen zichtbaar gemaakt in digitale bestanden of op papier). Het zichtbaar maken van deze interne controlewerkzaamheden door de lijnorganisatie heeft veel voordelen. Ten eerste moet een team zelf willen weten dat de zaken goed op orde zijn en processen / systemen goed functioneren. Ten tweede is het vaak slechts ‘een kleine moeite' als controlehandelingen ‘toch al worden uitgevoerd’. En het voorkomt dubbel werk op organisatiebreed niveau omdat de interne auditfunctie gebruik kan maken van deze zichtbare interne controlehandelingen en ze niet nog eens over hoeft te doen. Tot slot is het dikwijls zo dat als bepaalde beheersingsmaatregelen niet goed werken en dit pas opgemerkt wordt tijdens ‘de controle’ van de interne audit functie, er niet altijd sprake is van een mogelijkheid om nog vervangende (controle)maatregelen te nemen. De interne auditfunctie stelt twee keer per jaar vast hoe de mate van interne beheersing per proces ervoor staat. Dit aan de hand van de hiervoor beschreven ICP’s per proces.

Hierbij is er de wens zo vroeg mogelijk in het jaar te starten met deze audits. Door dat te doen en hierbij ook eerder bevindingen te kunnen delen, is er meer mogelijkheid voor bijsturing en herstelacties gedurende het jaar. 3 - De organisatie trekt zelfstandig conclusies, formuleert verbeterpunten en pakt deze op De uitkomsten van de toetsing door de interne auditfunctie resulteert in een zo beknopt mogelijk memo van bevindingen dat via hoor en wederhoor met de lijnorganisatie wordt afgestemd. Hierbij worden conclusies getrokken over effectiviteit van beheersingsmaatregelen binnen het proces of bijvoorbeeld het ontbreken daarvan en worden verbeterpunten aangedragen. Belangrijk hierbij is dat het achterliggende risico onderwerp van gesprek is om te komen tot een voorstel voor een verbeterpunt. Dit voorstel voor een verbeterpunt komt ook in eerste instantie vanuit de lijnmanager/afdeling zelf, waarbij de interne auditfunctie een natuurlijke adviesfunctie heeft. In de halfjaarlijkse clustergesprekken tussen de interne accountant en de cluster MT’s zijn de bevindingen en verbeterpunten ook onderwerp van gesprek. Het is vervolgens aan de lijnorganisatie om met deze verbeterpunten aan de slag te gaan en hierover ook periodiek terugkoppeling te geven. Verbeterpunten op het gebied van rechtmatigheid moeten worden opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening.

4 - Na afronding van het begrotingsjaar wordt door de organisatie per onderdeel een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven

30 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Het sluitstuk na afronding van alle werkzaamheden zoals hiervoor beschreven betreft het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Hierin bevestigt de leiding van de organisatie de mate waarin zij in rechtmatig heeft gehandeld. De grondslag voor deze rechtmatigheidsverantwoording zijn de uitkomsten die blijken uit de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en worden besproken in de clustergesprekken.

A 5 De bewaking van de kwaliteit van de interne controle De intern accountant van de gemeente Leiden is gepositioneerd binnen de afdeling Concernstaf in het team Strategie, Middelen en Control (hierna: SMC) en maakt als zodanig onderdeel uit van de ambtelijke organisatie met de afdelingsmanager SMC als hiërarchisch leidinggevende. De borging van de onafhankelijkheid en objectiviteit van de intern accountant / interne auditfunctie is geregeld via het Internal Audit Charter van de gemeente Leiden dat d.d. 4 oktober 2016 (B&W nr. 16.0835) is vastgesteld. Naast de borging van de onafhankelijkheid en objectiviteit bevat het Internal Audit Charter ook de missie en doelstelling van de IAF, een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, de gedrags- en beroepsregels waaraan de IAF zich moet houden, hoe de toegang tot informatie is geregeld, hoe wordt omgegaan met melding van gebeurtenissen en incidenten, en wat de relatie is van de IAF met respectievelijk de concerncontroller, de externe accountant en de Commissie voor de Rekeningen. De intern accountant, is als registeraccountant ingeschreven in het register van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Dit betekent onder andere dat de intern accountant gehouden is aan de gedrags- en beroepsregels die door de NBA worden uitgevaardigd en dat hij voldoet aan de verplichting tot Permanente Educatie.

Daarnaast nemen de interne accountant en een aantal medewerkers van de internal audit deel aan netwerken en overleggen van of voor internal auditors werkzaam bij de lokale overheid. In dit kader noemen we hier o.a.: Netwerk Internal Auditors Gemeenten, AuditLAB & Stichting Kenniskring Auditing Decentrale Overheden (KADO). Deelname is belangrijk om de kwaliteit en deskundigheid van de Leidse interne auditfunctie te bevorderen. De interne accountant is opdrachtgever voor de interne auditors bij SP71 en eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle alsmede voor de deugdelijke grondslag voor de op te stellen interne managementletter en het verslag van bevindingen. Daarnaast geeft de intern accountant vanuit zijn rol invulling aan de natuurlijke adviesfunctie voor het ambtelijk management, het college en de raad, waarbij hij de onafhankelijkheidsvereisten vanuit de beroepsgroep borgt en naleeft. De Interne auditors van de gemeente Leiden zijn werkzaam in drie teams: Team: Scope: Alle processen (bijlage C), behoudens onderstaande AO/IC van Servicepunt71 Werk & Inkomen Kwaliteitscontroleurs van Werk & Inkomen Processen van DZB Leiden Middelen & Control van DZB Leiden

Primair aanspreekpunt: Auditmanager SP71 Kwaliteitsmedewerker W&I Teamleider Middelen & Control

Ter bewaking van de kwaliteit van de uitvoering van de auditwerkzaamheden door de interne auditfunctie gelden verschillende maatregelen en werkafspraken. Zo werkt de interne audit functie met standaard formats voor interne controleplannen, werkprogramma’s, checklists en rapportages. Tevens is een reviewmodel opgezet. De formele review op de volledigheid van de dossiers en de audittrail wordt uitgevoerd door de audit-manager SP71, daarnaast voert de intern accountant nog een inhoudelijke review uit. 31 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Bijlage B | Risicoanalyse die ten grondslag ligt aan het auditplan 2021 Deze bijlage bevat het gedetailleerde overzicht van de risico’s die door de interne audit functie van Leiden zijn geïdentificeerd ten aanzien van de scope van de interne auditwerkzaamheden voor 2021. Het gaat hier om risico’s die de getrouwheid en rechtmatigheid van de belangrijkste (financiële) processen en ITsystemen raken. Er zijn geen wijzigingen ten opzichte van de geïdentificeerde risico’s in het ACP 2020. Wel is er in de processen rondom Werk en Inkomen sprake van een verhoogd frauderisico door de (tijdelijke) maatregelen rondom Covid-19. Op basis van de meest actuele vastgestelde begroting (2021) en jaarrekening (2019) is de actuele de verwachte financiële omvang van de achterliggende processen inzichtelijk gemaakt. Dit is gebeurd op basis van de IV-3 classificatie. Het overzicht bevat de ‘inherente risico’s’ die Leiden loopt. Er is nog geen rekening gehouden met eventuele interne beheersingsmaatregelen die Leiden heeft genomen om de vermelde risico’s af te dekken. In eerste instantie zijn alle risico’s als een “normaal risico” gekwalificeerd door de interne audit functie: er is altijd een kans dat een risico niet wordt afgedekt en dat daardoor de gemeente Leiden een (financieel) nadeel leidt c.q. dat daardoor de financiële verslaggeving van Leiden een fout bevat.

In tweede instantie heeft de interne audit functie van een aantal risico’s gemeend om hier een verhoogd risico of zelfs een significant risico van te maken. Om te bepalen of sprake is van een verhoogd of significant risico in het kader van de interne audit zijn de volgende elementen overwogen per risico, waarbij per element het inherente risico is gescoord op ‘normaal’ of ‘hoog’: Element: Aard risico (‘Nature’):

Toelichting: Is het risico “naar haar aard” een ‘normaal’ of ‘hoog’ risico voor de gemeente Leiden? Dit kan bijvoorbeeld beïnvloed worden door de achterliggende complexiteit van de wet- en regelgeving waarmee het risico verband houdt of de hoeveelheid van betrokken actoren binnen en buiten de organisatie, onduidelijkheid over de governance-verhoudingen en/of verantwoordelijkheden, etc..

Omvang / gevolg risico (‘Magnitude’):

Is er sprake van een ‘normaal’ of ‘hoog’ (financieel) nadeel voor de (financiële verslaggeving van de) gemeente Leiden als het ‘inherente’ risico zal optreden? Dit kan bijvoorbeeld beïnvloed worden door de omvang en het aantal financiële transacties dat met het risico gemoeid zijn, maar bijvoorbeeld ook door de eventuele boetes en/of herstelwerkzaamheden t.a.v. imagoschade (etc.) waarmee de gemeente bij optreden van het risico geconfronteerd wordt. Ook softere elementen spelen nadrukkelijk een rol, zoals de impact die het optreden van een risico kan hebben op de cultuur en de individuele medewerkers, burgers of partners van de gemeente Leiden.

Kans dat risico zich zal voordoen (‘Likelihood’):

Is de kans dat het ‘inherente’ risico bij de gemeente Leiden zal optreden ‘normaal’ of ‘hoog’? Dit kan bijvoorbeeld beïnvloed worden door de historie van Leiden t.a.v. een bepaald risico, de strategie en/of beleidsdoelstellingen die Leiden heeft gekozen, het feit dat een risico specifiek slaat op een Leidse problematiek en/of thema.

32 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

In § 3.4 van dit Algemeen Controleplan is de samenvattende ‘plot’ van onderstaande risicoanalyse grafisch weergegeven.

33 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

34 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

35 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

36 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

37 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Bijlage C | Rechtmatigheidscriteria, controlebenadering en aantallen te testen items Bij de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden dienen een aantal vaktechnische aspecten in ogenschouw te worden genomen om te waarborgen dat hierop gesteund kan worden in het kader van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en van Leiden ‘in control’. Om uiteindelijk in de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen beweren dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen, is het van belang dat per proces wordt bepaald dat de risico’s voldoende worden afgedekt door de beheersmaatregelen. Dit wordt via het Intern Controleplan per proces te worden uitgewerkt. Hierbij geldt specifiek voor rechtmatigheid dat per proces de naleving van bepalingen uit de achterliggende wet- en regelgeving dient te worden gewaarborgd en getoetst. Dit valt onder het voorwaardencriterium. Daarnaast zijn het begrotingscriterium en het M&O-criterium van belang. In aanvulling op § 2.3 een nadere uitwerking van de 3 criteria.

Criteria:

Toelichting:

Voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door gemeenten zijn aan bepaalde voorwaarden gebonden waarop moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en in de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:  de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;  de heffings- en/of declaratiegrondslag;  normbedragen (denk aan hoogte en duur);  de bevoegdheden;  het voeren van een administratie;  het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;  aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. Per proces dienen de bepalingen met financiële consequenties, ook wel aangeduid als de bepalingen inzake “recht, hoogte en duur” vanuit de achterliggende wet- en regelgeving te worden geïnventariseerd en in het toetsingskader (in ICP) te worden geoperationaliseerd.

Begrotingscriterium

De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. Een gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden moet worden getoetst (normenkader). Het is aan het college om dit normenkader dusdanig uit te werken dat er een toetsingskader ontstaat.. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging (zoals door de raad vastgesteld uiterlijk op 31 december van het betreffende begrotingsjaar), is er –voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft- mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven.

De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectievelijk wèlke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het niet langer noodzakelijk om via begrotingswijzigingen de begroting en de jaarrekening qua bedragen met elkaar in overeenstemming te brengen teneinde begrotingsonrechtmatigheid te voorkomen. De rechtmatigheidsverantwoording van het college bevat het totaal aan afwijkingen die boven de door de raad vastgestelde grens uitkomen.

38 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Criteria:

M&O-criterium

Toelichting: Voor de afwijkingen die passen binnen de gemaakte afspraken tussen de gemeenteraad en het college wordt vervolgens verwezen naar de programma’s. Een totaaloverzicht van de afwijkingen tussen begroting en jaarrekening maakt immers onderdeel uit van de toelichting van de programma’s onder de derde W-vraag. In de rechtmatigheidsverantwoording worden vervolgens alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen de gemeenteraad en het college en waar mogelijk het (politieke) verantwoordingsdebat over zal gaan in de gemeenteraad. Uiteindelijk stemt de raad, al dan niet, in met deze afwijkingen bij de behandeling van de jaarrekening, op basis van een eventuele indemniteitsprocedure. Kern van de verantwoording van het college is dat deze de afwijkingen benoemd waarbij de door de raad vastgestelde grens is overschreden. Het gaat bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. Dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Er moet toetsing plaatsvinden op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt. Veelal zijn in het primaire proces hiertoe controls ingericht. Een mogelijk uitgangspunt is het opstellen van M&O-beleid..

Het college dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern al uitgevoerde controles en evaluaties. Wanneer het college concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat de er geen M&O-beleid bestaat of het M&Obeleid feitelijk niet wordt nageleefd vermeld het college dit in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen worden, voor zover zij niet het getrouwheidsaspect raken, betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Afwijkingen worden als volgt behandeld:

39 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Controlebenadering Hieronder is een ‘beslisboom’ opgenomen die door de IAF wordt gehanteerd om te bepalen op welke wijze de interne audit per proces wordt ingestoken, procesgericht of gegevensgericht.

Beslisboom IAF voor soort uit te voeren controlewerkzaamheden Interne audit 1e halfjaar

Interne audit 2e halfjaar

Uitvoeren risicoinventarisatie Beoordelen opzet en bestaan beheersmaatregelen

nee

- Heeft de lijn de herstelacties juist en tijdig uitgevoerd?

ja

Uitvoeren gegevensgerichte controlewerkzaamheden

Inventariseren mogelijkheden toepassing data-analyse Bepaal gezamenlijk met teammanager korte termijn herstelacties incl. deadline

- Is het proces / de IT-applicatie goed ingericht en zijn beheersmaatregelen ‘zichtbaar’?

nee

Opstellen eindconclusie over proces / IT-applicatie en getrouwheid / rechtmatigheid bijbehorende transactiestromen

Bepaal gezamenlijk met proceseigenaar (voortgang implementatie) structurele verbeterpunten

- Zijn er mogelijkheden om de controlewerkzaamheden effectiever en/of efficiënter via data-analyse uit te voeren?

ja

- Vorig jaar geen tot weinig ‘fouten’? - Is een procesgerichte controleaanpak efficiënt?

ja

nee nee

Uitvoeren procesgerichte controlewerkzaamheden 1e halfjaar 2016

- Blijkt vanuit de tussentijdse resultaten dat het proces / de IT-applicatie goed werkt (c.q. dat er geen fouten zijn geconstateerd of hoogstens een Incident)?

ja

ja nee - Blijkt vanuit de definitieve resultaten dat het proces / de IT-applicatie goed werkt (c.q. dat er geen fouten zijn geconstateerd of hoogstens een Incident)?

Uitvoeren procesgerichte controlewerkzaamheden 2e halfjaar 2016

40 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Aantal te testen items Voor deelwaarnemingen gelden voorgeschreven minimale aantallen te testen items. Om deze aantallen te bepalen wordt gebruik gemaakt van de steekproeftabellen van Deloitte. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een systeemgerichte (= procesgerichte) controleaanpak en een gegevens gerichte controleaanpak. Systeemgericht tabel 1 (laag en gemiddeld risico op materiele fouten)

41 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Systeemgericht tabel 2 (significant risico op materiele fouten)

Voor gegevensgerichte controles geldt de volgende formule: Omvang steekproef = (populatie / uitvoeringsmaterialiteit) x risicofactor 1. (Uitvoerings)materialiteit = controletolerantie = 50% van het materieel belang (voor Leiden 2021: 50% van 5,5 mln = 2,75 mln) 2. Risico-inschatting laag: factor is 0,6 hoger: factor is 1,5 significant: factor is 3,0 42 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Bijlage D | Systematiek voor bepalen af te geven rechtmatigheidsverantwoording en op te stellen rapportages 1. Directeuren geven ook rechtmatigheidsverantwoording af De door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken (namens het college) heeft een relatie met de interne rechtmatigheidsverantwoordingen per directeur / manager. In de jaarrekening (externe, openbare uiting) zal namens het college één rechtmatigheidsverantwoording worden afgegeven voor de gemeente Leiden als geheel. De uitgevoerde interne audit werkzaamheden en de interne rechtmatigheidsverantwoordingen vormen daarvoor de basis. Door per organisatieonderdeel een interne rechtmatigheidsverantwoording af te geven (en hier ook (verbijzonderde) interne controle op uit te voeren) worden de directeuren/managers per organisatieonderdeel gefaciliteerd in het op orde houden van de bedrijfsvoering. Zie de figuur hiernaast voor de organisatieonderdelen - die vallen onder de gemeentesecretaris - waarvoor in 2021 per jaareinde interne rechtmatigheidsverantwoordingen afgegeven zullen worden door de verantwoordelijke directeuren/managers per organisatieonderdeel: Deze bijlage beschrijft de systematiek die wordt gehanteerd door de interne audit functie om breder te kijken naar Leiden in control en hoe daarover te rapporteren.

43 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

2. Leiden in control is de rapportages van de interne accountant De mate van ‘in control’ kent twee dimensies: de ‘kwalificatie van de interne beheersing’ per proces en de ‘kwalificatie van de opvolging van verbeterpunten’ per proces. In onderstaand overzicht (dat zal terugkeren in de interne managementletter en het interne verslag van bevindingen) is weergegeven welke soorten kwalificaties er per dimensie toe te kennen zijn.

Dashboard Leiden in control <Organisatieonderdeel> Proces

PLAN – DO - CHECK

ACT

Kwalificatie van de interne beheersing

Kwalificatie opvolging verbeterpunten

Onvoldoende

Matig

Voldoende

Goed

ultimo 2020

medio 2021

<Proces 1> <Proces 2> Etc. Etc. Legenda bij kwalificatie van de interne beheersing: = Score ultimo 2020 = Score medio 2021

Relatief veel verbeterpunten urgent of hoog, proces in de basis onvoldoende op orde

Enkele verbeterpunten urgent of hoog, relatief veel overige verbeterpunten

Hooguit enkele verbeterpunten hoog, proces in de basis voldoende op orde

Geen verbeterpunten urgent of hoog, beperkt overige verbeterpunten

In ontwikkeling

In afrondende fase

Geïmplementeerd

Legenda bij kwalificatie opvolging verbeterpunten: Geen voortgang

Beperkte voortgang

Bij de kwalificatie die wordt toegekend aan de mate van interne beheersing van het betreffende proces komt een bepaalde mate van professionele oordeelsvorming (van de intern accountant) aan te pas (lees: dit is nooit zwart/wit te maken), maar hierna is toch getracht om maatstaven hiervoor mee te geven: Kwalificatie van de interne beheersing Goed Voldoende Matig Onvoldoende

Maatstaven voor de kwalificatie Professionele oordeelsvorming + geen verbeterpunten met urgente of hoge risico-classificatie Professionele oordeelsvorming + geen verbeterpunten met urgente risico-classificatie + slechts beperkte bevindingen met hoge risico-classificatie Professionele oordeelsvorming + relatief veel verbeterpunten (incl. urgent / hoog) Professionele oordeelsvorming + te veel urgente / hoge verbeterpunten 44

Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

De kwalificatie voor de opvolging van de verbeterpunten wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria: Status opvolging van verbeterpunt Geïmplementeerd In afrondende fase In ontwikkeling

Beperkte voortgang

Geen voortgang

Toelichting Het verbeterpunt is door de proceseigenaar opgelost doordat (beheersings)maatregelen adequaat zijn geïmplementeerd die het risico vanaf heden afdekken. Het verbeterpunt is door de proceseigenaar bijna opgelost doordat (beheersings)maatregelen op zeer korte termijn geïmplementeerd worden die het risico zullen gaan ondervangen. De proceseigenaar is zichtbaar bezig met het implementeren van (beheersings)maatregelen, waarbij binnen afzienbare termijn afronding wordt voorzien. Dit is ook het geval als het verbeterpunt is opgenomen in een (meerjarig) verbeterplan, zolang de realisatie van het verbeterplan zich verhoudt met de daarin opgenomen planning. De proceseigenaar is zichtbaar bezig met het implementeren van (beheersings)maatregelen, maar de voortgang laat te wensen over. Dit laatste is ook nadrukkelijk het geval als men achter loopt op de eerder aangegeven deadlines of afgesproken planningen in een eventueel verbeterplan. De proceseigenaar heeft onvoldoende (geen substantiële) zichtbare vorderingen gemaakt ter afdekking van het risico.

45 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Bijlage E | Voorgeschreven tekst rechtmatigheidsverantwoording Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op xx xx 202x vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x.

Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen1:   In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college (of DB/directeur) beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Ondertekening 1 De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) worden alleen vermeld indien de door het bestuur gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden.

46 Gemeente Leiden - Interne audit functie

Algemeen Controleplan 2021 Z/21/3239166

Bijlage F | Planning uitvoering werkzaamheden vanuit Algemeen Controleplan 2021

47 Gemeente Leiden - Interne audit functie