2. Vastgesteld besluit bij RV 17.0084 Aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie Binding met Verbonden Partijen

RAADSVOORSTEL 17.0084 Rv. nr.:17.0084

Commissie Leefbaarheid en bereikbaarh eid: 24 oktober 201 7

Naam programma: Bestuur en dienstverlening

Ondenrerp: Aanbevelingen Rapport Rekenkamercommissie 'Binding met Verbonden Partijen' Aanleiding: De Rekenkamercommissie Leiden (onafhankelijk ondezoeksorgaan van de gemeenteraad) heeft een onderzoek uitgevoerd naar verbonden partijen. Een verbonden partij is een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. ln een verbonden partij neemt de gemeente, als mede-eigenaar, medeverantwoordelijkheid voor deze organisatie. Daarmee loopt de gemeente ook een zeker risico. Als de samenwerking mis gaat, zijn de consequenties voor de gemeente. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever belang bij een aantal taken die de verbonden partij uitvoert. Met het onderzoek wil de Rekenkamercommissie Leiden meer inzicht geven in de manier waarop de sturing op verbonden partijen plaatsvindt en in het bijzonder de wijze waarop de gemeenteraad hier invloed op kan uitoefenen. Het onderzoek is onder begeleiding van de rekenkamercommissie uitgevoerd door Partners+ Pröpper.

Doel: Vaststellen van de aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie met inachtneming van de reactie van het College van B&W.

Kader: - Rapport Rekenkamercommissie 'Binding met Verbonden partijen, - Advies College B&W d.d. 10 oktober 2017

Overwegingen: De Rekenkamercommissie trekt een aantal conclusies: De gemeente Leiden heeft de verhouding tot de verbonden partijen goed geregeld door middelvan grip en regie op de samenwerking, waarbij de realisatie van eigen doelen centraal staat. Voor de Raad is het moeilijk om ten aanzien van beleidsrijke strategische samenwerkingsverbanden zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De informatie over samenwerking is in de programmabegroting versnipperd over verschillende paragrafen weergegeven waardoor het voor de gemeenteraad lastig is zicht te houden op de

.

.

.

resultaten van de Verbonden Partijen.

o De gemeente Leiden heeft de wens om een win¡var van samenwerkingsverbanden te voorkomen en de daarmee samenhangende bestuurlijke drukte, dit staat op gespannen voet met het besef dat de gemeente steeds meer moet samenwerken in steeds wisselende netwerken van partners.

1t5

De Rekenkamercommissie heeft bij een aantal conclusies aanbevelingen opgesteld die zijn gericht op het verbeteren van de bovengenoemde tekortkomingen. De reactie van het college op deze

aanbevelingen is bijgevoegd. Het rapport is door de Rekenkamer gepresenteerd in de commissievergadering LB van 14 september 2017. Naar aanleiding van de presentatie en het rapport geeft de commissie de volgende aandachtspunten mee aan het college met het verzoek dit mee te nemen in de reactie aan de raad: de ontsluiting van informatie (van verbonden partijen) voor de raad, de RKC (Rekenkamercommissie) ziet hier primair een rol voor het ambtelijk apparaat, welke rolen inzet kan de griffie hierin spelen? inzet van het dashboard, wat is de mening van het college over dit instrument? Heeft het een toegevoegde waarde en vergt het (te)veel ambtelijke inzet? ls het mogelijk om het instrument bij wijze van proef op een aantal onderdelen toe te passen?

Aanbeveling 1: Stel scherpere eisen aan de informatievoorziening over verbonden partijen aan de gemeenteraad zodat helder is waar de Raad op kan sturen en wanneer (zie punt 3 hieronder). De Raad is nu te afhankelijk van complexe en uitgebreide rapportages die door de verbonden partijen zelf worden

geleverd. Bij de bespreking van de rapportages in de Raad moet duidelijker aangegeven worden welke keuze voorligt voor de Raad. Aanbeveling 2: Bepaal bij de verkenning van een nieuw samenwerkingsverband wat (tussentijdse) mijlpalen en beinvloedingsmomenten voor de Raad zijn en zorg dat deze te allen tijde in te zien zijn voor de Raad. Reactie Colleoe

Kaderstelling. Uw Rekenkamercommissie stelt dat het lastig is voor uw raad om uw kaderstellende en controlerende taak te vervullen. Naar onze opvatting is het juist dit probleem van gebrekkige democratische legitimatie waardoor gemeenschappelijke regelingen en andere soorten verbonden partijen een negatief imago hebben. Alle gemeenten worstelen hiermee. Het lijkt erop dat sturing vanuit de raad alleen mogelijk is door veel meer tijd te investeren in het volgen van een specifieke verbonden partij. Zolang een dergelijk samenwerkingsverband echter probleemloos functioneert en er geen politiek of maatschappelijk gevoelige kwesties spelen, wordt die tijdsinvesteríng logischerwijze niet gedaan. Het college krijgt dan het vertrouwen dat met voldoende grip wordt gestuurd. Uit het rapport blijkt dat dit vertrouwen in het geval van Leiden niet beschaamd is. Het lijkt erop dat we kunnen stellen dat uw raad relatief best goed in positie is. Als we de bevindingen in hoofdstuk 4 van het rekenkamerrapport lezen, dan kunnen we daaruit opmaken dat u goed zicht heeft op financiën, risico's en relevante ontwikkelingen, dat de verbonden partijen voldoende

tussentijdse inzichten verstrekken, dat uw raad voldoende sturingsinstrumenten heeft, dat u door ons college voldoende in stelling wordt gebracht en dat het 'verrijkt governancemodel' vruchten afirverpt. De drie aanbevelingen die de rekenkamer doet komen alle uit het vierde hoofdstuk, over het beheren van samenwerking, en dragen bij aan perfectionering van onze werkwijze.

Vertaalslag. De eerste aanbeveling is het verbeteren van de vertaalslag van complexe documenten uit samenwerkingsverbanden naar puntige voorstellen aan uw raad. Een prima aanbeveling wat ons betreft. wij zullen onze energie er eerst op richten dat de producten vanuit de samenwerkingsverbanden klare taal kennen en beknopt zijn. Zolang dit naar ons oordeel nog onvoldoende is, zullen wij in de raadsvoorstellen die wij u voorleggen die duidelijkheid verschaffen. 2t5

Wat ons betreft werken we al aan dergelijke verbeteringen. De griffie kan hierbij een adviserende rol spelen of kan in eigen annotaties bij de raadsstukken meer scherpte aanbrengen wanneer zij dat nodig acht. Wij staan open voor suggesties. Aanbeveling 3: Verzoek het College om dynamische dashboards op te stellen per verbonden partij voor een snel en adequaat zicht op de bestuurlijk relevante zaken die spelen. Deze dashboards zouden gebaseerd kunnen worden op de statische dashboards die zijn opgenomen achterin het feitenrapport. Een belangrijk onderdeel van het dashboard is 'resultaat van samenwerking'. Maak hierin helder:

¡

wât de motieven zijn voor samenwerking, zodat inzichtelijk is of deze nog steeds relevant

¡

ztln; wât de gezamenlijke doelen zijn: maak die zo concreet als mogelijk en maak helder in welke mate die gerealiseerd worden;

¡ ¡ .

wat de doelen van de gemeente Leiden zijn en of die zijn gerealiseerd; in aanvulling daarop: wat exact de keuzeruimte voor de gemeente Leiden is. maak in het dashboard ook in een oogopslag helder op welke punten politieke afwegingen gemaakt kunnen en moeten worden en wat belangrijke procesmijlpalen zijn. De raadscommissie Regio kan hierbij een rolspelen.

De ambtelijke accounthouders zouden een rol kunnen spelen in het beheer en de actualisatie

van de dashboards. Aanbeveling 4: Verzoek het College om de paragraaf verbonden partijen van de gemeentelijke begroting zodanig op te stellen dat deze meerwaarde biedt voor sturing en controle van de Raad. Het opnemen van de risico's en de vertaling van wat dit betekent voor Leiden in de jaarstukken 2016 was hierbij al een goede stap. Reactie colleqe:

Dashboards. De voorgestelde dashboards zien er aantrekkelijk uit wat betreft informatierijkdom. Echter, wij betwijfelen of daarmee de control-functie van de raad versterkt wordt. Concreet betekent het een forse uitbreiding van de paragraaf verbonden partijen. Wij vrezen dat het vooral leidt tot het nog dikker worden van de financiële documenten en meer ambtelijke capaciteit vraagt om dit bij te houden, maar niet leidt tot meer grip op verbonden partijen, voor zover dat al aan de orde is. Wat wij u wel voorstellen te doen is in de paragraaf verbonden partijen, eigenlijk fungeert dat al als dashboard, verwijzen naar die onderdelen uit de programmabegroting die de prestatie van de betreffende verbonden partij weergeven. Daarmee lossen we op een pragmatische wijze het probleem van de versnipperde informatie op. Wij hebben een voorstel dat naar ons oordeel effectiever is in het versterken van de control-functie van uw raad bij verbonden partijen. Kies jaarlijks een paar partijen die u uitnodigt in uw raad of commissie om een toelichting te geven op de werkzaamheden, voortgang, sturing en dergelijke. Met zo'n beperkte tijdsinvestering ontstaat een beter beeld en krijgt u meer inkleuring naast de informatie die gedeeld wordt in de formele begrotingsprocessen.

Hierbij geven wij tevens in ovenreging om dergelijke ontmoetingen en presentaties samen te organiseren met de raden of raadscommissies uit de Leidse regio. Het is een thema dat alle raden kan aanspreken, zeker wanneer het gaat om verbonden partijen waar alle gemeenten uit de Leidse regio deelnemer zijn. De griffie kan uw raad hierbij ondersteunen in de organisatie van dergelijke bijeenkomsten.

3t5

Graag vestigen wij uw aandacht op een al bestaand effectief sturingsinstrument, namelijk het meerjarenbeleidsplan. De rekenkamer besteedt daar nu verder geen aandacht aan. Voor sommige verbonden partijen zoals de Veiligheidsregio is het een wettelijke plicht om een meerjarenbeleidsplan aan de gemeenten voor te leggen. Andere samenwerkingsverbanden zoals Holland Rijnland hebben dat met de lnhoudelijke Agenda 2016-2020 ook gedaan. Dit is wellicht het belangrijkste sturingsinstrument van uw raad waarbij alle raden ruimschoots de gelegenheid krijgen voor input en afstemming. Bijvoorbeeld met andere raden in de regio. Bij dergelijke meerjarenplannen is goed zicht op lange termijndoelen en gewenste maatschappelijke effecten. De sturing op financiële jaarstukken is dan vooral een toets op het bereiken van die vooraf gestelde doelen.

Financiën: Niet van toepassing

Evaluatie: Niet van toepassing

Bijgevoegde informatie: - Rapport Rekenkamercommissie 'Binding met Verbonden Partijen' - Advies college d.d. 10 oktober 2017 Bevindingen commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid 24 oktober 2017 De commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid stelt voor alle aanbevelingen van de Rekenkamercommissie over te nemen en heeft daarbij de volgende aanvullingen: 1. De commissies en raad vroegtijdiger betrekken bij de besluitvorming van de verbonden partijen door onder andere de portefeuillehoudersoverleggen van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland explicieter te agenderen in de vakcommissies. Het college te vezoeken actief af te stemmen met de commissie over de (relevante) agendapunten en achteraf een terugkoppeling te geven. De portefeuillehouder heeft toegezegd dit punt onder de aandacht te brengen bij haar collega's in de regio en in het college; 2. De stukken die ter besluitvorming worden voorgelegd aan de raad voorzien van een ambtelijk advies (in samenwerking met de griffie), waarbij onder andere aandacht is voor die onderdelen waarop de raad invloed uit kan oefenen; 3. Een selectie van de meerjarenbeleidsplannen van de verbonden partijen aan de hand van de criteria beleidsmatig of bedrijfsvoering. De portefeuillehouder zegt toe een voorstel aan de commissie voor te leggen; 4.

Jaarlijks een informatiebijeenkomst (marktmodel) te organiseren met de verbonden partijen en zo mogelijk de betrokken raden uit de regio. De portefeuillehouder heeft toegezegd dit punt af te stemmen met de verbonden partijen. 5. De portefeuillehouder zegt toe met een voorstel te komen voor eind 2017 welke onderdelen in het dashboard aan bod moeten komen en neemt daarbij de volgende input vanuit de commissie mee: kansen en risico's doelen en resultaten een evaluatie de sturingsmomenten van de raad waar in de programmabegroting de verbonden partij een bijdrage levert

6.

actuele gegevens bij de digitale begroting een link naar de verbonden partij en de actuele jaarrekening toevoegen De commissie verzoekt het Presidium met een voorstelte komen in hoeverre de commissie Regio een rol kan spelen zoals voorgesteld wordt in aanbeveling 3. 4t5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden

Gezien het rapport van de Rekenkamercommissie 'Binding met Verbonden Partijen', gezien het voorstelvan de commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid (raadsvoorstel 17.0084 van 2017), mede gezien het advies van het college van Burgemeester en wethouders, BESLUIT: 1

De aanbevelingen uit het rapport van de Rekenkamercommissie 'Binding met Verbonden

Partijen' over te nemen:

Aanbeveling 1: Stel scherpere eisen aan de informatievoorziening over verbonden partijen aan de gemeenteraad zodat helder is waar de Raad op kan sturen en wanneer; Aanbeveling 2: Bepaal bij de verkenning van een nieuw samenwerkingsverband wat (tussentijdse) mijlpalen en beÏnvloedingsmomenten voor de Raad zijn en zorg dat deze te allen tijde in te zien zijn voor de Raad;

Aanbeveling 3: Verzoek het College om dynamische dashboards op te stellen per verbonden partij voor een snel en adequaat zicht op de bestuurlijk relevante zaken die spelen. Deze dashboards zouden gebaseerd kunnen worden op de statische dashboards die zijn opgenomen achterin het feitenrapport. Een belangrijk onderdeel van het dashboard is 'resultaat van samenwerking'. Maak hierin helder: wat de motieven zijn voor samenwerking, zodat inzichtelijk is of deze nog steeds

a. b.

c. d. e.

relevant zijn;

wat de gezamenlijke doelen zijn; maak die zo concreet als mogelijk en maak helder in welke mate die gerealiseerd worden; wat de doelen van de gemeente Leiden zijn en of die zijn gerealiseerd; in aanvulling daarop: wat exact de keuzeruimte voor de gemeente Leiden is. maak in het dashboard ook in een oogopslag helder op welke punten politieke afwegingen gemaakt kunnen en moeten worden en wat belangrijke procesmijlpalen

zin. De raadscommissie Regio kan hierbij een rolspelen.

Aanbeveling 4: Verzoek het College om de paragraaf verbonden partijen van de gemeentelijke begroting zodanig op te stellen dat deze meerwaarde biedt voor sturing en controle van de Raad. Het opnemen van de risico's en de vertaling van wat dit betekent voor Leiden in de jaarstukken 2016 was hierbij aleen goede stap.

2. Het college te vezoeken bovengenoemde aanbevelingen te betrekken bij het Beleidskader Verbonden Partijen en verder uit te werken in de sturing en controle instrumenten van de Raad Gedaan in de openbare

deG

ng van7en9november2017

de

5t5