Werkwijze toegekend budget Leeuwarder Digitale Agenda.pdf

Oldehoofsterkerkhot' 2

WWV. lee uwa rdeii. n I

Postbus 210110

E-^inail geineeiite(2/ leeuwarden.nl

8900 IA Leeuwarden

KVK-nnmnier S9734817

T.-letiwn I4 0S8

BTW-nuiiiiiier NL 1)019.1)4664.801

Gemeente |^uwarden

Aan de gemeenteraad

Onderwerp

Werkwijze toegekend budget Leeuwarder digitale agenda (LDA)

Uw kenmerk

Ons kenmerk Dienst

2021-004048 Concern

Sector Contact

14 058, Karine Rodenburg

Bijlagen

2

Datum

31-08-2021

VERZONDEN 1 0 SEP. 2021

Geachte leden van de gemeenteraad,

Aanleiding In juni 2019 hebben wij de Leeuwarder digitale agenda (LDA) vastgesteld. Voor de uitvoering ervan is aan het begin van de nieuwe collegeperiode een incidenteel budget t/m 2020 gereserveerd. U heeft bij de midterm review in 2020 besloten om ook voor 2021 en verder budget uit te trekken voor inzet van vernieuwende technologie bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken in Leeuwarden. Dit memo informeert u over het afwegingskader waarbinnen de beschikbare middelen worden ingezet. Het DNA van de Leeuwarder Digitale Agenda Ter herinnering wordt hieronder nog weer even in het kort opgesomd waar het DNA van de LDA uit bestaat; • Het koppelen van de inzet van (nieuwe) technologie aan het realiseren van maatschappelijke opgaves • Het ‘anders’ doen in plaats van ‘meer’ en ‘beter’. Waarbij anders niet wil niet zeggen dat het nooit eerder vertoond is, maar wel dat het voor Leeuwarden nieuw is. Deze leidraad hanteren wij ook voor de experimenten die wij uitvoeren. Als we het al een keertje eerder gedaan hebben, gaan we dat niet nog een keertje doen. Zodra een experiment bij bewezen succes het nieuwe normaal wordt, dragen wij het over aan de lijnorganisatie. Zo blijven wij lenig en energiek en kan de gehele organisatie haar voordeel doen met onze “producten”. • Inzetten op realisatie van zoveel mogelijk publieke waarde.

Vooral onze samenleving moet wat hebben aan de producten die wij leveren. Dat we daar zelf ook van meeprofiteren door steeds slimmer ons werk te

Spch Jizze stéj; sjoch iv(ir der rünoni b<irt - Ir «Ide spegdet him yn wtir Je hiknnbt hut - PiterTerpsiro

Blad 2

doen en daarmee maatschappelijk geld zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten moge duidelijk zijn. Dit uit zich ook in de drie leidende thema’s van de LDA, zoals te lezen in onderstaande afbeelding (zie figuur 1, Verdeling thema’s LDA).

*ln bijlage 1 staan de criteria waarmee we de initiatieven en experimenten “beoordelen” op geschiktheid qua deelname aan LWD DA.

H Public Case Kijkrichting naar buiten: inwoners en bedrijven: Objecten en de openbare ruimte staan centraal

Public Case

1. Slimme Leefomgeving

Kijkrichting naar buiten: inwoners en bedrijven. Mensen en dienstverlening staan centraal

2. Slimme Samenleving

r

.f

u

3. Slim Samenwerken Business Case

Kijkrichting naar Binnen: bedrijfsvoering en efficiency staan centraal vanuit het perspectief van de klant

Figuur 1: Verdeling thema’s van de LDA

Deze onderdelen zijn niet los van elkaar te zien. Ze lopen in elkaar over, liggen in eikaars verlengde en beïnvloeden elkaar in positieve zin. Zo is bijvoorbeeld het robotiseren van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) een voorbeeld van slim samenwerken met grote maatschappelijke impact. Cap Gemini, Bureau Zelfstandigen Fryslan en Leeuwarden ontwikkelden een robot (virtuele medewerker), die tijdens de coronacrisis de toevloed aan aanvragen bij Bureau Zelfstandigen Fryslan afhandelde. De ondernemers konden zo sneller geholpen worden met een betaling binnen redelijke termijnen.

Blad 3

Daarnaast hebben we drie sporen die, als een satéprikker, door alle drie thema’s heen lopen. Dat zijn: 1. Data-gedreven werken. Bij alle initiatieven en experimenten die wij ondernemen staan data en data-gedreven werken centraal; 2. Participatie. Bij alle initiatieven en experimenten die wij ondernemen staat participatie, in de vorm van meedoen, centraal. Eén van onze principes is dat wij niet vóór maar met anderen denken. Binnen het experiment i4sociaal uitte zich dat bijvoorbeeld in het maken van zogenaamde klantreizen waarbij ervaringsdeskundigen die in de schuldsanering zaten ook aan tafel zaten en meedachten en deden; 3. Ethiek. Bij alle initiatieven en experimenten die wij ondernemen hebben wij, naast voldoen aan wet-en regelgeving, ook ethiek hoog in het vaandel staan. Als het kan (technisch) en het mag (juridisch), stellen we ook de vraag of we de innovatieve toepassing ook echt willen (ethisch)? Rechtvaardigt het doel het gebruik van bepaalde gegevens? Dit speelt bijvoorbeeld nu bij het experiment waarbij camera’s en kunstmatige intelligentie worden ingezet om het zwerfafval in een bepaalde wijk terug te dringen. Door te experimenteren willen wij gaandeweg ook een moreel, ethisch kompas ontwikkelen.

Deze sporen gaan we groter maken gedurende de looptijd van de LDA en verbinden aan onze initiatieven en experimenten. Programma Leeuwarder digitale agenda De LDA is in 2019 in een programma gegoten met een looptijd tot voorlopig 2024. Bestuurlijk opdrachtgever daarvan is wethouder Tjeerdema, ambtelijk opdrachtgever gemeentesecretaris Eelke de Jong. De dagelijkse aansturing van het programma is in handen van de programmamanager Albert van Holthoon. De strategische koers van de LDA wordt bepaald door het strategisch team van het progamma, met daarin vertegenwoordigers uit de verschillende domeinen.

*ln bijlage 2 vind u het Programmacanvas met een korte toelichting op de programmainhoud. Het primaat van de besluitvorming ligt bij de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever en het strategisch team van het programma. Gezien het karakter van de slimme samenleving en de slimme leefomgeving, waarin wij de inzet van (nieuwe) technologie koppelen aan het realiseren van maatschappelijke opgaves, ligt het voor de hand om u hierover op gezette tijden te raadplegen. Het voornemen is van de experimenten van de LDA (vooralsnog 1 a 2 x per jaar) te tonen wat wij gemaakt hebben en het gesprek hierover met u aan te gaan. In december 2020 hebben we dat gedaan in de vorm van een raadsbijeenkomst. Voor wat betreft ‘Slim samenwerken’, dat qua accent meer naar binnen gericht is en meer bedrijfsvoeringsaspecten in zich draagt, beogen we vooral ook de directie en het directeam te betrekken.

Blad 4

Daarnaast laten we de ambtelijke organisatie ook zien en ervaren wat we gemaakt hebben. Dit past in de programma-lijn van bewustwording: voorstelbaar, ervaarbaar en toepasbaar. Ook hier is uiteraard ruimte voor dialoog.

Inzet middelen Leeuwarder Digitale Agenda

Thema-budgetten Er is per jaar structureel € 400.000 en incidenteel € 120.000 (in 2021) beschikbaar voor uitvoering van de LDA. Zoals eerder aangegeven hanteren wij de volgende driedeling: • Slimme Leefomgeving (accent naar buiten) • Slimme Samenleving (accent naar buiten) • Slim Samenwerken (accent naar binnen) Voor de verdeling van de middelen hanteren we het verdelingsprincipe, 25% van het totale LDA budget per thema (dus 75% in totaal).

Budget voor overdracht aan lijnorganisatie Naast reservering voor de thema’s reserveren we 25% van het LDA-budget voor “overdracht aan de lijnorganisatie”. Zodat we initiatieven en experimenten die -bij bewezen succes- het nieuwe normaal worden, een zachte landing kunnen geven in de Leeuwarder organisatie. Dat is een eenmalige bijdrage voor verdere organisatie binnen de lijn. Daar kan de ‘business’ zelf in dit stadium of een later stadium financieel het nodige op aanvullen. Om het daadwerkelijke bedrag te bepalen gaan de beoogde lijnmanager en namens de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever, de programmamanager en financieel adviseur, samen om tafel. Bijdrage Leeuwarden aan DataFryslan Tot slot draagt Leeuwarden vanuit het totale LDA-budget ook bij aan DataFryslan (wordt in mindering gebracht op die 4 x 25%). Met DataFryslan investeren we samen met andere Friese gemeenten in datagedreven werken. We delen en leren hier over de maatschappelijke waarde van data om meer en beter onze ambities te kunnen realiseren. DataFryslan is inmiddels de kinderschoenen ontgroeid. Naar alle waarschijnlijkheid gaan meerdere partijen aansluiten. In 2021 is de bijdrage nog € 210.000, maar vanaf 2022 wordt deze bijdrage naar beneden bijgesteld.

Bijdrage samenwerkingspartners aan ontwikkelkosten Het is de intentie om onze samenwerkingspartners die producten (zoals bijvoorbeeld robotisering) af willen nemen van de LDA, mee te laten dragen in de ontwikkelkosten. Zodat een deel van de gemaakte kosten weer terug kan vloeien naar de LDA. Deze middelen kunnen vervolgens weer geïnvesteerd worden in nieuwe innovaties.

Blad 5

Verantwoording De daadwerkelijke raming en verantwoording van de beschikbare financiële middelen LDA op jaarbasis vindt plaats in de gemeentelijke begroting en jaarstukken binnen de reguliere P&C-cyclus.

Tot Slot De tweede ronde experimenten LDA is in de afrondende fase. In september start de derde ronde met experimenten. Voor oktober is binnen het kader van de LDA een sessie over data-ethiek voor u in voorbereiding. Wij hopen dat u hiermee voldoende bent geïnformeerd.

Hoogachtend, ƒ •

burgemeester en wethouders van Leeuwarden, /

burgemeester.

etains.

ƒ

Program

A

q

si- -

Canvas

BEDREIGINGEN

AMBITIE

Digitalisering brengt kansen en nieuwe opgaven met zich mee. We kunnen de vragen van de huidige tijd niet meer beantwoorden door te doen wat we deden.

Het programma LDA richt zich op de beweging in de gewenste richting: vernieuwing (anders). We beginnen klein, pakken vraagstukken op die ertoe doen. Eerst met een beperkt aantal partners. Iedereen moet snel merken dat er wat gebeurt.

RANDVOORWAARDEN

Voldoende mensen en middelen voor het programma, en ruimte voor de programmamanager (programma vs. lijn). Directie en management spelen actieve rol. De wil om daadwerkelijk aan te haken. We bouwen aan een 'nieuwe' wereld en maken ons niet druk om de 'oude'.

De wereld om ons heen digitaliseert steeds sneller en verder. We moeten ons publieke domein en onze publieke diensten hierop aanpassen.

BELANGHEBBENDEN

DOELEN

Het ambitieniveau waarop en het tempo waarin dit programma kan worden uitgevoerd is sterk afhankelijk van het verdere INSPANNINGEN verloop van onze financiële positii en of daarin financiële ruimte is We initiëren een nieuwe manier voor uitvoering van dit van kennis opdoen, denken en programma na 2020. handelen. Betrekken de juiste partners. Werken agile aan een portfolio met inhoudelijke projecten. We blijven inspireren.

8>

AANLEIDING

Digitalisering moet op termijn het leven in onze samenleving mooier en beter maken en ons helpen om publieke taken en diensten beter uit te voeren.

STRATEGIE

z

Programma Leeuwarder Digitale agenda (LDA)

DATUM: 8 juni 2021

CONTEXT

KANSEN

Dit programma is een uitwerking van de LDA die in het collegeprogramma 2018-2022 is aangekondigd. Leeuwarden heeft veel te winnen bij de snel veranderende informatiesamenleving. Wij kunnen daar als gemeente in belangrijke mate aan bijdragen en hebben daartoe ook de plicht. De tijd is rijp voor dit programma.

NAAM:

Zorgen dat alles steeds meer geautomatiseerd, eenvoudig of vanzelfsprekend wordt: 1. slimme leefomgeving 2. slimme samenleving 3. slimme samenwerking

BATEN

Bezuiniging en inverdienmogelijkheden: o.a. door slim samen te werken, de preventieve werking van ICT, inzet van robotisering en innovatie van primaire processen. Op de lange termijn wordt alles veiliger, eenvoudiger e.d.

onze inwoners, ondernemers, organisaties en andere samenwerkingspartners onze medewerkers en het management, die voorde beweging in de gewenste richting moeten gaan zorgen. Zij die geïnspireerd zijn, eerst. •

RESULTATEN

In 2024 zijn we als gemeente in staat te anticiperen op dat wat er om ons heen gebeurt. Digitaal is het nieuwe normaal. Digitale kennis en kunde zijn kerncompetenties geworden.

MIDDELEN Er is in 2021 en verder € 400.000 structureel en €120.000 incidenteel beschikbaar om een doorstart te maken met het verwezenlijken van de digitale agenda. Er zal ook gezocht worden naar aanvullende funding door derden, zoals subsidies, bijdrages van bedrijven of organisaties.

ONGEWENSTE EFFECTEN Ongewensten effecten kunnen zijn: te veel tegelijk willen. Liever een paar dingen goed, dan veel half. Te mooie vergezichten, geen resultaten. Belangen binnen bestaande samenwerkingsverbanden botsen. Gebrek aan structuur.

m AFBAKENING Het programma LDA gaat over het managen van de beweging, vernieuwing (anders) en niet over het managen/verbeteren van het primaire proces of het openhouden van de 'winkel' (meer en beter). Het programma geeft richting aan lijnprojecten en waarborgt afgesproken principes en organisatiebrede ontwerp-keuzes.

•••

illl ORGANISATIE

Bestuurlijk opdrachtgever: Hilde Tjeerdema. Ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretaris. Programmamanager: Albert Holthoon Strategisch team, ontwikkelteams, ontwerptafel LI lA (architectuur, privacy, veiligheid ed.), programma ondersteuning (budgetbewaking, communicatie e(.), onderteuningteams ('van buiten naar binnen', eth ek). Rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.

r.• In hoeverre is het nieuw en anders?

Z

• Wat hebben wij er als gemeenteaan?

A

r

• Wat heeft onze samenleving eraan?

• Wat draagt dit bij aan onze organisatie­ ontwikkeling?

K.

1. Publiek Waarde: Met de Leeuwarder Digitale Agenda koppelen wij onze maatschappelijke opgaves aan

digitalisering. En willen wij digitale producten maken waar onze samenleving wat aan heeft. Belangrijke principes uit de Leeuwarder Digitale Agenda m.b.t. het creeeren van publieke waarde en waar 1. Samen: Wij denken niet vóór, maar met anderen. Wij betrekken onze klant bij wat we bedenken en wat

we maken. En toetsen of hetgeen we aan het doen zijn hout snijdt. Dit betekent ook dat we dat toetsen. We

willen graag dat onze digitale producten het leven van onze samenleving maar ook van onszelf beter en

aangenamer maken. En dat we met onze digitale producten een verschil kunnen maken. Impact kunnen 1'

2. Van Buiten naar Binnen: Wij luisteren naar onze klanten en vragen actief naar hun ervaringen. We

proberen hetgeen waar onze klanten tegenaan lopen op te lossen zodat zij een prettige (digitale) ervaring 3. Wij proberen te redeneren vanuit de leefwereld van de samenleving en veel minder vanuit onze eigen systeemwereld. Wij stellen dus veel minder onze eigen producten en diensten centraal (we houden ons

J Organisatieontwikkeling: Met de Leeuwarder Digitale Agenda haken wij met name aan bij de principes

Lenig" en "Verbinding (3 principes zijn Robuust, Lening en in Verbinding). Natuurlijk willen wij producten

L. Wat heb je geleerd en hoe draagt dat bij aan het grote geheel? Heb je iets waardevols opgediept of een jelangrijke les geleerd? Experimenten kunnen niet falen, want het is immers een experiment. Wij hanteren liervoor het principe: fail fast, fail cheap. Wat we wel graag willen en ook doen is leren en ervaren door te

ben en het te ondergaan. Waarbij wij het belangrijk vinden dat niet alleen de teams van LWD DA daar wat .. Wij haken heel erg aan op het woord "lenig" vanuit de organisatieontwikkeling. We werken Agile (letterlijk

vendbaar/lening) in onze teams. Dus in hoeverre heb je het Agile werken onder de knie gekregen en kan je

nderen daarin meenemen? Zodat zij daar ook weer van kunnen leren? En wat zijn je ervaringen met deze !. Wij haken heel erg aan op het woord "in verbinding" vanuit organisatieontwikkeling. Eén van onze nantra's is dat wij niet vóór anderen willen denken maar met anderen. Dat geldt dus ook voor onze

nwoners maar net zo goed voor onze collega's. Dus in hoeverre neem ie mensen mee in ie verhaal en/of ie

ToTTrTTTTTc^

Vij willen niet alleen slimme dingen doen voor onze samenleving maar ook voor onszelf (waar de

amenleving uiteindelijk ook wat aan heeft. Wij hanteren (mede op verzoek van de Raad) het principe van de slimme volger". Dit betekent dat wij niet altijd voorop hoeven te lopen maar graag leren van anderen en

verkende producten overnemen. Door samen te werken met anderen (met name gemeentes maar dit

.. Als wij producten en diensten met behulp van digitalisering slimmer kunnen aanbieden of maken dan aten we dit niet na. Als dit betekent dat het ook goedkoper wordt is dat helemaal mooi! Dus als we meer

!.Corona speelt op dit moment natuurlijk ook een grote rol in ons leven. Met digitalisering kunnen we nensen, op afstand, toch helpen. Dit is ook slim. We anticiperen op de veranderende omstandigheden en

. Als je samen iets met partners ontwikkeld creeren we ook meerwaarde (1 + 1=3) en kunnen we sneller 11franKizarlQ□nrlorQn iotc aan

-li.».' ïi'.

loniers

-ié'

1

Met de Leeuwarder Digitale Agenda staan we aan de start van onze digitale transformatie als gemeente. Om j onze digitale transformatie als permanente beweging in te kunnen is het belangrijk dat we lef tonen en buiten de gebaande paden gaan bewegen. Eén van onze mantra's is dan ook: We moeten meer verkennen en minder bedenken. We zijn met LWD DA niet van "meer van hetzelfde" en/of "beter dan doen wat we al

1. In hoeverre is je experiment innovatief en echt anders? En werk het daarmee aanstekelijk en als een

2. In hoeverre heb je experiment actief uitgedragen onder collega's en actief gepromoot? Als je reacties kunt verzamelen over hoe je experiment overkomt bij collega's en hoe zij daar op reageren, des te hoger de

3. Hoe ondernemend ben je geweest om van doel naar resultaat te komen. In hoeverre zou je hier een