Tussentijdse raadsrapportage interim bevindingen 2022 gemeenteraad Leeuwarden dd 2 december

0I

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing

Gemeente Leeuwarden Raadsrapportage interim-bevindingen 2022 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 7 december 2022

Bron: https://www.opreismetco.nl/nederland/leeuwardenbezienswaardigheden/ /

1

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing

Inleiding Aan de raad van de gemeente Leeuwarden Postbus 21000 8900 JA Leeuwarden 7 december 2022 Referentie: <XXX> Geachte leden van de raad,

Graag presenteren we u hierbij onze tussentijdse raadsrapportage die voortkomt uit de controle van de jaarrekening van gemeente Leeuwarden over het boekjaar dat eindigt op 31 december 2022. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2022. Onze zienswijzen en bevindingen zijn openlijk en constructief besproken met de ambtelijke organisatie en de portefeuillehouder financiën. Op 7 december hebben wij rapportage toegelicht in de auditcommissievergadering.

Het rapport bestaat uit drie delen. Deel 1 geeft onze visie op uw interne beheersing en onze bevindingen. Deel 2 beschrijft de ontwikkelingen voor uw gemeente en uw status van voorbereiding op deze ontwikkelingen. Deel 3 blikt vooruit op de jaareindecontrole en behandelt de meest relevante aandachtsgebieden. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Wij zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.

Onze tussentijdse bevindingen zijn gebaseerd op onze werkzaamheden tot en met 7 november 2022. Indien er na deze datum nieuwe belangrijke bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag.

Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

drs. M.J.A. Koedijk RA RE partner PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Thomas R. Malthusstraat 5, 1066 JR Amsterdam, Postbus 90357, 1006 BJ Amsterdam T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is the brand under which PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (Chamber of Commerce 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (Chamber of Commerce 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (Chamber of Commerce 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (Chamber of Commerce 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (Chamber of Commerce 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (Chamber of Commerce 34180289) and other companies operate and provide services. These services are governed by General Terms and Conditions (‘algemene voorwaarden’), which include provisions regarding our liability. Purchases by these companies are governed by General Terms and Conditions of Purchase (‘algemene inkoopvoorwaarden’). At www.pwc.nl more detailed information on these companies is available, including these General Terms and Conditions and the General Terms and Conditions of Purchase, which have also been filed at the Amsterdam Chamber of Commerce.

2

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding

Onze kernboodschappen (1/3)

Onze kernboodschappen Ons beeld bij de interne beheersing Uw interne beheersing

Adequate mix van beheersmaatregelen om tot getrouwe jaarrekening te komen Leeuwarden heeft een mix aan beheersmaatregelen ingericht. Dit is een goede basis voor het opstellen van een getrouwe en rechtmatige jaarrekening. Dit blijkt ook uit de controles van de jaarrekening in de afgelopen jaren. We zien daarbij wel dat de afdeling financiën en de VIC-functie op onderdelen ‘reparatie’werkzaamheden uitvoeren (ter compensatie van aandachtspunten in de primaire processen) om tot een goede beheersing van het proces en verwerking in de jaarrekening te komen (inclusief adequate onderbouwing voor de accountantscontrole). Beheersmaatregelen worden stapsgewijs in de primaire processen opgenomen, advies om gemeentebreed een standpunt op de wijze van opvolging te bepalen In het primaire proces worden stapsgewijs verbeteringen aangebracht (o.a. nieuwe inkoopmodule en verbetering IT-beheersing). Uit onze controle blijken echter ook diverse bevindingen uit vorige jaren die nog niet zijn opgevolgd. Wij merken daarbij op dat het belangrijk is om een gezamenlijke visie te bepalen (en vast te leggen) over de opvolging van de punten (wel of niet opvolgen, welke compenserende beheersmaatregelen inrichten) en op basis hiervan gericht acties in te zetten.

Dit zorgt voor duidelijkheid, de acties kunnen meer gecoördineerd worden opgevolgd en daarmee zorgt dit ook voor een gekozen lijn richting verdere versteviging van de interne beheersing (o.a. richting het gewenste in-control statement). Bedrijfsvoering gaat volgende fase in Eind 2022 is de functie van directeur bedrijfsvoering ingevuld (via tijdelijke interne invulling). In de komende periode worden de rol en verantwoordelijkheden verder onderzocht en bepaald.

Er ligt daarbij een directieopdracht om te kijken hoe de bedrijfsvoering naar een hoger niveau kan worden gebracht (o.a. door mogelijke bundeling van taken). Ook het samenvoegen van de control-functie is hierbij een optie. In 2022 is de VIC-functie wel al gecentraliseerd. Het afbakenen en vastleggen van de taken/verantwoordelijkheden is van belang. Stijgende trend in de IT-volwassenheid De IT-volwassenheid neemt verder toe. De algemene IT-beheersmaatregelen zijn nu gedeeltelijk van voldoende niveau zijn om dit jaar een meer systeemgerichte aanpak te overwegen. Met name op het vlak van autorisatiebeheer heeft Leeuwarden nog stappen te zetten. Hiermee is de organisatie gestart. Op het vlak van cybersecurity zien wij nog aandachtspunten, zoals het aanbrengen van netwerksegmentatie en het minimaal jaarlijks uitvoeren van een penetratietest op voor de gemeente kritische systemen. Betreffende de continuïteit van uw gegevensverwerking raden wij aan om te waarborgen dat uitwijk- en herstelprocedures voor de meest kritische systemen minimaal jaarlijks worden getest. Duidelijkheid nodig over interne controle aanbestedingen, nog geen tussentijdse werkzaamheden verricht De interne controle op naleving van aanbestedingsrichtlijnen vraagt aandacht. Tot en met heden zijn er nog beperkt specifieke interne controles uitgevoerd (in aanvulling op de controles in het inkoopproces).

Daarom is er nog geen tussentijds beeld van eventuele nieuwe onrechtmatigheden. Er wordt intern gesproken tussen de 3 lijnen over hoe de interne controle hierop vormgegeven dient te worden (voor 2022 en structureel). Voor de jaarrekeningcontrole 2022 (maar straks ook de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023) een belangrijk thema dat vraagt om besluitvorming en actie op korte termijn.

2I

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing

Onze kernboodschappen (2/3) Aandachtspunten nieuw salarissysteem zijn bekend, actie nodig voor verdere structurele invulling en jaarrekeningcontrole 2022 Per 1 januari 2022 is een migratie doorgevoerd naar een nieuw salarissysteem. In 2022 wordt nog gewerkt aan het verder inrichten van het systeem. Dit is noodzakelijk om te komen tot een inrichting waaruit de juiste (management) informatie kan worden verkregen en interne controles adequaat zijn ingericht in het systeem. De verbeterpunten krijgen intern aandacht. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 dienen goede compenserende (interne) controles te worden uitgevoerd om de getrouwheid en rechtmatigheid van de salariskosten te kunnen aantonen. De organisatie zal hiertoe op korte termijn een plan opstellen en dit met ons afstemmen. Nog geen overkoepelende frauderisicoanalyse opgesteld Het onderwerp fraude wordt bij Leeuwarden meegenomen in het algemene risicomanagementproces en zijn onderdeel van specifieke interne controles. De organisatie is van mening dat hiermee voldoende zicht bestaat op eventuele frauderisico’s. We zien dat de geïdentificeerde frauderisico’s in de risicoanalyse van vrij algemeen niveau zijn en adviseren het college om toch een overkoepelende frauderisicoanalyse op te stellen. Dit helpt in het bewuster maken van college c.q.

organisatie over mogelijke risico’s, in het rapporteren over risico’s en de beheersing ervan in de paragraaf bedrijfsvoering (vanaf 2022 van belang) en het gericht uitvoeren van interne controles om risico’s te voorkomen.

Het sociaal domein is in beweging De interne beheersing van het sociaal domein was afgelopen jaar op orde. Wel is het sociaal domein flink in beweging. Zo is het M&O beleid voor de TOZO in 2022 geformaliseerd, loopt de aanbesteding voor de specialistische jeugdhulp en wordt gekeken naar een systeemgerichte controle op tarieven in het sociaal domein. Wij hebben aandacht gevraagd voor de toename van het aantal SiSaregelingen en de onduidelijkheden die nu bijvoorbeeld aan bestaan rondom de verwerking van de regelingen voor energietoeslag en opvang van Oekraïense vluchtelingen.

2II

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen

Onze kernboodschappen (3/3) Aandachtspunten jaarrekening 2022

•

Er worden komende maanden belangrijke besluiten genomen over de invulling van Middelsee fase 2 (als onderdeel van De Zuidlanden). Het stedenbouwkundig plan is al vastgesteld door het college en ligt nu ter inzage (besluitvorming raad naar verwachting in voorjaar 2023). Het is belangrijk om op basis van het BBV en de interne kaders rondom besluitvorming (wie moet besluiten over invulling grondexploitatie) de verwerking in de jaarrekening 2022 te bepalen. Wij vragen het college hier een expliciet standpunt in te nemen op basis van de BBV-vereisten.

•

De onzekerheden in de markt hebben ook gevolgen voor de grondexploitaties (rente, inflatie, ontwikkeling grondprijzen, omvang verkopen). Het is belangrijk de uitgangspunten voor de waardering van de grondexploitaties per 31 december 2022 goed te onderbouwen.

Uw interne beheersing Maatschappelijke onzekerheid en grote opgaven vragen aandacht Maatschappelijk bestaan op dit moment grote onzekerheden (o.a. hoge inflatie, hogere rente, hoge energielasten voor bedrijven en burgers). Gericht komt het college met een pakket aan maatregelen. Het is belangrijk voor de jaarrekeningcontrole dat het college een interne analyse opstelt over wat de gevolgen zijn van de huidige ontwikkelingen (bijv. voor waardering van vorderingen, deelnemingen, grondexploitaties e.d.). Daarnaast staat Leeuwarden aan de vooravond van een aantal grote opgaven (o.a. LeeuwardenOost, gebieds-ontwikkelingen). In de komende periode gaan wij het gesprek aan over de financiële verwerking voor de komende jaren. Wij vragen het college te analyseren of er al financiële gevolgen zijn voor de jaarrekening en deze nader uit te werken in een memo. Belangrijk jaar verwerking grondexploitaties De grondexploitaties (met name De Zuidlanden) zijn een belangrijk onderdeel van de jaarrekening (onderhanden werk). Het jaar 2022 kent daarbij belangrijke aandachtspunten voor de verwerking: •

Conform vorige jaren worden de grondexploitaties in het najaar geactualiseerd en door de Raad vastgesteld. Het is wederom belangrijk om voor de jaarrekening 2022 een update te verrichten hierop, waarbij de boekwaarde per 31 december 2022 wordt gehanteerd en belangrijke omvangrijke inhoudelijke gebeurtenissen nog financieel worden vertaald.

3

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen

Onze visie op uw interne beheersing (1/2)

Fraude en wet- en regelgeving

Gemeente Leeuwarden heeft de visie op control langs de lijnen van het ‘3lijnen’- model ingericht. Op deze en de volgende pagina’s zullen wij onze algemene observaties delen en onze waarnemingen nader toelichten.

Rechtmatigheidsverantwoording

Onze algemene observaties

Uw interne beheersing

Het controleproces

De organisatie van Leeuwarden heeft ambities. Er bestaat een wens om toe te bewegen naar meer bundeling en formalisering in de organisatie. Daarnaast bestaat de wens om over een paar jaar te komen tot een ‘in control statement’. Uit onze controle blijken de volgende algemene beelden: •

De mix van interne beheersmaatregelen is in de basis voldoende om tot een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te komen. We zien daarbij dat bevindingen in het primaire proces worden ondervangen door controles door financiën of door de VIC-functie.

•

In het kader van het gewenste in control statement wil de organisatie de beweging maken om beheersmaatregelen verder in de primaire processen te beleggen. Hiertoe is het belangrijk om geconstateerde bevindingen uit onze controle, maar ook uit verbijzonderde interne controles (inclusief ITaudit) te vertalen in beheersmaatregelen in de primaire processen, dan wel bewuste keuzes te maken dat compenserende maatregelen door financiën of VIC-functie moeten worden uitgevoerd. We merken in gesprekken met uw medewerkers dat de beelden over de opvolging van bevindingen in de organisatie soms uiteenlopen. Voorbeelden hierbij zijn de inrichting van controlemaatregelen op aanbestedingen en de wijze van opvolging van IT-bevindingen. Daarbij bestaat de indruk dat niet altijd duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de opvolging of dat gemaakte overwegingen over de opvolging niet voldoende gedeeld zijn.

Wij merken daarbij op dat het belangrijk is om een gezamenlijke visie te bepalen (en vast te leggen) over de opvolging van de punten (wel of niet opvolgen, welke compenserende beheersmaatregelen inrichten) en op basis hiervan gericht acties in te zetten. Dit zorgt voor duidelijkheid, de acties kunnen meer gecoördineerd worden opgevolgd en daarmee zorgt dit ook voor een gekozen lijn richting verdere versteviging van de interne beheersing (o.a. richting het gewenste in-control statement). •

Op onderdelen zien wij dat in de primaire processen positieve stappen worden gezet, onder andere door het implementeren van de nieuwe inkoop& bestelmodule en het gebruik van een facturatiemodule binnen de vastgoedadministratie. Ook is de inrichting van het nieuwe salarissysteem met controles onderhanden. Er staan echter nog wel diverse bevindingen uit voorgaande jaren open.

•

Nieuwe systemen bieden een basis om de stap te zetten naar een meer organisatiegerichte controle. We zien dat de organisatie deze ambitie heeft en wij willen hier graag op aansluiten (mits dit vaktechnisch kan en het ook efficiënt is). Wel gaat deze stap minder snel dan verwacht, onder andere doordat processen nog bevindingen bevatten of dat de IT-beheersing nog aandachtspunten kent. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de professionalisering van de IT-beheersmaatregelen van de verschillende applicaties en het identificeren van de aanwezige IT-afhankelijkheden. Hier heeft de organisatie aandacht voor.

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen

Onze visie op uw interne beheersing (2/2)

Uw interne beheersing

•

Voor 2022 richten wij ons samen op het verkrijgen en beoordelen van een ISAE3402-verklaring van Lost Lemon voor met name verwerking van declaraties in het sociaal domein. Met de organisatie gaan wij in gesprek over welke onderdelen c.q. processen in 2023 gereed zijn om een organisatiegerichte controle uit te voeren.

•

In 2022 is besloten om een directeur bedrijfsvoering aan te stellen. In het najaar is deze functie ingevuld (tijdelijk), waarbij de inhoud en verantwoordelijkheden in de komende periode verder worden verkend. Hierbij ligt er een directieopdracht om te kijken hoe de gemeentebrede bedrijfsvoering naar een hoger niveau kan worden gebracht. Er wordt o.a. in overleg met de domeinen gekeken welke bedrijfsvoeringstaken ook centraal gebundeld kunnen worden. Het centraliseren van de control-functie is hierbij ook één van de concrete denkrichtingen. Hierover zal naar verwachting in 2023 een besluit worden genomen. Mede door de nieuwe rol, in combinatie met mogelijke centralisatie van de controlfunctie en de gecentraliseerde VIC-functie, is het voor de organisatie belangrijk om de taken en bevoegdheden per functie goed af te bakenen en vast te leggen.

•

Er zijn wat personele wijzigingen geweest in de financiële kolom c.q. in de VIC-functie (uitdiensttredingen c.q. andere functie binnen de organisatie). Inmiddels worden veel functies weer ingevuld. Wel is het belangrijk voor de organisatie om in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 tijdig te kijken of alle belangrijke taken op een goede manier kunnen worden ingevuld. Dit omdat de werkdruk in de brede organisatie al hoog is.

Fraude en wet- en regelgeving

Rechtmatigheidsverantwoording Het controleproces

3I

3II

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving

Rechtmatigheidsverantwoording Het controleproces

Wat is het 3 lijnen-model? Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het 3 lijnen model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen: • In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. • In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals door het SSC of de controllers, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. • In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.

1e

lijn

2e

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Verbijzonderde interne controle

Afdelingen

SSC/Control/P&C-medewerkers

VIC-functie

Gemeente

• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen

• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten

• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen • Voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de eerste lijn

• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. • Adviseert over verbetering in de eerste en tweede lijn

PwC

• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces

• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT

• Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak

• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen

• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten

• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC

Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met verbijzonderde interne controle ondervangen wordt.

3III

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving

Rechtmatigheidsverantwoording Het controleproces

Status van interne beheersingsmaatregelen Het verbeteren van de interne beheersing in de primaire processen gaat stapsgewijs Tijdens voorgaande jaarrekeningcontroles hebben wij door besprekingen met medewerkers van gemeente Leeuwarden en door kennis te nemen van de uitgevoerde lijncontroles van de VIC-functie inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van de processen en de interne beheersmaatregelen in de primaire processen (de 1e lijn in het lijnenmodel). De uitkomsten van deze werkzaamheden zijn, onder andere in onze 30-dagen scan en rapportages interim-bevindingen, gedeeld. Onderdeel van deze rapportages is een overzicht met geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing. De afgelopen periode hebben wij door het voeren van gesprekken met uw organisatie en het kennisnemen van de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC-functie (3e lijn) inzicht verkregen in de wijzigingen in de processen en in hoeverre de geconstateerde tekortkomingen zijn opgevolgd.

Naar onze mening zou het helpen om als organisatie te kijken hoe met bepaalde quick wins al diverse bevindingen opgelost kunnen worden, dan wel door te benoemen welke bevindingen op dit moment geaccepteerd worden en bewust in de 2e en 3e lijn afgedekt worden. Het mooiste is om maatregelen direct structureel in systemen te integreren, maar indien dit niet lukt zijn er ook alternatieve controles in het primaire proces mogelijk.

Ongewijzigd; 9

Een aantal tekortkomingen is opgevolgd of is onderhanden. Het figuur hiernaast geeft een samenvatting van de opvolging van de bevindingen van het voorgaande jaar. Er zijn daarentegen ook tekortkomingen die door de organisatie niet zijn opgevolgd. Dit wordt bijvoorbeeld veroorzaakt doordat dit complexe wijzigingen in uw IT-omgeving vraagt en dat grotere aanpassingen vaak een lange doorlooptijd kennen. Dit zien wij bijvoorbeeld terug bij de migratie naar het nieuwe salarispakket AFAS, dat in 2022 is geïmplementeerd. De verdere inrichting van het systeem en daarbij horende verdere beheersmaatregelen krijgen aandacht in uw organisatie.

Onderhanden; 12

Nieuw; 1

Opgevolgd; 4

In algemene zin zien we bij diverse processen dat deze in de basis goed zijn ingericht, maar dat er op belangrijke details nog enkele aandachtspunten zijn.

Bewust geen actie; 2 Onderhanden

Vervallen

Bewust geen actie

Vervallen; 3

Opgevolgd

Nieuw

Ongewijzigd

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

4

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing

Fraude, omkoping en corruptie en het niet naleven van wet- en regelgeving

Fraude en wet- en regelgeving

Onze controleverklaring wordt uitgebreider op het aspect van fraude

Rechtmatigheidsverantwoording

Ten aanzien van fraude zullen wij vanaf 2022 op basis van een aangepaste standaard in onze controleverklaring rapporteren over de risico-inschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude. Daarvoor zullen wij het fraudepreventieprogramma van de Gemeente Leeuwarden onderzoeken. Daarbij is het belangrijk dat de gemeente Leeuwarden in de paragraaf bedrijfsvoering een uiteenzetting geeft van de eigen frauderisicoanalyse en de uitgevoerde werkzaamheden ten behoeve van de beheersing van deze risico’s. In onze verklaring zullen wij hier ook naar verwijzen.

Het controleproces

De organisatie is bezig met het updaten van het M&O beleid en op 12 oktober 2022 is de nieuwe kadernota risicomanagement vastgesteld door de raad. Voor het opstellen van een frauderisicoanalyse is door gemeente Leeuwarden gekozen voor een integrale benadering van risicomanagement waarvan fraude een onderdeel is, de risicoanalyse en rapportage specifiek gericht op fraude valt binnen het reguliere proces. Wij hebben kennisgenomen van de door het college c.q. organisatie geïdentificeerde risico’s op het gebied van fraude en M&O. Hierbij hebben wij vastgesteld dat de geïdentificeerde risico’s specifieker kunnen worden gemaakt. Dit helpt ook in het gesprek in de organisatie over bewustwording, de beheersmaatregelen die de organisatie wil c.q. moet treffen en wat het effect is op de (verbijzonderde) interne controles. Ondanks dat de organisatie de keuze heeft gemaakt om dit voorlopig nog niet op te pakken, adviseren wij om toch een gemeentebrede frauderisicoanalyse op te stellen, met daarbij specifieke thema’s, risico’s en het betrekken van actualiteiten (bijv. landelijke concrete voorbeelden van fraudecasussen uit de praktijk). En daarnaast het minimaal jaarlijks actualiseren van de risicoanalyse. Tijdens onze tussentijdse controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.

5

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving

Rechtmatigheidsverantwoording Het controleproces

Rechtmatigheidsverantwoording heeft aandacht College dient rechtmatigheidsverantwoording op te stellen vanaf boekjaar 2023 Vanaf boekjaar 2023 moet het college de rechtmatigheidsverantwoording over de jaarrekening afgeven. De afgelopen jaren is naar deze nieuwe situatie toegewerkt door de organisatie. Zo is er geïnvesteerd in het uitvoeren van verbijzonderde interne controles op diverse belangrijke processen en is ook een visie ontwikkeld richting een in control statement in de komende jaren. Daarbij is er in de organisatie gewerkt aan bewustwording over het thema rechtmatigheid en worden processen integraal uitgewerkt c.q. beschreven in het systeem Engage. In 2022 wordt daarbij gewerkt aan het actualiseren van het M&O beleid. In 2021 is reeds proefgedraaid met de rechtmatigheidsverantwoording op een aantal onderdelen. Verdere aandachtspunten zijn o.a.: •

•

Het verder inrichten van controles in het primaire proces om uiteindelijk hiermee eerder in het proces eventuele onrechtmatigheden te constateren (in plaats van achteraf met verbijzonderde interne controles). Voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 dienen nog diverse zaken door de raad te worden vastgesteld (zie ook hiernaast). Dit wordt opgepakt als hier landelijk ook goede voorbeelden van aanwezig zijn (o.a. financiële verordening)

•

Zorgen voor een goede uitvraag gedurende het jaar aan alle managers/directeuren naar eventuele onrechtmatigheden (inclusief bijhouden van registratie)

•

Het zorgen voor duidelijke kaders voor begrotingsrechtmatigheid tussen Raad en college.

Voor 2022 is ons advies aan het college om over de uitkomsten van de werkzaamheden op rechtmatigheid te reflecteren in de paragraaf bedrijfsvoering (conclusies, leerpunten en actiepunten).

Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden

Heeft het college reeds afspraken gemaakt over deze onderwerpen: Ja

Onderhanden

De verantwoordingsgrens voor 2023 is bepaald op basis van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves



De verantwoordingsgrens voor 2023 is vastgesteld door de Raad



Het normenkader 2023 is onder handen of datum vaststelling door de Raad is gepland



De financiële verordening is herzien indien er staat dat de accountant de rechtmatigheid toetst



De financiële verordening bevat op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden



Het college en de Raad hebben overeenstemming inzake de mate van detail in de paragraaf Bedrijfsvoering



Het interne controleplan van de Raad bevat een scoping van de processen en balansposten, risicoanalyses per proces en post en controleaanpak



Vastgesteld door de Raad

Rapportage interim-bevindingen gemeente Leeuwarden CONCEPT

Inleiding Onze kernboodschappen Uw interne beheersing Fraude en wet- en regelgeving

Rechtmatigheidsverantwoording Het controleproces

Het controleproces en voorbereidingen voor de eindejaarscontrole Wij vinden het belangrijk om onze bevindingen te delen en het samenwerkingsproces periodiek te evalueren om zodoende constructief samen te werken en aan uw behoeften te voldoen. Een samenvatting van ons plan van aanpak voor de jaarrekeningcontrole 2022 is eerder al met u gedeeld door middel van het controleplan 2022. Dit plan van aanpak hebben wij in de afgelopen periode verder uitgewerkt door bijvoorbeeld het tijdspad van de tussentijdse controlewerkzaamheden af te spreken. Onze samenwerking loopt over het algemeen goed Wij zijn in de basis tevreden over onze samenwerking met uw organisatie. Wij ervaren het als prettig dat belangrijke onderwerpen en thema’s vroegtijdig op de agenda komen (bijvoorbeeld het effect van circulair bouwen op de financiële verordening). Samen met de organisatie gaan wij kijken in hoeverre en op welke wijze het proces omtrent de jaarrekeningcontrole compacter kan worden gemaakt. Daarnaast hebben er aan beide zijden wisselingen binnen de personeelsbezetting plaatsgevonden in het afgelopen jaar. Het is belangrijk dat wij intensief contact houden en gezamenlijk vooruit blijven kijken. Hierbij is het met name belangrijk om de goede zaken van afgelopen jaren in stand te houden en met betrekking tot overige zaken tijdig in overleg te gaan.

Belangrijk aandachtspunt in de afgelopen periode (en gericht op komend jaar) is de onderlinge afstemming en communicatie rondom de zomerperiode/periode opstellen begroting. Wij zien dat de afgesproken data in die periode niet altijd goed worden gehaald qua oplevering. Graag betrekken we dit in de bespreking over het tijdspad van de jaarrekeningcontrole.

Over het algemeen weet ons team het juiste aanspreekpunt in uw organisatie te vinden en andersom weet uw organisatie het team van PwC goed te vinden. Hierdoor worden grote verrassingen en/of miscommunicatie voorkomen.

6