Rekenkamerrapport Grip op Subsidieverlening

Figuur 1 | Ervaringen subsidieaanvragers

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

24

3.2.3 Subsidieaanvragers over het verleningsproces Bij 172 van de ondervraagde subsidieaanvragers is de gehele aangevraagde subsidie verleend. Bij 11 subsidieaanvragers is een deel van de subsidie verleend. Bij 13 subsidieaanvragers is de aanvraag afgewezen. De andere 9 subsidieaanvragers hebben geen antwoord gegeven, bijvoorbeeld omdat de aanvraag nog niet is afgehandeld. De gemeente Leeuwarden beslist in 12% van de gevallen niet binnen 8 weken en informeert lang niet altijd tijdig over het uitstel 24 van de 196 subsidieaanvragers geven aan dat de gemeente niet binnen 8 weken besloot over hun subsidieaanvraag, wat meestal betekent dat de gemeente niet tijdig besloten had over hun subsidie. Hierbij geeft 11% van de subsidieaanvragers van kleine subsidies aan dat de gemeente niet binnen 8 weken besloot en 18% van de subsidieaanvragers van grote subsidies. Van deze 24 subsidieaanvragers geven 17 subsidieaanvragers aan dat zij niet (10) of niet tijdig (7) geïnformeerd waren over de vertraging. Subsidieaanvragers zijn zeer tevreden over de verleningsbeschikking en de uitbetalingstermijnen De subsidieaanvragers aan wie de subsidie (deels) is verleend zijn het bijna unaniem (97%) eens met de stellingen dat de beschikking duidelijk is en dat de subsidie binnen de afgesproken termijn is uitbetaald.

De helft van de subsidieaanvragers van wie de aanvraag is afgewezen, is ontevreden over de beschikking Zes van de dertien subsidieaanvragers geven aan dat in de beschikking niet duidelijk genoeg wordt gemaakt waarom hun aanvraag is afgewezen. Zeven subsidieaanvragers geven een toelichting op de afwijzing van hun subsidieaanvraag. Twee subsidieaanvragers waren te laat met hun aanvraag; een van hen vindt dat de gemeente Leeuwarden flexibeler om moet gaan met termijnen, omdat het werk door vrijwilligers wordt uitgevoerd. Eén subsidieaanvrager is het niet eens met de inhoud van de afwijzing. In één geval duurde de behandeling van de aanvraag zo lang dat de subsidieaanvrager de aanschaf inmiddels al had gedaan, waardoor de subsidie werd afgewezen. Eén subsidieaanvrager zet vraagtekens bij de juistheid van de motivering in de brief. Eén subsidieaanvrager had door eerder contact met medewerkers andere verwachtingen en was verbaasd dat de subsidie niet werd toegekend. Eén subsidieaanvrager was ontevreden omdat telefonisch een toezegging zou zijn gedaan, maar de subsidie later toch werd afgewezen omdat de werkzaamheden al waren gestart vóór de formele aanvraag.

3.2.4 Subsidieaanvragers over het vaststellingsproces Voor ruim een kwart van de subsidieaanvragers van kleine subsidies is het vooraf niet duidelijk hoe het verantwoordingsproces eruitziet Van de groep die enkel kleine subsidies heeft aangevraagd, moesten 15 subsidieaanvragers (9%) de subsidie achteraf toch verantwoorden. Voor een meerderheid van de subsidieaanvragers van enkel kleine subsidies was het duidelijk (56%) of zeer duidelijk (16%) dat de subsidie achteraf niet verantwoord hoefde te worden. Voor ruim een kwart (28%) was dat niet duidelijk. Subsidieaanvragers die zichzelf ervaren noemen vinden het proces rondom de verantwoording duidelijker dan de meer onervaren aanvragers. 91% van de subsidieaanvragers van kleine subsidies vindt het (zeer) redelijk dat de bewijzen vijf jaar bewaard moeten worden.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

25

Niet alle subsidieaanvragers van grote subsidies weten hoe de subsidie verantwoord moet worden Voor de groep die (ook) grote subsidies heeft aangevraagd was het voor 24 van de 28 duidelijk of zeer duidelijk dat de subsidie achteraf verantwoord moest worden, maar voor 4 subsidieaanvragers van grote subsidies (14%) dus niet. Voor dezelfde vier subsidieaanvragers was het ook niet duidelijk welke stukken aangeleverd moesten worden voor de verantwoording en aan welke eisen deze stukken moesten voldoen. Dat laatste geldt overigens ook voor een subsidieaanvrager die wel wist dat de subsidie verantwoord moest worden. In totaal hebben 21 subsidieaanvragers van een grote subsidie hebben een uitspraak gedaan over de uiteindelijke vaststelling. Van deze groep waren 20 subsidieaanvragers het eens met de uiteindelijke vaststelling. Zie ook figuur 2. Figuur 2 | Ervaringen met verlening en vaststelling subsidies

3.2.5 Subsidieaanvragers over subsidieverlening in het algemeen Subsidieaanvragers zijn zeer tevreden over het persoonlijk contact met de medewerkers van de gemeente Leeuwarden Een meerderheid van de subsidieaanvragers (83%) heeft contact gehad met een medewerker van de gemeente Leeuwarden. Hiervan is de overgrote meerderheid tevreden (45%) of zelfs zeer tevreden (48%) over dit contact. In totaal hebben 49 subsidieaanvragers (10 ontevreden en 39 tevreden) hun antwoord toegelicht.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

26

De antwoorden van de tevreden subsidieaanvragers over het contact met medewerkers van de gemeente Leeuwarden zijn samen te vatten in drie positieve waarderingen: medewerkers denken mee, leggen uit en zijn prettig in de omgang. Van de 39 tevreden aanvragers die een toelichting geven, noemen acht dat medewerkers meedenken over de subsidieaanvraag en helpen bij het verbeteren of aanvullen ervan. Zeven subsidieaanvragers beschrijven dat medewerkers uitleg geven over de regeling of de voorwaarden verduidelijken. Vijftien subsidieaanvragers benadrukken de manier van contact en omschrijven medewerkers als vriendelijk, betrokken of prettig in de omgang. Zoals een respondent schrijft: “Ik belde over de status van een aanvraag en werd heel vriendelijk te woord gestaan, kreeg extra uitleg en antwoord op alle vragen. Daardoor voelde het heel toegankelijk en makkelijk om contact te zoeken waar nodig.” Negen toelichtingen van tevreden subsidieaanvragers gaan niet direct over het contact zelf, maar over omstandigheden rond de subsidieaanvraag en plaatsen daarbij kritische kanttekeningen. Subsidieaanvragers noemen bijvoorbeeld wisselingen van contactpersonen, problemen met de telefonische bereikbaarheid, interne processen binnen de gemeente die tijd kosten of situaties waarin een aanvraag moest worden aangepast omdat formulieren of procedures niet direct duidelijk waren.

Van de ontevreden subsidieaanvragers geven twee aan dat telefonisch contact moeilijk tot stand kwam of dat het lastig was om medewerkers te bereiken. Twee geven aan dat zij na een vraag naar de stand van zaken lange tijd geen reactie kregen. Eén subsidieaanvrager is van mening dat een wijziging in de aanvraag niet adequaat werd opgepakt. Eén subsidieaanvrager geeft aan dat een subsidie telefonisch leek te worden toegekend, maar later alsnog werd afgewezen. Eén subsidieaanvrager noemt dat verschillende medewerkers contact opnamen over hetzelfde formulier. De twee zeer ontevreden subsidieaanvragers geven aan dat medewerkers sceptisch of moeilijk bereikbaar waren en dat zij in eerdere jaren herhaaldelijk werden doorverwezen zonder duidelijke informatie over subsidiemogelijkheden. Subsidieaanvragers voelen zich over het algemeen een gelijkwaardige partner van de gemeente Leeuwarden als subsidieverstrekker, maar nuanceren het begrip ‘gelijkwaardig’ Op de vraag ‘Heeft u het gevoel dat u als subsidieaanvrager en de gemeente Leeuwarden als subsidieverstrekker met de inrichting van het huidige subsidieproces gelijkwaardige partners zijn van elkaar?’ antwoordt 23% ‘ja, zeker’, 59% ‘ja, over het algemeen wel’, 15% ‘nee, niet helemaal’ en 3% ‘nee, totaal niet’. 42 subsidieaanvragers hebben hierbij een toelichting geschreven.

De helft van de toelichtingen is geschreven door subsidieaanvragers die de subsidierelatie als gelijkwaardig beschouwen. Zij schrijven vooral over het gelijkwaardige contact dat zij ervaren met de medewerkers van de gemeente Leeuwarden. Zij waarderen het contact met medewerkers als prettig, duidelijk en laagdrempelig en ervaren ruimte voor overleg, vertrouwen en samenwerking. Ook geven zij aan dat medewerkers meedenken bij vragen of problemen en flexibel omgaan met situaties in het subsidieproces. Vier tevreden subsidieaanvragers plaatsen wel een nuance bij het begrip gelijkwaardigheid. Zij geven aan dat volledige gelijkwaardigheid niet mogelijk is omdat de gemeente uiteindelijk beslist over de subsidie en aanvragers afhankelijk zijn van deze besluitvorming. Zoals een aanvrager schrijft: “Geheel gelijkwaardig kun je natuurlijk niet van elkaar zijn want zij verstrekken het en wij ontvangen het; wij zijn dus altijd van hun eisen afhankelijk.” Zie ook figuur 3.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

27

De subsidieaanvragers die de relatie niet als gelijkwaardig beschouwen, benadrukken deze afhankelijkheidsrelatie sterker. Zij geven aan dat de gemeente de regels en kaders bepaalt en uiteindelijk beslist over toekenning van subsidie. Daardoor ervaren zij een verschil in positie tussen vrager en verstrekker. Zoals een respondent schrijft: “De vrager heeft altijd minder macht en zeggenschap dan de gever.” Naast deze principiële reden noemen de kritische subsidieaanvragers ook meer praktische aspecten van het subsidieproces waardoor zij het proces als ongelijkwaardig ervaren. Zij wijzen op de administratieve lasten van het subsidieproces, de complexiteit van digitale systemen voor kleine organisaties of vrijwilligers en de onduidelijkheid over hoe beslissingen tot stand komen. Ook noemen enkele subsidieaanvragers dat de voorwaarden en beoordeling van subsidie vooral door de gemeente worden bepaald, waardoor subsidieaanvragers zich moeten aanpassen aan deze kaders. In de toelichtingen wordt gelijkwaardigheid dus vooral verbonden aan het persoonlijke contact met medewerkers, terwijl verschillen in positie vooral worden genoemd in relatie tot de regels, besluitvorming en inrichting van het subsidieproces. Figuur 3 | Ervaringen van subsidieaanvragers

Subsidieaanvragers zijn tevreden over de doorlooptijden (zie ook figuur 4). De meeste subsidieaanvragers (meer dan 90%) zijn tevreden of zeer tevreden over de doorlooptijden van de verschillende fasen van subsidieverlening. In totaal hebben 96 subsidieaanvragers een antwoord geschreven bij de vraag: “Wat is de impact van deze doorlooptijden op uw organisatie of activiteit?” Van deze toelichtingen bevatten 77 reacties

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

28

een of meerdere opmerkingen over de impact van de doorlooptijden.11 34 subsidieaanvragers geven aan dat de doorlooptijd geen of weinig impact heeft. 19 subsidieaanvragers beschrijven een positieve impact en 31 subsidieaanvragers beschrijven (ook) dat er een negatieve impact is van de doorlooptijden op hun organisatie of activiteit. De positieve toelichtingen gaan over dat het proces snel verliep, dat de doorlooptijd goed aansluit bij de activiteiten of dat subsidieaanvragers snel duidelijkheid kregen over de toekenning van subsidie. Sommige subsidieaanvragers schrijven dat de subsidie snel werd toegekend of dat de termijn van acht weken goed werkt, waardoor zij hun activiteiten konden voortzetten of andere subsidies konden aanvragen. Ook noemen enkele subsidieaanvragers dat de doorlooptijd stabiliteit geeft of dat het proces soepel verliep. 34 subsidieaanvragers geven aan dat de doorlooptijd geen of weinig impact heeft op hun organisatie of activiteit. Zij schrijven bijvoorbeeld dat de termijnen bekend zijn, dat zij hun planning hierop aanpassen of dat zij rekening houden met de tijd die nodig is voor beoordeling en uitbetaling. Verschillende subsidieaanvragers geven aan dat zij subsidies tijdig aanvragen en hun activiteiten hierop afstemmen. Ook noemen subsidieaanvragers dat zij gewend zijn aan de gehanteerde termijnen.

In meerdere reacties wordt benadrukt dat de voorspelbaarheid van de termijn belangrijk is. Subsidieaanvragers geven aan dat zij hun activiteiten, begroting of subsidieaanvragen kunnen afstemmen op de bekende doorlooptijd en daardoor weinig hinder ervaren. Wanneer subsidieaanvragers wel impact beschrijven (31), gaat het vooral om planning, onzekerheid en in mindere mate om financiële gevolgen. 16 subsidieaanvragers geven aan dat de doorlooptijd gevolgen heeft voor de planning van activiteiten. Zij schrijven bijvoorbeeld dat activiteiten of voorbereidingen nog niet kunnen worden ingepland zolang nog niet duidelijk is wanneer subsidie wordt toegekend, dat activiteiten moeten worden uitgesteld wanneer de toekenning later komt, of dat de termijn van aanvragen en toekenning lastig aansluit op de planning van organisaties, bijvoorbeeld bij evenementen of bij de voorbereiding van het nieuwe jaar. 12 subsidieaanvragers beschrijven onzekerheid zolang nog geen besluit is genomen over de subsidie. Zij geven bijvoorbeeld aan dat zij moeten afwachten of een evenement kan doorgaan, dat nog niet duidelijk is of een project kan starten of dat zij niet weten of de begroting rondkomt.

Ook geven enkele subsidieaanvragers aan dat deze onzekerheid ontstaat doordat aanvragen pas laat kunnen worden ingediend, doordat procedures langer duren of doordat tijdens het aanvraagproces veranderingen optreden. 8 subsidieaanvragers beschrijven financiële gevolgen van de doorlooptijden. Zij geven bijvoorbeeld aan dat kosten eerst zelf moeten worden betaald en dat organisaties moeten wachten op uitbetaling of terugbetaling van subsidie. Ook noemen enkele subsidieaanvragers dat lange doorlooptijden kunnen leiden tot liquiditeitsproblemen of dat het moment van uitbetaling lastig kan zijn voor de organisatie. De kosten voor een subsidieaanvraag zijn laag, maar het vraagt wel een tijdsinvestering. De investering weegt op tegen het subsidiebedrag Subsidieaanvragers zijn over het algemeen positief (90%) over de verhouding tussen de tijd en kosten die zij moeten maken voor de subsidieaanvraag ten opzichte van het bedrag dat zij ontvangen. 50 subsidieaanvragers hebben hierbij een toelichting geschreven. Hieruit blijkt dat er weinig financiële kosten gemaakt worden voor een subsidieaanvraag: de aanvraag is vrijwilligerswerk, er worden geen arbeidskosten gerekend en er is geen externe 11

19 reacties bevatten andere opmerkingen over het subsidieproces en gaan niet over de doorlooptijd

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

29

ondersteuning nodig. De tijdsinvestering verschilt sterk tussen aanvragers. Sommige subsidieaanvragers geven aan dat de aanvraag weinig tijd kost, het proces overzichtelijk is en ervaring met eerdere aanvragen het invullen sneller maakt. Andere subsidieaanvragers geven juist aan dat het opstellen van een aanvraag veel tijd kost, professionele ondersteuning nodig kan zijn en dat het digitale systeem of de verantwoording complex is. Voor kleinere subsidies voelt de inspanning soms relatief groot. Subsidieaanvragers noemen daarbij de uitgebreide verantwoording voor kleine bedragen, presentaties of uitgebreide aanvragen en digitale procedures die ingewikkeld zijn voor vrijwilligersorganisaties. Al met al wordt de subsidie meestal belangrijk genoeg gevonden om de moeite te rechtvaardigen. De subsidie maakt projecten mogelijk en trekt andere fondsen aan. Organisaties kunnen zonder subsidie niet functioneren. Ongeveer 90% is tevreden over de samenwerking met de gemeente Leeuwarden als subsidieverstrekker, een groep van 10% is ontevreden De meeste subsidieaanvragers zijn positief over de samenwerking met de gemeente. 91% van de subsidieaanvragers voelt zich door de gemeente Leeuwarden gehoord (88%), 89% gesteund in wat zij willen bereiken, 90% ervaart vertrouwen van de gemeente als subsidieverstrekker en 93% heeft zelf vertrouwen in de gemeente Leeuwarden als subsidieverstrekker.

In totaal hebben 43 subsidieaanvragers hun antwoord op deze stellingen toegelicht. Subsidieaanvragers die positief zijn over de samenwerking, verwijzen in hun toelichting vaak naar het contact met medewerkers van de gemeente. Zij schrijven wederom dat medewerkers bereikbaar zijn, meedenken bij vragen of problemen en initiatieven serieus nemen. Ook wordt genoemd dat de gemeente initiatieven ondersteunt die bijdragen aan culturele activiteiten, sociale initiatieven of projecten in de stad. Enkele tevreden subsidieaanvragers schrijven desondanks dat het subsidiebedrag laag is, het digitale systeem lastig te gebruiken is en dat de verantwoording als wantrouwen aanvoelt. Een kleinere groep subsidieaanvragers is minder positief over deze stellingen. In hun toelichtingen geven zij bijvoorbeeld aan dat zij zich niet gehoord voelen wanneer een aanvraag wordt afgewezen of wanneer zij het gevoel hebben dat plannen of argumenten onvoldoende worden meegewogen. Ook noemen sommige aanvragers dat onduidelijk is hoe beoordelingen tot stand komen of dat procedures en digitale systemen het contact met de gemeente afstandelijk maken. Net als bij eerdere vragen in de enquête gaat het bij ontevredenheid vaak om opmerkingen over de inrichting van het subsidieproces, terwijl het persoonlijke contact met medewerkers in veel reacties juist positief wordt beschreven.

Subsidieverlening is belangrijk voor de Leeuwarder organisaties en digitaal aanvragen heeft ook een keerzijde 69 subsidieaanvragers hebben aan het einde van de enquête gebruikgemaakt van de mogelijkheid om nog een opmerking te plaatsen. In deze reacties komen drie hoofdthema’s naar voren. Ten eerste spreken verschillende subsidieaanvragers waardering uit voor de subsidie en het subsidiebeleid van de gemeente. Zij geven aan dat de subsidie belangrijk is voor hun activiteiten en dat projecten zonder deze steun niet mogelijk zouden zijn. Ook wordt genoemd dat subsidies bijdragen aan culturele initiatieven, sociale activiteiten en de ontwikkeling van kinderen en jongeren in de gemeente. Een tweede thema betreft het

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

30

digitale subsidieportaal. Subsidieaanvragers noemen onder meer dat beschikkingen in het portaal lastig te vinden zijn, dat het aanleveren van aanvullende documenten omslachtig kan zijn en dat formulieren niet altijd goed functioneren. Ook geven meerdere subsidieaanvragers aan dat aanvragen via het portaal onpersoonlijker aanvoelt dan eerdere manieren van aanvragen. Daarnaast wijzen verschillende subsidieaanvragers op de kosten en complexiteit van eHerkenning, die voor kleine organisaties en vrijwilligersverenigingen relatief zwaar kunnen zijn. In meerdere reacties wordt daarnaast een wens uitgesproken voor meer persoonlijk contact met de gemeente, bijvoorbeeld via een vaste contactpersoon of direct contact bij vragen of bij een besluit over een aanvraag. Tot slot plaatsen enkele subsidieaanvragers opmerkingen bij de hoogte of vorm van subsidies. Zij noemen bijvoorbeeld dat subsidiebedragen relatief klein zijn, dat subsidiepotjes snel uitgeput zijn of dat structurele ondersteuning voor bepaalde activiteiten of sectoren ontbreekt.

In de reacties worden ook verschillende concrete verbeterpunten genoemd, zoals het eenvoudiger en duidelijker maken van het subsidieportaal, het beter vindbaar maken van subsidieregelingen, duidelijkere informatie over voorwaarden en aanvraagmomenten, sneller contact met subsidieaanvragers bij een besluit en een snellere afhandeling van kleine subsidies. Figuur 4 | Ervaringen van subsidieaanvragers met doorlooptijden en besteding tijd en kosten

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

31

4

Op welke manier wordt subsidieverlening geëvalueerd?

In dit hoofdstuk wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre het subsidieverleningsproces wordt geëvalueerd, waarbij specifiek gekeken wordt naar de rol van de gemeenteraad. Hierbij staat de volgende onderzoeksvraag centraal:

Op welke manier wordt subsidieverlening geëvalueerd?

Deze onderzoeksvraag is opgesplitst in de volgende onderdelen: a. Op welke manier vindt de ambtelijke evaluatie van subsidieverlening plaats? b. Welke rol speelt de gemeenteraad in het evalueren van subsidieverlening en individuele subsidierelaties? c. In hoeverre is de huidige informatievoorziening voldoende om de gemeenteraad inzicht te geven in de werking van gemeentelijke subsidieverlening? d. Welke rol ziet de gemeenteraad voor zichzelf rond de evaluatie van subsidieverlening en individuele subsidierelaties?

Voor het beantwoorden van deze onderzoeksvraag is onder andere gebruikgemaakt van een enquête over subsidieverlening die in 2025 ingevuld is door 14 van de 39 raadsleden in Leeuwarden.

4.1 Op welke manier vindt de ambtelijke evaluatie van subsidieverlening plaats? Subsidieverlening als instrument wordt op verschillende manieren geëvalueerd. Deze evaluaties hebben verschillende aanleidingen en verschillende doelstellingen, maar richten zich altijd op een gedeelte van de subsidieverlening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de rechtmatigheid van de subsidieverlening of als onderdeel van van de evaluatie van breder beleid. Vernieuwing van de ASV Voorafgaand de introductie van de huidige ASV is de destijds geldende ASV geëvalueerd. Hierbij zijn alle ambtelijke partijen binnen de subsidieverleningsketen betrokken. Deze evaluatie had als doel om, met de actualisatie van de ASV, te identificeren welke verbeteringen vanuit het ambtelijk perspectief aan de destijds geldende ASV mogelijk waren. Aanpassingen van subsidieregelingen De verschillende subsidieregelingen worden met regelmaat geëvalueerd, aangepast en vernieuwd. Deze vernieuwingen hebben diverse oorzaken die onder andere politiek, beleidsmatig, juridisch of financieel kunnen zijn.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

32

Interne beheersing Daarnaast worden er in het kader van interne beheersing van subsidieverstrekking periodiek controles uitgevoerd door externe accounts. Dit resulteert in een zogeheten controlememorandum. Dit is onderdeel van de audit die uitgevoerd wordt van subsidieverlening, bijvoorbeeld op het gebied IT. Het door de rekenkamer laatst ontvangen controlememorandum stamt uit 2024.12 Integrale evaluatie van subsidieverlening Geïnterviewde ambtenaren geven aan dat integrale evaluatie van subsidieverlening als instrument ontbreekt. Er zijn geen structurele momenten waarop binnen de gehele subsidieverlening keten geëvalueerd of teruggekoppeld wordt over de gang van zaken in het proces. Evaluatie gebeurt wel, maar is over het algemeen informeel tussen verschillende actoren in het proces.

4.2 Welke rol speelt de gemeenteraad in het evalueren van subsidieverlening en individuele subsidierelaties? Formele rol van de gemeenteraad De gemeenteraad heeft vanuit zijn controlerende en kaderstellende functie een belangrijke rol in de evaluatie van subsidieverlening. De gemeenteraad stelt de ASV vast en bepaalt daarmee de kaders waarbinnen subsidieverlening kan plaatsvinden. Daarnaast heeft de gemeenteraad een controlerende en toezichthoudende functie bij het vaststellen van jaarstukken, zoals de jaarrekening. Vanuit deze rol kan de gemeenteraad knelpunten of beleidsvraagstukken constateren en het college oproepen om hierop te sturen. Vanuit de controlerende en kaderstellende functie bepaalt de gemeenteraad direct en indirect de mogelijkheden voor beleidsevaluatie. De gemeenteraad doet dit indirect door criteria en doelstellingen te formuleren waarbinnen beleidsevaluatie en monitoring kan plaatsvinden. De gemeenteraad doet dit direct door op te roepen tot evaluatie of door termijnen vast te leggen waarna beleid opnieuw geëvalueerd moet worden.

Ander rekenkameronderzoek Uit ander lokaal rekenkameronderzoek blijkt dat evaluaties van zowel subsidieverlening als individuele subsidierelaties vaak niet structureel plaatsvinden en dat gemeenteraden zelf ook weinig gebruikmaken van (het oproepen tot) evaluaties om sturing mogelijk te maken.13 Wanneer er geëvalueerd wordt, gebeurt dit vaak als onderdeel van een bredere politieke discussie of onder financiële druk. Andere onderzoeken stellen dat dit onder andere het gevolg is van onduidelijk gestelde doelstellingen en een vanuit de gemeenteraad onduidelijke behoefte rondom informatievoorziening. In verschillende gemeenten constateren rekenkamers dat jaarlijkse subsidies vaak automatisch worden voortgezet, zonder inhoudelijke herbeoordeling van de de resultaten of in hoeverre deze resultaten bijdragen aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen.14 Gemeenteraden ontvangen vooral een financiële verantwoording, waarbij vooral gekeken wordt of het geld middels wet- en regelgeving is besteed en of dit binnen de gestelde budgettaire kaders is gebleven. Hoe deze subsidierelaties bijdragen aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen ontbreekt hierbij vaak. 12

Het controlememorandum 2025 is hoogst waarschijnlijk al afgerond maar is niet meegenomen in dit onderzoek. Zie o.a. onderzoek subsidiebeleid Arnhem 2025, onderzoek subsidiebeleid Zoetermeer 2021. 14 Zie o.a. onderzoek subsidiebeleid Arnhem 2025, onderzoek evaluatie Leiden-Leiderdorp 2023. 13

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

33

Betrokkenheid van de raad Uit ons onderzoek blijkt dat een overgrote meerderheid (86%) van de ondervraagde raadsleden zich onvoldoende betrokken voelt bij de evaluatie van subsidieverlening. Een kleinere meerderheid (57%) voelt zich ook onvoldoende betrokken bij de formulering van nieuw beleid rondom subsidieverlening, bijvoorbeeld bij het vernieuwen van de ASV.

4.3 In hoeverre is de huidige informatievoorziening voldoende om de gemeenteraad inzicht te geven in de werking van gemeentelijke subsidieverlening? Huidige informatievoorziening Structureel krijgen raadsleden informatie over subsidieverlening als onderdeel van de jaarstukken. Belangrijkste stukken zijn de begroting (waarin de budgettaire kaders voor subsidieregelingen geschetst worden en waarbij in bijlage-c van de begroting een lijst met begrotingssubsidies is meegenomen) en het jaarverslag (waarin een lijst is weergegeven met subsidieontvangers, het onderwerp van de subsidie en het uitgekeerde bedrag). Over bepaalde subsidieregelingen en subsidierelaties worden in het jaarverslag directe koppelingen gemaakt tussen het gesubsidieerde bedrag, het onderwerp in kwestie en welke resultaten ermee bereikt zijn. Meestal wordt er echter enkel in zijn algemeenheid gesproken over de effecten als onderdeel van het bredere beleid. Daarnaast vindt er incidentele informatievoorziening over subsidieverlening plaats als onderdeel van breder beleid, bijvoorbeeld informatie over de subsidieregeling Kansen voor Kinderen als onderdeel van de bredere Uitvoeringsagenda Jeugd. Tot slot is er informatie beschikbaar in de verschillende jaarstukken van de door de gemeenteraad gesubsidieerde organisaties.

Deze informatie is vaak echter sporadisch beschikbaar of inzichtelijk, waarbij de informatie vaak ook een sterk financieel of juridisch karakter heeft.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

34

Ander rekenkameronderzoek Uit lokaal rekenkameronderzoek blijkt dat de gemeenteraad vaak beperkte informatie ontvangt over subsidieverlening.15 Informatie beperkt zich vaak tot inzicht in de puur financiële en juridische aspecten van subsidieverlening: hoeveel subsidie is verstrekt? Zijn hierbij de budgettaire kaders overschreden? Is de subsidieverlening rechtmatig geweest? Bij deze informatie ontbreekt vaak in hoeverre de subsidie heeft bijgedragen aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen én welke verschillen er zichtbaar zijn ten opzichte van andere jaren. Daarnaast is de informatievoorziening van subsidieverlening vaak versnipperd. Informatie is verspreid over jaarstukken, nota’s en brieven aan de raad, maar een centraal overzicht ontbreekt vaak. Dit maakt jaar-op-jaar informatie vergelijken complex. Tot slot ontvangen gemeenteraden pas vaak (lang) na afloop van het betreffende jaar informatie, bijvoorbeeld in de jaarstukken. Controle kan hierdoor enkel achteraf plaatsvinden. Meningen over de informatievoorziening in Leeuwarden Uit ons onderzoek blijkt dat de helft (57%) van de ondervraagde raadsleden zich niet tijdig en op de juiste manier geïnformeerd voelt over subsidieverlening om sturing mogelijk te maken. Ongeveer een derde (36%) vindt de informatievoorziening wel voldoende.

Bovenstaande blijkt ook als gevraagd wordt naar kennis over de recente vernieuwing van de ASV, waarbij een meerderheid (57%) van de ondervraagde raadsleden aangeeft dat deze vernieuwing langs zich heen is gegaan. Ongeveer een derde (29%) geeft aan dat er iets van hebben meegekregen en slechts 14% geeft aan dat zij zeker wisten dat de ASV net is vernieuwd.

15

Zie o.a. onderzoek subsidiebeleid Arnhem 2025, onderzoek subsidiebeleid Harlingen 2024

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

35

Hierbij is ook gevraagd naar de kennis rondom het verhogen van de grens voor enkelvoudig vaststellen, aangezien ook dit met ingang van de recente ASV is aangepast. Hierbij gaf de meerderheid (64%) van de ondervraagde raadsleden aan dat zij niet op de hoogte waren van deze wijziging. Ongeveer een derde (29%) geeft aan dat ze er iets van wisten, maar niet precies wisten hoe het zat. Slechts één raadslid geeft aan dat zij op de hoogte waren van deze wijziging.

4.4 Welke rol ziet de gemeenteraad voor zichzelf rond de evaluatie van subsidieverlening en individuele subsidierelaties? Rol van de gemeenteraad in het subsidieverleningsproces Ondervraagde raadsleden vinden het van belang afstand tot de uitvoering te houden om zo het college en de uitvoerende diensten in hun rol te laten. Hierbij zou volgens ondervraagden de rol van de gemeenteraad beperkt moeten blijven tot het houden van overzicht en daarmee de mogelijkheid tot sturing, bijvoorbeeld door proactief geïnformeerd te worden bij bijzonderheden en/of afwijkingen. Hierdoor zien ondervraagde raadsleden voornamelijk een kaderstellende en controlerende rol voor zich.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

36

Daarnaast ontvangen verschillende raadsleden zowel positieve als negatieve signalen van subsidieontvangers over het subsidieverleningsproces. Het vertolken van deze signalen richting college en de uitvoerende diensten wordt als een belangrijk onderdeel gezien van de vertegenwoordigende rol die de gemeenteraad heeft. Daarnaast geeft dit subsidieontvangers een extra mogelijkheid om acute knelpunten die zij ervaren te kunnen vertolken richting de gemeente. Informatievoorziening in het subsidieverleningsproces Wanneer gevraagd wordt naar welke informatie over subsidieverlening ondervraagden zouden willen ontvangen, zijn de antwoorden divers. Raadsleden geven onder andere aan dat zij geïnformeerd willen worden wanneer er veranderingen plaatsvinden. Dit is zowel in het geval bij veranderingen bij (grote) jaarlijkse subsidies als bij wijzigingen in beleid of uitvoering. Daarnaast is er een behoefte aan integrale overzichten waarbij inzichtelijk gemaakt wordt hoeveel aanvragen er geweest zijn, hoeveel toekenningen er geweest zijn en hoeveel subsidieaanvragen zijn afgewezen. Tot slot is er een wens om meer inzicht te creëren in wat de maatschappelijke effecten van de betreffende subsidieverlening zijn en hoe de subsidieverlening bijdrage aan het behalen van door de gemeenteraad gestelde doelstellingen.

In verschillende gemeenten wordt op dit moment een subsidieregister of integraal subsidieoverzicht beschikbaar gesteld aan raadsleden.16 Dit betreft overzichten van subsidies die de gemeente in het afgelopen jaar heeft verleend of heeft vastgesteld op één centrale locatie. Ook maken verschillende gemeenten inzichtelijk hoeveel subsidieaanvragen er geweest zijn (eventueel per regeling) en hoeveel afwijzingen er geweest zijn. Op de vraag of raadsleden ook zo’n overzicht zouden willen hebben in de gemeente Leeuwarden, zijn respondenten bijna unaniem positief. Dit wordt versterkt doordat raadsleden aangeven dat zij beperkt de tijd hebben om zich in te lezen en dat een centraal overzicht hierbij zeer behulpzaam zou zijn rondom het uitvoeren van hun controlerende taak.

16

Zie o.a. subsidieregister gemeente Den Haag, subsidieoverzicht gemeente Amsterdam, subsidieregister gemeente Den Helder.

EINDRAPPORT | REKENKAMERONDERZOEK SUBSIDIEVERLENING GEMEENTE LEEUWARDEN

37