Raadsvoorstel werkgroep geheimhouding raadsvoorstel

Voorstel werkgroep Geheimhouding ----------------------------------------------------------Aan de gemeenteraad. Gevraagd besluit Voorgesteld wordt - Het protocol dat onderdeel uitmaakt van de eindrapportage van de hoogleraren Munneke en Winter behoudens de punten 7 en 8 vast te stellen; - Het college opdracht te geven dit protocol in samenwerking met de gemeenteraad uit werken tot een operationeel voorstel en dit voorstel ter vaststelling aan de gemeenteraad voor te leggen

Inleiding De raad heeft een werkgroep ingesteld die zich moet buigen over de problematiek rondom het begrip geheimhouding. Deze werkgroep bestaat uit de raadsleden Veldstra, Molenaar en Visser. De werkgroep wordt ondersteund vanuit de griffie. De vraagstelling van de werkgroep is breed en heeft zich in de loop van de tijd waarin de werkgroep haar werk heeft gedaan verder ontwikkeld. Nieuwe kennis roept nieuwe vragen op. De reden voor het instellen van de werkgroep was dat er binnen de raad onduidelijkheid was over een aantal vragen rondom het begrip geheimhouding en beslotenheid. Deze onduidelijkheid vertaalde zich niet alleen in vragen, maar ook in een zekere onvrede. Samengevat heeft de werkgroep zich uiteindelijk gebogen over de volgende vragen: - Wat is precies de juridische betekenis en context van de begrippen geheimhouding en beslotenheid? - Worden deze instrumenten wel altijd op de goede wijze toegepast? - Hoe kunnen we als raad op goede manier zicht en controle houden op de juiste toepassing van deze instrumenten? - Hoe verhoudt het begrip geheimhouding zich tot het begrip vertrouwelijkheid? Tot slot is in de werkgroep gesproken over het punt wat antwoorden op deze vragen betekenen voor de vergadercultuur in de gemeenteraad.

Uitwerking en gezette stappen De werkgroep heeft de raad steeds zo goed mogelijk meegenomen in de stappen die zijn gezet. In dat proces is ook input van de raad gevraagd om zo tot een zo goed mogelijk eindvoorstel te komen. De volgende stappen zijn daarbij gezet. -

De werkgroep heeft de hoogleraren prof. Munneke en prof. Winter gevraagd of zij op basis van een aantal vragen onderzoek kunnen doen

Blad 2

-

-

-

en op basis van dit onderzoek tot een aantal aanbevelingen kunnen komen. Dit heeft geleid tot een rapport met daaraan gekoppeld een protocol dat gehanteerd kan worden om op een goede wijze met vragen rondom geheimhouding en beslotenheid om te gaan. Dit protocol behoeft nog wel verdere uitwerking zodat het als operationeel werkprotocol voor raad en college gebruikt kan worden. Voordat dit eindrapport is gemaakt is de raad door Munneke en Winter in een informatieve bijeenkomst geïnformeerd over alle relevante inhoudelijke en juridische aspecten van de problematiek. Vervolgens is er van het rapport een eindversie geschreven waarover opnieuw een bespreking met de raad heeft plaatsgevonden. In deze bijeenkomst is een aantal laatste verduidelijkende vragen aan de orde geweest. Bovendien is In deze laatste bijeenkomst nadrukkelijk gesproken over de positie van fractieassistenten als het gaat om geheimhouding en beslotenheid. Het advies van de externe deskundigen was daarbij dat de wet het feitelijk niet toelaat dat fractieassistenten toegang hebben tot geheime informatie en besloten vergaderingen. Met een kunstgreep zou dat wellicht opgelost kunnen worden door de raad per keer of per onderwerp te laten besluiten dat de geheime informatie toch met de fractieassistenten gedeeld zou kunnen worden.

Uiteindelijk is de eindconclusie geweest hiervan af te zien en is afgesproken is dat bij de evaluatie van het Reglement van Orde van de gemeenteraad in januari 2022 conform de wettelijke regeling zal worden vastgelegd dat fractieassistenten geen toegang tot geheime informatie hebben. De punten 7 en 8 uit het protocol vervallen hiermee en zullen in de nadere uitwerking dan ook niet terugkomen. Een punt dat in de bespreking over het rapport nadrukkelijk aan de orde is geweest gaat om het begrip ‘vertrouwelijkheid’. Het is zinvol dat het college de mogelijkheid heeft de raad op een vertrouwelijke manier te informeren. Geheimhouding is dan een brug te ver, juridisch niet nodig en praktisch ook lastig vorm te geven. (Denk aan bijvoorbeeld het vooraf bijpraten van de raad voordat iets vanuit het college naar de pers gaat) Deze optie moet strikt gescheiden blijven van geheimhouding. Geheimhouding kent een juridische grondslag en daar hoort een procedure bij die recht doet aan dit gegeven. Vertrouwelijkheid heeft in de praktijk veelal een meer praktische achtergrond en het op verantwoorde wijze verstrekken van en omgaan met informatie die met dit ‘etiket’ wordt verstrekt is vooral een zaak van goede afspraken en een goede omgangscultuur.

Het nader duiden van dit begrip en het formuleren van een werkbaar kader voor college en raad zal onderdeel moeten zijn van de nadere uitwerking van het protocol.

Vervolgstappen Na vaststelling van dit voorstel zal de nadere uitwerking in een operationeel protocol aan de raad worden vastgelegd.

Blad 3

Namens de werkgroep geheimhouding,

F. van der Heide, griffier

Bijlage: Onderzoeksrapport en protocol Geheimhouding Leeuwarden