Raadsvoorstel statutenwijziging Harmonie

Raadsvoorstel Statutenwijziging stichting cultureel centrum De Harmonie Zaaknummer: 2023-045951

Aan de gemeenteraad. De stichting overweegt al geruime tijd om de verouderde statuten te wijzigen, waarbij wordt afgestapt van het huidige bestuursmodel en over te gaan naar een Raad van Toezicht model. Een en ander is ingegeven uit praktische overwegingen en uit de Governance Code Cultuur. Belangrijk (financieel) knelpunt gedurende langere tijd was het belang van de gemeente om bij een statutenwijziging ook de gemeentelijke garantstelling op eventuele tekorten (artikel 17, lid 2) los te laten. Artikel 20 van de huidige statuten van de stichting schrijft voor dat de gemeenteraad van Leeuwarden bevoegd is om de statuten te wijzigen. Met dit voorstel stellen we u voor om de statuten van De Harmonie te wijzigen. Bijgevoegd treft u het officiële verzoek van de stichting aan om tot deze statutenwijziging over te gaan. Overwegingen tot het doen van een statutenwijziging We geven hier beknopt weer welke overwegingen gelden. Voor een uitgebreide weergave van overwegingen verwijzen we naar de bijlage extern advies van advocatenkantoor Rotshuizen en Geense. Gedateerde statuten Van belang is om te constateren dat de huidige statuten sinds 1983 ongewijzigd zijn gebleven. We kunnen daarom spreken van ‘gedateerde statuten’ die per definitie vragen om een actualisatie.

Sinds 1983 is de feitelijke situatie van de stichting veranderd, maar ook de wetgeving waaronder de statuten van de stichting gelden. Hoewel eerder geldende wetgeving nimmer inhoudelijk tot een statutenwijziging heeft geleid, is het met de wetgeving die de afgelopen jaren is ontwikkeld wel noodzakelijk om de statuten in lijn met het geldende recht te brengen. De overwegingen van de stichting De door de stichting aangedragen overwegingen zijn in zichzelf voldoende om tot een statutenwijziging over te gaan. Voor een goed bestuur van de stichting is het van groot belang om het bestuur op orde te hebben. Gezien de nauwe (financiële) band die tussen gemeente en stichting bestaat, hebben we een groot belang bij het kennen van een stabiel en effectief bestuur. Naar onze mening is de huidige feitelijke situatie één die niet langer past bij efficiënt en modern besturen. Dat daarbij nieuwe wetgeving en de Governance Code Cultuur beiden aandringen op de invoering van een nieuw bestuursmodel maakt voor ons duidelijk dat nu het moment daar is om deze aanpassingen in de statuten te doen. De stichting heeft advocatenkantoor Rotshuizen Geense gevraagd om een oordeel over de huidige statuten uit te spreken en nieuwe conceptstatuten te ontwerpen (bijgevoegd). De overwegingen betreffen:

Blad 2

1. De huidige statuten wijken af van de feitelijke situatie, waarbij al geruime tijd niet kan worden voldaan aan de eis in de statuten om 9 bestuursleden te kennen (art. 4 statuten), omdat het bestuur op dit moment uit 3 bestuursleden bestond. De verwachting is dat op de middellange termijn nimmer aan deze eis zal worden voldaan. In praktische zin betekent dit ook dat de huidige directeur soms taken op zich moet nemen die eigenlijk een directeur-bestuurder toekomen. Het is verstandig om de huidige ontstane (goed werkbare) praktijk te formaliseren via een statutenwijziging. 2. De invoering van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (hierna: WBTR) noopt tot een wijziging van de statuten om de statuten weer in lijn met wetgeving te brengen. Om aan de wet te kunnen voldoen, moet het huidige bestuursmodel worden veranderd. De keuze is gevallen op een Raad van Toezicht model. 3. Eveneens noopt de Governance Code Cultuur tot deze wijziging, omdat deze voor een goed bestuur in de culturele sector de voorkeur geeft aan een Raad van Toezicht model. Opheffing garantstelling en verzelfstandiging Onderdeel van deze statutenwijziging is ook dat de gemeente niet langer statutair garant staat voor tekorten bij De Harmonie. Bij de oprichting van de stichting in 1983 is gemeentelijk personeel overgegaan naar de stichting met behoud van hun pensioenrechten.

Wettelijk vereist was toen dat de gemeente hiervoor garant stond; de stichting kreeg een zogenaamde B3-status. Inmiddels is er nog één medewerker uit het gemeentelijk personeel aanwezig in de stichting waardoor het belang van handhaven garantstelling is komen te vervallen. Door de opheffing van de garantstelling, en de daarbij behorende gemeentelijke bestuurlijke en financiële invloed, zal de stichting niet langer een verbonden partij voor de gemeente zijn. De stichting valt dan in het regime zoals we die met elke andere reguliere gesubsidieerde instelling (zoals Neushoorn) kennen, waarbij de subsidierelatie en de huurrelatie de relatie definieert. Zorgvuldige voorbereiding van deze wijziging In het definitief model wordt uitgegaan van een volledig zelfstandig model zonder gemeentelijke invloed binnen een RvT-model. De opheffing van de garantstelling vraagt echter wel zorgvuldigheid, omdat deze jarenlange verweving van de gemeente in de stichting ertoe heeft geleid dat er uitvoeringsafspraken bestaan die niet meer passen bij verhoudingen tussen de gemeente en een verzelfstandigde stichting. In de afgelopen jaren zijn op deze onderwerpen duidelijke(re) afspraken gemaakt die een volledige verzelfstandiging van de stichting verantwoord maken. Deze afspraken zien op drie hoofdonderwerpen: 1.

Vastgoed (beheer) Harmonie: dit betreft het vastleggen van duidelijke afspraken omtrent het vastgoedbeheer in een zuivere publiek-private verhouding (contractuele inhoudelijke en financiële borging). Het gaat hierbij om een strikte demarcatie van de activa, het overeengekomen onderhoudsniveau, het valideren van de onderhoudsbudgetten, de wijze van verantwoorden en de hierbij behorende financiële consequenties, waaronder duidelijke indexatie-afspraken;

Blad 3

2. Gemeentelijke opdracht aan de Harmonie: dit vraagt volkomen wederzijdse helderheid over de verwachtingen tussen gemeente en stichting over de rol en de culturele, maatschappelijke opdracht van de stichting in het culturele veld en daarbij passende activiteiten, programmering en subsidieverstrekking; 3. Financiële risico’s: dit vergt het bepalen van de hoogte van het weerstandsvermogen, passend bij een gezonde exploitatie van een schouwburg, waarmee de stichting in staat wordt gesteld mogelijke financiële tegenvallers zelfstandig op te kunnen vangen. Risicoanalyse De Harmonie De Harmonie heeft deze onderwerpen beschreven in een risicoanalyse die als basis diende voor de verdere uitwerking. Deze hebben we voor de volledigheid bijgevoegd. Deze analyse dateert van ca. twee jaar terug om het gesprek over de verzelfstandiging verder vorm te geven. Inmiddels zijn op de volgende punten afspraken gemaakt: -

Vastgoed en onderhoud Het vastgoeddeel is wat betreft het financiële risico voor het meerjaren klein of huurders onderhoud met een structurele verhoging van € 130.000,- per jaar (vanaf 2023) afgedekt. Inmiddels is er ook een positief perspectief over de aanstaande verbouwing. Voor de bekostiging ervan ontvangt u te zijner tijd een voorstel.

-

Gemeentelijke opdracht Voor het college is het jaarlijks door de raad beschikbaar gestelde budget en de doelstellingen die zijn vastgelegd in de cultuurvisie 20212028 het kader. We sturen als college middels de jaarlijkse beschikking op de activiteiten, op de wijze zoals we dat met alle gesubsidieerde culturele instellingen doen. Uitgangspunt is het sturen op een realistische, haalbare opdracht, passend binnen het beschikbare budget. De Harmonie geven we zoveel mogelijk ruimte en vrijheid om vanuit hun deskundigheid en expertise jaarlijks de culturele activiteiten te programmeren. Dit is voor het college de basishouding in het jaarlijkse gesprek over de opdracht. In de in de aanbiedingsbrief genoemde hoofdlijnen door het bestuur van de Harmonie sluiten aan bij de cultuurvisie.

-

Financiële risico’s Uw raad heeft eind 2023 een eenmalige bijdrage van € 495.000,- aan de Harmonie beschikbaar gesteld om de sterk gestegen energie- en inflatielasten te kunnen opvangen. Dit op voorwaarde dat de bijdrage één op één gekoppeld wordt aan het verzelfstandigingsproces. Met deze investering is het weerstandsvermogen van de Harmonie op een acceptabel niveau gebracht waarmee de verzelfstandiging ingezet kan worden. Binnen de bij de Midterm Review 2024, d.d. 23 april 2024 met kenmerk 2024-075588, voorgenomen extra middelen voor Cultuur, zijn we voornemens om na vaststelling van de gemeentebegroting 2025 een bedrag van twee keer € 50.000,- uit de MTR middelen voor de jaren 2025 en 2026 beschikbaar te stellen aan de stichting.

Blad 4

Tot slot: vanwege een voordeel op de jaarlijkse indexatie van de gehele gemeentelijke cultuurbegroting 2024 is ruimte gevonden om met ingang van 2024 een bedrag van € 75.000,- per jaar structureel extra aan stichting te verlenen. Met deze bijdragen wordt een substantieel deel van de financiële risico’s die in de analyse worden genoemd (deels) ondervangen. Het bestuur van de Harmonie voelt met deze financiële impulsen voldoende vertrouwen om de statutenwijziging en verzelfstandiging aan te gaan. Volledige vrijwaring van financiële risico’s is niet mogelijk. Bijvoorbeeld nu met de in het Hoofdlijnenakkoord van het nieuwe kabinet voorgenomen wijzigingen rondom o.a. BTW loopt de stichting, net als alle andere culturele instellingen overigens, mogelijk een nieuw risico. En een nieuwe uitdaging om de begroting rond te krijgen. Deze voornemens moeten nog worden uitgewerkt in wetgeving en kunnen op zijn vroegst in 2026 ingaan. Dit blijven we met de Harmonie en de gehele culturele sector monitoren. Conclusie en vervolg Kortom, wij stellen u voor om tot deze statutenwijziging te besluiten, waarbij als belangrijkste overweging geldt dat de statuten in overeenstemming moeten worden gebracht met de actuele wet- en regelgeving en met de feitelijke ontstane bestuur situatie.

Overige met de stichting samenhangende ontwikkelingen worden niet gefrustreerd door deze statutenwijziging en de statutenwijziging draagt bij aan onze ambitie om in het Harmoniekwartier twee stevige culturele instellingen te huisvesten. Indien overeenkomstig wordt besloten, worden de statuten officieel via de notaris in orde gebracht en kunnen de wijzigingen op een zo kort mogelijke termijn na besluitvorming van kracht worden. Leeuwarden, 10 september 2024 burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. Signed By: Buma, Sybrand <sybrand.buma@leeuwarden.nl> 16/09/2024 09:12:07 CEST {{Signer1}} ID: 70a10159-e4bd-4608-8263-ad182a3fe55d Auth: Scribble

secretaris. Signed By: de Jong de, Eelke <eelke.dejong@leeuwarden.nl> 12/09/2024 10:10:07 CEST {{Signer2}} ID: 70a10159-e4bd-4608-8263-ad182a3fe55d Auth: Scribble

Blad 5

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.