Raadsvoorstel Protocol geheimhouding

Raadsvoorstel Protocol Geheimhouding Zaaknummer: Zaaknummer -----------------------------------------------------------

Aan de gemeenteraad.

Inleiding De Gemeentewet is gewijzigd voor het onderdeel Geheimhouding. Deze wijziging van de Gemeentewet is per 1 april 2023 van kracht geworden en heeft geleid tot de inwerkingtreding van op onderdelen veranderde regels over geheimhouding. Alle bevoegdheden inzake besluitvorming rondom geheimhouding staan nu in één centraal geheimhoudingshoofdstuk (hoofdstuk Va, artt. 87 - 89 Gemeentewet) in plaats van in een wettelijke regeling per bestuursorgaan zoals het voorheen was geregeld in de de artt. 25, 55 en 86, die nu zijn vervallen. Op 20 april 2022 stelde de raad het protocol Geheimhouding en Vertrouwelijkheid vast dat was opgesteld op basis van een door Pro Facto uitgevoerd onderzoek naar Geheimhouding in de gemeente Leeuwarden waartoe de raad in 2020 opdracht had gegeven. Dit protocol dient nu ten gevolge van de wetswijziging geactualiseerd te worden. Het voorliggende protocol is aangepast op basis van die wetswijziging. Beoogd effect • Juridisch correcte uitvoering gewijzigde regelgeving Gemeentewet inzake Geheimhouding. Geheimhouding Openbaarheid is voor het functioneren van het gemeentebestuur een basisvoorwaarde. Niettemin zijn er soms goede redenen waarom toch, al dan niet tijdelijk, bepaalde informatie geheim moet blijven. In de gewijzigde Gemeentewet zijn de regels over geheimhouding samengebracht in Hoofdstuk Va Geheimhouding, art. 87-89. Art.

87 Gemeentewet verwijst voor de gronden voor geheimhouding naar de belangen die staan opgesomd in artikel 5.1 lid 1 en 2 Wet open overheid (Woo). Vaak gaat het om een door het college genomen besluit tot geheimhouding. Maar ook de raad zelf, de burgemeester en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V Gemeentewet kan zo’n besluit nemen. O.g.v. art. 13 RvO Leeuwarden zijn de vergadervormen zoals we die in

Blad 2

Leeuwarden kennen: Actualiteit, Informatieve bijeenkomst en Debat een commissie zoals bedoeld in art. 82 hoofdstuk V Gemeentewet. Uiteraard moet een besluit altijd worden gemotiveerd. Voorheen moest de raad een besluit tot geheimhouding van informatie bekrachtigen, maar sinds de wetswijziging is dat niet langer het geval. Wel moet de raad een besluit nemen wanneer hij de geheimhouding wenst op te heffen. De gewijzigde regels houden verder in dat de raad de informatie waarop geheimhouding rust kan verstrekken aan het college, de burgemeester, de rekenkamer en een commissie (art. 88 lid 1 Gemeentewet). Een belangrijke verandering is ook dat op grond van art. 23 lid 4 Gemeentewet de (mondelinge) informatie die tijdens een besloten vergadering van de raad wordt gedeeld, van rechtswege geheim is. Vertrouwelijkheid Vertrouwelijk is niet hetzelfde als geheim. Vertrouwelijkheid doet vooral een moreel appèl op degenen die worden geïnformeerd, maar heeft geen rechtsgevolgen. Tegelijkertijd is het in de politiek-bestuurlijke praktijk heel af en toe wenselijk dat de raad eerder beschikt over bepaalde informatie dan het grote publiek of de pers. Dat het aantrekkelijk is om dat in een informele setting en mondeling te doen is evident. De spelregels die dan gelden zijn aan het protocol toegevoegd.

Leeuwarden, Datum_Presidiumbesluit, Presidium Gemeenteraad Leeuwarden,

Voorzitter Presidium. {{Signer1}} Griffier

Blad 3

Protocol geheimhouding en vertrouwelijkheid Behorend bij raadsvoorstel met zaaknummer: …. Geheimhouding 1. Burgemeester, college, raad en commissies gaan terughoudend om met het opleggen van geheimhouding van informatie vervat in documenten. 2. Geheimhouding wordt zo goed mogelijk gemotiveerd aan de hand van belangen, genoemd in art. 5.1 lid 1 en 2 Wet open overheid. 3. Geheimhouding wordt zoveel mogelijk beperkt; indien mogelijk wordt aangeven voor welke tekstonderdelen die geldt; zo mogelijk wordt de geheim te houden informatie in een afzonderlijk document gezet. 4. Indien geheime stukken in een besloten raadsvergadering worden besproken, wordt expliciet in die vergadering stilgestaan bij de vraag in hoeverre ook ten aanzien van de besloten vergadering zelf geheimhouding moet worden opgelegd, en hoe wordt omgegaan met het verslag van de besloten vergadering en de besluitenlijst. 5. Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel op de voorpagina en de volgende pagina’s conform art. 89 lid 1 Gemeentewet. 6. Bij digitale stukken wordt dit op het digitale exemplaar kenbaar gemaakt (zowel in de benaming van het document als op de pagina’s in het document zelf). 7. Voor zover ten behoeve van een informatieve bijeenkomst en het Debat geheime stukken worden verstrekt, dient art. 87 Gemeentewet als wettelijke grondslag te worden gehanteerd. 8.

Wanneer overeenkomstig art. 23 lid 4 Gemeentewet wordt besloten met gesloten deuren te vergaderen geldt een verplichting tot geheimhouding voor informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de raad haar opheft. 9. Het delen met fractiemedewerkers van geheime informatie die bij de raad berust, is slechts toegestaan na een expliciet raadsbesluit daarover. 10. Fractiemedewerkers hebben slechts toegang tot een besloten raadsbijeenkomst, informerende bijeenkomst of Debat nadat de raad daartoe een besluit heeft genomen. 11. Bij de oplegging van geheimhouding wordt zoveel mogelijk vastgelegd tot welk moment de geheimhouding zou moeten gelden.

Blad 4

12. Indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, duurt die verplichting voort totdat de raad haar opheft ingevolge art. 89 lid 4 Gemeentewet. 13. De griffie legt de opgelegde geheimhouding vast in een register; tweemaal per jaar wordt door de raad beslist voor welke documenten de geheimhouding kan worden opgeheven. Vertrouwelijkheid 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Vertrouwelijke informatie aan raadsleden komt af en toe voor. Zonder dit per geval concreet af te spreken, wordt aangenomen dat de raadsleden die de vertrouwelijke informatie ontvangen er ook vertrouwelijk mee omgaan. Vertrouwelijkheid is een afspraak, meestal stilzwijgend, soms uitdrukkelijk gemaakt. Het openbaar maken van vertrouwelijke informatie is iets anders dan het schenden van de formele geheimhoudingsplicht. Het stempel vertrouwelijk heeft op zichzelf geen juridische betekenis. Het zich houden aan vertrouwelijkheid is een politiek/bestuurlijke fatsoensnorm. Het is van belang om vertrouwelijkheid en geheimhouding altijd goed te onderscheiden. Zo moet er steeds nadrukkelijk worden stilgestaan bij de vraag of vertrouwelijkheid voldoende is of dat er geheimhouding opgelegd moet worden. Indien vertrouwelijkheid wenselijk is, is het verstandig dit ook vast te leggen in het verslag van de vergadering waarin dit wordt afgesproken. Het is gebruikelijk om die vertrouwelijkheid aan het begin van de vergadering af te spreken en af te spreken tot wanneer de vertrouwelijkheid geldt. Als de burgemeester of het college buiten het formele kader van de raadsvergadering om in beslotenheid willen overleggen met de gemeenteraad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een andere overlegvorm.

De burgemeester, het college en/of de raad zijn terughoudend in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet open overheid zijn aangegeven. De burgemeester, het college en/of de raad kunnen echter ook menen dat een dergelijke besloten bijeenkomst op andere gronden gewenst is, zoals bij vooraankondiging van collegebesluiten met grote maatschappelijke impact en bepaalde technische beraden.

Blad 5

7.

Het gebruik van dergelijke besloten bijeenkomsten wordt regelmatig geëvalueerd in het presidium.

{{Signer2}}