Raadsvoorstel financiële verordening, controleverordening en nota afschrijvingen 2023

Raadsvoorstel Financiële verordening 2023 & Nota afschrijvingen 2023 Controleverordening 2023 Zaaknummer: 2023-106011 ----------------------------------------------------------Aan de gemeenteraad. Aanleiding Bij deze leggen wij de volgende nieuwe verordeningen en nota ter vaststelling aan u voor: - Financiële verordening 2023 & Nota afschrijvingen 2023; - Controleverordening 2023. Het gaat om een actualisatie naar aanleiding van een brede inventarisatie door de ambtelijke organisatie. De basis voor de nieuwe verordeningen vormen de meest actuele modelverordeningen van de VNG (november 2022). Hierin is de Leeuwarder praktijk verwerkt. We hebben zowel u als uw auditcommissie vanaf het begin meegenomen in dit actualisatieproces. De start lag in juni 2022. Daarbij heeft de ambtelijke organisatie u als nieuwe raad meegenomen in een presentatie over de gemeentelijke financiën en de belangrijkste spelregels en Leeuwarder gewoontes. Uw auditcommissie is daarnaast tijdens de vergaderingen in 2022 en 2023 geïnformeerd over de actualisatie. En tot slot hebben wij uw auditcommissie in maart en april 2023 geconsulteerd over de betreffende wijzigingen. Dit heeft geleid tot bijgaand voorstel.

Context Het hebben van een financiële en controleverordening is een wettelijke verplichting: - U stelt conform artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet bij verordening de regels vast voor het financiële beheer en beleid van de gemeente Leeuwarden en de inrichting van de financiële organisatie; - U stelt conform artikel 213 van de Gemeentewet bij verordening de regels vast voor de controle op bovengenoemd financieel beheer, beleid en inrichting. Ten aanzien van de nota afschrijvingen geldt: - Op grond van artikel 212, tweede lid, onder a, van de Gemeentewet dient de financiële verordening in elk geval regels voor waardering en afschrijving van activa te bevatten. Het is toegestaan om deze in een apart document op te nemen. De huidige controleverordening dateert van 2014. De huidige financiële verordening en nota afschrijvingen dateren van 2020. Beoogd effect Doel is actualisatie van de twee verordeningen en de nota. Het doel is niet om te komen tot grote koerswijzigingen. De meeste aanpassingen zijn het gevolg van aanpassingen aan geldende wet- en regelgeving en/of aan onze huidige

Blad 2

werkwijze. In de nota afschrijvingen introduceren wij wel één nieuw begrip. Naast inhoudelijke wijzigingen zijn ook begripsbepalingen aangepast en tekstuele wijzigingen gedaan. Het is noodzakelijk om de verordeningen en nota’s aan te passen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 om ervoor te zorgen dat we blijven voldoen aan alle wet- en regelgeving. Argumenten In onderstaande tabel zijn de onderwerpen met belangrijkste wijzigingen opgesomd. Voor deze onderwerpen volgen in dit raadsvoorstel een uitgebreide toelichting. Nr. Onderwerpen 1 Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording 2 Nieuwe programmaindeling en autorisatieniveau

Document

Artikel 2020

Artikel 2023

Wijziging als gevolg van:

FV

Nieuw

Art. 1, 9 t/m 12, 25 en 30

Nieuwe weten regelgeving

Art. 2 Art 3 lid 1 Art. 5 lid 1 Art. 7 lid 1

Art. 2 Verbeteren Art 3 lid 1 informatie Art. 5 lid 1 waarde

Art. 27

Verwijdert Aansluiting m.u.v. art. met praktijk 20 lid 5

CV FV

3 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen 4 Wensen en bedenkingen ten aanzien van richtlijnen 5 Waardering en afschrijving vaste activa

FV

6 Begripsbepalingen & tekstuele aanpassingen en aansluiting met VNG modelverordening

FV

FV

FV en Nota FV art. 9 afschrijvingen lid 2 + nota

Art. 7 lid 1 Aansluiting met praktijk

FV art. 13 Aansluiting lid 2 + nota met praktijk + ontwikkelingen circulariteit Leesbaarheid

Blad 3

1. Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als gevolg van het wetsvoorstel ‘versterking decentrale rekenkamers’ Deze invoering per boekjaar 2023 houdt in dat wij u het volgende verstrekken: - Een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening waarin het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door u vast te stellen verantwoordingsgrens komen) wordt opgenomen; - Een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering op de afzonderlijke afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) die boven de door uw vast te stellen rapportagegrens komen. De rechtmatigheidsverantwoording is een terugkerend onderwerp geweest in de besprekingen met uw auditcommissie afgelopen jaren. Deze verantwoording leidt tot aanvulling van de financiële verordening en de controleverordening met de desbetreffende uitgangspunten. De nieuwe VNG modelverordeningen hebben hiervoor als basis gediend. Hierna volgt een toelichting. Financiële verordening Artikel 1. Definitie rechtmatigheidsverantwoording De definitie vanuit de VNG modelverordening is overgenomen en aanvullend hierop is opgenomen dat dit een onderdeel betreft van de jaarrekening. Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens Dit artikel is in zijn geheel overgenomen vanuit de VNG modelverordening.

U heeft daarbij de volgende keuzes te maken: U stelt een verantwoordingsgrens vast tussen de 0 en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Tevens stelt u de rapportagegrens vast, waarboven afzonderlijke fouten of onduidelijkheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze kan afwijken van de verantwoordingsgrens. Vanwege verschillende redenen (onder andere de omvang van verwachte fouten in relatie tot de verantwoordingsgrens en het minimaal gelijk blijven van de informatiepositie van de raad) stellen we u een verantwoordingsgrens van nihil (0%) voor, met een ondergrens van € 350.000,-. Deze ondergrens geldt voor zowel te rapporteren afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording als de toe te lichten afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit bedrag is gebaseerd op de in de huidige situatie geldende rapporteringstolerantie voor de accountant, die door u eerder vastgesteld is in de controleverordening 2014 (namelijk 1/20 deel van de goedkeuringstolerantie van de accountant). Het percentage en de ondergrens willen we voor de jaren na 2023 graag periodiek met u evalueren. Artikel 10. Voorwaardencriterium Dit artikel is in zijn geheel overgenomen vanuit de VNG modelverordening waarbij u een keuze heeft in het moment dat het normenkader aan u wordt aangeboden door ons als college.

Blad 4

Het voorwaardencriterium ziet toe op de naleving van de voorwaarden in weten regelgeving. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Dit normenkader wordt doorlopend actueel gehouden. Voorheen werd door ons als college het normenkader vastgesteld aan het eind van het boekjaar. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt u als raad het normenkader jaarlijks vast. Wij stellen u voor om het normenkader uiterlijk in de laatste vergadering van het boekjaar aan u aan te bieden voor vaststelling. Artikel 11. Begrotingscriterium Dit artikel is in zijn geheel overgenomen vanuit de VNG modelverordening waarbij er in lid 4 is aangesloten op de huidige criteria. Het begrotingscriterium ziet erop toe op dat de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In artikel 11 zijn de beoordelingscriteria opgenomen. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. In lid 4 zijn situaties opgenomen waarin u dit als acceptabel aanmerkt.

Deze zijn overeenkomstig de huidige wijze (zie hoofdstuk “Begrotingsrechtmatigheid” van de jaarstukken) waarin is beoordeeld in hoeverre de lastenoverschrijdingen zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, of dat er sprake is van kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen, terwijl de begroting daar niet (meer) voor aangepast kon worden. In de VNG modelverordening werd uitgegaan van een vastgestelde tussentijdse rapportage door de raad. Zoals in het hoofdstuk “Begrotingsrechtmatigheid” van de jaarstukken is opgenomen is melding van een overschrijding in de turap niet relevant, want de turap leidt niet tot aanpassing van de begroting. Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik Dit artikel is ongewijzigd overgenomen vanuit de VNG modelverordening. Artikel 25 toelichting paragraaf bedrijfsvoering De onder c, d en e nieuw opgenomen onderdelen zijn overgenomen vanuit de VNG modelverordening en vinden hun basis in de stellige uitspraken van de commissie BBV. Onder c zijn door ons geen kwalitatieve criteria voorgesteld. Dit vanwege de relatief lage rapportagegrens gesteld in artikel 9, lid 3. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om jaarlijks controleaccenten binnen de jaarrekeningcontrole aan te wijzen. Artikel 30 interne controle Dit artikel is geactualiseerd op basis van de VNG modelverordening.

Controleverordening De controleverordening is geactualiseerd, waarbij aansluiting is gezocht bij de VNG-modelverordening, zodat de rechtmatigheidsverantwoording er onderdeel van is geworden. De bestaande bepalingen over bijvoorbeeld auditcommissie en verhouding tussen gemeenteraad en accountant zijn (qua inhoud) ongewijzigd overgenomen uit de controleverordening 2014. Dit in overleg en afstemming met uw auditcommissie. Wij stellen u dan ook géén inhoudelijke wijzigingen voor.

Blad 5

2. Nieuwe programma-indeling en autorisatieniveau Conform artikel 2 lid 1 van de financiële verordening stelt de raad op voorstel van het college de nieuwe programma-indeling aan het begin van de raadsperiode vast. Daarnaast stelt u de extra op te nemen paragrafen vast (lid 4). In lijn met lid 5 van hetzelfde artikel is bij de voorbereiding van de besluitvorming uw auditcommissie betrokken. Afstemming met auditcommissie In de auditcommissie van 4 juli 2022 zijn onze plannen voorgelegd voor een nieuwe programma-indeling van de begroting en verantwoording. Aan deze nieuwe indeling wordt ook het autorisatieniveau van de raad op programma’s en het opnemen van taakvelden (door BBV voorgeschreven) in de begroting verbonden. Anderzijds is er de wens tot verbetering van de informatiewaarde van begroting en verantwoording. Door de wethouder financiën is tijdens de behandeling van de jaarstukken 2021 in Debat van 6 juli 2022, de toezegging gedaan om in te zetten op deze verbetering in overleg met uw auditcommissie. Gezien de nauwe samenhang voor begroting en verantwoording zijn deze onderwerpen samengebracht. Afgelopen 7 december zijn de aanbevelingen met uw auditcommissie gedeeld middels een memo en besproken. Uw auditcommissie heeft ingestemd met de aanbevelingen en het gefaseerd doorvoeren van de verbetervoorstellen voor de informatiewaarde.

Daarnaast heeft uw auditcommissie zich positief uitgesproken over de nieuwe programma-indeling en bijbehorend autorisatieniveau. Vervolgplanning De vervolgplanning is als volgt: - Middels vaststelling van de begroting 2024 (november 2023) stelt u de nieuwe programma-indeling met taakvelden en paragrafen vast. Hierbij autoriseert u de begroting op programma-niveau; - Overeenkomstig wordt de financiële verordening 2023 gewijzigd zodat formeel wordt overgegaan op een programma-indeling met taakvelden en een autorisatieniveau op programma’s. Dit wordt als separaat besluitpunt aan u voorgelegd bij de behandeling van de begroting 2024. Het gebruik van taakvelden brengt ook met zich mee dat we al bij de jaarstukken 2023 het nieuwe stramien gaan volgen. Dit vraagt in 2023 om een begrotingswijziging waarbij de huidige indeling wordt gewijzigd in de nieuwe taakveldenstructuur. Deze begrotingswijziging 2023 wordt ook als separaat besluitpunt aan u voorgelegd bij de behandeling van de begroting 2024. Wij willen benadrukken dat dit niet leidt tot een financieel effect. Programma-indeling Betreft wijziging in artikel 2, lid 2 & artikel 3, lid 1, financiële verordening In de financiële verordening wordt voorgesteld om de indeling van de begroting en verantwoording aan te passen.

Dit om aan te sluiten bij de hoofdopgaven zoals die in deze raadsperiode worden onderkend en zijn vertaald in de begroting. De programma’s worden opgebouwd uit de

Blad 6

taakvelden in plaats van de beleidsproducten. Door gebruik te maken van de (in de BBV voorgeschreven) taakvelden, is helder wat onder welk taakveld en programma verantwoord moeten worden; hierdoor worden opgaven en budgetten beter verbonden. De begroting en verantwoording zijn daarmee toegankelijker en beter herleidbaar (taakvelden). Autorisatieniveau Betreft wijziging in artikel 5, lid 1, financiële verordening Naast de vaststelling van een nieuwe programma-indeling moet in de financiële verordening worden vastgesteld op welk niveau de budgetten door u als Raad worden geautoriseerd. Voorgesteld is om autorisatie op programmaniveau plaats te laten vinden. Op dit moment vindt autorisatie plaats op het niveau van beleidsproducten. Dat niveau komt in de voorgestelde indeling te vervallen. Door te kiezen voor autorisatie op programmaniveau komt de autorisatie op een hoger niveau te liggen. De gestelde doelen in de begroting en de verantwoording sluiten daardoor beter op elkaar aan. 3. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen Betreft wijziging in artikel 7, lid 1 en nieuw lid 2, financiële verordening Voor wijziging:

Voorstel na wijziging:

Achtergrond Het eerste lid van dit artikel in de financiële verordening heeft haar basis in artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet. Op basis van dit artikel hebben wij als college richting de raad een informatieplicht bij privaatrechtelijke rechtshandelingen, indien de raad daar om verzoekt of, indien de overeenkomst ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. Middels de financiële verordening is nadere invulling mogelijk.

Blad 7

Aanleiding wijziging De voorgestelde wijziging moet een dubbele gang van ons als college naar u als raad voorkomen als er reeds kaders zijn gesteld door de raad. In de informerende brief aan de raad van 2 november 2021 zijn de volgende praktijksituaties geschetst: - Verkopen: Binnen een gemeentelijke grondexploitatie kunnen grondverkopen voorkomen groter dan € 2.500.000. Bijvoorbeeld bij de verkoop van een groot aantal (woningbouw)kavels aan één partij. Wij handelen binnen de vastgestelde kaders van de grondexploitatie; - Inkopen: Wij kopen ieder jaar een aantal keer in met een opdrachtwaarde groter dan € 2.500.000. Bijvoorbeeld bij omvangrijke ICT aankopen in onze rol als centrumgemeente. Uiteraard kunnen dergelijke inkopen alleen plaatsvinden wanneer uw raad de inhoudelijke kaders en de financiële dekking heeft geautoriseerd. Veelal middels vaststelling van de begroting. Gezien het feit dat wij steeds handelen binnen de door uw raad vastgestelde kaders, interpreteerde wij artikel 7, lid 1 zodanig dat, het niet noodzakelijk is om van deze aan- en verkopen nogmaals wensen en bedenkingen van uw raad te vragen.

Reactie Auditcommissie op informerende brief 2 november 2021 Uw auditcommissie kon zich vinden in de brief vanuit de overweging dat de raad niet tweemaal over hetzelfde bevraagd behoeft te worden en wèl in de gelegenheid gesteld wil worden om wensen en bedenkingen mee te geven als er nog geen kaders zijn gesteld of besluitvorming is geweest. Dat wil niet zeggen dat de raad niet meer betrokken blijft bij de transacties waar geen wensen en bedenkingen worden gevraagd. We hebben toen met uw auditcommissie afgesproken dat van die transacties de auditcommissie tweemaal in het jaar achteraf een totaaloverzicht ontvangt. En dat dit zou worden vastgelegd in de nieuwe financiële verordening. In overleg met uw auditcommissie op 19 april jl. hebben wij een artikel 7 lid 2 opgenomen waarin u als raad jaarlijks achteraf wordt geïnformeerd. Hierin stellen wij u voor deze lijst op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken. Voorstel nieuwe verordening artikel 7 lid 1a zonder drempelbedrag Zoals aangegeven vindt de basis van dit artikel zich in de Gemeentewet en is middels de financiële verordening nadere invulling gegeven. Hierbij zijn de volgende keuzes besproken met uw auditcommissie: • Het artikellid behouden met bedrag. De VNG modelverordening maakt de nadere invulling concreet door een drempelbedrag te hanteren.

Dit leidt echter in de praktijk tot een dubbele gang naar uw raad als de inhoudelijke en financiële kaders zijn bepaald; • Het artikellid niet opnemen in de financiële verordening. Op basis van artikel 169, lid 4 Gemeentewet hebben wij reeds een actieve informatieplicht indien de overeenkomst ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente; • Het artikellid opnemen in de financiële verordening zonder drempelbedrag. We kunnen hierbij de tekst uit de Gemeentewet overnemen. Een herhaling van hogere wetgeving heeft echter geen toegevoegde waarde. Dit sluit aan bij één van de uitgangspunten van de VNG modelverordening. Ons bovengenoemde voorstel, waarbij wordt verwezen naar de reeds vastgestelde kaders, heeft als doel: het college voorafgaand aan het aangaan van privaatrechtelijke

Blad 8

overeenkomsten stil laten staan of de raad voldoende is geïnformeerd op basis van de reeds vastgestelde kaders. Als er geen vastgesteld kader is, zal het college in de eerste plaats de raad vragen om een besluit inclusief financieel kader (budget of krediet). Vervolgens zal bij het daadwerkelijk aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten, het volgen van een wensen- en bedenkingen procedure op basis van artikel 7, lid 1a niet van toepassing zijn. Er is namelijk een eerder besluit. Echter door deze bepaling te handhaven zonder drempelbedrag, wordt het college verzocht kritisch te blijven of de privaatrechtelijke overeenkomst politieke relevantie heeft, ook in het kader van het gestelde in de Gemeentewet. 4. Wensen en bedenkingen bij richtlijnen Achtergrond In de slotbepaling van de financiële verordening 2020 zijn tien richtlijnen opgenomen. Deze dienen wij als college vast te stellen nadat wensen en bedenkingen zijn gevraagd aan de Auditcommissie. Deze slotbepaling dateert van 2014. Aanleiding verzoek tot verwijderen slotbepaling Kijkend naar de grondslag, inhoud en de bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de richtlijnen kan geconstateerd worden dat zij grotendeels het karakter hebben van operationele, ambtelijke werkinstructies in plaats van bestuurlijk relevante kaderstellingen.

Dit leidt tot de conclusie dat: - Vaststelling van de richtlijnen door het college in veel gevallen niet benodigd is (7 van de 10); en - Het instrument van wensen en bedenkingen in alle gevallen niet passend is. Daarnaast is het voor een tweetal regelingen niet noodzakelijk om ze nogmaals te benoemen in het slotartikel, omdat ze voortvloeien uit wet- en regelgeving. Ons voorstel is daarom om de zeven operationele werkinstructies en de 2 richtlijnen die volgen uit wet- en regelgeving niet te benoemen in de financiële verordening. Alleen de richtlijn voor het verstrekken en waarborgen van geldleningen blijft bestaan. De grondslag in de financiële verordening wordt verplaatst artikel 20 lid 5. Voor deze richtlijn komt het instrument van wensen en bedenken te vervallen. Een overzicht van de richtlijnen en de voorgestelde wijzigingen ziet u terug in de analyse per richtlijn in bijlage 1. 5. Waardering en afschrijving vaste activa Ten aanzien van het onderwerp vaste activa zijn onze wijzigingsvoorstellen divers van aard: 5a. Wijziging vaststellen nota afschrijvingen; 5b. Verhogen activeringsgrens; 5c. (Technische)wijzigingen in de rubricering van de activa; en 5d. Wijzigingen in afschrijvingstermijnen (bandbreedtes). Daarnaast hebben wij een voorstel tot aanvulling van de nota afschrijvingen: 5e. Circulaire waarde

Blad 9

Per voorstel volgt hierna een toelichting. Daar waar wordt gesproken over “EN’ of “MN” staat deze afkorting voor: MN = maatschappelijk nut EN = economisch nut Investeringen met economisch nut kunnen worden verhandeld (gebouwen) of er kan een bijdrage voor worden gevraagd (bv. riolering). Bij investeringen met maatschappelijk nut (bv. rotondes) kan dat niet. Dit onderscheid is gebaseerd op de BBV-regelgeving. Tot slot willen wij benadrukken dat voorgestelde aanpassingen geen effect hebben op de huidige activastaat. De voorstellen gelden voor nieuwe activum. 5a. Vaststellen (wijzigingen in) nota afschrijvingen door de raad Betreft wijziging in artikel 13, lid 1, financiële verordening Op basis van de financiële verordening 2020 is het college bevoegd wijzigingen door te voeren in de nota afschrijvingen na consulatie van de auditcommissie. Voorgesteld wordt om deze bevoegdheid weer bij de raad terug te leggen. Dit is het meest zuiver gezien de bepaling in de Gemeentewet (artikel 212, tweede lid, onder a). En tevens ter voorkoming van verwarring waar de bevoegdheid ligt, raad, auditcommissie of college. 5b. Verhogen activeringsgrens Betreft wijziging in artikel 13, lid 2, financiële verordening Voorgesteld wordt om de activeringsgrens voor investeringen aan te passen van € 25.000 naar: • € 100.000 voor activa met maatschappelijk nut; en • € 50.000 voor activa met economisch nut.

Het BBV stelt uit oogpunt van het in de hand houden van de administratieve lasten, dat het van belang is in de financiële verordening aan te geven welke ondergrens gehanteerd wordt voor het activeren van investeringen. Door de aanpassing neemt het aantal objecten in de activa administratie met circa 40 stuks af, met minder beheerhandelingen tot gevolg. 5c. (Technische)wijzigingen in de rubricering van de activa Betreft wijziging in artikel 1, nota afschrijvingen Voorstel tot verwijderen van de categorieën: Code Omschrijving

Termijn vlg. nota 2020

11340 Inrichting gebouwen (EN)

10 jaar

11840 Inrichting schoolgebouwen (MN)

1 jaar

-

Inrichting gebouwen (EN): Er zijn geen objecten meer in de activastaat. Deze vallen namelijk in een andere categorie, Inrichting/inventaris gebouwen (EN). Inrichting schoolgebouwen (MN): gezien de beperkte afschrijvingstermijn van één jaar zorgt dit voor onnodige beheerbehandelingen.

Blad 10

Voorstel tot nieuw in te stellen categorieën: Code Omschrijving

Termijn vlg. nota 2023

11420 Voorzieningen parkeerterreinen (MN)

10 tot 15 jaar 5 tot 10 jaar

11450 Civiele kunstwerken (MN)

80 jaar

11355 Integraal kindcentra (IKC) kinderopvang (EN)

-

-

-

Integraal kindcentra (IKC) kinderopvang (EN): op basis van gemeentelijke beleid worden IKC’s gevormd inclusief een kinderopvang. Het IKC gebouw en het kinderopvangdeel worden afzonderlijk opgenomen in activastaat onder “11300 Bedrijfsgebouwen (EN)”. Deze categorie heeft een afschrijvingstermijn van 40 jaar. Voor het kinderopvangdeel geldt echter een lagere termijn. Daarom stellen wij voor hiervoor een apart categorie in te stellen. De termijn van 10 tot 15 jaar is gebaseerd op de vaststellingovereenkomsten met kinderopvang-organisatie voor terugbetaling van het geïnvesteerde bedrag. Voorzieningen parkeerterreinen (MN): Er is één object aanwezig in activa administratie. Deze categorie is formeel niet vastgelegd in de nota. Na volledige afschrijving van het object zal voorstel worden gedaan tot verwijderen van categorie. Civiele kunstwerken (MN): Deze kunstwerken (bruggen) worden nu opgenomen onder “11400 Grond-, weg- en waterbouwk. wrk. MN” met een afschrijvingstermijn van 40 jaar. Vanuit duurzaamheid worden deze bruggen steeds vaker van kunststof gemaakt. De engineering hiervan bedraagt 80 jaar. Daarom willen wij voorstellen een nieuwe categorie op te nemen voor specifiek civiele kunstwerken.

5d. Aanpassen afschrijvingstermijnen – het werken met bandbreedtes Betreft wijziging in artikel 1, nota afschrijvingen Voorstel tot instellen van een bandbreedte waardoor college kan afwijken naar een kortere afschrijvingstermijn: Code Omschrijving

Termijn vlg. nota 2020

Termijn vlg. nota 2023

11430 Aanleg plantsoenen, openb.groen (MN)

20 jaar

5 tot 20 jaar

11720 Voorzieningen parkeerterreinen (EN)

10 jaar

5 tot 10 jaar

Op basis van de nota afschrijvingen, artikel 2, lid 1, mag van de in de nota vermelde termijnen naar beneden toe worden afgeweken indien de technische of economische levensduur daartoe aanleiding geeft. Om te voorkomen dat elke kortere levensduur moet worden onderbouwd, intern en extern, wordt voorgesteld om met een bandbreedte te werken die passend is bij de betreffende balansgroep: - Aanleg plantsoenen, openb.groen (MN): Vanaf 2023 wordt meer ingezet op vergroening. Daar zijn verschillende soorten en manieren voor. Zo gaan plantsoenen korter mee dan bomen.

Blad 11

-

Voorzieningen parkeerterreinen (EN): Door het gebruik van verschillende materialen zijn parkeerterreinen niet allemaal gelijk en kennen daarmee een verschillende levensduur.

Voorstel tot instellen van een bandbreedte waardoor college kan afwijken naar een langere afschrijvingstermijn: Code Omschrijving

Termijn vlg. nota 2020

Termijn vlg. nota 2023

11800 Overige materiële vaste activa (MN)

5 jaar

5 tot 10 jaar

11900 Overige materiële vaste activa (EN)

5 jaar

11950 Inrichting/inventaris gebouwen (EN)

10 jaar

5 tot 10 jaar 10 tot 20 jaar

Op basis van de nota afschrijvingen, artikel 2, lid 1, zijn langere afschrijvingstermijnen niet toegestaan. Wij stellen een bredere bandbreedte van de afschrijvingstermijn voor omdat deze meer passend is voor de betreffende balansgroep: - Overige materiële vaste activa (MN) en (EN): Deze restcategorie is divers van aard. De praktijk leert dat een levensduur van 5 jaar niet altijd passend is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vervanging verkeersborden, of ontvangers en armaturen. - Inrichting/inventaris gebouwen (EN): Ook deze categorie is divers van aard. De praktijk leert dat een levensduur van 10 jaar niet altijd passend is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan enerzijds meubilair en thuiswerkplekken, maar ook inrichting van specifieke gebouwen zoals het HCL. 5e. Circulaire waarde Betreft nieuw artikel 4, nota afschrijvingen Aanleiding De gemeente staat voor de uitdaging circulair te bouwen. Dit sluit aan bij onze ambitie om anders om te gaan met grondstoffen. Dit vraagt ook om een nadere administratieve verwerking en financiële waardering. Regels hieromtrent dienen opgenomen te worden in de financiële verordening en de bijbehorende nota afschrijvingen. Conform het BBV kan afgeschreven worden tot € 0 of er kan rekening worden gehouden met een restwaarde. Gronden zijn hierop uitgezonderd, daarover wordt niet afgeschreven.

Op basis van de huidige nota afschrijvingen hanteren wij voor de balansgroep bedrijfsgebouwen een restwaarde indien aan de gestelde eisen in de nota wordt voldaan. Wij hebben een extern adviesbureau gevraagd te onderzoeken op welke balansgroepen een circulaire waarde van toepassing kan zijn en voor die balansgroepen een onderbouwing te leveren van de te hanteren circulaire waarde. Dit heeft geleidt tot het opstellen van artikel 4 in de nota afschrijvingen. Context Met circulaire waarde bedoelen we de hergebruikwaarde van de grondstoffen en materialen. Door gebruikte materialen te recyclen en duurzaam om te gaan met gebruikte grondstoffen kan onder voorwaarden een circulaire waarde gehanteerd worden op activa.

Blad 12

In de praktijk betekent dit dat bij de uitvraag van de aanbesteding (inkoop) de leverancier verplicht wordt (prestatie-eis) aan te geven wat de losmaakbaarheidsindex is. Dit is een index die aangeeft hoe demontabel het object/actief is. Indien aan de voorkant (bij de gunning/inkoop) niet door de leverancier kan worden aangetoond dat de losmaakbaarheidsindex minimaal 55% bedraagt wordt er geen circulaire waarde gehanteerd. Ter voorbeeld: Bij een reguliere investering van € 1 miljoen in een brug kan, bij een losmaakbaarheidsindex van 55% of meer, € 100.000 meer worden geïnvesteerd. De structurele (kapitaal)lasten zijn door het gebruik van een circulaire waarde gelijk aan een investering van € 1 miljoen, daar over deze waarde niet wordt afgeschreven. Deze ‘plus’ kan worden ingezet om voor een duurzamere variant te kiezen. 6. Begripsbepalingen & tekstuele aanpassingen en aansluiting met VNG modelverordening Op basis van de brede inventarisatie door de ambtelijke organisatie zijn de volgende begripsbepalingen en teksten in de financiële verordening geactualiseerd: • Artikel 1: de definitie onder c.

Majeure Projecten is geactualiseerd naar de huidige praktijk; • Artikel 5, lid 4: Wij hebben verduidelijking aangebracht “de groep van samenhangende investeringskredieten” door verwijzing naar de begrotingsbijlage “Meerjaren investeringsprogramma” waarin de groepen zijn opgenomen; • Artikel 6, lid 1: Vanaf 2013 geldt als rapportageperiode van de turap de periode januari tot en met juli. De verordening is hierop aangepast van acht naar zeven maanden. • Artikel 15. Reservering en vrijval niet bestede budgetten: o Verwijderd is het voorheen eerste lid met betrekking tot niet toerekenen van rente over reserves en voorzieningen. Dit is reeds opgenomen in de nota reserves en voorzieningen; o In lid 9 is de reserve sociaal domein verwijderd (deze is opgeheven) en de reserve voorwaarde budgetoverheveling toegevoegd (in lijn met de reeds opgenomen reserve budgetoverheveling). Op basis van de nieuwe VNG modelverordening zijn de volgende onderdelen in de financiële verordening geactualiseerd: • Artikel 5, lid 7: “en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjaren periode” (toegevoegd); • Artikel 15, lid 2, onder b.: “het bestedingsplan van de reserve” (toegevoegd); • Artikel 16: het voorheen laatste lid, over de vaststelling van het percentage van de omslagrente, is verwijderd. Dit artikel is niet meer opgenomen in de nieuwe VNG modelverordening.

Ten aanzien van dit punt volgen wij het BBV; • Artikel 29, onder voorheen f. (verwijderd), onder h. (aangepast) en onder i. (toegevoegd).

Blad 13

Financiën Aan dit raadsvoorstel zitten geen financiële consequenties. Vervolgacties op hoofdlijnen Nadat de nieuwe verordeningen en nota zijn vastgesteld, volgt een publicatie op www.overheid.nl. Tevens zullen wij binnen twee weken na besluitvorming de vastgestelde verordeningen en nota naar de Provincie sturen. Leeuwarden, xx juni 2023, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. Signed By: Buma, Sybrand <sybrand.buma@leeuwarden.nl> 22/05/2023 08:20:26 CEST {{Signer1}} ID: 7b52fe72-e648-4651-95c5-8bd28da0ebda Auth: Scribble

secretaris. Signed By: de Jong de, Eelke <eelke.dejong@leeuwarden.nl> 17/05/2023 10:10:43 CEST {{Signer2}} Id: 7b52fe72-e648-4651-95c5-8bd28da0ebda Auth: Scribble

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.

Blad 14

Bijlage 1 Analyse van de huidige uitwerking van de richtlijnen uit artikel 27 van de financiële verordening 2020 Richtlijnen artikel 27 financiële verordening 2020 a. De ambtelijke organisatie, het zogenaamde organisatiebesluit b. Verstrekken en waarborgen van geldleningen (garantieverlening) c. Contant geldverkeer en financiering d. Inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten e. De wijze van rentetoerekening f. Het aangaan van verplichtingen met derden welke financiële gevolgen hebben voor de gemeente g. Het maken van begrotingswijzigingen h. Formatiebeheer i. Vastlegging prestatieverklaring; j. Budgethouderschap

Waarom richtlijn uit financiële verordening 2023 O.b.v. Gemeentewet artikel 160 lid 1 onder c verplicht. Behouden maar opnemen in FV onder artikel 20 “Verstrekken garanties en geldleningen”. Dit betreft deels een werkinstructie en deels wat wettelijk bepaald is. O.b.v. Gemeentewet en FV verplicht tot vastleggen regels, met oog op naleving richtlijnen. Dit betreft een werkinstructie en interne aangelegenheid. Dit betreft een werkinstructie en interne aangelegenheid.

Voorstel vaststelling Blijft een richtlijn des colleges, komt niet in fin. verordening want al verplicht. Blijft een richtlijn des colleges, komt in fin. verordening onder Artikel 20. Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie Blijft een richtlijn des colleges, komt niet in fin. verordening want al verplicht. Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie

Dit betreft deels een werkinstructie en deels wat wettelijk bepaald is. Dit betreft met name een definitie van de begrippen en interne aangelegenheid. Dit betreft een interne aangelegenheid.

Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie

Dit wordt al opgesteld als onderdeel van de fin. verordening en organisatiebesluit. Betreft met name werkinstructie, worden geen kaders gesteld (bv. over budgetafwijkingen).

Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie

Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie Wordt ambtelijk vastgestelde werkinstructie