Raadsvoorstel 3e wijziging Financiële Verordening 2023 incl bijlage

Raadsvoorstel 3e wijziging financiële verordening Leeuwarden 2023 Zaaknummer: 2025-256220 ----------------------------------------------------------Aan de gemeenteraad. Inleiding Vanaf de jaarstukken 2023 leggen we als college verantwoording aan u af over rechtmatigheid door opname van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op 21 juni 2023 heeft u kaders daarvoor vastgesteld middels de financiële verordening Leeuwarden 2023 (artikel 9 tot en met 12). Op 29 mei 2024 heeft u een wijziging hierop vastgesteld. Dit betrof een aanvulling van artikel 11 Begrotingsrechtmatigheid voor het begrip ‘tijdigheid’. Aanleiding was een nadere duiding door Commissie BBV. Wij doen u nu een voorstel voor: • Wijziging van artikel 9 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording; en • Aanvulling van artikel 11 Begrotingsrechtmatigheid. Dit voorstel is tot stand gekomen naar aanleiding van: • Evaluatie ambtelijk en met uw auditcommissie in bijzijn van de accountant dd. 15 oktober 2025; en • Aanpassingen van het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dd. 16 april 2025 en aanpassingen van de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV dd. 29 september 2025. Zie bijlage 1 voor belangrijke wijzigingen. Beoogd effect Doel is actualisatie van enkele kaders binnen de financiële verordening.

Namelijk de kaders die bepalen hoe wij verantwoording afleggen aan u over de financiële rechtmatigheid van het boekjaar. Dit leidt niet tot een financieel effect. De aanpassingen zijn het gevolg van aanpassingen in geldende wet- en regelgeving en/of in onze huidige werkwijze. Het is noodzakelijk om de financiële verordening aan te passen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025 voor toepassing van de kaders in de jaarstukken 2025. De Controleverordening Leeuwarden 2023 behoeft geen aanpassing. Voorgestelde wijziging en argumenten In bijlage 2 is de ‘was-wordt-lijst’ opgenomen van de twee artikelen met voorgestelde aanpassingen. Wijziging Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens Dit artikel ziet toe op de grenzen voor: - De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening waarin het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik

Blad 2

-

criterium, die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens (artikel 9, lid 2) komen), wordt opgenomen; De toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering op de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) die boven de door de raad vastgestelde rapportagegrens (artikel 9, lid 3) komen.

Leeuwarden heeft op dit moment (als enige gemeente in Nederland) een verantwoordingsgrens van nihil (0%), met daarbij een ondergrens van € 350.000, tevens de rapportagegrens. Dit betekent in de praktijk dat zowel de rechtmatigheidsverantwoording als de paragraaf bedrijfsvoering toelichtingen bevatten op de geconstateerde afwijkingen groter dan € 350.000. De keuze destijds voor 0% met een ondergrens had verschillende redenen. Een belangrijke reden was het minimaal gelijk houden van de informatiepositie van de raad. Door een lage verantwoordingsgrens krijgt de raad volledig inzicht in de geconstateerde afwijkingen. Het bedrag van € 350.000 was gebaseerd op de afgesproken rapporteringstolerantie met de accountant (namelijk 1/20 deel van de goedkeuringstolerantie (materialiteit) van de accountant). Deze overwegingen zijn meegenomen in de evaluatie van de verantwoordings- en rapportagegrens voor boekjaar 2025. Voorstel Wij stellen een verantwoordingsgrens van 2% voor (zonder ondergrens) en een rapportagegrens van € 750.000 (kwantitatief). Met daarbij de mogelijkheid om in de paragraaf bedrijfsvoering ook onder de rapportagegrens toelichtingen op te nemen, als deze naar het oordeel van het college van bestuurlijk belang zijn (kwalitatief).

Argumenten Gangbare norm: Een belangrijke reden om de verantwoordingsgrens te maximeren op 2%, is dat deze hiermee gelijk is aan de goedkeuringstolerantie die wettelijk is vastgelegd in de Bado. Dit bevordert de vergelijkbaarheid tussen gemeenten. Daarnaast geven de geconstateerde afwijkingen in 2023 en 2024 geen aanleiding voor het hanteren van een lagere verantwoordingsgrens. De geconstateerde afwijkingen in boekjaar 2023 (€5.455.000) en 2024 (€ 2.962.000) lagen beduidend lager dan deze 2% grens (2023: 0,8% van € 686 mln, 2024: 0,4% van € 745 mln). Geen dubbele toelichtingen: In de praktijk betekent dit dat wij alleen in de paragraaf bedrijfsvoering nog een toelichting opnemen op geconstateerde afwijkingen. Dit is ook de plek waar wij als college beschrijven welke actie wij ondernemen om soortgelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De rechtmatigheidsverantwoording bevat enkel nog het overzicht met totale afwijkingen in Euro’s. Lage rapportagegrens: De rapportagegrens is wederom gebaseerd op 1/20 deel van de goedkeuringstolerantie van de accountant. Doordat de goedkeuringstolerantie van de accountant is gewijzigd (zie bijlage 1), komt de rapportagegrens uit op afgerond € 750.000. Afgezet tegen de totale begrote lasten 2025 (circa € 727 miljoen) is dit een lage rapportagegrens (0,10%).

Ook als gekeken worden naar het totaal aan geconstateerde afwijkingen 2023 en 2024 (zie hiervoor) is dit laag. Daarmee heeft u nog steeds een riante

Blad 3

informatiepositie. Waarbij wij ook de mogelijkheid hebben om aan u afwijkingen beneden deze € 750.000 te melden. Aanvulling artikel 11. Begrotingscriterium lid 4 Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig. In lid 4 zijn situaties opgenomen waarin overschrijdingen als acceptabel worden aangemerkt. Bij de totstandkoming van dit artikel in 2023 is dit in zijn geheel overgenomen vanuit de VNG modelverordening, waarbij er in lid 4 is aangesloten op de gehanteerde begrotingscriteria. Echter in de praktijk zijn ook reservemutaties, die op basis van artikel 15 lid 9 van de financiële verordening binnen de bevoegdheid van het college vallen, als acceptabel te beschouwen. Het gaat hierbij om de twee reserves budgetoverheveling, de reserve grondexploitatie, reserve parkeren en reserve vastgoed (zie bijlage 3). In het hoofdstuk “Begrotingsrechtmatigheid” van de jaarstukken 2023 en 2024 is deze aanvulling reeds meegenomen. Bij deze leggen wij het voorstel neer om dit in de financiële verordening te formaliseren. Kanttekeningen en risico’s Wij onderkennen geen kanttekeningen en risico’s bij de voorgestelde aanpassingen in de financiële verordening. De aanvulling van artikel 11 betreft het formaliseren van de huidige werkwijze. En de wijziging van artikel 9 sluit aan bij actuele wijzigingen in wet- en regelgeving.

Financiën Aan dit raadsvoorstel zitten geen financiële consequenties. Vervolgacties op hoofdlijnen Nadat de verordening tot wijziging van de financiële verordening Leeuwarden 2023 is vastgesteld, volgt een publicatie op www.overheid.nl. Hiermee treedt de wijziging van de financiële verordening Leeuwarden 2023 in werking. Tevens zullen wij binnen twee weken na besluitvorming de vastgestelde verordening naar de Provincie sturen. Leeuwarden, 4 november 2025, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. Signed By: de Jong, Eelke 11/11/2025 13:48:08 CET {{Signer1}} ID: 9113b223-1faa-47fb-a641-6d681626898f Auth: Scribble

secretaris. Signed By: van Haersma Buma, Sybrand 10/11/2025 11:43:04 CET {{Signer2}} ID: 9113b223-1faa-47fb-a641-6d681626898f Auth: Scribble

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.

BIJLAGE 1 Belangrijke wijzigingen boekjaar 2025 voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole. Behorende bij raadsvoorstel zaaknummer: 2025-256220 Op 16 april 2025 zijn de wijzigingen in het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gepubliceerd. De aangepaste Kadernota Rechtmatigheid heeft de commissie BBV op 29 september 2025 gepubliceerd. De belangrijkste wijzigingen zijn: Voor de rechtmatigheidsverantwoording: • De raad had tot 2024 de keuze in een verantwoordingsgrens tussen de 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Door de wijzigingen heeft de raad vanaf 2025 de keuze in een verantwoordingsgrens tussen de 0% en 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. • Vanaf 2025 moeten rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden door het college bij elkaar opgeteld worden en afgezet worden tegen de verantwoordingsgrens. Voorheen gold deze grens voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. • In het bepalen van het bedrag voor de rapportagegrens (toelichting paragraaf bedrijfsvoering) is de raad nog steeds vrij.

Voor de accountantscontrole (getrouwheid): • Vanaf boekjaar 2025 hanteert de controlerend accountant een goedkeuringstolerantie (materialiteit) voor de jaarrekeningcontrole, van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Voorheen was de goedkeuringstolerantie voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. • Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. • De rapporteringstolerantie wordt jaarlijks gedefinieerd op basis van afspraken tussen de auditcommissie en de accountant, en bedraagt maximaal 1/20 deel van de goedkeuringstolerantie (materialiteit) van de accountant. Dit ziet er als volgt uit voor gemeente Leeuwarden: Tabel: toleranties accountant Leeuwarden o.b.v. Bado en jaarlijkse afspraken Was Is Lasten primitieve begroting 2024: € 2025: € Leeuwarden 653.228.000 (incl. 727.091.000 (excl. dotaties) dotaties) Goedkeuringstolerantie € 6.532.000 (1%) € 14.500.000* (2%) (materialiteit) (afgerond) Rapporteringstolerantie (max.) € 325.000 (1/20) € 725.000* (1/20) * De accountant bepaald op basis van de werkelijke lasten de te hanteren toleranties voor de jaarrekeningcontrole.

De voorgestelde rapportagegrens uit artikel 9, lid 3, die wij als college dienen te hanteren voor de rechtmatigheidsverantwoording, is afgerond naar boven op € 750.000 (huidig: € 350.000).

BIJLAGE 2 Was wordt lijst financiële verordening 2023 artikel 9 en 11 Behorende bij raadsvoorstel zaaknummer: 2025-256220 Onderstaande tabel laat de aanvullingen zien ten opzichte van de teksten uit de Financiële verordening Leeuwarden 2023 (vastgesteld op 21 juni 2023, 1e wijziging op 13 november 2023, 2e wijziging op 29 mei 2024). Links staat de oorspronkelijke tekst. Rode tekst rechts geeft de toevoeging van tekst aan. Doorgehaalde tekst geeft de verwijdering van tekst aan. WAS FV 2023 (oorspronkelijk) Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

WORDT FV 2023 (wijziging) Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college van burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 0% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves, waarbij een ondergrens wordt gehanteerd overeenkomstig de rapportagegrens genoemd in lid 3. 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens van € 350.000 nader toegelicht.

1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college van burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. waarbij een ondergrens wordt gehanteerd overeenkomstig de rapportagegrens genoemd in lid 3. 3. In de paragraaf bedrijfsvoering volgt nadere toelichting over: a. de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens van € 750.000. b. de belangrijkste afwijkingen ten aanzien van rechtmatigheid die onder de rapportagegrens vallen, als deze naar het oordeel van het college van bestuurlijk belang zijn.

Artikel 11. Begrotingsrechtmatigheid

Artikel 11. Begrotingsrechtmatigheid

4. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. 5. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5. 6. Bij meerjarige investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5. 3. Bij meerjarige investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op

het niveau van het totaal door de raad vastgestelde kredietbedrag. 7. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan bij de tussentijdse rapportage (TURAP) of bij de jaarstukken. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig.

het niveau van het totaal door de raad vastgestelde kredietbedrag. 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan bij de tussentijdse rapportage (TURAP) of bij de jaarstukken. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig.

Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding kon niet meer middels de laatste begrotingswijziging van het jaar worden geautoriseerd door de raad. 8. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding kon niet meer middels de laatste begrotingswijziging van het jaar worden geautoriseerd door de raad. d. Er is sprake van een overschrijding in een reserve die, op basis van artikel 15 lid 9 van de financiële verordening, binnen de bevoegdheid van het college valt. 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

BIJLAGE 3 Financiële verordening 2023 artikel 15 lid 9 Behorende bij raadsvoorstel zaaknummer: 2025-256220 Onderstaande betreft het artikellid uit de Financiële verordening Leeuwarden 2023 waar het voorgestelde artikel 11, lid 4, onder d naar verwijst.