Protocol geheimhouding en vertrouwelijkheid

Protocol geheimhouding en vertrouwelijkheid Behorend bij raadsvoorstel met zaaknummer: 2022-065479 Geheimhouding 1. Burgmeester, college en raad gaan terughoudend om met het opleggen en bekrachtigen van geheimhouding van informatie vervat in documenten. 2. Geheimhouding wordt zo goed mogelijk gemotiveerd aan de hand van belangen, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 3. Geheimhouding wordt zoveel mogelijk beperkt; indien mogelijk wordt aangeven voor welke tekstonderdelen die geldt; zo mogelijk wordt de geheim te houden informatie in een afzonderlijk document gezet. 4. Indien geheime stukken in een besloten raadsvergadering worden besproken, wordt expliciet in die vergadering stilgestaan bij de vraag in hoeverre ook ten aanzien van de besloten vergadering zelf geheimhouding moet worden opgelegd, en hoe wordt omgegaan met het verslag van de besloten vergadering en de besluitenlijst. 5. Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel op de voorpagina en de volgende pagina’s. 6. Bij digitale stukken wordt dit op het digitale exemplaar kenbaar gemaakt (zowel in de benaming van het document als op de pagina’s in het document zelf). 7. Voor zover ten behoeve van een informatieve bijeenkomst en het Debat geheime stukken worden verstrekt, dient artikel 86 Gemeentewet als wettelijke grondslag te worden gehanteerd. 8.

Wordt een stuk na een informatieve bijeenkomst en het Debat doorgezonden naar de besluitvormende gemeenteraad, dan bekrachtigt de raad de geheimhouding ex art. 25 lid 3 Gemeentewet in de eerstvolgende raadsvergadering. 9. Wordt op een stuk op grond van art. 25 lid 2 door de burgemeester of het college geheimhouding opgelegd en dat stuk vervolgens aan de besluitvormende raad gezonden, dan bekrachtigt de raad die geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering. Tenzij de raad wil dat de geheimhouding vervalt (art. 25 lid 3 Gemeentewet). 10. Bij oplegging legt het college of bij de bekrachtigingsbeslissing legt de raad zo mogelijk vast tot welk moment de geheimhouding zou moeten gelden. 11. De griffie legt de opgelegde geheimhouding of de bekrachtigingsbeslissing vast in een register; tweemaal per jaar wordt door de raad beslist voor welke documenten de geheimhouding kan worden opgeheven. Vertrouwelijkheid 1. Vertrouwelijke informatie aan raadsleden komt af en toe voor. Zonder dit per geval concreet af te spreken, wordt aangenomen dat de raadsleden die de vertrouwelijke informatie ontvangen er ook vertrouwelijk mee omgaan. 2. Vertrouwelijkheid is een afspraak, meestal stilzwijgend, soms uitdrukkelijk gemaakt. Het openbaar maken van vertrouwelijke informatie is iets anders dan het schenden van de formele geheimhoudingsplicht.

Het stempel vertrouwelijk heeft op zichzelf geen juridische betekenis. Het zich houden aan vertrouwelijkheid is een politiek/bestuurlijke fatsoensnorm. 3. Het is van belang om vertrouwelijkheid en geheimhouding altijd goed te onderscheiden. Zo moet er steeds nadrukkelijk worden stilgestaan bij de vraag of vertrouwelijkheid voldoende is of dat er geheimhouding opgelegd moet worden. Indien vertrouwelijkheid wenselijk is, is het

verstandig dit ook vast te leggen in het verslag van de vergadering waarin dit wordt afgesproken. Het is gebruikelijk om die vertrouwelijkheid aan het begin van de vergadering af te spreken en af te spreken tot wanneer de vertrouwelijkheid geldt. 4. Als de burgemeester of het college buiten het formele kader van de raadsvergadering om in beslotenheid willen overleggen met de gemeenteraad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een andere overlegvorm. 5. De burgemeester, het college en/of de raad zijn terughoudend in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet openbaarheid van bestuur/Wet open overheid (per 1 mei 2022) zijn aangegeven. 6. De burgemeester, het college en/of de raad kunnen echter ook menen dat een dergelijke besloten bijeenkomst op andere gronden gewenst is, zoals bij vooraankondiging van collegebesluiten met grote maatschappelijke impact en bepaalde technische beraden. 7. Het gebruik van dergelijke besloten bijeenkomsten wordt regelmatig geëvalueerd in het presidium.