Presentatie QS mock up V6

Presentatie:

Quickscan Festivalklimaat

Datum: 10-04-2024

Motie Quickscan Festivalklimaat Opdracht: Neem de gemeenteraad in volle breedte mee in wat de gemeente doet op het gebied van evenementen o vergunning en kennisgeving o draaiboeken en ondersteuning o locatieprofielen o regelgeving en beleid o resultaten onderzoeken o externe invloeden

Aantallen evenementen met vergunning Jaar

Aantal verleende evenementen met evenementenvergunning

2017

169

2018

200

2019

162

2020 (corona)

-

2021 (corona)

-

2022 (deels coronajaar)

132 (93 A, 34 B, 1 C)

2023

139 (98 A, 40 B, 1 C)

• Naast de vergunningen zijn er 130-150 kennisgevingen per jaar • Cijfers 2024 positief: 164 evenementen aangemeld voor evenementenkalender

Vergunning en kennisgeving • Wanneer is er een kennisgeving nodig en wanneer een vergunning? • Wat is het verschil? • Waarom maken we verschil? • Proces kennisgeving en vergunning

Kennisgeving 4 weken vooraf

Binnen 5 werkdagen

Binnen 10 werkdagen

Binnen 10 werkdagen

Kennisgeving

Beoordeling

Toestemming

Afronding

Vergunning 16 weken vooraf

5 werkdagen

Aanvraag

Beoordeling

10 werkdagen

5 werkdagen

5 werkdagen

6 weken

Advisering

Besluiten

Afronden

Bezwaren

10 werkdagen

Aanvullingen

Draaiboeken en ondersteuning • Waarom een draaiboek? • Hulp bij aanvraag indienen • Evaluatie van het evenement

Locatieprofielen • Wanneer een locatieprofiel? • Voordeel locatieprofiel • Actualiseren profielen en opstellen nieuwe profielen

Onderzoeken • Onderzoek Friese evenementensector – TAF • Presentatie raad op 30 oktober 2023 • Aanbevelingen i.r.t. Leeuwarden • Aanvullende enquête Motie Quickscan gemeente Leeuwarden • Resultaten enquête gemeente Leeuwarden

Aanvullende enquête • Vraag: hoe ervaart u de samenwerking met de gemeente? Samenwerking met de gemeente

20% Goed, betrokken, positief Redelijk

80%

Aanvullende enquête • Hoe ervaart u het aanvraagformulier en format draaiboek? Aanvraagformulier en uitgangspunten draaiboek

10% Duidelijk, helder en overzichtelijk

45%

45%

Zwaar, matig & omslachtig Teveel gevraagd voor kleinschalige evenementen

Aanvullende enquête • Hoe beoordeelt u het aantal beschikbare locaties? Beschikbare locaties voor evenementen in Leeuwarden

29% Te weinig

42%

Prima Niet van toepassing

29%

Aanvullende enquête • Zijn de huidige locaties voldoende voorzien van infrastructuur? Infrastructuur

0% 35%

Voldoende Te weinig

65%

Niet van toepassing

Aanvullende enquête Knelpunten met prioriteit volgens organisatoren: • Voldoende goed uitgeruste evenemententerreinen met basisvoorzieningen • Verminder de administratieve druk • Vereenvoudig format veiligheidsplan (alleen van toepassing bij B&C evenementen)

• Verkorten aanvraagtermijn voor kleine evenementen • Subsidie aanvragen vereenvoudigen • Meer opbouwende kritiek

Subsidies Evenement Fries Straat Festival City Proms Bevrijdingsfestival Media Art Festival LUNA Nights Explore the North Welcome to the Village Noordelijk Film Festival

2023 structureel 50.000 50.000 45.000 46.000 50.000 50.000 50.000 89.000

2024 structureel 55.000 55.000 45.000 46.000 50.000 55.000 91.920

Totaal

430.000

397.920

Naast de structurele subsidies zijn er in 2024 nog incidentele subsidies toegekend aan Fries Straatfestival (15.000), FSF Monumental Constructions (45.000 + 25.000) en Explore the North (50.000) Bevrijdingsfestival heeft in 2024 eenmalige extra bijdrage van het Rijk ontvangen (46.260)

Mogelijke knelpunten • Binnen de invloedsfeer van de gemeente • Buiten de (directe) invloedsfeer van de gemeente

Binnen de invloedsfeer van de gemeente Lokale wet- & regelgeving • • • • • • • • •

APV Bestemmingsplannen Omgevingsvisie gemeente Leeuwarden 2021 Beleidsregel ‘Evenementen in de open lucht’ Beleidsregel geluid ‘Evenementen in de open lucht’ Afwegingskader voor verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender Legesverordening 2024 Verordening precariobelasting 2024 Visie op kunst en cultuur 2021-2028

Administratieve last • •

Draaiboek en plattegrond Veiligheidsplan (alleen bij B&C evenementen)

Binnen de invloedsfeer van de gemeente Financiering • Operationele ondersteuning en uitvoering bij evenementen

Financiering

Budget t/m 2024

Budget 2025 e.v.

Huidige structurele bezetting

€104.000,-

€104.000,-

Operationele ondersteuning en uitvoering (incidenteel)

€260.000,-

€0,-

Additionele financieringsvraag in kader MTR

-

€260.000,-

Additionele financieringsvraag vanwege groeiende complexiteit

-

€70.000,-

Binnen de invloedsfeer van de gemeente Financiering • Aantrekken toonaangevende festivals en evenementen Financiering

Budget t/m 2024

Budget 2025 e.v.

Structureel budget

€300.000,-

€100.000,-

Extra benodigd budget voor behalen gemeentelijke doelen

-

€200.000,-

Buiten de invloedsfeer van de gemeente • Landelijke wet- & regelgeving • • • • •

Omgevingswet (waaronder regels natuurbescherming) Alcoholwet BGBOP (brandveiligheidwetgeving) Zondagswet Wegenverkeerswet

• Inflatie kosten en tarieven inhuur • Personeel en vrijwilligers

Aanbevelingen en verbeteringen TAF ✓ Digitaal evenementenpakket ✓ Accounthouderschap ✓ Jaarlijkse bijeenkomsten ✓ Actualiseer subsidiebeleid

Aanbevelingen en verbeteringen vanuit enquete motie Quickscan o Vereenvoudigen en ontdubbelen formats o Pilot meerdaagse kleinschalige evenementen op basis van kennisgeving o Actualiseren website o Inkorten aanvraagtermijn voor A-vergunning o Lokale schaatstochten vrijstellen van leges i.v.m. onzekerheid o Samenvoegen evenementen in 1 vergunning

Tot slot • Motie Duurzaamheid • Motie Stimuleer kleinschalige evenementen • Informatieavond evenementen 15 april! • Vragen & Suggesties