Notitie Evenementen gemeente Leeuwarden 2024

Notitie Evenementen gemeente Leeuwarden 2024

1

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 Inleiding

4

1.1 Aanleiding motie 1.2 Terugblik 1.2.1 Eerdere afspraken 1.2.2 Financiering 1.2.3 Belangrijke stappen/documenten na vaststelling Visienota Evenementen

4 4 4 4 4

Hoofdstuk 2 De huidige praktijk – werkwijze

6

2.1 Van bestemmingsplan naar omgevingsplan 2.2 Locatieprofielen 2.3 Kennisgevingen en evenementenvergunningen 2.4 Evenementendraaiboeken 2.5 Begeleiding organisatoren van evenementen 2.5.1 Evenementen met een kennisgeving 2.5.2 Evenementen met een evenementenvergunning 2.6 Evaluatie

6 6 7 7 8 8 8 9

Hoofdstuk 3 De huidige praktijk – onderzoeken

10

3.1 Inleiding 3.2 Onderzoek naar de Friese evenementensector door Toerisme Alliantie Fryslân (TAF) 3.3 Presentatie rapport TAF aan gemeenteraad 3.4 Vragen aan evenementenorganisaties door gemeente Leeuwarden 3.5 Samenvatting uitkomsten vragenlijst gemeente Leeuwarden

10 11 12 12

Hoofdstuk 4 (Mogelijke) knelpunten

14

4.1 Binnen de invloedsfeer gemeente 4.1.1 Lokale wet- en regelgeving (waaronder bestemmingsplannen / beleidskaders) 4.1.2 Financiering (i.r.t. basis op orde of basis+) 4.1.3 Begeleiding aanvragers evenementenvergunning intern 4.1.4 Uitstroom interne medewerkers gemeente 4.2 Buiten de (directe) invloedsfeer gemeente 4.2.1 Landelijke wet- en regelgeving 4.2.2 Inflatie - kostenontwikkeling in de branche 4.2.3 Begeleiding aanvragers evenementenvergunning extern 4.2.4 Uitstroom medewerkers evenementenorganisaties

14 14 15 16 17 17 17 18 18 18

Hoofdstuk 5 Conclusies en quick wins

20

2

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Motie gemeenteraad Quick scan festivalklimaat 12 juli 2023 Voorwaarden: kennisgeving en evenementenvergunning Uw evenement staat op de Evenementenkalender - Hoe nu verder? Onderzoek naar de Friese evenementensector – Toerisme Alliantie Fryslân september 2023 Vragenlijst evenementenorganisaties gemeente Leeuwarden 2023 Normen in 1 oogopslag

3

Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding motie Op 12 juli 2023 vond de behandeling van de jaarstukken plaats in de gemeenteraad. Net hiervoor was ook het bericht naar buiten gekomen dat Welcome to The Village stopt. Een en ander was aanleiding voor de VVD om de motie Quick scan festivalklimaat in te dienen. Deze motie is aangenomen, echter wel met een aangepaste tekst/opdracht ten opzichte van de origineel ingediende motie. De uitgeschreven tekst van de motie treft u aan in bijlage 1. De in de motie opgenomen punten/onderwerpen worden in deze notitie nader uitgewerkt. 1.2 Terugblik 1.2.1 Eerdere afspraken Voordat we inhoudelijk ingaan op de motie willen we terugblikken op het eerder doorlopen traject in het kader van de Visienota evenementen. In een informerende bijeenkomst voor de gemeenteraad op 26 augustus 2020 is ingegaan op de vraag waarom een visie op evenementen nodig is. Ook is uitgebreid stilgestaan bij wat we als gemeente al doen om evenementen mogelijk te maken. Het gesprek heeft plaatsgevonden aan de hand van twee (ontwikkel)scenario’s: 1. basis op orde; 2. plusambitie. 1.

Basis op orde Om de basis op orde te hebben en te houden is anno 2020 aangegeven dat er nog een aantal stappen moest worden gezet: o een structurele financiële basis voor gesubsidieerde evenementen;* o één loket en vereenvoudigde werkprocessen; o verdeling van schaarste op locaties (afwegingskader); o geactualiseerde beleidsregels; o visieontwikkeling uitbreiding evenementlocaties.* 2. Plusambitie De plusambitie voorzag in een extra plus ten opzichte van de basis op orde: o een optimale mix van evenementen gedurende het hele jaar; o gelaagde profielen: regionaal, noordelijk/landelijk, internationaal; o altijd annex met de culturele/economische agenda van Leeuwarden. *De basis op orde hebben en houden vraagt om voldoende capaciteit en daarmee geld. De cursief gedrukte onderdelen genoemd bij de basis op orde, hebben door gebrek aan geld (en daarmee geen voldoende capaciteit) helaas nog geen doorgang kunnen vinden. Dit betekent dat de basis nog niet geheel op orde is. De plusambitie is voor nu, zonder structureel geld, dan ook zeker een stap te ver. 1.2.2 Financiering Zoals hiervoor ook al kort aangegeven is er tot op heden geen volledige structurele financiering beschikbaar gesteld voor de uitvoering van evenementen. Er is sprake van enige structurele capaciteit, maar voor het overige is er voor de uitvoering alleen sprake van incidenteel geld tot en met 2024.

In paragraaf 4.1.2 gaan we uitgebreider in op de financiële knelpunten. 1.2.3 Belangrijke stappen/documenten na vaststelling Visienota Evenementen Na vaststelling van de Visienota Evenementen in 2020 is een aantal documenten opgeleverd c.q. vastgesteld die bijdragen aan een nog betere basis voor evenementen in onze gemeente. Zowel 4

richtingbepalend (visies) als ook meer concrete documenten (beleidsregel geluid en diverse locatieprofielen). Hierna wordt kort stilgestaan bij de belangrijkste documenten. o

o

o

o

o

Visie op kunst en cultuur ‘durven en samen doen’ ‘lokaal perspectief in een internationale context 2021 – 2028’ Dit is de opvolger van de Cultuurnota ‘Legacy cultuur 2018: klaar voor 2018’. De nota richt zich op wat vanuit het perspectief van de gemeente nodig is om ook na 2018 een aantrekkelijke culturele hoofdstad en regio te blijven en niet terug te vallen naar het kunst- en cultuurniveau van de jaren voor 2018. Visie Bezoek Leeuwarden 2025 In 2021 vastgesteld door de gemeenteraad. Hier ligt de synergie met de Visie op kunst en cultuur (2020) en worden cultuur, economie en vestigingsklimaat met elkaar verbonden. Evenementen generen ook economische effecten zoals werkgelegenheid door seizoensverlenging en meerdaags bezoek door kwaliteitstoeristen. Omgevingsvisie gemeente Leeuwarden - 2021 Hierin heeft de gemeenteraad de lijn uit de Visienota Evenementen voortgezet en bepaald dat er binnen enkele jaren een evenementenmix mogelijk is die Leeuwarden regionaal, nationaal en internationaal de status verschaft van topevenementenstad in Noord-Nederland. De gemeente wil hierbij voortbouwen op de successen van het Culturele Hoofdstadjaar 2018, via Arcadia 2022 en de daarop volgende edities in 2025 en 2028.

Beleidsregel geluid ‘Evenementen in de open lucht 2022’ Deze beleidsregel bevat onder meer het normenstelsel voor het verlenen van een geluidsontheffing voor het maken van geluidshinder bij het houden van een evenement in de open lucht. Deze beleidsregel vervangt eerdere versies. Locatieprofielen Locatieprofielen zijn een hulpmiddel voor organisatoren van evenementen. Het geeft inzicht in faciliteiten op een locatie en waar rekening mee moet worden gehouden qua gebruikers, veiligheid en (beleids)regels. In paragraaf 2.2 wordt hier uitgebreider op ingegaan.

5

Hoofdstuk 2 De huidige praktijk – werkwijze 2.1 Van bestemmingsplan naar omgevingsplan Het houden van evenementen vraagt om geschikte locaties: zowel binnen als buiten. In sommige gevallen kan een omgevingsvergunning nodig zijn. Dat kan het geval zijn als het bestemmingsplan niet de mogelijkheid biedt voor het houden van een evenement. Er zijn ook bestemmingsplannen waarin dit al wel is geregeld. Een belangrijk bestemmingsplan voor evenementen is het bestemmingsplan voor De Groene Ster. Het ligt in de lijn der verwachting dat dit bestemmingsplan in het eerste kwartaal 2024 wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Per 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. Vanaf deze datum zijn alle bestemmingsplannen van rechtswege het zogenaamde tijdelijke deel van het omgevingsplan. Ook een bestemmingsplan dat voor 1 januari 2024 ter inzage heeft gelegen als ontwerp, en na 1 januari 2024 wordt vastgesteld, valt hier nog onder. Gemeenten hebben hierna tot 2032 de tijd om alle bestemmingsplannen binnen de gemeente om te zetten tot het definitieve omgevingsplan. Er wordt op dit moment hard gewerkt aan het eerste deelplan voor Buitengebied Zuid (wat ca. ¼ deel van ons grondgebied beslaat). Hierna zal gefaseerd de rest van het gemeentelijke grondgebied worden omgezet. Ook het onderdeel evenementen wordt hierin meegenomen.

In de praktijk betekent dit dat er niet veel gaat veranderen. Een aanvraag wordt getoetst aan het tijdelijke deel van het omgevingsplan (lees: de “oude” bestemmingsplannen). In geval een aanvraag niet past kan medewerking worden verleend door middel van een omgevingsvergunning op grond van de Omgevingswet (via een zogenaamde bopa (buitenplanse omgevingsplanactiviteit)). De verwachting is dan ook niet dat dit tot grote problemen of vertragingen gaat leiden. 2.2 Locatieprofielen Locatieprofielen worden opgesteld voor locaties waar vaak een evenement wordt gehouden en waar veel vraag naar is om een evenement te organiseren. Er wordt informatie gegeven over het aantal evenementen wat mag plaatsvinden op een bepaalde locatie. Of hoe vaak evenementen van een bepaald soort georganiseerd mogen worden. Daarnaast staat er ontzettend veel nuttige informatie in over de desbetreffende evenementenlocatie. Ook bevat het informatie over benodigde vergunningen/ontheffingen en omgevingsaspecten waar rekening mee moet worden gehouden (bijvoorbeeld geluid, tijden van het evenement, bereikbaarheid, ondergrond, bomen). En er wordt ingegaan op bijzonderheden en communicatie. Leeuwarden kent op dit moment 4 locatieprofielen: o Oldehoofsterkerkhof; o Wilhelminaplein; o Gouverneursplein, Hofplein, Raadhuisplein; o De Groene Ster.

De eerste drie locatieprofielen zijn beschikbaar op de gemeentelijke website (Locatieprofiel evenementen - Gemeente Leeuwarden). Na vaststelling van de partiële herziening van het bestemmingsplan De Groene Ster wordt het al bestaande locatieprofiel voor De Groene Ster hierop aangepast. Hierna wordt het op de gemeentelijke website gepubliceerd. Ook andere locaties zullen nog worden voorzien van een locatieprofiel (naar verwachting in 2024): o Lange Pijp; o Waagplein; o Prinsentuin. 6

2.3 Kennisgevingen en evenementenvergunningen Voor het organiseren van een evenement moet een kennisgeving worden doorgegeven of een evenementenvergunning worden aangevraagd. Op de gemeentelijke website (Evenement organiseren - Gemeente Leeuwarden) wordt helder uitgelegd wanneer kan worden volstaan met een kennisgeving. Volledigheidshalve hebben wij de voorwaarden voor kennisgeving en evenementenvergunning ook opgenomen in bijlage 2. Voldoet een evenement niet aan de voorwaarden voor een kennisgeving, dan is er een evenementenvergunning nodig. Ook is er nog een drietal situaties waarbij nooit met een kennisgeving kan worden volstaan maar een evenementenvergunning nodig is: deelnemers of organisatoren overnachten bij het evenement, in geval van een optocht met gemotoriseerd verkeer of in geval van het organiseren van een vechtsportevenement. De organisator van een evenement moet een kennisgeving minimaal 4 weken voor het evenement insturen (via een digitaal formulier waar een plattegrond van het evenement aan moet worden toegevoegd). Een evenementenvergunning moet minimaal 16 weken voor het evenement worden aangevraagd. Dit omdat het meer inzet van ons als gemeente vraagt. Ook zijn hiervoor meerdere externe adviespartijen bij betrokken. Denk hierbij aan de politie en de Veiligheidsregio.

2.4 Evenementendraaiboeken De gemeente Leeuwarden werkt sinds 2017 met een format voor evenementendraaiboeken: “CRITERIA & HANDLEIDING Draaiboek voor evenementenvergunningen”. Ook dit format staat op de gemeentelijke website (Format draaiboek (volledig) NR (leeuwarden.nl)). Organisatoren van evenementen moeten bij de aanvraag voor een evenementenvergunning een draaiboek indienen, wat voldoet aan het gemeentelijke format. Dit betreft een overzichtelijke vragenlijst van 11 pagina’s. Het format zorgt er voor dat er bij de aanvraag geen relevante gegevens worden vergeten. Het draaiboek bevat daarnaast ook nog andere belangrijke informatie voor de organisatoren van een evenement. Het is daardoor tevens een extra hulpmiddel voor het organiseren van een evenement. In het document “CRITERIA & HANDLEIDING Draaiboek voor evenementenvergunningen” wordt ingegaan op onder andere: o plaatsing op de gemeentelijke Evenementenkalender;1 o risicoscan; o verzekeringen (aansprakelijkheid, vrijwilligers); o vooroverleg; o juridische kaders en beleid; o mogelijke andere benodigde vergunningen, ontheffingen en meldingen; o voorbeeldbrieven voor het informeren van omwonenden. Het document is er op gericht om de organisatoren zo goed als mogelijk te informeren en te ondersteunen.

Door het (digitaal) beschikbaar stellen van deze informatie en toelichting op de hiervoor genoemde onderwerpen zijn we samen met de evenementenorganisatoren in staat te komen

1 Is er sprake van een evenement met 2000 bezoekers/deelnemers of meer, dan is de organisator verplicht om voor 1 september een

verzoek in te dienen tot plaatsing op de Evenementenkalender in het volgende jaar. Overige evenementen mogen, maar zijn niet verplicht dit verzoek in te dienen. Een aantal evenementen heeft de status van ‘vaste programmering’. Dit betekent dat ze voor drie jaren op de Evenementenkalender zijn geplaatst. Deze evenementen hebben voorrang op andere evenementen. De overige evenementen worden beoordeeld op basis van het ‘Afwegingskader voor verzoeken tot plaatsingen op de Evenementenkalender’.

7

tot goede aanvragen. Hiermee wordt ook het uiteindelijk verlenen van de evenementenvergunning bespoedigd. 2.5 Begeleiding organisatoren van evenementen Begeleiding kent verschillende vormen. Ook kan dit verschillen, afhankelijk van wie de organisator/aanvrager van een evenement is en de kennis/ervaring van deze organisator. Er wordt aan organisatoren vaak aangeboden de stukken samen met de vergunningverlener en/of evenementencoördinator te bespreken. Waar hulp nodig is wordt dat geboden. Wanneer evenementenorganisatoren een evenement op de Evenementenkalender laten plaatsen, ontvangen zij hierna de nodige informatie die er voor zorgt dat het nog te doorlopen proces wordt vergemakkelijkt (zie bijlage 3). Hierin wordt ook expliciet gewezen op de mailadressen van de evenementencoördinator en het team vergunningen. Dit om op laagdrempelige wijze vragen te kunnen stellen of een afspraak te maken. Leeuwarden heeft op de gemeentelijke website informatie opgenomen voor organisatoren van evenementen: https://www.leeuwarden.nl/evenementen. Op deze manier wordt op een makkelijke manier alle benodigde informatie centraal aangeboden. Er kan makkelijk worden “doorgeklikt” naar de informatie waarvan men meer wil weten.

Provincie Fryslân heeft voor aanvragers een evenementenspreekuur in het leven geroepen en een informatie brochure opgesteld: https://www.fryslan.frl/evenementen-en-de-wet-natuurbescherming. Evenementenorganisatoren worden door ons hierop gewezen, als er mogelijk effecten op de natuur kunnen zijn. Dit kan bijvoorbeeld spelen als bij een evenement vuurwerk is voorzien. Vuurwerk kan zorgen voor stress bij bijvoorbeeld vogels. Dit kan hun rust verstoren of tijdens de broedperiode kunnen zij hierdoor hun nest verlaten. 2.5.1 Evenementen met een kennisgeving Kennisgevingen kunnen vaak zonder begeleiding worden doorgegeven. Hooguit is hierbij sprake van een aantal aanvullende vragen via de mail of telefoon. Voor de criteria voor een kennisgeving verwijzen wij u naar paragraaf 2.3. 2.5.2 Evenementen met een evenementenvergunning We onderscheiden hierbij drie typen evenementen: o A-evenement: regulier evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s (zeer) onwaarschijnlijk is; o B-evenement: aandachts-evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s aannemelijk is; o C-evenement: risicovol evenement, waarbij de aanwezigheid van risico’s zeer waarschijnlijk is. Door de gemeente wordt na ontvangst van de aanvraag evenementenvergunning een risicoscan gemaakt.

Hierbij wordt getoetst op de volgende onderdelen: o soort evenement; o samenstelling van het publiek; o plaats en tijdstip van het evenement; o of er een verhoogde kans is op slachtoffers/incidenten. In de ontvangstbevestiging die de organisator van het evenement ontvangt staat hoe het evenement is ingedeeld. Categorie A-evenement Voor een categorie A-evenement levert de aanvrager 16 weken voor aanvang van het evenement een draaiboek aan volgens het gemeentelijke format. Nieuwe organisatoren of organisatoren voor nieuwe evenementen worden actief benaderd voor een overleg. Daarnaast kan elke organisator de vergunningverlener of evenementencoördinator altijd benaderen voor begeleiding en/of overleg. De 8

aanvraag met het draaiboek wordt ter advies voorgelegd aan in- en externe adviseurs, al naar gelang de aard van het evenement (bijvoorbeeld verkeer, geluid, brandveiligheid, politie). Categorie B en C-evenement Voor een categorie B en C-evenement wordt de organisator van het evenement uitgenodigd voor een vooroverleg (20 weken voor het evenement). Uiterlijk twee weken voor het vooroverleg levert de organisator hiervoor een concept draaiboek met een concept plattegrond aan. Hierover vindt dan het gesprek plaats met ook ruime mogelijkheid voor het stellen van vragen. Bij het gesprek sluiten ook de in- en externe adviseurs aan van de gemeente, zodat in één gesprek alle aspecten van het evenement aan de orde komen. Daarnaast is het natuurlijk altijd mogelijk om telefonisch of via de mail de nodige vragen te stellen of nog een extra overleg in te plannen als hier behoefte aan is. 2.6 Evaluatie Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats van (in ieder geval) de B en C-evenementen die hebben plaatsgevonden. De evenementen worden hierbij op basis van een evaluatieforumlier beoordeeld. Dit gebeurt door zowel in- als externe adviseurs. De uitkomsten kunnen aanleiding zijn om een evenementenorganisatie uit te nodigen voor een gesprek. Een dergelijk gesprek is er met name op gericht om te kijken hoe geconstateerde gebreken/problemen in het vervolg kunnen worden voorkomen.

Tijdens dit gesprek is er voor de organisator natuurlijk ook ruimte om richting gemeente en betrokken externe partijen te ventileren. Er is sprake van een wisselwerking, gericht om het proces rond evenementen (van begin tot eind) zo goed als mogelijk te laten verlopen.

9

Hoofdstuk 3 De huidige praktijk - onderzoeken 3.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk hebben we stilgestaan bij de huidige werkwijze. In dit hoofdstuk gaan we nader in op twee onderzoeken die hebben plaatsgevonden in 2023. In paragraaf 3.2 wordt ingegaan op het onderzoek naar de Friese evenementensector van Toerisme Alliantie Fryslân (hierna: TAF). In paragraaf 3.3 wordt ingegaan op de presentatie van het rapport van TAF aan de gemeenteraad. In paragraaf 3.4 worden de uitkomsten van het eigen onderzoek van de gemeente Leeuwarden samengevat. 3.2 Onderzoek naar de Friese evenementensector door Toerisme Alliantie Fryslân (TAF) De TAF heeft in september 2023 het Onderzoek naar de Friese evenementensector ‘Samenwerken aan perspectief’ naar buiten gebracht. De TAF is één van de aanjaag- en uitvoeringsprogramma’s van Stichting Innovatiepact Fryslân. De TAF stimuleert de Friese gastvrijheidssector en voorziet haar van ideeën en initiatieven rond belangrijke thema’s zoals gastvrijheid, bedrijfsvoering, scholing, innovatie en marketing. De TAF opereert als denktank en bestaat uit vertegenwoordigers uit het Friese bedrijfsleven, het onderwijsveld, de brancheorganisaties als ook de marketingorganisaties en recreatieschap Marrekrite. Het bureau Scherp in Veiligheid (hierna: Scherp) heeft in opdracht van TAF onderzoek gedaan naar de kansen en bedreigingen voor de Friese evenementensector.

Er is een aantal vragen voorgelegd aan zowel organisatoren van evenementen (tijdens een fysieke bijeenkomst), aan gemeentelijke vergunningverleners en evenementencoördinatoren en aan organisatoren van Friese evenementen (via een vragenlist). De opbrengst kunt u nalezen op pagina 6 tot en met 9 van het rapport zoals opgenomen in bijlage 4. Het rapport sluit af met een aantal conclusies en aanbevelingen. De conclusies zijn: o Er is volop draagvlak, energie en motivatie voor behoud en versterking van de Friese evenementensector. o Het Friese evenementenlandschap staat onder druk: het gros van de organisatoren worstelt met de toegenomen regels, ingewikkelde procedures bij gemeenten, toegenomen productiekosten etc. o Er is welwillendheid om Friese evenementen goed te organiseren. De aanbevelingen die worden gedaan zijn voor organisatoren, lokale overheden, hulpdiensten en bestuurders. We staan hierna stil bij aanbevelingen voor de cursief gedrukte organisaties. Deze sluiten aan bij de motie die voorligt. Dit betreft een samenvatting van hetgeen is opgenomen in het rapport. Voor het totaal overzicht verwijzen wij u naar het rapport in bijlage 4. Aanbevelingen voor organisatoren: o Ga met elkaar samenwerken: Hierdoor kun je gebruik maken van elkaars materiaal, kennis, netwerk en wellicht ook vrijwilligers. Hierdoor kan een flinke kostenbesparing worden gerealiseerd.

o Kijk bij elkaar in de keuken: Er kan van elkaar worden geleerd. En je kan elkaar inspireren. o (Door)Ontwikkel jezelf: Dit gaat om zowel de inhoud als de organisatie van het evenement. “Zo hebben we het altijd al gedaan en er is nog nooit iets misgegaan” is letterlijk een dooddoener. Dit is nadelig voor de veiligheid en laat zien dat het evenement niet innoveert. Het is belangrijk dat de kennis en de organisatie op orde is. Hou je aan indieningsvereisten van de gemeente en 10

professionaliseer het draaiboek en het veiligheidsplan. Zorg dat medewerkers/vrijwilligers zijn aangesloten bij het evenement met ervaring in vergunningentrajecten en veiligheid. Aanbevelingen voor lokale overheden: o Maak een digitaal, regionaal “Servicepakket evenementen”: Hiermee maken gemeenten het organisatoren zo gemakkelijk mogelijk om een evenement te organiseren. De papierwinkel wordt een soort invuloefening. Hiermee kan de ervaren regeldruk bij organisatoren aanzienlijk worden verkleind. Indien nodig helpt de gemeente met het invullen van de formats. o Organiseer het accounthouderschap op evenementengebied: Ga op tijd met elkaar in gesprek. Vraag hoe het gaat en kijk waar je elkaar kunt helpen. Hierbij is het belangrijk dat de vergunningverlener en de evenementencoördinator positie krijgen binnen de gemeente. Het thema evenementen verdient een hogere prioriteit. o Organiseer jaarlijkse bijeenkomsten: Het gaat hierbij om onder andere relatiebeheer, bespreken van ontwikkelingen, kennisuitwisseling en wederzijdse inspiratie. Dit is tweeledig: voor zowel organisatoren van evenementen als voor vergunningverleners/coördinatoren. o Actualiseer subsidiebeleid dat passend is bij de evenementenvisie van de lokale overheid: Gemeenten moeten voor zichzelf en anderen weten welke evenementen ze willen ondersteunen.

Vanuit deze visie bepaal je de ondersteuning met financiële of materiële middelen. Deze ondersteuning moet worden aangepast op de huidige situatie van oplopende kosten. In hoofdstuk 5 Conclusies en quick wins gaan wij nader in op de aanbevelingen van de TAF en wat deze voor ons als gemeente (kunnen) betekenen. Aanbevelingen voor bestuurders: o Samenwerken aan perspectief: Het is goed dat er bestuurlijk commitment is en dat er regie wordt gepakt om het noodzakelijke samenspel tussen alle betrokken partijen aan te jagen en te organiseren. Met het oog hierop is het goed dat er een “taskforce evenementen” in het leven wordt geroepen waarin gemeenten, evenementenorganisatoren, provincie en hulpdiensten (bestuurlijk) zijn vertegenwoordigd. Om dit te kunnen laten slagen is bestuurlijk draagvlak nodig. Bestuurders kunnen provinciaal het initiatief voor een dergelijke taskforce nemen. 3.3 Presentatie rapport TAF aan gemeenteraad Maandag 30 oktober 2023 was er een door de gemeenteraad georganiseerde sessie over de uitkomsten van het opgeleverde onderzoek. Vanuit TAF was mevrouw Soepboer (secretaris) aanwezig. Scherp werd vertegenwoordigd door de heren Snip en Dillema (adviseurs veiligheid). Mevrouw Soepboer schetste kort waar TAF voor staat (welke onderdelen). En wat er door TAF kan worden gedaan om de onderwerpen waar men zich voor inzet te verbeteren.

Hierbij wordt gewerkt via een denktank met diverse betrokkenen. Op die manier is het onderwerp evenementen onder de aandacht gebracht. Scherp heeft in opdracht van TAF het onderzoek uitgevoerd. Scherp gaf daarna een toelichting op het opgeleverde onderzoek. Ook was er de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Hierna gaan wij in op een aantal ingebrachte punten door Scherp in relatie tot de Leeuwarder situatie. Ook wordt kort stilgestaan bij een aantal vragen en antwoorden die aan Scherp werden gesteld door gemeenteraadsleden. Allereerst schetst Scherp het beeld dat organisatoren van evenementen over het algemeen positief gestemd zijn (zowel op basis van de gegeven reacties tijdens de fysieke bijeenkomsten, als ook op basis van de ontvangen schriftelijke reacties). Scherp geeft aansluitend aan dat het belangrijk is om te kijken hoe er met elkaar de flow in te krijgen. Ook ligt er een hulpvraag op tafel: hulp bij het invullen van de aanvragen voor de benodigde vergunningen.

11

Ten aan zien van regeldruk wordt door Scherp aangegeven dat dit punt speelt bij alle gemeenten. Dit wordt echter niet alleen ervaren door organisatoren van evenementen. Ook ambtenaren krijgen hiermee te maken. Scherp geeft aan dat het belangrijk is dat ambtenaren hiervoor tijd en ruimte krijgen om op een goede manier hun werk uit te voeren. Op de vraag of Leeuwarden ook kan leren van andere gemeenten wordt door Scherp aangegeven dat Leeuwarden het best al goed voor elkaar heeft. Op de vraag wat Scherp er van vindt om op gemeentelijk niveau een taskforce te starten wordt aangegeven dat er maatwerk nodig is. Een taskforce kan helpen de (hoofd)lijnen uit te zetten. Samen optrekken is hierbij het belangrijkst. Ook korte aanvraagformulieren en een (format) draaiboek worden genoemd. 3.4 Vragen aan evenementenorganisaties door gemeente Leeuwarden In de vorige paragraaf zijn we ingegaan op het onderzoek van TAF. Aangezien dit een onderzoek betreft naar de evenementensector in heel Friesland hebben wij er voor gekozen om nog een aanvullend onderzoek te doen onder de aanvragers van een evenementenvergunning. Dit om mogelijke knelpunten en verbeterpunten inzichtelijk te krijgen specifiek voor de gemeente Leeuwarden. 110 organisaties hebben hiervoor een vragenlijst ontvangen. 34 organisaties hebben hierop gereageerd.

3.5 Samenvatting uitkomsten vragenlijst gemeente Leeuwarden In deze paragraaf wordt een samenvatting gegeven per gestelde vraag. Een overzicht van de gestelde vragen, zoals verzonden aan de evenementenorganisaties, is opgenomen in bijlage 5. 1.

Samenwerking De samenwerking met de medewerkers van de gemeente Leeuwarden wordt door 80% van de respondenten als goed, betrokken en positief ervaren. De overige 20% geven aan dat de samenwerking redelijk is, dat soms zaken langs elkaar heen lopen.

2.

Aanvraagformulier en uitgangspunten draaiboek 45% ervaart het formulier en format draaiboek als duidelijk, helder en overzichtelijk. Fijn dat aan de hand van richtlijnen een aanvraag gedaan kan worden. 45% van de respondenten ervaart de criteria als zwaar/matig/omslachtig. Hier wordt meermaals genoemd dat het niet goed aansluit op het evenement dat ze organiseren. Ook wordt aangegeven dat men bij meerdere onderwerpen dezelfde informatie en teveel moet invullen. 10% geeft aan dat met name voor kleinschalige evenementen er teveel wordt gevraagd. De aanvraag moet eenvoudiger gedaan kunnen worden.

3.

Beschikbare locaties voor evenementen in Leeuwarden 29% van de organisatoren heeft geantwoord dat er te weinig evenementenlocaties zijn. Hierbij geven de meesten aan dat een groot festivalterrein met alle voorzieningen ontbreekt. 29% vindt het aanbod aan locaties prima. Voor de overige respondenten is deze vraag niet van toepassing omdat men één evenement organiseert wat op die locatie altijd kan plaatsvinden (vaak in een dorp of wijk).

4.

Infrastructuur (stroom/water/etc.) van de locaties 35% geeft aan dat het aantal stroompunten op evenementenlocaties te weinig is (Prinsentuin en , Grou). Hierdoor moeten organisatoren onnodig kosten maken. Bij de overige respondenten is de reactie “niet van toepassing” of “geen idee”.

5.

Ervaring met evenementen in andere gemeenten Ruim 70% van de respondenten heeft hier geen ervaring mee. Degenen die hier wel ervaring mee hebben geven aan dat het bij een aantal andere gemeenten eenvoudiger of goedkoper was een evenement te organiseren. Ook wordt aangegeven dat sommige andere gemeenten meer faciliterend zijn. Gemeenten Heerenveen en Opsterland worden hierbij genoemd. Gemeente 12

Smallingerland en Eindhoven worden als goedkoper ervaren. Harlingen, Dokkum en ook Eindhoven zijn genoemd als makkelijker. Een ander geeft aan dat van de zeven gemeenten waarmee wordt samengewerkt, gemeente Leeuwarden één van de prettigste is. 6.

Obstakels bij het rondkrijgen van evenementen 18% van de organisatoren loopt niet tegen obstakels aan, de overige organisatoren wel. Hierbij worden met name benoemd: de hoge kosten voor personeel en materiaal, hoge leges kosten, toegenomen regeldruk, de tijd die gemoeid is met extra onderzoeken voor de vergunningaanvraag, bezwaarmakers en rechtszaken, afstemming van inzet verkeersregelaars per gemeente en dat de aanvraag van subsidies ingewikkeld en omslachtig is.

7.

Personeel bij evenementen Ruim 70% van de organisatoren ervaart hier geen problemen mee. Het type personeel dat door een aantal organisatoren wel gemist wordt is organisatoren, personeel voor bestuurlijke taken, vrijwilligers, verkeersregelaars en EHBO-ers.

8.

Inflatie Ook in de evenementensector heeft men last van inflatie (ruim 70% ervaart hier problemen mee). Kosten van inhuur EHBO, huur of koop van tenten, toiletten, licht en geluid, artiesten, horeca, versiering, attracties voor vermaak (bijvoorbeeld voor een springkussen of een zweef), etc. zijn gestegen.

9.

Knelpunten met prioriteit o Voldoende goed toegeruste evenemententerreinen inclusief basisvoorzieningen o Verminderen administratieve druk o Veiligheidsplan voor kleinere evenementen kan een andere zijn dan die voor professionals o Meer opbouwende kritiek o Aanvraag subsidies moet laagdrempeliger o Kijken waar aanvraagtermijn korter kan dan 16 weken

10. Overige opmerkingen en verbeterpunten Het algemene beeld bij de reacties op deze vraag is dat de vergunningprocedure opgesplitst kan worden voor A- evenementen en B/C- evenementen. Hierdoor wordt de procedure voor laag risico evenementen vereenvoudigd. Graag het vergunningen proces digitaal maken. Een tussentijdse reactie op de vergunningaanvraag wordt in sommige gevallen ook gemist. In een aantal gevallen wordt betere bereikbaarheid gewenst, ook buiten kantoortijden. Daarnaast heeft een aantal organisatoren behoefte aan meer begeleiding op het gebied van aanvragen, draaiboeken en subsidies. Dit geldt met name voor kleinere evenementen. Er is ook behoefte aan een akoestisch onderzoek per locatie dat de gemeente laat verzorgen, zodat duidelijk is wat er per locatie qua geluid wel en niet mag.

13

Hoofdstuk 4 (Mogelijke) knelpunten 4.1 Binnen de invloedsfeer gemeente Wij zijn ons er van bewust dat er ook (mogelijke) knelpunten kunnen zijn bij ons als gemeente. De uitkomsten van zowel het onderzoek van de TAF als ons eigen gemeentelijk onderzoek helpt ons om deze punten goed helder te krijgen. Een aantal andere (mogelijke) knelpunten willen we in dit hoofdstuk nader aan de orde stellen. 4.1.1

Lokale wet- en regelgeving (waaronder bestemmingsplannen/beleidskaders)

Inleiding Diverse locaties in onze gemeenten zijn voorzien van een bestemming waarbij (ook) het houden van evenementen (onder een aantal voorwaarden) mogelijk is. Voor locatie De Groen Ster is inmiddels de laatste hand gelegd aan het bestemmingsplan voor evenementen. Dit bestemmingsplan is in december 2023 vastgesteld door het college en is aangeboden aan de gemeenteraad voor vaststelling. Wij hopen hiermee een goede stap voorwaarts te zetten om in de toekomst weer gebruik te kunnen maken van deze mooie locatie voor evenementen. Gelet op de aparte procedure die doorlopen wordt voor het bestemmingsplan De Groene Ster, gaan wij in deze notitie niet dieper op dit plan in. Ons eigen gemeentelijk beleid bevat ook regels voor bijvoorbeeld het maximaal aantal te houden evenementendagen op een locatie. Dit aantal staat nu vaak op maximaal 12 dagen. Het gaat dan om evenementen met een zwaar geluidsniveau. Gelet op het aantal aanvragen voor het beperkte aantal locaties in Leeuwarden, betekent dit dat we ook regelmatig nee moeten verkopen. Het gaat hier om evenementen die een “zware” geluidsontheffing nodig hebben op de drie populairste plekken in de stad Leeuwarden, namelijk: Oldehoofsterkerkhof, Wilhelminaplein en Prinsentuin. In de Prinsentuin zijn maximaal 20 evenementen toegestaan, waarbij een lager geluidsniveau geldt van 75 dBA.

Het aantal is gemaximeerd om te veel overlast bij de omwonenden te voorkomen. In bijlage 6 treft u een overzicht aan met een aantal belangrijke normen in relatie tot evenementen. In paragraaf 1.2.3 hebben we een overzicht gegeven van beleidskaders/visies die de afgelopen jaren zijn vastgesteld. Hiervoor geldt dat we altijd vinger aan de pols houden. Dit geldt voor zowel nieuw op te stellen beleid, maar zeker ook voor zaken die mogelijk toch aanpassing nodig hebben. Hiervoor zal op dat moment worden bekeken welke instrument zich daarvoor het beste leent. Vragen we als gemeente steeds meer van organisatoren van evenementen? Met enige regelmaat komt ons ter ore dat we als gemeente steeds meer vragen van evenementenorganisatoren ten opzichte van eerder. Om die reden zijn we intern nagegaan bij de betrokken vakgebieden of dit zo is en zo ja wat hiervoor dan de reden is. Hierbij is “teruggekeken tot ca. 2017). Hierna gaan we in op de belangrijkste aspecten waar een evenementenorganisator mee te maken krijgt. Draaiboek in het kader van een aanvraag evenementenvergunning Tussen de formats voor het maken van een draaiboek van 2017 en nu zit over het algemeen weinig verschil. De in te leveren stukken voor een aanvraag zijn sinds 2017 nagenoeg gelijk gebleven. Sinds 2017 werken we met formats.

Hierdoor is het voor de aanvrager op voorhand duidelijk welke informatie aangeleverd moet worden voor een aanvraag evenementenvergunning. De formats zijn ook beschikbaar in Word, wat het invullen makkelijker maakt. Tekstueel zijn de formats sinds 2017 op details aangepast. Inhoudelijk amper, enkel in het geval van een wetswijziging (bijvoorbeeld inwerkingtreding van de Alcoholwet als opvolger van de Drank- en Horecawet).

14

Format Veiligheidsplan in het kader van een aanvraag evenementenvergunning Het format Veiligheidsplan is gewijzigd. In 2017 werd ook al een veiligheidsplan gevraagd, naast het format draaiboek (alleen voor B/C evenementen). Deze veiligheidsplannen kenden destijds nog geen vast format. Dit zorgde voor veel diversiteit tussen de verschillende veiligheidsplannen en riep vragen op bij hulpdiensten. Er is toen een format ontwikkeld, dat op voorhand duidelijk maakt welke informatie er in het plan verwerkt moet worden. Het format is op dit moment in ontwikkeling, omdat er overlap is met het format draaiboek. Hierdoor moeten evenementenorganisatoren bepaalde informatie dubbel aanleveren. In hoofdstuk 5 gaan we hier nader op in. Geluid in het kader van een aanvraag evenementenvergunning/ontheffing geluid In sommige gevallen, met name muziekevenementen, moet er een akoestisch onderzoek worden aangeleverd. Reden hiervoor is dat wij vooraf inzichtelijk moeten hebben of hetgeen wordt aangevraagd ook daadwerkelijk plaats kan vinden binnen de normen die er gelden. Wij willen ook niet meer vergunnen dan strikt noodzakelijk is. De geluidnormen zijn er voor de bescherming van omwonenden. Een akoestisch onderzoek heeft voor de organisator ook een toegevoegde waarde. Het is duidelijk wat er gaat gebeuren en als de ontheffing is verleend dat het ook zo mag worden uitgevoerd.

Hiermee wordt voorkomen dat wij tijdens een evenement handhavend moeten optreden omdat de geluidnormen worden overschreden, dat daardoor de geluidproductie lager moet en dat het publiek ontevreden wordt. Handhaving kan natuurlijk toch nodig zijn als de geluidnormen of eindtijden van de ontheffing worden overschreden. Als een evenement al eens een akoestisch rapport heeft ingeleverd, is het bij een volgende editie van een muziekevenement niet nodig opnieuw een akoestisch rapport in te dienen als bijvoorbeeld de podiumopstelling ongewijzigd blijft en ook het muziekgenre identiek is. Soms voeren evenementenorganisatoren echter aanpassingen door waardoor er toch een aangepast akoestisch rapport moet worden overlegd. 4.1.2

Financiering (i.r.t. basis op orde of basis+)

Huidige structurele bezetting In deze paragraaf wordt ingegaan op de benodigde financiering om in ieder geval zo goed als mogelijk de basis op orde te krijgen en te houden. Hierbij wordt opgemerkt dat aan structurele bezetting momenteel financiering beschikbaar is voor een evenementencoördinator (1.0 fte) en bij vergunningverlening voor 1.5 fte. Verdere operationele ondersteuning en uitvoering van evenementen Naast de structurele bezetting (met bijbehorende financiering), is er tot en met 2024 € 260.000 incidenteel per jaar beschikbaar gesteld voor operationele ondersteuning en uitvoering van evenementen. Dit budget bekostigt de aanvullende capaciteit die nodig is om de huidige georganiseerde evenementen te kunnen vergunnen, controleren en begeleiden. Zonder voortzetting van voornoemde financiering kan vanaf 2025 deze ondersteuning niet meer worden geleverd en betekent dit dat we niet meer alle evenementenaanvragen kunnen behandelen. Ter illustratie: van het incidentele budget wordt op dit moment capaciteit ingehuurd voor vergunningverlening bij evenementen. Hetzelfde geldt voor capaciteit ten aanzien van het onderwerp geluid.

Vanwege groeiende complexiteit (door onder andere een stijging van het aantal evenementen, waarvan het merendeel in de zomerperiode plaatsvindt, blockbusters -waardoor samenloop ontstaat met andere evenementen en daarmee de nodige extra afstemming-, benodigde procedures voor locaties waar evenementen niet “bij recht” op grond van het bestemmingsplan zijn toegestaan en de impact van landelijke wet- en regelgeving) is er daarnaast nog meer capaciteit nodig om zorg te dragen voor adequate vergunningverlening. Dit levert een aanvullende financieringsvraag op van 15

€ 70.000 per jaar. In het volgende schema zijn de hiervoor genoemde bedragen nogmaals overzichtelijk weergegeven. Financiering Huidige structurele bezetting Operationele ondersteuning en uitvoering (incidenteel) Additionele financieringsvraag in kader MTR Additionele financieringsvraag vanwege groeiende complexiteit

Budget t/m 2024 € 104.000 € 260.000

Budget 2025 e.v. € 104.000 €0

-

€ 260.000

-

€ 70.000

Toonaangevende festivals en evenementen Voor het ondersteunen en aantrekken van toonaangevende festivals en evenementen zijn per 2025 minder middelen beschikbaar in de begroting. Vooral de laatste twee jaar is er sprake van fors gestegen kosten voor personeel en inkoop van diensten en leveringen (materiaal). Het gaat hierbij om “producties” zoals bijvoorbeeld Theater Tol en SPARK. Er is een structureel budget van € 100.000 beschikbaar, maar om de gemeentelijke doelen te behalen is minimaal hetzelfde budget als in 2023 en 2024 (en als in de voorgaande collegeperiode) nodig. Het gaat hierbij om € 300.000 per jaar (inclusief het structurele budget). Dit betekent een financiële vraag van minimaal € 200.000 per jaar om een terugval te voorkomen. Voor Arcadia is een afzonderlijke fondsaanvraag ingediend bij de gemeenteraad van € 1,8 miljoen. Financiering Structureel budget Extra benodigd budget voor behalen gemeentelijke doelen

Budget t/m 2024 € 300.000 -

Budget 2025 e.v. € 100.000 € 200.000

4.1.3 Begeleiding aanvragers evenementenvergunning intern De aanvraag en uitvoering van een evenement vraagt om adequate begeleiding van de aanvragers van een evenement. Uiteindelijk verleent immers de gemeente een evenementenvergunning en moeten we er zeker van zijn dat het evenement veilig wordt uitgevoerd. Ook moet de evenementenvergunning juridisch juist zijn. En moeten we er op toezien dat de uitvoering van het evenement in lijn is met de vergunning. Mocht een deel van de financiering wegvallen dan heeft dit direct gevolgen voor de begeleiding (zie ook financiële paragraaf hiervoor). Aantallen evenementen met evenementenvergunningen en kennisgevingen Er zijn elk jaar veel evenementen in de stad Leeuwarden en in de dorpen, uiteenlopend van kleine tot grote evenementen. In afwachting van het bestemmingsplan voor De Groene Ster waarmee evenementen mogelijk worden gemaakt, is er momenteel geen festivalprogrammering in De Groene Ster. Voor het overige zien we in Leeuwarden, net als in de rest van het land, na corona weer een stijgende lijn in het aantal evenementen. Het aantal verleende vergunningen voor evenementen in de jaren 2017 tot en met 2023 is volgt: Jaar 20172 2018 2019

Aantal verleende evenementen met evenementenvergunning 169 200 162

2

Een opsplitsing van de aantallen A, B en C-evenementen voor de jaren 2017 t/m 2019 kan helaas niet worden getoond in verband met een wijziging van het vergunningensysteem.

16

2020 / 2021 (corona jaren) 2022 (deels corona jaar) 2023

132 (93 A, 34 B, 1 C-evenementen)3 139 (98 A, 40 B, 1 C-evenementen)

Bovenop het aantal verleende evenementenvergunningen komen jaarlijks nog tussen de 130 en 150 evenementen die plaatsvinden op basis van kennisgevingen. In 2022 waren er in totaal 277 evenementen, inclusief alle dorps- en wijkfeesten. In 2023 waren er 281 evenementen. Hierbij merken we op dat voor een aantal evenementen één vergunning wordt verleend, maar dat binnen die vergunning meerdere evenementen plaatsvinden, bijvoorbeeld één vergunning voor 10 Prinsentuinconcerten. Voor 2024 is er wederom sprake van een stijging ten opzichte van de jaren 2022 en 2023. Er zijn 164 evenementen, waarvoor een evenementenvergunning nodig is, geplaatst op de Evenementenkalender. Hierbij komen dan nog evenementen die zich niet hoeven aan te melden voor de Evenementenkalender zodat we in totaal tussen de 300 en 330 evenementen voorzien in 2024. Al met al een zeer positieve ontwikkeling. Evenementenkalender Jaarlijks wordt er een evenementenkalender opgesteld om er voor te zorgen dat er capaciteit kan worden ingepland. Zowel voor vergunningverlening, begeleiding, controle en handhaving. Voor een deel is dit door de gemeente te verzorgen. Maar bij de aanvraag en uitvoering wordt ook gebruik gemaakt van de expertise van externe partijen. Denk hierbij aan GHOR4, brandweer en politie. Waar de gemeente capaciteitsdruk ervaart, geldt dit ook voor deze partijen.

In paragraaf 4.2 (Buiten de (directe) invloedsfeer van de gemeente) wordt hier nader op ingegaan. 4.1.4 Uitstroom interne medewerkers gemeente In de afgelopen jaren is er een aantal collega’s vertrokken die betrokken waren bij evenementen. Deze posities zijn inmiddels allemaal weer ingevuld. Het is echter de laatste jaren wel steeds moeilijker gebleken dergelijke functies goed en snel weer in te kunnen vullen. Dit is helaas een ontwikkeling die we op meerdere werkvelden (en daarmee ook binnen de gemeentelijke organisatie) zien. 4.2 Buiten de (directe) invloedsfeer gemeente 4.2.1

Landelijke wet- en regelgeving

Inleiding Dat er de laatste jaren meer regels bij zijn gekomen waar ook organisatoren mee te maken krijgen is een feit. Maar in de meeste gevallen ligt hier een reden aan ten grondslag. Denk bijvoorbeeld aan hogere veiligheidseisen naar aanleiding van het ongeluk met de monstertruck in Haaksbergen. Dergelijke ongelukken met veel impact leiden bijna automatisch tot nieuwe, aanvullende regels. Ook vinden er als gevolg van jurisprudentie aanscherpingen plaats die ook gevolgen kunnen hebben voor onze vergunningverlening. Dit kost vaak meer tijd om bepaalde onderdelen beter te doorgronden. Daarnaast kan dit ook gevolgen hebben voor de informatie die wij moeten vragen aan evenementenorganisatoren. De Wet natuurbescherming is hiervan een goed voorbeeld. Bij deze wet wordt hierna afzonderlijk stilgestaan. 3 Zie paragraaf 2.5.2 voor de betekenis van A, B en C-evenementen. 4

De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) organiseert de geneeskundige hulpverlening bij zware ongevallen, rampen en crises. De GHOR is onderdeel van een veiligheidsregio.

17

Wet natuurbescherming (Wnb)5 De natuurwetgeving speelt de laatste jaren een belangrijkere rol. Het gaat hierbij onder andere om de gevolgen van de uitstoot van stikstof op beschermde gebieden en de verstoring van beschermde soorten. Niet alleen bij evenementen, maar ook bij het aanleggen en gebruiken van wegen en het bouwen en gebruiken van bouwwerken. Dergelijke landelijke regels werken door richting gemeenten. Deze wet- en regelgeving kunnen gevolgen hebben voor een aantal te organiseren evenementen. Dit betekent meer werk/onderzoek voor de organisatoren van een aantal evenementen. En voor ons als gemeente om hier handen en voeten aan te geven. Uit een gesprek dat in november 2023 tussen de gemeente Leeuwarden en de provincie Fryslân is gevoerd, blijkt dat organisatoren op voorhand de vragen over de Wnb als zwaar interpreteren. Na contact hierover met de provincie valt dit in de meeste gevallen mee. De provincie heeft wekelijks een spreekuur voor evenementenorganisatoren, waar men op afspraak vragen kan stellen. Dit wordt als positief ervaren en neemt veel vragen weg. Evenementenorganisatoren worden op dit spreekuur gewezen via de nieuwsbrief voor evenementen van de gemeente, in de plaatsingsbrief voor de Evenementenkalender en op de website van de provincie. De gemeente Leeuwarden heeft eind 2023 samen met de provincie Fryslân de Evenementenkalender voor 2024 gescand.

Daarbij is een aantal evenementen benoemd waar de Wnb kan gaan spelen. Deze evenementenorganisatoren brengen wij in contact met de provincie Fryslân voor een check. Dit gaat om ongeveer 10 evenementen op jaarbasis. 4.2.2 Inflatie - kostenontwikkelingen in de branche Het organiseren van grotere evenementen is inmiddels een aanzienlijk risico geworden. Er moeten al snel bedragen van € 125.000 tot € 150.000 worden terugverdiend bij grotere ééndaagse evenementen. De organisator wil de naam van zijn of haar evenement hooghouden en kwalitatief goed programmeren. Anders wordt er onvoldoende publiek getrokken. Het wordt steeds uitdagender om de gemaakte kosten te dekken met opbrengsten uit kaartverkoop en horeca, wat het realiseren van een rendabel evenement bemoeilijkt. Bij navraag door ons bij een aantal organisatoren wordt aangegeven dat kostenstijgingen tussen de 30 - 50% niet ongebruikelijk zijn sinds de coronaperiode. Vanuit een beveiligingsorganisatie hebben we extra inzicht gekregen in de kostenontwikkeling voor wat betreft tarieven van beveiliging. Voor corona waren uurtarieven van rond de € 30,00 (ex btw) gebruikelijk. De afgelopen jaren zijn er onder andere cao-verhoging geweest. Daarmee zijn de tarieven behoorlijk gestegen en zullen tarieven van € 45,00 (ex btw) en meer per uur niet ondenkbaar zijn.

Daarmee zijn we in het noorden overigens nog steeds goedkoper dan elders in het land. Het komt daar voor dat beveiligers tarieven van € 60,00 tot € 70,00 (ex btw) rekenen. 4.2.3 Begeleiding aanvragers evenementenvergunning extern De aanvraag en uitvoering van een evenement vraagt (in een aantal gevallen) om adequate begeleiding van de aanvragers van een evenement. Hierbij is vaak ook een aantal externe partijen bij betrokken (zie ook paragraaf 4.1.3). Net als bij de gemeente ervaren ook deze externe partijen capaciteitsdruk. Zo zet de politie vanaf 2024 geen motorbegeleiding meer in voor de begeleiding van wielerrondes. Extra uitvraag bij de lokale politie om regionaal of landelijk bij te springen kan een knelpunt opleveren als hierdoor geen bezetting beschikbaar is voor evenementen. Uiteraard probeert de politie hier zo flexibel mogelijk mee om te gaan en zoeken we ieder jaar hierover afstemming. Dit laat echter onverlet dat er toch problemen kunnen ontstaan door capaciteitsproblemen. 4.2.4 Uitstroom medewerkers evenementenorganisaties Tijdens corona lag de evenementenbranche langere tijd stil. Veel medewerkers hebben er in die tijd voor gekozen ander werk te gaan zoeken. Na corona zijn lang niet alle oud medewerkers weer 5

Per januari 2024 is de Wnb opgegaan in de Omgevingswet.

18

teruggekeerd op hun oude plek. Dit maakt personeel weliswaar schaars maar, zo blijkt uit de reactie op vraag 7 uit onze enquête, is voor 70% van de organisatoren niet het grootste probleem.

19

Hoofdstuk 5 Conclusies en quick wins Door met name landelijke wet- en regelgeving en hieruit voortvloeiende jurisprudentie zijn aanvragen voor evenementen in de loop der tijd meer omvattend en vaak ook complexer geworden. Naast dat dit de evenementenorganisatoren raakt, heeft dit óók impact op de gemeentelijke organisatie. Dit vraagt meer van onze kennis en kunde en daarmee is er ook vaak meer tijd gemoeid. Ook hebben wij een rol om de evenementenorganisatoren hierin mee te nemen en te ondersteunen waar nodig. De aanbevelingen van de TAF voor lokale overheden (zoals opgenomen in paragraaf 3.2) zijn voor de gemeente Leeuwarden hoofdzakelijk al de reguliere werkwijze: Maak een digitaal, regionaal “Servicepakket evenementen” Onze formulieren zijn digitaal benaderbaar via onze website. Echter regionaal hetzelfde format gebruiken is (voor alsnog) lastig. Gemeenten verschillen hiervoor te veel qua schaalgrootte en ambities bij evenementen. Wel gaan we als gemeente Leeuwarden een verbeterslag doorvoeren. Hiervoor verwijzen wij u naar de quick wins, die verderop in dit hoofdstuk aan bod komen. Organiseer het accounthouderschap op evenementengebied Dit is een werkwijze die wij hanteren. Wij gaan deze manier van werken voortzetten en gaanhet gesprek aan met evenementenorganisatoren en staan open voor veranderingen. Dit is en blijft een belangrijk punt. Ook voor de toekomst.

Alleen samen kom je tot een goed proces en daarmee uitvoering. Organiseer jaarlijkse bijeenkomsten Dit is onze huidige werkwijze. Deze werkwijze zullen wij zeker voortzetten. Actualiseer subsidiebeleid dat passend is bij de evenementenvisie van de lokale overheid Leeuwarden heeft de procedures en voorwaarden duidelijk. De basis van de structurele culturele subsidies ligt vast in onze Cultuurvisie 2021-2028. Voor het evenementen- en festivalbudget is daarnaast ook het coalitieakkoord leidend: Leeuwarden is toonaangevend in cultuur en evenementen. Incidentele kleinere cultuur budgetten zoals Kleine Producties liggen vast in de regeling subsidie kleine producties Cultuur. Ook deze procedures zijn helder en duidelijk. Oplopende kosten worden hierbij deels gedekt door de budgetten jaarlijks te indexeren. In het proces van de totstandkoming van deze notitie alsook op basis van de uitkomsten van onze enquête onder organisatoren in Leeuwarden, hebben wij zorgvuldig gekeken naar verbetermogelijkheden voor de gemeente. Wij zien een aantal zogenaamde quick wins waar we mee aan de slag gaan (en deels al mee zijn gestart). Dit betreft de volgende acties: o

o

We gaan in 2024 aan de slag om het format voor A-evenementen eenvoudiger en korter maken. Voor B/C evenementen willen we één format draaiboek inclusief veiligheidsplan maken in plaats van nu nog 2 documenten ingediend moeten worden. Dubbelingen in beide documenten worden verwijderd/er wordt gestreefd naar één integraal document. Wij streven ernaar dat deze documenten voor het evenementenseizoen van 2025 gereed zijn om mee te gaan werken. Voor meerdaagse kleinschalige evenementen (die voldoen aan voorwaarden uit het beleid) willen we het mogelijk maken een kennisgeving in te dienen (via een afwijkingsbevoegdheid burgemeester). Op dit moment is het alleen voor eendaagse evenementen mogelijk een kennisgeving in te dienen. Na een jaar op deze nieuwe manier te hebben gewerkt zullen we dit evalueren. We willen hier per direct mee gaan werken, via de afwijkingsbevoegdheid van de 20

o o

burgemeester die in het evenementenbeleid is opgenomen. Als de proef slaagt zal de gemeenteraad hierna de APV moeten aanpassen. Actualisering website op het gebied van evenementen. Inkorten aanvraagtermijn A-evenementen van 16 naar 12 weken. Op grond van de APV moeten alle aanvragen van evenementen (ongeacht A-, B- of C-evenement) 16 weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. De APV wijziging kan dan bij de volgende wijziging van de APV in 2024 worden meegenomen.

21

Bijlage 1 Motie gemeenteraad Quick scan festivalklimaat 12 juli 2023 Het college krijgt de opdracht om voor het eind van het jaar een onderlegger, oplegger, memo c.q. quick scan (beperkt onderzoek met als doel globale evaluatie waarbij de belangrijkste knelpunten en verbetermogelijkheden worden benoemd) over het evenementenbeleid en festivalklimaat aan te leveren bij de gemeenteraad. In dit document moet worden ingegaan op de huidige praktijk, mogelijk knellende regelgeving en bestemmingsplannen, impact van inflatie, wensen van festivals en rol van de gemeente in de ondersteuning hiervan. Voorts wordt een presentatie voorbereid die door de ambtelijke dienst zal worden gegeven tijdens de informerende raadsbijeenkomst. Daarin kan (ook) de evenementennota van eind 2019 / 2020 aan de orde komen, inclusief de verschillende (financiële) scenario’s. Het is de bedoeling om op basis van het op te stellen document en de presentatie de gemeenteraad in volle breedte mee te nemen in wat de gemeente doet, zoals: werken met kennisgevingen, differentiatie in evenementenvergunningen, evenementendraaiboeken en locatieprofielen. Ok de problematiek die buiten de invloedssfeer van de gemeente valt is relevant.

Door de wethouder genoemd: inflatie, mensen in podium- en lichttechniek zijn in coronatijd uitgestroomd naar andere beroepen (leidt tot schaarste en extra kosten) wetgeving op het gebied van natuurbescherming is strakker geworden. De informatieve sessie (op basis van op te stellen document en presentatie) in de gemeenteraad kan in januari 2024 plaatsvinden. Daarna bepaalt de raad of er een debat plaatsvindt en eventueel een besluit wordt genomen (in de vorm van een motie).

22

Bijlage 2 Voorwaarden: kennisgeving en evenementenvergunning 1.1 Kennisgeving evenementen Voor kleinschalige evenementen is het onder bepaalde voorwaarden mogelijk dat de organisator een kennisgeving indient. Hier is voor gekozen in het kader van de vermindering van administratieve lasten. De aanvrager hoeft dan geen draaiboek in te dienen en er hoeft geen evenementenvergunning verleend te worden. Er moet een digitaal aanvraagformulier worden ingevuld en verder enkel een plattegrond van het evenement. Bij een kennisgeving moet wel aan een aantal specifieke opgesomde eisen worden voldaan om overlast voor de omgeving zoveel mogelijk te beperken, en de (verkeers)doorstroming en veiligheid te garanderen. Deze informatie staat ook op onze website: https://www.leeuwarden.nl/evenementen/evenement-organiseren/ 1.2 Voorwaarden kennisgeving buiten evenement De organisator geeft een kennisgeving door als het evenement voldoet aan de volgende voorwaarden: Het vindt plaats na 7.00 uur en duurt maximaal 1 dag, inclusief op- en afbouw. Het eindigt uiterlijk om 23.00 uur op dagen waarop een werkdag volgt en uiterlijk om 24.00 uur op dagen waarop een zaterdag, zondag of officiële feestdag volgt. Er worden uitsluitend wegen afgesloten die niet gebruikt worden voor doorgaand (rijdend) verkeer, zoals doodlopende straten, hofjes, parkeerterreinen, etc.

Er wordt voldoende ruimte vrij gelaten voor hulpdiensten. Afzettingen moeten voldoen aan de RAW bepalingen (landelijke wetgeving: Rationalisatie en Automatisering Grond- Weg- en Waterbouw) en de hierin genoemde voorschriften voor afzettingen. Er worden geen doorgaande wegen afgesloten binnen en buiten de bebouwde kom. Het is niet gerelateerd aan of vormt geen onderdeel van een groter evenement. Er mogen maximaal 300 bezoekers en/of deelnemers aanwezig zijn. Het is geen wedstrijd waarbij mens of dier opzettelijk gewond kunnen raken. Er worden geen obstakels op de weg geplaatst. Er wordt geen bedrijfsmatig alcohol verstrekt. Er is geen inzet van gemeentelijke diensten en/of hulpdiensten nodig. Het vindt niet plaats op een tijd en locatie, of in de nabijheid daarvan, waar al een evenement dat op de "Evenementenkalender" is geplaatst, wordt georganiseerd. 1.3 Kennisgeving indienen Uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het evenement moet het formulier voor een kennisgeving worden ingediend via de website. Bij het aanvraagformulier moet een situatietekening (plattegrond) worden toegevoegd. Indien er een tribune, tent(en) waarin 150 personen of meer gelijktijdig in verblijven en/of een podium plaatst, moet er op grond van landelijke wetgeving een "melding Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen" ingediend te worden. (zie www.leeuwarden.nl, evenement organiseren).

1.4 Binnen evenementen De organisator moet een formulier voor een kennisgeving indienen bij een binnen-locatie als: het evenement in een gebouw plaatsvindt wat niet bestemd is voor het houden van evenementen en waarbij een bezoekersaantal wordt verwacht van 50 tot 300 personen.

23

Let op: Vindt het een evenement in een gebouw plaats dat niet is bedoeld voor het houden van evenementen? Dan moet de organisator op grond van landelijke wetgeving ook een melding Brandveilig gebruik (gebouwen) indienen via het Omgevingsloket.6 1.5 Afwijkingsbevoegdheid In de Beleidsregel Evenementen in de open lucht is de mogelijkheid opgenomen op gebruik te maken van een afwijkingsbevoegdheid. Dit is het geval indien de beleidsregel voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met deze beleidsregel te dienen doelen. Hierbij moet je denken aan een zeer kleinschalig evenement dat officieel gecategoriseerd moet worden als een A-evenement (bijvoorbeeld omdat het meerdaags is). Er wordt dan soms besloten om het evenement toch af te handelen als kennisgeving. Dit passen we in de praktijk al een aantal keren per jaar toe. 2.1

Evenementenvergunning aanvragen

6 Per 1 januari 2024 is dit het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).

24

2.2 Beoordeling risico classificatie evenementenvergunning (A, B, C) De categorisering van evenementen is van belang voor het borgen van een veilig en ordelijk verloop van een evenement. Organisatoren van evenementen met een zwaarder risicoprofiel hebben een zwaardere plicht om waarborgen te bieden voor een goed verloop van het evenement. Er zijn drie risico categorieën bij evenementen:

Om te komen tot een categorie, gebruiken we een risicoscan (puntensysteem). We toetsen daarbij onder meer op: 1. Het soort evenement; 2. De samenstelling van het publiek; 3. De plaats en het tijdstip van het evenement; 4. Aantal deelnemers en leeftijdscategorie bezoekers; 5. Gebruik van alcohol en/of aanwezigheid drugs en risicoverwachting daarbij; 6. Locatie (type ondergrond, aan of bij het water); 7. Toegankelijkheid voor aan- en afvoer bezoekers; 8. Bereikbaarheid hulpdiensten; 9. Of er een verhoogde kans is op slachtoffers/incidenten. 2.3

Termijn en indieningsvereisten

Aanvraagtermijn is voor A, B, en C-evenementen 16 weken. Hier is geen onderscheid in. Sommige gemeenten hanteren voor A-evenementen een kortere indieningstermijn. De indieningsvereisten zijn als volgt:

25

Bijlage 3

26

27

Bijlage 4

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

Bijlage 5 Vragenlijst evenementenorganisaties gemeente Leeuwarden 2023 1.

Hoe ervaart u de samenwerking met de gemeente?

2.

Hoe ervaart u het formulier en uitgangspunten draaiboek van de gemeente voor een evenementenvergunning?

3.

Hoe beoordeelt u de beschikbare locaties voor evenementen in Leeuwarden? Zijn er voldoende locaties of mist u een bepaald type terrein?

4.

Zijn de huidige locaties voldoende voorzien van infrastructuur (stroom / water / etc.)

5.

Heeft u ervaring met evenementen in andere gemeenten? Zo ja, krijgt u daar betere dienstverlening of is een vergunning eenvoudiger te verkrijgen? Waaruit blijkt dat / kunt u een voorbeeld geven? Bij welke gemeente is dat?