Jaarstukken gemeente Leeuwarden 2023 - Oud

Bezetting

31-12-2022

31-12-2023

Raadsleden

39,0

39,0

Burgemeester en Wethouders

7,0

7,0

7,7

8,4

Overig gemeentepersoneel Griffie Directie

4,0

4,0

Concern

21,0

25,7

Sociaal domein

345,3

406,3

Fysiek domein

512,9

561,2

SW-medewerkers

53,1

50,1

Sociaal Domein Fryslân

43,1

49,9

Shared Service Centrum

307,2

310,5

Publieke dienstverlening

228,5

210,4

Veiligheidsdomein

131,8

142,7

Vereniging Friese gemeenten Totaal Bron: Personeelsinformatiesysteem (Profit)

94

3,6

3,6

1.704,2

1.818,8

Jaarstukken gemeente Leeuwarden 2023

Jaarverslag

De totale bezetting (structureel en tijdelijk) bedroeg 1818,8 fte op peildatum 31-12-2023. Ten opzichte van de totale bezetting op 31-12-2022 bedraagt het verschil 114,6 fte. Dit verschil wordt onder andere veroorzaakt doordat in de loop van het jaar extra formatie is toegevoegd bij het Jeugd expert team (JET) en door uitbreiding van regionale taken. Daarnaast zijn er tijdelijke middelen (specifieke uitkeringen Rijk) ontvangen waarvoor tijdelijke formatie wordt ingezet. Tot slot is door extra inhuur bij langdurige ziekte en zwangerschap tijdelijke uitbreiding geweest. Figuur 6 Arbeidsrelatie (in aantallen)

Bron: Personeelsinformatiesysteem (tot en met 2021: PIMS, vanaf 2022: Profit), peildatum 31-12

Het percentage arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd blijft nagenoeg gelijk (73,5% in 2022, 73,1% in 2023). Het percentage arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd (13,5%) is gestegen ten opzichte van 2022 (10,5%). Hierin zijn ook de jaarcontracten opgenomen, welke betrekking hebben op structurele formatie, maar bij aanvang gestart wordt met een jaarcontract. Het percentage inhuur (13,4%) is gedaald ten opzichte van 2022 (16%). Dit wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door in te zetten op vast personeel en de krapte op de arbeidsmarkt. We blijven inzetten op het behouden en aantrekken van personeel. Tabel 78 Personele kosten Begroting 2023 117.371 18.799 -398 135.771

Kosten personeel Inhuur personeel Vergoedingen voor personeel Totaal

Bedragen x €1.000 Rekening 2023 119.462 19.974 -1.240 138.197

Bron: Coda

De totale personele lasten bedroegen ca. € 138 mln. Dit is ongeveer € 2,5 mln meer dan was begroot. De kosten van vast personeel zijn hoger uitgevallen dan geraamd, namelijk € 119 mln tegen € 117 mln geraamd. De kosten van inhuur personeel zijn ook hoger dan geraamd. Daar staat een voordeel op vergoedingen voor personeel tegenover van € 0,8 mln. Op het geheel is een hogere last gerealiseerd dan was begroot. Dit heeft onder andere te maken met ziektevervanging en het uitvoeren van additionele taken met een tijdelijk karakter en budget, waarvoor tijdelijk personeel is ingehuurd. Bijvoorbeeld voor projecten, de opvang van ontheemden en activiteiten die worden bekostigd vanuit specifieke uitkeringen van het Rijk.

95

Jaarstukken gemeente Leeuwarden 2023

Jaarverslag

Tabel 79 Mutaties voorziening arbeidsgerelateerde verplichtingen Rekening 2022 4.280 -1.574 -1.485 1.221

Storting Vrijval Besteding Totaal

Bedragen x € 1.000 Rekening 2023 2.483 -1.236 -1.475 -228

Bron: Coda

Voor het verloopoverzicht van alle onderdelen (inclusief verplichtingen voormalig bestuurders en voormalig personeel) verwijzen we naar de toelichting op de balans. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof) bedroeg 6,53%. Dit is iets lager dan 2022 (6,57%). Ondanks de nieuwe arbodienst is het ziekteverzuim nagenoeg gelijk gebleven. Dit is onder anderen te verklaren door de ervaren werkdruk door het steeds moeilijker kunnen invullen van vacatures en de vergrijzing van de organisatie. Stages Het totaal aantal stageplaatsen en werkervaringsplaatsen over 2023 bedroeg 83 (2022: 93). Wet Banenafspraken De Wet banenafspraken komt voort uit het Sociaal akkoord 2013, waarbij is afgesproken 125.000 extra banen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiervan moeten gemeenten er 4.430 realiseren. Voor Leeuwarden komt dit neer op 45 extra banen per 2024. Van de 45 extra banen per 2024 zijn er vanaf 2016 in totaal 26 plaatsen gerealiseerd. In 2023 zijn er 14 medewerkers onder deze regeling aangenomen. Er zijn door de jaren heen meer mensen geplaatst, maar een behoorlijk aantal daarvan telt inmiddels niet meer mee. Dit komt onder andere door het beëindigen van de loondispensatie na 5 jaar, het verdienen van 100% loonwaarde door kandidaten of uitdiensttreding.

Door deze oorzaken en zeker ook door het instromen van medewerkers en de hogere verdiencapaciteit blijft dit een uitdaging, ondanks de inspanningen die zijn en worden verricht. Meldingen vermoeden misstanden en klachten ongewenste omgangsvormen In het afgelopen jaar zijn er vier meldingen van een vermoeden van een misstand onderzocht (2022:5). Sommige van deze meldingen hebben geleid tot disciplinaire maatregelen. Daarnaast hebben 35 medewerkers gebruik gemaakt van de inzet van de interne en externe vertrouwenspersonen. Deze gevraagde inzet had betrekking op (seksuele) intimidatie, onheuse bejegening, pesten en integriteit. Informatiebeveiliging en Privacy In 2023 is de inzet van het bewustwordingsprogramma informatieveiligheid en privacy verlengd tot 2026. Zo houden we voortdurend aandacht voor het vergroten van het bewustzijn rondom informatiebeveiliging en privacy. Daarnaast is er een cybercrisis oefening uitgevoerd, die goede inzichten heeft opgeleverd. Ook de uitvoering van risico-inventarisaties op het gebied van privacy heeft de nodige inzichten gegeven. Deze vormen een goede input voor informatiebeveiliging en privacy voor het komende jaar. In 2023 zijn er in totaal 61 datalekmeldingen gedaan. Daarvan zijn er 19 gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Ten opzichte van 2022 is een stijging te zien.

Niet alleen in het totale aantal meldingen, maar ook in het aantal dat aan de AP is gemeld. Dat is een goede ontwikkeling; het betekent dat het bewustzijn rondom het herkennen van datalekken toeneemt. Alle datalekken zijn geanalyseerd en bij een aantal heeft dat geleid tot aanpassingen in processen. Op deze manier bereiken we niet alleen het herkennen en melden van datalekken, maar ook het voorkomen ervan in de toekomst. Klachten De klachtenbemiddelaar heeft in 2023 382 klachten ontvangen, in 2022 waren dat 412. Van de 382 klachten zijn er 340 (89%) informeel opgelost. Er zijn geen klachten gegrond verklaard. 8 klachten zijn buiten behandeling gesteld. Dit zijn bijvoorbeeld klachten waarbij er geen contact kan worden

96

Jaarstukken gemeente Leeuwarden 2023

Jaarverslag

gelegd met de indiener van de klacht of klachten die niet bij de gemeente maar bij een andere organisatie thuishoren. In 2023 zijn er evenveel agressie- en intimidatiemeldingen geregistreerd als in 2022. Dit zijn waarschuwingen, telefoon, email- en whatsappverboden. Maar de heftigheid van de meldingen neemt wel toe. Het aantal pandverboden (toegang toe het gebouw) is in 2023 afgenomen. Bij de Nationale Ombudsman zijn in 2023 in totaal 64 klachten over de gemeente Leeuwarden binnengekomen. 59 klachten zijn afgehandeld zonder nader onderzoek. Dit waren vooral klachten van inwoners die niet eerst bij de gemeente waren ingediend of die met een eenvoudige reactie konden worden afgehandeld. Bij 3 klachten is een onderzoek gestart. In alle gevallen is een oplossing gevonden. Op 31 december 2023 waren er nog 2 verzoeken in behandeling bij de Nationale Ombudsman. WNT verantwoording De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) verplicht gemeenten sinds 2013 verantwoording af te leggen over het totaal aan betalingen aan een werknemer in enig jaar dat uitgaat boven het toetsloon. In 2023 bedroeg de algemene norm € 223.000 incl. belaste onkostenvergoedingen en pensioenbijdrage. Voor de gemeente Leeuwarden zijn de gemeentesecretaris en de griffier gekwalificeerd als topfunctionarissen. Voor de gemeentesecretaris (de heer E.

de Jong) komt het bedrag op € 180.087. Voor de griffier (de heer F. van der Heide) luidt dit bedrag € 148.514. Zie overzichten in hoofdstuk 3.2.3 Informatie in het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).

97

Jaarstukken gemeente Leeuwarden 2023

Jaarverslag

2.11 Openbaarheidsparagraaf In overeenstemming met artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) besteden we in deze paragraaf aandacht aan beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo. 2.11a Inleiding Transparantie is essentieel voor het vertrouwen van bewoners in de gemeentelijke organisatie. Inzage geven in gemeenteinformatie, draagt daaraan bij. De Woo stimuleert actieve en passieve openbaarmaking van documenten en data. Voor de openbaarmaking is het noodzakelijk dat de informatiehuishouding op orde is en duurzame toegankelijkheid van digitale documenten is geborgd. Deze bestuursperiode werkt de gemeente aan de implementatie van de Woo. De VNG heeft een meerjarenplan duurzame toegankelijkheid van digitale documenten voor gemeenten geschreven en helpt gemeenten bij het voldoen aan de verplichtingen van de Woo . 2.11b Wat willen we bereiken? Sinds 1 mei 2022 is de Woo van kracht. De wet beoogt de openheid en transparantie van het gemeentebestuur te bevorderen en moet ervoor zorgen dat gemeenteinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo verplicht de gemeente zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. In 2030 moeten we voldoen aan alle in de Woo gestelde eisen.

2.11c Stand van zaken • Passieve openbaarmaking Bewoners, pers en andere geïnteresseerden kunnen een ‘Woo-aanvraag’ doen om informatie openbaar te maken. In 2023 ging het om meer formele Woo-aanvragen (69) dan in 2022 (40). Acht verzoeken werden ingetrokken of buiten behandeling gesteld. Zes verzoeken werden eind december 2023 ingediend en waren in 2024 nog in behandeling. Van de resterende 56 (incl. één uit 2022) afgehandelde verzoeken zijn er 33 (59%) binnen de gestelde termijnen afgehandeld (2022: 60%) en 23 daar buiten. 40 verzoeken zijn (deels) toegekend en zestien afgewezen. Tegen vijf beslissingen is bezwaar gemaakt. Eén bezwaarschrift was niet-ontvankelijk en vier bezwaarschriften zijn ongegrond verklaard. Tegen drie besluiten op bezwaar is beroep ingesteld bij de bestuursrechter. Eén beroep is ongegrond verklaard, op de twee andere beroepschriften was in 2023 nog niet beslist. De complexiteit van verzoeken is vaak reden tot verdaging en een langere afhandelingstijd. Het eformulier op Leeuwarden.nl is diverse keren ook gebruikt voor ‘gewone’ verzoeken om informatie of documenten. Die verzoeken zijn over het algemeen snel, d.w.z. binnen 4 weken, afgehandeld. De raad is per brief van 21 maart 2023 geïnformeerd over de opvolging van het rekenkamerrapport Praktijk van de Wob. Alle acties hieruit zijn of worden begin 2024 afgerond.

• Actieve openbaarmaking De Wet open overheid (Woo) is in 2022 gedeeltelijk in werking getreden. Leeuwarden voldoet aan de huidige eisen. Wanneer de volgende fase in werking treedt is nog steeds niet bepaald. Daarop vooruitlopend maakt Leeuwarden al wel zoveel mogelijk (8) van de 11 verplichte informatiecategorieën actief openbaar. In 2023 is daar de categorie afgehandelde Woo-verzoeken bijgekomen. • Technische realisatie Met het oog op het geautomatiseerd actief openbaar kunnen maken van een aantal verplichte informatiecategorieën, is in 2023 het project voor de inrichting van de benodigde informatievoorziening en systemen vervolgd. Omdat het Rijk de ontwikkeling van het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) heeft stilgelegd, kon de beoogde aansluiting hierop niet plaatsvinden. Dit heeft geen nadelig effect gehad op de informatievoorziening aan onze inwoners. Omdat in de

98

Jaarstukken gemeente Leeuwarden 2023

Jaarverslag

plaats daarvan is gekozen voor een tijdelijke handmatige publicatie-oplossing op www. Leeuwarden.nl. Hier zijn inmiddels de geanonimiseerde en afhandelde Woo-verzoeken uit 2022 en 2023 te vinden. • Informatiehuishouding op orde De Woo herhaalt het voorschrift uit de Archiefwet dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden en bewaard moeten worden. Het op orde brengen van de informatiehuishouding houdt in dat gearchiveerde informatie vindbaar is en ontsloten kan worden, niet alleen na overdracht aan het archief, maar juist in de fase daarvoor. Dat betekent dat de gemeente ervoor moet zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan de toetsbare eisen. De Woo schrijft 8 jaar (uiterlijk 2030) voor om de infohuishouding op orde te brengen. Met de Agenda Informatiebeheer brengen we binnen de gemeente Leeuwarden de informatiehuishouding op orde conform de Woo, het Archiefbesluit 1995 en het Besluit informatiebeheer Leeuwarden 2018. o In 2023 is een interne kennisbank informatiehuishouding ontwikkeld om zo met en door de gehele organisatie de richtlijnen over goed informatiebeheer en aanverwante zaken te kunnen delen. o We werken aan de bewustwording zodat iedereen in de organisatie kan bijdragen aan een goede informatiehuishouding. Om dit te bereiken is het van belang dat iedereen beschikt over de juiste kennis en deskundigheid om dit te kunnen doen.

Het onderwerp informatiehuishouding en een ieders taak daarin wordt opgenomen in de organisatiebrede digitale leerlijn. o Met het verantwoord kunnen vernietigen van digitale documenten en gegevens en het reguleren van migraties en conversies is gestart en dit krijgt een vervolg in 2024. o Om het digitale verleden van vandaag ook in de toekomst toegankelijk te houden is er in 2023 een digitale bewaarstrategie opgesteld die vanaf 2024 wordt geïmplementeerd. Dit gaat (in het kort) om het in praktijk brengen van beheersmaatregelen die gaan over menselijk handelen en het aanpassen of aanschaffen van informatiebeheersystemen. 2.11d Wat heeft het gekost? Ter ondersteuning van gemeenten bij de implementatie en uitvoering van de Woo, heeft het Rijk financiële middelen beschikbaar gesteld. In 2023 was € 224.000 incidenteel (waarvan € 112.000 in de reserve budgetoverheveling) en € 119.000 structureel beschikbaar. De projectkosten zijn gedekt uit het incidentele budget. € 112.000 is vrijgevallen in het jaarrekeningresultaat. De structurele middelen zijn ongemoeid gebleven en komen ook ten gunste van het rekeningresultaat. Dat komt vooral door de eerder genoemde stillegging van de ontwikkeling van PLOOI. De beschikbare Rijksmiddelen worden in 2024 en verder zoveel mogelijk ingezet voor de verdere implementatie van de Wet open overheid.

99