Informerende brief Bouwurk kredietaanvraag

Aan de gemeenteraad

Kredietaanvraag Bouwurk ZZ Fysiek Domein Gebiedsontwikkeling, Economie en Strategische Staf 14 058, 3 5 maart 2025

Geachte leden van de gemeenteraad, Afgelopen woensdagavond, tijdens de informatieve sessie met uw raad, is de kredietaanvraag voor Bouwurk besproken. Aan het einde van de sessie werd duidelijk dat er behoefte was aan verdieping op het onderwerp. De volgende onderwerpen heeft u aangegeven meer informatie over te willen: - Een motivering van de aanbesteding - Herijkt dekkingsplan van Arcadia voor Bouwurk (zie bijlage 1) - Specificering van de bouwkosten van Bouwurk (zie bijlage 2) Hieraan wordt toegevoegd: - Een procesbeschrijving van Bouwurk - Een overzicht van de subsidie en de bouwkosten - Een vragenlijst met de meest gestelde vragen (zie bijlage 3) Procesbeschrijving Bouwurk In december 2023 heeft uw raad 1,8 miljoen euro beschikbaar gesteld voor het programma Arcadia. De gemeente zou in eerste instantie alleen bijdragen aan de programma- en marketingkosten van Bouwurk (zie voor een uiteenzetting van de kosten het kopje subsidie). In het voorjaar van 2024 hebben Arcadia en de gemeente de eerste verkennende gesprekken gevoerd over het eigenaarschap van Bouwurk. In afstemming met de bouwbedrijven, de ontwerper, Arcadia de gemeente verschillende scenario’s uitgedacht voor het ontwerp (resp. 500k, 850k en 1,2 mio). In het najaar van 2024 is concreter gesproken over de overnamekosten van Bouwurk a 500k.

De gesprekken over welk ontwerp gekozen zou worden liepen nog, waarbij het middelste ontwerp de voorkeur had. Ten tijde van de fondsaanvraag (raadsbesluit december 2023) was hier onvoldoende inzicht in en kon het niet worden meegenomen in de begroting. In oktober 2024 heeft Arcadia een definitieve subsidieaanvraag gedaan voor Bouwurk. In de begroting, aan de inkomstenkant, staat het bedrag van 500k genoemd voor de bouwkosten van Bouwurk. Dit is op verzoek van de gemeente

Blad 2

gedaan. Op het moment van de subsidieaanvraag waren Arcadia en de gemeenten nog in overleg over de dekking van het gewenste scenario (850k). In de maanden die volgden hebben er diverse gesprekken plaatsgevonden tussen gemeente en Arcadia over het scenario en de verdeling van de kosten. In december 2024 is besloten om definitief door te gaan met de 850k variant van Bouwurk. Gedurende deze maanden is onderzocht of de kosten voor de gemeente gedekt konden worden uit bestaande middelen binnen collegemandaat. Dit bleek niet het geval te zijn. Op 11 februari 2025 heeft het college besloten deze kredietaanvraag bij uw raad voor te leggen. Bouwurk zal worden herplaatst elders in de gemeente. De verwachting is dat de kosten die hiermee gepaard gaan zullen worden gedekt uit bestaande middelen binnen collegemandaat. De verwachting is dus dat er geen nieuwe kredietaanvraag wordt gedaan. Subsidie In de raadsvergadering van december 2023 heeft uw raad ingestemd met een subsidie van 1,8 mio voor Arcadia. De uitzetting van de middelen is als volgt: Organisatiebijdrage (t/m 2026) Marketing Programmeringskosten Personele inzet gemeente* Eigen middelen gemeente**

€ 200.000,€ 400.000,€ 700.000,€ 250.000,€ 250.000,-

Totaal

€ 1,8 mio

* Deze middelen heeft de gemeente zelf in beheer. Hiervoor wordt de personele inzet van de projectgroep Bouwurk bekostigd. ** Deze middelen heeft de gemeente zelf in beheer. De verplaatsing van het festival Into the Grave wordt hier uit betaald. De garantstelling van 175k vindt hier haar dekking. Kosten Bouwurk De totale kosten voor Bouwurk bedragen 3,6 mio. Dit bedrag is inclusief bouwkosten. In de subsidieaanvraag van oktober 2024 staan de bouwkosten geraamd op 500k. Deze kosten zijn, zoals u weet, 850.000 euro. Zie voor uitleg het kopje procesbeschrijving Bouwurk. De bijdrage van de gemeente is als volgt: Programma Marketing Bouwkosten Leges en precario Garantstelling bouwkosten*

€ 700.000,€ 400.000,€ 500.000,€ 49.000,€ 175.000,-

Totaal (zonder garantstelling) Totaal (met garantstelling)

€ 1,6 mio € 1,75 mio

* De gemeente staat garant voor maximaal € 175.000,- van de in totaal € 350.000,- voor de bouwkosten. Dit bedrag wordt gedekt uit de al bestemde

Blad 3

middelen voor Arcadia. De andere € 175.000,- wordt gedekt door Arcadia. Zie voor een specificatie op de begroting bijlage 1. Aanbesteding De opdracht voor de realisatie van het object wordt door de gemeente gegund aan een aannemer. In beginsel is het een overheidsopdracht die aanbesteed moet worden. Gelet op de opdrachtwaarde is er geen Europese aanbesteding vereist. Het gemeentelijk inkoopbeleid is van toepassing. Het inkoopbeleid geeft de gemeente de mogelijkheid om in specifieke situaties van dat beleid af te wijken door een opdracht onderhands te gunnen (1-op-1). De formele afwijkingsbeslissing en vervolgens de gunning en opdrachtverlening wordt door een daartoe gemandateerde ambtenaar verzorgd. Wij vinden dat van een dergelijke specifieke situatie sprake is. Het betreft een uniek, eenmalig project, aangedragen vanuit Arcadia voor de borging van de legacy van Culturele Hoofdstad 2018. Vanwege de planning van Arcadia moet het project bovendien op korte termijn worden verwezenlijkt. Daarnaast is de beoogde aannemer een samenwerkingsverband van in de regio gevestigde partijen die Arcadia willen ondersteunen en daartoe tegen een nietkostendekkend tarief hun medewerking aan de realisatie van Bouwurk hebben toegezegd. Daarmee behaalt de gemeente een aanzienlijk financieel voordeel ten opzichte van een openbare aanbesteding.

Deze argumenten maken dat een beroep op een uitzondering op het inkoopbeleid gerechtvaardigd is. Wij hopen u voldoende te hebben geïnformeerd en dat deze informatie voldoende voedingsbodem biedt voor de discussie op 5 maart 2025. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. {{Signer1}}

secretaris. {{Signer2}}

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.