Informerende brief aan de raad inzake Bestuurlijke reactie op conclusies en aanbevelingen Rekenkamerrapport 'Praktijk van de Wob'.pdf

Aan de gemeenteraad van Leeuwarden

Bestuurlijke reactie op aanbevelingen Rekenkamerrapport 'Praktijk van de Wob' 2022-112941 Veiligheidsdomein Juridische & Veiligheidszaken 14 058 24 mei 2022 Geachte raadsleden, Op 9 mei 2022 ontvingen wij van de Rekenkamer het adviesrapport ‘Praktijk van de WOB’, vergezeld van het verzoek om onze reactie te geven op de conclusie en aanbevelingen. Hierbij ontvangt u deze reactie zodat u deze kan betrekken bij de eventuele besluitvorming naar aanleiding van het advies van de Rekenkamer. Algemene reactie In het rapport is naar onze mening een goed beeld gegeven over de afhandeling van Wob-verzoeken (Wet openbaarheid van bestuur). Er is ingegaan op de vraag in hoeverre het afhandelen van Wob verzoeken rechtmatig is, hoe hier verantwoording over is afgelegd, hoe de actieve openbaarmaking is geregeld en hoe een en ander zich verhoudt tot de eisen die de Wet open overheid (Woo) stelt. Reactie op de conclusies en aanbevelingen Hieronder zal nog kort worden ingegaan op de aanbevelingen die zijn gedaan op pagina 11 en 12 van het rapport. Bij een aantal aanbevelingen hebben wij nog specifieke opmerkingen, zoals hieronder nader besproken: Aanbeveling 1 Inzake de eerste aanbeveling, begrijpen wij het belang dat de Rekenkamer hecht aan actieve openbaarmaking van ingediende Wob verzoeken en de genomen besluiten.

De Rekenkamer adviseert om de ingediende Wob verzoeken vanaf 2018 (en de besluiten daarop) actief openbaar te maken. Op dit moment ontvangen alleen de aanvrager (en eventuele) derde belanghebbende de gevraagde informatie / documenten in verband met een Wob verzoek. Dit betekent echter niet dat deze informatie niet openbaar is gemaakt. Omdat in zo’n geval het Wob verzoek is toegewezen is het in beginsel ook voor een ieder openbaar geworden. Wij begrijpen dat de Rekenkamer, mede in het licht van de onlangs in werking getreden Woo (Wet open overheid), aanbeveelt om

Blad 2 2022-112172

afgehandelde Wob verzoeken openbaar te maken. Op dit moment treffen wij de technische en organisatorische maatregelen om uitvoering te kunnen geven aan de Woo. Wanneer dit is gerealiseerd zullen wij bekijken welke eerder afgedane Wob verzoeken actief openbaar worden gemaakt. Dit vanwege de relevantie en actualiteit van deze openbaarmakingen. Aanbeveling 2 De Rekenkamer beveelt aan om informatie bij te houden over o.a. achtergrond, adressant, onderwerp, mate van inwilliging en gegevens over beslistermijnen en rechtsbescherming. Zodra dit technisch mogelijk is binnen het zaaksysteem zullen wij dit soort informatie gaan bijhouden. Aanbeveling 3 De Rekenkamer beveelt aan om de raad middels een paragraaf in het jaarverslag te informeren over de indiening en afhandeling van Woo verzoeken. Wij hebben op basis van de verplichting uit artikel 3.5 Openbaarheidsparagraaf Woo het voornemen om jaarlijks in de begroting aandacht te besteden aan de beleidsvoornemen rond de Woo en in de jaarstukken aan de uitvoering ervan. Aanbeveling 4 De Rekenkamer beveelt aan om de mogelijkheid te bieden om Wob verzoeken via de e-mail in te dienen. Op dit moment is het mogelijk om een Wob verzoek digitaal in te dienen via een formulier op de gemeentelijke website.

Met dit digitale formulier kan de verzoeker alle relevante gegevens voor het Wob verzoek direct aanleveren en zo zorgen dat er een complete aanvraag is die in behandeling genomen kan worden. Na indiening komt het formulier via het algemene e-mail adres gemeente@leeuwarden.nl bij de postadministratie (DI) terecht. Het binnenkomen op een centraal e-mail adres is wenselijk omdat dan direct herkend wordt dat het om een Wob-verzoek gaat. In het verleden kwamen Wob verzoeken vaak ongestructureerd via e-mail binnen met alle gevolgen van dien. Indien een Wob verzoek wordt ingediend via een (persoonlijk of algemeen) email (adres), wordt de aanvrager gewezen op de juiste wijze van indiening namelijk via het digitale formulier op de website, schriftelijk of mondeling. Wij zouden deze aanbeveling van de Rekenkamer dan ook niet over willen nemen en de bestaande werkwijze blijven voortzetten. Aanbeveling 5 De Rekenkamer beveelt aan om nog meer dan voorheen in het oog te houden dat specifieke vormen van informatie/gegevens aan privacywetgeving onderhevig zijn, dan wel niet openbaar gemaakt mogen worden. De Rekenkamer is van mening dat de overgang naar de Woo nog wel het een en ander van de organisatie vraagt in meer algemene zin. Zo zullen medewerkers zich meer bewust moeten worden van het soort informatie dat naar buiten gaat.

Wij zullen aan deze aspecten bij de verdere implementatie van de Woo zeker aandacht schenken. Wij verzoeken u kennis te nemen van onze opmerkingen en gaan ervan uit dat u onze reactie meeweegt in een eventueel besluit dat u naar aanleiding van het advies van de Rekenkamer neemt.

Blad 3 2022-112172

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. {{Signer1}}

secretaris. {{Signer2}}

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.