Informerende brief aan de raad Accountantsverslag 2022 PwC.pdf

Aan de gemeenteraad

Accountantsverslag 2022 PwC 2023-134781 Concern 14058, Jorrit Zuidema 20 juni 2023 Geachte leden van de gemeenteraad, De externe accountant van de gemeente (PwC) heeft de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2022 bijna afgerond. Als gemeenteraad ontvangt u na afronding van de controle van PwC het “Accountantsverslag 2022”. In dit verslag zijn de uitkomsten van de controle opgenomen. Onderstaand geven wij hier een korte inhoudelijke reactie en toelichting op. Deze reactie is gebaseerd op een concept versie van het Accountantsverslag 2022. In het Accountantsverslag 2022 komen veel onderwerpen terug die ook in de Tussentijdse raadsrapportage van PwC over 2022 en onze informerende brief daarbij (beide op 24 januari 2023 verstuurd aan de raad) zijn opgenomen. Met deze brief geven wij waar nodig een aanvulling en gaan wij in op de belangrijkste kernboodschappen van het Accountantsverslag 2022. Algemeen De uitkomst van de controle is wederom positief. De accountant geeft een goedkeurend oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid van de jaarrekening. De ambtelijke organisatie heeft stappen gezet waarbij lering is getrokken uit de eerdere controles. Zo is de controle van de grondexploitaties dit jaar soepel verlopen.

Verbeterpunten en groeitraject De accountant is ook dit jaar weer (positief) kritisch op het functioneren van de ambtelijke organisatie en de gezette stappen in de realisatie van het gezamenlijk groeipad. Wij zien evenals de accountant duidelijke verbeteringen, maar we zijn er nog niet. We noemen een aantal relevante zaken: • Het bedrag aan fouten ten aanzien van de Europese aanbestedingsregels is ten opzichte van vorig jaar gegroeid en komt uiteindelijk op een bedrag van € 5,4 miljoen (vorig jaar € 3,7 miljoen). Dit bedrag heeft voor € 5,1 miljoen betrekking op fouten die reeds vorig jaar zijn geconstateerd en doorlopen in 2022. Hoopvol is dat het bedrag aan

Blad 2

•

nieuwe onrechtmatigheden beperkt is tot € 300.000. Dit is een belangrijk signaal dat de inspanningen van de afgelopen jaren om de beheersing op dit vlak te verbeteren effect sorteren en de verwachting is dan ook dat het bedrag komend jaar zal afnemen. Qua interne beheersing geeft PwC op pagina 23 en 24 een update. Daarbij is van belang: o Interne beheersing kasgeld is niet op orde. Inmiddels is de interne beheersing op dit punt aangescherpt en vinden er periodiek controles plaats. Overigens is er geen sprake van materiële tekortkomingen en is er geen sprake van fraudesignalen. o Diverse implicaties die in 2022 speelden bij de implementatie van en overstap naar het nieuwe salarispakket Afas hebben ook hun effect gehad op de interne en externe controle op de personeelslasten, die daardoor anders en minder efficiënt zijn verlopen. Inmiddels is de migratie grotendeels afgerond en zijn de interne controles op dit proces aangepast. Uit de controle zijn overigens geen bevindingen gebleken. o Voor een aantal inkoopfacturen is geconstateerd dat ze zijn verwerkt in 2023, terwijl dat in 2022 had gemoeten. Een deel van de geconstateerde fouten is gecorrigeerd. Een deel (€ 557.000) is echter niet gecorrigeerd vanwege de bewerkelijkheid die het aanpassen van de jaarstukken met zich zou meebrengen. Ook dit punt krijgt volgend jaar extra aandacht, doordat extra controles zullen worden gedaan.

Nu het controletraject achter de rug is, zien we net als eerdere jaren mogelijkheden om samen met PwC stappen te zetten om het traject van opstellen en controleren van de jaarstukken verder te optimaliseren. Dit betreft zowel onze eigen bedrijfsvoering als de samenwerking met PwC. Zoals PwC al aangeeft in haar verslag, zullen wij het jaarrekeningproces in juli evalueren. Bevindingen De bevindingen van de accountant, in de vorm van fouten en onzekerheden, zijn beschreven op pagina 4 t/m 6 van het Accountantsverslag. Hier zijn vier zaken benoemd: de hierboven al vermelde fout ten aanzien van Europese aanbestedingen, een onzekerheid die wordt veroorzaakt door de rapportagewijze van een externe partij (Sociale Verzekeringsbank) waar wij geen invloed op hebben, een onzekerheid die wordt veroorzaakt door het ontbreken van prestatieverklaringen zorg in natura en de hierboven genoemde verwerking van inkoopfacturen in het verkeerde boekjaar. Controleaccenten De Auditcommissie heeft met de accountant afgesproken dat zij jaarlijks maximaal vijf controleaccenten mag benoemen, waar de accountant dan -waar nodig- nader onderzoek naar doet en vervolgens specifiek over rapporteert. Door de Auditcommissie zijn voor 2022 de volgende vijf controleaccenten (speerpunten) benoemd: 1. De risico-ontwikkeling rondom de gebiedsontwikkeling WTCCambuurstadion; 2.

Het meelezen in het raadsvoorstel voor de hercalculaties van de grondexploitaties (behandeling in de raad in december 2022) en het

Blad 3

stellen van een aantal (niet politieke) vragen die meegenomen kunnen worden in de behandeling ervan in de raad; 3. Energietoeslag: welke baten en lasten zijn er, hoe is het proces ingericht om tot uitbetaling te komen (inclusief beheersmaatregelen), op welke wijze vindt verantwoording plaats in de jaarrekening? 4. Proces subsidieverstrekking: op welke wijze is het proces ingericht en welke processtappen zijn opgenomen om elementen van doelmatigheid/rechtmatigheid intern te toetsen. 5. Didam arrest: hoe gaat Leeuwarden daarmee om? In het Accountantsverslag rapporteert PwC hierover op pagina 25 t/m 29 van het verslag. De behandeling door de accountant spreekt verder voor zich en behoeft naar ons idee geen verdere toelichting op deze plaats. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. {{Signer1}}

secretaris. {{Signer2}}

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.