Eindrapportage rekenkameronderzoek Leeuwarder Digitale Agenda.pdf

De samenwerking binnen I4Sociaal is geïnitieerd als een experiment, maar wordt nu ‘losgetrokken’ van de LDA. Dit voorbeeld laat zien hoe de LDA heeft geleid tot een transformatie binnen de gemeentelijke overheid. Leidend bij I4Sociaal is dat inwoners en samenwerkingspartners intensief worden betrokken op basis van de principes van Design Thinking en door te werken met ‘service blueprints’. Ook is I4Sociaal gebaseerd op open source software, op Common Ground principes. De gemeente Leeuwarden realiseert onderdelen van het informatieportaal op het gebied van jeugdhulp- en schuldhulpverlening, en andere gemeenten kunnen daar dan gratis gebruik van maken.

P 40

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

4. Rol van de raad Het vierde en laatste onderdeel heeft betrekking op de rol van de raad. 

Vraag 14. Welke rol heeft de raad tot nu toe gespeeld en past deze rol bij de ambities van de raad?

Vraag 14.

Welke rol heeft de raad tot nu toe gespeeld en past deze rol bij de ambities van de raad? De gemeenteraad van Leeuwarden is meerdere malen betrokken bij de LDA. De betrokkenheid van de raad kan worden onderverdeeld in twee fases. In de oriënterende fase werden raadsleden geïnformeerd over belangrijke digitale ontwikkelingen, de impact die deze kunnen hebben op de gemeente en hoe de gemeente kan anticiperen op deze ontwikkelingen. Tijdens de ontwikkelfase zijn raadsleden vervolgens betrokken bij de wijze waarop de gemeente in de LDA deze ontwikkelingen oppakt in de vorm van experimenten. Fase 1: Oriënterende fase Op 18 juli 2018 wordt de raad voor het eerst geïnformeerd in het kader van de LDA. Dit vindt plaats via een sneak preview, een document waarin aandacht is gegeven aan thema’s als ‘de informatiesamenleving’ en ‘het digitaliseringstijdperk’ en een doorkijk is gegeven naar de sessies die georganiseerd werden op 5 september (open podium), 3 oktober (politieke dialoog) en 21 november 201827. Bijeenkomst 1: Inspiratiesessie De eerste bijeenkomst op 5 september, waar de gehele raad voor is uitgenodigd, had een oriënterend karakter. De bijeenkomst werd begeleid door Tony Bosma, bekend futurist en trendwatcher, die inging op de relevante trends op het gebied van digitalisering en wat dit kan betekenen voor de gemeente Leeuwarden28.

Het doel van deze bijeenkomst was om de gemeenteraad te inspireren, informeren en te activeren.

27 Zie sneak preview hier: https://leeuwarden.notubiz.nl/document/6687378/1 28 Zie presentatie hier: https://leeuwarden.notubiz.nl/document/6842946/1#search=%22tony%20bosma%22

P 41

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Bijeenkomst 2: Verdiepende sessie De tweede bijeenkomst vond plaats op 3 oktober en werd bijgewoond door één raadslid per fractie: 11 in totaal. Deze bijeenkomst werd ingeleid door leden van het kernteam van de LDA en begeleid door Tony Bosma29. Met deze bijeenkomst werd beoogd om een selectie te maken van de belangrijkste trends en ontwikkelingen waar de gemeente op moet anticiperen, en samen met de raad te bespreken in welke richting dit moet30. Beide bijeenkomsten werden in het procesvoorstel LDA (6-11-18) beschreven als “wake-up call” en boden raadsleden een overzicht van de verschillende digitale ontwikkelingen. Ook wordt vanaf dat moment het dossier ‘Digitale Agenda’ op Notubox – de voorloper op iBabs – gevuld met onder meer twee rapporten die raadsleden van relevante aanvullende informatie kunnen voorzien. Het gaat o.a. om de rapporten ‘Waardevol Digitaliseren’ en ‘Beschaafde Bits’ van het RathenauInstituut. Op deze manier krijgen raadsleden aanvullende informatie om zich te verdiepen in digitalisering en de impact daarvan op de gemeente. Bijeenkomst 3: Terugkoppelsessie Bij de derde bijeenkomst op 21 november 2018 werd het ‘Kader Gemeenteraad Leeuwarden’ gepresenteerd. Hierin staan uitgangspunten die mogelijk als kader kunnen fungeren voor de wijze waarop raadsleden worden betrokken bij de LDA.

Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de input die raadsleden hebben geleverd tijdens de vorige bijeenkomst. Tijdens de terugkoppelsessie werden de uitgangspunten teruggelegd aan de raad, met de vraag of zij deze herkennen en of het kader voldoende richting geeft31. In dit kader wordt de positie van de raad aangaande LDA als volgt omschreven: 1. Bewaker van publieke waarden en schetser van randvoorwaarden waaronder digitalisering plaatsvindt 2. Digitaliseringsvraagstukken vragen om actuele kennis en begrip van ontwikkelingen. De raad geeft aan meer verdiepende kennis te willen vergaren 3. ‘What if’-scenario’s bieden de Raad hulpmiddelen om vraagstukken te kunnen beoordelen.

29 Zie document: ‘Ronde Tafel Gesprek: Uitwerking sessie 3 oktober Digitale Agenda’ 30 Zie ‘Procesvoorstel Leeuwarder Digitale Agenda, versie 06-11-2018) 31 Zie ‘Procesvoorstel Leeuwarder Digitale Agenda, versie 06-11-2018)

P 42

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Aangaande de informatievoorziening richting de raad wordt in het ‘Kader Gemeenteraad Leeuwarden’ genoemd dat de raad graag ‘pilots’ wil bijwonen om zo de experimenten zelf te ervaren en te beleven. Ook wordt benadrukt dat de raad niet alleen zelf betrokken wil worden, maar dat zij het ook belangrijk vinden dat afnemers en gebruikers van eindproducten worden betrokken bij deze experimenten. De raad heeft dus duidelijk het belang van participatie benadrukt voor het uitvoeren van de LDA. In het verslag van deze terugkoppelsessie komt naar voren dat de raad nog een aantal andere op- en aanmerkingen had op dit kader. Bijvoorbeeld over dat de raad graag betrokken wil blijven bij het vervolgproces en dat digitalisering niet een doel an sich moet worden binnen de LDA32. Als afsluiting van de terugkoppelsessie wordt het procesverloop toegelicht en wordt aangekondigd dat er voor 2019 drie experimenten worden uitgevoerd. Hierbij is ook toegezegd dat raadsleden worden geïnformeerd over het verloop van deze experimenten en dat er in 2019 twee werkbezoeken met de raad worden georganiseerd om elders een goed voorbeeld te ervaren. Fase 2: Ontwikkelingsfase Nadat de kaders voor de LDA zijn geschetst en met de raad is besproken hoe zij betrokken willen worden, start het kernteam van de LDA met de verdere invulling en ontwikkeling van dit programma.

De raad wordt tijdens deze fase op de volgende manieren betrokken bij de LDA: Mini-Kennisfestival LDA Raadsleden – maar ook medewerkers van de gemeente – zijn onder meer betrokken bij de ontwikkeling van de LDA door het organiseren van een miniKennisfestival Leeuwarder Digitale Agenda. Dit vond plaats op 9 oktober 2019 in de Grote of Jacobijner Kerk, en was onderdeel van een Kennisfestival voor de Leeuwarder ambtenaren op 7, 8 en 9 oktober 2019. In het procesvoorstel ‘Betrokkenheid Raad bij de Leeuwarder Digitale Agenda’ (9 oktober 2020) wordt aangegeven dat dit mini-Kennisfestival georganiseerd is naar aanleiding van een aantal verzoeken vanuit raadsleden tijdens gesprekken over de LDA op 3 oktober 2018 (rondetafelgesprek). Daarnaast staat het volgende over het Kennisfestival in dit procesvoorstel: “Met het Kennisfestival wordt beoogd om de Leeuwarder Digitale Agenda tot een bekend en levend document en gedachtengoed te ontwikkelen en kennis te nemen

32 Zie ‘Verslag Politieke Dialoog 14 november 2018 – 20:30 Raadzaal Digitale Agenda’.

P 43

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

van mogelijke toepassingsmogelijkheden. Het idee is om samen met elkaar te leren, elkaar te inspireren en ervaring op te doen. Om zo samen te ontdekken wat digitalisering en (nieuwe) technologie voor een specifiek vakgebied en de samenleving kan betekenen. Het kennisfestival gaat vooral over ons als mensen en onze samenleving. Doordat de raad kennis heeft hiervan, kan de raad zijn rol goed invullen en randvoorwaarden en uitgangspunten formuleren waaronder de technische mogelijkheden ingezet kunnen worden”33 Informatiebijeenkomsten Tijdens twee informatiebijeenkomsten is de gemeenteraad bijgepraat over de LDA. Zo is er op 9 december 2020 een bijeenkomst georganiseerd waarin de raad is geïnformeerd over de stand van zaken van de LDA-experimenten34. Jannet Feenstra, destijds programmamanager van de LDA, heeft hier een presentatie gegeven over de LDA, waarbij raadsleden de gelegenheid kregen om vragen te stellen. Eén van de uitkomsten van deze bijeenkomst was de wens voor een bijeenkomst in het teken van data-ethiek. De informatieve bijeenkomst over data-ethiek heeft plaatsgevonden op 11 oktober 202135. Het doel van deze bijeenkomst was om raadsleden inzicht te geven in de maatschappelijke impact en ethische dilemma’s van digitalisering36. Twee experts waren uitgenodigd – prof. dr. J.A. Beaulieu (RuG Campus Fryslân, directeur Data Research Centre) en dr.

Bart Karstens (Rathenau Instituut) – die aan de hand van concrete voorbeelden de impact van technologie op publieke waarden, zoals privacy, rechtsgelijkheid en autonomie, hebben besproken. Werkbezoeken Op meerdere momenten is aangekondigd dat er werkbezoeken georganiseerd zouden worden voor raadsleden. Bijvoorbeeld tijdens de terugkoppelsessie op 21 november 2018 en een brief aan de raad op 25 juni 201937. Of deze werkbezoeken daadwerkelijk zijn ingepland, is onbekend. Volgens de raadsleden, die in het kader van dit onderzoek zijn gesproken, waren zij niet op de hoogte van ingeplande werkbezoeken, en zijn zij tenminste niet aanwezig geweest bij een werkbezoek. Mogelijk hebben de aangescherpte maatregelen in het kader van de coronacrisis het inplannen van deze werkbezoeken bemoeilijkt.

33 Zie ‘Procesvoorstel Betrokkenheid Raad bij de Leeuwarder Digitale Agenda’, p. 1

34 Zie: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Leeuwarden/eabe38d1-881d-4249-bb56-818f4d3d1c76 35 Zie hier voor: https://channel.royalcast.com/leeuwarden/#!/leeuwarden/20211011_3

36 Zie ‘Behandelvoorstel Ethiek in een digitale samenleving’ (als bijlage toegevoegd aan de iBabs-pagina waarop de bijeenkomst

terug te zien is) 37 Zie hier de brief aan de raad van 25 juni 2019: https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Leeuwarden/eabe38d1-881d-4249-bb56818f4d3d1c76

P 44

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

In de focusgroep geven raadsleden bovendien aan dat ze de werkbezoeken hebben gemist, juist omdat deze bezoeken hen in staat stellen een beter beeld te krijgen van de experimenten die binnen de LDA zijn uitgevoerd, of die mogelijk zijn. Wel heeft een enkel raadslid direct contact gehad met het kernteam van de LDA, om een idee voor een nieuw experiment te bespreken. Dit experiment is niet van de grond gekomen, omdat een vergelijkbare toepassing al werd gebruikt binnen de gemeente. Conclusie In de oriënterende fase van de LDA heeft de raad de ruimte gekregen om met elkaar de randvoorwaarden te schetsen voor de digitaliseringsagenda in Leeuwarden (uitgangspunt 1 van ‘Kader’). Deze ruimte was er echter minder in de uitvoerende fase, terwijl hier wel behoefte aan was, zo blijkt uit gesprekken met een aantal raadsleden. Daarnaast blijkt dat het ethisch toetsingskader, waar de raad input voor heeft gegeven in de oriënterende fase, begin 2022 nog in ontwikkeling is, ondanks dat er al vanaf 2019 – zo blijkt uit het Programmaplan LDA – een ondersteuningsteam ‘Publieke waarde en ethiek’ binnen de LDA was. Volgens het kernteam van de LDA heeft dit vertraging opgelopen, maar wordt er sinds kort onderzocht of er een mogelijkheid is om per experiment een ethisch risicoanalyse uit te laten voeren, met hulp van experts van Filosofie in Actie.

Raadsleden zijn met name betrokken bij de LDA door hen actuele kennis aan te bieden over digitale ontwikkelingen en de impact daarvan (uitgangspunt 2 van het ‘Kader Gemeenteraad Leeuwarden’). Hier is zeker in de oriënterende fase op ingezet. Wel geven raadsleden aan dat deze informatie soms erg ‘hoog over’ was, en dat zij de link misten met wat er daadwerkelijk zou gaan plaatsvinden op experimentniveau. Ondanks dat raadsleden de sessies in de oriënterende fase als waardevol ervaren, merken ze op dat ze hierna nog altijd geen goed beeld hadden van wat de LDA in concreto zou betekenen en aan wat voor experimenten zij konden denken. Daarnaast zijn raadsleden niet voorzien van ‘what if scenario’s, ter beoordeling van digitale vraagstukken (uitgangspunt 3 van ‘Kader’), zoals werd toegezegd in het ‘Kader Gemeenteraad Leeuwarden’. Wel is dit door de raad niet benoemd als een groot gemis. Toen de LDA eenmaal op stoom was gekomen, is de raad – zo is hun ervaring – in mindere mate betrokken. Bij vrijwel alle gesproken raadsleden is het onbekend welke experimenten uiteindelijk hebben plaatsgevonden en is het onduidelijk wat de resultaten hiervan zijn geweest. De gemeenteraadsleden die de focusgroep bijwoonden gaven aan dat ze graag regelmatige update – inclusief een overzicht van de experimenten – vanuit het kernteam van de LDA hadden ontvangen.

P 45

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Tegelijk heeft de raad ook niet (via de wethouder) gevraagd om aanvullende informatie. Na afloop van de laatste sessie met de raad over data-ethiek op 11 oktober 2021 is afgesproken dat minstens één keer per jaar de experimenten worden gepresenteerd die hebben plaatsgevonden.

P 46

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

Bijlagen

P 47

29 april 2022

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Bijlage 1 Principes van de Leeuwarder Digitale Agenda 1.Rem op ‘verouderde’ systemen De bestaande proces-en transactiegerichte legacy-systemen worden niet meer uitgebreid of doorontwikkeld. De financiële en personele middelen die op deze systemen worden ingezet, worden beperkt tot wat minimaal noodzakelijk is voor de continuïteit. 2.Prioriteit bij nieuwe informatie-gerichte systemen De beschikbare financiële en personele middelen worden zoveel mogelijk ingezet op de ontwikkeling en inzet van systemen, die primair gericht zijn op het genereren van informatie ten behoeve van (toepassingen voor) intern en extern gebruik. Denk bijvoorbeeld aan het Geografisch Informatie Systeem, het Datawarehouse of het Gegevensmagazijn. 3.Personele capaciteit vrijmaken voor vernieuwing De bestaande personele capaciteit binnen de organisatie wordt vrijwel volledig ingezet op het beheer en de continuïteit van de bestaande systemen. Om meer prioriteit te geven aan ontwikkeling en vernieuwing zal een deel van de beschikbare capaciteit (10%38) hiervoor vrijgemaakt moeten worden. Dit geldt voor alle organisatieonderdelen binnen de organisatie. In de vernieuwing van de (digitale) informatievoorziening is vanwege de benodigde expertise een centrale rol weggelegd voor de sector Informatiemanagement. Daar zal 50% van de capaciteit beschikbaar moeten komen voor de noodzakelijke vernieuwing.

4.Besparingen inzetten voor vernieuwing De met slim(samen)werken gerealiseerde besparingen komen nu ten goede aan de algemene financiële middelen van de gemeentelijke organisatie. 5.Conformeren aan Samen Organiseren, de +1-Gemeente en Common Ground Het gedachtegoed van de beweging ‘Samen Organiseren’ –inclusief de leidende principes van de +1-Gemeenteen Common Ground–vormt voor de gemeente Leeuwarden het uitgangspunt en kader voor de (door)ontwikkeling en vernieuwing van de gemeentelijke (digitale) informatievoorziening en dienstverlening.

38 Minimaal 2 medewerkers per sector die tenminste 10% van hun tijd mogen besteden aan digitalisering en gaan helpen in de

uitvoering van de digitale agenda.

P 48

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

6.Vrij (her)gebruik van data Gemeentelijke datasets zijn vrij en zonder kosten beschikbaar voor intern (her)gebruik binnen de randvoorwaarden van privacybescherming en informatieveiligheid. Alle openbare data wordt vrij en zonder kosten beschikbaar gesteld voor hergebruik door derden. 7.Experimenteren met nieuwe toepassingen Ieder jaar worden er minimaal 3 van onderaf aangedragen experimenten uitgevoerd in het kader van de slimme leefomgeving, de slimme samenleving en/of slim (samen)werken. Voor het initiëren, begeleiden en uitvoeren van deze experimenten wordt jaarlijks een centraal budget beschikbaar gesteld. 8.De maatschappelijke waardecreatie centraal Bij alle experimenten en initiatieven die worden ontplooid of gefaciliteerd geldt dat de creatie van maatschappelijke waarde, d.w.z. datgene wat door inwoners en/of bedrijven als waardevol wordt ervaren, centraal moet staan. De gemeente heeft tot taak om dit te bewaken en zo nodig bij te sturen. 9.Leeuwarden is slimme volger Uit praktische overwegingen kiest Leeuwarden de rol van ‘slimme volger’ en vertaalt goede ideeën van elders naar onze praktijk. Dit vereist een actieve en extern gerichte houding met betrekking tot het volgen van de ontwikkelingen elders en het doen van voorstellen om succesvolle toepassingen lokaal te implementeren.

De tijd die hieraan besteed wordt, zou in ieder geval 5% van de beschikbare tijd per medewerker moeten zijn. 10.Hoeder van publieke waarden Leeuwarden ziet zichzelf als hoeder en borger van publieke waarden bij de ontwikkeling van de digitale samenleving en overheid. Hierbij valt te denken aan zaken als transparantie, informatieveiligheid en privacybescherming. Bestaande publicaties zoals “Waardevol digitaliseren” van Rathenau Instituut dienen hierbij als kader. Tevens zal bij het uitvoeren van experimenten en het implementeren van nieuwe toepassingen het publieke debat een rol krijgen met betrekking tot de ethische kant van digitalisering. 11.Samenwerking in de regio Bij de ontwikkeling en vernieuwing van de digitale informatievoorziening zoekt Leeuwarden waar mogelijk actief de samenwerking met andere gemeenten en overheidspartijen in de regio. Dit kan lokaal zijn, maar ook provinciaal of in Noord-

P 49

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Nederland. De keuze van de samenwerkingspartij(en) wordt gebaseerd op de verwachte toegevoegde waarde van de samenwerking. 12.Digitalisering vraagt permanent aandacht De impact van de digitale agenda en de informatiesamenleving op de gemeentelijke organisatie is van een dusdanige omvang dat het permanent aandacht vraagt voor zowel de medewerkers, het management, de directie als het bestuur. Dit zal tot uiting moeten komen in de vorm van trainingen en opleidingen, thematische sessies, organisatieontwikkelingsbijeenkomsten, e.d. en heeft als consequentie dat de komende jaren een deel van het centraal opleidingsbudget hiervoor wordt gereserveerd

P 50

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Binnengemeentelijk e partners

Buitengemeentelijk e partners

Kosten

Slim (samen) werken

Robotic Process Automation

Experimenteren met de inzet van een robotiseringsplatform RPA om handmatige proceshandelingen te automatiseren en daardoor de dienstverlening te verbeteren en kosten te besparen.

SSC, Financien

Bureau Zelfstandigen Friesland

135000

1

Slimme leefomgeving

Datagedreven aanpak van Meldingen Openbare Ruimte

Uitproberen of door middel van dataanalyse proactieve dienstverlening kan worden gerealiseerd m.b.t. meldingen over de openbare ruimte.

Wijkzaken

Omrin

Onbekend

1

Slimme leefomgeving

Spelen & Bewegen

Integreren van gemeentelijke databronnen om integraler en effectiever beleid te kunnen voeren bij de inrichting van de openbare ruimte.

Wijkzaken

1

Slimme samenleving

I4Sociaal

De samenwerking i4Sociaal richt zich op de informatisering van het sociaal domein en in dat kader specifiek op de informatiepositie van de inwoner/cliënt en diens omgeving. Daarbij gaat het telkens om dienstverlening, personalisatie, steeds betere toegang tot gegevens/informatie en een gelijke informatiepositie.

Sociaal Domein en Publieke dienstverl ening

1

Slimme samenleving

Data-gedreven energiecoach

Benutten van beschikbare data om een doelgroep voor gemeentelijk beleid beter te kunnen identificeren en bereiken.

Wijkzaken en sociaal domein

2

Slim (samen) werken

Mijn Digitale Gemeente

Wij zien graag een integraal aanbod van al onze relevante producten en diensten op één plek, maar waar moeten volgens de inwoner de prioriteiten liggen? Door een verkenning te doen met inwoners willen we scherp krijgen wat nu echt de behoefte is voor een inwonersportaal.

Publieke Dienstver lening

Concept 7

14000

2

Slim (samen)w erken

Common Ground Gehandicapten parkeerkaart

Uitproberen of een dienstverleningsproces van een andere gemeente (in dit geval het verstrekken van gehandicaptenparkeerkaarten in Groningen) dat ondersteund wordt door een digitale toepassing die gebaseerd is op de principes van Common Ground, met minimale aanpassingen geïmplementeerd kan worden bij de gemeente Leeuwarden.

Publieke dienstverlening en IM en ICT afdelingen

Gemeente Groningen en de firma Ritense

15000

2

Slim (samen) werken

Common Ground Berichtenboxuitwisseling

Zelf ontwikkelen van een digitale toepassing die gebaseerd is op de principes van Common Ground en die beschikbaar gesteld wordt voor gebruik door andere gemeenten. In dit geval gaat het om een geautomatiseerde koppeling met de Berichtenbox van MijnOverheid.nl voor het verzenden van documenten naar inwoners.

Publieke dienstverlening en IM en ICT afdelingen

ICIT uit franeker

12000

2

Slim (samen) werken

Reserveer je werkplek app

Zelf bouwen van een app waarmee snel kan worden ingespeeld op een actuele behoefte. Dit experiment betreft het kunnen reserveren van een werkplek in het gemeentehuis door werknemers van de gemeente Leeuwarden.

facilitair en IM en ICT

Doel

Thema

1

Experiment

Ronde

Bijlage 2 Overzicht van de projecten en hun doelstelling

P 51

Onbekend

Dimpact

81000

Onbekend

7500

Kosten

2

Slimme leefomgeving

Geautomatiseer de detectie zwerfafval

Leeuwarden wil weten of er een toename van afvaltoerisme, bijzet en zwerfafval in Leeuwarden ontstaat als negatief bijeffect van de invoer van gedifferentieerde afvaltarieven. Dit kan door een proef te doen met geautomatiseerde beeldherkenning van zwerfafval. Zo kan Leeuwarden het probleem monitoren en snel actie ondernemen.

2

Slimme samenleving

I4Sociaal

Binnen dit project starten we met de doelgroep jongeren tot 27 jaar. Bij deze groep kan middels goeie informatievoorziening en vindbare hulp preventief te werk gegaan worden en kunnen financiële problemen voor een (groot) deel in de kiem worden gesmoord. We willen de cirkel van generatie-overerving doorbreken, waardoor er in de toekomst meer focus gelegd kan worden op de groep inwoners, die door meervoudige problemen onverhoopt van hun pad zijn afgeweken.

3

Slim (samen) werken

Digitale Burger Participatie

Programma Leeuwarden Oost is onderdeel van het nationaal herstel- en perspectiefprogramma leefbaarheid en veiligheid van het ministerie van BZK. Het is een 20-jarig programma voor de 5 meest kwetsbare wijken in Leeuwarden waar een stapeling is van problemen. Doel is om de afstand leef-systeemwereld te verkleinen.

3

Slim (samen) werken

Virtual reality Serious Game Lean Mangement

Onder management en medewerkers is een trainingsbehoefte waar het om de Yellowbelt training gaat. Deze behoefte komt voort uit onze organisatieontwikkeling. VR is een alternatief voor de processimulatie die nu onderdeel is van de fysieke, offline training. Na de ontwikkeling en ingebruikname van een VR-simulatie kan online een volwaardige Yellowbelt training worden verzorgd. Daarnaast voorzien we dat ook in het post-corona tijdperk meer thuisgewerkt gaat worden. De inzet van VR in de Yellowbelt training maakt dit mogelijk.

SSC

AO fonds Den Haag

3

Slimme leefomgeving

Monitoring op het water

Het doel van het experiment is inzicht krijgen in het gebruik van het water. Door het plaatsen van sensoren op verschillende plekken op de route kunnen we veel data vergaren en kunnen we de knelpunten boven water krijgen.

Wijkzaken

Provincie Friesland, Boat sense

Onbekend

3

Slimme samenleving

Matchen werkzoekenden -werkgever (Matching the skills)

Werkzoekenden op een data gedreven manier nog beter laten matchen met werkgevers. Mooie van dit traject is dat het data science werk wordt gedaan door mensen in de participatie wet. Van werkzoekenden voor werkzoekenden. Dit op basis van positieve psychologie.

Hacklab Lwd en NHL

10000

Doel

Experiment

Camen AI

Thema

Wijkzaken

Ronde

Buitengemeentelijk e partners

29 april 2022

Binnengemeentelijk e partners

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

P 52

12000

75000

www.cons ul.org

Onbekend

0

Kosten

Buitengemeentelijk e partners

3

Slimme samenleving

Erfgoed en gamification

We creeren een augmented reality omgeving voor bezoekers van Leeuwarden die ze met hun telefoon kunnen gebruiken. Door de camera te gebruiken zien ze animaties uit het verleden op de terpen van de stad. Zowel de makers als de ‘afnemers’ raken zo meer betrokken bij de gemeente: erfgoedinstellingen, studenten/schooljeugd, toeristen, eigen inwoners.

3

Slimme samenleving

Over de drempel

Over de drempel wil vanuit de praktijk een onderzoek doen en in samenwerking met het Hack-lab van MKB Cybercampus in Leeuwarden, een eerste opzet ontwikkelen en bouwen voor een online platform/meetingspace/digitaal clubhuis. Hacklab wil haar deelnemers uit hun isolement halen en houden door hen hun digitale vaardigheden verder te laten ontwikkelen. Met deze samenwerking snijdt het mes dus aan twee kanten; practice what you preach.

4

Slim (samen) werken City Deal

Digitaal luisteren en begrijpen

Analyse van beweegredenen van mensen die op zoek zijn naar financiële hulp. Hoe zorgen we ervoor dat ze bij ons terecht komen en niet bij een commerciële partij?

ELSA Lab, Open Universiteit gemeente Enschede, City Deal

Onbekend

4

Slim (samen) werken

Digitaal spreken en begrijpen

Spraak gestuurde interactie met de gemeente maar ook voorlezen van brieven en d.m.v. AI brieven omzetten naar B1 schrijfstijl

Voice citizen, Fryslan Campus

Onbekend

4

Slimme leefomgeving

Leeuwarden van boven

Sensoring vanuit de lucht door middel van drones.

Wetterskip

Onbekend

4

Slimme leefomgeving

AI smart buildings

Energie huishouding aangedreven door AI. Besparing van kosten en CO2 uitstoot en beperking netcongestie

Envitron

Onbekend

4

Slimme samenleving

Martkplaats woning verduurzaming

Opvolger energieloket, vraag, advies, aanbod en transactie

KAW architecten, IT4Web

Onbekend

4

Slimme samenleving

Studio Leeuwarden

Webinar broadcast facility

Doel

Thema

Binnengemeentelijk e partners

29 april 2022

Ronde

Experiment

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

P 53

Sociaal domein

Energie Coaches, Lwd Oost

New Nexus, Historisch Centrum Leeuward en en het Hacklab.

20000

Hacklab Lwd

15000

Onbekend

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

Bijlage 3 Onderdelen factsheet Onderdeel

Experiment

Programmaonderdeel Opdrachtgever Opdrachtnemer Doel/Beoogde baten Toelichting Welke waarde heeft het voor de samenleving? Is het anders? (innovatief) Imagoversterkend? Partners Financiën Andere overwegingen

P 54

29 april 2022

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

Bijlage 4 Scoreformulier experimenten 1. Publiek Waarde Met de Leeuwarder Digitale Agenda koppelen wij onze maatschappelijke opgaves aan digitalisering. En willen wij digitale producten maken waar onze samenleving wat aan heeft. Belangrijke principes uit de Leeuwarder Digitale Agenda m.b.t. het creëren van publieke waarde en waar we op letten zijn: 1. Samen: Wij denken niet vóór, maar met anderen. Wij betrekken onze klant bij wat we bedenken en wat we maken. En toetsen of hetgeen we aan het doen zijn hout snijdt. Dit betekent ook dat we dat toetsen. We willen graag dat onze digitale producten het leven van onze samenleving maar ook van onszelf beter en aangenamer maken. En dat we met onze digitale producten een verschil kunnen maken. Impact kunnen hebben. In deze fase (opstart) is dat natuurlijk lastig te meten maar alles wat je al kunt verzamelen en delen over de mogelijke impact en waarde van je product is welkom en wordt gewaardeerd. 2. Van Buiten naar Binnen: Wij luisteren naar onze klanten en vragen actief naar hun ervaringen. We proberen hetgeen waar onze klanten tegenaan lopen op te lossen zodat zij een prettige (digitale) ervaring hebben. Dus in hoeverre ben je aan de slag geweest met klantreizen en is je klant actief betrokken bij je klantreis? 3. Wij proberen te redeneren vanuit de leefwereld van de samenleving en veel minder vanuit onze eigen systeemwereld.

Wij stellen dus veel minder onze eigen producten en diensten centraal (we houden ons natuurlijk wel aan de wet) maar veel meer wat we kunnen betekenen. Dus hoe empathischer je bent hoe hoger de waardering :-) 2. Organisatieontwikkeling Met de Leeuwarder Digitale Agenda haken wij met name aan bij de principes "Lenig" en "Verbinding (3 principes zijn Robuust, Lening en in Verbinding). Natuurlijk willen wij producten opleveren die robuust en toekomstbesteding zijn maar daar ligt niet onze hoofdmoot. Waar letten we op: 1. Wat heb je geleerd en hoe draagt dat bij aan het grote geheel? Heb je iets waardevols opgediept of een belangrijke les geleerd? Experimenten kunnen niet falen, want het is immers een experiment. Wij hanteren hiervoor het principe: fail fast, fail cheap. Wat we wel graag willen en ook doen is leren en ervaren door te doen en het te ondergaan. Waarbij wij het belangrijk

P 55

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

vinden dat niet alleen de teams van LWD DA daar wat van leren, maar dat onze hele organisatie daar wat van leert. Dus wat heb je geleerd en wat wil je anderen graag leren? En hoe ga je dat doen? Hoe concreter je antwoord des te hoger te waardering :-) 2. Wij haken heel erg aan op het woord "lenig" vanuit de organisatieontwikkeling. We werken Agile (letterlijk wendbaar/lening) in onze teams. Dus in hoeverre heb je het Agile werken onder de knie gekregen en kan je anderen daarin meenemen? Zodat zij daar ook weer van kunnen leren? En wat zijn je ervaringen met deze manier van werken en zie je andere toepassingsgebieden die ook wat aan het Agile werken kunnen hebben. Hoe meer je als voorbeeld voor anderen kunt dienen hoe hoger de waardering :-) 3. Wij haken heel erg aan op het woord "in verbinding" vanuit organisatieontwikkeling. Eén van onze mantra's is dat wij niet vóor anderen willen denken maar met anderen. Dat geldt dus ook voor onze inwoners maar net zo goed voor onze collega's. Dus in hoeverre neem je mensen mee in je verhaal en/of je product? Ben je in gesprek en haal je feedback of je verhaal en/of product verder fijn te slijpen zodat een ander er ook echt wat aan heeft? Hoe meer je anderen betrekt en actief iets met feedback doet hoe hoger de waardering :-) 3.

Slimme Gemeente Wij willen niet alleen slimme dingen doen voor onze samenleving maar ook voor onszelf (waar de samenleving uiteindelijk ook wat aan heeft. Wij hanteren (mede op verzoek van de Raad) het principe van de "slimme volger". Dit betekent dat wij niet altijd voorop hoeven te lopen maar graag leren van anderen en werkende producten overnemen. Door samen te werken met anderen (met name gemeentes maar dit kunnen ook andere partijen zijn) willen wij sneller meters maken en ons bereik vergroten (door over te nemen wat er al is en uit te ruilen wat we zelf gemaakt hebben en waar anderen wat aan hebben. Waar letten we op: 1. Als wij producten en diensten met behulp van digitalisering slimmer kunnen aanbieden of maken dan laten we dit niet na. Als dit betekent dat het ook goedkoper wordt is dat helemaal mooi! Dus als we meer met minder kunnen doen juichen wij dat toe 2. Corona speelt op dit moment natuurlijk ook een grote rol in ons leven. Met digitalisering kunnen we mensen, op afstand, toch helpen. Dit is ook slim. We anticiperen op de veranderende omstandigheden en kunnen toch onze dienstverlening blijven garanderen. Weliswaar op een andere manier.

P 56

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

29 april 2022

3. Als je samen iets met partners ontwikkeld creëren we ook meerwaarde (1 + 1=3) en kunnen we sneller mooie producten aanbieden waar anderen iets aan hebben. Dus hoe meer je samenwerkt met ketenpartners/anderen hoe meer wij dat toejuichen en dus waarderen 4. Digitale Pioniers Met de Leeuwarder Digitale Agenda staan we aan de start van onze digitale transformatie als gemeente. Om onze digitale transformatie als permanente beweging in te kunnen is het belangrijk dat we lef tonen en buiten de gebaande paden gaan bewegen. Eén van onze mantra's is dan ook: We moeten meer verkennen en minder bedenken. We zijn met LWD DA niet van "meer van hetzelfde" en/of "beter dan doen wat we al doen of deden" maar vooral van "Anders". Waarbij "Anders" staat voor een andere manier van denken, werken en handelen. En waarbij iets niet volledig nieuw hoeft te zijn maar het in ieder geval voor onszelf wel nieuws is. Daarom letten we op: 1. In hoeverre is je experiment innovatief en echt anders? En werk het daarmee aanstekelijk en als een katalysator voor anderen? Zodat het digitale vlammetje ook bij onze collega's aangewakkerd wordt? 2. In hoeverre heb je experiment actief uitgedragen onder collega's en actief gepromoot? Als je reacties kunt verzamelen over hoe je experiment overkomt bij collega's en hoe zij daar op reageren, des te hoger de waardering 3.

Hoe ondernemend ben je geweest om van doel naar resultaat te komen. In hoeverre zou je hier een bedrijfje op kunnen bouwen (think like a start-up)?

P 57

Rekenkamer van de gemeente Leeuwarden

Goudsteeg 7 8011 PP Zwolle info@wijzijnanne.nl www.wijzijnanne.nl Volg ons op Twitter en LinkedIn

P 58

29 april 2022

BIJLAGE 2: REFLECTIES BIJ RAPPORT “DE KRACHT VAN KLEINE STAPPEN

Bijlage 2: Reflecties bij rapport “De Kracht van Kleine stappen”

1

Memo Betreft:

Aan: CC: Van: Datum: Status: Bijlage:

Reflecties bij rapport “De Kracht van Kleine Stappen” – onderzoek naar de opzet, uitvoering en de resultaten van de Leeuwarder Digitale Agenda Rekenkamer Gemeente Leeuwarden Erik Fledderus, Windesheim 29 april 2022 Finaal -

Geachte leden van de Rekenkamer Het onderzoek naar de opzet, uitvoering en resultaten van de Leeuwarder Digitale Agenda is uitgevoerd in het afgelopen half jaar. Net als veel andere steden heeft ook Leeuwarden de afgelopen jaren gezocht naar manieren om digitalisering als krachtig middel in te zetten om verschillende van haar maatschappelijke ambities te realiseren; digitalisering, met daarbij de inzet van een diversiteit aan data, gegevens, en informatie, geeft de mogelijkheid om op nieuwe manieren inzicht te krijgen in een stand van zaken1, maar geeft ook de mogelijkheid om inwoners te betrekken bij een mogelijk meer transparante wijze van werken om tot keuzes te komen, en daarmee kansen voor breder draagvlak bij besluitvorming. Maar digitalisering is geen panacee, geen Haarlemmerolie – sterker: data kan op verkeerde wijzes gebruikt worden als reden om iets niet of juist wel te doen, waarbij geen vragen meer gesteld (mogen) worden. Het was daarom ook zeer positief dat de Leeuwarder Digitale Agenda melding maakte van een twaalftal richtinggevende principes waarin onder andere sprake is van ‘hoeder van publieke waarden’, maar ook ‘common ground’ (principes binnen de VNG). Daarmee komt naar voren dat er iets te verdedigen valt, en dat er dus ook positie gekozen kan en moet worden.

Met dit in het achterhoofd heb ik – als observator – deelgenomen aan een aantal gespreksrondes, en heb het rapport van A:N+NE bestudeerd om te zien of en hoe die keuzes vertaald zijn naar beleid, inrichting van systemen, processen en uitvoering. Daarbij zijn, in overleg met de Rekenkamer, een aantal vragen als leidraad genomen. Hoe staat Leeuwarden ten opzichte van de ambities en principes die ze hebben beschreven in de LDA? Het is niet eenvoudig om deze vraag te beantwoorden; uitgaande van rapportages over bijvoorbeeld het G40 Steden Netwerk (Stedelijke Overzichten Smart City Projecten G40 (g40stedennetwerk.nl)) is te zien dat Leeuwarden qua aantal projecten in een kopgroep lijkt te zitten. Met de constatering van het bureau A:N+NE dat “de 1

Bijvoorbeeld: waar ligt zwerfvuil, waar is het druk, waar is de lucht- of waterkwaliteit niet in orde, … 1

hoeveelheid schriftelijke achtergrondinformatie2 als zeer beperkt [mag] worden beschouwd” is dit enigszins opmerkelijk. Daarnaast is Leeuwarden nog actief in een vijftal actieve City Deals (City Deals Agendastad), waar meer in het algemeen (dus zonder de nadruk te leggen op digitalisering) wordt gewerkt aan het versterken van groei, innovatie en leefbaarheid in de Nederlandse steden. Eén daarvan, de City Deal Kennis Maken, zette daarmee ook nog eens bewust in op de versterking van de band met kennis/onderwijsinstellingen, ten behoeve van de maatschappelijke opgaven in steden. Dus er gebeurt wel veel. Maar een overzicht met projecten is de helft van het verhaal. Uit de gesprekken en de rapportage blijkt dat ambities hoog reiken, maar dat de afgelopen jaren vooral moeten worden gezien als een eerste stap. Op alle thema’s zijn experimenten geweest, maar de doorwerking daarvan in de praktijk van alle dag is nog beperkt. Daarnaast zijn de twaalf principes ook nog erg ‘hoog-over’, of krijgen nog niet de richtinggevende kracht die ze in principe hebben.

Het rapport doet bij de beantwoording van vraag 5c (pagina 20 en verder) in de tabel een poging om een werking van de principes te duiden bij de keuze en uitvoer van de projecten, maar blijft daar naar mijn smaak wel erg binnen het domein van ‘innovatie & experimenten’; de principes krijgen pas hun werkelijk kracht in het geheel van innovatie, staande praktijk, en ondersteunende ICT-infra en applicaties (zie Figuur 1).

Figuur 1 De plek van de LDA (geel: ‘innovatie & experimenten’) tot nu toe in het totaal van ICT / data-gerelateerde projecten, activiteiten, etc. Bron: Digitale Parade, 9 december 2020.

Als voorbeeld: principe 1 (“Rem op ‘verouderde’ systemen”). Systemen zijn onderdeel van processen en wijzen van werken, en er zijn (ook) betrokken medewerkers. Een rem zetten op verouderde systemen impliceert dus nogal wat. Het is opvallend dat bijvoorbeeld bijscholing en verdere professionalisering nauwelijks wordt genoemd in de documenten. Een kenmerk van ‘nieuwe’ systemen is dat ze nogal eens de mogelijkheid in zich hebben om ook geheel anders naar de zaken van alle dag te kijken – stel je zou opnieuw beginnen, hoe zou je het dan ontwerpen?

2

Bijlage 3 geeft echter een aardig inzicht wat er zichtbaar is geworden in het kader van de LDA. 2

Kortom, met de nieuwe i-Strategie en de daarin opgenomen twaalf principes is het van belang om de doorwerking van deze en de andere principes op het geheel van de organisatie van de gemeente Leeuwarden door te denken en te spreken. Kortom – Leeuwarden is goed op weg, de afgelopen 4 jaar was nadrukkelijk een eerste stap in een veel langer traject (transformatie), en het verbinden / leren(!) van de experimenten t.b.v. de rest van de staande praktijk van de gemeente is voor het vervolg noodzakelijk om de ambities verder te gaan realiseren. Hoe zijn andere gemeenten en de VNG nu bezig met het onderwerp? Hoe valt Leeuwarden te typeren t.o.v. andere middelgrote gemeenten? Past het huidige niveau bij hun gekozen rol van slimme volger? Zou Leeuwarden meer / minder moeten of kunnen doen? Het eerste deel van deze vraag is hiervoor beantwoord; Leeuwarden lijkt het goed te doen t.o.v. andere middelgrote gemeenten, maar zou zich daarmee niet gelijk tevreden moeten stellen. De beantwoording van vraag 8 in de rapportage, over de wijze waarop ‘slimme volger’ is ingevuld is veelzeggend, én veelbelovend. Het is goed om te realiseren dat een ‘slimme volger’ (of ‘Fast Second’, Markides & Geroski, 2005), een aantal zaken goed voor elkaar moet hebben: 1. Ze moet heel goed weten wat en hoe ze moeten leren van koplopers en pioniers. 2.

Ze moet beseffen dat voor het realiseren van een transformatie een aantal zaken niet te leren is, maar onderdeel moeten zijn van een proces dat je zelf moet ondergaan – wat je wel kunt leren is hoe je dat proces zo goed mogelijk vorm geeft. Op basis van teksten in het rapport als “Centraal in de keuze voor experimenten staat de toepassing [in plaats van de ontwikkeling, EF] van bestaande technologieën” en “samenwerking (…) met externe partijen” lijkt het erop dat ‘Leeuwarden’ deze rol van ‘slimme volger’ goed invult. Het is wel zaak om het begrip ‘toepassing’ verder door te trekken, en niet alleen te laten slaan op de experimenten – maar dan zijn we terug bij de constatering bij de eerste vraag. Daarnaast – met volgers heb je ook koplopers, en een gezonde invulling van die twee rollen bestaat eruit dat koplopers (of soms een samenwerking) namens een achterban een voorstel doen. Zo’n voorstel kan dan voor consultatie naar de (slimme) volgers gestuurd worden. Het is onduidelijk wie er in zo’n geval namens de gemeente reageert. Het is zeker voorstelbaar dat deze situatie de komende jaren gaat optreden, bijvoorbeeld als de VNG of de G40 namens de deelnemende gemeenten het voortouw gaat nemen in bepaalde onderwerpen.

Leeuwarden zou, in combinatie of wellicht als koploper binnen de G40, wel een lans kunnen gaan breken voor vraag-bundeling, gezamenlijk aanbesteden, of het realiseren van een afspraken-stelsel waar diverse onderdelen van een ‘digitale stad’ aan zouden moeten voldoen. Om wat dichter bij huis te blijven: Leeuwarden als voormalige Culturele Hoofdstad van Europa zou op dit onderwerp ook het voortouw kunnen nemen, als onderdeel van haar i-Strategie. De betrokkenheid van bijvoorbeeld DBIEB bij diverse projecten op het gebied van digitalisering vormt daarbij een mooi aanknopingspunt.

3

In het verlengde daarvan: is het nodig/wenselijk om een nieuw kader vast te stellen en welk debat zou daarover gevoerd moeten worden tussen raad en college en/of tussen raad/college en de inwoners van de gemeente? Zijn er scenario’s voor de toekomst van de LDA denkbaar waarmee je een debat kunt voeden/organiseren om de LDA een stap verder te brengen? Het huidige kader is op hoofdlijnen nog steeds bruikbaar, want de doorwerking van bijv. de twaalf principes is nog slechts beperkt beproefd. Waar het debat wel over zou moeten gaan is de reikwijdte of inbedding van de LDA in het geheel van de staande praktijk. Te vaak – en dat betreft niet alleen publieke organisaties zoals gemeenten – blijven experimenten beperkt tot een afzonderlijk deel van de organisatie, en is de betrokkenheid van, of de impact op de staande praktijk beperkt, of zelfs afwezig. De afgelopen jaren hebben een paar voorbeelden laten zien waarin medewerkers vanuit de diverse teams binnen de gemeente met een voorstel konden komen – die praktijk moet zeker gecontinueerd en versterkt worden, bijvoorbeeld door van te voren de vraag te stellen wat en door wie er geleerd zou moeten worden van de experimenten. Daarmee wordt de ‘uitgeleende’ collega een bewust vooruitgeschoven post, die de ervaring mee kan terugnemen in het team waarin een bestaande praktijk is.

Deze bestaande praktijk kan zich met deze ervaring(en) vernieuwen – dit gebeurt niet vanzelf: de bewustwording van hoe vernieuwing kan plaatsvinden zou meer geëxpliciteerd moeten worden. Daarmee komt de nadruk minder (of niet exclusief) op de technologische ‘wow’ factor en meer op de doorwerking ervan in de praktijk. Door bij de uitvoering van de LDA nog meer gebruik te maken van (semi-)publieke uitvoeringsorganisaties zoals woningbouw-coöperaties, bibliotheken, GGZ, etc. kan de reikwijdte en doorwerking van de projecten ook vergroot worden. Bovendien geeft het een manier om ook de inwoners van Leeuwarden te betrekken bij de keuze van projecten, de inrichting ervan, en zelfs bij de uitvoering. Afhankelijk van het onderwerp kan sprake zijn van een (thematische) alliantie van ‘ketenpartners’ die op deze manier beter en sneller tot resultaten kunnen komen. Bovenal geldt dat het communiceren hierover verder moet gaan dan alleen de techniek, of het individuele project, maar (ook/juist) over de betekenis ervan in het geheel, en het realiseren van een nog mooier Leeuwarden.

Sluit de uitvoeringspraktijk aan bij de eigen ambities? Oftewel: zou er iets aan de uitvoeringspraktijk moeten wijzigingen om de doelstellingen (beter) te kunnen halen? De bovenstaande zinnen geven aan dat de huidige uitvoeringspraktijk mijns inziens nog niet aansluit bij de eigen (hoge) ambities die Leeuwarden heeft met de LDA. Het verbinden van de LDA met de staande praktijk, hier meer expliciet over spreken met betrokkenen als een continu proces van vernieuwing, keuzes en adoptie, maakt dat de doelstellingen beter in beeld komen.

4