Concept Accountantsverslag 2023

Controle jaarrekening 2023 Gemeenschappelijke regeling Hûs en Hiem d.d. 11 maart 2024

Vertrouwelijk Hûs en Hiem T.a.v. het algemeen en dagelijks bestuur J.W. Frisostraat 1 8933 BN LEEUWARDEN

Drachten, 11 maart 2024 Geacht bestuur,

Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2023 van Hûs en Hiem. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 23 november 2023.

De mogelijkheid om een open en eerlijk dialoog met u te voeren, vormt een essentieel onderdeel van ons controleproces. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voorkomen met u te delen.

Wij zullen u informeren over de volgende onderwerpen: ➢ De belangrijkste constateringen tijdens de jaarrekeningcontrole ➢ Kwaliteit van de interne organisatie ➢ Onafhankelijkheid en controleaanpak ➢ Rechtmatigheidsverantwoording

Hoogachtend, Bentacera Registeraccountants B.V.

Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over het jaar 2023. Bij de uitvoering van onze controle hebben wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van Hûs en Hiem ondervonden.

Was getekend: T.A. Schurer RA

2

Inhoudsopgave 1. Uitkomsten van de controle Controleverklaring Reikwijdte en verantwoordelijkheden Materialiteit Jaarverslag en overige gegevens Presentatie en toelichting Schattingen Controle rechtmatigheid

4

2. Jaarrekening en werkzaamheden risico’s Risicoanalyse Analyse resultaat Analyse weerstandsvermogen

8

3. Uitkomsten beoordeling interne beheersing Algeheel beeld van uw interne organisatie IT omgeving

12

4. Overige bevindingen en relevante zaken Rechtmatigheidsverantwoording Omgevingswet per 1 januari 2024 Geen ongebruikelijke transacties Onafhankelijkheid WNT-verantwoording Naleving wet- en regelgeving Urenbesteding

14

3

1. Uitkomsten van de controle

4

Uitkomsten van de controle 1.1 Controleverklaring Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en er resteren geen materiële ongecorrigeerde controleverschillen en/of onzekerheden. Een aanpassing van de aard van de controleverklaring is om die reden niet noodzakelijk. Ten tijde van het schrijven van dit verslag is het nog niet bekend in welke vorm dit zal zijn. In 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd, waarbij overheidslichamen zelf een verklaring over hun rechtmatigheid geven in de jaarrekening. Tegelijkertijd zijn de BBV en BADO nog niet aangepast, waardoor wij als accountant geen grondslag hebben om een controleverklaring op af te geven. Er zijn twee scenario’s denkbaar: • •

1.2 Overzicht van fouten en onzekerheden Tijdens de controle hebben wij geen controlebevindingen geconstateerd, die van invloed zijn op het saldo van baten en lasten. De door ons gehanteerde correctiegrens voor controlebevingen betreft € 500. Tijdens onze controle hebben wij een beperkt aantal prestentatiecorrecties geconstateerd, die zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening.

Hûs en Hiem neemt zelf een rechtmatigheidsoordeel op en wij geven hier een verklaring over de getrouwheid bij. Dit is de indirecte methode en zoals in eerste instantie ook bedoeld voor boekjaar 2023. Hûs en Hiem neemt zelf een rechtmatigheidsoordeel op, en wij geven hier vervolgens zelfstandig in onze verklaring een oordeel over ten aanzien van de getrouwheid en rechtmatigheid. Dit is de directe methode en is, uitgezonderd het rechtmatigheidsoordeel van Hûs en Hiem zelf, zoals voorgaande jaren gebruikelijk was.

U hebt in de conceptjaarrekening nog geen rechtmatigheidsverantwoording opgenomen, waardoor wij hierover nog geen oordeel kunnen vellen. De controleverklaring kunnen wij pas afgeven zodra er vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants meer duidelijkheid komt.

€0

€0

GECORRIGEERD Fouten

€0

€0

ONGECORRIGEERD Onzekerheden

5

Uitkomsten van de controle 1.3 Verantwoordelijkheden jaarrekening Het dagelijks bestuur van Hûs en Hiem is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening 2023 en voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Hûs en Hiem.

Uitvoeringsmaterialiteit Om te voorkomen dat wij mogelijke fouten niet constateren en mogelijkerwijs een materiële fout in de jaarrekening zit, werken wij met een afslag op de materialiteit: de uitvoeringsmaterialiteit. Het SRA handboek controle heeft als uitgangspunt dat de uitvoeringsmaterialiteit in principe tussen 50 - 75% dient te zijn van de materialiteit, afhankelijk van de interne beheersing van de entiteit.

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de getrouwheid (en rechtmatigheid) van de jaarrekening 2023 van Hûs en Hiem. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 3 van de Gemeentewet en het besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO).

1.4 Materialiteit In onze controle controleren wij niet alle transacties. Onze werkzaamheden worden gebaseerd op basis van onze risico-inschatting, de kwaliteit van uw interne beheersing en onze professioneel kritische instelling. Op basis hiervan stellen wij een bedrag vast dat wij als materialiteit hanteren bij de uitvoering van onze werkzaamheden. Materialiteit kan hierbij worden gedefinieerd als het bedrag waarop de gebruikers van de jaarrekening hun oordeel zouden kunnen aanpassen, mocht een dergelijke afwijking niet zijn gecorrigeerd in de jaarrekening. Voor het bepalen van de materialiteit hanteren wij de uitgangspunten zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO): Goedkeuringstolerantie t.a.v. fouten: 1% van de lasten; Goedkeuringstolerantie t.a.v. onzekerheden: 3% van de lasten. Op basis van voorgaande hanteren wij de volgende bedragen: Materialiteit fouten € 12.900 Materialiteit onzekerheden € 38.700 Op basis van de activiteiten van de organisatie, rekening houdend met de aanwezige posten en de omvang van de belangrijkste kerncijfers, achten wij de berekende materialiteit representatief voor de jaarrekening als geheel.

€ 7.700 € 12.900

Gezien het niveau van interne beheersing gedurende het boekjaar hebben wij gekozen voor het midden van de range: 60%. Dit resulteert in een bedrag van € 7.700. Voor het rapporteren van onze afwijkingen hanteren wij een bedrag van € 500, zijnde 5% van de materialiteit voor fouten. Kwalitatieve overwegingen Naast het hanteren van een kwantitatieve materialiteit, beoordelen wij gedurende het gehele controleproces of wij tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden signalen ontvangen of omstandigheden constateren die - ondanks dat deze in euro’s van geringe omvang zijn - een mogelijke indicatie voor fraude of het niet-naleven van relevante wet- en regelgeving zijn.

6

Uitkomsten van de controle 1.5 Jaarverslag en overige gegevens

1.7 Schattingen

Op basis van het Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) en Controlestandaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie’ gaat de accountant na of de andere informatie, bestaande uit het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording, de paragrafen en de overige gegevens, voor zover hij dat kan beoordelen, is opgesteld overeenkomstig BBV en verenigbaar is met de jaarrekening en tijdens ons onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip van Hûs en Hiem.

Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen kunnen van bijzonder belang zijn door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het bestuur.

Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: ➢ verenigbaar is met de jaarrekening en, op basis van de door ons verkregen kennis en begrip van Hûs en Hiem, geen materiële afwijkingen bevat; ➢ alle informatie bevat die op grond van BBV is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV.

Wij hebben de inschatting van het bestuur beoordeeld en zijn akkoord met de gekozen verwerkingswijze in 2023. Risico op schattingsonzekerheid is beperkt en kwaliteit van de toelichting en onderbouwing van deze posten is toereikend.

1.8 Rechtmatigheid Wij hebben tijdens onze controle aandacht besteed aan uw rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben geconstateerd dat u nog geen verklaring omtrent de rechtmatigheid in uw jaarrekening hebt opgenomen. In afwachting van de definitieve regelgeving dient u deze mogelijk nog op te nemen. Wij adviseren u de rechtmatigheidsverantwoording alvast op te maken in concept.

1.6 Presentatie en toelichting De opmerkingen ten aanzien van de presentatie en de toelichtingen in de jaarrekening zijn in de jaarrekening verwerkt.

7

2. Jaarrekening en werkzaamheden risico’s

8

Uitkomsten van de controle 2.1 Risicoanalyse Onderdeel van onze controle is het uitvoeren van een risicoanalyse, op basis waarvan wij onze controlewerkzaamheden uitvoeren. Voor de jaarrekening 2023 hebben wij de volgende risico’s onderkend: Fraude/Significante risico’s: - Risico op fraude in de opbrengstenverantwoording in verband met de afgrenzing; - Risico op doorbreking van de interne beheersing door het management; Risico’s op een afwijking van materieel belang: - Risico op onjuiste verantwoording WNT; - Risico op onrechtmatigheden. De onderdelen van de jaarrekening die zijn gekoppeld aan bovenstaande risico's hebben wij met extra c.q. verhoogde diepgang gecontroleerd. Op de overige posten hebben wij reguliere werkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben bij de uitvoering van de werkzaamheden geen afwijkingen geconstateerd.

9

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.2 Analyse van het resultaat In ons accountantsverslag hebben wij besloten om geen uitgebreide analyse op te nemen over uw financiële positie en programmaverantwoording, omdat deze analyse reeds uitgebreid door u wordt toegelicht in uw jaarverslag en jaarrekening. Wij hebben derhalve volstaan met een beknopte analyse. In de tabel hiernaast is het resultaat ten opzichte van de begroting samengevat. De lasten zijn hoger vanwege de kapitaallasten op de lening, die niet begroot waren, de personeelskosten vanwege een nieuwe CAO en kosten die worden gemaakt door de implementatie van het nieuwe IT-pakket.

Omschrijving Totale baten Totale lasten Resultaat voor bestemming Mutatie aan reserves - onttrekkingen - toevoegingen

Werkelijke realisatie 1.212.311 -1.293.790

€ 341.000

Begrote realisatie na wijziging 1.172.000 -1.169.000

-81.479

-3.000

Afwijking 3% 11%

3.000

-3.000

Per saldo:

-3.000

-3.000

Nog te bestemmen resultaat

-84.479

-

In 2023 is de verbouwing voor verduurzaming van het pand geactiveerd, net als in 2022. U hebt aangegeven, gezien de stijgende kostenstructuur, de tarieven te hebben verhoogd per 1-1-2024. Daarnaast bent u, ook gezien de veranderde Omgevingswet, bezig met het aanbieden van aanvullende dienstverlening die past bij uw huidige dienstverlening.

10

Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.3 Analyse van het weerstandsvermogen De continuïteit van een gemeenschappelijke regeling dient te worden geïnterpreteerd in hoeverre zij in staat is om niet-begrote financiële tegenvallers op te kunnen vangen uit eigen middelen. In de (verplichte) paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” dient u inzage te geven in de risico’s die mogelijk bij uw organisatie spelen. Op basis van uw eigen risicoanalyse heeft u de kans x impact gekwantificeerd op € 900k. Voor het voeren van een stabiel (financieel) beleid is het aanhouden van voldoende vermogen een belangrijke randvoorwaarde. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat, indien u niet over het minimale weerstandsvermogen beschikt en grote niet-voorziene tegenvallers zich voordoen, de deelnemende gemeenten verplicht zijn om bij te springen in het tekort, waardoor het niet noodzakelijk hoeft te zijn om aanzienlijke buffers binnen Hûs & Hiem aan te houden.

Omschrijving Weerstandsnorm

€ 341.000

Aanwezige capaciteit 1. Algemene reserve 2. bestemmingsreserves 3. Nog te bestemmen resultaat

Over-/onderrealisatie Ratio weerstandsvermogen Eigen vermogen i.r.t. totale baten

boekjaar 2023

boekjaar 2022

900

900

326 15 -84

436 12 -109 257

339

-643 0,29 22%

-561 0,38 26%

De ontwikkeling van uw eigen vermogen per ultimo 2022 en ultimo 2023 is hiernaast opgenomen. Op basis van dit overzicht beschikt u ultimo 2023 over onvoldoende weerstandsvermogen om de door u geformuleerde en gekwantificeerde tegenvallers op te kunnen vangen. Hierbij dient opgemerkt te worden, dat er geen rekening wordt gehouden met de stille reserve die in het pand aanwezig is circa € 400.000 bedraagt op basis van de WOZ-waarde per 1 januari 2023. Gedurende boekjaar 2023 is een taxatie uitgevoerd in het kader van de verduurzaming. Uit deze taxatie is een marktwaarde van € 650.000 gebleken na verduurzaming, mogelijk oplopend tot € 800.000.

11

3. Uitkomsten beoordeling interne beheersing

12

Uitkomsten beoordeling interne beheersing 3.1 Algeheel beeld van uw interne organisatie

3.2 Wij hebben uw IT-omgeving beoordeeld

Vanuit ons perspectief willen wij u inzicht verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van Hûs en Hiem.

Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ➢ Is het proces beschreven? ➢ Is de opzet van het proces toereikend? ➢ Bestaat het proces zoals het in de opzet staat beschreven? ➢ Werkt het proces conform de beschreven opzet? ➢ Is de management informatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ➢ Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom het proces? ➢ Is de beheersmaatregel beoordeeld en getest? ➢ Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt?

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of onderdelen hiervan.

De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de voor de jaarrekening significante processen van Hûs en Hiem voldoen aan de minimaal daaraan te stellen eisen. Overall gezien zijn wij van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing adequaat te noemen is gezien de omvang van de organisatie. Er zijn binnen uw organisatie voldoende interne beheersingsmaatregelen ingeregeld om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen.

13

4. Overige bevindingen en relevante zaken

14

Overige bevindingen en relevante zaken 4.1 Geen aanwijzingen van fraude tijdens de controle

4.2 Naleving wet- en regelgeving

Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Wij informeren het dagelijks en algemeen bestuur over handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het bestuur in staat is haar taken te vervullen.

Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. Ten tijde van de uitvoering van de controle zijn geen feitelijke of vermoede gevallen van fraude geconstateerd, waarbij het management van de groep dan wel functionarissen met een belangrijke rol in de interne beheersing betrokken zijn, of waarin de fraude resulteert in een materiële afwijking in de jaarrekening.

Op grond van wettelijke voorschriften en regelgeving van de beroepsorganisatie zijn wij gehouden om alle relaties tussen onze organisatie en Hûs en Hiem schriftelijk te rapporteren en onze onafhankelijkheid als externe accountant ten opzichte van Hûs en Hiem schriftelijk te bevestigen. Een aantal belangrijke punten uit de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO), die we hieronder hebben opgenomen betreffen: ➢ langdurige betrokkenheid ➢ samenloop van dienstverlening ➢ geschenken en giften Wij bevestigen als controleteam dat de onafhankelijkheidsvereisten zijn nageleefd.

15

Overige bevindingen en relevante zaken 4.3 Samenloop dienstverlening

4.6 Urenbesteding

Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals Hûs en Hiem, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: ➢ subjectief of niet-routinematig is of; ➢ een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het ➢ assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of ➢ leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging.

Met ingang van boekjaar 2016 doen wij als Bentacera mee aan het NBAverbetertraject “In het publiek belang”. In dit traject is één van de verbetermaatregelen het voor- en achteraf communiceren van onze tijds- en kostenbesteding aan u.

Wij verrichten geen non-assurancediensten bij Hûs en Hiem die van materiële invloed is op het assurance object.

4.4 Naleving Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Wij hebben getoetst of uw jaarrekening voldoet aan de BBV en hebben geconcludeerd dat uw jaarrekening voldoet aan deze richtlijnen.

4.5 Wet Normering Topinkomens

Belangrijke investeringen in de kwaliteit van de door ons uitgevoerde controles betreffen de investeringen in technologie en in onze medewerkers. Binnen onze praktijk hechten wij veel waarde aan het organiseren van trainingen voor medewerkers. Daarnaast vereist de controle van de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling tijd en aandacht van het controleteam voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, review- en coachingswerkzaamheden. Voor de controle van de jaarrekening 2023, inclusief tijdens het jaar uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van plannings-, interimwerkzaamheden hebben wij de volgende uren aan de controle van Hûs en Hiem besteed:

Urenbesteding controle 2023 Begroot

Realisatie

Extern accountant

8

5

(Senior) manager

18

15

De Hûs en Hiem heeft terecht de vereiste personalia en juiste bezoldigingsgegevens van de leden van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en haar directeur opgenomen in de WNT-verantwoording.

Senior assistent

0

Assistent/stagiair

66

80

Wij hebben bij de controle op de WNT-verantwoording geen onjuistheden in de verantwoording aangetroffen.

Totaal uren

92

100

Hûs en Hiem is als gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet Normering Topinkomens (WNT) verplicht om de beloningsgegevens van haar bestuurders en haar hoogste besluitvormende organen in haar jaarrekening op te nemen.

Functie

Totale kosten Controlebudget

8.800

16