Brief met Bestuurlijke reactie inzake aanpassingen RvO en Verordening fractieondersteuning ambtelijke bijstand

Aan de gemeenteraad

PAPIER1

Bestuurlijke reactie inzake aanpassingen RvO en Verordening op de fractieondersteuning & ambtelijke bijstand 2026-017548 Concern Comcern 14 058, Remco Liefers -3 februari 2026 Geachte leden van de gemeenteraad,

PAPIER2

Vooruitlopend op uw besluit om een nieuw Reglement van Orde (RvO) en een nieuwe, herziene, Verordening op de fractieondersteuning en ambtelijke bijstand (hierna: de Verordening), zijn wij in de gelegenheid gebracht om onze wensen en bedenkingen ten aanzien van de voorgestelde wijzigingen uit te brengen. Deze treft u in de onderhavige brief aan. In zijn algemeenheid kunnen we ons goed vinden in de voorgestelde wijzigingen. We constateren dat door enkele aanscherpingen en verduidelijkingen de werkwijzen binnen uw raad en tussen ons en uw raad stroomlijnen. We zien ook dat hierbij zoveel als mogelijk tegemoet wordt gekomen aan de wijze waarop we onderling informatie uitwisselen, indachtig de uitkomsten van het rondetafelgesprek van 16 december 2024. Dat is in onze ogen een verbetering. Op basis van de voorgestelde wijzigingen wensen we enkele aandachtspunten mee te geven over de onderstaande onderwerpen. Informatieve bijeenkomsten op initiatief van het college De wijziging van het RvO bevat een regeling waarbij de Agendacommissie onder andere ook beslist over het inplannen van bijeenkomsten die het college met raadsleden/ woordvoerders wenst te houden. We kunnen de tussenkomst van de agendacommissie goed begrijpen in het licht van de bewaking van ordentelijke bijeenkomsten van de raad en het beheersen van de agendadruk in de raad.

Tevens voorkomt dit discussies over de van toepassing zijnde kaders voor deze bijeenkomsten (vgl. geheimhouding en aanwezigheid bij geheime/vertrouwelijke bijeenkomsten). Uit de tekst van artikel 5 blijkt echter niet hoe het college verzoeken kan doen voor bijeenkomsten, aangezien de tekst enkel spreekt van agenda-initiatieven van raadsleden en fractiewoordvoerders. Naar onze mening vraagt dit nadere werkafspraken tussen college en Agendacommissie, dan wel de griffie. Daarbij willen we ook de kanttekening plaatsen dat, naar onze mening, het college een

Blad 2

andere positie inneemt dan raadsleden en fractiewoordvoerders. We zien in ieder geval twee categorieën met betrekking tot bijeenkomsten op initiatief van het college: 1. Planbare bijeenkomsten zonder tijdsdruk; 2. Ad-hoc bijeenkomsten met enige tijdsdruk. Ad 1. Voor planbare bijeenkomsten zonder tijdsdruk geldt voor het college dat de werkwijze, zoals beschreven in het RvO gebruikt kan worden en op gelijke voet met raadsleden en fractiewoordvoerders kan worden gezet. Het college zou de agendacommissie ook een verzoek, vergelijkbaar met een agenda-initiatief, kunnen doen. Ad 2. Het college beschikt over veel informatie, waarbij het college dagelijks de afweging moet maken of de bij haar bekende informatie met de raad gedeeld moet worden, en ook op welk moment deze informatie gedeeld moet worden. Indachtig de uitkomsten van het rondetafelgesprek van 16 december 2024 tussen college en fractievoorzitters over de informatievoorziening tussen raad en college, constateren we dat er een grotere informatiebehoefte bij de raad was dan waar aanvankelijk aan tegemoet werd gekomen door het college. Daarin zijn de afgelopen periode stappen vooruit gezet. De raad heeft aangegeven dit spanningsveld te herkekken.

De raad heeft het college de ruimte gegeven om hier een eigen afweging in te maken en verwacht bij het daadwerkelijk verstrekken van deze informatie transparantie over het moment waarop de kennis bij het college aanwezig is en welke overwegingen geleid hebben tot het (nog) niet verstrekken van de informatie. De politiek-bestuurlijke agenda wordt regelmatig bepaald door actualiteiten, zowel landelijke, als regionale, als lokale actualiteiten. De raad heeft ook oog voor deze actualiteiten is en wenst met enige regelmaat ook een reactie van het college hierop. Desondanks is de politiek-bestuurlijke relevantie op het moment van de actualiteit groot, en vraagt dat een zekere mate van snelheid. Het college erkent die behoefte en wenst graag de mogelijkheid om snel en adequaat de raad te informeren via bijeenkomsten. In deze situaties zal een andere werkwijze dan aangegeven in het RvO moeten gelden, zodat het college tijdig (snel) de raad kan informeren of betrekken bij deze ontwikkelingen binnen het stramien van het RvO. Aanlevering van stukken bij de publicatie van de agenda Het gewijzigde artikel 5 lid 4 van het RvO geeft aan dat de agenda van de raad uiterlijk 10 dagen voor de vergaderdatum aan de raadsleden beschikbaar wordt gesteld, voorzien van alle daarvoor bestemde stukken.

Dit leidt tot een aanscherping waarbij raadsvoorstellen en bijbehorende bijlagen tijdig aangeleverd worden. We kunnen goed begrijpen dat de raad tijdig alle stukken wenst te ontvangen voor een goede voorbereiding van de behandeling van de geagendeerd onderwerpen. Daaraan werken we graag mee. Binnen het college en de ambtelijke organisatie geldt de hoofdregel dat uiterlijk een week voordat de Agendacommissie bijeenkomt de onderwerpen, en bijbehorende stukken, aan de raad beschikbaar worden gesteld.

Blad 3

Echter vragen we wel eens voor uitzonderingsgevallen enige clementie en flexibiliteit van de raad. Helaas leert de ervaring dat timing van de behandeling van onderwerpen in uw raad – door veelal externe omstandigheden – niet altijd goed past in het proces wat in het RvO is verankerd. We kunnen ons goed vinden in de mogelijkheid om uiterlijk 48 uur voor de aanvang te stukken beschikbaar te stellen. Maar zelfs dat kan nog wel eens krap zijn. In enkele spoedeisende gevallen willen we u vragen om de mogelijkheid open te houden bijbehorende stukken in een later stadium , maar wel binnen een redelijke termijn, aan de raad beschikbaar te stellen. Bijzondere aandacht verdient ook stukken die aangeleverd moeten worden op verzoek van de raad tijdens de behandeling van het onderwerp, zoals tussen informatieve bijeenkomst en debat. Ook daar is het niet altijd mogelijk om de gevraagde informatie binnen deze gegevens tijdsbestekken aan te leveren. We vragen u om in deze situatie in overleg met de griffie en uw Agendacommissie tot andere ad-hoc afspraken te komen over de aanlevering van stukken. Wijzigingen met betrekking tot De Actualiteit In tegenstelling tot voorheen, waarbij de regel gold dat elke fractie één vraag kan stellen, komt nu te gelden dat de fractie één onderwerp kan aandragen.

We constateren dat de huidige praktijk inderdaad neerkomt op één onderwerp per fractie, maar dat meerdere (korte) vragen per fractie over dit onderwerp kunnen worden gesteld. We wensen aandacht te vestigen op de verdere uitwerking van deze regel, te weten: 1. De mate van actualiteit van de onderwerpen; 2. Het aantal en de aard van de vragen; 3. De relatie met het instrument ambtelijke technische vragen en ‘schriftelijke vragen’ (ex. art. 42 RvO). Naar onze mening leent het instrument zich goed voor onderwerpen en vraagstukken waar de raad laagdrempelig en kort een reactie van het college over wenst te hebben. Het is dan ook goed voorstelbaar dat het onderwerpen betreffen die op het moment van het stellen van de vraag snel nadere duiding van het college vragen. We kunnen ons voorstellen dat het onderwerpen betreffen waar ontwikkelingen zich snel opvolgen. Hoewel we begrip hebben voor het feit dat in het voorgestelde RvO afgestapt wordt van het uitgangspunt van één vraag per fractie, gaf dat wel duidelijkheid met betrekking tot de omvang van het aantal vragen per onderwerp. Naar onze mening zal het aantal vragen per onderwerp dan ook beperkt moeten blijven. Qua aard van de vragen past het naar onze mening bij dit instrument dat vooral om een bestuurlijke reactie wordt gevraagd en (eventueel) welk handelingsperspectief het college op het onderwerp wenst te formuleren.

Mocht er meer behoefte zijn om technische informatie, liggen naar onze idee het stellen van ambtelijke technische vragen of schriftelijke vragen ex art. 42 RvO meer voor de hand. In die situaties kennen we als college de mogelijkheid om meer tijd te nemen voor de beantwoording. Concluderend De voorgestelde wijzigingen passen naar onze mening goed in de wijze waarop we als college met de raad samen het bestuur van deze gemeente vorm willen

Blad 4

geven. De voorgestelde wijzigingen kennen naar onze mening geen praktische belemmeringen en zijn goed uitvoerbaar. Wel vragen we aandacht voor de wijze waarop enkele van deze wijzigingen verder worden uitgewerkt of door uw raad worden vormgegeven. We verzoeken u de perspectieven die het college in deze bestuurlijke reactie heeft gegeven, te betrekken bij deze uitwerking. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. {{Signer2}}

secretaris. {{Signer1}}

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.