Bijlagen bij het jaarverslag 2021 Proloog

Bijlagen

jaarverslag 2021

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

A. Bijlage RvT Verslag Raad van Toezicht De functie van intern toezichthouder is belegd bij de Raad van Toezicht, de bestuurlijke functie is opgedragen aan het College van Bestuur. De Raad van Toezicht volgt alle belangrijke ontwikkelingen binnen Proloog. Naast toezichthouder is de Raad van Toezicht een klankbord voor het College van Bestuur. De Raad van Toezicht richt zich in beide rollen op thema’s als strategie, governance, bedrijfsvoering, financiën, kwaliteitszorg en risicomanagement. Daarnaast vervult de Raad van Toezicht de rol van werkgever voor het College van Bestuur.

Governance Op 31 december 2021 bestaat de Raad van Toezicht uit de volgende leden: • • • • •

Arie Aalberts, voorzitter sinds 1 juli 2017 Andrine van Weelden (vicevoorzitter), lid sinds 26 augustus 2015 Egon van der Veer, lid sinds 26 augustus 2015 Elma Hafkamp, lid sinds 26 augustus 2015 Margriet Kat, lid sinds 1 juli 2021

De Raad van Toezicht handelt volgens de wet ‘Goed onderwijs, goed bestuur’. Stichting Proloog wijkt niet af van de Code Goed Bestuur van de PO-Raad. Alle toezichthouders zijn onafhankelijk van Proloog. Daarnaast worden de statuten en de ‘notitie Governance, Raad van Toezichtmodel januari 2016’ gevolgd.

Contacten Naast de reguliere vergaderingen heeft de Raad van Toezicht deelgenomen aan: • Twee overleggen met de GMR; • Overleg van de voorzitter met de wethouder voor onderwijs van de gemeente Leeuwarden; • Overleg met de accountant van Proloog waarin het accountantsverslag 2020 is besproken • Een bijeenkomst met de directeur onderwijs en sr. Beleidsmedewerker P&O

Vergaderingen en agenda In 2021 is er door de Raad van Toezicht zeven keer vergaderd. In verband met corona zijn de jaarlijkse schoolbezoeken en de heidag van de Raad van Toezicht niet doorgegaan. Binnen de RvT zijn er twee afzonderlijke auditcommissies; de auditcommissie Financiën en de auditcommissie Onderwijs.

In beide commissies hebben twee van de RvT-leden zitting. Door de auditcommissie Financiën is vijf keer vergaderd met het College van Bestuur en door de auditcommissie Onderwijs eveneens vijf keer.

Belangrijkste focuspunten in 2021 • • •

De remuneratiecommissie, bestaande uit de voorzitter en een jaarlijks wisselend lid, voert drie maal per jaar de werkgeversgesprekken met CvB. In 2021 zijn de volgende financiële stukken door de Raad van Toezicht goedgekeurd: • jaarrekening 2020 •

• •

begroting 2020 •

•

Om één en ander adequaat te kunnen uitvoeren, heeft de Raad van Toezicht er behoefte aan om haar vergaderagenda goed te laten aansluiten op bovengenoemde onderdelen. Standaard zijn daarom de volgende punten geagendeerd voor de reguliere RvT-vergaderingen: 1. 2. 3. 4.

2•

Benoeming nieuwe voorzitter College van Bestuur per 1 juni 2021; Benoeming nieuw lid in de Raad van Toezicht per 1 augustus 2021; Toezien op de verdere samenhang tussen de diverse organen van de organisatie en het bewaken van de eenduidige uitvoering van het beleid binnen Proloog; Rolvastheid van en binnen toezicht; Een vaste bezetting van de commissies van de raad is een noodzakelijke waarborg voor de inhoudelijke continuïteit; Toezien op de kwaliteit van de benodigde expertise om de onderwijsdoelstelling te realiseren; Voorzien in kwalitatief goed basisonderwijs.

onderwijskwaliteit personeel (zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten) financiën en bedrijfsvoering (incl. onderwijs kwantitatief) strategie

5.

6.

externe en interne contacten om ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op kwaliteit van onderwijs te volgen en op tijd te kunnen anticiperen indien noodzakelijk overige Raad van Toezichtzaken

Binnen deze vaste agendapunten zijn in 2021 onder andere aan de orde geweest: • •

•

•

•

• • •

•

onderwijskwaliteit/het monitorverslag financiële rapportages, jaarrekening en begroting. De jaarrekening is besproken in aanwezigheid van de accountant besteding extra (corona)subsidies en gelden vanuit de overheid en de arbeidsmarkttoelage opvolging voorzitter College van Bestuur, opvolging RvT-lid, herbenoeming voorzitter RvT, benoeming accountant coronamaatregelen en anticipatie daarop i.r.m. onderwijskwaliteit, personeel en financiën sociale veiligheid het programma ‘Leeuwarden Oost’ onderwijs aan nieuwkomers die tijdelijk onderkomen hebben in een opvanglocatie in Leeuwarden – start onderwijs aan nieuwkomers in samenwerking met PCBO Leeuwarden Leerlingenaantallen/marktaandelen

De corona pandemie heeft ook in 2021 een grote invloed gehad op de werkdruk in de hele organisatie. De RvT heeft grote waardering voor de inzet van iedereen om toch zo maximaal mogelijk de doelen te realiseren. Onze leerlingen en hun ouders hebben het ook zwaar moeten verduren om alles te regelen en thuis voor elkaar te krijgen. Respect voor de inzet! We zijn als RvT op tijd en goed geïnformeerd door de bestuurder. Er is extra inzet geweest vanuit de RvT door het vertrek van de heer Helder als bestuurder vanwege zijn pensionering. Per 1 juni is Arjette de Pree benoemd als voorzitter van het College van Bestuur van Proloog. De heer Frans Sikkens heeft afscheid genomen als lid van de RvT per 1 Juli. Zijn opvolging is ingevuld door Margriet Kat. Beide selectieprocessen zijn, met externe ondersteuning, ingevuld met RvT-leden en vertegenwoordigers uit de GMR en staf en directeuren. Er heeft unanieme besluitvorming plaatsgevonden. De RvT is verheugd met de ontwikkelingen binnen de GMR. Na een periode van veel openstaande vacatures is er een groot deel ingevuld zodat ook de samenstelling vanuit de verschillende geledingen weer in balans is. Het is van groot belang voor Proloog dat het toezicht en de medezeggenschap goed functioneren en elkaar kunnen versterken.

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 3

B. Bijlage GMR Verslag Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad De samenstelling van de GMR was eind 2021 als volgt: Oudergeleding: • Margriet Hoitinga • Chris van der Leij • Emiel Dekker • Geja Droogsma • Riëtte van der Werf • vacature Personeelsgeleding: • Annette Trampe • Patricia Blauw • Tamara Tamminga • Jannet Bosma • Mirjam van der Sloot • Vacature

4•

In 2021 hebben twee ouderleden afscheid genomen. We danken hen voor hun inzet. Met extra inzet van zowel CvB als GMR is het gelukt om nagenoeg alle vacatures ingevuld te krijgen. Eind 2021 is er derhalve nog één vacature voor de personeelsgeleding en één vacature voor de oudergeleding. De GMR is ook gedurende 2021 ondersteund door een externe voorzitter (Wicher Pattje). De secretariële ondersteuning is gedaan door het bestuurssecretariaat van Proloog (Margriet Helfferich). Deze manier van werken wordt in 2022 gecontinueerd.

Inzet en doel van de GMR In 2021 is er een wisseling geweest van het CvB. Met beide was/is de samenwerking open en transparant, en gebaseerd op wederzijds vertrouwen. De GMR is vroegtijdig betrokken door het CvB bij de verschillende dossiers en heeft hierdoor goede invulling kunnen geven aan haar instemmings- en adviesrecht. In de 8 gezamenlijke vergaderingen van de GMR met het CvB in 2021, hebben onder andere de volgende onderwerpen de revue gepasseerd: jaarstukken 2020, begroting 2022, NPO middelen, arbeidsmarkttoelage, corona, bestuursformatieplan, samenwerking kinderopvangorganisaties, klokkenluidersregeling en integriteitscode, programma Leeuwarden Oost, onderwijs aan nieuwkomers, huisvestingszaken, duurzame inzetbaarheid, profiel en procedure nieuw CvB, activiteitenplan en communicatieplan GMR, wet verbetering Poortwachter, herbenoeming voorzitter RvT, onderwijskwaliteit en AVG.

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2020 • 5 d.d. 24 mei 2022

C. Financiële analyse Solvabiliteit

C1. Kengetallen

De huidige liquiditeitspositie vereist een strakke monitoring. Stichting Proloog voldoet aan de norm zoals deze is gesteld door de PO-raad (0,75). De vereenvoudiging van de bekostiging heeft een negatief effect op de liquiditeitsratio aangezien de kortlopende vorderingen afnemen. De daling van de liquiditeitsratio wordt bij Proloog deels gecompenseerd doordat in 2023 de fusiecompensatie middelen in één keer worden ontvangen.

In onderstaande tabel zijn de kengetallen van 2017 tot en met 2020 (inclusief norm) opgenomen:

Baten gewone bedrijfsvoering

PO-raad (signaal)

2018

2019

2020

2021

25.019.879

25.599.407

26.763.498

28.959.394

0,46

0,44

0,41

0,41

< 0,30

1,82

1,16

0,96

1,26

< 0,75

1,68 %

-0,1 %

-2,64 %

-2,34 %

< 37 %

Solvabiliteit • Eigen vermogen/ totaal vermogen

Liquiditeit

Ook hier geldt dat onduidelijk is wat de vereenvoudiging van de bekostiging voor effect heeft op de signaleringswaarde liquiditeit van het ministerie van OCW. Dit zal eind 2022 duidelijk moeten worden.

Liquiditeit • Vlottende activa/ kortlopende schulden Rentabiliteit • Resultaat/baten

Meer info: www.benchmarkpovo.nl

6•

Signaleringswaarde Hoeveel eigen vermogen heeft een onderwijsinstelling (school of samenwerkingsverband passend onderwijs) redelijkerwijs nodig voor een gezonde bedrijfsvoering, en wanneer is het mogelijk te veel? Om daar een indicatie voor te hebben, hanteert de Inspectie van het Onderwijs vanaf 2020 de ‘signaleringswaarde voor mogelijk bovenmatig eigen vermogen’. De signaleringswaarde gaat over het publieke deel van het eigen vermogen, dus exclusief privaat vermogen.

Zie benchmark POVO (bestuursnummer 41850) voor andere kengetallen en ratio’s.

De signaleringswaarde van stichting Proloog bedraagt: 2021 Signaleringswaarde:

6.349.532

Eigen vermogen

3.970.079

Percentage

62,53%

Binnen stichting Proloog is derhalve geen sprake van bovenmatig eigen vermogen.

Solvabiliteit

Liquiditeit

De ratio ‘solvabiliteit’ geeft de mate aan waarin Proloog in staat is om op de lange termijn aan al haar financiële verplichtingen te voldoen. Stichting Proloog voldoet ruimschoots aan de norm zoals deze is gesteld door de PO-raad (30%). De algemene reserve bedraagt op 31 december 2021 € 4.006. Onduidelijk is nog wat de vereenvoudiging van de bekostiging van invloed heeft op de signaleringswaarden van het ministerie van OCW. Dit zal eind 2022 duidelijk moeten worden.

De ratio ‘liquiditeit’ berust op de gedachte dat voor de vlottende activa (voor zover niet in liquide vorm aanwezig) op korte termijn geld wordt ontvangen (debiteuren worden geïnd), terwijl daartegenover staat dat voor het kort vreemd vermogen op korte termijn geld moet worden uitgegeven. Als tegenover de schulden maar voldoende vlottende activa aanwezig zijn, is de liquiditeit ‘in orde’. In beginsel dient dit verhoudingsgetal minimaal 1,00 te bedragen. Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 7

C2. Analyse resultaat Algemeen In onderstaand overzicht zijn de cijfers opgenomen van de jaarrekening 2021 in vergelijking tot 2020 en de begroting 2021.

Tevens zijn de verschillen weergegeven tussen de beide jaarrekeningen en de jaarrekening 2021 ten opzichte van de begroting 2021.

2021

Begroting 2021

2020

Verschil 20212020

Verschil 2021Begroting 2021

27.478

25.038

25.283

2.195

2.439

424

333

540

-116

90

• Overige baten

1.058

886

941

117

172

Totaal baten

28.959

26.258

26.763

2.196

2.702

22.411

21.268

21.806

605

1.143

927

997

1.077

-149

-69

• Huisvestingslasten

2.498

2.147

2.432

65

350

• Overige instellingslasten

2.426

1.883

2.150

276

543

Totaal lasten

28.262

26.295

27.464

767

1.967

Financiële baten en lasten

-20

-5

-7

-13

-15

Resultaat

677

-43

458

220

720

x € 1.000,-

Post

Afwijking x € 1.000,-

Verklaring

Rijksbijdragen OCW

+2.439

In 2021 zijn er diverse regelingen gestart in het kader van het nationaal programma onderwijs. Voor alle scholen was er in schooljaar 2021-2022 minimaal € 700,- per leerling extra beschikbaar vanuit de reguliere NPO regeling (+1.261). Daarnaast hadden scholen de mogelijkheid om een aanvullende subsidie aan het vragen in het kader van het inhaal en ondersteuningsprogramma (+232) en extra handen in de klas (+525). 2021 was ook het eerste jaar van de arbeidsmarkttoelage (+293) die zorgde (na instemming van de GMR) voor een extra toelage voor al het personeel. Nieuw is de regeling begeleiding en prof. startende schoolleiders (+142) die de regeling prestatiebox, per 1 augustus 2021 afgeschaft, (-267) gedeeltelijk vervangt. De afschaffing van de prestatiebox heeft geleid tot een stijging van de vergoeding personeel en arbeidsmarktbeleid (+123). Met al deze nieuwe regelingen en verschuivingen is het lastig om in te schatten wat de werkelijke indexatie (begroot 4%) is geweest van de rijksbijdragen. De reguliere rijksvergoeding personeel en vergoeding materiele instandhouding is 1% lager dan is begroot (-293). Gelukkig kon de lagere rijksbijdrage voor een groot gedeelte worden gecompenseerd door een hogere bijdrage vanuit achterstandsbeleid (+123) en de vergoeding wegens samenvoeging (+47).

Baten • Rijksbijdragen OCW • Overige overheidsbijdragen en -subsidies

Lasten • Personeelslasten • Afschrijvingen

8•

Overige overheidsbijdragen

+90

Voor het schooljaar 2021-2022 zijn er opnieuw twaalf scholen (2020-2021 12 scholen) van Proloog waaraan een subsidie door de gemeente Leeuwarden is toegekend in het kader van het project Kansen voor Kinderen. De totale subsidie voor schooljaar 2021-2022 bedraagt € 398.000,-. De subsidie wordt toegerekend aan het boekjaar waar ook de kosten zijn gemaakt (243.000 euro voor 2021). Ten opzichte van de begroting 2021 is er sprake van een stijging van de opbrengsten (+30). De gemeente Leeuwarden heeft opnieuw een bijdrage toegekend van € 55.000,- voor de Taalschool. De bijdrage vanuit de gemeente Leeuwarden is niet toereikend. Tenslotte is er vanwege de groei van leerlingen bij de Pionier en de Wassenberghskoalle aanvullende subsidie ontvangen voor eerste inrichting (+€ 38.000) en is de doorbelasting van de energielasten hoger vanwege de naverrekening van de energielasten voor de gymzaal in Reduzum (+20)

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 9

Post

Overige baten

Personele lasten

Afwijking x € 1.000,+172

-1.143

Afschrijvingen

-69

Huisvestingslasten

+350

Overige instellingslasten

+ 543

10 • Financiële baten en lasten

-15

Verklaring Met SKF zijn aanvullende afspraken gemaakt over het verrekenen van gezamenlijke kosten (+30). Daarnaast worden de incidentele projecten niet begroot. In totaal is voor 192 aan aanvullende subsidie ontvangen via NHL Stenden (RAAK), Jeugdeducatiefonds en andere partijen. Met name de inzet van de NPO gelden leidt tot een toename van de personele kosten. Elke school heeft een bestedingsplan opgesteld. Circa 2/3 van de personele kosten is via de loonlijst van Proloog. Veelal door tijdelijke uitbreidingen. Eenderde van de personele kosten loopt via Pay-roll. Er is 7,65 fte op de pay-roll aangesteld wat de voornaamste oorzaak is van de hogere lasten personeel niet in loondienst (-916). In november is na instemming van de GMR besloten dat de arbeidsmarkttoelage aan al het personeel wordt uitgekeerd. In totaal betreft dit een extra personele last van -293. De vervangingskosten zijn hoger dan begroot (-297) echter worden deze gedeeltelijk gecompenseerd vanuit het UWV. Ten opzichte van de begroting is +267 meer aan uitkeringen WAZO ontvangen. De afschrijvingslasten zijn lager dan waar in de begroting rekening mee is gehouden. Eind 2021 kon vanwege de corona aanspraak worden gemaakt op facilitering van devices via stichting Sivon.

Zes scholen hebben in totaal 288 Ipads aangevraagd en toegekend (in de begroting was rekening gehouden dat de kosten voor eigen rekening zouden komen). Vanwege covid-19 is er sprake van extra schoonmaakkosten (-112). Voor de dekking van deze aanvullende schoonmaakkosten is een aanvullende subsidie aangevraagd en toegekend. De hogere energielasten geven reden tot zorg. Voor 2021 was er sprake van een stijging van -56 met name door noodzaak voor meer ventilatie. Het incidenteel onderhoud van gebouwen was 211 hoger dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door een noodzaak tot meer onderhoud aan de installaties. Vanwege de projecten NPO en IOP (ministerie) en Kansen voor kinderen (gemeente Leeuwarden) is er sprake geweest van extra projectkosten (-417). Het interne project Andere schooltijden is mede door de lockdowns versneld gestopt. Hierdoor is sprake van een extra besparing ten opzichte van de begroting (+130). In juni zijn we geïnformeerd door Dotcom dat men per 1 januari 2022 stopt met de ondersteuning van het leerlingadministratie. Er liep al een pilot voor een eventuele overgang naar leerlingadministratie van Parnasys. Vanwege het stoppen van Dotcom zijn we versneld over gegaan naar Parnasys waarbij er aanvullende implementatiekosten -41 en scholingskosten -23 zijn gemaakt. In 2021 was het noodzakelijk om aanvullende ondersteuning in te huren (-129).

Naast extra inzet van een interim-directie op IKC Wiarda en Eigen Wijs regulier (-109) zijn er extra kosten gemaakt voor de ondersteuning van de werving van een nieuw CvB en RvT lid (-20). Hogere financiële lasten aangezien de rente op saldo van boven de € 1 miljoen negatief is en onder de € 1 miljoen 0% bedraagt.

C3. Financiering • In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan de uitvoering van het beleid ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille.

•

Algemeen

• •

Proloog heeft de beschikking over een rekening courant krediet bij de Rabobank van € 875.000,-.

•

het beheersen van financiële risico’s die aan de financiële posities en geldstromen zijn verbonden; het registreren van transacties in de administratie; het vormen van adequate dossiers; een goede interne en externe informatievoorziening over de uitvoering van het treasurybeleid; het nakomen van wettelijke verplichtingen inzake bovenstaande.

Daarnaast heeft Proloog de beschikking over de volgende kredietfaciliteiten in

Rabobank

Omvang van de beleggingen en beleningen Lening Stichting Greencrowd: In 2013 is een lening van € 24.050,aangegaan met de Stichting Greencrowd ten behoeve van de aanleg van zonnepanelen op De Potmarge. De lening kent twee tranches: a.

Beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen en belenen De algemene doelstellingen van het treasurybeleid van Stichting Proloog zijn: • het zorgdragen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde middelen tegen acceptabele condities; • het minimaliseren van de kosten van het verkrijgen van financiële middelen; • het optimaliseren van het rendement van eventuele tijdelijk overtollige liquide financiële middelen;

Saldo eind 2020

875.000

2.392.653

rekening courant:

Kasstroomoverzicht

Treasury De wettelijke kaders voor het beleid inzake beleggen, lenen en financiële derivaten zijn opgenomen in de ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2017’ (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, 1 juli 2017). Afgeleid van deze regeling heeft stichting Proloog een treasurystatuut opgesteld.

Krediet

b.

€ 12.000,- af te lossen in vijf jaar annuïtair met vaste rente van 4%; einddatum looptijd tot 1 augustus 2018. € 12.050,- af te lossen in tien jaar annuïtair met vaste rente van 6%; einddatum looptijd tot 1 augustus 2023.

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Het kasstroomoverzicht is in de jaarrekening opgenomen. Uit dit overzicht blijkt dat het saldo aan liquide middelen in 2021 is toegenomen met € 1.571,. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door het positief resultaat over 2021 (+714), vooruitontvangen gemeentelijke subsidies Kansen voor kinderen (+404) en de vooruitontvangen subsidies Arbeidsmarkttoelage, NPO en IOP (+343).

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 11

C4. Begroting

Resultatenrekening • Rijksbijdragen OCW

Begroting 2022 (x € 1.000) 27.619

• Overige overheidsbijdragen

312

• Overige baten

804

Totaal baten

28.735

• Personeelslasten

22.647

• Afschrijvingen

De gemeenteraad van de gemeente Leeuwarden heeft de begroting goedgekeurd in de vergadering van .. maart 2022. De begroting sluit met een positief exploitatieresultaat van €37.

936

• Huisvestingslasten

2.214

• Overige instellingslasten

2.888

Totaal lasten

28.685

Saldo financiële baten en lasten

-13

Totaal resultaat

37

12 •

De begroting 2022 is door het College van Bestuur vastgesteld op 23 november 2021 en door de Raad van Toezicht goedgekeurd op 23 november 2021.

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2020 • 13

D. Meerjarenperspectief Stichting Proloog heeft zich in lijn met de uitgangspunten van de PO-raad de volgende normen vastgesteld als het gaat om de kengetallen solvabiliteit en liquiditeit:

Signaal PORaad

Norm Proloog

Solvabiliteit

30%

35-45%

Liquiditeit

0,75

0,75-1,25

De solvabiliteit en de liquiditeitsnorm zijn structureel hoger dan de normen zoals opgenomen in de signaallijst PO-raad. Dit heeft de volgende redenen: • Proloog heeft onder verscherpt toezicht gestaan van het ministerie van OCW en de Gemeente Leeuwarden. Hierdoor wordt voorzichtigheid betracht. • De uitkomsten uit de risicoparagraaf geven aanleiding tot een hogere buffer. Met name de risico’s m.b.t. de gemeentelijke herindeling en de personele risico’s geven aanleiding tot een hogere norm. In de strategische beleidsagenda (20182022) heeft Proloog in aansluiting op de landelijke ontwikkelingen per thema aangegeven waar ze staat, wat haar ambitie is en wat zij doet om deze ambitie te realiseren. Deze ambities kosten extra geld. 14 •

In de meerjarenbegroting houden we rekening met extra uitgaven als gevolg van de uitwerking van de strategische beleidsagenda. De kengetallen solvabiliteit en liquiditeit zullen hierdoor lager worden: 31-12-2018

31-12-2022

Solvabiliteit

48%

44%

Liquiditeit

1,8

1,1

Daarnaast zal de vereenvoudiging leiden tot de volgende effecten voor het meerjarenperspectief: • De vordering op OCW dient te

Vereenvoudiging bekostiging Vanaf januari 2023 heeft het primair onderwijs te maken met een vereenvoudiging van de bekostiging. Aanleiding voor een eenvoudiger bekostigingssystematiek is het feit dat het huidige systeem als complex, sturend en lastig voorspelbaar wordt gezien. Daardoor sluit die onvoldoende aan bij de sturingsfilosofie van de lumpsum, namelijk dat schoolbesturen vrij zijn om binnen de wettelijke kaders de beschikbare middelen naar eigen inzicht te besteden voor de realisatie van hun onderwijskundige doelen. Op basis van de meest recente informatie zal de nieuwe bekostiging structureel leiden tot een lagere rijksbijdrage (-135). Overigens zal er hierbij sprake zijn van een overgangsregeling van 4 jaar wat betekent dat in de jaren 2023 t/m 2026 de bekostiging met -33 wordt verlaagd.

•

•

worden afgeboekt (31-12-2021 1.411); incidenteel. Volgens de huidige richtlijnen voor de jaarverslaggeving dient deze afboeking via het resultaat te verlopen. Voor een goed inzicht in de structurele inkomsten en uitgaven is in de meerjarenbegroting deze afboeking van de vordering niet via het resultaat verlopen maar rechtstreeks in het eigen vermogen. Deze systematiek zal vermoedelijk in de jaarrekening niet zijn toegestaan. Hiervoor zal nog nader overleg plaats vinden tussen het ministerie van OCW, RJ en PO-raad. De afboeking leidt tot een verlaging van het weerstandsvermogen met hetzelfde bedrag. De resterende fusiecompensatie (Plataan-Potmarge-Aventurijn) zal ineens worden ontvangen. In het meerjarenperspectief is voor het jaar 2023 rekening gehouden met een aanvullende rijksbijdrage (+593).

Wijziging verwerking groot onderhoud Evenals het wegvallen van de vordering op OCW heeft de wijziging voor verwerking van het groot onderhoud een zeer fors effect op de reserves van schoolbesturen.

In afwachting van goedkeuring van het wetsvoorstel worden schoolbesturen beperkt in de vrijheid wat betreft de verwerking van het onderhoud. Naar verwachting vanaf boekjaar 2023 gaat het hierbij om de volgende keuzes: • het opbouwen van voorziening per onderhoudsinvestering • het activeren van onderhoud De huidige methode van egaliseren van de onderhoudskosten die Proloog - net als vele andere schoolbesturen - al enkele jaren heeft toegepast, is vanaf 2023 dan ook niet meer toegestaan. Na intern onderzoek blijkt dat de keuze voor activering van het onderhoud het beste aansluit bij de financiële huishouding van Proloog.

Onduidelijk is nog wat deze nieuwe strategische beleidsagenda voor effect heeft op het meerjarenperspectief. In het huidige meerjarenperspectief wordt rekening gehouden met continuering van de diverse projecten: • er wordt 2.000 gereserveerd voor vervangingsinvesteringen ICT • de huidige budgetten voor goed werkgeverschap worden gecontinueerd (800) • de huidige budgetten voor goed onderwijs en ontwikkelingsaanbod worden gecontinueerd (220) • er is aanvullend budget voor profilering scholen (250)

In plaats daarvan zullen vanaf 2023 de investeringen aan onderhoud worden geactiveerd en zal vanaf dit het jaar daarop worden afgeschreven. Dit heeft de komende jaren een positief effect op het weerstandsvermogen en de financiële resultaten van Proloog: • het weerstandsvermogen wordt eenmalig verhoogd met de vrijgevallen onderhoudsvoorziening (+999) • in de eerste jaren na de wijziging is er nog maar beperkt sprake van afschrijvingslasten, echter de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsvoorziening zal per 2023 komen te vervallen (+600).

Leerlingenaantal De meerjarenprognose gaat uit van een stabilisatie van het aantal leerlingen.

Nieuwe strategische beleidsagenda De gevolgen zijn dat de huidige voorziening onderhoud (31-12-2021 1.069) komt te vervallen.

In 2022 zal gewerkt worden aan een nieuwe strategische beleidsagenda 20232027.

Personeel De afgelopen jaren is adequaat gestuurd op de omvang en samenstelling van de personele formatie.

Personele bezetting en leerlingenaantallen Kengetal

2021-2022

2022-2023*

2023-2024*

2024-2025*

3.564

3.570

3.660

3.650

Personele bezetting in FTE (scholen) - excl. projecten als NPO. Te verdelen in:

220

220

221

222

• Bestuur/Management

20

20

20

20

• Personeel primair proces

184

184

185

186

• Ondersteunend personeel

16

16

16

16

Leerlingenaantallen

*Prognose

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 15

Voor de berekening van de formatie per school maakt Proloog gebruik van een vaste formatiesleutel. De gemiddelde groepsgrootte bedraagt 22 leerlingen. De verhouding tussen het onderwijzend personeel en ondersteuning is goed. Per schooljaar wordt een formatieplan opgesteld waarin op basis van het verwachte aantal leerlingen aan het begin van het schooljaar en de formatiesleutel de omvang van de formatie per school wordt bepaald. Personeel wordt ingezet op basis van behoefte en niet op basis van beschikbare middelen.

Werkdrukverlagende middelen Begin 2018 is er extra geld beschikbaar gesteld voor werkdrukverlagende middelen. Met betrekking tot de besteding van de extra werkdrukverlagende middelen is het team van de school aan zet.

De gelden worden dan ook direct aan de school uitgekeerd en elk schoolteam is aan de slag gegaan met het opstellen van een bestedingsplan. De gelden kunnen worden omgezet in personele inzet, professionalisering en materieel. Bestuurlijk hebben we een format voor een bestedingsplan beschikbaar gesteld aan de scholen en hebben de besteding afzonderlijk in de administratie opgenomen.

Nationaal programma onderwijs In 2021 is er extra geld beschikbaar gesteld vanuit het nationaal programma onderwijs (NPO) om de achterstanden in het onderwijs weg te werken die zijn ontstaan als gevolg van corona.

Werkdrukverlagende middelen

Totaal

Werkdrukverlagende middelen 2021-2022 (5/12 deel)

381.335

Werkdrukverlagende middelen 2020/2021 (7/12 deel)

541.320

Totaal

922.655

Personele uitgaven

687.300

Materiële uitgaven

110.717

Totaal uitgaven

770.177

Saldo (nog te besteden 2021)

152.478

16 •

Elke school heeft een bestedingsplan NPO opgesteld en deze is besproken in het team en ter goedkeuring voorgelegd aan de GMR van de school. Voor een deel van de NPO gelden is een bovenschools bestedingsplan opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan de GMR. Van de totale uitgaven NPO is er voor 26% sprake van personeel niet in loondienst. De reden dat er ervoor personeel niet in loondienst is gekozen is vanwege het risico voor personele verplichtingen.

Meerjarenbegroting 1

Activa

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

Vaste activa 1.2

Materiële vaste activa

1.2.1

• Gebouwen en terreinen

1.512

2.038

2.650

3.246

3.827

1.2.2

• Inventaris en apparatuur

2.891

2.381

2.955

2.712

2.752

1.2.3

• Andere vaste bedrijfsmiddelen

490

525

540

556

571

4.892

4.944

6.144

6.513

7.151

237

241

246

251

256

1.439

0

0

0

0

Totaal vaste activa Vlottende activa 1.5

Vorderingen

1.5.1

• Debiteuren

1.5.2

• OCW

1.5.7

• Overige vorderingen

284

290

296

302

308

1.5.8

• Overlopende activa

151

154

157

160

163

Totaal vlottende activa

2.111

685

699

713

727

Liquide middelen

1.447

2.803

1.778

1.630

1.178

Totaal activa

8.450

8.432

8.621

8.857

9.057

1.7

Ref. Toelichting 1.5.1 In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met een bedrag van 400 voor investering in een duurzaam klimaat in het gebouw van de Oldenije (2022). Daarnaast wordt het meerjarenonderhoud vanaf 2023 geactiveerd. In de meerjarenbegroting Hofsteenge Zeeman Groep B.V. is rekening gehouden met investeringen in devices (2.000)Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

2

Passiva

2.1

Eigen vermogen

2.1.1

Algemene reserve

2.1.2

Bestemmingsreserves Totaal vermogen

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

4.020

4.678

4.823

5.012

5.331

0

0

0

0

0

4.020

4.678

4.823

5.012

5.331

2.2

Voorzieningen

2.2.1

Personeelsvoorzieningen

250

500

500

500

500

2.2.2

Voorziening onderhoud

1.069

969

0

0

0

Totaal voorzieningen

1.616

1.219

500

500

500

Langlopende schulden

141

123

105

87

-97

Totaal langlopende schulden

141

123

105

87

-97

0

0

0

0

0

2.3.3

2.4

Kortlopende schulden

2.4.1

Kredietinstellingen

2.4.2

Crediteuren

500

510

520

531

541

2.4.3

Belastingen en premies sociale verzekeringen

750

765

780

796

812

2.4.4

Schulden terzake van pensioenen

250

255

260

265

271

2.4.5

Overige kortlopende schulden

348

355

362

369

376

2.4.6

Overlopende passiva

1.688

1.222

1.246

1.271

1.322

Totaal kortlopende schulden

3.070

3.131

3.194

3.257

3.323

Totaal passiva

8.450

8.432

8.621

8.857

9.057

18 •

In de meerjarenverwachting is rekening gehouden met de volgende ontwikkelingen (op basis van referentie): Ref. Toelichting 2.2.1 Het weerstandsvermogen neemt toe vanwege de afboeking van de onderhoudsvoorziening en de positieve (incidentele) resultaten de komende jaren. De afboeking van de vordering op OCW zorgt voor een verlaging van het weerstandsvermogen. 2.1.2 Voor de niet bestede NPO gelden is een bestemmingsreserve gevormd. 2.2.1 De verwachting is dat vanwege de modernisering van het participatiefonds een hogere personele voorziening noodzakelijk is (zie ook risicoparagraaf). 2.2.2 De voorziening onderhoud komt per 2023 te vervallen. Vanaf 2023 zal het groot onderhoud worden geactiveerd.

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2020 • 19

Staat van baten en lasten

2022

2023

2024

2025

2026

Baten • Rijksbijdragen OCW • Overige overheidsbijdragen en -subsidies • Overige baten Totaal baten

27.620

26.796

25.551

26.108

26.680

312

325

325

325

325

Toelichting resultatenrekening De verwachte positieve resultaten over 2021 t/m 2025 (€ 0,3 miljoen) kunnen worden opgevangen door het eigen vermogen (€ 3,2 miljoen).

Rijksbijdragen OCW

803

527

536

546

554

•

28.735

27.648

26.412

26.979

27.560

•

Lasten • Personeelslasten

22.647

22.018

21.584

22.005

22.435

936

969

1.022

1.056

1.090

• Huisvestingslasten

2.214

1.644

1.677

1.710

1.744

• Overige instellingslasten

2.876

2.348

1.972

2.005

1.959

Totaal lasten

28.672

26.978

26.254

26.776

27.228

Saldo baten en lasten

63

670

158

203

332

Financiële baten en lasten

-13

-13

-13

-13

-13

Netto resultaat

50

657

145

190

319

• Afschrijvingen

•

•

Een verwachte stijging van de rijksbijdragen van 2% per jaar. Een stabilisatie van de werkdrukverlagende middelen en onderwijsachterstandsmiddelen. De NPO gelden welke in schooljaar 2021-2022 en 2022-2023 worden ontvangen zullen resultaatneutraal worden besteed. In de rijksbijdragen is rekening gehouden met een daling van de bekostiging in verband met de opheffing van 2 brinnummers. Hiervoor worden er fusiemiddelen ontvangen voor de periode 2020 t/m 2025. In de meerjarenbegroting is er rekening mee gehouden dat de fusiemiddelen de daling van de rijksbekostiging zullen compenseren. Vanwege de vereenvoudiging van de bekostiging worden in 2023 ook de fusiemiddelen voor de jaren daarna ineens ontvangen.

personele lasten vanwege toename van het aantal projecten en een toename van de rijksbijdragen (werkdrukverlagende middelen).

Afschrijvingslasten De afschrijvingslasten zullen de komende jaren toenemen. Dit vanwege de activering van het meerjarenonderhoud.

Huisvestingslasten In de huisvestingslasten is een verwachte toename opgenomen vanwege de stijging van de energielasten en aanvullende investeringen in de duurzaamheid van gebouwen (jaarlijks + € 170.000).

Overige instellingslasten In de jaren 2021-2023 is sprake van extra projectkosten vanwege de uitvoering van de programma’s in het kader van het NPO. In de overige instellingslasten is rekening gehouden met continuering van de projecten vanuit de strategische beleidsagenda 2018-2022.

Personele lasten • •

20 •

Een verwachte stijging van de personele lasten van 2% per jaar. Een verwachte stijging van de

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 21

D1. Rapportage

Raad van Toezicht

Het risicobeheersingssysteem waarborgt dat tijdig risico’s worden gesignaleerd. Het risicobeheersingssysteem is te verdelen in de rollen en verantwoordlijkheden binnen de organisatie (zie onderstaand organogram) en de wijze van rapportering over resultaten.

•

• •

De lijn van de RvT beperkt zich dus tussen RvT en CvB, met uitzondering van een advieslijn met de directeur Bedrijfsvoering en directeur Onderwijs. Uiteraard heeft de RvT diverse andere contacten in de organisatie, maar dit zijn uitsluitend contacten om zich als RvT te (laten) informeren.

de RvT is werkgever van het CvB (en niet van de overige medewerkers van Proloog) de RvT heeft een toezichtfunctie op het CvB (en de organisatie) de RvT heeft een adviesfunctie naar het CvB (en niet naar de overige medewerkers van Proloog)

Organogram Auditcie. financien

Auditcie. onderwijs

Renumeratiecie.

Op verzoek van het College van Bestuur kan de staf, via het CvB ook de Raad van Toezicht en/of de GMR adviseren. De directeuren bedrijfsvoering en onderwijs worden aangestuurd door het CvB, maar hebben een rechtstreekse lijn naar de RvT. Deze wederzijdse functionele lijn (dus geen hiërarchische lijn) is vanwege de toezichthoudende taak van de RvT.

Directeurenberaad Het directeurenberaad heeft via overleg met de CvB een directe advieslijn naar het CvB. Dit overleg vindt zes keer per jaar plaats.

Stafbureau Het stafbureau wordt hiërarchisch aangestuurd door het College van Bestuur, maar adviseert aan het schoolmanagement en het College van Bestuur.

CvB Proloog

Stafbureau

Dir. Beraad

Directeur Bedrijfsvoering

Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) De GMR heeft via overleg met de CvB op onderdelen instemmingsrecht en op andere onderdelen adviesrecht naar het CvB. Het overleg tussen CvB en RvT vindt acht keer per jaar plaats. De GMR heeft via overleg met de RvT een directe advies lijn naar de RvT. Dit overleg vindt twee keer per jaar plaats.

Managementrapportages Zowel op financieel als onderwijskundig gebied worden resultaten gemonitord. De onderwijskundige resultaten via het monitorverslag (twee keer per jaar) en de financiële resultaten en ziekteverzuim via kwartaal- en jaarrapportages. Samenvattend worden de volgende

Directeur Onderwijs

Rapportage

Verantwoordelijk

Aan wie

Periode

Deadline

Begroting

College van Bestuur

RvT, Gemeente

Jaarlijks

1 december

Jaarrekening

College van Bestuur

RvT, Gemeente

Jaarlijks

1 juni

Kwartaalrapportages

College van Bestuur

RvT, Gemeente

Per kwartaal

Schoolbegroting

Schooldirecteur

College van Bestuur

Jaarlijks

1 december

Hiërarchische lijn

Schoolexploitatie

Schooldirecteur

College van Bestuur

Jaarlijks

1 mei

Toezichtslijn

Monitorverslag

College van Bestuur

RvT

2x per jaar

maart en oktober

Functionele lijn/advieslijn

Bestuursformatieplan

College van Bestuur

RvT

Jaarlijks

1 mei

Directeuren MR

22 •

Remuneratiecommissie: De RvT is werkgever van het CvB. Als de RvT een remuneratiecommissie instelt, adviseert deze commissie de RvT over alle werkgeverszaken die betrekking hebben op het CvB. Deze commissies bestaan in de regel uit leden van de RvT.

RvT

GMR

Auditcommissies: De RvT heeft een auditcommissie financiën en een auditcommissie onderwijs ingesteld. Deze commissies adviseren de RvT.

School

School

School

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2020 • 23

E. Risicoparagraaf Beschrijving van de belangrijkste risico’s en onzekerheden In onderstaande paragraaf zijn de risico’s voor Proloog nader beschreven. Dit betreffen de risico’s van financiële aard. In deze risico-paragraaf zijn geen risico’s opgenomen met betrekking tot onderwijsprestaties.

De belangrijkste ontwikkelingen op dit gebied zijn: •

•

Toename van de personele risico’s en verplichtingen (WNRA, WAB, WGA, ZW) Het kabinet streeft naar structurele verbeteringen van de arbeidsmarkt en de sociale zekerheid. Een goed werkende arbeidsmarkt is van groot belang voor economische groei. Er zijn en worden wijzigingen doorgevoerd in de flexwet, ontslagrecht en de werkloosheidswet. De invoering van de WAB en de WNRA, nieuwe cao’s en andere ontwikkelingen dwingen schoolbesturen diverse aspecten van het bestaande personeelsbeleid tegen het licht te houden. Voor het primair onderwijs is dit extra urgent vanwege de terugtrekkende beweging van het participatie- en vervangingsfonds. Voor het openbaar onderwijs speelt nog de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren.

24 •

•

• • •

• •

De invoering van de WAB per 1 januari 2020 (Wet arbeidsmarkt in balans) en de gevolgen voor het vervangingsbeleid De invoering van de WAB per 1 januari 2020 (Wet arbeidsmarkt in balans) en de gevolgen voor het aannamebeleid en ontslagrecht De invoering van de WNRA per 1 januari 2020 (Wet normalisering rechtspositie ambtenaren) Eigen risicodragerschap WGA Eigen risicodragerschap Ziektewet De invoering van kindcentra en de gevolgen voor de personele invulling (eventuele nieuwe functies en werkgeverschap) De verhoging van de pensioengerechtigde leeftijd De impact van gevolgen op het gebied van CAO

Risico: Flexibiliteit in het personeelsbestand. Voldoen aan wet- en regelgeving. Verhoging personele kosten door transitievergoedingen en boventallig personeel. Risico inschatting: Impact: Hoog Kans: Hoog Te treffen maatregelen: Huidige ontwikkelingen volgen en juridische ondersteuning. Flexpool. De flexibele schil is teruggebracht en de omvang in FTE wordt maandelijks gemonitord. Europese aanbesteding inhuur van derden. Herverzekering WGA. Netto risico: Impact: Hoog Kans: Middel Schatting kosten: PM Risico-eigenaar: College van Bestuur

Stijgende grondstof- en energieprijzen en tekort aan (bouw)materialen Er zijn verschillende oorzaken voor stijgende grondstof en energieprijzen en een tekort aan bouwmaterialen. Het is onduidelijk in hoeverre er sprake is van een tijdelijke stijging van de prijzen en tekorten of dat dit voor een langere periode zich voordoet. Het is ook nog onduidelijk of deze stijgende materiële uitgaven ook worden gecompenseerd in een hogere rijksbijdrage dan wel een verlaging van bijvoorbeeld de energiebelasting.

Risico: Hogere energielasten Hogere investeringskosten voor nieuw en verbouw Hogere materiele kosten Bruto risico: Impact: Hoog Kans: Hoog Getroffen maatregelen: Energiekosten Actieve regeling en monitoring van gas en electra verbruik Bouwprojecten (Europese) aanbesteding van bouwprojecten, diensten en leveringen Gedetailleerde begrotingen van nieuwbouwprojecten en het uitvoeren van periodieke second opinions op de investeringsbegrotingen. Materieel Meerjarige contracten wat betreft de levering van materiaal met duidelijke afspraken over indexatie van prijzen. Netto risico: Impact: Hoog Kans: Middel Schatting kosten: PM Risico-eigenaar: College van Bestuur

Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 24 mei 2022

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2020 • 25

26 •

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2021 • 26

Proloog Bijlagen Jaarverslag 2020 • 27

Stafbureau Proloog Fonteinland 11 8913 CZ Leeuwarden (058) 234 7520 info@proloog.nl 28 •