Bestuurlijke reactie inzake Verordening Ambtelijke Bijstand & Fractieondersteuning

Aan de gemeenteraad

Bestuurlijke reactie op de concept Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023-227509 -Concern Concern 14 058, R. Liefers -17 oktober 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief ontvangt u de bestuurlijke reactie van het college inzake de door de griffie aan ons aangeboden conceptverordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. We sturen u deze bestuurlijke reactie om onze wensen en bedenkingen conform art. 147a van de Gemeentewet over deze verordening kenbaar te maken, voordat u deze formeel vaststelt. We kwalificeren deze conceptverordening als een ‘initiatiefvoorstel’ waarbij onze wensen en bedenkingen vereist zijn, omdat deze verordening niet onder onze verantwoordelijkheid tot stand is gekomen in het kader van onze voorbereidende bevoegdheid ex. art. 160 Gemeentewet. Ons oordeel en aandachtspunten Kort gezegd, we stemmen in met de aan ons aangeboden conceptverordening. We zien geen gronden om te wensen de aangeboden verordening te veranderen voordat uw raad deze vaststelt. Deze verordening kon daarmee in een ongewijzigde vorm aan u ter vaststelling worden aangeboden. We wensen u wel graag enkele aandachtspunten mee te geven voor de verdere uitwerking en uitvoering van deze verordening. Deze ziet op de volgende twee punten, waar we hierna op ingaan.

Artikel 5: informatieverstrekking over verzoeken inzake ambtelijke bijstand In dit artikel wordt geschetst dat wanneer het college of individuele leden van het college informatie wenst over een verzoekt om ambtelijke bijstand of over de inhoud van de verleende bijstand, deze informatie wordt ingewonnen bij het betrokken raadslid. Wanneer deze informatievoorziening betrekking heeft over de inhoud van het onderwerp waar de ambtelijke bijstand voor is georganiseerd, kunnen we ons inderdaad goed voorstellen dat we als college, of als collegeleden, informatie

Blad 2

inwinnen bij het betrokken raadslid (inhoud van het onderwerp waarvoor de bijstand wordt verleend). Echter, als het informatie betreft over de wijze waarop deze bijstand wordt ingezet, kunnen we ons voorstellen dat we ook de ruimte hebben om deze informatie in te winnen bij de gemeentesecretaris (technisch/procesmatig) aangezien de ambtelijke bijstand ook met medewerking van de gemeentesecretaris tot stand is gekomen. In deze bestuurlijke reactie willen we daarom aangeven dat we als college de ruimte en vrijheid willen hebben om ook bij onze eerste ambtelijke adviseur, de gemeentesecretaris, informatie in te winnen. Per slot van rekening wordt de ambtelijke bijstand met diens verantwoordelijkheid ingezet. Omslagpunt beantwoording technische vragen naar ambtelijke bijstand De raad krijgt ondersteuning uit verschillende hoeken. In eerste instantie van fractieondersteuners en griffie. In tweede instantie kunnen raadsleden een beroep doen op de ambtelijke organisatie. Het college, en het onder diens verantwoordelijkheid opererende ambtelijke apparaat, is altijd bereid om de gemeenteraad terzijde te staan. In de meeste gevallen leidt het er ook toe dat ambtenaren zelfstandig (uiteraard met medeweten van de portefeuillehouder) contact onderhouden met raadsleden. De meeste van deze contacten zien op het uitwisselen van technische informatie.

Deze uitwisseling kwalificeren we als een lichte en laagdrempelige wijze waarop raadsleden informatie kunnen inwinnen. Dit zien we als een grote meerwaarde in ons lokale democratische stelsel. We zien ook geen aanleiding om deze vorm van ondersteuning onder de noemer ‘ambtelijke bijstand’ te formaliseren, zoals bedoeld in de gemeentewet en deze verordening. Echter, bij het verlenen van deze ambtelijke ondersteuning kunnen zich op een gegeven moment loyaliteitsproblemen voor doen voor de ambtenaar. Zeker op de momenten dat de vraag om ondersteuning uit de raad verder gaat dan het uitwisselen van technische informatie. Dit wensen we zoveel als mogelijk te voorkomen. Ambtelijke bijstand gaat over de uitwerking van door een fractie voorgesteld beleid, waar de inzet van een gemeentelijk specialist voor gewenst is. Denk aan de uitwerking van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties of de voorbereiding van agenda-initiatieven. Als het college geen opdrachtgever is, kan een ambtenaar in een spagaat komen of loyaliteitsproblemen krijgen als dit niet in het collegebeleid past of binnen het professioneel oordeel van de ambtenaar. De spagaat van de ambtenaar kan voorkomen worden door bijvoorbeeld te kijken welke andere medewerker hiervoor vrijgemaakt kan worden of door inhuur door de griffie van een externe partij.

In alle gevallen wordt de raad daarmee formeel opdrachtgever en is zelfs geheimhouding mogelijk. Om de positie van de ambtenaar te beschermen, vragen we u hier als raad in uw werkzaamheden rekening mee te houden en begrip voor op te brengen. Concluderend We hebben dus geen wensen en bedenkingen omtrent de letterlijke tekst van de ons aangeboden Verordening op Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. We zien geen aanleiding om aan de hand van onze wensen en bedenkingen u te verzoeken de conceptverordening in een andere vorm vast te stellen. Echter

Blad 3

zien we ons wel genoodzaakt wensen en bedenkingen bij de uitvoering ervan aan u mee te geven, te weten: 1. Ruimte voor het college om naast bij het betrokken raadslid ook bij de gemeentesecretaris inlichtingen in te winnen over de verleende ambtelijke bijstand; 2. Aandacht voor het omslagpunt waarbij (mogelijke) loyaliteitsproblemen bij ambtenaren ontstaan die gevergd worden ambtelijke bijstand te verlenen (zoals bijvoorbeeld de vraag medewerking te verlenen aan agenda-initiatieven, moties, amendementen en initiatiefvoorstellen) door hun betrokkenheid hierbij als gevolg van technische informatieuitwisseling. We verwachten u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Leeuwarden,

burgemeester. {{Signer1}}

secretaris. {{Signer2}}

*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.