Behandelvoorstel informatieve bijeenkomst Financiële verordening -Rechtmatigheidsverantwoording

Raadsvoorstel Financiële verordening, nota Afschrijvingen, Controleverordening Rechtmatigheidsverantwoording Portefeuillehouder

Hein Kuiken

Ambtelijke dienst

Dick Tuijtjens, concerncontroller

Raadsadviseur

Coco Hoving

Aanleiding De financiële verordening, Nota afschrijvingen en de Controleverordening zijn geactualiseerd na een brede inventarisatie van wetswijzigingen en ontwikkelingen. Een toelichting op de belangrijkste wijzigingen is opgenomen in het bijbehorende raadsvoorstel. In dit behandelvoorstel wordt nader ingegaan op de wijzigingen die voortkomen uit het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’: de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijziging is voor de raad van belang en heeft directe invloed op de instrumenten die een raad kan inzetten. Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk; een overheid behoort te voldoen aan wet- en regelgeving. Daarom is het belangrijk dat de accountant jaarlijks bij de jaarstukken een verklaring afgeeft over het getrouw beeld en over de rechtmatigheid, de zogenoemde ‘goedkeurende controleverklaring’. Met ingang van de jaarrekening over 2023 verandert er het nodige met deze verklaring. De verantwoordelijkheid van het College B&W voor de rechtmatigheid is er al en wordt nu expliciet gemaakt doordat het college een expliciete verantwoording over de rechtmatigheid af gaat geven. Dit gaat gebeuren door het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee valt deze verantwoording onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.

De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is. Een landelijke nota is hierover geschreven met een hoofdstuk speciaal voor raadsleden. Die kunt u hier lezen Kadernota rechtmatigheid 2023 · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)

Samenvatting Vanaf het controlejaar 2023 (dus voorjaar 2024) heeft de gemeenteraad een nieuw instrument door in gesprek te gaan met het college over de rechtmatigheidsverantwoording en de raad kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad spreekt vooraf met het college af welke spelregels hiervoor gelden. Zo bepaalt de raad vooraf wat de rapportagegrens is, die bepaalt wanneer het college afwijkingen moet rapporteren aan de raadmiddels de rechtmatigheidsverantwoording. Het college baseert zich bij de verantwoording op een door de organisatie afgegeven verantwoording (in control statement) en het namens het college uitgevoerde onderzoek

Blad 2

daarnaar. Beide onderdelen zijn onderdeel van en sluiten aan op het interne beheersingssysteem van de organisatie. De accountant controleert uiteindelijk de jaarrekening en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en rechtmatigheid. Voor de rechtmatigheidsverantwoording betekent dit dat de accountant vaststelt dat het college de juiste conclusie heeft getrokken ten aanzien van het al dan niet verantwoorden van afwijkingen (wel of niet boven de afgesproken verantwoordingsgrens), de vermelde afwijkingen juist en volledig zijn én dat de onderliggende onderbouwing voldoende is (inclusief toereikend zijn van het onafhankelijke onderzoek). Van belang is dat de gemeenteraad voor 2023 en komende jaren: • De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3%) • Aangeeft aan het college van B&W, wat over de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen moet worden. Deze keuzes van de gemeenteraad worden vast gelegd in de Financiële verordening en de Controleverordening. Deze verordeningen worden ter vaststelling aan de raad aangeboden, de planning is dat deze in juni worden geagendeerd. Ter voorbereiding hierop wordt de raad geïnformeerd over de te maken keuzes en de impact van de verschillende scenario’s, zodat te zijner tijd de raad goed voorbereid is.

Voorgesteld behandeltraject Informatieve bijeenkomst waarin de Rechtmatigheidsverantwoording wordt uitgelegd. • Wat houdt de wijziging in? • De verandering qua verantwoordelijkheid en rol en daardoor ook de relatie tussen raad en college; • Met name de rol van de raad bij deze wijziging van regelgeving; • Over welke thema’s moet de raad een uitspraak doen; • Welke scenario’s zijn mogelijk en wat is de impact van de verschillende keuzes. Daarnaast is er gelegenheid tot stellen van technische vragen naar aanleiding van de overige wijzigingen in de financiële verordening , nota afschrijvingen en controleverordening. Agendering 07 juni: Informatieve bijeenkomst 14 juni : Eventueel debat FinVo en ControleVo 21 juni: Besluit Stukken in iBabs

Blad 3

1. Raadsvoorstel Financiële verordening, Controle verordening, Nota Afschrijvingen 2023 2. Kadernota Rechtmatigheid 2023 3. Notitie Rechtmatigheidsverantwoording BADO

4. De rol van de raad bij de rechtmatigheidsverantwoording - Publieke sector - Diensten en sectoren - Actueel en publicaties - PwC